Conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

Compliance: conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

As ações de compliance têm crescido e cada dia mais as empresas se comprometem com as práticas legais e éticas, reduzindo os riscos das não conformidades na condução dos negócios.

As empresas têm valorizado os mecanismos, as práticas e os programas de compliance, que compreendem ainda programas de integridade, governança empresarial e ética corporativa.

As grandes operações de investigação da Polícia Federal, a partir de denúncias a um grande número de políticos, empresários e executivos, contribuíram para as empresas brasileiras se conscientizarem sobre os riscos de fraudes internas, corrupção e não conformidades com leis e regulamentos. Com isso, o compliance passou a exercer um papel fundamental na decisão de negócios.

Dessa forma, as empresas também passaram a se atentar mais quanto aos prejuízos causados pelas não conformidades. Neste artigo, saiba quais são os principais riscos de não tratar compliance com a relevância necessária.

O que são não conformidades?

Quando uma organização está em não conformidade significa dizer que um ou mais processos estão sendo realizados de maneira errada ou diferente da maneira como estabelece determinada norma. Esse erro gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes, que não estão alinhados a determinados itens dessa norma.

A padronização do sistema de gestão da empresa permite que os processos se alinhem aos requisitos da norma e impede que produtos e serviços sejam oferecidos fora do padrão de qualidade, aquém das expectativas dos clientes.

Em linhas gerais, não conformidade é não atender a determinado requisito da norma, é a empresa não estar alinhada à norma em questão.

O que causa as não conformidades?

As não conformidades podem ocorrer devido a:

  • não atendimento a requisitos de clientes e contratos;
  • requisitos de sistema de gestão não atendidos em auditorias internas;
  • produto ou serviço que não apresente características especificadas;
  • lei ou regulamento não respeitado.

Quais são os riscos das não conformidades para a empresa?

São inúmeros os prejuízos que a empresa pode ter ao não tratar as não conformidades, dependendo do segmento em que ela atua.

As multas referentes às não conformidades costumam ser altíssimas, mas esse é o menor dos prejuízos. O pior é quando a empresa tem a reputação atingida, o que leva à perda de clientes, de fornecedores e até mesmo de executivos.

Quando a empresa está envolvida em fraudes e corrupção, coloca em risco ainda a imagem da Administração Pública, o que pode ampliar o problema a proporções impossíveis de reverter, levando à falência.

Além disso, há os casos em que clientes pedem indenização por sofrerem danos. Por exemplo, o simples fato de uma empresa que vende produtos frágeis não colocar essa informação na caixa de transporte pode levar a danos durante a logística e o cliente pode responsabilizar a empresa por isso.

Como evitar as não conformidades?

Embora seja impossível garantir que uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, nunca tenha erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.

Para isso, há algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira estar alinhada às normas:

Capacite os colaboradores

Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre as não conformidades. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de não conformidade, ação corretiva, correção e ação preventiva para estarem preparados para qualquer atividade desse cunho na empresa.

Promova mensurações

Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos. Além disso, alinhe esses indicadores às metas estratégicas da organização.

Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades

É fundamental que todos os colaboradores saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e para a correção das não conformidades na empresa. Portanto, defina ações para corrigir as não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área de compliance.

Reforce a importância do sistema de gestão

Crie a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas. Portanto, todos são responsáveis pelo cumprimento da norma em questão.

Como tratar as não conformidades?

Estabeleça metas

A partir de um plano estratégico, é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Ao organizar metas, é possível observar com mais detalhes os processos e, portanto, onde podem ocorrer ou onde já acontecem as não conformidades. Estipule também no planejamento estratégicos itens que constem a análise das não conformidades.

Utilize ferramentas

As ferramentas da qualidade devem atuar nas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Faça ações corretivas

Com a análise de origem e causa das não conformidades, é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo nem recursos em correções.

Conclusão

Qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento, precisa estar atenta às ações de compliance. São elas que preveem e identificam as não conformidades para conduzir a empresa às melhores tratativas.

É por isso que a sua empresa precisa saber como estruturar com sucesso a área de compliance. Leia este whitepaper e conheça os principais passos para te ajudar nessa tarefa.

Qual é a importância do compliance para a segurança da informação?

A informação é um dos maiores patrimônios de qualquer empresa. Já imaginou o tamanho do problema ao perder informações dos seus clientes ou da sua estratégia de vendas? E pior: se essas informações fossem usadas pelos seus concorrentes? É por isso que a segurança da informação precisa ser uma preocupação na sua empresa.

Quando falamos em informação, estamos nos referindo a qualquer ativo, conteúdo ou dado que tenha sido gerenciado ou desenvolvido pela organização. A segurança da informação interfere diretamente na credibilidade da empresa perante o mercado e pode significar maiores lucros ou perdas, dependendo de como for aplicada. Ou seja, perder ou ter danificadas essas informações pode ser motivo de uma grande dor de cabeça para a empresa.

