Segurança de dados: 5 dicas para sua empresa utilizar

A pandemia de Covid-19 acelerou a digitalização de diversos processos, tornando as empresas cada vez mais conectadas. Assim, a preocupação com a Segurança de Dados se torna uma das prioridades do negócio. 

Uma pesquisa publicada recentemente mostra que 8 em cada 10 líderes sofreram impacto em suas operações com o aumento de ataques digitais durante a pandemia. 

Por isso, se atentar para a segurança de dados é fundamental. Mas como colocar em prática? 

Hoje te mostramos 5 passos para desenvolver esse trabalho na sua empresa! Boa leitura.

 5 passos para sua empresa melhorar a segurança de dados 

Ter ferramentas e colaboradores treinados para te ajudar nesse processo é muito importante. 

Por isso, confira algumas dicas: 

1 – Invista em treinamento para sua equipe 

Colaboradores bem treinados para compreender e lidar com as mudanças e com a segurança dos dados é fundamental. 

Por isso, quando decidir aplicar qualquer mudança na empresa, comece dando informação a sua equipe. 

2 – Aplique políticas de Compliance 

O compliance vem do inglês “To comply”, que em tradução para o português pode ser entendido como “agir de acordo com regras e procedimentos”.

Assim, o compliance basicamente significa colocar a empresa em conformidade com regras, normas e controles internos e externos. 

Com normas abrangendo regras trabalhistas, fiscais, contábeis, financeiras e etc, a segurança de dados pode ser incluída na lista. 

Dessa forma, o compliance é uma maneira de garantir que a política de segurança está sendo cumprida. Permitindo a tranquilidade para o trabalho e para as atividades da empresa como um todo, uma vez que o compliance é um grande aliado da segurança digital. 

3 – Não se esqueça da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor no final de 2020 visando regulamentar o uso e tratamento de dados pessoais por empresas no nosso país. 

Assim, independente da área de atuação, as empresas precisam ter atenção aos dados pessoais sensíveis para estar em conformidade e, além disso, é necessário ter atenção redobrada para proteger os dados dos clientes, fornecedores e colaboradores. 

4 – Tenha um protocolo para transferência de arquivos 

Os protocolos de rede são uma sequência de normas que permitem a comunicação entre computadores. 

Assim, as transferências de arquivos podem ser feitas com maior segurança, através de um canal específico entre as partes envolvidas. 

5 – Invista em tecnologia

Hoje já existem soluções tecnológicas para te ajudar na proteção de dados da sua empresa. 

O fSense, por exemplo,  é uma plataforma de monitoramento de estações de trabalho, dessa forma o uso da rede e registra o acesso a sites e aplicações não aprovadas pela empresa podem ser observados facilmente. 

Assim, a plataforma é útil para evitar riscos como o vazamento de informações confidenciais. 

Agora que você já sabe sobre a importância de investir na segurança de dados da sua empresa e como fazer isso em apenas 5 passos, que tal continuar se informando?

 Clique aqui e acesse mais conteúdos do nosso blog! 

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Desafios do home office: como se relacionar com os colaboradores?

Trabalhar em home office não é tão simples e descolado como parece. Igualmente, gerir equipes de trabalho a distância têm diversos desafios que acabam exigindo atenção do gestor.

 

A princípio, todo relacionamento precisa de cuidados, principalmente no ambiente de trabalho. Do mesmo modo, ter uma boa comunicação a distância é complicado devido aos inúmeros ruídos de comunicação que podem surgir.

 

Mas, com as estratégias certas é possível sim manter um bom relacionamento com os colaboradores no home office. 

 

Veja algumas dicas que separamos para te ajudar com este desafio:

 

Por que ter um bom relacionamento com os colaboradores é importante?

O trabalho home office foi adotado por diversas empresas devido a pandemia e grande parte delas decidiu continuar neste modelo. 

Contudo, além dos prós, como a maior flexibilidade de horários, redução de custos operacionais e modernização de processos; há também os contras, como problemas como distrações fáceis e, consequentemente, maior demora na entrega ou conclusão de atividades ocorrem constantemente.

Logo, a dica é: mantenha um bom relacionamento home office com seus colaboradores. Isso é importante porque as atividades e a comunicação precisam fluir fácilmente. Assim, todos os processos se tornam mais simples quando o relacionamento entre os membros da equipe e os gestores é bom.

