fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Conheça tudo o que a sua empresa precisa sobre Compliance Digital

O que a sua empresa precisa saber sobre Compliance Digital?

A transformação digital tem obrigado as empresas a se manterem atentas às novidades para continuarem competitivas. E um cuidado exige atenção especial: o Compliance Digital. Ele se mostra como um importante aliado para manter e valorizar a imagem das empresas tanto para o mercado quanto para os stakeholders.

Diante dessas intensas mudanças, o monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho se torna indispensável para garantir a perenidade das empresas, uma vez que contribuem para a prevenção de possíveis responsabilizações por condutas inadequadas dos colaboradores, inclusive por atos lesivos praticados no âmbito da Lei Anticorrupção Empresarial brasileira.

Mais do que cuidar da imagem da empresa, gestores também precisam tomar cuidados para não exercerem controles indevidos e ilegais, violando preceitos legais e constitucionais, como o direito de privacidade e de intimidade do trabalhador.

Com base no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que confere o poder diretivo ao empregador, não restam dúvidas quanto à possibilidade de monitoramento das atividades do empregado pelas empresas.

Ou seja, há o entendimento de que esse monitoramento pode abranger não apenas o controle de ponto ou a avaliação da produtividade dos trabalhadores, mas também as comunicações e as condutas dos colaboradores por meio dos equipamentos da empresa.

Neste artigo, reunimos os principais pontos relacionados ao Compliance Digital para te ajudar a entender o que é monitoramento em dispositivos eletrônicos de trabalho e quando ele está autorizado. Conheça também quais são os documentos necessários para a realização desse monitoramento de acordo com a lei.

O monitoramento de dispositivos pessoais dos colaboradores está de acordo com o Compliance Digital?

O monitoramento dos equipamentos eletrônicos colocados à disposição dos colaboradores é respaldado pelo art. 5º, inciso XXII, da Constituição Federal de 1988 (CF/88), que trata do direito de propriedade.

Mas e quando se trata de dispositivos pessoais dos colaboradores? A empresa pode monitorar esses equipamentos?

Embora as ações de Compliance Digital tenham crescido entre as empresas, ainda não existe previsão legal quanto ao monitoramento de dispositivos eletrônicos pessoais dos colaboradores, ainda que sejam usados para o trabalho. No entanto, o entendimento da maioria é de que a empresa não pode ter acesso aos equipamentos que não foram fornecidos por ela.

Para possibilitar o monitoramento, do ponto de vista de Compliance Digital, o ideal é que a empresa sempre forneça todas as ferramentas eletrônicas de trabalho a serem utilizadas por seus colaboradores, como computadores, notebooks, smartphones, tablets, internet, entre outros.

Por outro lado, como o monitoramento das informações dos equipamentos fornecidos pela empresa é permitido, é importante que a organização conte com uma ferramenta confiável e adequada de acordo com as normas de Compliance Digital para essa tarefa.

O fSense é uma plataforma de monitoramento de estações de trabalho que registra as atividades dos colaboradores de maneira segura e dentro dos padrões permitidos por lei, desde que o controle seja previamente comunicado, para que a empresa tenha controle e possa evitar riscos como o de vazamento de informações confidenciais.

Outra dúvida que permeia os gestores preocupados com Compliance Digital é quanto ao monitoramento de e-mails:

O monitoramento de e-mails está de acordo com o Compliance Digital?

Esse é um tema que está entre as principais preocupações no universo empresarial quando se trata de Compliance Digital.

Muitas vezes, colaboradores usam o e-mail corporativo para fins pessoais, o que pode representar um risco porque pode facilitar o acesso externo a informações confidenciais da empresa e a consequente utilização para fins não autorizados.

Porém, esse também é um assunto que ainda não foi tratado pelo justiça brasileira. Mas é possível verificar o entendimento de que apenas o monitoramento em e-mail pessoal do empregado é vedado.

O e-mail pessoal é dotado de proteção constitucional e legal de inviolabilidade e, em caso de descumprimento, a empresa estará violando direitos fundamentais do trabalhador, já que não é passível de fiscalização pelo empregador.

Nesse sentido, a empresa pode limitar ou até mesmo proibir o acesso ao e-mail pessoal durante o horário de trabalho.

Já em relação ao e-mail corporativo, o entendimento é de que, como é permitido o monitoramento das atividades do colaborador no ambiente de trabalho, está incluído o controle do endereço de e-mail disponibilizado pela empresa, uma vez que tanto o equipamento eletrônico quanto a conexão são fornecidos pela empresa.

Também para o controle do e-mail, o fSense é uma ferramenta de extrema utilidade, já que possibilita registrar as atividades dos colaboradores até mesmo por meio de screenshots. Ou seja, a qualquer problema de vazamento de informações, por exemplo, é possível consultar o uso do e-mail e identificar o colaborador responsável.

Como tornar legal o monitoramento de equipamentos de acordo com o Compliance Digital?