Mas como o compliance pode ajudar nessa tarefa? Neste artigo, trouxemos o que você precisa saber para que, não apenas a área de TI, mas também a área de compliance cuide da segurança da informação da sua empresa.

O que é compliance?

O conceito de compliance vem do termo inglês “comply”, que significa “agir dentro das regras”. Ou seja, são práticas da empresa para estar alinhada com normas, controles externos e internos, além de políticas e diretrizes.

O compliance tem como objetivo assegurar que a empresa e seus colaboradores cumpram à risca todas as normas dos órgãos de regulamentação externas e da própria organização. Isso é válido para todas as esferas: trabalhista, fiscal, contábil e, também, para a segurança da informação.

Por que o compliance é importante para a segurança da informação?

A segurança da informação é uma preocupação constante para gestores de TI, mesmo que sejam realizadas auditorias internas e externas regularmente para checar a conformidade dos processos na empresa.

Sendo assim, o compliance é uma maneira de garantir que a política de segurança está sendo cumprida. Isso permite mais tranquilidade para o trabalho e para as atividades da empresa como um todo. Afinal, um bom trabalho de compliance deve ter como aliada uma solução de segurança digital que assegure a proteção dos dados corporativos.

É preciso compreender que, quando falamos em solução de segurança digital, não estamos tratando apenas de software ou hardware. É necessário pensar na estratégia para garantir a segurança da informação, sem interferir na realização do trabalho no dia a dia dos colaboradores.

Como implementar uma estratégia de compliance da informação?

1. Identificar os direcionadores

O primeiro passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é identificar quais direcionadores a empresa deve seguir para estar em compliance.

Os direcionadores podem ser:

  • o regulamento específico do segmento da empresa;
  • as regras definidas pela empresa, como código de conduta, políticas e outros;
  • as exigências de mercado;
  • a legislação dos países onde a empresa atua.

2. Identificar os controles exigidos

Cada um dos direcionadores define uma série de controles que devem ser cumpridos pela empresa. Portanto, o segundo passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é deixar claro para toda a empresa o que significam esses controles e quais são as consequências de não atendê-los.

3. Definir a arquitetura de segurança da informação

A arquitetura de segurança da informação são as diretrizes que definem, dimensionam e organizam os dispositivos tecnológicos da empresa, de acordo com as necessidades dela. Essas diretrizes são essenciais para estabelecer a segurança como um processo corporativo contínuo.

Há várias arquiteturas disponíveis, cada uma com características próprias. A escolha depende das necessidades do setor de TI da empresa e dos controles que devem ser cumpridos. O importante é deixar claro para os colaboradores qual arquitetura precisa ser seguida.

4. Divulgar o nível de compliance e planejar ações de melhoria

O próximo passo é a diretoria divulgar o nível de compliance da informação da empresa.

Mas o compliance não é uma atividade única. Ele deve sempre estar presente na gestão, com o objetivo de gerar melhores resultados para o negócio. Portanto, avalie o nível de compliance e observe se ele está satisfatório e de acordo com as necessidades da empresa.

A partir dessa análise, elabore um planejamento de ações que garantam que o nível de compliance seja mantido ou melhorado, quando for o caso.

Conclusão

O compliance é uma forma eficiente de garantir o cumprimento das diretrizes de segurança da informação na empresa.

Portanto, se você quer assegurar a proteção dos dados da sua organização, é indispensável contar com ações de compliance.

Como as ferramentas de compliance podem ajudar a sua empresa

O setor de compliance tem crescido continuamente nas empresas, que buscam estar em dia com o cumprimento das inúmeras normas legais e regulamentares da área de atuação. Para ajudar nesse processo, as ferramentas de compliance são fundamentais.

Mas, diante de inúmeras maneiras de garantir o compliance, é comum a dúvida de quais técnicas escolher. É por isso que preparamos este guia para que você conheça as principais ferramentas de compliance para adotar na sua empresa.

Quais tipos de ferramentas de compliance são mais usadas?

Neste artigo, separamos 5 tipos de ferramentas de compliance que podem ajudar a sua empresa a se organizar e se manter dentro das normas estipuladas pelos órgãos regulamentadores.

1. Ferramentas de compliance para riscos operacionais

As ferramentas de compliance devem considerar os riscos operacionais, que são aqueles que levam a perdas ou que causam impactos em consequência de fatores externos e de falhas humanas.