Como manter um bom relacionamento no home office:

Para manter uma comunicação agradável com seus colaboradores que estão trabalhando a distância, siga e aplique os seguintes passos:

 

1 –  Use uma plataforma de comunicação eficaz:

Primeiramente, é preciso que você busque a utilização de um sistema ou aplicativo de troca de mensagens ou áudio. O objetivo dessa escolha é facilitar a comunicação e a execução do trabalho entre a equipe.

 

Ter esse cuidado é importante para qualquer área, uma vez que dúvidas podem surgir e os serviços prestados pelos colaboradores seja complementar. Ou seja, é preciso que haja comunicação entre a equipe.

 

2 – Determine regras para o Home Office

A liberdade do home office é muito agradável, porém, toda a independência pode ocasionar problemas de produtividade se não houver regras. Sendo assim, estipule metas, prioridades e regras para a jornada de trabalho a distância.

Você pode colocar como regra: 

  • Seguir horários estipulados para entregas e usar ferramentas de gerenciamento de tempo;
  • Ter atenção aos e-mails, mensagens, ligações e sistemas que são utilizados para que a comunicação flua devidamente;
  • Seguir um checklist da função;
  • Cumprir metas de entregas para o dia/semana.

3 – Implemente sistemas de monitoramento de computadores

Como você já percebeu, a comunicação é a chave para um bom relacionamento com os colaboradores. Entretanto, o microgerenciamento, que é ter que chamar a pessoa constantemente pode acabar afetando a produtividade e consequentemente a motivação da equipe.

Portanto, uma boa saída para acompanhar o que o time está fazendo sem gerar incômodos na comunicação é usar soluções como o software de monitoramento de computadores fSense.

O fSense é ideal para viabilizar operações home office, pois mensura a produtividade de cada membro da equipe. Igualmente, ele também fornece acesso em tempo real e relatórios personalizados para te ajudar a melhorar a performance e minimizar riscos de compliance na operação.

 

Pronto para vencer os desafios de relacionamento com os colaboradores em home office? Use as dicas acima e teste grátis por 14 dias o fSense para otimizar a comunicação e o controle da sua equipe.

Conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

Compliance: conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

As ações de compliance têm crescido e cada dia mais as empresas se comprometem com as práticas legais e éticas, reduzindo os riscos das não conformidades na condução dos negócios.

As empresas têm valorizado os mecanismos, as práticas e os programas de compliance, que compreendem ainda programas de integridade, governança empresarial e ética corporativa.

As grandes operações de investigação da Polícia Federal, a partir de denúncias a um grande número de políticos, empresários e executivos, contribuíram para as empresas brasileiras se conscientizarem sobre os riscos de fraudes internas, corrupção e não conformidades com leis e regulamentos. Com isso, o compliance passou a exercer um papel fundamental na decisão de negócios.

Dessa forma, as empresas também passaram a se atentar mais quanto aos prejuízos causados pelas não conformidades. Neste artigo, saiba quais são os principais riscos de não tratar compliance com a relevância necessária.

O que são não conformidades?

Quando uma organização está em não conformidade significa dizer que um ou mais processos estão sendo realizados de maneira errada ou diferente da maneira como estabelece determinada norma. Esse erro gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes, que não estão alinhados a determinados itens dessa norma.

A padronização do sistema de gestão da empresa permite que os processos se alinhem aos requisitos da norma e impede que produtos e serviços sejam oferecidos fora do padrão de qualidade, aquém das expectativas dos clientes.

Em linhas gerais, não conformidade é não atender a determinado requisito da norma, é a empresa não estar alinhada à norma em questão.

O que causa as não conformidades?

As não conformidades podem ocorrer devido a:

  • não atendimento a requisitos de clientes e contratos;
  • requisitos de sistema de gestão não atendidos em auditorias internas;
  • produto ou serviço que não apresente características especificadas;
  • lei ou regulamento não respeitado.

Quais são os riscos das não conformidades para a empresa?

São inúmeros os prejuízos que a empresa pode ter ao não tratar as não conformidades, dependendo do segmento em que ela atua.

As multas referentes às não conformidades costumam ser altíssimas, mas esse é o menor dos prejuízos. O pior é quando a empresa tem a reputação atingida, o que leva à perda de clientes, de fornecedores e até mesmo de executivos.