Quanto aos documentos necessários para estarem de acordo com a lei, as empresas precisam, no mínimo, criar um Regulamento Interno de Segurança da Informação – que informe a realização do monitoramento e disponha sobre as regras e as condutas esperadas dos colaboradores – e um Termo de Uso de Sistemas de Informação – para legitimar o controle das atividades e convalidar a prova obtida por meio eletrônico.

Regulamento Interno de Segurança da Informação

Trata-se de uma política que reúna as atribuições, as responsabilidades, os direitos e as penalidades em caso de descumprimento normativo, ou seja, a criação de uma cultura de proteção aos sistemas da empresa de acordo com Compliance Digital.

Sendo assim, o documento deve conter a conduta esperada dos colaboradores da empresa, estabelecendo tudo o que eles podem e o que não podem fazer na rede corporativa. É preciso citar até mesmo os tipos de programas permitidos e os que são proibidos de serem instalados nos equipamentos da empresa.

O fSense é uma ferramenta útil nesse quesito, uma vez que permite categorizar sites e aplicações como sendo de uso pessoal ou de uso para o trabalho. Assim, a empresa já tem acesso a um gráfico automático de como os colaboradores fazem uso da internet, podendo advertir aqueles que fazem uso inadequado.

Além disso, o Regulamento Interno de Segurança da Informação deve classificar os documentos da empresa, mencionando, exemplificando e diferenciando o que é confidencial e interno do que é considerado público.

Por fim, o documento deve deixar claro que o monitoramento das atividades do empregado no ambiente de trabalho é realizado. Afinal, para que esse monitoramento seja válido, é indispensável a prévia e a formal comunicação ao empregado. Caso contrário, será considerado ilegal.

É ainda necessário que esse documento seja apresentado e esteja acessível aos colaboradores para que possam conhecê-lo e saber o que é vedado e autorizado pela empresa. De outro modo, eles não estarão obrigados a cumprir algo de que não tinham conhecimento.

Termo de Uso de Sistemas de Informação

Trata-se de um documento que tem o objetivo de comprovar que o colaborador conhece as regras de segurança da informação da empresa, ao legitimar o monitoramento das suas atividades pela organização e convalidar tudo o que foi disciplinado pelo Regulamento Interno de Segurança da Informação.

Existem ainda outras práticas que podem ajudar a empresa nessa questão, como:

avaliações de aprendizagem;
treinamentos online;
disponibilização do Regulamento Interno de Segurança da Informação e do Termo de Uso de Sistemas de Informação na intranet etc.

Conclusão

O Compliance Digital é um instrumento de fundamental importância para empresas, uma vez que contribui para a manutenção da imagem no mercado, mostrando-se ainda bastante eficiente na regulação das condutas dos colaboradores quanto ao uso da internet e quanto ao monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho fornecidas a eles.

Possibilite que a sua empresa tenha total controle de segurança da informação com o fSense, uma ferramenta intuitiva, de fácil utilização e que torna mais simples o monitoramento dos equipamentos da sua empresa.

Ainda tem dúvidas sobre como aplicar Compliance na sua empresa? Leia este whitepaper com mais informações.

Decisões mais inteligentes? Invista em marketing por dados

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Por muito tempo, estratégias de marketing foram baseadas em experiência, emoção e intuição. Mas, em tempos de transformação digital, esses recursos são só um detalhe. Afinal, é muito arriscado tomar decisões que envolvem alto investimento com base apenas em “achismos”. Para alcançar resultados mais consistentes, é fundamental contar com estratégias precisas. É o que o marketing por dados proporciona.

Ao adotar o marketing por dados, as ações da empresa estarão fundamentadas em informações mais rigorosas e atualizadas.

Neste artigo, trouxemos tudo o que você precisa saber sobre marketing por dados. Continue a leitura e fique por dentro.

Quais são os tipos de dados analisados pelo marketing por dados?

O marketing por dados consiste, de maneira geral, em análises de dados para decisões de estratégias de marketing digital. Esses dados analisados são, basicamente, de três tipos: dados de mercado, social data e dados das coisas (ou dados dos consumidores).

Dados de mercado

A análise dos dados de mercado se relacionam ao nicho de atuação da empresa. Esses dados são extraídos de pesquisas mercadológicas e levantam informações importantes sobre a região, os concorrentes, o perfil dos seus consumidores, além de dimensionar o mercado em que a empresa atua.

Com esses dados, a empresa tem condições de identificar quão lucrativo está seu segmento de atuação, identificar novas tendências de consumo e comportamento do público, analisar a performance dos seus produtos e serviços e verificar a capacidade de absorção do mercado em relação à oferta.

Social data

Social data são os dados extraídos da internet, sejam eles sobre seus consumidores ou sobre o desempenho de suas campanhas, por meio de ferramentas de análise do marketing digital. Por exemplo: Google e YouTube Analytics, relatórios de desempenho do Facebook, LinkedIn e Instagram e até mesmo dados da ferramenta de automação particular da empresa.