Os riscos operacionais podem ser divididos em três:

  • Risco organizacional: quando se tem uma administração inconsistente e objetivos não tão bem definidos, a empresa abre espaço para o risco operacional. Há legislações com o objetivo de evitar esses problemas de governança empresarial, mas, independentemente delas, as empresas devem sempre estar atentas a essas atividades.
  • Risco de operação: esse tipo de risco está relacionado a falhas do sistema da empresa, ou seja, quando ele não é gerenciado adequadamente. Nesses casos, geralmente, não há a documentação necessária e as áreas envolvidas não têm homologação nem definição de necessidades em situações normativas e contingentes. Portanto, para garantir a segurança de dados, é necessária uma abordagem profissional e estruturada.
  • Risco pessoal: o risco pessoal está ligado à gestão de recursos humanos da empresa. A motivação e a qualificação adequada dos colaboradores é o elo entre a organização e a satisfação dos clientes. Portanto, esse relacionamento deve ser tratado com respeito e ética por parte da empresa.

2. Ferramentas de compliance para controles internos

Ao gerir os riscos operacionais e aplicar os controles internos, a empresa realiza o que o mercado chama de governança corporativa.

Para alcançar o compliance em controles internos, o caminho é buscar por maneiras possíveis de minimizar potenciais perdas relacionadas a falhas humanas, erros, fraudes e negligências operacionais.

3. Ferramentas de compliance para prevenção de fraudes

A fraude corporativa tem ligação com o comportamento das pessoas que trabalham na empresa, mas, devido à sutileza desse tipo de percepção, muitas vezes, ela se torna algo despercebido pela organização.

Não são incomuns casos de desvio de ativos, subornos, conflitos de interesses etc., mas geralmente eles são encobertos e ninguém sabe quem são os responsáveis.

É por isso que a empresa deve contar com ferramentas de compliance até mesmo na contratação dos colaboradores. É preciso tomar certos cuidados, como verificar referências profissionais e as qualificações exigidas pela organização. Erros nesse momento podem significar fraudes no futuro.

Hoje, com o avanço tecnológico, o mercado está cheio de ferramentas que auxiliam os gestores na verificação de fraudes. É muito importante descobrir se alguém na sua organização está ou já esteve envolvido em problemas como esses.

4. Ferramentas de compliance para adequação de normas técnicas

O setor de compliance está sempre em busca de processos inovadores para que a organização se enquadre nos requisitos da lei.

Normas de governança corporativa, princípios contábeis, controladoria e normativas do setor são alguns exemplos a serem aplicados dentro de uma gestão de compliance nas organizações.

Com a adequação de normas, a empresa passa a ter mais segurança de que suas aplicações e orientações serão seguidas de forma bem detalhada, de acordo com as diretrizes e com as políticas estabelecidas por ela.

5. Ferramentas de compliance para monitoramento

A prática de monitoramento é indispensável para verificar se o setor de compliance da empresa está aplicando as normas estabelecidas pela gestão.

As ferramentas de monitoramento servem para que a empresa acompanhe se todas as técnicas estão sendo aplicadas pelo compliance, como processos, controles, procedimentos, normas, políticas, governança, estrutura, pessoas e código de conduta.

É necessário que todas essas aplicações estejam diretamente ligadas aos objetivos, às estratégias, à missão e às metas da empresa. Após realizar esse alinhamento, a aplicação de métricas é fundamental para analisar o desempenho de cada etapa.

Um exemplo de ferramenta de monitoramento é o fSense, uma plataforma online que registra tudo o que se passa nas estações de trabalho dos colaboradores da empresa. Dessa forma, fica mais fácil identificar falhas e ainda acompanhar a produtividade de cada membro da equipe.

Estruture a área de compliance da sua empresa

É preciso manter a sua empresa alinhada às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores. Ter uma área de compliance bem estruturada é um verdadeiro diferencial para crescer no mercado.

Elaboramos um whitepaper com tudo o que você precisa para estruturar com sucesso a área de compliance da sua empresa. Baixe agora e fique por dentro das nossas dicas.

Conheça os 6 termos de compliance mais comuns

6 termos de compliance que você precisa conhecer

O compliance é uma das áreas que tem ganhado notoriedade dentro das empresas. Sendo assim, cresce também a demanda das organizações por profissionais que dominem a aplicação dessas normas.

Como são muitas as informações que esses profissionais precisam absorver e considerando também que, com frequência, surge a necessidade de atualização, facilitamos e trouxemos neste artigo os 6 principais termos da área de compliance que você precisa conhecer.

Conheça esses 6 termos mais comuns na área de compliance

1. Background check

O background check é o processo de organizar informações de cunho criminal, financeiro e comercial de uma pessoa ou uma organização.

Um bom background check é uma ferramenta efetiva para mitigar o risco de imagem da empresa de se relacionar com terceiros (clientes, parceiros ou fornecedores) com um histórico de participação em atos ilícitos.

