Desafios do home office: como se relacionar com os colaboradores?

Trabalhar em home office não é tão simples e descolado como parece. Igualmente, gerir equipes de trabalho a distância têm diversos desafios que acabam exigindo atenção do gestor.

 

A princípio, todo relacionamento precisa de cuidados, principalmente no ambiente de trabalho. Do mesmo modo, ter uma boa comunicação a distância é complicado devido aos inúmeros ruídos de comunicação que podem surgir.

 

Mas, com as estratégias certas é possível sim manter um bom relacionamento com os colaboradores no home office. 

 

Veja algumas dicas que separamos para te ajudar com este desafio:

 

Por que ter um bom relacionamento com os colaboradores é importante?

O trabalho home office foi adotado por diversas empresas devido a pandemia e grande parte delas decidiu continuar neste modelo. 

Contudo, além dos prós, como a maior flexibilidade de horários, redução de custos operacionais e modernização de processos; há também os contras, como problemas como distrações fáceis e, consequentemente, maior demora na entrega ou conclusão de atividades ocorrem constantemente.

Logo, a dica é: mantenha um bom relacionamento home office com seus colaboradores. Isso é importante porque as atividades e a comunicação precisam fluir fácilmente. Assim, todos os processos se tornam mais simples quando o relacionamento entre os membros da equipe e os gestores é bom.

Como manter um bom relacionamento no home office:

Para manter uma comunicação agradável com seus colaboradores que estão trabalhando a distância, siga e aplique os seguintes passos:

 

1 –  Use uma plataforma de comunicação eficaz:

Primeiramente, é preciso que você busque a utilização de um sistema ou aplicativo de troca de mensagens ou áudio. O objetivo dessa escolha é facilitar a comunicação e a execução do trabalho entre a equipe.

 

Ter esse cuidado é importante para qualquer área, uma vez que dúvidas podem surgir e os serviços prestados pelos colaboradores seja complementar. Ou seja, é preciso que haja comunicação entre a equipe.

 

2 – Determine regras para o Home Office

A liberdade do home office é muito agradável, porém, toda a independência pode ocasionar problemas de produtividade se não houver regras. Sendo assim, estipule metas, prioridades e regras para a jornada de trabalho a distância.

Você pode colocar como regra: 

  • Seguir horários estipulados para entregas e usar ferramentas de gerenciamento de tempo;
  • Ter atenção aos e-mails, mensagens, ligações e sistemas que são utilizados para que a comunicação flua devidamente;
  • Seguir um checklist da função;
  • Cumprir metas de entregas para o dia/semana.

3 – Implemente sistemas de monitoramento de computadores

Como você já percebeu, a comunicação é a chave para um bom relacionamento com os colaboradores. Entretanto, o microgerenciamento, que é ter que chamar a pessoa constantemente pode acabar afetando a produtividade e consequentemente a motivação da equipe.

Portanto, uma boa saída para acompanhar o que o time está fazendo sem gerar incômodos na comunicação é usar soluções como o software de monitoramento de computadores fSense.

O fSense é ideal para viabilizar operações home office, pois mensura a produtividade de cada membro da equipe. Igualmente, ele também fornece acesso em tempo real e relatórios personalizados para te ajudar a melhorar a performance e minimizar riscos de compliance na operação.

 

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7 erros mais comuns dos gestores, segundo os colaboradores

7 erros mais comuns dos gestores, segundo os colaboradores

Qualquer tipo de relação é feita de troca, e no mercado de trabalho isso não poderia ser diferente. Para alcançar bons resultados, tanto para empresa, quanto para os colaboradores, é fundamental que os gestores e funcionários estejam alinhados e com uma comunicação assertiva.

É claro que a vida profissional não é feita apenas de acertos, os desafios do cotidiano são muitos, mas cabe aos gestores estarem atentos ao que pode ser melhorado na cultura organizacional. Para isso, é importante ouvir o que os colaboradores têm a dizer.

Neste artigo vamos conversar sobre os erros mais comuns dos gestores. Tem interesse no tema? Continue a leitura!

Listamos alguns dos erros mais comuns dos gestores

1. Não fornecer feedback

Não começamos pelo feedback à toa, talvez ele seja a maior fonte de informação e oportunidade para o colaborador melhorar o seu desempenho. Quando feito de forma correta, ajuda o funcionário a entender se ele está cumprindo com as expectativas da empresa e o que pode ser melhorado nas entregas do dia a dia. O feedback pode ser visto como uma ferramenta de melhoria contínua, por isso, é tão importante e valorizado.

2. Colocar metas irreais

A gente sabe que trabalhar com metas é fundamental para o sucesso de empresas e times, mas essas metas devem ser colocadas de acordo com a capacidade de entrega da equipe. Um dos erros mais comuns dos gestores é ser individualista e pensar apenas nos benefícios que a meta atingida terá para si ou para a empresa. Ouvir os colaboradores e entender se as metas estipuladas estão dentro do escopo que o time pode desenvolver é fundamental.

3. Não reter os talentos

Enxergar os colaboradores como peças que podem ser facilmente substituídas é um dos erros mais comuns dos gestores, isso acaba prejudicando a empresa, que provavelmente irá perder o funcionário que não se sente valorizado. Por isso, é importante reconhecer o trabalho, elogiar, fornecer feedbacks positivos, benefícios como bônus, cursos de capacitação e promoções internas. Na maioria das vezes os colaboradores acabam desistindo do cargo por falta de oportunidades dentro da empresa.

4. Não promover o desenvolvimento da equipe

Outro erro muito comum na gestão dos colaboradores é não desenvolver e estimular o aprendizado do time. Grande parte dos funcionários está pensando em como evoluir profissionalmente e busca empresas que incentivam o conhecimento e a especialização. Como falamos no item anterior, é um grande erro não reter os colaboradores que estão em busca de crescimento.

5. Não ser aberto a sugestões e críticas

Este é um item delicado e que merece atenção. Uma das principais características de um bom líder é saber ouvir, por isso, é primordial que ele esteja aberto a conversar com os colaboradores e também a ouvir. Sabemos que receber críticas não é agradável, mas através delas é possível enxergar pontos a que podem ser melhorados, provocando uma autorreflexão.

6. Não ter uma comunicação clara e objetiva

Começamos este artigo falando sobre a comunicação porque entendemos que ela é a base da relação entre gestores e colaboradores. Dessa forma, falar com clareza sobre os objetivos da empresa, quais tarefas precisam ser executadas, estabelecer prazos para as entregas e comunicá-los com transparência é um grande trunfo para o sucesso de qualquer empresa.

7. Falta de confiança na equipe

Um gestor que não confia na sua equipe certamente não conseguirá obter grandes resultados. Isso acontece porque normalmente ele não consegue delegar tarefas, controla excessivamente o trabalho do time e muitas vezes acaba atrapalhando o desenvolvimento. É preciso orientar, incentivar a assumir riscos e dar autonomia para os colaboradores, isso faz parte de uma boa liderança.

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Cultura de feedback: home office também pode se beneficiar dessa mindset!