Dados das coisas (ou dados dos consumidores)

Os dados das coisas ou dados dos consumidores são dados mais recentes e personalizados, obtidos pelas empresas a partir de aparelhos eletrônicos e softwares usados pelos consumidores.

Um exemplo é o Apple Watch, que captura e armazena na nuvem grande quantidade de dados pessoais de quem utiliza, como horas de sono, quantidade de exercícios físicos, quantidade de ligações, mensagens e e-mail recebidos etc. Aplicativos de exercícios físicos, que controlam a rotina de atividades, as distâncias percorridas e os objetivos de performance, também são fontes desse tipo de dados.

O que o marketing por dados pode mostrar?

Como as pessoas estão cada dia mais conectadas, o número de dados gerados pela presença na internet é infindável. Tudo o que fazemos online é fonte de informações importantes sobre comportamento: páginas acessadas, cliques do mouse, aplicativos e programas instalados etc.

Abaixo, conheça algumas das informações que o marketing por dados pode mostrar.

Hábitos e preferências do consumidor

O marketing por dados auxilia em um dos maiores desafios enfrentados durante a criação de campanhas de marketing: acertar o perfil exato do público.

Com informações genéricas e imprecisas sobre os hábitos e as preferências do consumidor, são mínimas as chances de a mensagem ser relevante e, dessa forma, os investimentos acabam sendo desperdiçados.

Por outro lado, com uma segmentação realizada com base em dados precisos sobre o público, ou seja, com o marketing por dados, aumentam as chances de a campanha performar melhor. Assim, diminui o desperdício e aumenta o ROI (Retorno sobre Investimento) das ações de divulgação.

Para identificar corretamente os padrões comportamentais do consumidor e desenvolver conteúdos mais relevantes e assertivos, é preciso coletar informações em relatórios de vendas, hábitos em redes sociais e também resultados de campanhas anteriores.

Tendências de mercado

As informações extraídas sobre o comportamento do público também são imprescindíveis para a empresa se antecipar às tendências de mercado.

Ao analisar os canais mais acessados pelo consumidor, as informações que ele mais consome e como ele reage a determinados conteúdos, é possível prever, com certa precisão, quais serão os próximos passos que ele dará.

Dessa forma, a empresa consegue desenvolver ideias inovadoras e se adaptar às novidades do mercado com mais facilidade, saindo na frente em relação à concorrência.

Sazonalidades

Ter à disposição informações precisas coletadas a partir de uma estratégia de marketing por dados, sobre o comportamento dos consumidores e tendências de mercado, ajuda a entender quais os melhores momentos para investir em campanhas sazonais.

Dessa forma, a comunicação da empresa se torna mais objetiva, eficiente e relevante, alcançando os resultados esperados com mais facilidade.

Como tomar decisões mais inteligentes com marketing por dados?

As informações obtidas a partir do marketing por dados possibilitam decisões muito mais eficazes e inteligentes. Tendo os dados catalogados, organizados e compreendidos, a empresa será capaz de de entender quais ações e processos precisam ser otimizados e como isso deve ser feito.

O acompanhamento constante e em tempo real de todas as informações coletadas ajuda a corrigir as estratégias de marketing e vendas da empresa com muito mais agilidade. Dessa forma, a empresa tem a possibilidade de crescer de maneira mais sustentável e obter resultados melhores.

Mas o monitoramento de dados não é importante apenas nas suas estratégias de marketing. Ele também é fundamental para desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos. Leia o artigo que fizemos sobre esse assunto.

7 sinais de que você precisa começar a monitorar seus colaboradores

A sua empresa tem necessidade de avançar no quesito produtividade, mas você tem dúvidas de que realmente precisa começar a monitorar seus colaboradores? O monitoramento de estações de trabalho pode parecer uma atitude radical em um primeiro momento e é compreensível que você tenha certo receio em implantá-lo.

No entanto, ao experimentar os inúmeros benefícios dessa decisão, você terá certeza do quanto é possível melhorar a gestão e, consequentemente, trazer resultados surpreendentes para a empresa.

Mesmo assim, se você ainda tem dúvidas de que o monitoramento de colaboradores é necessário na sua empresa, preparamos este artigo com 7 sinais para você observar.

7 sinais de que a sua empresa precisa de um sistema de monitoramento

1. Você não consegue visualizar a execução dos processos de trabalho

Na sua empresa, você tem dificuldades para acompanhar os processos de trabalho? Os seus problemas com produtividade podem estar relacionados a esses processos. Muitas vezes, o atraso em uma entrega, por exemplo, é causado por mais um de processo realizado equivocadamente.

Dessa forma, se você não tiver uma maneira ampla de visualizar a execução dos processos de trabalho, fica muito mais difícil rastrear a origem das falhas. Afinal, você precisa voltar passo a passo para investigar o problema e saber mais processos estão levando mais tempo do que deveriam, o que seria simples por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

2. A empresa não possui monitoramento de desvios de processos

Certamente, se não há como acompanhar os processos de trabalho na sua empresa, também não existe o monitoramento de desvios de processo. É isso que faz o negócio não conseguir se antecipar para evitar um problema. Ele só vai conseguir identificar que há uma falha na ponta do processo.