2. Due diligence

O due diligence também é uma pesquisa para checar todas as informações sobre uma empresa – situação de ativos e passivos, dossiê de sócios e possibilidade de existência futura da organização – antes de uma negociação de aquisição, uma fusão ou qualquer outra relação comercial.

Uma investigação de due diligence é mais do que um background check e menos do que um dossiê completo sobre uma pessoa ou grupo de pessoas, de acordo com a SearchFirst.

Embora qualquer forma de background check seja melhor que nada, nunca é demais avaliar as opções. Embora a maioria das investigações sejam concluídas sem o consentimento da parte inspecionada, o due diligence se apresenta como uma alternativa mais diplomática.

3. Know Your Customer (KYC)

O processo de KYC (“Conheça seu cliente”) é um dos mais importantes em compliance e tem como objetivo conhecer os clientes e os prospects, ou seja, ter informações financeiras, jurídicas e outras, para gerar transparência nas relações.

O KYC orienta que áreas de compliance de empresas, especialmente entidades financeiras, submetam dados de clientes e prospects a pesquisas junto a Receita Federal, justiça e até mesmo órgãos internacionais, além de pesquisas e análises mais básicas dos dados encontrados em buscadores da internet, como Google e Bing.

4. Know Your Employee (KYE)

O processo de KYE (“Conheça seu funcionário”) é basicamente o processo de investigação que assegura a relação da empresa com seus funcionários.

Muitos podem enxergar nas normas de compliance um empecilho que dificulta os processos de contratação de funcionários. Mas a tecnologia possibilita que muitas das análises de KYE sejam realizadas de maneira rápida e completamente eletrônica e automática, ao cruzar dados por meio de APIs, bancos digitais, listas atualizadas em tempo real e outros recursos.

5. Know Your Partners (KYP)

O processo de KYP (“Conheça seu parceiro”) é o processo de investigação que assegura a relação da empresa com parceiros de transação.

Os processos de KYE e KYP vêm ganhando adesão como maneira de evitar fraudes, uma vez que a maioria dos registros em empresas têm participação ativa de funcionários, parceiros e fornecedores ou pelo menos algum grau de facilitação por essas partes.

É por isso que normas internas de compliance em empresas já incluem políticas de admissão, contratação e cadastro, além de qualificação de fornecedores, entre outros.

Mas é preciso destacar que fraudes não são registradas apenas em grandes companhias. Políticas de KYE e KYP tornam-se cada dia mais comuns e acessíveis também em pequenos negócios.

6. Know Your Supplier (KYS)

O processo de KYS (“Conheça seu fornecedor”) é o processo de investigação que assegura a relação com todas as entidades que a organização se relaciona, organizando toda a sua cadeia de suprimentos.

Em outras palavras, KYP e KYS nada mais são que due diligences de terceiros. O processo tem como objetivo conhecer os parceiros e os fornecedores para prevenir os possíveis riscos do relacionamento com empresas cujo histórico é negativo e que possa comprometer a reputação do negócio.

Estruture a área de compliance da sua empresa

Saiba tudo para estruturar a área de compliance da sua empresa. Neste whitepaper, você encontra as principais informações.

Descubra os principais erros que sua empresa comete no programa de compliance

Compliance: o que a sua empresa está fazendo errado?

Programas de compliance são cada vez mais comuns entre as empresas. A preocupação em estar em conformidade e seguir boas práticas é constante entre os gestores. Possivelmente, a sua empresa já coloque em prática algumas ações de compliance. Mas será que o programa de compliance da sua empresa não tem erros?

De acordo com a Pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada em 2017, identificar, avaliar e monitorar os aspectos de compliance são considerados os principais desafios por 86% dos entrevistados. Essa pode ser a realidade da sua empresa.

Neste artigo, trouxemos os principais erros que a sua empresa pode estar cometendo no programa de compliance. Faça esse checklist e descubra quanto falta para que a sua empresa alcance as melhores práticas.

Checklist: quantos erros de compliance sua empresa está cometendo?

Erro 1: a sua empresa acredita que um programa de integridade é suficiente

A maioria das ações de compliance adotadas pelas empresas brasileiras se limita a implementar os chamados programas de integridade. Isso induz muitos gestores a, equivocadamente, acreditarem que suas organizações possuem um efetivo programa ou sistema de compliance.

Ao analisar com mais rigor essa crença, é possível perceber que toda a complexidade do compliance não está representada nesses programas, que chegam a ser não apenas insuficientes, mas também inadequados para os objetivos das empresas.

É claro que a prevenção à corrupção dentro das empresas, por exemplo, por meio desses programas de integridade, é de suma importância para que estejam em compliance. Mas, ao mesmo tempo, é extremamente relevante que os gestores tenham ciência de que isso não resolve todo o problema.