Cultura de feedback: home office também pode se beneficiar dessa mindset!

Com a pandemia do coronavírus, muitas empresas estão oferecendo a possibilidade do trabalho a distância. E, por isso, nesse momento é essencial ter tato e um cuidado maior na hora de manter a comunicação alinhada entre gestores e equipe. Neste post vamos falar todos os benefícios da cultura de feedback nas empresas e como a sua equipe pode ser beneficiada com essa prática, mesmo executando trabalho remoto. Continue a leitura com a gente!

O que é cultura de feedback?

É uma prática devolutiva ou de retorno feita para que o profissional de uma equipe saiba como está sendo seu desempenho de ações, sendo ele positivo ou negativo, relacionado ao seu cargo.

Muitos gestores fazem o feedback para cumprirem protocolo e burocracias da empresa, e acabam não enxergando a prática como uma possibilidade de desenvolvimento da equipe e criação de um ambiente de trabalho mais transparente

Isso pode resultar em um descontentamento dos colaboradores e até uma impressão de que a empresa não valoriza o seu time.

O ideal é que o feedback seja contínuo, para que a experiência seja mais efetiva e para que a cultura se estabeleça na sua empresa. Muitas companhias fazem ciclos anuais e acabam perdendo o timing de questões pontuais que poderiam ter sido destacadas no passado, por exemplo.

LEIA TAMBÉM: Comunicação no home office: entenda como melhorar o contato com equipes remotas

Vantagens do feedback

Antes de entender como você pode aplicar a cultura de feedback na sua empresa, é importante ressaltar as vantagens de aderir à essa prática. Afinal, feito de maneira correta, ele é essencial para o sucesso, pois pode garantir que os seus colaboradores caminhem na mesma direção que a sua empresa.

Veja só porque é importante fomentar uma cultura de feedback:

Transparência

A transparência é um dos fatores mais positivos na aplicação da cultura de feedback com a sua equipe. Ela tem capacidade de eliminar ruídos indiretos entre colaboradores e ainda pode excluir aquele sentimento de perseguição ou exclusão de um dos funcionários em relação ao restante da equipe.

Colaboração

O processo tem como objetivo desenvolver profissionalmente cada colaborador e, assim, o desenvolvimento de toda a empresa. É uma via de mão dupla que leva benefícios para todos os envolvidos.

Expressão

O feedback é uma forma de expressar pensamentos. Nele também se abrem as portas para que o diálogo seja inserido e o trabalho flua de maneira mais leve e sem ressentimentos ou opiniões bloqueadas etc.

Desenvolvimento

O seu colaborador precisa sentir e saber o que acontece ao seu redor. Quando a empresa transmite os sinais para que ele possa crescer e se desenvolver como profissional, ele entende como tudo funciona, o que pode melhorar, mudar, como pode evoluir dali pra frente.

Reconhecimento = Motivação

A desmotivação dos seus funcionários pode ser resultado de um trabalho não reconhecido. Se o profissional entende que seu esforço foi reconhecido dentro da empresa, ele trabalha mais motivado, satisfeito, produtivo e pronto para se esforçar cada vez mais.

Direcionamento

O direcionamento pode ser construído através de um plano de ação e concordado entre gestor e colaborador para superar o que foi apontado como negativo. O processo estimula o aperfeiçoamento do colaborador e para que ele não fique com a impressão de que será desligado ou que sofrerá alguma punição.

Quais os tipos de feedback?

Agora que você já entendeu melhor o que é e como ele é vantajoso para sua empresa, saiba quais os tipos e quais finalidades cada um possui.

De desenvolvimento

Foco no funcionário! Serve para acompanhar o dia a dia e também o desenvolvimento do seu colaborador. O principal foco é fazer com que o funcionário reflita suas atitudes e prepare-se para tomar as ações necessárias, conforme o esperado pela empresa.

De correção

Se algo aconteceu de forma que não deveria, este é o feedback que deve ser aplicado. Ele deve ser feito pelo gestor e tem como objetivo apontar os erros cometidos e apresentar uma sugestão de melhoria logo em seguida.

De reconhecimento

Nesse tipo de feedback, o gestor deve reconhecer quando o colaborador atua de forma adequada ou supera as expectativas da empresa em relação ao seu trabalho.

Como implantar a cultura de feedback no home office

Com o crescimento de casos do novo coronavírus no Brasil, muitas empresas adotaram o modelo de trabalho home office com o objetivo de diminuir a propagação do vírus. 

Segundo pesquisa de 2018 feita pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividade, cerca de 32,5% da população economicamente ativa já trabalhava de forma remota. E os números só aumentam com o atual cenário!

LEIA MAIS: Home office após a pandemia: entenda porque essa modalidade veio para ficar

Além de todos os desafios que o home office traz, os líderes de equipes também podem apresentar dificuldade na hora de executarem o feedback com a sua equipe a distância. 

Veja como amenizar essas barreiras e aplicar o feedback no home office.

Faça uma comunicação clara e alinhada

Apesar de ser uma excelente alternativa para os tempos atuais, o home office exige uma atenção redobrada na comunicação entre gestores e equipe, para que ela não seja prejudicada pela distância.

Afinal, o diálogo é uma ferramenta muito importante para que líderes e liderados mantenham um bom relacionamento, possam trocar ideias e tenham espaço para darem suas opiniões e sugestões e, consequentemente, construírem um ambiente de trabalho mais saudável.

E, para implantar a cultura de feedback no home office, a comunicação clara é fundamental antes, durante e depois desse processo. 

Seja empático e escute seus colaboradores

Tenha bastante atenção na hora de realizar o feedback. Garanta que seu colaborador se sinta confortável e que não tenha receios de ser humilhado ou que veja o feedback como um “puxão de orelha”. Fale de maneira compreensiva, escute o que ele tem a dizer e entenda seu ponto de vista. Isso dará mais confiança para que seu colaborador também escute o que você tem a dizer e para que o feedback continue de maneira mais leve e produtiva.

Lembre-se de destacar os pontos positivos 

Para deixar seu colaborador mais à vontade, dê um feedback positivo logo no início. Elogie seu trabalho, se assim merecer, e mostre um pequeno reconhecimento naquele momento, com suas palavras. Também é importante terminar a reunião com um elogio! Demonstre confiança e o quanto você e a empresa acreditam que ele é capaz de melhorar ainda mais.

Haja com clareza

Sempre pergunte se o seu colaborador entendeu os pontos abordados e explique novamente, se for preciso. Seja específico ao dar sugestões de melhoria, assim você evita desentendimento ou ambiguidade na hora de passar essas questões. Então, sempre analise se você está agindo com clareza e sem deixar dúvidas ou interpretações equivocadas.

Fique atento à linguagem

Há mil e uma maneiras de dizer alguma coisa a alguém, não é mesmo? Para o feedback no home office, é fundamental que você tenha tato ao dizer o que você precisa na reunião.

Se for um feedback negativo, por exemplo, é importante ressaltar os pontos que devem ser melhorados e fazer com que o funcionário entenda que ele é capaz de melhorar dali pra frente. Se possível, lembre-se sempre de agradecer algo de bom que o colaborador tenha feito e aponte suas qualidades, somente após isso, mostre os pontos que podem ser melhorados.