Além disso, um mesmo desvio pode ser responsável por inúmeros problemas dentro da empresa, até mesmo relacionados à segurança. Por isso, um sistema de monitoramento de estações de trabalho é ideal, já que permite descobrir quais são esses desvios de processo e facilita a tomada de decisão para eliminá-los.

3. Os colaboradores usam de forma inadequada as ferramentas no ambiente de trabalho

As ferramentas de trabalho dos seus colaboradores estão sempre apresentando defeito? É comum você precisar providenciar a manutenção antes do previsto? Então, considere importante implantar um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Ele será seu aliado para descobrir quais são as atitudes inadequadas dos seus colaboradores que podem estar acarretando esses problemas nas ferramentas de trabalho.

4. Você tem dificuldades de identificar ganhos operacionais

Assim como é difícil identificar os desvios, é difícil também identificar os ganhos operacionais, certo? Se a sua empresa não conta com um sistema de monitoramento de estações de trabalho, a gestão de ganhos operacionais fica limitada.

Você certamente sabe o quanto é importante acompanhar os KPIs do seu negócio. Essa mensuração fica muito fácil com um sistema que possibilite o registro das atividades dos colaboradores, trazendo relatórios prontos sobre a produtividade deles.

5. Você tem dificuldades de mensurar processos

Você tem poucas informações a respeito dos processos da sua empresa que permitam fazer uma análise estratégica? Um sistema de monitoramento de estações de trabalho registra dados imprescindíveis para a gestão de colaboradores, como o tempo efetivamente dedicado ao trabalho.

Com dados como esse em mãos, sua empresa tem a possibilidade de mensurar melhor os resultados de cada um dos processos e também de planejar estratégias que tornem esses resultados ainda melhores.

6. A força de trabalho está subutilizada

Será que você está aproveitando todo o potencial da sua equipe? É comum que colaboradores acabem dedicando muito tempo do dia para atividades que não condizem com o trabalho. Isso até mesmo sem perceberem. Deixam um site de conteúdo pessoal aberto, olham com frequência as redes sociais, entre outras atividades como essas.

Com um sistema de monitoramento de estações de trabalho, é possível mensurar quanto tempo da jornada é dedicada efetivamente ao trabalho e quanto é usado para tarefas pessoais. Dessa forma, fica mais fácil pensar em maneiras de tornar esses colaboradores mais produtivos, seja com normas que determinem intervalos específicos para uso pessoal ou ainda bloqueando os sites e as aplicações que têm “roubado” o tempo dos colaboradores.

7. Os colaboradores têm desvios de comportamento

Sua empresa tem normas de segurança da informação, mas frequentemente os computadores são infectados por vírus, por exemplo? É preciso identificar quais são os desvios de comportamento dos colaboradores que estão permitindo essa vulnerabilidade dos dados da empresa.

Pode ser que os colaboradores estejam acessando sites suspeitos ou mesmo abrindo e-mails de remetentes desconhecidos. Levante essas informações facilmente com a ajuda de um sistema de monitoramento de estações de trabalho. Ao descobrir quais são esses desvios de comportamento, novas atitudes podem ser tomadas para evitá-los.

Conheça o sistema de monitoramento de estações de trabalho fSense

O fSense é uma plataforma que registra todas as atividades dos computadores dos colaboradores. Dessa forma, é possível obter informações estratégicas que ajudam na gestão da empresa.

A ferramenta possui funcionalidades como a linha do tempo, que apresenta de maneira gráfica a produtividade dos colaboradores, indicando diariamente quanto tempo ele dedicou para atividades do trabalho e quanto tempo ele dedicou para atividades pessoais. Há ainda a possibilidade de registrar screenshots da tela para identificar algum desvio de comportamento, por exemplo.

Saiba mais sobre o fSense. Experimente-o gratuitamente por 15 dias em até 10 estações de trabalho.

Controle de acesso: por que categorizar sites e aplicações?

Encontrar o equilíbrio entre apenas orientar e proibir o acesso a determinados sites e aplicações no ambiente de trabalho é uma tarefa complicada. Afinal, o clima organizacional também deve ser uma preocupação da empresa e tomar decisões como o controle de acesso à internet pode ser negativo em algumas atividades.

O colaborador deve entender que, mesmo havendo a possibilidade de acessar a internet para uso pessoal, ele não deve fazer isso o tempo todo. Ao gestor, cabe a tarefa de encontrar a melhor forma de fazer com que o colaborador entenda e respeite essa regra. Pensando assim, qual deve ser o limite do controle de acesso?

Neste artigo, trouxemos alguns pontos que a sua empresa deve considerar para criar uma política de controle de acesso à internet.

O que considerar para determinar o controle de acesso à internet na empresa?

Tenha bom senso

Antes de tudo, é preciso avaliar qual é a real necessidade do acesso livre à internet para os colaboradores.