Erro 2: as operações da sua empresa estão expostas a riscos que infringem leis e regulamentos

Para que a sua empresa esteja em compliance, o sentido do termo deve ser amplo, relativo a toda a legislação e regulamentação nas quais está inserida, inclusive a normatização interna.

Um programa de integridade pode ser um ponto de partida. Mas não adianta criar e implementar um programa de integridade, se as operações continuarem expostas a uma série de riscos que acarretem a infringência de leis e regulamentos, muitas vezes ocasionadas por ausência de diretrizes internas.

Nesses casos, nenhum programa de integridade, por mais robusto que seja, será capaz de sequer minimizar os riscos da ocorrência de desvios.

Erro 3: a sua empresa não conhece bem as reais necessidades do negócio

A ansiedade por criar um programa de compliance que evite maiores problemas faz a empresa acabar adotando práticas sem analisar suas reais necessidades.

Por exemplo, quais são os maiores riscos aos quais a empresa está exposta? Não adianta implantar um programa de compliance apresentado por um fornecedor, baseado nas necessidades de uma outra empresa, por exemplo.

Seguir à risca as medidas trazidas por alguma norma também não é o melhor caminho, uma vez que a empresa pode precisar cumprir normas e leis diversas.

Isso leva a decisões até mesmo por fornecedores de tecnologia sem apresentar-lhes uma análise do que o negócio precisa. É comum a grandes companhias adquirir ferramentas e entregar ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras.

Mas essa deve ser uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança. Ele precisa chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É óbvio que o fornecedor também deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, é tarefa da empresa fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para confirmar se a medida é adequada.

Erro 4: a sua empresa não conta com ferramentas que auxiliem o cumprimento das normas de compliance

Se a sua empresa ainda não implantou alguma ferramenta que facilite o cumprimento das normas de compliance, pode ser que ela demore demais a alcançar os objetivos propostos. Isso porque é muito mais difícil acompanhar as atividades realizadas sem o auxílio da automatização.

Uma plataforma de monitoramento das máquinas dos usuários é uma aliada nesse processo, já que registra tudo o que os colaboradores fazem. Isso facilita a identificação de riscos, comportamentos prejudiciais à segurança de dados da empresa e ainda o reconhecimento exato daqueles usuários que precisam ser advertidos.

O fSense é um sistema que não apenas monitora as estações de trabalho dos colaboradores, como também possui funcionalidades como a categorização de sites e aplicações, a apresentação das atividades em linha do tempo e os screenshots da tela para verificação de alguma atividade que represente ameaça ao programa de compliance.

Saiba tudo o que você precisa para estruturar com sucesso a área de compliance da sua empresa neste whitepaper.

Descubra as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Conheça as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Não é tarefa fácil cumprir as normas legais e as regras estabelecidas para o segmento de mercado. O chamado compliance exige uma série de medidas para que seja aplicado com rigor, qualquer que seja o porte da empresa.

A sua estratégia de compliance está falhando? Você já se perguntou se conhece as reais causas por trás disso? Algumas delas podem ser desconhecidas e, dessa forma, não adianta você agir em determinados fatores se são outros os causadores do problema.

Por isso, listamos neste artigo as principais falhas de compliance cometidas pelas organizações e como elas põem em risco a sobrevivência das empresas. Confira se alguma delas está atingindo o seu negócio.

5 falhas de compliance que podem estar arruinando sua estratégia

Falha 1: tomar decisões com pressa

Na maioria dos casos, os requisitos exigidos às empresas para que atuem dentro dos direcionamentos estabelecidos pelo setor de compliance têm prazo muito curto para serem cumpridos. Dessa forma, as organizações se precipitam em muitas decisões, no ímpeto de cumprirem todas as normas no período estabelecido. Por isso, cometem falhas que podem comprometer seriamente as políticas corporativas.

Sendo assim, a pressa é uma das principais causas que levam as empresas a terem prejudicadas as suas estratégias de compliance. O aconselhável é que os gestores façam um planejamento com antecedência, que garanta que as normas exigidas sejam cumpridas levando em consideração todos os fatores de segurança.

Falha 2: assumir uma postura passiva

As empresas que optam por manter uma postura passiva, apenas reagindo e remediando os problemas, têm não apenas a estratégia de compliance em risco, mas também sua sobrevivência.

Ao se preocupar em tomar decisões que respeitem normas e regras do negócio, a empresa gera economia e diminui a ocorrência de erros. Além disso, quando os gestores se antecipam aos problemas, é possível se programarem com antecedência. Ou seja, para eles, não existem novidades na condução dos negócios, uma vez que os cenários já estão previstos.

Por exemplo, a demissão de um colaborador ou a troca de um fornecedor demanda estudos do impacto financeiro ou ainda dos suprimentos para girar o negócio. A medida adequada deve ser a de manter uma atitude de antecipação, que toma as rédeas do negócio e conduz a empresa sempre aos melhores resultados.