Quando a empresa está envolvida em fraudes e corrupção, coloca em risco ainda a imagem da Administração Pública, o que pode ampliar o problema a proporções impossíveis de reverter, levando à falência.

Além disso, há os casos em que clientes pedem indenização por sofrerem danos. Por exemplo, o simples fato de uma empresa que vende produtos frágeis não colocar essa informação na caixa de transporte pode levar a danos durante a logística e o cliente pode responsabilizar a empresa por isso.

Como evitar as não conformidades?

Embora seja impossível garantir que uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, nunca tenha erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.

Para isso, há algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira estar alinhada às normas:

Capacite os colaboradores

Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre as não conformidades. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de não conformidade, ação corretiva, correção e ação preventiva para estarem preparados para qualquer atividade desse cunho na empresa.

Promova mensurações

Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos. Além disso, alinhe esses indicadores às metas estratégicas da organização.

Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades

É fundamental que todos os colaboradores saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e para a correção das não conformidades na empresa. Portanto, defina ações para corrigir as não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área de compliance.

Reforce a importância do sistema de gestão

Crie a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas. Portanto, todos são responsáveis pelo cumprimento da norma em questão.

Como tratar as não conformidades?

Estabeleça metas

A partir de um plano estratégico, é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Ao organizar metas, é possível observar com mais detalhes os processos e, portanto, onde podem ocorrer ou onde já acontecem as não conformidades. Estipule também no planejamento estratégicos itens que constem a análise das não conformidades.

Utilize ferramentas

As ferramentas da qualidade devem atuar nas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Faça ações corretivas

Com a análise de origem e causa das não conformidades, é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo nem recursos em correções.

Conclusão

Qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento, precisa estar atenta às ações de compliance. São elas que preveem e identificam as não conformidades para conduzir a empresa às melhores tratativas.

É por isso que a sua empresa precisa saber como estruturar com sucesso a área de compliance. Leia este whitepaper e conheça os principais passos para te ajudar nessa tarefa.

Saiba como problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade para a equipes home office e o que você deve fazer para superá-los.

Home office: problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade

O home office é uma modalidade adotada por 40% dos trabalhadores nos Estados Unidos. No Brasil, 26% das grandes empresas já oferecem a possibilidade do home office para, ao menos, uma parte dos seus funcionários. Os motivos por trás da popularidade desse modelo de trabalho é o aumento da produtividade dos colaboradores e a economia da empresa com os gastos relacionados a infraestrutura.

Para conferir mais vantagens do home office para o seu negócio, leia este artigo: “Home office: benefícios e vantagens para sua empresa“.

No entanto, nem tudo são flores. Muitas empresas e gestores têm dificuldade em gerir trabalhadores remotos. E isso traz problemas para a produtividade e o engajamento da equipe home office.

Neste artigo, vamos tratar dos principais problemas causados pela má gestão de colaboradores home office. Esses dados foram levantados segundo a “The Workplace Revolution“, pesquisa realizada pelo grupo Regus e publicada em 2017.

Os principais problemas causados pela má gestão de equipes home office

Muitas empresas oferecem a modalidade home office sem, no entanto, oferecer ou cobrar que o colaborador possua infraestrutura adequada para trabalhar. Como consequência, o funcionário não consegue ser produtivo.

A infraestrutura adequada pode ou não ser oferecida pela empresa. Afinal, o que importa é que o colaborador tenha um espaço exclusivo para trabalho. Isso inclui um computador que suporte as suas atividades e boa conexão de internet, uma vez que reuniões virtuais, uploads e downloads são muito necessários nesse tipo de trabalho.

Sem a infraestrutura necessária, o trabalho pode se tornar mais lento. Esses problemas de infraestrutura podem ser por conta da conexão ruim, de um computador que apresenta problemas continuamente ou, até mesmo, por conta das interrupções causadas pela família. Essas interrupções – que é um problema apontado por 48% dos entrevistados da pesquisa do Regus.

Por conta de todos esses problemas, muitos dos colaboradores (45%) entrevistados para a pesquisa apontam que têm dificuldades de se concentrar no trabalho.

Por que esses problemas são culpa da gestão?

Todos os principais problemas apontados pelo estudo realizado pelo grupo Regus são por falta de organização da empresa em relação à modalidade de trabalho home office.

Para efetuar contratações home office, é preciso pensar na infraestrutura que será utilizada pelo colaborador. Avalie se a sua empresa será responsável por fornecer o equipamento de trabalho ou se as contratações serão feitas mediante comprovação da infraestrutura do colaborador.

Além disso, é necessário utilizar softwares que permitam à empresa comprovar a produtividade do colaborador.

Existem no mercado opções de sistemas que, quando instalados na estação de trabalho que se deseja monitorar, printam a tela do colaborador e até mesmo as imagens da webcam. Assim, garantem que o funcionário está mesmo realizando o seu trabalho em seu escritório.

Além de prints, sistemas de monitoramento também conseguem verificar quais softwares e aplicações estão sendo utilizados pelo seu colaborador. No caso de home office, isso é importante para garantir que sejam seguidas as normas da empresa em relação aos sistemas utilizados no trabalho.

Em tempos em que a segurança da informação deve ser uma prioridade para a empresa, ter normas de conduta definidas é fundamental para garantir que dados e informações não sejam vazados. Trabalhando com equipes remotas, esse controle deve ser feito de maneira ainda mais rígida.

Tomando esses cuidados, vale a pena investir em home office

Superando os problemas apontados através da organização da gestão de equipes remotas, é possível ter uma excelente experiência com o home office. 56% dos entrevistados pelo Regus garantem que a sua produtividade aumenta com o trabalho remoto, por conta de seus benefícios e da boa infraestrutura da qual desfrutam.

Se você quer um software que te ajude a acabar com os problemas de produtividade da sua equipe remota, conheça o fSense. Trata-se de um sistema de monitoramento em nuvem que tem inúmeras funções para auxiliar sua empresa a engajar os colaboradores home office e aumentar a sua produtividade.

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Monitoramento de improdutividade: como garantir o sucesso com o fSense

Monitoramento de improdutividade: como garantir o sucesso com o fSense

Acompanhar e mensurar a produtividade de uma equipe é uma das grandes responsabilidades de um gerente de compliance, mas algumas estratégias como o monitoramento com o fSense podem simplificar bastante essa tarefa.

Como você sabe, a gestão de pessoas é um grande desafio para as empresas contemporâneas, pois manter um grupo de funcionários motivado e trabalhando em alta performance envolve uma série de providências e ações.

O tema é tão relevante e atual que preparamos este material para que você compreenda como o fSense pode auxiliá-lo a alcançar um bom nível de produtividade em sua empresa, extraindo todo o potencial de seus colaboradores.

Quer entender melhor? Então, continue com a leitura!

Monitorar com qualidade: o segredo para o sucesso

Você consegue monitorar a produtividade de seus colaboradores? Como tem feito isso em sua empresa?

É importante iniciarmos este material com esse tipo de provocação, pois grande parte dos gestores ainda não conseguem monitorar com qualidade e apenas acompanham o problema.

De modo geral, o que queremos dizer é que monitorar é muito mais do que saber se um funcionário está produzindo ou não. Afinal, quase sempre, isso é apenas consequência de alguma falha ou problema existente.

A ideia difundida pelo fSense tem esse grande diferencial, pois tem como foco encontrar gaps de produtividade — isto é, encontrar as raízes do problema e não apenas a falha em si.

Imagine que a sua equipe esteja com uma demanda para ser entregue, mas houve um atraso na tarefa. O sistema não apenas identificou o atraso, como percebeu que determinado funcionário acessou um site de notícias diversas vezes enquanto deveria trabalhar.

Obviamente, a intenção não é gerar demissões, mas auxiliar o gestor a encontrar as fontes dos problemas de improdutividade e, dessa forma, identificar o melhor método de intervenção.

O monitoramento com o fSense e a percepção de gaps

Conforme dito, o monitoramento com o fSense é uma maneira diferenciada de gerir a produtividade de seus colaboradores. Mas, como isso funciona? Em resumo, a ferramenta consegue se integrar a algumas APIs existentes na empresa.

Para que fique mais claro, imagine que seus funcionários estão sujeitos ao ponto como registro de jornada de trabalho. Ao passar pela catraca de entrada, a API já estará interligada com o fSense e você poderá ter acesso a dados relevantes, como:

  • entrou às 8:01 na empresa;
  • às 8:03 bateu o ponto;
  • Ligou o computador às 8:23.

Observa-se que, apesar de disponível para o trabalho desde as 8:03, o funcionário só ligou o computador 20 minutos depois, relevando uma perda de produtividade.

Com o software, fica mais fácil identificar o gap e investigar as razões para o problema. Isto é, o que ele estava fazendo e qual o motivo dessa ociosidade.

Outro exemplo interessante seria o acesso reiterado a redes sociais durante o expediente. Como você sabe, o acesso ao Facebook, Instagram e WhatsApp retira o foco no trabalho e gera interrupções de produtividade. Com o fSense, você consegue mapear esses intervalos, classificá-los como improdutivos e bloquear o acesso a esses serviços.

Existem inúmeras situações que atrapalham o correto andamento do trabalho, mas é importante observar que o uso da ferramenta contribui significativamente para otimizar o tempo de atividade dos funcionários, já permite o diagnóstico e o cruzamento com o fSense Analytics para determinar a (im)produtividade de um grupo ou funcionário.

A redução de custos: uma vantagem expressiva

Reduzir custos é uma grande meta empresarial, não é mesmo? O que você talvez ainda não tenha percebido é que o fSense é uma ferramenta que contribui consideravelmente para o alcance desse objetivo.

Ao identificar gaps, demonstrar aos seus superiores em que fases do processo eles se encontram e traçar estratégias para superá-los, você acaba contribuindo para um ganho de performance de sua equipe de trabalho.

Se o gap é identificado e minimizado, o trabalho é entregue com mais rapidez e qualidade, o que otimiza o custo empresarial como um todo. Agora, se esse tipo de atuação é interessante com um funcionário, imagine o efeito positivo que gera quando analisamos uma grande equipe.

Sempre que você identifica um gap e trabalha para corrigi-lo — seja em um processo de workflow, de produtividade, de compliance ou mesmo CSC —, você tem melhores condições de traçar uma intervenção mais precisa, ganhando em produtividade e mais receita.

O trabalho home office e o combate à improdutividade

O trabalho remoto — ou home office — é uma forme tendência para o mercado brasileiro. Atualmente, atraídas pelos benefícios que esse modelo proporciona, inúmeras empresas começam a investir nisso e a dar mais liberdade aos seus colaboradores.

No entanto, liberdade jamais deve ser confundida com falta de responsabilidade — e improdutividade. Nesse aspecto, é interessante observar que o fSense permite o monitoramento até nesse tipo de situação. Ainda que o funcionário não esteja na empresa, sua produtividade deve ser mensurada. É possível, por exemplo, saber a que horas o indivíduo ligou o computador, fez login no sistema e quando foram feitas alterações no projeto.

Via de regra, a única mudança expressiva é o local de trabalho, já que você poderá, inclusive, limitar o acesso a sites inapropriados durante o horário em que o funcionário deve estar trabalhando. Afinal, o trabalho é feito de outro local que não a empresa, mas a produtividade deve ser a mesma — ou ainda melhor.

Transparência e facilidade de manuseio

Produtividade é a palavra do momento no cotidiano de empresas que vislumbram um crescimento saudável e duradouro. Sempre que uma equipe é motivada e produtiva, a empresa obtém bons resultados e supera suas metas.

No entanto, fica sob responsabilidade dos gestores coordenar a equipe, fazendo com que ela dê sempre o seu melhor e contribua, verdadeiramente, para o sucesso do negócio. Como você sabe, isso nem sempre é tão simples. Por outro lado, há de se ressaltar que decisões inteligentes, como investir em um software de monitoramento de produtividade, pode ser o seu grande diferencial. O fSense é uma ferramenta completa e extremamente simples de ser manuseada — o que desburocratiza e simplifica o acesso aos dados e relatórios, que podem apontar as causas de improdutividade.

Estamos falando de vantagem competitiva e, sem dúvidas, transparência e facilidade são características que transformam um software em um grande aliado na luta por destaque no mercado.

Portanto, o monitoramento com o fSense é eficaz e vantajoso para a sua empresa. Seja qual for o porte ou ramo de atuação, é certo que produtividade e maior rentabilidade são alguns dos objetivos da sua companhia, e esse software pode ajudá-lo a alcançar tais metas com muito mais qualidade.

Ficou interessado e quer aproveitar todos esses benefícios em sua empresa? Não perca mais tempo e entre em contato conosco! Estamos preparados para atendê-lo!