Seja propositivo

Com certeza você quer que seu time melhore ainda mais. Por isso, quando estiver realizando um feedback negativo, apresente soluções.

É importante que seu colaborador veja que você está ao seu lado e irá ajudá-lo a melhorar ainda mais o seu rendimento.

Saiba também como receber feedbacks

Tão importante quanto saber passar um feedback adequadamente ao seu colaborador, é saber aceitá-lo. Por isso, caso você receba um retorno que seja negativo, ouça, entenda e mostre que está disposto a melhorar também o seu trabalho de gestão.

É muito importante tomar esse processo positivamente, não tornar uma questão ou problema pessoal e construir juntos um trabalho mais agradável e produtivo.

Novos desafios e produtividade do seu time no home office

O feedback, junto com todos os processos que envolvem o home office, se tornou um novo desafio tanto para colaboradores quanto para gestores e líderes. O ideal é que as empresas repensem a forma de investir em tecnologias que melhorem a comunicação interna e até a produtividade e o engajamento de todo o time. 

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Conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

Compliance: conheça os riscos das não conformidades para a sua empresa

As ações de compliance têm crescido e cada dia mais as empresas se comprometem com as práticas legais e éticas, reduzindo os riscos das não conformidades na condução dos negócios.

As empresas têm valorizado os mecanismos, as práticas e os programas de compliance, que compreendem ainda programas de integridade, governança empresarial e ética corporativa.

As grandes operações de investigação da Polícia Federal, a partir de denúncias a um grande número de políticos, empresários e executivos, contribuíram para as empresas brasileiras se conscientizarem sobre os riscos de fraudes internas, corrupção e não conformidades com leis e regulamentos. Com isso, o compliance passou a exercer um papel fundamental na decisão de negócios.

Dessa forma, as empresas também passaram a se atentar mais quanto aos prejuízos causados pelas não conformidades. Neste artigo, saiba quais são os principais riscos de não tratar compliance com a relevância necessária.

O que são não conformidades?

Quando uma organização está em não conformidade significa dizer que um ou mais processos estão sendo realizados de maneira errada ou diferente da maneira como estabelece determinada norma. Esse erro gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes, que não estão alinhados a determinados itens dessa norma.

A padronização do sistema de gestão da empresa permite que os processos se alinhem aos requisitos da norma e impede que produtos e serviços sejam oferecidos fora do padrão de qualidade, aquém das expectativas dos clientes.

Em linhas gerais, não conformidade é não atender a determinado requisito da norma, é a empresa não estar alinhada à norma em questão.

O que causa as não conformidades?

As não conformidades podem ocorrer devido a:

  • não atendimento a requisitos de clientes e contratos;
  • requisitos de sistema de gestão não atendidos em auditorias internas;
  • produto ou serviço que não apresente características especificadas;
  • lei ou regulamento não respeitado.

Quais são os riscos das não conformidades para a empresa?

São inúmeros os prejuízos que a empresa pode ter ao não tratar as não conformidades, dependendo do segmento em que ela atua.

As multas referentes às não conformidades costumam ser altíssimas, mas esse é o menor dos prejuízos. O pior é quando a empresa tem a reputação atingida, o que leva à perda de clientes, de fornecedores e até mesmo de executivos.

Quando a empresa está envolvida em fraudes e corrupção, coloca em risco ainda a imagem da Administração Pública, o que pode ampliar o problema a proporções impossíveis de reverter, levando à falência.

Além disso, há os casos em que clientes pedem indenização por sofrerem danos. Por exemplo, o simples fato de uma empresa que vende produtos frágeis não colocar essa informação na caixa de transporte pode levar a danos durante a logística e o cliente pode responsabilizar a empresa por isso.

Como evitar as não conformidades?

Embora seja impossível garantir que uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, nunca tenha erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.

Para isso, há algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira estar alinhada às normas:

Capacite os colaboradores

Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre as não conformidades. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de não conformidade, ação corretiva, correção e ação preventiva para estarem preparados para qualquer atividade desse cunho na empresa.

Promova mensurações

Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos. Além disso, alinhe esses indicadores às metas estratégicas da organização.

Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades

É fundamental que todos os colaboradores saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e para a correção das não conformidades na empresa. Portanto, defina ações para corrigir as não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área de compliance.

Reforce a importância do sistema de gestão

Crie a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas. Portanto, todos são responsáveis pelo cumprimento da norma em questão.

Como tratar as não conformidades?

Estabeleça metas

A partir de um plano estratégico, é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Ao organizar metas, é possível observar com mais detalhes os processos e, portanto, onde podem ocorrer ou onde já acontecem as não conformidades. Estipule também no planejamento estratégicos itens que constem a análise das não conformidades.

Utilize ferramentas

As ferramentas da qualidade devem atuar nas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.

Faça ações corretivas

Com a análise de origem e causa das não conformidades, é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo nem recursos em correções.

Conclusão

Qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento, precisa estar atenta às ações de compliance. São elas que preveem e identificam as não conformidades para conduzir a empresa às melhores tratativas.

É por isso que a sua empresa precisa saber como estruturar com sucesso a área de compliance. Leia este whitepaper e conheça os principais passos para te ajudar nessa tarefa.

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Qual é a importância do compliance para a segurança da informação?

A informação é um dos maiores patrimônios de qualquer empresa. Já imaginou o tamanho do problema ao perder informações dos seus clientes ou da sua estratégia de vendas? E pior: se essas informações fossem usadas pelos seus concorrentes? É por isso que a segurança da informação precisa ser uma preocupação na sua empresa.

Quando falamos em informação, estamos nos referindo a qualquer ativo, conteúdo ou dado que tenha sido gerenciado ou desenvolvido pela organização. A segurança da informação interfere diretamente na credibilidade da empresa perante o mercado e pode significar maiores lucros ou perdas, dependendo de como for aplicada. Ou seja, perder ou ter danificadas essas informações pode ser motivo de uma grande dor de cabeça para a empresa.

Mas como o compliance pode ajudar nessa tarefa? Neste artigo, trouxemos o que você precisa saber para que, não apenas a área de TI, mas também a área de compliance cuide da segurança da informação da sua empresa.

O que é compliance?

O conceito de compliance vem do termo inglês “comply”, que significa “agir dentro das regras”. Ou seja, são práticas da empresa para estar alinhada com normas, controles externos e internos, além de políticas e diretrizes.

O compliance tem como objetivo assegurar que a empresa e seus colaboradores cumpram à risca todas as normas dos órgãos de regulamentação externas e da própria organização. Isso é válido para todas as esferas: trabalhista, fiscal, contábil e, também, para a segurança da informação.

Por que o compliance é importante para a segurança da informação?

A segurança da informação é uma preocupação constante para gestores de TI, mesmo que sejam realizadas auditorias internas e externas regularmente para checar a conformidade dos processos na empresa.