Falha 3: não identificar as próprias necessidades

Empresas pressionadas por prazos de compliance tornam-se tão ansiosas pelo cumprimento dos requisitos que buscam fornecedores de tecnologia sem entender realmente quais são as necessidades do negócio.

É comum que grandes companhias adquiram ferramentas e passem ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras. No entanto, essa é uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança, que deve já chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É claro que o fornecedor deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, a empresa deve fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para corroborar a medida.

Falha 4: aplicar medidas extremas

A apreensão de não atingir o nível de segurança e não estar de acordo com os regimentos e as leis do setor, leva muitos gestores a tomarem medidas radicais demais, sem avaliar o impacto dessas iniciativas no dia a dia dos usuários.

Um exemplo é quando, na tentativa de evitar desvio de dados por meio de dispositivos USB, as companhias bloqueiam todas as portas nas máquinas dos funcionários. Além de não funcionar, porque o colaborador com má intenção pode simplesmente imprimir ou enviar por e-mail os dados que quiser roubar, essas práticas atrapalham a rotina de pessoas que realmente precisam dessa tecnologia para terem melhor produtividade.

Falha 5: não avaliar a segurança dos dados

De nada adianta aplicar inúmeras medidas de compliance se a empresa não avaliar a segurança dos dados. Para isso, antes de tudo, é preciso contar com uma ferramenta que identifique os possíveis riscos de dados do negócio, se há ameaças vindas de acessos externos etc.

O fSense é um sistema que auxilia nesse controle porque, ao ser instalado nas estações de trabalho dos colaboradores, monitora se os softwares definidos nas normas da empresa estão sendo usados. Além disso, o sistema faz prints de tela dessas estações, possibilitando acompanhar em tempo real se os colaboradores estão acessando aplicações consideradas perigosas para a segurança dos dados da empresa.

Sendo assim, sem um sistema inteligente, como o fSense, é impossível alcançar o cumprimento das regras. Os gestores devem ter muito bem articulados e mapeados os dados da organização. Assim, torna-se necessário apenas reforçar as políticas de segurança, de acordo com os requisitos legais e regulatórios.

Como o fSense pode ser útil na sua estratégia de compliance

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que coleta informações sobre as atividades dos usuários em suas estações de trabalho. A partir da instalação, os dados sobre o comportamento de cada um de seus colaboradores são centralizados em um dashboard. Assim, você consegue identificar as causas das principais falhas de segurança da sua empresa e criar políticas para freá-las.

Quer saber tudo sobre como estruturar com sucesso a área de Compliance? Neste whitepaper, você encontra as principais informações.

Saiba como problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade para a equipes home office e o que você deve fazer para superá-los.

Home office: problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade

O home office é uma modalidade adotada por 40% dos trabalhadores nos Estados Unidos. No Brasil, 26% das grandes empresas já oferecem a possibilidade do home office para, ao menos, uma parte dos seus funcionários. Os motivos por trás da popularidade desse modelo de trabalho é o aumento da produtividade dos colaboradores e a economia da empresa com os gastos relacionados a infraestrutura.

Para conferir mais vantagens do home office para o seu negócio, leia este artigo: “Home office: benefícios e vantagens para sua empresa“.

No entanto, nem tudo são flores. Muitas empresas e gestores têm dificuldade em gerir trabalhadores remotos, o que traz problemas para a produtividade e o engajamento da equipe home office.

Neste artigo, vamos tratar dos principais problemas causados pela má gestão de colaboradores home office, segundo a “The Workplace Revolution“, pesquisa realizada pelo grupo Regus e publicada em 2017.

Os principais problemas causados pela má gestão de equipes home office

Muitas empresas oferecem a modalidade home office sem, no entanto, oferecer ou cobrar que o colaborador possua infraestrutura adequada para trabalhar. Como consequência, o funcionário não consegue ser produtivo.

A infraestrutura adequada pode ou não ser oferecida pela empresa. O que importa é que o colaborador tenha um espaço exclusivo para trabalho, com um computador que suporte as suas atividades e boa conexão de internet, uma vez que reuniões virtuais, uploads e downloads são muito necessários nesse tipo de trabalho.

Sem a infraestrutura necessária, o trabalho pode se tornar mais lento, por conta da conexão ruim, de um computador que apresenta problemas continuamente ou, até mesmo, por conta das interrupções causadas pela família – que é um problema apontado por 48% dos entrevistados da pesquisa do Regus.

Por conta de todos esses problemas, muitos dos colaboradores (45%) entrevistados para a pesquisa apontam que têm dificuldades de se concentrar no trabalho.

Por que esses problemas são culpa da gestão?

Todos os principais problemas apontados pelo estudo realizado pelo grupo Regus são por falta de organização da empresa em relação à modalidade de trabalho home office.