É claro que o bom senso deve ser o primeiro recurso a ser usado antes de tomar qualquer decisão, não apenas por parte dos gestores, mas também por parte dos colaboradores.

O bom senso deve prevalecer entre os empregados para saberem que, durante o expediente, não devem realizar atividades pessoais na internet.

Mas, se o colaborador precisa checar algum e-mail ou rede social, por exemplo, é importante que saiba ter equilíbrio. Já o hábito de utilizar serviços de e-mail pessoal e comunicadores instantâneos, acessar redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo em que realiza ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao trabalho, precisa ser monitorado.

Crie uma cartilha de diretrizes

Definidas as reais necessidades de acesso à internet por parte dos colaboradores, o ideal é criar uma cartilha de diretrizes com as boas práticas de acesso à internet na empresa.

Dessa forma, fica claro ao colaborador o quê, quando e de que forma ele pode usar a internet para fins pessoais. Além disso, o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar, caso os limites sejam excedidos.

Assim, evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é especialmente importante em empresas com grande número de colaboradores.

Use uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho

Outra importante decisão que a empresa precisa tomar quanto ao controle de acesso à internet é o monitoramento. Antes de restringir o acesso, é necessário conhecer o comportamento dos colaboradores, entender qual é a frequência de acessos a sites e aplicações que não condizem com as atividades e avaliar a relevância de bloquear esses acessos.

Por isso, é indispensável o uso de uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho, que facilitem essa análise. O fSense é uma plataforma que permite ao gestor acompanhar todas as atividades realizadas pelos colaboradores em seus computadores.

Para facilitar o acompanhamento, o fSense tem como funcionalidade a categorização de sites e aplicações. Dessa forma, o gestor tem a possibilidade de determinar quais sites e quais aplicações são de:

uso pessoal;
uso pessoal não aprovado;
uso de trabalho;
uso de trabalho não aprovado.

Além disso, a ferramenta identifica o tempo em que o colaborador ficou ocioso.

A plataforma apresenta essas informações referentes a cada um dos colaboradores e ainda cruza os dados para que o gestor tome as decisões mais acertadas para o perfil da empresa.

Por exemplo, se a maioria dos colaboradores usa tempo demais em sites e aplicações categorizados como de “uso pessoal”, talvez seja o momento de a empresa estabelecer um intervalo específico para esses acessos.

Ou, se os colaboradores praticamente não usam sites e aplicações categorizados como “uso pessoal não aprovado”, tomar a decisão de bloqueá-los pode ser considerada radical e prejudicar o clima organizacional.

Por outro lado, se o gestor identifica que o acesso a sites e aplicações categorizados como “uso pessoal” e “uso pessoal não aprovado” é abusivo, então pode enxergar a necessidade de aplicar penalidades disciplinares e advertências e até mesmo de demitir por justa causa. Isso desde que tudo esteja estabelecido no contrato e que a empresa tenha como comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas.

Dessa forma, o fSense funciona como um auxílio para que o controle de acesso à internet na empresa seja feito de forma a tornar o ambiente de trabalho mais agradável para os colaboradores e também mais produtivo para a empresa.

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Por que dados de monitoramento são importantes para um plano de ação?

Os dados são muito importantes para que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de mercado, desenvolva um plano de ação. Afinal, eles fornecem informações que permitem aos gestores tomarem nota sobre fatores desconhecidos, além de nortear o alcance de resultados.

Quando a empresa tem conhecimento sobre determinados dados, ela é capaz de obter informações confiáveis e com embasamento para desenvolver estratégias e tomar decisões assertivas.

A coleta de dados permite à empresa realizar planejamentos, análises, experimentações, direcionamentos e estudos de melhor qualidade, que influenciem positivamente os seus resultados. Sendo assim, a coleta de dados torna-se um importante passo para um plano de ação da empresa.

Por que a sua empresa precisa de um plano de ação?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia para definir metas e objetivos para a empresa. Dessa forma, ele deve estipular as atividades que devem ser realizadas e apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e por acompanhar o andamento do projeto, garantindo que a empresa alcance os melhores resultados.

Na verdade, todos os gestores, em algum momento, precisam se dedicar na criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe.

O maior desafio de fazer um plano de ação está em conseguir mostrar a importância dele para os colaboradores e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

É principalmente por esse motivo que é tão necessário contar com dados que justifiquem aos colaboradores a necessidade do plano de ação e indiquem como eles podem contribuir para a conquista de resultados que a empresa espera.

Qual é a importância dos dados para o sucesso de um plano de ação?

Com a coleta de dados, a empresa tem a possibilidade de desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos.

O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas ferramentas capazes de, mais do que coletar dados, estruturá-los, analisá-los e fornecer resultados pertinentes à empresa. Dessa forma, a organização tem a possibilidade de realizar um plano de ação fundamentado para fornecer oportunidades, resoluções e uma melhor tomada de decisões.