Sendo assim, o compliance é uma maneira de garantir que a política de segurança está sendo cumprida. Isso permite mais tranquilidade para o trabalho e para as atividades da empresa como um todo. Afinal, um bom trabalho de compliance deve ter como aliada uma solução de segurança digital que assegure a proteção dos dados corporativos.

É preciso compreender que, quando falamos em solução de segurança digital, não estamos tratando apenas de software ou hardware. É necessário pensar na estratégia para garantir a segurança da informação, sem interferir na realização do trabalho no dia a dia dos colaboradores.

Como implementar uma estratégia de compliance da informação?

1. Identificar os direcionadores

O primeiro passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é identificar quais direcionadores a empresa deve seguir para estar em compliance.

Os direcionadores podem ser:

  • o regulamento específico do segmento da empresa;
  • as regras definidas pela empresa, como código de conduta, políticas e outros;
  • as exigências de mercado;
  • a legislação dos países onde a empresa atua.

2. Identificar os controles exigidos

Cada um dos direcionadores define uma série de controles que devem ser cumpridos pela empresa. Portanto, o segundo passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é deixar claro para toda a empresa o que significam esses controles e quais são as consequências de não atendê-los.

3. Definir a arquitetura de segurança da informação

A arquitetura de segurança da informação são as diretrizes que definem, dimensionam e organizam os dispositivos tecnológicos da empresa, de acordo com as necessidades dela. Essas diretrizes são essenciais para estabelecer a segurança como um processo corporativo contínuo.

Há várias arquiteturas disponíveis, cada uma com características próprias. A escolha depende das necessidades do setor de TI da empresa e dos controles que devem ser cumpridos. O importante é deixar claro para os colaboradores qual arquitetura precisa ser seguida.

4. Divulgar o nível de compliance e planejar ações de melhoria

O próximo passo é a diretoria divulgar o nível de compliance da informação da empresa.

Mas o compliance não é uma atividade única. Ele deve sempre estar presente na gestão, com o objetivo de gerar melhores resultados para o negócio. Portanto, avalie o nível de compliance e observe se ele está satisfatório e de acordo com as necessidades da empresa.

A partir dessa análise, elabore um planejamento de ações que garantam que o nível de compliance seja mantido ou melhorado, quando for o caso.

Conclusão

O compliance é uma forma eficiente de garantir o cumprimento das diretrizes de segurança da informação na empresa.

Portanto, se você quer assegurar a proteção dos dados da sua organização, é indispensável contar com ações de compliance.

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Conheça 5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe

Desperte o senso de urgência na sua equipe com essas 5 dicas

Você percebe que a sua equipe fica sempre deixando as atividades para depois e que poderia aproveitar melhor o tempo de trabalho? Esse é um problema comum para gestores. O motivo disso é que a sua equipe pode estar precisando de motivação para despertar o chamado senso de urgência.

A princípio, o termo “senso de urgência” pode parecer exagerado, com a ideia de que os colaboradores tenham que trabalhar freneticamente, como robôs.

Mas o que ele quer dizer, na verdade, é que é preciso encontrar o ponto de equilíbrio, aquele nível ideal de produtividade que seja, ao mesmo tempo, interessante para a empresa e que não prejudique a qualidade de vida do colaborador.

Neste artigo, preparamos 5 dicas que vão te ajudar a despertar esse senso de urgência na sua equipe de maneira adequada. Confira e comece a aplicar hoje mesmo! ?

5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe

1. Conheça (e corrija) as insatisfações da equipe

Um dos primeiros passos para despertar o senso de urgência na sua equipe de trabalho é entender o que leva os seus colaboradores a não terem o desempenho que a empresa espera deles.

Por exemplo, pode ser que os seus colaboradores estejam insatisfeitos com algum processo que atrasa o trabalho deles. Já parou para pensar nisso?

Outro ponto que pode ser observado nesse sentido é a falta de estímulos para a equipe. Será que não é hora de investir em treinamentos? Promover uma campanha motivacional?

Vale a pena fazer essa análise, identificar os motivos de insatisfação da sua equipe e, claro, corrigi-los.

2. Crie um ambiente de trabalho agradável

Esse é um aspecto fundamental para despertar o senso de urgência nos colaboradores. Para garantir a plena produtividade da sua equipe, contar com um local de trabalho agradável e estimulante é essencial.

Ambientes de trabalho que não transmitem segurança tanto para a integridade física quanto mental proporcionam colaboradores descomprometidos, que desempenham as atividades com desleixo, assim como o aspecto que a empresa apresenta.

O local de trabalho deve ser:

  • limpo e organizado;
  • com ergonomia;
  • com o mínimo de exposição a riscos;
  • com processos que garantam saúde e segurança;
  • livre de grandes ruídos;
  • livre de assédio.

Parece óbvio, mas, na prática, muitas empresas não se preocupam com essas questões. Quando o colaborador sente que a organização se preocupa com o bem-estar dele, tende a se dedicar com mais afinco e, consequentemente, internalizar o senso de urgência esperado pela empresa.

3. Estabeleça o prazo exato que cada atividade demanda

Para que os colaboradores tenham senso de urgência e as tarefas sejam sempre entregues na data estabelecida, o prazo deve ser estipulado pensando exatamente no tempo de que a equipe precisa para entregar aquela atividade. Nem mais nem menos.

Sabe o porquê disso? Você lembra quando tínhamos uma prova na escola e, mesmo ela tendo sido marcada com bastante antecedência, só estudávamos no dia anterior? O raciocínio aqui é o mesmo. Quando o colaborador percebe que terá tempo demais para fazer determinada atividade, a tendência é que ele deixe para os últimos dias.

Já quando o prazo é curto demais, o colaborador tende a ficar estressado e, por acreditar que não conseguirá entregar a atividade, possivelmente nem tente começar.

Seguindo essa lógica, você já deve imaginar como funciona quando o prazo sequer é determinado, não é? Dificilmente, o objetivo será cumprido. Afinal, o colaborador vai dar prioridade para aquilo que tem data definida para entregar.

OK, mas, então, quantos dias eu dou para a equipe entregar? Está aí a importância de o gestor conhecer a fundo as atividades de cada colaborador e entender o tempo necessário para cada uma.

Só assim é possível determinar o prazo ideal. Afinal, dentro de uma mesma empresa podem existir demandas diferentes. Então, não adianta estipular um prazo padrão para todas elas. Cada atividade deve ter o prazo que merece.

E tão importante quanto determinar o prazo é lembrá-lo. O colaborador precisa ter alguma ferramenta que o lembre diariamente de quanto tempo ele tem para curmprir aquela tarefa.

Além disso, no dia que termina o prazo, é essencial encerrar, de verdade, a entrega. Caso o colaborador não cumpra o deadline, ele só vai aprender a executar as tarefas no prazo se você não aceitar atraso.

4. Observe quais têm sido as reais funções de cada colaborador

Já falamos sobre isso na dica anterior: a importância de conhecer a fundo as atividades de cada colaborador. Mas o que isso quer dizer?

Você sabe se o seu colaborador está desempenhando mesmo as funções para as quais ele foi contratado? Será que ele não está assumindo tarefas além das que estão na sua alçada?