Para efetuar contratações home office, é preciso pensar na infraestrutura que será utilizada pelo colaborador. Avalie se a sua empresa será responsável por fornecer o equipamento de trabalho ou se as contratações serão feitas mediante comprovação da infraestrutura do colaborador.

Além disso, é necessário utilizar softwares que permitam à empresa comprovar a produtividade do colaborador.

Existem no mercado opções de sistemas que, quando instalados na estação de trabalho que se deseja monitorar, printam a tela do colaborador e até mesmo as imagens da webcam, de modo a garantir que o funcionário está mesmo realizando o seu trabalho em seu escritório.

Além de prints, sistemas de monitoramento também conseguem verificar quais softwares e aplicações estão sendo utilizados pelo seu colaborador. No caso de home office, isso é importante para garantir que sejam seguidas as normas da empresa em relação aos sistemas utilizados no trabalho.

Em tempos em que a segurança da informação deve ser uma prioridade para a empresa, ter normas de conduta definidas é fundamental para garantir que dados e informações não sejam vazados. Trabalhando com equipes remotas, esse controle deve ser feito de maneira ainda mais rígida.

Tomando esses cuidados, vale a pena investir em home office

Superando os problemas apontados através da organização da gestão de equipes remotas, é possível ter uma excelente experiência com o home office. 56% dos entrevistados pelo Regus garantem que a sua produtividade aumenta com o trabalho remoto, por conta de seus benefícios e da boa infraestrutura da qual desfrutam.

Se você quer um software que te ajude a acabar com os problemas de produtividade da sua equipe remota, conheça o fSense. Trata-se de um sistema de monitoramento em nuvem que tem inúmeras funções para auxiliar sua empresa a engajar os colaboradores home office e aumentar a sua produtividade.

Gestão transparente: o que você precisa saber

Gestão transparente: o que você precisa saber

Você sabe o que é gestão transparente? Trata-se de um modelo de gestão cada vez mais popular entre empresas de todos os portes e que tem como intuito aumentar a produtividade através do engajamento de colaboradores.

Neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é gestão transparente, quais são os seus benefícios e quais atitudes devem ser tomadas pela empresa para adotar esse modelo.

O que é gestão transparente?

Como o próprio nome diz, o modelo de gestão transparente é uma maneira de administrar que preza a transparência. Isso quer dizer que as informações pertinentes ao negócio são divididas com toda a equipe e, não, restritas às pessoas que ocupam cargos mais altos.

Por conta dessa característica desse modelo de gerência, as hierarquias passam a ser menos relevantes no cotidiano da empresa, o que contribui para a existência de relações horizontalizadas, em que o gestor participa diretamente da sua equipe.

Por que adotar a gestão transparente?

Democracia na distribuição de informações

Entre os principais benefícios da gestão transparente, está a democratização da distribuição da informação. Uma vez que as informações não ficam restritas apenas a diretores, os demais colaboradores conseguem entender melhor o reflexo das suas tarefas na execução de um projeto maior. Isso aumenta o senso de responsabilidade de cada um deles e, consequentemente, melhora sua produtividade.

Melhoria da capacidade de retenção de talentos

A gestão transparente pode ajudar até mesmo na retenção de talentos em sua empresa. Isso porque dividir informações com os profissionais qualificados melhora a relação de confiança entre eles e a empresa. Com isso, eles se sentem mais seguros e menos propensos a procurar outras oportunidades de emprego.

Aumento do engajamento dos colaboradores

Já falamos aqui sobre como a gestão transparente pode aumentar o senso de responsabilidade da equipe. Mas, como essa é uma das principais vantagens desse modelo, é sempre bom reforçá-la. Quando você divide o panorama da sua empresa com os colaboradores, eles conseguem apreender a importância do seu trabalho nesse contexto.

Além disso, com vitórias e fracassos sendo compartilhados, os colaboradores se sentem mais motivados a entregar o melhor resultado. Nesse contexto, todas as funções têm uma grande importância dentro de cada projeto, o que impacta positivamente o trabalho individual de cada colaborador.

Diminuição de conflitos internos

Muitos dos conflitos que surgem entre colaboradores são frutos de informações erradas. Com a gestão transparente, a circulação informal de informações deixa de acontecer, abrindo espaço para um modelo de compartilhamento que contribui para a melhoria da harmonia nas relações internas.

O que fazer para implantar a gestão transparente em sua empresa?