Dados sobre desempenho, qualidade e agilidade de entregas, satisfação dos colaboradores, eficiência dos departamentos, clima organizacional, atendimento ao cliente, nível de produtividade, entre outros, podem ser facilmente obtidos por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Identificação de hábitos e comportamentos nocivos aos objetivos da empresa

A partir desses dados de monitoramento, o gestor consegue identificar comportamentos de determinados colaboradores que possam ser adotados por toda a equipe, hábitos que podem estar sendo prejudiciais à segurança da empresa e que precisam ser repreendidos e até mesmo a necessidade de treinamentos específicos, que abordem exatamente as atividades corriqueiras dos colaboradores. Ou seja, são detalhes que os gestores só poderiam saber por meio da coleta de dados de monitoramento das estações de trabalho.

Melhoria da alocação de recursos financeiros

Além disso, os dados de monitoramento fornecem informações para que a empresa utilize da melhor forma seus recursos financeiros. Muitas vezes, há atividades que podem ser automatizadas, por exemplo. Com o monitoramento, os gestores têm condições de identificar essas atividades e, consequentemente, reduzir custos da empresa. Ao evitar gastos desnecessários, a empresa também minimiza os riscos de falência.

Quais outros dados de monitoramento a empresa pode obter para um plano de ação?

Produtividade por trabalho entregue

O monitoramento de estações de trabalho permite que os gestores conheçam a produtividade pela entrega de trabalhos, o que dá uma visão muito mais assertiva do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente.

Em operações de vendas, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas para os colaboradores. A partir dos dados extraídos do monitoramento de cada colaborador, é possível até mesmo criar metas individuais, de acordo com os números que cada membro da equipe é capaz de atingir.

Além disso, o monitoramento também possibilita acompanhar dia a dia após a meta ser estabelecida. É possível analisar a produtividade diária de cada colaborador, saber se ele se empenha diariamente ou se deixa para buscar resultados só quando o prazo está perto de vencer, entre outras informações.

Assim, o gestor pode fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo isso com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo.

Horas produtivas

Em trabalhos que não são operacionais, embora exista um processo e certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega. Afinal, um pode exigir mais tempo que o outro. Nesses casos, é possível utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período.

Pela legislação brasileira, um colaborador registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar até 8 horas por dia e 44 horas por semana. A empresa pode estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que dariam 37 horas semanais, aproximadamente. Dessa forma, esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas.

Para mensurar as horas produtivas, basta contar com um sistema de monitoramento que registre as atividades dos colaboradores, possibilitando ao gestor acompanhar o atingimento das metas.

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Compliance: o que a sua empresa está fazendo errado?

Programas de compliance são cada vez mais comuns entre as empresas. A preocupação em estar em conformidade e seguir boas práticas é constante entre os gestores. Possivelmente, a sua empresa já coloque em prática algumas ações de compliance. Mas será que o programa de compliance da sua empresa não tem erros?

De acordo com a Pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada em 2017, identificar, avaliar e monitorar os aspectos de compliance são considerados os principais desafios por 86% dos entrevistados. Essa pode ser a realidade da sua empresa.

Neste artigo, trouxemos os principais erros que a sua empresa pode estar cometendo no programa de compliance. Faça esse checklist e descubra quanto falta para que a sua empresa alcance as melhores práticas.

Checklist: quantos erros de compliance sua empresa está cometendo?

Erro 1: a sua empresa acredita que um programa de integridade é suficiente

A maioria das ações de compliance adotadas pelas empresas brasileiras se limita a implementar os chamados programas de integridade. Isso induz muitos gestores a, equivocadamente, acreditarem que suas organizações possuem um efetivo programa ou sistema de compliance.

Ao analisar com mais rigor essa crença, é possível perceber que toda a complexidade do compliance não está representada nesses programas, que chegam a ser não apenas insuficientes, mas também inadequados para os objetivos das empresas.

É claro que a prevenção à corrupção dentro das empresas, por exemplo, por meio desses programas de integridade, é de suma importância para que estejam em compliance. Mas, ao mesmo tempo, é extremamente relevante que os gestores tenham ciência de que isso não resolve todo o problema.

Erro 2: as operações da sua empresa estão expostas a riscos que infringem leis e regulamentos

Para que a sua empresa esteja em compliance, o sentido do termo deve ser amplo, relativo a toda a legislação e regulamentação nas quais está inserida, inclusive a normatização interna.

Um programa de integridade pode ser um ponto de partida. Mas não adianta criar e implementar um programa de integridade, se as operações continuarem expostas a uma série de riscos que acarretem a infringência de leis e regulamentos, muitas vezes ocasionadas por ausência de diretrizes internas.

Nesses casos, nenhum programa de integridade, por mais robusto que seja, será capaz de sequer minimizar os riscos da ocorrência de desvios.

Erro 3: a sua empresa não conhece bem as reais necessidades do negócio

A ansiedade por criar um programa de compliance que evite maiores problemas faz a empresa acabar adotando práticas sem analisar suas reais necessidades.