É comum colaboradores com espírito de liderança assumirem atividades extras. Essa é uma forma que eles têm de mostrar que estão interessados em fazer mais pela empresa. Mas nem sempre essa é uma atitude louvável.

Para que o colaborador tenha senso de urgência, é essencial que ele se atenha às atividades que são do seu domínio. Muitas vezes, ele pode estar perdendo tempo ao desempenhar atividades extras que são de responsabilidade de outro colaborador ou mesmo que podem ser automatizadas por um sistema, por exemplo.

Portanto, faça essa análise e converse com os seus colaboradores para que eles otimizem o tempo de trabalho.

5. Monitore as estações de trabalho

Para despertar o senso de urgência na sua equipe, é preciso ainda contar com uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho. A intenção é acompanhar de perto o que os seus colaboradores estão fazendo durante o horário de trabalho.

Com o fSense, plataforma de monitoramento online, é possível registrar as atividades dos colaboradores em toda a jornada de trabalho. Por meio de funcionalidades como screenshots, timeline e categorização de sites e aplicações, a gestão de pessoas se torna muito mais simples, uma vez que é possível identificar tudo o que toma o tempo produtivo dos colaboradores e, assim, tomar providências para otimizar o trabalho.

Conclusão

Despertar o senso de urgência na sua equipe é uma tarefa que exige certo esforço, mas é possível tornar essa tarefa mais simples com ferramentas como o fSense, que permitem a identificação das atividades que roubam o tempo produtivo dos colaboradores.

Esperamos que essas dicas possam te ajudar a tornar a sua equipe mais produtiva. Leia também o e-book “Passo a passo para alavancar a produtividade de sua equipe para o próximo nível”.

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Conheça tudo o que a sua empresa precisa sobre Compliance Digital

O que a sua empresa precisa saber sobre Compliance Digital?

A transformação digital tem obrigado as empresas a se manterem atentas às novidades para continuarem competitivas. E um cuidado exige atenção especial: o Compliance Digital. Ele se mostra como um importante aliado para manter e valorizar a imagem das empresas tanto para o mercado quanto para os stakeholders.

Diante dessas intensas mudanças, o monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho se torna indispensável para garantir a perenidade das empresas, uma vez que contribuem para a prevenção de possíveis responsabilizações por condutas inadequadas dos colaboradores, inclusive por atos lesivos praticados no âmbito da Lei Anticorrupção Empresarial brasileira.

Mais do que cuidar da imagem da empresa, gestores também precisam tomar cuidados para não exercerem controles indevidos e ilegais, violando preceitos legais e constitucionais, como o direito de privacidade e de intimidade do trabalhador.

Com base no art. 2º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que confere o poder diretivo ao empregador, não restam dúvidas quanto à possibilidade de monitoramento das atividades do empregado pelas empresas.

Ou seja, há o entendimento de que esse monitoramento pode abranger não apenas o controle de ponto ou a avaliação da produtividade dos trabalhadores, mas também as comunicações e as condutas dos colaboradores por meio dos equipamentos da empresa.

Neste artigo, reunimos os principais pontos relacionados ao Compliance Digital para te ajudar a entender o que é monitoramento em dispositivos eletrônicos de trabalho e quando ele está autorizado. Conheça também quais são os documentos necessários para a realização desse monitoramento de acordo com a lei.

O monitoramento de dispositivos pessoais dos colaboradores está de acordo com o Compliance Digital?

O monitoramento dos equipamentos eletrônicos colocados à disposição dos colaboradores é respaldado pelo art. 5º, inciso XXII, da Constituição Federal de 1988 (CF/88), que trata do direito de propriedade.

Mas e quando se trata de dispositivos pessoais dos colaboradores? A empresa pode monitorar esses equipamentos?

Embora as ações de Compliance Digital tenham crescido entre as empresas, ainda não existe previsão legal quanto ao monitoramento de dispositivos eletrônicos pessoais dos colaboradores, ainda que sejam usados para o trabalho. No entanto, o entendimento da maioria é de que a empresa não pode ter acesso aos equipamentos que não foram fornecidos por ela.

Para possibilitar o monitoramento, do ponto de vista de Compliance Digital, o ideal é que a empresa sempre forneça todas as ferramentas eletrônicas de trabalho a serem utilizadas por seus colaboradores, como computadores, notebooks, smartphones, tablets, internet, entre outros.

Por outro lado, como o monitoramento das informações dos equipamentos fornecidos pela empresa é permitido, é importante que a organização conte com uma ferramenta confiável e adequada de acordo com as normas de Compliance Digital para essa tarefa.

O fSense é uma plataforma de monitoramento de estações de trabalho que registra as atividades dos colaboradores de maneira segura e dentro dos padrões permitidos por lei, desde que o controle seja previamente comunicado, para que a empresa tenha controle e possa evitar riscos como o de vazamento de informações confidenciais.

Outra dúvida que permeia os gestores preocupados com Compliance Digital é quanto ao monitoramento de e-mails:

O monitoramento de e-mails está de acordo com o Compliance Digital?

Esse é um tema que está entre as principais preocupações no universo empresarial quando se trata de Compliance Digital.

Muitas vezes, colaboradores usam o e-mail corporativo para fins pessoais, o que pode representar um risco porque pode facilitar o acesso externo a informações confidenciais da empresa e a consequente utilização para fins não autorizados.

Porém, esse também é um assunto que ainda não foi tratado pelo justiça brasileira. Mas é possível verificar o entendimento de que apenas o monitoramento em e-mail pessoal do empregado é vedado.

O e-mail pessoal é dotado de proteção constitucional e legal de inviolabilidade e, em caso de descumprimento, a empresa estará violando direitos fundamentais do trabalhador, já que não é passível de fiscalização pelo empregador.

Nesse sentido, a empresa pode limitar ou até mesmo proibir o acesso ao e-mail pessoal durante o horário de trabalho.

Já em relação ao e-mail corporativo, o entendimento é de que, como é permitido o monitoramento das atividades do colaborador no ambiente de trabalho, está incluído o controle do endereço de e-mail disponibilizado pela empresa, uma vez que tanto o equipamento eletrônico quanto a conexão são fornecidos pela empresa.

Também para o controle do e-mail, o fSense é uma ferramenta de extrema utilidade, já que possibilita registrar as atividades dos colaboradores até mesmo por meio de screenshots. Ou seja, a qualquer problema de vazamento de informações, por exemplo, é possível consultar o uso do e-mail e identificar o colaborador responsável.

Como tornar legal o monitoramento de equipamentos de acordo com o Compliance Digital?

Quanto aos documentos necessários para estarem de acordo com a lei, as empresas precisam, no mínimo, criar um Regulamento Interno de Segurança da Informação – que informe a realização do monitoramento e disponha sobre as regras e as condutas esperadas dos colaboradores – e um Termo de Uso de Sistemas de Informação – para legitimar o controle das atividades e convalidar a prova obtida por meio eletrônico.

