fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Home office: dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Sua equipe também adotou o modelo home office? Neste artigo vamos mostrar algumas dicas de produtividade do trabalho em casa, para você repassar para sua equipe hoje mesmo! Vamos lá?

Home office: o termo do momento

Home office é o termo da vez e muitas empresas estão adotando ou já adotaram este modelo de trabalho em casa. Já faz um tempo que muitas empresas praticam essa modalidade mas, mais do que nunca, vem ganhando espaço no mercado. Isso acontece devido ao avanço da tecnologia e do esforço das empresas em aumentar a digitalização de processos internos e externos. Atualmente, devido à pandemia causada pelo novo coronavírus, este avanço acabou se tornando mais rápido e bastante usual na rotina de muitas empresas.

Algumas empresas ainda não são totalmente abertas a esse estilo de trabalho, mas como já falamos aqui, o home office possui diversos benefícios e pode ser uma opção bastante atrativa para os empresários.

Agora, vamos às dicas!

Dê um upgrade na produtividade da sua equipe

Muitas empresas já adotaram o home office em suas rotinas de trabalho. Mas, para muitas outras, isso ainda é uma novidade. É possível que alguns gestores ainda possam estar com dificuldades na hora de administrar o trabalho de suas equipes e é totalmente normal que todos ainda estejam se adaptando a este novo cenário. Por isso, é importante sempre pesquisar maneiras, dicas e ferramentas que colaborem para a organização do home office.

Vem com a gente e confira algumas dicas simples para você colocar em prática com a sua equipe e melhorar a produtividade no home office.

Seguir a rotina

Um ótimo começo é manter a rotina com a sua equipe. Combinar um horário para entrar e encerrar o expediente, por exemplo, é uma boa maneira de organizar a rotina e, consequentemente, obter disciplina no trabalho. Converse com seu time, faça-os entender que seguir a rotina normalmente é um passo muito importante para a produtividade. Seja tirando o pijama e colocando roupas que eles normalmente usariam na empresa, tomando um café balanceado ou tomando um bom banho antes de começar as atividades.

Organizar o local de trabalho

Oriente sua equipe a manter a mesa de trabalho organizada, se possível, deixando-a vazia. Um ambiente de trabalho arrumado e sem possíveis distrações, auxilia na produtividade. Essa dica vale até mesmo para aquela papelada do trabalho que não está sendo utilizada naquele momento.

Faça uma boa gestão de tarefa no home office

Mais do que horas trabalhadas, é fundamental que a equipe esteja alinhada com as demandas solicitadas no dia. Organize a tarefa de cada um e faça uma boa gestão de tempo, assim você tem controle do fluxo de atividades, prazos e quais entregas estão sendo feitas de acordo com o combinado.

Crie canais de comunicação e faça reuniões diárias

A comunicação no dia a dia com seu time faz toda diferença! Por se tratar de um estilo de trabalho digital, a comunicação entre vocês deverá ser totalmente online também. O lado bom disso tudo é que, hoje em dia, não faltam meios de comunicação e aplicativos de mensagens instantâneas em nossos celulares e computadores, não é mesmo?

Por isso, fica fácil fazer reuniões diárias para colocar as prioridades do dia, quais possíveis impedimentos na hora de uma pessoa executar uma tarefa ou qual meta vocês precisam alcançar. Ao concluírem cada reunião, é importante que o seu time saia bem orientado, sem dúvidas e comprometido com as atividades.

Estipule hora para tudo

Saiba a hora de começar e de encerrar as tarefas. Pode ser o mesmo horário que costumavam fazer na empresa ou então combinar novos horários.

Por estar em casa, não significa que a sua equipe tenha que trabalhar 24 horas por dia. É importante estipular um mesmo horário de jornada para todos. Isso ajuda, e muito, na execução do primeiro tópico acima em que falamos sobre organizar a rotina.

Descansar também faz parte! Então, oriente a sua equipe a fazer um intervalo de descanso no almoço, por exemplo. Fale com todos os colaboradores e aconselhe-os a tentarem não mexer no computador ou celular durante esse período. Se ‘desligar’ por alguns minutos pode fazer toda diferença no rendimento para continuar a jornada de trabalho.

Uma boa comunicação é essencial

O trabalho a distância também pode ser estressante. Por mais que exista a comunicação virtual, muitas vezes ela pode se perder ou não ser transparente o suficiente. O ideal nessas horas é fazer sua equipe entender o que você espera de cada um deles e vice-versa. Esclareça possíveis dúvidas de uma demanda, quais objetivos vocês devem alcançar e deixe claro os detalhes para a execução das tarefas.

Uma dica aqui é fazer um planejamento semanal. Com ele você e sua equipe conseguem alinhar as expectativas de entregas e objetivos a serem alcançados.

Aposte em ferramentas para gestão de home office

Hoje em dia existem várias ferramentas que podem auxiliar o processo de gestão no home office. Desde o controle de atividades, até o controle de tempo que cada pessoa leva para realizar as tarefas.

Com essas ferramentas você consegue se organizar e, assim, organizar a rotina de toda a sua equipe, melhorando o fluxo de trabalho de todos os envolvidos nos projetos.

Se você gostou deste artigo, continue acompanhando a gente por aqui! E, para mais dicas de como aumentar a produtividade da sua equipe, confira o mapa visual exclusivo que preparamos para te ajudar nessa tarefa.

Compliance: conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

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As ações de compliance têm crescido e cada dia mais as empresas se comprometem com as práticas legais e éticas, reduzindo os riscos das não conformidades na condução dos negócios.

As empresas têm valorizado os mecanismos, as práticas e os programas de compliance, que compreendem ainda programas de integridade, governança empresarial e ética corporativa.

As grandes operações de investigação da Polícia Federal, a partir de denúncias a um grande número de políticos, empresários e executivos, contribuíram para as empresas brasileiras se conscientizarem sobre os riscos de fraudes internas, corrupção e não conformidades com leis e regulamentos. Com isso, o compliance passou a exercer um papel fundamental na decisão de negócios.

Dessa forma, as empresas também passaram a se atentar mais quanto aos prejuízos causados pelas não conformidades. Neste artigo, saiba quais são os principais riscos de não tratar compliance com a relevância necessária.

O que são não conformidades?

Quando uma organização está em não conformidade significa dizer que um ou mais processos estão sendo realizados de maneira errada ou diferente da maneira como estabelece determinada norma. Esse erro gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes, que não estão alinhados a determinados itens dessa norma.

A padronização do sistema de gestão da empresa permite que os processos se alinhem aos requisitos da norma e impede que produtos e serviços sejam oferecidos fora do padrão de qualidade, aquém das expectativas dos clientes.

Em linhas gerais, não conformidade é não atender a determinado requisito da norma, é a empresa não estar alinhada à norma em questão.

O que causa as não conformidades?

As não conformidades podem ocorrer devido a:

não atendimento a requisitos de clientes e contratos;
requisitos de sistema de gestão não atendidos em auditorias internas;
produto ou serviço que não apresente características especificadas;
lei ou regulamento não respeitado.

Quais são os riscos das não conformidades para a empresa?

São inúmeros os prejuízos que a empresa pode ter ao não tratar as não conformidades, dependendo do segmento em que ela atua.

As multas referentes às não conformidades costumam ser altíssimas, mas esse é o menor dos prejuízos. O pior é quando a empresa tem a reputação atingida, o que leva à perda de clientes, de fornecedores e até mesmo de executivos.

Quando a empresa está envolvida em fraudes e corrupção, coloca em risco ainda a imagem da Administração Pública, o que pode ampliar o problema a proporções impossíveis de reverter, levando à falência.

Além disso, há os casos em que clientes pedem indenização por sofrerem danos. Por exemplo, o simples fato de uma empresa que vende produtos frágeis não colocar essa informação na caixa de transporte pode levar a danos durante a logística e o cliente pode responsabilizar a empresa por isso.

Como evitar as não conformidades?

Embora seja impossível garantir que uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, nunca tenha erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.

Para isso, há algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira estar alinhada às normas:

Capacite os colaboradores

Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre as não conformidades. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de não conformidade, ação corretiva, correção e ação preventiva para estarem preparados para qualquer atividade desse cunho na empresa.

Promova mensurações

Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos. Além disso, alinhe esses indicadores às metas estratégicas da organização.

Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades

É fundamental que todos os colaboradores saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e para a correção das não conformidades na empresa. Portanto, defina ações para corrigir as não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área de compliance.

Reforce a importância do sistema de gestão

Crie a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas. Portanto, todos são responsáveis pelo cumprimento da norma em questão.

Como tratar as não conformidades?

Estabeleça metas

A partir de um plano estratégico, é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Ao organizar metas, é possível observar com mais detalhes os processos e, portanto, onde podem ocorrer ou onde já acontecem as não conformidades. Estipule também no planejamento estratégicos itens que constem a análise das não conformidades.

Utilize ferramentas

As ferramentas da qualidade devem atuar nas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Faça ações corretivas

Com a análise de origem e causa das não conformidades, é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo nem recursos em correções.

Conclusão

Qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento, precisa estar atenta às ações de compliance. São elas que preveem e identificam as não conformidades para conduzir a empresa às melhores tratativas.

É por isso que a sua empresa precisa saber como estruturar com sucesso a área de compliance. Leia este whitepaper e conheça os principais passos para te ajudar nessa tarefa.

Qual é a importância do compliance para a segurança da informação?

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A informação é um dos maiores patrimônios de qualquer empresa. Já imaginou o tamanho do problema ao perder informações dos seus clientes ou da sua estratégia de vendas? E pior: se essas informações fossem usadas pelos seus concorrentes? É por isso que a segurança da informação precisa ser uma preocupação na sua empresa.

Quando falamos em informação, estamos nos referindo a qualquer ativo, conteúdo ou dado que tenha sido gerenciado ou desenvolvido pela organização. A segurança da informação interfere diretamente na credibilidade da empresa perante o mercado e pode significar maiores lucros ou perdas, dependendo de como for aplicada. Ou seja, perder ou ter danificadas essas informações pode ser motivo de uma grande dor de cabeça para a empresa.

Mas como o compliance pode ajudar nessa tarefa? Neste artigo, trouxemos o que você precisa saber para que, não apenas a área de TI, mas também a área de compliance cuide da segurança da informação da sua empresa.

O que é compliance?

O conceito de compliance vem do termo inglês “comply”, que significa “agir dentro das regras”. Ou seja, são práticas da empresa para estar alinhada com normas, controles externos e internos, além de políticas e diretrizes.

O compliance tem como objetivo assegurar que a empresa e seus colaboradores cumpram à risca todas as normas dos órgãos de regulamentação externas e da própria organização. Isso é válido para todas as esferas: trabalhista, fiscal, contábil e, também, para a segurança da informação.

Por que o compliance é importante para a segurança da informação?

A segurança da informação é uma preocupação constante para gestores de TI, mesmo que sejam realizadas auditorias internas e externas regularmente para checar a conformidade dos processos na empresa.

Sendo assim, o compliance é uma maneira de garantir que a política de segurança está sendo cumprida. Isso permite mais tranquilidade para o trabalho e para as atividades da empresa como um todo. Afinal, um bom trabalho de compliance deve ter como aliada uma solução de segurança digital que assegure a proteção dos dados corporativos.

É preciso compreender que, quando falamos em solução de segurança digital, não estamos tratando apenas de software ou hardware. É necessário pensar na estratégia para garantir a segurança da informação, sem interferir na realização do trabalho no dia a dia dos colaboradores.

Como implementar uma estratégia de compliance da informação?

1. Identificar os direcionadores

O primeiro passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é identificar quais direcionadores a empresa deve seguir para estar em compliance.

Os direcionadores podem ser:

o regulamento específico do segmento da empresa;
as regras definidas pela empresa, como código de conduta, políticas e outros;
as exigências de mercado;
a legislação dos países onde a empresa atua.

2. Identificar os controles exigidos

Cada um dos direcionadores define uma série de controles que devem ser cumpridos pela empresa. Portanto, o segundo passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é deixar claro para toda a empresa o que significam esses controles e quais são as consequências de não atendê-los.

3. Definir a arquitetura de segurança da informação

A arquitetura de segurança da informação são as diretrizes que definem, dimensionam e organizam os dispositivos tecnológicos da empresa, de acordo com as necessidades dela. Essas diretrizes são essenciais para estabelecer a segurança como um processo corporativo contínuo.

Há várias arquiteturas disponíveis, cada uma com características próprias. A escolha depende das necessidades do setor de TI da empresa e dos controles que devem ser cumpridos. O importante é deixar claro para os colaboradores qual arquitetura precisa ser seguida.

4. Divulgar o nível de compliance e planejar ações de melhoria

O próximo passo é a diretoria divulgar o nível de compliance da informação da empresa.

Mas o compliance não é uma atividade única. Ele deve sempre estar presente na gestão, com o objetivo de gerar melhores resultados para o negócio. Portanto, avalie o nível de compliance e observe se ele está satisfatório e de acordo com as necessidades da empresa.

A partir dessa análise, elabore um planejamento de ações que garantam que o nível de compliance seja mantido ou melhorado, quando for o caso.

Conclusão

O compliance é uma forma eficiente de garantir o cumprimento das diretrizes de segurança da informação na empresa.

Portanto, se você quer assegurar a proteção dos dados da sua organização, é indispensável contar com ações de compliance.

Desperte o senso de urgência na sua equipe com essas 5 dicas

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Você percebe que a sua equipe fica sempre deixando as atividades para depois e que poderia aproveitar melhor o tempo de trabalho? Esse é um problema comum para gestores. O motivo disso é que a sua equipe pode estar precisando de motivação para despertar o chamado senso de urgência.

A princípio, o termo “senso de urgência” pode parecer exagerado, com a ideia de que os colaboradores tenham que trabalhar freneticamente, como robôs.

Mas o que ele quer dizer, na verdade, é que é preciso encontrar o ponto de equilíbrio, aquele nível ideal de produtividade que seja, ao mesmo tempo, interessante para a empresa e que não prejudique a qualidade de vida do colaborador.

Neste artigo, preparamos 5 dicas que vão te ajudar a despertar esse senso de urgência na sua equipe de maneira adequada. Confira e comece a aplicar hoje mesmo! ?

5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe

1. Conheça (e corrija) as insatisfações da equipe

Um dos primeiros passos para despertar o senso de urgência na sua equipe de trabalho é entender o que leva os seus colaboradores a não terem o desempenho que a empresa espera deles.

Por exemplo, pode ser que os seus colaboradores estejam insatisfeitos com algum processo que atrasa o trabalho deles. Já parou para pensar nisso?

Outro ponto que pode ser observado nesse sentido é a falta de estímulos para a equipe. Será que não é hora de investir em treinamentos? Promover uma campanha motivacional?

Vale a pena fazer essa análise, identificar os motivos de insatisfação da sua equipe e, claro, corrigi-los.

2. Crie um ambiente de trabalho agradável

Esse é um aspecto fundamental para despertar o senso de urgência nos colaboradores. Para garantir a plena produtividade da sua equipe, contar com um local de trabalho agradável e estimulante é essencial.

Ambientes de trabalho que não transmitem segurança tanto para a integridade física quanto mental proporcionam colaboradores descomprometidos, que desempenham as atividades com desleixo, assim como o aspecto que a empresa apresenta.

O local de trabalho deve ser:

limpo e organizado;
com ergonomia;
com o mínimo de exposição a riscos;
com processos que garantam saúde e segurança;
livre de grandes ruídos;
livre de assédio.

Parece óbvio, mas, na prática, muitas empresas não se preocupam com essas questões. Quando o colaborador sente que a organização se preocupa com o bem-estar dele, tende a se dedicar com mais afinco e, consequentemente, internalizar o senso de urgência esperado pela empresa.

3. Estabeleça o prazo exato que cada atividade demanda

Para que os colaboradores tenham senso de urgência e as tarefas sejam sempre entregues na data estabelecida, o prazo deve ser estipulado pensando exatamente no tempo de que a equipe precisa para entregar aquela atividade. Nem mais nem menos.

Sabe o porquê disso? Você lembra quando tínhamos uma prova na escola e, mesmo ela tendo sido marcada com bastante antecedência, só estudávamos no dia anterior? O raciocínio aqui é o mesmo. Quando o colaborador percebe que terá tempo demais para fazer determinada atividade, a tendência é que ele deixe para os últimos dias.

Já quando o prazo é curto demais, o colaborador tende a ficar estressado e, por acreditar que não conseguirá entregar a atividade, possivelmente nem tente começar.

Seguindo essa lógica, você já deve imaginar como funciona quando o prazo sequer é determinado, não é? Dificilmente, o objetivo será cumprido. Afinal, o colaborador vai dar prioridade para aquilo que tem data definida para entregar.

OK, mas, então, quantos dias eu dou para a equipe entregar? Está aí a importância de o gestor conhecer a fundo as atividades de cada colaborador e entender o tempo necessário para cada uma.

Só assim é possível determinar o prazo ideal. Afinal, dentro de uma mesma empresa podem existir demandas diferentes. Então, não adianta estipular um prazo padrão para todas elas. Cada atividade deve ter o prazo que merece.

E tão importante quanto determinar o prazo é lembrá-lo. O colaborador precisa ter alguma ferramenta que o lembre diariamente de quanto tempo ele tem para curmprir aquela tarefa.

Além disso, no dia que termina o prazo, é essencial encerrar, de verdade, a entrega. Caso o colaborador não cumpra o deadline, ele só vai aprender a executar as tarefas no prazo se você não aceitar atraso.

4. Observe quais têm sido as reais funções de cada colaborador

Já falamos sobre isso na dica anterior: a importância de conhecer a fundo as atividades de cada colaborador. Mas o que isso quer dizer?

Você sabe se o seu colaborador está desempenhando mesmo as funções para as quais ele foi contratado? Será que ele não está assumindo tarefas além das que estão na sua alçada?

É comum colaboradores com espírito de liderança assumirem atividades extras. Essa é uma forma que eles têm de mostrar que estão interessados em fazer mais pela empresa. Mas nem sempre essa é uma atitude louvável.

Para que o colaborador tenha senso de urgência, é essencial que ele se atenha às atividades que são do seu domínio. Muitas vezes, ele pode estar perdendo tempo ao desempenhar atividades extras que são de responsabilidade de outro colaborador ou mesmo que podem ser automatizadas por um sistema, por exemplo.

Portanto, faça essa análise e converse com os seus colaboradores para que eles otimizem o tempo de trabalho.

5. Monitore as estações de trabalho

Para despertar o senso de urgência na sua equipe, é preciso ainda contar com uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho. A intenção é acompanhar de perto o que os seus colaboradores estão fazendo durante o horário de trabalho.

Com o fSense, plataforma de monitoramento online, é possível registrar as atividades dos colaboradores em toda a jornada de trabalho. Por meio de funcionalidades como screenshots, timeline e categorização de sites e aplicações, a gestão de pessoas se torna muito mais simples, uma vez que é possível identificar tudo o que toma o tempo produtivo dos colaboradores e, assim, tomar providências para otimizar o trabalho.

Conclusão

Despertar o senso de urgência na sua equipe é uma tarefa que exige certo esforço, mas é possível tornar essa tarefa mais simples com ferramentas como o fSense, que permitem a identificação das atividades que roubam o tempo produtivo dos colaboradores.

Esperamos que essas dicas possam te ajudar a tornar a sua equipe mais produtiva. Leia também o e-book “Passo a passo para alavancar a produtividade de sua equipe para o próximo nível”.

O que a sua empresa precisa saber sobre Compliance Digital?

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A transformação digital tem obrigado as empresas a se manterem atentas às novidades para continuarem competitivas. E um cuidado exige atenção especial: o Compliance Digital. Ele se mostra como um importante aliado para manter e valorizar a imagem das empresas tanto para o mercado quanto para os stakeholders.

Diante dessas intensas mudanças, o monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho se torna indispensável para garantir a perenidade das empresas, uma vez que contribuem para a prevenção de possíveis responsabilizações por condutas inadequadas dos colaboradores, inclusive por atos lesivos praticados no âmbito da Lei Anticorrupção Empresarial brasileira.

Mais do que cuidar da imagem da empresa, gestores também precisam tomar cuidados para não exercerem controles indevidos e ilegais, violando preceitos legais e constitucionais, como o direito de privacidade e de intimidade do trabalhador.

Com base no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que confere o poder diretivo ao empregador, não restam dúvidas quanto à possibilidade de monitoramento das atividades do empregado pelas empresas.

Ou seja, há o entendimento de que esse monitoramento pode abranger não apenas o controle de ponto ou a avaliação da produtividade dos trabalhadores, mas também as comunicações e as condutas dos colaboradores por meio dos equipamentos da empresa.

Neste artigo, reunimos os principais pontos relacionados ao Compliance Digital para te ajudar a entender o que é monitoramento em dispositivos eletrônicos de trabalho e quando ele está autorizado. Conheça também quais são os documentos necessários para a realização desse monitoramento de acordo com a lei.

O monitoramento de dispositivos pessoais dos colaboradores está de acordo com o Compliance Digital?

O monitoramento dos equipamentos eletrônicos colocados à disposição dos colaboradores é respaldado pelo art. 5º, inciso XXII, da Constituição Federal de 1988 (CF/88), que trata do direito de propriedade.

Mas e quando se trata de dispositivos pessoais dos colaboradores? A empresa pode monitorar esses equipamentos?

Embora as ações de Compliance Digital tenham crescido entre as empresas, ainda não existe previsão legal quanto ao monitoramento de dispositivos eletrônicos pessoais dos colaboradores, ainda que sejam usados para o trabalho. No entanto, o entendimento da maioria é de que a empresa não pode ter acesso aos equipamentos que não foram fornecidos por ela.

Para possibilitar o monitoramento, do ponto de vista de Compliance Digital, o ideal é que a empresa sempre forneça todas as ferramentas eletrônicas de trabalho a serem utilizadas por seus colaboradores, como computadores, notebooks, smartphones, tablets, internet, entre outros.

Por outro lado, como o monitoramento das informações dos equipamentos fornecidos pela empresa é permitido, é importante que a organização conte com uma ferramenta confiável e adequada de acordo com as normas de Compliance Digital para essa tarefa.

O fSense é uma plataforma de monitoramento de estações de trabalho que registra as atividades dos colaboradores de maneira segura e dentro dos padrões permitidos por lei, desde que o controle seja previamente comunicado, para que a empresa tenha controle e possa evitar riscos como o de vazamento de informações confidenciais.

Outra dúvida que permeia os gestores preocupados com Compliance Digital é quanto ao monitoramento de e-mails:

O monitoramento de e-mails está de acordo com o Compliance Digital?

Esse é um tema que está entre as principais preocupações no universo empresarial quando se trata de Compliance Digital.

Muitas vezes, colaboradores usam o e-mail corporativo para fins pessoais, o que pode representar um risco porque pode facilitar o acesso externo a informações confidenciais da empresa e a consequente utilização para fins não autorizados.

Porém, esse também é um assunto que ainda não foi tratado pelo justiça brasileira. Mas é possível verificar o entendimento de que apenas o monitoramento em e-mail pessoal do empregado é vedado.

O e-mail pessoal é dotado de proteção constitucional e legal de inviolabilidade e, em caso de descumprimento, a empresa estará violando direitos fundamentais do trabalhador, já que não é passível de fiscalização pelo empregador.

Nesse sentido, a empresa pode limitar ou até mesmo proibir o acesso ao e-mail pessoal durante o horário de trabalho.

Já em relação ao e-mail corporativo, o entendimento é de que, como é permitido o monitoramento das atividades do colaborador no ambiente de trabalho, está incluído o controle do endereço de e-mail disponibilizado pela empresa, uma vez que tanto o equipamento eletrônico quanto a conexão são fornecidos pela empresa.

Também para o controle do e-mail, o fSense é uma ferramenta de extrema utilidade, já que possibilita registrar as atividades dos colaboradores até mesmo por meio de screenshots. Ou seja, a qualquer problema de vazamento de informações, por exemplo, é possível consultar o uso do e-mail e identificar o colaborador responsável.

Como tornar legal o monitoramento de equipamentos de acordo com o Compliance Digital?

Quanto aos documentos necessários para estarem de acordo com a lei, as empresas precisam, no mínimo, criar um Regulamento Interno de Segurança da Informação – que informe a realização do monitoramento e disponha sobre as regras e as condutas esperadas dos colaboradores – e um Termo de Uso de Sistemas de Informação – para legitimar o controle das atividades e convalidar a prova obtida por meio eletrônico.

Regulamento Interno de Segurança da Informação

Trata-se de uma política que reúna as atribuições, as responsabilidades, os direitos e as penalidades em caso de descumprimento normativo, ou seja, a criação de uma cultura de proteção aos sistemas da empresa de acordo com Compliance Digital.

Sendo assim, o documento deve conter a conduta esperada dos colaboradores da empresa, estabelecendo tudo o que eles podem e o que não podem fazer na rede corporativa. É preciso citar até mesmo os tipos de programas permitidos e os que são proibidos de serem instalados nos equipamentos da empresa.

O fSense é uma ferramenta útil nesse quesito, uma vez que permite categorizar sites e aplicações como sendo de uso pessoal ou de uso para o trabalho. Assim, a empresa já tem acesso a um gráfico automático de como os colaboradores fazem uso da internet, podendo advertir aqueles que fazem uso inadequado.

Além disso, o Regulamento Interno de Segurança da Informação deve classificar os documentos da empresa, mencionando, exemplificando e diferenciando o que é confidencial e interno do que é considerado público.

Por fim, o documento deve deixar claro que o monitoramento das atividades do empregado no ambiente de trabalho é realizado. Afinal, para que esse monitoramento seja válido, é indispensável a prévia e a formal comunicação ao empregado. Caso contrário, será considerado ilegal.

É ainda necessário que esse documento seja apresentado e esteja acessível aos colaboradores para que possam conhecê-lo e saber o que é vedado e autorizado pela empresa. De outro modo, eles não estarão obrigados a cumprir algo de que não tinham conhecimento.

Termo de Uso de Sistemas de Informação

Trata-se de um documento que tem o objetivo de comprovar que o colaborador conhece as regras de segurança da informação da empresa, ao legitimar o monitoramento das suas atividades pela organização e convalidar tudo o que foi disciplinado pelo Regulamento Interno de Segurança da Informação.

Existem ainda outras práticas que podem ajudar a empresa nessa questão, como:

avaliações de aprendizagem;
treinamentos online;
disponibilização do Regulamento Interno de Segurança da Informação e do Termo de Uso de Sistemas de Informação na intranet etc.

Conclusão

O Compliance Digital é um instrumento de fundamental importância para empresas, uma vez que contribui para a manutenção da imagem no mercado, mostrando-se ainda bastante eficiente na regulação das condutas dos colaboradores quanto ao uso da internet e quanto ao monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho fornecidas a eles.

Possibilite que a sua empresa tenha total controle de segurança da informação com o fSense, uma ferramenta intuitiva, de fácil utilização e que torna mais simples o monitoramento dos equipamentos da sua empresa.

Ainda tem dúvidas sobre como aplicar Compliance na sua empresa? Leia este whitepaper com mais informações.

A gestão de pessoas está mudando: conheça 4 tendências globais

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O comportamento das pessoas tem mudado muito rapidamente. Com o avanço da tecnologia e a transformação digital alterando a maneira tradicional de fazer tudo, mudam também os alicerces das estruturas organizacionais. Dessa forma, as empresas passam a enfrentar novos desafios quanto à gestão de pessoas.

Por muito tempo, os gestores lutaram para que os colaboradores fossem engajados, para reter bons profissionais, para melhorar a liderança e para construir uma cultura organizacional forte. Agora, estão enfrentando a necessidade de redesenhar o modelo de organização.

Se você é da área de gestão de pessoas, certamente conhece a Deloitte e a McKinsey, grandes consultorias especializadas em gestão de pessoas e capital humano. Para ajudar os líderes das empresas contemporâneas a entenderem essas mudanças, elas se dedicaram a pesquisar profundamente o assunto.

O resultado foi a percepção de que esse novo modelo de trabalho está nos forçando a mudar as descrições das funções, repensar as carreiras e a mobilidade interna, enfatizar habilidades e redesenhar a forma como definir metas e recompensar pessoas.

A pesquisa da Deloitte, denominada “Tendências Globais de Capital Humano 2018”, revelou que 92% das empresas entrevistadas enxergam como um dos seus principais desafios “redesenhar a estrutura organizacional e a forma como trabalham” para se adequarem ao clima de trabalho e aos negócios de hoje.

Isso quer dizer que o papel dos líderes de gestão de pessoas mudou completamente.

Será que a área de gestão de pessoas da sua empresa está pronta para essas mudanças? Neste artigo, relacionamos as principais tendências apontadas por essa pesquisa para que você analise a necessidade de alterações na sua empresa.

Conheça 4 tendências globais de gestão de pessoas

1. Foco em toda a equipe, não apenas nos líderes

De acordo com a pesquisa, o foco em equipes (e não apenas nos líderes) é chave para o sucesso no desempenho de um negócio. A Deloitte identificou as seguintes formas de alcançar o sucesso nesse novo modelo de organização:

Cultura compartilhada: 86% das empresas indicaram compreensão, medição e alinhamento de cultura como tendências mais importantes nos negócios de hoje. Dessa forma, é possível identificar que os colaboradores precisam de diretrizes e sistemas de valores para ajudá-los a decidir o que fazer e como tomar decisões, até mesmo devido ao fato de que é comum equipes trabalharem geograficamente dispersas.
Metas e projetos transparentes: para que pessoas trabalhem com outras equipes e saibam em quê as outras estão trabalhando, é fundamental que os objetivos da empresa sejam claros, globais e bem comunicados.
Feedbacks e fluxo livre de informações: embora a gestão deva assumir a responsabilidade imediata sobre eventuais falhas, outras áreas da empresa precisam conhecer os problemas que estão acontecendo para que possam dar suporte às necessidades da equipe. Feedbacks abertos e transparentes, além da construção de uma cultura aberta e inclusiva, são passos adiante nesse quesito.
Recompensas por competências e contribuição: esse novo modelo de gestão deve recompensar os colaboradores pela sua contribuição, não pela posição que elas ocupam em uma equipe. As recompensas deverão ser com base em habilidades, alinhamento com valores e contribuição para a empresa como um todo.

2. Abandono das estruturas funcionais

A pesquisa mostrou que apenas 26% das grandes empresas são organizadas por funções (vendas, marketing, finanças, engenharia, serviços etc). Além disso, 82% estão em fase de reorganização, tem um plano para reorganizar ou recentemente foram reorganizadas para serem mais sensíveis às necessidades dos clientes.

A maioria das empresas entrevistadas reconheceram que suas estruturas funcionais eram obsoletas e que esse novo modelo usa o potencial dos “millennials” para dirigir a inovação a serviço do cliente.

No entanto, o problema que a gestão de pessoas enfrenta é como coordenar e alinhar essas equipes. Como incentivar os colaboradores a compartilharem informações e a trabalharem em conjunto? Como recompensar as pessoas de uma empresa que já não promove a recompensa pela posição?

Diferente de organizações da década de 1980, em que o colaborador permanecia no mesmo posto até o fim da sua carreira, hoje as empresas tendem a aproveitar o colaborador por suas habilidades e suas competências. É o que chamamos de capital humano: quando todas as pessoas trazem conhecimentos, competências e atributos de personalidade para realizar um trabalho com fim de valor econômico.

3. Visão da empresa como organismo vivo

O relatório “State of Human Capital”, da McKinsey, aborda a necessidade de enxergar a empresa como um organismo vivo. Como na biologia, os mais bem sucedidos não são os mais fortes, mas aqueles com maior capacidade de adaptação.

Sendo assim, as empresas que querem resistir precisam mostrar que são capazes de se adaptar às demandas de um cenário que tem se tornado cada vez mais dinâmico e competitivo. Para isso, devem implementar alterações estruturais, estratégicas, operacionais e táticas.

No entanto, o maior desafio é engajar os colaboradores a cooperarem na execução dos novos processos, o que é possível mostrando que o treinamento é capaz de aumentar os resultados da empresa.

O estudo mostra ainda que é imprescindível avaliar a base de dados do RH. Ela pode ser uma fonte infindável para a empresa. Quanto mais a organização consegue medir seu impacto, mais efetiva ela é nesse novo cenário. Essa é a tendência conhecida como People Analytics.

A McKinsey aponta também como tendência na gestão de pessoas a inclusão de todos os colaboradores para o planejamento estratégico das organizações. As empresas tendem a diminuir e a flexibilizar a hierarquia, além de priorizar relações de troca orientadas por propósito compartilhado.

Embora ainda existam altos cargos nas empresas, os líderes devem inspirar e alinhar os times, mas também ser bons em se conectar com outras equipes. Além disso, devem fazer o melhor uso das pessoas e das suas habilidades.

As empresas devem investir ainda mais no desenvolvimento de lideranças e automatizar funções transacionais e repetitivas, permitindo que os líderes se dediquem completamente a cuidar da evolução da cultura e das pessoas.

4. Investimento em inteligência

Para impulsionar o sucesso dos negócios, a gestão de pessoas precisa investir em inteligência para liderar melhor, entender como o tempo da equipe é utilizado, analisar a produtividade e ter melhor controle do trabalho.

Para isso, existem softwares como o fSense, ferramenta inteligente de monitoramento e braço direito na gestão de pessoas. Ele gera relatórios com as atividades dos colaboradores, mostrando o uso das estações de trabalho de cada um e ajudando os gestores na identificação de problemas com produtividade.

Saiba mais sobre como usar o fSense e os benefícios que ele pode trazer para a gestão de pessoas na sua empresa. Leia este artigo.

Como as ferramentas de compliance podem ajudar a sua empresa

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O setor de compliance tem crescido continuamente nas empresas, que buscam estar em dia com o cumprimento das inúmeras normas legais e regulamentares da área de atuação. Para ajudar nesse processo, as ferramentas de compliance são fundamentais.

Mas, diante de inúmeras maneiras de garantir o compliance, é comum a dúvida de quais técnicas escolher. É por isso que preparamos este guia para que você conheça as principais ferramentas de compliance para adotar na sua empresa.

Quais tipos de ferramentas de compliance são mais usadas?

Neste artigo, separamos 5 tipos de ferramentas de compliance que podem ajudar a sua empresa a se organizar e se manter dentro das normas estipuladas pelos órgãos regulamentadores.

1. Ferramentas de compliance para riscos operacionais

As ferramentas de compliance devem considerar os riscos operacionais, que são aqueles que levam a perdas ou que causam impactos em consequência de fatores externos e de falhas humanas.

Os riscos operacionais podem ser divididos em três:

Risco organizacional: quando se tem uma administração inconsistente e objetivos não tão bem definidos, a empresa abre espaço para o risco operacional. Há legislações com o objetivo de evitar esses problemas de governança empresarial, mas, independentemente delas, as empresas devem sempre estar atentas a essas atividades.
Risco de operação: esse tipo de risco está relacionado a falhas do sistema da empresa, ou seja, quando ele não é gerenciado adequadamente. Nesses casos, geralmente, não há a documentação necessária e as áreas envolvidas não têm homologação nem definição de necessidades em situações normativas e contingentes. Portanto, para garantir a segurança de dados, é necessária uma abordagem profissional e estruturada.
Risco pessoal: o risco pessoal está ligado à gestão de recursos humanos da empresa. A motivação e a qualificação adequada dos colaboradores é o elo entre a organização e a satisfação dos clientes. Portanto, esse relacionamento deve ser tratado com respeito e ética por parte da empresa.

2. Ferramentas de compliance para controles internos

Ao gerir os riscos operacionais e aplicar os controles internos, a empresa realiza o que o mercado chama de governança corporativa.

Para alcançar o compliance em controles internos, o caminho é buscar por maneiras possíveis de minimizar potenciais perdas relacionadas a falhas humanas, erros, fraudes e negligências operacionais.

3. Ferramentas de compliance para prevenção de fraudes

A fraude corporativa tem ligação com o comportamento das pessoas que trabalham na empresa, mas, devido à sutileza desse tipo de percepção, muitas vezes, ela se torna algo despercebido pela organização.

Não são incomuns casos de desvio de ativos, subornos, conflitos de interesses etc., mas geralmente eles são encobertos e ninguém sabe quem são os responsáveis.

É por isso que a empresa deve contar com ferramentas de compliance até mesmo na contratação dos colaboradores. É preciso tomar certos cuidados, como verificar referências profissionais e as qualificações exigidas pela organização. Erros nesse momento podem significar fraudes no futuro.

Hoje, com o avanço tecnológico, o mercado está cheio de ferramentas que auxiliam os gestores na verificação de fraudes. É muito importante descobrir se alguém na sua organização está ou já esteve envolvido em problemas como esses.

4. Ferramentas de compliance para adequação de normas técnicas

O setor de compliance está sempre em busca de processos inovadores para que a organização se enquadre nos requisitos da lei.

Normas de governança corporativa, princípios contábeis, controladoria e normativas do setor são alguns exemplos a serem aplicados dentro de uma gestão de compliance nas organizações.

Com a adequação de normas, a empresa passa a ter mais segurança de que suas aplicações e orientações serão seguidas de forma bem detalhada, de acordo com as diretrizes e com as políticas estabelecidas por ela.

5. Ferramentas de compliance para monitoramento

A prática de monitoramento é indispensável para verificar se o setor de compliance da empresa está aplicando as normas estabelecidas pela gestão.

As ferramentas de monitoramento servem para que a empresa acompanhe se todas as técnicas estão sendo aplicadas pelo compliance, como processos, controles, procedimentos, normas, políticas, governança, estrutura, pessoas e código de conduta.

É necessário que todas essas aplicações estejam diretamente ligadas aos objetivos, às estratégias, à missão e às metas da empresa. Após realizar esse alinhamento, a aplicação de métricas é fundamental para analisar o desempenho de cada etapa.

Um exemplo de ferramenta de monitoramento é o fSense, uma plataforma online que registra tudo o que se passa nas estações de trabalho dos colaboradores da empresa. Dessa forma, fica mais fácil identificar falhas e ainda acompanhar a produtividade de cada membro da equipe.

Estruture a área de compliance da sua empresa

É preciso manter a sua empresa alinhada às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores. Ter uma área de compliance bem estruturada é um verdadeiro diferencial para crescer no mercado.

Elaboramos um whitepaper com tudo o que você precisa para estruturar com sucesso a área de compliance da sua empresa. Baixe agora e fique por dentro das nossas dicas.

Decisões mais inteligentes? Invista em marketing por dados

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Por muito tempo, estratégias de marketing foram baseadas em experiência, emoção e intuição. Mas, em tempos de transformação digital, esses recursos são só um detalhe. Afinal, é muito arriscado tomar decisões que envolvem alto investimento com base apenas em “achismos”. Para alcançar resultados mais consistentes, é fundamental contar com estratégias precisas. É o que o marketing por dados proporciona.

Ao adotar o marketing por dados, as ações da empresa estarão fundamentadas em informações mais rigorosas e atualizadas.

Neste artigo, trouxemos tudo o que você precisa saber sobre marketing por dados. Continue a leitura e fique por dentro.

Quais são os tipos de dados analisados pelo marketing por dados?

O marketing por dados consiste, de maneira geral, em análises de dados para decisões de estratégias de marketing digital. Esses dados analisados são, basicamente, de três tipos: dados de mercado, social data e dados das coisas (ou dados dos consumidores).

Dados de mercado

A análise dos dados de mercado se relacionam ao nicho de atuação da empresa. Esses dados são extraídos de pesquisas mercadológicas e levantam informações importantes sobre a região, os concorrentes, o perfil dos seus consumidores, além de dimensionar o mercado em que a empresa atua.

Com esses dados, a empresa tem condições de identificar quão lucrativo está seu segmento de atuação, identificar novas tendências de consumo e comportamento do público, analisar a performance dos seus produtos e serviços e verificar a capacidade de absorção do mercado em relação à oferta.

Social data

Social data são os dados extraídos da internet, sejam eles sobre seus consumidores ou sobre o desempenho de suas campanhas, por meio de ferramentas de análise do marketing digital. Por exemplo: Google e YouTube Analytics, relatórios de desempenho do Facebook, LinkedIn e Instagram e até mesmo dados da ferramenta de automação particular da empresa.

Dados das coisas (ou dados dos consumidores)

Os dados das coisas ou dados dos consumidores são dados mais recentes e personalizados, obtidos pelas empresas a partir de aparelhos eletrônicos e softwares usados pelos consumidores.

Um exemplo é o Apple Watch, que captura e armazena na nuvem grande quantidade de dados pessoais de quem utiliza, como horas de sono, quantidade de exercícios físicos, quantidade de ligações, mensagens e e-mail recebidos etc. Aplicativos de exercícios físicos, que controlam a rotina de atividades, as distâncias percorridas e os objetivos de performance, também são fontes desse tipo de dados.

O que o marketing por dados pode mostrar?

Como as pessoas estão cada dia mais conectadas, o número de dados gerados pela presença na internet é infindável. Tudo o que fazemos online é fonte de informações importantes sobre comportamento: páginas acessadas, cliques do mouse, aplicativos e programas instalados etc.

Abaixo, conheça algumas das informações que o marketing por dados pode mostrar.

Hábitos e preferências do consumidor

O marketing por dados auxilia em um dos maiores desafios enfrentados durante a criação de campanhas de marketing: acertar o perfil exato do público.

Com informações genéricas e imprecisas sobre os hábitos e as preferências do consumidor, são mínimas as chances de a mensagem ser relevante e, dessa forma, os investimentos acabam sendo desperdiçados.

Por outro lado, com uma segmentação realizada com base em dados precisos sobre o público, ou seja, com o marketing por dados, aumentam as chances de a campanha performar melhor. Assim, diminui o desperdício e aumenta o ROI (Retorno sobre Investimento) das ações de divulgação.

Para identificar corretamente os padrões comportamentais do consumidor e desenvolver conteúdos mais relevantes e assertivos, é preciso coletar informações em relatórios de vendas, hábitos em redes sociais e também resultados de campanhas anteriores.

Tendências de mercado

As informações extraídas sobre o comportamento do público também são imprescindíveis para a empresa se antecipar às tendências de mercado.

Ao analisar os canais mais acessados pelo consumidor, as informações que ele mais consome e como ele reage a determinados conteúdos, é possível prever, com certa precisão, quais serão os próximos passos que ele dará.

Dessa forma, a empresa consegue desenvolver ideias inovadoras e se adaptar às novidades do mercado com mais facilidade, saindo na frente em relação à concorrência.

Sazonalidades

Ter à disposição informações precisas coletadas a partir de uma estratégia de marketing por dados, sobre o comportamento dos consumidores e tendências de mercado, ajuda a entender quais os melhores momentos para investir em campanhas sazonais.

Dessa forma, a comunicação da empresa se torna mais objetiva, eficiente e relevante, alcançando os resultados esperados com mais facilidade.

Como tomar decisões mais inteligentes com marketing por dados?

As informações obtidas a partir do marketing por dados possibilitam decisões muito mais eficazes e inteligentes. Tendo os dados catalogados, organizados e compreendidos, a empresa será capaz de de entender quais ações e processos precisam ser otimizados e como isso deve ser feito.

O acompanhamento constante e em tempo real de todas as informações coletadas ajuda a corrigir as estratégias de marketing e vendas da empresa com muito mais agilidade. Dessa forma, a empresa tem a possibilidade de crescer de maneira mais sustentável e obter resultados melhores.

Mas o monitoramento de dados não é importante apenas nas suas estratégias de marketing. Ele também é fundamental para desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos. Leia o artigo que fizemos sobre esse assunto.

Melhore o trabalho home office com esses 10 aplicativos

Empresas que optam por manter equipes trabalhando remotamente, no modelo home office, geralmente enfrentam problemas com a gestão. Afinal, não é tarefa simples manter a produtividade sempre alta, colaboradores focados e trabalhos entregues pontualmente quando a gestão é feita a distância.

Se você tem esses problemas com a sua equipe home office, está no lugar certo. Pensando em te auxiliar nas tarefas cotidianas, levantamos 10 aplicativos super úteis para seus colaboradores adotarem e te deixarem mais tranquilo em relação à produtividade.

Conheça 10 aplicativos para auxiliar o trabalho home office

1. Evernote

O Evernote é um dos melhores gerenciadores de informações disponíveis no mercado. Além de ser muito versátil, ele pode ser aproveitado de maneiras diferentes dependendo do que você precisa.

Com ele, é possível fazer anotações, criar lembretes, montar listas e ainda sincronizar vários dispositivos. O aplicativo também permite salvar documentos de texto, imagens, PDFs, gravar arquivos de áudio e acessá-los em tempo real, de onde você estiver, o que é ótimo para colaboradores home office que trabalhem de diversos locais.

Saiba mais sobre o Evernote aqui.

2. TickTick

O TickTick é um excelente aplicativo para colaboradores home office. Permite organizar tarefas, fazer listas e também estabelecer objetivos em projetos de trabalho. Mesmo apresentando muitas funcionalidades, é um aplicativo bastante intuitivo, o que é ótimo para equipes com profissionais de diversas áreas e com diferentes níveis de conhecimento em relação a tecnologia.

Ele ainda conta com calendário, widgets, tarefas customizáveis e também pode ser integrado com outros dispositivos.

Saiba mais sobre o TickTick aqui.

3. Basecamp

O Basecamp é bastante útil para integrar equipes de trabalho. Ele ajuda colaboradores com diferentes responsabilidades a chegar a um mesmo objetivo: finalizar juntos um projeto. Isso porque ele permite compartilhar arquivos, definir prazos, atribuir tarefas e centralizar feedbacks.

Torne a sua equipe home office mais eficiente ao deixar de perder tarefas e prazos. Com o Basecamp, fica mais fácil ter uma visão geral de tudo o que precisa ser feito e quando.

Saiba mais sobre o Basecamp aqui.

4. FocusList

Sua equipe home office tem problemas para manter a concentração? O FocusList é perfeito para auxiliar nisso. Ele registra as atividades que precisam ser realizadas e marca o tempo dedicado a cada uma, ajudando o colaborador a se concentrar.

Você faz uma lista com todos os objetivos do dia e vai marcando quando inicia e quando finaliza. Assim, consegue ter um controle de quanto tempo tem gastado em cada atividade.

Saiba mais sobre o FocusList aqui.

5. Momentum

O Momentum também ajuda a focar em uma tarefa por vez e evitar a distração. Ele funciona como um gerenciador de hábitos que pode ser usado tanto para pequenos objetivos quanto para projetos maiores.

Ele registra cada etapa conquistada, o que mantém a motivação para que a equipe home office chegue ao objetivo final.

Saiba mais sobre o Momentum aqui.

6. Slack

São inúmeros os aplicativos para troca de mensagens instantâneas, mas as mais conhecidas são usadas com objetivo casual, para conversas com amigos e familiares.

O Slack é um aplicativo desenvolvido especificamente para conversar com colegas de trabalho, especialmente sobre projetos profissionais. Dessa forma, facilita a interação de colaboradores home office com outros que trabalhem alocados na empresa.

Ele oferece chat de texto e de voz e também conta com integração com o Google Drive e outros serviços similares.

Saiba mais sobre o Slack aqui.

7. Pocket

Precisa que a equipe home office se mantenha focada em um trabalho, mas ela não pode abrir mão da atualização com notícias, por exemplo?

O Pocket é um aplicativo que permite salvar artigos, notícias e vídeos ao longo do dia para ver ou ler depois. Assim, fica mais fácil evitar a distração e ainda deixar separado tudo o que interessa em uma lista simples de usar e navegar.

Saiba mais sobre o Pocket aqui.

8. Noisli

Sua equipe home office pode ser do tipo que se concentra com mais facilidade se estiver ouvindo sons que induzam o foco. O Noisli apresenta vários sons com esse objetivo: sons de floresta, de ondas do mar, de fogueira queimando e até mesmo de ambientes como uma cafeteria cheia.

Com esse tipo de som, o colaborador pode trabalhar sem se distrair com as letras de uma música ou com os barulhos do ambiente, o que ajuda na produtividade.

Saiba mais sobre o Noisli aqui.

9. MindMeister

O MindMeister é um aplicativo que ajuda muito a organizar ideias. Isso porque a sua principal função é criar mapas mentais, ou seja, ideias representadas graficamente. Dessa forma, fica muito mais fácil compartilhar um projeto, por exemplo.

O aplicativo funciona em cloud computing, o que permite que ele seja acessado de qualquer lugar. Também possibilita diversos usuários online, o que é perfeito para trabalhos em equipe.

Saiba mais sobre o MindMeister aqui.

10. fSense

Você precisa acompanhar em tempo real as atividades de todos os colaboradores home office? O fSense é ideal para a gestão de equipes porque permite uma visão ampla de tudo o que se passa nas telas dos computadores de cada colaborador por meio de relatórios, linha do tempo e até mesmo screenshots.

Com o fSense, o gestor tem a possibilidade de categorizar sites e aplicações como de uso para o trabalho e de uso pessoal. Assim, consegue contabilizar as horas trabalhadas efetivamente e analisar as atividades que “roubam” o tempo produtivo dos colaboradores.

O fSense também permite monitorar as possíveis falhas de segurança de informações da empresa, já que garante o controle de tudo o que foi acessado e compartilhado pelos colaboradores.

Saiba mais sobre o fSense aqui.

Quer mais produtividade na sua equipe home office? Leia este whitepaper e descubra a resposta para seus problemas.

6 termos de compliance que você precisa conhecer

O compliance é uma das áreas que tem ganhado notoriedade dentro das empresas. Sendo assim, cresce também a demanda das organizações por profissionais que dominem a aplicação dessas normas.

Como são muitas as informações que esses profissionais precisam absorver e considerando também que, com frequência, surge a necessidade de atualização, facilitamos e trouxemos neste artigo os 6 principais termos da área de compliance que você precisa conhecer.

Conheça esses 6 termos mais comuns na área de compliance

1. Background check

O background check é o processo de organizar informações de cunho criminal, financeiro e comercial de uma pessoa ou uma organização.

Um bom background check é uma ferramenta efetiva para mitigar o risco de imagem da empresa de se relacionar com terceiros (clientes, parceiros ou fornecedores) com um histórico de participação em atos ilícitos.

2. Due diligence

O due diligence também é uma pesquisa para checar todas as informações sobre uma empresa – situação de ativos e passivos, dossiê de sócios e possibilidade de existência futura da organização – antes de uma negociação de aquisição, uma fusão ou qualquer outra relação comercial.

Uma investigação de due diligence é mais do que um background check e menos do que um dossiê completo sobre uma pessoa ou grupo de pessoas, de acordo com a SearchFirst.

Embora qualquer forma de background check seja melhor que nada, nunca é demais avaliar as opções. Embora a maioria das investigações sejam concluídas sem o consentimento da parte inspecionada, o due diligence se apresenta como uma alternativa mais diplomática.

3. Know Your Customer (KYC)

O processo de KYC (“Conheça seu cliente”) é um dos mais importantes em compliance e tem como objetivo conhecer os clientes e os prospects, ou seja, ter informações financeiras, jurídicas e outras, para gerar transparência nas relações.

O KYC orienta que áreas de compliance de empresas, especialmente entidades financeiras, submetam dados de clientes e prospects a pesquisas junto a Receita Federal, justiça e até mesmo órgãos internacionais, além de pesquisas e análises mais básicas dos dados encontrados em buscadores da internet, como Google e Bing.

4. Know Your Employee (KYE)

O processo de KYE (“Conheça seu funcionário”) é basicamente o processo de investigação que assegura a relação da empresa com seus funcionários.

Muitos podem enxergar nas normas de compliance um empecilho que dificulta os processos de contratação de funcionários. Mas a tecnologia possibilita que muitas das análises de KYE sejam realizadas de maneira rápida e completamente eletrônica e automática, ao cruzar dados por meio de APIs, bancos digitais, listas atualizadas em tempo real e outros recursos.

5. Know Your Partners (KYP)

O processo de KYP (“Conheça seu parceiro”) é o processo de investigação que assegura a relação da empresa com parceiros de transação.

Os processos de KYE e KYP vêm ganhando adesão como maneira de evitar fraudes, uma vez que a maioria dos registros em empresas têm participação ativa de funcionários, parceiros e fornecedores ou pelo menos algum grau de facilitação por essas partes.

É por isso que normas internas de compliance em empresas já incluem políticas de admissão, contratação e cadastro, além de qualificação de fornecedores, entre outros.

Mas é preciso destacar que fraudes não são registradas apenas em grandes companhias. Políticas de KYE e KYP tornam-se cada dia mais comuns e acessíveis também em pequenos negócios.

6. Know Your Supplier (KYS)

O processo de KYS (“Conheça seu fornecedor”) é o processo de investigação que assegura a relação com todas as entidades que a organização se relaciona, organizando toda a sua cadeia de suprimentos.

Em outras palavras, KYP e KYS nada mais são que due diligences de terceiros. O processo tem como objetivo conhecer os parceiros e os fornecedores para prevenir os possíveis riscos do relacionamento com empresas cujo histórico é negativo e que possa comprometer a reputação do negócio.

Estruture a área de compliance da sua empresa

Saiba tudo para estruturar a área de compliance da sua empresa. Neste whitepaper, você encontra as principais informações.