Por exemplo, quais são os maiores riscos aos quais a empresa está exposta? Não adianta implantar um programa de compliance apresentado por um fornecedor, baseado nas necessidades de uma outra empresa, por exemplo.

Seguir à risca as medidas trazidas por alguma norma também não é o melhor caminho, uma vez que a empresa pode precisar cumprir normas e leis diversas.

Isso leva a decisões até mesmo por fornecedores de tecnologia sem apresentar-lhes uma análise do que o negócio precisa. É comum a grandes companhias adquirir ferramentas e entregar ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras.

Mas essa deve ser uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança. Ele precisa chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É óbvio que o fornecedor também deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, é tarefa da empresa fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para confirmar se a medida é adequada.

Erro 4: a sua empresa não conta com ferramentas que auxiliem o cumprimento das normas de compliance

Se a sua empresa ainda não implantou alguma ferramenta que facilite o cumprimento das normas de compliance, pode ser que ela demore demais a alcançar os objetivos propostos. Isso porque é muito mais difícil acompanhar as atividades realizadas sem o auxílio da automatização.

Uma plataforma de monitoramento das máquinas dos usuários é uma aliada nesse processo, já que registra tudo o que os colaboradores fazem. Isso facilita a identificação de riscos, comportamentos prejudiciais à segurança de dados da empresa e ainda o reconhecimento exato daqueles usuários que precisam ser advertidos.

O fSense é um sistema que não apenas monitora as estações de trabalho dos colaboradores, como também possui funcionalidades como a categorização de sites e aplicações, a apresentação das atividades em linha do tempo e os screenshots da tela para verificação de alguma atividade que represente ameaça ao programa de compliance.

Saiba tudo o que você precisa para estruturar com sucesso a área de compliance da sua empresa neste whitepaper.

As 4 melhores práticas para encontrar gaps de performance

O objetivo principal dos gestores de recursos humanos é possuir uma equipe de alta performance. O primeiro passo para atingir essa meta, é identificar onde estão e quais são os gaps de produtividade do time. Neste artigo, vamos tratar das melhores práticas utilizadas para encontrar problemas de performance.

As 4 melhores práticas para encontrar gaps de performance e aumentar a produtividade

1. Defina os critérios de avaliação

O primeiro passo para iniciar a análise de performance dos colaboradores da empresa é fazer um recorte dentre as equipes. Defina se você vai acompanhar os dados de uma equipe inteira ou se vai aferir as informações de um grupo de colaboradores de cada equipe.

Também é importante definir quais índices representam produtividade no seu modelo de negócio. Pode ser o número de clientes atendidos, o tempo de trabalho ou até o número de tarefas entregues, por exemplo. Para tomar essa decisão, veja o que faz sentido para a sua empresa e os seus objetivos.

Por fim, decida por quanto tempo a análise será feita.

2. Conte com o apoio da tecnologia

Aferir índices de produtividade costuma ser um desafio porque, durante muito tempo, foi difícil fazer isso de maneira palpável. No entanto, com o desenvolvimento da tecnologia da informação e a transformação digital, foram desenvolvidos softwares capazes de verificar com precisão a performance dos colaboradores.

O fSense, por exemplo, é um sistema de monitoramento em nuvem que coleta informações sobre o uso das estações de trabalho em que seu agente desktop é instalado. Em termos gerais, o sistema funciona categorizando em quatro grupos os softwares e as aplicações que estão sendo utilizadas pelos colaboradores. Esses grupos são: “Uso de Trabalho”, “Uso de Trabalho Não Aprovado”, “Uso Pessoal” e “Uso Pessoal Não Aprovado”.

Com várias funcionalidades, gráficos e relatórios prontos, o fSense coleta informações concretas sobre a produtividade dos colaboradores, indicando até mesmo o tempo ocioso de cada um deles.

Para saber mais sobre como o fSense funciona, veja este infográfico.

3. Acompanhe os índices com regularidade

É importante decidir com qual periodicidade os índices de performance serão acompanhados e delegar a uma pessoa confiável essa responsabilidade. Com o fSense, os dados coletados sobre o uso das estações de trabalho dos colaboradores são atualizados em tempo real no dashboard da conta.

Também é possível verificar os índices de toda a equipe ou de cada colaborador em específico. Isso te apoia a identificar se o problema está na maneira com que o time trabalha ou no comportamento específico de um único funcionário.

Ter esse discernimento pode te auxiliar a resolver o problema com mais facilidade. Se o gap está na equipe, sua raiz provavelmente é um processo que não está funcionando bem e que pode ser resolvido com análise. Já se o problema for um único colaborador, é possível tentar resolvê-lo com feedbacks.

4. Utilize sua análise para criar planos de ação

Após o período de avaliação, utilize as informações coletadas para criar planos de ação que possam, de fato, aumentar a produtividade do time. Afinal, você terá dados assertivos para encontrar a origem dos problemas e, assim, resolvê-los.

Tenha em mente que a performance do time sempre pode ser melhorada. Continue acompanhando de perto os índices de produtividade, não só para saber se o plano de ação está funcionando, mas também para encontrar novas oportunidades de otimizar o trabalho dos seus colaboradores.