Regulamento Interno de Segurança da Informação

Trata-se de uma política que reúna as atribuições, as responsabilidades, os direitos e as penalidades em caso de descumprimento normativo, ou seja, a criação de uma cultura de proteção aos sistemas da empresa de acordo com Compliance Digital.

Sendo assim, o documento deve conter a conduta esperada dos colaboradores da empresa, estabelecendo tudo o que eles podem e o que não podem fazer na rede corporativa. É preciso citar até mesmo os tipos de programas permitidos e os que são proibidos de serem instalados nos equipamentos da empresa.

O fSense é uma ferramenta útil nesse quesito, uma vez que permite categorizar sites e aplicações como sendo de uso pessoal ou de uso para o trabalho. Assim, a empresa já tem acesso a um gráfico automático de como os colaboradores fazem uso da internet, podendo advertir aqueles que fazem uso inadequado.

Além disso, o Regulamento Interno de Segurança da Informação deve classificar os documentos da empresa, mencionando, exemplificando e diferenciando o que é confidencial e interno do que é considerado público.

Por fim, o documento deve deixar claro que o monitoramento das atividades do empregado no ambiente de trabalho é realizado. Afinal, para que esse monitoramento seja válido, é indispensável a prévia e a formal comunicação ao empregado. Caso contrário, será considerado ilegal.

É ainda necessário que esse documento seja apresentado e esteja acessível aos colaboradores para que possam conhecê-lo e saber o que é vedado e autorizado pela empresa. De outro modo, eles não estarão obrigados a cumprir algo de que não tinham conhecimento.

Termo de Uso de Sistemas de Informação

Trata-se de um documento que tem o objetivo de comprovar que o colaborador conhece as regras de segurança da informação da empresa, ao legitimar o monitoramento das suas atividades pela organização e convalidar tudo o que foi disciplinado pelo Regulamento Interno de Segurança da Informação.

Existem ainda outras práticas que podem ajudar a empresa nessa questão, como:

  • avaliações de aprendizagem;
  • treinamentos online;
  • disponibilização do Regulamento Interno de Segurança da Informação e do Termo de Uso de Sistemas de Informação na intranet etc.

Conclusão

O Compliance Digital é um instrumento de fundamental importância para empresas, uma vez que contribui para a manutenção da imagem no mercado, mostrando-se ainda bastante eficiente na regulação das condutas dos colaboradores quanto ao uso da internet e quanto ao monitoramento das ferramentas eletrônicas de trabalho fornecidas a eles.

Possibilite que a sua empresa tenha total controle de segurança da informação com o fSense, uma ferramenta intuitiva, de fácil utilização e que torna mais simples o monitoramento dos equipamentos da sua empresa.

Ainda tem dúvidas sobre como aplicar Compliance na sua empresa? Leia este whitepaper com mais informações.

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Conheça 4 tendências globais de gestão de pessoas

A gestão de pessoas está mudando: conheça 4 tendências globais

O comportamento das pessoas tem mudado muito rapidamente. Com o avanço da tecnologia e a transformação digital alterando a maneira tradicional de fazer tudo, mudam também os alicerces das estruturas organizacionais. Dessa forma, as empresas passam a enfrentar novos desafios quanto à gestão de pessoas.

Por muito tempo, os gestores lutaram para que os colaboradores fossem engajados, para reter bons profissionais, para melhorar a liderança e para construir uma cultura organizacional forte. Agora, estão enfrentando a necessidade de redesenhar o modelo de organização.

Se você é da área de gestão de pessoas, certamente conhece a Deloitte e a McKinsey, grandes consultorias especializadas em gestão de pessoas e capital humano. Para ajudar os líderes das empresas contemporâneas a entenderem essas mudanças, elas se dedicaram a pesquisar profundamente o assunto.

O resultado foi a percepção de que esse novo modelo de trabalho está nos forçando a mudar as descrições das funções, repensar as carreiras e a mobilidade interna, enfatizar habilidades e redesenhar a forma como definir metas e recompensar pessoas.

A pesquisa da Deloitte, denominada “Tendências Globais de Capital Humano 2018”, revelou que 92% das empresas entrevistadas enxergam como um dos seus principais desafios “redesenhar a estrutura organizacional e a forma como trabalham” para se adequarem ao clima de trabalho e aos negócios de hoje.

Isso quer dizer que o papel dos líderes de gestão de pessoas mudou completamente.

Será que a área de gestão de pessoas da sua empresa está pronta para essas mudanças? Neste artigo, relacionamos as principais tendências apontadas por essa pesquisa para que você analise a necessidade de alterações na sua empresa.

Conheça 4 tendências globais de gestão de pessoas

1. Foco em toda a equipe, não apenas nos líderes

De acordo com a pesquisa, o foco em equipes (e não apenas nos líderes) é chave para o sucesso no desempenho de um negócio. A Deloitte identificou as seguintes formas de alcançar o sucesso nesse novo modelo de organização:

  • Cultura compartilhada: 86% das empresas indicaram compreensão, medição e alinhamento de cultura como tendências mais importantes nos negócios de hoje. Dessa forma, é possível identificar que os colaboradores precisam de diretrizes e sistemas de valores para ajudá-los a decidir o que fazer e como tomar decisões, até mesmo devido ao fato de que é comum equipes trabalharem geograficamente dispersas.
  • Metas e projetos transparentes: para que pessoas trabalhem com outras equipes e saibam em quê as outras estão trabalhando, é fundamental que os objetivos da empresa sejam claros, globais e bem comunicados.
  • Feedbacks e fluxo livre de informações: embora a gestão deva assumir a responsabilidade imediata sobre eventuais falhas, outras áreas da empresa precisam conhecer os problemas que estão acontecendo para que possam dar suporte às necessidades da equipe. Feedbacks abertos e transparentes, além da construção de uma cultura aberta e inclusiva, são passos adiante nesse quesito.
  • Recompensas por competências e contribuição: esse novo modelo de gestão deve recompensar os colaboradores pela sua contribuição, não pela posição que elas ocupam em uma equipe. As recompensas deverão ser com base em habilidades, alinhamento com valores e contribuição para a empresa como um todo.

2. Abandono das estruturas funcionais

A pesquisa mostrou que apenas 26% das grandes empresas são organizadas por funções (vendas, marketing, finanças, engenharia, serviços etc). Além disso, 82% estão em fase de reorganização, tem um plano para reorganizar ou recentemente foram reorganizadas para serem mais sensíveis às necessidades dos clientes.

A maioria das empresas entrevistadas reconheceram que suas estruturas funcionais eram obsoletas e que esse novo modelo usa o potencial dos “millennials” para dirigir a inovação a serviço do cliente.

No entanto, o problema que a gestão de pessoas enfrenta é como coordenar e alinhar essas equipes. Como incentivar os colaboradores a compartilharem informações e a trabalharem em conjunto? Como recompensar as pessoas de uma empresa que já não promove a recompensa pela posição?

Diferente de organizações da década de 1980, em que o colaborador permanecia no mesmo posto até o fim da sua carreira, hoje as empresas tendem a aproveitar o colaborador por suas habilidades e suas competências. É o que chamamos de capital humano: quando todas as pessoas trazem conhecimentos, competências e atributos de personalidade para realizar um trabalho com fim de valor econômico.

3. Visão da empresa como organismo vivo

O relatório “State of Human Capital”, da McKinsey, aborda a necessidade de enxergar a empresa como um organismo vivo. Como na biologia, os mais bem sucedidos não são os mais fortes, mas aqueles com maior capacidade de adaptação.

Sendo assim, as empresas que querem resistir precisam mostrar que são capazes de se adaptar às demandas de um cenário que tem se tornado cada vez mais dinâmico e competitivo. Para isso, devem implementar alterações estruturais, estratégicas, operacionais e táticas.

No entanto, o maior desafio é engajar os colaboradores a cooperarem na execução dos novos processos, o que é possível mostrando que o treinamento é capaz de aumentar os resultados da empresa.

O estudo mostra ainda que é imprescindível avaliar a base de dados do RH. Ela pode ser uma fonte infindável para a empresa. Quanto mais a organização consegue medir seu impacto, mais efetiva ela é nesse novo cenário. Essa é a tendência conhecida como People Analytics.

A McKinsey aponta também como tendência na gestão de pessoas a inclusão de todos os colaboradores para o planejamento estratégico das organizações. As empresas tendem a diminuir e a flexibilizar a hierarquia, além de priorizar relações de troca orientadas por propósito compartilhado.

Embora ainda existam altos cargos nas empresas, os líderes devem inspirar e alinhar os times, mas também ser bons em se conectar com outras equipes. Além disso, devem fazer o melhor uso das pessoas e das suas habilidades.

As empresas devem investir ainda mais no desenvolvimento de lideranças e automatizar funções transacionais e repetitivas, permitindo que os líderes se dediquem completamente a cuidar da evolução da cultura e das pessoas.

4. Investimento em inteligência

Para impulsionar o sucesso dos negócios, a gestão de pessoas precisa investir em inteligência para liderar melhor, entender como o tempo da equipe é utilizado, analisar a produtividade e ter melhor controle do trabalho.

Para isso, existem softwares como o fSense, ferramenta inteligente de monitoramento e braço direito na gestão de pessoas. Ele gera relatórios com as atividades dos colaboradores, mostrando o uso das estações de trabalho de cada um e ajudando os gestores na identificação de problemas com produtividade.

Saiba mais sobre como usar o fSense e os benefícios que ele pode trazer para a gestão de pessoas na sua empresa. Leia este artigo.

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Conheça 10 aplicativos para trabalho home office

Melhore o trabalho home office com esses 10 aplicativos

Empresas que optam por manter equipes trabalhando remotamente, no modelo home office, geralmente enfrentam problemas com a gestão. Afinal, não é tarefa simples manter a produtividade sempre alta, colaboradores focados e trabalhos entregues pontualmente quando a gestão é feita a distância.

Se você tem esses problemas com a sua equipe home office, está no lugar certo. Pensando em te auxiliar nas tarefas cotidianas, levantamos 10 aplicativos super úteis para seus colaboradores adotarem e te deixarem mais tranquilo em relação à produtividade.

Conheça 10 aplicativos para auxiliar o trabalho home office

1. Evernote

O Evernote é um dos melhores gerenciadores de informações disponíveis no mercado. Além de ser muito versátil, ele pode ser aproveitado de maneiras diferentes dependendo do que você precisa.

Com ele, é possível fazer anotações, criar lembretes, montar listas e ainda sincronizar vários dispositivos. O aplicativo também permite salvar documentos de texto, imagens, PDFs, gravar arquivos de áudio e acessá-los em tempo real, de onde você estiver, o que é ótimo para colaboradores home office que trabalhem de diversos locais.

Saiba mais sobre o Evernote aqui.

2. TickTick

O TickTick é um excelente aplicativo para colaboradores home office. Permite organizar tarefas, fazer listas e também estabelecer objetivos em projetos de trabalho. Mesmo apresentando muitas funcionalidades, é um aplicativo bastante intuitivo, o que é ótimo para equipes com profissionais de diversas áreas e com diferentes níveis de conhecimento em relação a tecnologia.

Ele ainda conta com calendário, widgets, tarefas customizáveis e também pode ser integrado com outros dispositivos.

Saiba mais sobre o TickTick aqui.

3. Basecamp

O Basecamp é bastante útil para integrar equipes de trabalho. Ele ajuda colaboradores com diferentes responsabilidades a chegar a um mesmo objetivo: finalizar juntos um projeto. Isso porque ele permite compartilhar arquivos, definir prazos, atribuir tarefas e centralizar feedbacks.

Torne a sua equipe home office mais eficiente ao deixar de perder tarefas e prazos. Com o Basecamp, fica mais fácil ter uma visão geral de tudo o que precisa ser feito e quando.

Saiba mais sobre o Basecamp aqui.

4. FocusList

Sua equipe home office tem problemas para manter a concentração? O FocusList é perfeito para auxiliar nisso. Ele registra as atividades que precisam ser realizadas e marca o tempo dedicado a cada uma, ajudando o colaborador a se concentrar.

Você faz uma lista com todos os objetivos do dia e vai marcando quando inicia e quando finaliza. Assim, consegue ter um controle de quanto tempo tem gastado em cada atividade.

Saiba mais sobre o FocusList aqui.

5. Momentum

O Momentum também ajuda a focar em uma tarefa por vez e evitar a distração. Ele funciona como um gerenciador de hábitos que pode ser usado tanto para pequenos objetivos quanto para projetos maiores.

Ele registra cada etapa conquistada, o que mantém a motivação para que a equipe home office chegue ao objetivo final.

Saiba mais sobre o Momentum aqui.

6. Slack

São inúmeros os aplicativos para troca de mensagens instantâneas, mas as mais conhecidas são usadas com objetivo casual, para conversas com amigos e familiares.

O Slack é um aplicativo desenvolvido especificamente para conversar com colegas de trabalho, especialmente sobre projetos profissionais. Dessa forma, facilita a interação de colaboradores home office com outros que trabalhem alocados na empresa.

Ele oferece chat de texto e de voz e também conta com integração com o Google Drive e outros serviços similares.

Saiba mais sobre o Slack aqui.

7. Pocket

Precisa que a equipe home office se mantenha focada em um trabalho, mas ela não pode abrir mão da atualização com notícias, por exemplo?

O Pocket é um aplicativo que permite salvar artigos, notícias e vídeos ao longo do dia para ver ou ler depois. Assim, fica mais fácil evitar a distração e ainda deixar separado tudo o que interessa em uma lista simples de usar e navegar.

Saiba mais sobre o Pocket aqui.

8. Noisli

Sua equipe home office pode ser do tipo que se concentra com mais facilidade se estiver ouvindo sons que induzam o foco. O Noisli apresenta vários sons com esse objetivo: sons de floresta, de ondas do mar, de fogueira queimando e até mesmo de ambientes como uma cafeteria cheia.

Com esse tipo de som, o colaborador pode trabalhar sem se distrair com as letras de uma música ou com os barulhos do ambiente, o que ajuda na produtividade.

Saiba mais sobre o Noisli aqui.

9. MindMeister

O MindMeister é um aplicativo que ajuda muito a organizar ideias. Isso porque a sua principal função é criar mapas mentais, ou seja, ideias representadas graficamente. Dessa forma, fica muito mais fácil compartilhar um projeto, por exemplo.

O aplicativo funciona em cloud computing, o que permite que ele seja acessado de qualquer lugar. Também possibilita diversos usuários online, o que é perfeito para trabalhos em equipe.

Saiba mais sobre o MindMeister aqui.

10. fSense

Você precisa acompanhar em tempo real as atividades de todos os colaboradores home office? O fSense é ideal para a gestão de equipes porque permite uma visão ampla de tudo o que se passa nas telas dos computadores de cada colaborador por meio de relatórios, linha do tempo e até mesmo screenshots.

Com o fSense, o gestor tem a possibilidade de categorizar sites e aplicações como de uso para o trabalho e de uso pessoal. Assim, consegue contabilizar as horas trabalhadas efetivamente e analisar as atividades que “roubam” o tempo produtivo dos colaboradores.

O fSense também permite monitorar as possíveis falhas de segurança de informações da empresa, já que garante o controle de tudo o que foi acessado e compartilhado pelos colaboradores.

Saiba mais sobre o fSense aqui.

Quer mais produtividade na sua equipe home office? Leia este whitepaper e descubra a resposta para seus problemas.

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Descubra 7 sinais de que você precisa começar a monitorar seus colaboradores

7 sinais de que você precisa começar a monitorar seus colaboradores

A sua empresa tem necessidade de avançar no quesito produtividade, mas você tem dúvidas de que realmente precisa começar a monitorar seus colaboradores? O monitoramento de estações de trabalho pode parecer uma atitude radical em um primeiro momento e é compreensível que você tenha certo receio em implantá-lo.

No entanto, ao experimentar os inúmeros benefícios dessa decisão, você terá certeza do quanto é possível melhorar a gestão e, consequentemente, trazer resultados surpreendentes para a empresa.

Mesmo assim, se você ainda tem dúvidas de que o monitoramento de colaboradores é necessário na sua empresa, preparamos este artigo com 7 sinais para você observar.

7 sinais de que a sua empresa precisa de um sistema de monitoramento

1. Você não consegue visualizar a execução dos processos de trabalho

Na sua empresa, você tem dificuldades para acompanhar os processos de trabalho? Os seus problemas com produtividade podem estar relacionados a esses processos. Muitas vezes, o atraso em uma entrega, por exemplo, é causado por mais um de processo realizado equivocadamente.

Dessa forma, se você não tiver uma maneira ampla de visualizar a execução dos processos de trabalho, fica muito mais difícil rastrear a origem das falhas. Afinal, você precisa voltar passo a passo para investigar o problema e saber mais processos estão levando mais tempo do que deveriam, o que seria simples por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

2. A empresa não possui monitoramento de desvios de processos

Certamente, se não há como acompanhar os processos de trabalho na sua empresa, também não existe o monitoramento de desvios de processo. É isso que faz o negócio não conseguir se antecipar para evitar um problema. Ele só vai conseguir identificar que há uma falha na ponta do processo.

Além disso, um mesmo desvio pode ser responsável por inúmeros problemas dentro da empresa, até mesmo relacionados à segurança. Por isso, um sistema de monitoramento de estações de trabalho é ideal, já que permite descobrir quais são esses desvios de processo e facilita a tomada de decisão para eliminá-los.

3. Os colaboradores usam de forma inadequada as ferramentas no ambiente de trabalho

As ferramentas de trabalho dos seus colaboradores estão sempre apresentando defeito? É comum você precisar providenciar a manutenção antes do previsto? Então, considere importante implantar um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Ele será seu aliado para descobrir quais são as atitudes inadequadas dos seus colaboradores que podem estar acarretando esses problemas nas ferramentas de trabalho.

4. Você tem dificuldades de identificar ganhos operacionais

Assim como é difícil identificar os desvios, é difícil também identificar os ganhos operacionais, certo? Se a sua empresa não conta com um sistema de monitoramento de estações de trabalho, a gestão de ganhos operacionais fica limitada.

Você certamente sabe o quanto é importante acompanhar os KPIs do seu negócio. Essa mensuração fica muito fácil com um sistema que possibilite o registro das atividades dos colaboradores, trazendo relatórios prontos sobre a produtividade deles.

5. Você tem dificuldades de mensurar processos

Você tem poucas informações a respeito dos processos da sua empresa que permitam fazer uma análise estratégica? Um sistema de monitoramento de estações de trabalho registra dados imprescindíveis para a gestão de colaboradores, como o tempo efetivamente dedicado ao trabalho.

Com dados como esse em mãos, sua empresa tem a possibilidade de mensurar melhor os resultados de cada um dos processos e também de planejar estratégias que tornem esses resultados ainda melhores.

6. A força de trabalho está subutilizada

Será que você está aproveitando todo o potencial da sua equipe? É comum que colaboradores acabem dedicando muito tempo do dia para atividades que não condizem com o trabalho. Isso até mesmo sem perceberem. Deixam um site de conteúdo pessoal aberto, olham com frequência as redes sociais, entre outras atividades como essas.

Com um sistema de monitoramento de estações de trabalho, é possível mensurar quanto tempo da jornada é dedicada efetivamente ao trabalho e quanto é usado para tarefas pessoais. Dessa forma, fica mais fácil pensar em maneiras de tornar esses colaboradores mais produtivos, seja com normas que determinem intervalos específicos para uso pessoal ou ainda bloqueando os sites e as aplicações que têm “roubado” o tempo dos colaboradores.

7. Os colaboradores têm desvios de comportamento

Sua empresa tem normas de segurança da informação, mas frequentemente os computadores são infectados por vírus, por exemplo? É preciso identificar quais são os desvios de comportamento dos colaboradores que estão permitindo essa vulnerabilidade dos dados da empresa.

Pode ser que os colaboradores estejam acessando sites suspeitos ou mesmo abrindo e-mails de remetentes desconhecidos. Levante essas informações facilmente com a ajuda de um sistema de monitoramento de estações de trabalho. Ao descobrir quais são esses desvios de comportamento, novas atitudes podem ser tomadas para evitá-los.

Conheça o sistema de monitoramento de estações de trabalho fSense

O fSense é uma plataforma que registra todas as atividades dos computadores dos colaboradores. Dessa forma, é possível obter informações estratégicas que ajudam na gestão da empresa.

A ferramenta possui funcionalidades como a linha do tempo, que apresenta de maneira gráfica a produtividade dos colaboradores, indicando diariamente quanto tempo ele dedicou para atividades do trabalho e quanto tempo ele dedicou para atividades pessoais. Há ainda a possibilidade de registrar screenshots da tela para identificar algum desvio de comportamento, por exemplo.

Saiba mais sobre o fSense. Experimente-o gratuitamente por 15 dias em até 10 estações de trabalho.

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