Agora que você já conhece os principais benefícios de gerir priorizando a transparência, veja o que fazer para implementá-la em sua empresa:

Melhorar o fluxo de comunicação

A primeira atitude a ser tomada quando se decide fazer gestão transparente é diminuir a burocracia envolvida nos fluxos de comunicação da empresa. Para isso, é importante tomar algumas ações:

  • eliminar a agenda de atendimento de gestores a colaboradores, permitindo que qualquer membro da equipe possa, a qualquer momento, falar com um gestor;
  • integrar os gestores ao cotidiano de trabalho da equipe, deixando de utilizar salas privativas ou paredes divisórias;
  • deixar de utilizar espaços exclusivos para gestores, unindo lideranças e colaboradores e aumentando o tempo que passam juntos.

Seguindo essas orientações, há também uma melhoria no fluxo reverso da comunicação, isso é, o que vem dos colaboradores para os gestores. Isso também é positivo para a empresa por embasar melhor a tomada de decisões.

Utilizar de maneira efetiva os meios de comunicação internos

Se a sua empresa já possui murais de aviso, intranet e newsletter interna, é hora de utilizar esses meios em todo o seu potencial. Para isso, veicule nesses canais informações que são realmente relevantes e completas para os colaboradores.

Formar equipes confiáveis

Talvez você tenha chegado até aqui um pouco desconfortável com a possibilidade de que todos os colaboradores estejam informados sobre a realidade da empresa. Acontece que, caso você esteja pensando assim, o problema está na confiança que você tem em seus colaboradores e não no modelo de gestão. Por isso, talvez seja o momento certo de rever seus critérios de seleção e recrutamento.

A confiança no seu colaborador deve começar desde o processo de contratação, porque isso motiva o colaborador e o ajuda a alcançar as expectativas da empresa. Para isso, é importante investir em um sistema de seleção que avalie não só as competências do possível contratado, mas também se os valores desse futuro colaborador dialogam com os da empresa.

Utilizar sistemas para apoiar a transparência da gestão

Considerando a revolução empresarial ocasionada pela transformação digital, é muito provável que sua empresa utilize automação de processos e sistemas no seu cotidiano, certo? Você pode aproveitar esses mesmos softwares para repassar informações para os seus colaboradores.

Por exemplo, os ERPs disponibilizam os pedidos realizados e faturados pelo negócio, o número de item em estoques etc. Esses dados podem ser encontrados por qualquer pessoa que tenha permissão de acessar o sistema e, por serem automáticos, são confiáveis. Assim, informações podem ser repassadas aos colaboradores sem necessariamente envolver o gestor.

Como o compliance pode auxiliar a transparência da gestão

O que é compliance?

Entende-se por compliance as ações que se dedicam a garantir o cumprimento das normas empresariais.

Antes, o compliance era utilizado apenas por empresas cujo segmento de atuação possuía alto padrão de regulamentação. Agora, negócios de outros ramos têm percebido o quanto essas ações podem ser vantajosas, principalmente no que tange à confiança dos interessados no sucesso de negócio – os stakeholders.

Chamamos as práticas que visam aumentar a confiança dos stakeholders no negócio de governança corporativa. A transparência é uma dessas práticas, afinal, ao dividir as informações com investidores e colaboradores, eles se sentem mais seguros em relação à empresa.

A função do compliance na gestão transparente

No contexto da gestão transparente, o compliance é justamente a maneira de garantir que as normas de transparência sejam seguidas por todas as pessoas da empresa.

Uma prerrogativa à aplicação do compliance é a definição das normas de conduta. Depois de definidas, o compliance passa a verificar se elas estão ou não sendo seguidas com o objetivo de proteger a organização.

É importante ressaltar que tanto gestores quanto colaboradores devem adotar as normas empresariais e, caso faltem com elas, devem ser sancionados da mesma maneira. Essas sanções devem ser conhecidas por todos, seguindo o modelo de gestão transparente. Isso garante equilíbrio no clima organizacional.

O compliance deve fiscalizar o que realmente é importante para a empresa. Caso contrário, ele será visto como uma maneira “chata” de controlar os colaboradores e, ainda, sobrecarregar o setor.

Como aplicar a governança corporativa

Para aumentar a confiança existente entre stakeholders e administradores, é importante garantir que os gestores tomem decisões que beneficiem a todos e que elas sejam pautadas em parâmetros preestabelecidos e conhecidos por todos.

Para isso, é importante formar comitês com representantes dos stakeholders, tanto internos (como funcionários) quanto externos (como fornecedores e acionistas). Esses comitês devem participar da tomada de decisão, não necessariamente com a palavra final, mas com a finalidade de representarem os interesses de todos os envolvidos na empresa e, assim, validar as decisões.

Outra maneira de credibilizar as decisões e apoiar a governança é estabelecer princípios que guiem as tomadas de decisão da empresa. Esses princípios devem ser conhecidos por toda a equipe e alinhados à missão, à visão e aos valores do negócio.

Seguindo essas orientações, toda a equipe vai saber como as decisões da empresa são tomadas, o que também contribui para a segurança do time em relação ao que está acontecendo.

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