Saiba mais sobre o fSense

O fSense é uma excelente opção de software para te apoiar a criar uma equipe de alta performance. Mais do que coletar dados, o sistema disponibiliza relatórios prontos, gráficos intuitivos e o detalhamento das informações colhidas.

Com processo de instalação simplificado, você pode experimentar o fSense totalmente grátis por 15 dias em até 10 estações de trabalho.

fSense: como usar e quais os principais benefícios

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Já imaginou ter dados concretos sobre a produtividade do seu time? Com o fSense, você pode.

O que é o fSense

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que coleta informações sobre as atividades dos usuários em suas estações de trabalho. A partir da instalação do agente desktop do fSense, os dados sobre o comportamento de cada um de seus colaboradores são centralizados em um dashboard.

O dashboard

O dashboard do fSense é a primeira tela a qual o administrador da conta tem acesso ao fazer seu login. Lá, são disponibilizadas as informações sobre o uso das estações de trabalho de cada colaborador através de gráficos.

O histórico das atividades desempenhadas pelos colaboradores e prints da tela das estações de trabalho monitoradas também podem ser encontradas nessa página.

As categorias

A categorização é uma funcionalidade do fSense que tem por objetivo facilitar a visualização das tarefas executadas nas estações do trabalho. Através da classificação, é possível identificar visualmente se os colaboradores estão ou não trabalhando com os softwares e aplicações pertinentes às suas atividades na empresa.

Classificando as atividades, é fácil identificar qual o perfil de uso das estações de trabalho do time. Isso pode te ajudar a aumentar a produtividade da sua equipe.

Por exemplo, vamos supor que a maior parte do seu pessoal utiliza sistemas e aplicações categorizados como “Uso de trabalho não aprovado”. Sabendo disso, você pode investigar o motivo desse resultado e perceber que, se utilizasse um sistema diferente, obteria melhores resultados.

A categorização também te ajuda a garantir a segurança da sua empresa. Com a transformação digital, ataques cibernéticos são cada vez mais comuns, o que torna necessária uma política de segurança que evite a vulnerabilidade dos seus sistemas. Para isso, definir softwares adequados e proibir o uso de sistemas desconhecidos é fundamental.

A linha do tempo

A linha do tempo é um dos gráficos do fSense. Através dela, é possível verificar as atividades de um determinado usuário durante todo o dia de trabalho. Entre os dados exibidos na linha do tempo, estão os screenshots que o fSense tira das estações monitoradas. As informações contidas nesse gráfico são super detalhadas e úteis para avaliar o desempenho individual de cada colaborador.

Benefícios do fSense

Acima, listamos apenas algumas das funcionalidades do fSense. Com elas, já é possível ver quantas informações sua empresa pode ter. Abaixo, veja como elas podem ajudar o cotidiano do seu negócio:

Dados em tempo real

Com o fSense, você consegue ver exatamente o que os colaboradores estão fazendo, quais programas eles estão utilizando, qual a porcentagem de tempo que passam ociosos, entre outros dados.

Monitoramento com foco em segurança

Além de aferir a produtividade do time, é possível verificar se as melhores práticas de trabalho definidas por sua empresa estão ou não sendo seguidas e, assim, garantir a governança da segurança da informação.

Tomada de decisão assertiva

Uma vez que você tem dados concretos disponíveis a um clique, a tomada de decisão fica muito mais fácil. Planos de ação podem ser criados com base nas informações disponibilizadas pelo fSense, auxiliando sua empresa a aumentar a produtividade e se tornar mais lucrativa.

Como usar o fSense?

Cadastre-se e instale o agente desktop

Para experimentar o fSense, basta se cadastrar aqui. O cadastro leva menos de um minuto. Depois disso, é só baixar o instalador do agente desktop do fSense e instalá-lo na estação de trabalho que deseja monitorar – essa instalação pode ser feita tanto por você, enquanto administrador, quanto pelo usuário da estação.

Acesse o dashboard na sua conta

Assim que o agente desktop for instalado, o fSense já começa a coletar dados sobre o uso da estação de trabalho monitorada. Essas informações são enviadas em poucos minutos para o dashboard da conta, que você pode acessar online.

No dashboard, você encontra os dados e os relatórios prontos. As informações disponibilizadas podem corresponder ao desempenho de toda a equipe ou a de um colaborador em específico, de acordo com a sua necessidade.

O fSense preza pela sua praticidade. Por isso, você consegue encontrar tudo o que precisa no sistema de maneira rápida e intuitiva.

E o melhor: o fSense é muito fácil de usar e você ainda pode experimentá-lo gratuitamente.

Viu como é fácil?

Para ter acesso a todas essas informações sobre a produtividade do seu time, é só fazer o seu cadastro. Você pode experimentar todas as funcionalidades do fSense gratuitamente durante 15 dias em até 10 estações de trabalho. Experimente agora e otimize a sua gestão: