O que é trabalho remoto e por que sua empresa deve aderir? | fSense

O que é trabalho remoto e por que sua empresa deve aderir?

O trabalho remoto está ganhando mais evidência nas organizações e começa a se consolidar como um modelo de grande aderência. No entanto, existem muitas dúvidas sobre o que é trabalho remoto e por que é um bom negócio para as empresas. 

Neste artigo, vamos explicar para você um pouco mais sobre o termo, suas vantagens e como continuar acompanhando a produtividade da sua equipe, mesmo de longe. Confira!

Afinal, o que é trabalho remoto?

Literalmente, trabalho remoto significa trabalho a distância. Também pode ser chamado de teletrabalho ou home office. Com o avanço da tecnologia e das ferramentas de informação e comunicação, ficou mais fácil trabalhar neste modelo.

Normalmente, o trabalho remoto é mais utilizado por profissionais freelancers, autônomos ou que atuam em empresas que permitem este modelo. 

Com a pandemia do novo coronavírus, que se espalhou pelo mundo em 2020, muitas empresas recorreram a essa alternativa às pressas. Então, ainda é um desafio se organizar com suas equipes atuando de home office e manter o fluxo de trabalho e produtividade da mesma maneira que acontece no trabalho presencial.

É possível que alguns gestores ainda possam estar com dificuldades na hora de administrar o trabalho de suas equipes. Isso é totalmente normal, considerando que todos estão se adaptando a este novo cenário. Por isso, é importante sempre pesquisar maneiras, dicas e ferramentas que colaborem para a organização do home office.

Vantagens do trabalho remoto

Mesmo diante de um cenário mais apressado de adaptação, o trabalho remoto não precisa ser encarado como a última alternativa. Com um planejamento e organização, pode ajudar e muito a sua empresa a crescer. Veja só alguns benefícios do trabalho home office:

1. Redução de custos

Optar por oferecer modelos de home office para seus colaboradores pode reduzir drasticamente os custos da sua empresa. Fora das dependências da empresa, a alocação de pessoal deixa de ser um problema de espaço físico.

Com a regularização do home office prevista nas novas leis trabalhistas, a empresa deve ser responsável pelos custos necessários para a realização da atividade home office para situações em que o contratado não os possua.

Mesmo com essa regulamentação, o contratado no modelo de trabalho remoto continua sendo responsável por arcar com os custos que não podem ser mensuráveis diretamente. Entre esses custos estão os gastos com o aluguel, água e luz.

Dessa forma, seu negócio economiza através da redução de custos de aluguel, contas de água, energia e internet, manutenção de espaço físico e com transporte de funcionários.

2. Aumento de produtividade

O principal benefício encontrado por empresas que optam por modelos de contratação de trabalho remoto está no aumento da produtividade do pessoal.

Trabalhando em modelo de home office, os índices de falta e atrasos de profissionais diminuem muito. Grande parte desses problemas ocorrem por problemas durante o deslocamento para o trabalho. E esse fator é eliminado pelo trabalho remoto.

Além disso, mais do que o tempo trabalhado, o controle de produtividade é feito sobre as entregas de tarefas. Para isso, o papel do gestor é fundamental para acompanhar e garantir a produtividade.

A produtividade também aumenta naturalmente, considerando que grande parte do estresse e planejamento diário não é necessário, como a escolha da roupa, o transporte público ou de veículo próprio, trânsito, entre outros fatores.

Dependendo do modelo de contratação, outro fato que impulsiona a produtividade do colaborador está na dinamização da sua rotina de trabalho. A organização do seu tempo fica mais flexível e dinâmica.

3. Imagem positiva da empresa diante o mercado

Indiretamente, oferecer o trabalho remoto para suas equipes também melhora a imagem da instituição perante o mercado. Empresas que aderem ao home office são vistas como modernas, despojadas e mais atrativas para candidatos – pois são vistas como um bom lugar para trabalhar. Isso é excelente para atrair jovens talentos e montar um time mais forte.

Por isso, se organizar internamente, tanto para gestão como para garantir a infraestrutura necessária, é fundamental para que o home office seja um sucesso. 

É preciso investir em tecnologia, com uma estrutura que garanta a segurança dos dados, utilizando armazenamento na nuvem, softwares que permitem o trabalho remoto e em ferramentas de monitoramento

Quando uma empresa adere ao modelo home office, ela demonstra a confiança em seus colaboradores. Dessa forma, sua equipe se sente respeitada e também confiam nos seus gestores.

Com o trabalho remoto, sua empresa também consegue atuar pela inclusão social das pessoas com deficiência (PCD). Além de contar com um espaço já adaptado (sua própria casa), também elimina dificuldades como o deslocamento e a falta de acessibilidade no trajeto.

Como monitorar e incentivar a produtividade no home office

Existem diversas ferramentas no mercado que podem ajudar os gestores a acompanhar a produtividade no home office.

Com essas soluções, os gestores podem organizar a rotina de trabalho de todo o time, acompanhar o desempenho das atividades e avaliar indicadores de produtividade, como tempo ocioso, média de tempo para concluir cada atividade, entregas diárias, entre outros. 

Trabalho remoto é um bom negócio!

Como mostrado ao longo deste artigo, o home office pode mudar a cara da sua empresa, melhorando a qualidade das entregas e garantindo a produtividade. Para isso, é claro, precisa ter planejamento e organização.

Quer conhecer mais sobre o modelo de trabalho home office e saber mais sobre produtividade? Continue acompanhando o blog do fSense!

Home office: dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Home office: dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Sua equipe também adotou o modelo home office? Neste artigo vamos mostrar algumas dicas de produtividade do trabalho em casa, para você repassar para sua equipe hoje mesmo! Vamos lá?

Home office: o termo do momento

Home office é o termo da vez e muitas empresas estão adotando ou já adotaram este modelo de trabalho em casa. Já faz um tempo que muitas empresas praticam essa modalidade mas, mais do que nunca, vem ganhando espaço no mercado. Isso acontece devido ao avanço da tecnologia e do esforço das empresas em aumentar a digitalização de processos internos e externos. Atualmente, devido à pandemia causada pelo novo coronavírus, este avanço acabou se tornando mais rápido e bastante usual na rotina de muitas empresas. 

Algumas empresas ainda não são totalmente abertas a esse estilo de trabalho, mas como já falamos aqui, o home office possui diversos benefícios e pode ser uma opção bastante atrativa para os empresários.

Agora, vamos às dicas!

Dê um upgrade na produtividade da sua equipe

Muitas empresas já adotaram o home office em suas rotinas de trabalho. Mas, para muitas outras, isso ainda é uma novidade. É possível que alguns gestores ainda possam estar com dificuldades na hora de administrar o trabalho de suas equipes e é totalmente normal que todos ainda estejam se adaptando a este novo cenário. Por isso, é importante sempre pesquisar maneiras, dicas e ferramentas que colaborem para a organização do home office. 

Vem com a gente e confira algumas dicas simples para você colocar em prática com a sua equipe e melhorar a produtividade no home office.

Seguir a rotina 

Um ótimo começo é manter a rotina com a sua equipe. Combinar um horário para entrar e encerrar o expediente, por exemplo, é uma boa maneira de organizar a rotina e, consequentemente, obter disciplina no trabalho. Converse com seu time, faça-os entender que seguir a rotina normalmente é um passo muito importante para a produtividade. Seja tirando o pijama e colocando roupas que eles normalmente usariam na empresa, tomando um café balanceado ou tomando um bom banho antes de começar as atividades. 

Organizar o local de trabalho

Oriente sua equipe a manter a mesa de trabalho organizada, se possível, deixando-a vazia. Um ambiente de trabalho arrumado e sem possíveis distrações, auxilia na produtividade. Essa dica vale até mesmo para aquela papelada do trabalho que não está sendo utilizada naquele momento.

Faça uma boa gestão de tarefa no home office 

Mais do que horas trabalhadas, é fundamental que a equipe esteja alinhada com as demandas solicitadas no dia. Organize a tarefa de cada um e faça uma boa gestão de tempo, assim você tem controle do fluxo de atividades, prazos e quais entregas estão sendo feitas de acordo com o combinado. 

Crie canais de comunicação e faça reuniões diárias

A comunicação no dia a dia com seu time faz toda diferença! Por se tratar de um estilo de trabalho digital, a comunicação entre vocês deverá ser totalmente online também. O lado bom disso tudo é que, hoje em dia, não faltam meios de comunicação e aplicativos de mensagens instantâneas em nossos celulares e computadores, não é mesmo? 

Por isso, fica fácil fazer reuniões diárias para colocar as prioridades do dia, quais possíveis impedimentos na hora de uma pessoa executar uma tarefa ou qual meta vocês precisam alcançar. Ao concluírem cada reunião, é importante que o seu time saia bem orientado, sem dúvidas e comprometido com as atividades.

Estipule hora para tudo

Saiba a hora de começar e de encerrar as tarefas. Pode ser o mesmo horário que costumavam fazer na empresa ou então combinar novos horários.

Por estar em casa, não significa que a sua equipe tenha que trabalhar 24 horas por dia. É importante estipular um mesmo horário de jornada para todos. Isso ajuda, e muito, na execução do primeiro tópico acima em que falamos sobre organizar a rotina. 

Descansar também faz parte! Então, oriente a sua equipe a fazer um intervalo de descanso no almoço, por exemplo. Fale com todos os colaboradores e aconselhe-os a tentarem não mexer no computador ou celular durante esse período. Se ‘desligar’ por alguns minutos pode fazer toda diferença no rendimento para continuar a jornada de trabalho.

Uma boa comunicação é essencial

O trabalho a distância também pode ser estressante. Por mais que exista a comunicação virtual, muitas vezes ela pode se perder ou não ser transparente o suficiente. O ideal nessas horas é fazer sua equipe entender o que você espera de cada um deles e vice-versa. Esclareça possíveis dúvidas de uma demanda, quais objetivos vocês devem alcançar e deixe claro os detalhes para a execução das tarefas.

Uma dica aqui é fazer um planejamento semanal. Com ele você e sua equipe conseguem alinhar as expectativas de entregas e objetivos a serem alcançados.

Aposte em ferramentas para gestão de home office

Hoje em dia existem várias ferramentas que podem auxiliar o processo de gestão no home office. Desde o controle de atividades, até o controle de tempo que cada pessoa leva para realizar as tarefas. 

Com essas ferramentas você consegue se organizar e, assim, organizar a rotina de toda a sua equipe, melhorando o fluxo de trabalho de todos os envolvidos nos projetos.

Se você gostou deste artigo, continue acompanhando a gente por aqui! E, para mais dicas de como aumentar a produtividade da sua equipe, confira o mapa visual exclusivo que preparamos para te ajudar nessa tarefa. 

blank

Campanhas motivacionais: 4 ideias para implantar na sua empresa

Manter colaboradores sempre motivados é um exercício que exige dedicação. Os gestores precisam estar atentos às necessidades dos colaboradores para propor maneiras de deixá-los satisfeitos com o trabalho e, consequentemente, fazê-los produzir mais. Uma boa solução para isso são as campanhas motivacionais.

Mas elas não têm apenas esse objetivo. As campanhas motivacionais contribuem para aumentar o senso de pertencimento, estimular a cooperação entre os colaboradores, melhorar o clima organizacional e trazer melhores resultados para a empresa.

Separamos neste artigo algumas ideias de campanhas motivacionais para você se inspirar e implantar ações desse tipo na sua empresa, seja em operações alocadas na própria empresa ou para equipes home office.

4 ideias de campanhas motivacionais para os seus colaboradores

Há diversos tipos de campanhas motivacionais, de acordo com o objetivo que se pretende. Aqui, trouxemos 4 delas para você identificar qual é ideal para cada momento na sua empresa.

1. Incentivo

As campanhas de incentivo são as mais comuns entre as empresas. Elas são elaboradas com o objetivo de engajar os colaboradores para alcançarem determinado objetivo, ainda que não haja premiação. A ideia é criar um ambiente de motivação e alto desempenho.

Por exemplo, a empresa pode pensar em destacar a equipe que mais teve avanço em comprometimento, proatividade, disciplina, relacionamento interpessoal, entre outros aspectos.

Sendo assim, até colaboradores que trabalham remotamente, no modelo de trabalho home office, podem participar. Essa é uma forma de manter o engajamento da equipe, mesmo de longe, já que essa é uma tarefa mais difícil para gestores de operações remotas.

2. Premiação

As campanhas motivacionais que envolvem premiação são ainda mais efetivas, uma vez que os colaboradores têm um incentivo a mais para atingirem os objetivos propostos pela empresa.

Campanhas de vendas são exemplos comuns. A empresa pode premiar um ou mais vendedores em períodos preestabelecidos: mensal, trimestral ou anual, por exemplo.

É importante que as comissões e os prêmios concedidos sejam atrativos, como valores em dinheiro, viagens ou vouchers de lojas.

A empresa pode também optar por conceder a premiação apenas se a meta estipulada no planejamento for alcançada, em vez de sempre premiar o colaborador que mais vender. Dessa forma, a empresa consegue estimular o trabalho coletivo, em busca de melhores resultados de vendas por toda a equipe e, não, individualmente.

3. Integração

As campanhas motivacionais de integração são aquelas que incentivam os colaboradores a se unirem, em vez de trabalharem apenas dedicados aos seus objetivos individuais. Nesse tipo de campanha, pode ou não haver premiação.

Um exemplo é a ideia de uma campanha que contabilize há quantos dias a empresa está sem receber reclamações de clientes. Esse tipo de campanha motivacional tem como objetivo impulsionar os funcionários a atingirem a excelência no atendimento. A premiação pode ser concedida de acordo com a quantidade total de dias conquistados sem nenhuma reclamação.

Para incentivar os colaboradores, a empresa pode divulgar uma placa com dizeres como “Estamos a 154 dias atendendo nossos clientes com excelência”.

4. Datas comemorativas

Datas comemorativas também são um importante apelo para campanhas motivacionais. O final do ano, especialmente, é uma época em que as empresas costumam implantar campanhas para engajamento dos colaboradores e premiar os destaques do ano.

Próximo ao Natal, que tal promover uma competição saudável entre as áreas da empresa? Uma ideia é promover uma gincana que incentive a solidariedade, na qual os colaboradores façam uma ação social em alguma instituição escolhida pela organização.

A campanha pode estimular, por exemplo, que os colaboradores arrecadem brinquedos, roupas e alimentos para serem doados a crianças ou idosos. A cada determinada quantidade doada, a empresa também pode fazer a parte dela, doando um percentual em dinheiro, por exemplo.

A entrega pode ser feita pelos colaboradores da área vencedora, em uma festa de Natal na instituição, promovida pela empresa. Esse envolvimento eleva a participação dos colaboradores, motivando-os também para suas atividades no trabalho.

Torne as campanhas motivacionais parte da estratégia da empresa

Para que as campanhas motivacionais sejam bem sucedidas, é essencial que elas façam parte da estratégia da empresa. Elas devem ser planejadas, contar com verba própria e ter uma equipe responsável pela implantação.

Além disso, é importante que a efetividade das campanhas motivacionais seja mensurada para que, quando forem realizadas novamente, a empresa conte com dados para repetir ou até mesmo melhorar as propostas.

Analise o perfil da sua empresa e identifique as melhores opções de campanhas motivacionais para aplicar aos seus colaboradores.

Para implantar campanhas motivacionais efetivas na sua empresa, é importante conhecer o comportamento dos seus colaboradores. Assim, fica mais fácil definir uma ação que seja se interesse deles. Sobre esse assunto, leia o artigo “Por que dados de monitoramento são importantes para um plano de ação?”.

blank

Relatórios qualitativos e quantitativos: você sabe fazê-los de maneira correta?

Relatórios qualitativos e quantitativos: você sabe fazê-los de maneira correta?

Para uma gestão eficiente, é inegável que os dados são fundamentais. Eles é que vão nortear as melhores decisões da empresa. E, para isso, é claro que os relatórios também são essenciais. Afinal, eles são os responsáveis por apresentar, da melhor maneira, esses dados.

Portanto, os relatórios são indispensáveis para o acompanhamento dos resultados da empresa, para entender a gestão de maneira abrangente e, sobretudo, para servirem como referência para planos de ação que levem a empresa a alcançar novas metas.

Para esses objetivos, existem dois tipos básicos de relatórios: quantitativos e qualitativos. Ambos são importantes para qualquer que seja o segmento da empresa, mas atendem a necessidades diferentes. Neste artigo, trouxemos as principais diferenças entre eles para te ajudar a fazê-los de maneira correta na sua empresa.

Relatórios qualitativos x relatórios quantitativos: quais são as diferenças?

De maneira geral, os relatórios qualitativos abordam aspectos mais amplos, enquanto os relatórios quantitativos ficam restritos a uma análise de números.

Por exemplo, um relatório qualitativo de vendas aponta qual é a preferência dos clientes em relação a modelos ou cores, qual o estado ou região do país com maior volume de compras, quais itens foram comprados juntos e assim por diante. Enquanto isso, um relatório quantitativo de vendas aponta a quantidade de itens vendidos e o faturamento total.

Mais uma vez, é extremamente importante ter em mente que não há relatórios mais ou menos importantes. Cada um atende a uma finalidade.

Para que servem os relatórios qualitativos?

O relatório qualitativo tem perfil mais analítico e proporciona uma visão ampla da situação. A elaboração dele é mais complexa, exige mais tempo e, por isso, não é ideal para ser feita diariamente. Ao mesmo tempo, porém, é o recurso mais interessante para entender os detalhes do desempenho da empresa.

Voltando ao nosso exemplo de um relatório de vendas, imagine que o faturamento permanece estável de um mês para o outro. À primeira vista, tudo está bem, mas, por meio de um relatório qualitativo, é possível identificar que determinado grupo de clientes parou de comprar, enquanto outro triplicou o ticket médio. Essa modificação no comportamento do consumidor, embora não seja visível à superfície, exige uma mudança na estratégia de marketing e vendas da empresa.

Para que servem os relatórios quantitativos?

O relatório quantitativo é ideal para quando o gestor precisa de uma visão rápida sobre a situação do negócio. Ele não exige muito esforço de interpretação. Traz, de maneira clara e objetiva, os números que interessam para a área da empresa que se deseja analisar.

No exemplo do relatório de vendas, se o faturamento de determinado mês é R$ 500 mil e o mês seguinte é R$ 100 mil, é fácil dizer que alguma coisa está errada.

Esse não é um exemplo muito realista, porque, normalmente, os relatórios quantitativos são usados para um acompanhamento minucioso do desempenho do negócio, com intervalo de tempo bem menor.

Por exemplo, muitas empresas fazem um levantamento diário das vendas, justamente para identificar quedas de um dia para o outro. Isso permite que os gestores tomem uma atitude de imediato, em vez de esperarem um relatório do final do mês para tomar uma providência.

Por que os relatórios qualitativos e quantitativos são importantes?

Para elaborar relatórios estratégicos, o gestor deve, antes, estabelecer os indicadores tanto qualitativos quanto quantitativos. Indicadores são os dados numéricos que medem entradas e saídas, desempenho dos processos, fluxos de informações, entre outros. A partir desses indicadores é que é possível construir relatórios para avaliar e orientar as equipes.

Os indicadores são formas de demonstrar o estágio de eficiência (uso dos recursos para atender as necessidades) e eficácia (execução correta das tarefas para atingir metas) alcançado.

Podem ser usados indicadores para medir o desempenho da equipe quanto a comportamentos, percepções, reações, evolução, nível de satisfação, índice de absenteísmo (faltas ao trabalho), rotatividade (turn over), horas de treinamento, entre outros. Há também indicadores para avaliar os clientes: as reações, o comportamento, as reclamações e o nível de satisfação. E há ainda os relacionados ao mercado e à organização.

Conheça alguns indicadores que podem ser utilizados nos seus relatórios:

Indicadores qualitativos

• Número de oportunidades de melhorias identificadas/ligações;
• Quantidade de aspectos que necessitam de aperfeiçoamento;
• Horas necessárias de treinamento por profissional;
• Número de metas que alcançaram sucesso/número de metas planejadas (durante um determinado período de tempo).

Indicadores quantitativos

• Volume de vendas;
• Produtividade dos colaboradores;
• Quantidade de tarefas diárias;
• Número de contatos realizados e recebidos.

Para escolher os indicadores a serem analisados, a empresa precisa observar quais dados são importantes para o negócio. No caso de colaboradores que trabalham no modelo home office, por exemplo, o indicador de produtividade é importantíssimo. Isso poque é mais difícil medir o desempenho deles por não estarem no espaço físico da empresa.

Já para uma operação de cobrança, o volume de recuperação de crédito é um indicador indispensável. Afinal, esse é o principal objetivo que ela precisa cumprir.

O relatório também é importante para a análise das exigências de compliance estabelecidas pela empresa. É por meio do relatório que o negócio é capaz de saber se os colaboradores estão cumprindo as regras para manter a empresa em conformidade com as normas do setor.

Como elaborar os relatórios qualitativos e os relatórios quantitativos?

Siga essas 5 dicas para elaborar relatórios qualitativos e quantitativos de maneira correta.

1. Use dados de qualidade

Você não pode confiar em um relatório elaborado a partir de dados sem precisão. Se as informações não são relevantes, o relatório também não é útil para a sua tomada de decisão.

Além disso, se os dados não são claros e bem organizados, tentar usá-los vai consumir muito tempo e prejudicar a sua produtividade. Resumindo, dados de qualidade são essenciais para elaborar relatórios de maneira correta.

2. Comece pela visão macro

Macro e micro são dois termos muito usados no meio corporativo. O primeiro refere-se a uma análise geral, enquanto o segundo refere-se à análise detalhada.

Cuidado para não cair na armadilha de desenvolver todos os seus relatórios a partir de uma visão micro, ou seja, colocando tudo no microscópio. Isso não é viável a longo e médio prazos. Afinal, sua equipe desenvolve muitas atividades. Você precisaria de colaboradores dedicados somente para desenvolver relatórios e conseguir manter esse ritmo.

Em vez disso, comece seu relatório a partir de uma visão geral. Depois, faça a análise micro apenas nos pontos mais relevantes para a atividade gerencial.

3. Use recursos visuais

Relatórios com muito texto e números são cansativos. Se você, eventualmente, tiver que apresentá-los a outras pessoas – como o restante do quadro de gestão ou os acionistas da empresa e possíveis investidores –, esse tipo de relatório não vai causar um bom impacto.

Então, é importante dosar os elementos. Sempre que possível, procure usar recursos com maior apelo visual. Isso inclui gráficos, tabelas e mapas, por exemplo, que facilitam a compreensão. Quanto ao texto, tente ser o mais objetivo e conciso.

Vale a pena lembrar, ainda, que o relatório gerencial deve ter uma estrutura bem organizada. Divida o texto em seções para facilitar a leitura.

Você pode criar uma introdução, também conhecida como sumário executivo, apresentando os dados que serão analisados, e uma conclusão, demonstrando o que foi percebido em relação ao desempenho da empresa.

4. Recorra a relatórios anteriores

Nunca descarte um relatório elaborado. Esse mesmo documento será muito útil, quando, algum tempo depois, for preciso analisar novamente o desempenho da empresa em relação aos mesmos fatores.

Imagine que você quer avaliar a evolução do BackOffice na empresa. Comparar o tempo médio de atendimento hoje com aquele de um ano atrás permite identificar as decisões e as práticas que deram certo ou não, os problemas que já foram resolvidos, os novos problemas que surgiram, entre outros fatores.

Também é um forte argumento para mostrar aos stakeholders do negócio que você tem promovido ações concretas de melhoria ao longo do tempo.

De qualquer maneira, é muito mais fácil realizar essa comparação quando você tem o relatório completo do ano anterior, em vez de resgatar dados antigos e analisá-los novamente.

Portanto, salve cada relatório elaborado em uma pasta e guarde esses arquivos. Com o tempo, eles serão úteis.

5. Conte com ferramentas tecnológicas

No passado, coletar dados era um processo manual. Hoje, é possível contar com ferramentas tecnológicas capazes de coletar informações sobre qualquer atividade dentro da empresa: vendas, marketing, finanças, produção, backoffice.

Dessa forma, cabe ao gestor somente o papel estratégico da análise, que conta com todos os dados necessário já organizados pela ferramenta. É o caso do fSense, que coleta dados de todas as atividades que o colaborador realiza em sua estação de trabalho. Assim, o gestor tem acesso a informações que o permitem identificar quanto tempo o colaborador dedica ao trabalho e quanto tempo ele deixa para atividades pessoais, quais sites ele acessa, se cumpre ou não as regras de segurança da informação estabelecidas pela empresa, entre outros dados relevantes para a elaboração do relatório.

Para conhecer todas as funcionalidades do fSense e entender como ele pode fornecer dados relevantes para os relatórios da sua empresa, leia o artigo “fSense: como usar e quais os principais benefícios”.

blank

Saiba como problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade para a equipes home office e o que você deve fazer para superá-los.

Home office: problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade

O home office é uma modalidade adotada por 40% dos trabalhadores nos Estados Unidos. No Brasil, 26% das grandes empresas já oferecem a possibilidade do home office para, ao menos, uma parte dos seus funcionários. Os motivos por trás da popularidade desse modelo de trabalho é o aumento da produtividade dos colaboradores e a economia da empresa com os gastos relacionados a infraestrutura.

Para conferir mais vantagens do home office para o seu negócio, leia este artigo: “Home office: benefícios e vantagens para sua empresa“.

No entanto, nem tudo são flores. Muitas empresas e gestores têm dificuldade em gerir trabalhadores remotos. E isso traz problemas para a produtividade e o engajamento da equipe home office.

Neste artigo, vamos tratar dos principais problemas causados pela má gestão de colaboradores home office. Esses dados foram levantados segundo a “The Workplace Revolution“, pesquisa realizada pelo grupo Regus e publicada em 2017.

Os principais problemas causados pela má gestão de equipes home office

Muitas empresas oferecem a modalidade home office sem, no entanto, oferecer ou cobrar que o colaborador possua infraestrutura adequada para trabalhar. Como consequência, o funcionário não consegue ser produtivo.

A infraestrutura adequada pode ou não ser oferecida pela empresa. Afinal, o que importa é que o colaborador tenha um espaço exclusivo para trabalho. Isso inclui um computador que suporte as suas atividades e boa conexão de internet, uma vez que reuniões virtuais, uploads e downloads são muito necessários nesse tipo de trabalho.

Sem a infraestrutura necessária, o trabalho pode se tornar mais lento. Esses problemas de infraestrutura podem ser por conta da conexão ruim, de um computador que apresenta problemas continuamente ou, até mesmo, por conta das interrupções causadas pela família. Essas interrupções – que é um problema apontado por 48% dos entrevistados da pesquisa do Regus.

Por conta de todos esses problemas, muitos dos colaboradores (45%) entrevistados para a pesquisa apontam que têm dificuldades de se concentrar no trabalho.

Por que esses problemas são culpa da gestão?

Todos os principais problemas apontados pelo estudo realizado pelo grupo Regus são por falta de organização da empresa em relação à modalidade de trabalho home office.

Para efetuar contratações home office, é preciso pensar na infraestrutura que será utilizada pelo colaborador. Avalie se a sua empresa será responsável por fornecer o equipamento de trabalho ou se as contratações serão feitas mediante comprovação da infraestrutura do colaborador.

Além disso, é necessário utilizar softwares que permitam à empresa comprovar a produtividade do colaborador.

Existem no mercado opções de sistemas que, quando instalados na estação de trabalho que se deseja monitorar, printam a tela do colaborador e até mesmo as imagens da webcam. Assim, garantem que o funcionário está mesmo realizando o seu trabalho em seu escritório.

Além de prints, sistemas de monitoramento também conseguem verificar quais softwares e aplicações estão sendo utilizados pelo seu colaborador. No caso de home office, isso é importante para garantir que sejam seguidas as normas da empresa em relação aos sistemas utilizados no trabalho.

Em tempos em que a segurança da informação deve ser uma prioridade para a empresa, ter normas de conduta definidas é fundamental para garantir que dados e informações não sejam vazados. Trabalhando com equipes remotas, esse controle deve ser feito de maneira ainda mais rígida.

Tomando esses cuidados, vale a pena investir em home office

Superando os problemas apontados através da organização da gestão de equipes remotas, é possível ter uma excelente experiência com o home office. 56% dos entrevistados pelo Regus garantem que a sua produtividade aumenta com o trabalho remoto, por conta de seus benefícios e da boa infraestrutura da qual desfrutam.

Se você quer um software que te ajude a acabar com os problemas de produtividade da sua equipe remota, conheça o fSense. Trata-se de um sistema de monitoramento em nuvem que tem inúmeras funções para auxiliar sua empresa a engajar os colaboradores home office e aumentar a sua produtividade.

blank

O que muda no home office com a reforma trabalhista

Regularização do home office: o que muda com as novas regras trabalhistas

Em dúvida sobre as mudanças que a reforma trabalhista trouxe para o home office? Esse modelo de trabalho, em que o colaborador pode trabalhar remotamente, vinha sendo praticado há anos na informalidade e agora empresas como a sua têm respaldo na lei para aplicá-lo. Em vigor desde 11 de novembro de 2017, as novas regras trabalhistas trouxeram a regularização do home office.

Neste artigo, reunimos as principais alterações e quais são as consequências dela para as empresas. Entenda como cada uma delas contribui para a regularização do home office.

6 mudanças no home office após a reforma trabalhista

1. Infraestrutura

Com as novas regras trabalhistas, ficam a cargo da empresa os gastos necessários à realização dos serviços em home office caso o contratado não possua equipamento necessário ou não queira disponibilizá-lo.

Isso quer dizer que deve estar em contrato escrito a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado.

Continua sendo um consenso que o trabalhador é responsável pelos custos não mensuráveis de maneira direta, como água, luz e espaços utilizados da residência do próprio trabalhador.

2. Horários e produtividade

O controle do trabalho em home office deve ser feito por tarefas e, não, por hora trabalhada. A lei passou a reconhecer que controlar o horário do trabalhador em home office não é necessário. O que a empresa precisa observar é a produtividade desses colaboradores. Além disso, o home office possibilita mais flexibilidade ao colaborador, que pode trabalhar a qualquer hora, sem perder tempo com deslocamento, por exemplo.

Dessa forma, a empresa não tem a necessidade de pagar horas extras, a não ser que o monitoramento da atividade seja exigido. Algumas atividades demandam o monitoramento em tempo real do trabalho do colaborador. Nesses casos, as empresas optam por instalar um software de monitoramento no equipamento usado pelo colaborador para acompanhar sua produtividade e avaliar a necessidade do pagamento de horas extras.

3. Segurança da informação

Para trabalhar em home office, o colaborador precisa ter cuidado redobrado quanto às informações sigilosas da empresa. Mas é responsabilidade da empresa a instalação e a atualização de softwares nos dispositivos usados pelo colaborador.

É preciso criar políticas de acesso individualizadas, com várias ferramentas de controle de acesso e identificação. Para que não haja vulnerabilidades em relação aos dados da empresa, o ideal é focar na segurança dos dados e, não, no dispositivo, já que o colaborador pode estar com software de segurança desatualizado ou o dispositivo pode ser roubado, por exemplo.

4. Tecnologias móveis e de monitoramento

As tecnologias móveis e de monitoramento são essenciais para viabilizar o trabalho em home office. Os dispositivos móveis é que possibilitam que o colaborador trabalhe fora das dependências da empresa, podendo levar sua ferramenta de trabalho para qualquer lugar.

Da mesma forma, as empresas devem contar com tecnologias de monitoramento, que permitem acompanhar o desempenho do colaborador a distância, observando a produtividade e cuidando da segurança dos dados. É por isso que, para que a empresa fique mais tranquila quanto ao trabalho sendo realizado remotamente, é importante investir em tecnologias que possibilitem esse controle.

5. Segurança do trabalho

A nova legislação passa a exigir que a empresa instrua os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.

Sendo assim, continua sendo responsabilidade da empresa zelar pela segurança do colaborador, ele trabalhando de casa ou nas dependências da empresa.

6. Vale alimentação e vale transporte

Nos casos em que o trabalhador, mesmo home office, tiver que se deslocar para a empresa, o vale transporte continua sendo devido.

Quanto ao vale alimentação, se essa for uma obrigação prevista em norma sindical, não poderá ser subtraída ou reduzida, a não ser que haja previsão na própria norma. Do contrário, o benefício deve ser mantido.

Caso o benefício seja uma decisão espontânea da empresa, a eliminação ou a redução desta poderá trazer uma diferenciação injusta para quem trabalha em home office. Por isso, é recomendado que a empresa avalie bem essa alteração.

As novas regras trabalhistas realmente trouxeram muitas alterações quanto ao home office, em especial o respaldo em lei para a sua aplicação. Esperamos que este artigo tenha te ajudado a compreendê-las mais facilmente.

Regularização do home office

Sugerimos que você leia também o artigo que trata sobre como o trabalho em home office pode ser interessante para a sua empresa. Muitas atividades podem ser desenvolvidas remotamente, não havendo a necessidade de o trabalhador se deslocar para a empresa. Descubra como você pode aproveitar essa possibilidade e trazer melhores resultados para o seu negócio.

blank

Os benefícios e as vantagens do home office para sua empresa

Home office: benefícios e vantagens para sua empresa

Cada vez mais empresas têm optado por trabalhar com modelos de contratação de teletrabalho, especialmente home office. O motivo? O home office oferece grandes benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Mesmo assim, muitas corporações ainda têm receio de começar a trabalhar com home office ou aumentar suas equipes remotas. Se esse é o seu caso, você está no lugar certo. Neste artigo trataremos sobre como equipes home office podem ser o caminho para o sucesso na sua empresa.

O que é home office?

Home office é um modelo de teletrabalho, isso é, de trabalhado realizado fora das dependências da empresa, em que as atividades laborais são realizadas em domicílio. Segundo a Citrix, até 2020, cerca de 90% das empresas no mundo irão oferecer aos seus colaboradores algum modelo de teletrabalho. No Brasil, o modelo já é muito popular e, segundo pesquisa realizada pela Spaces em 2017, é utilizado por funcionários corporativos pelo menos uma vez por semana.

Existem colaboradores também que trabalham em modelo 100% home office, participando de reuniões, inclusive, de maneira remota. O modelo de contratação de mão-de-obra remota pode variar conforme cada empresa e suas necessidades. Porém, independente da modalidade escolhida, o home office traz muitos benefícios para a empresa.

Como o home office pode ajudar sua empresa a crescer?

1. Redução de custos

Optar por oferecer modelos de home office para seus funcionários pode reduzir drasticamente os custos da sua empresa. Afinal, com seus funcionários trabalhando fora das dependências da empresa, a alocação de pessoal no espaço físico deixa de ser um problema.

Com a regularização do home office prevista nas novas leis trabalhistas, a empresa passa a também poder ser responsável pelos gastos necessários para a realização da atividade home office para situações em que o contratado não os possua ou não os disponibilize.

No caso de profissionais que prefiram trabalhar com o próprio equipamento, pode ser definido em contrato que a empresa é responsável pelos custos de manutenção, caso necessário – o que também diminui os gastos da empresa. Todos esses detalhes devem ser observados e definidos em contrato.

Mesmo com essa regulamentação, o contratado no modelo home office continua sendo responsável por arcar com os custos que não podem ser mensuráveis diretamente. Entre esses custos estão os gastos com o aluguel, água e luz.

Sendo assim, você economiza através da redução de custos de aluguel e também dos gastos decorrentes da manutenção de um grande espaço físico, que vão desde os gastos com limpeza até contas de água, luz e energia.

Além disso, o vale transporte pode ser subtraído do pagamento do colaborador nos dias em que ele não precisar se deslocar até a empresa.

2. Aumento de produtividade

O principal benefício encontrado por empresas que optam por modelos de contratação home office está no aumento da produtividade do pessoal.

Trabalhando em modelo de home office, os índices de falta e atrasos de colaboradores diminuem muito. Isso acontece porque muitas das faltas e atrasos de funcionários se dá devido a problemas que ocorrem durante o deslocamento para o trabalho.

Além disso, o controle de produtividade no modelo home office também pode ser feito por entrega de tarefas e não por tempo trabalhado. Existem no mercado ferramentas que ajudam a aferir a produtividade de cada colaborador e, assim, garantir que esse controle seja feito de maneira eficiente e assertiva.

Além disso, retirando do colaborador o estresse com o deslocamento, – que envolve trânsito, uso do carro próprio ou transporte público, escolha de roupa, maquiagem, etc. – sua produtividade naturalmente aumenta, pois ele têm mais prazer em realizar o seu trabalho.

Dependendo do modelo de contratação, outro fato que impulsiona a produtividade do colaborador está na dinamização da sua rotina de trabalho. Com o home office, o funcionário pode organizar seu tempo de maneira mais flexível e dinâmica. Além disso, pode ter mais tempo para se dedicar a atividades de lazer e também de capacitação profissional.

Essa maior flexibilidade e redução de estresse, aliado ao fato de trabalhar em casa – muitas vezes perto da família -, deixam o colaborador mais satisfeito com sua rotina e trabalho, aumentando assim sua capacidade de produção.

Todos os benefícios do trabalho home office, também atrai e ajuda a reter bons profissionais, melhorando a qualidade de entrega do serviço da sua empresa.

3. Melhoria da imagem da empresa perante o mercado

Um benefício indireto causado pelo home office está na melhoria da imagem da empresa perante o mercado. Empresas que permitem modelo de trabalho home office são vistas como mais modernas, despojadas e como bons lugares para se trabalhar.

Afinal, para se manter uma estrutura de trabalho home office que funcione, é fundamental investir em tecnologia e estar atento às tendências de armazenamento em nuvem, ferramentas de monitoramento, softwares que permitam trabalho remoto e segurança das informações.

O fato de poder realizar o trabalho de casa também mostra que a empresa tem uma visão menos retrógrada sobre formas de produzir. Sendo assim, é percebida como um lugar mais despojado e moderno – o que também serve para atrair jovens talentos para seu quadro de funcionários.

Quando se mantém o regime de home office, confiar nos funcionários que trabalham na sua empresa ou dispor de ferramentas que comprovem sua produtividade é fundamental. Por isso, empresas que trabalham com esse modelo são vistas como lugares em que os colaboradores são respeitados e possuem a confiança de seus superiores, o que também é bom para a imagem do negócio.

Outro ponto que pode melhorar a imagem da empresa perante o mercado é que é mais fácil contratar e reter pessoas com deficiência (PCD) no modelo de trabalho home office. Afinal, o teletrabalho em domicílio evita que PCD tenham problemas com deslocamento, por exemplo, e facilitam sua rotina no geral.

O home office pode ser o caminho para o sucesso na sua empresa

Com todos esses benefícios, você já sabe como o home office pode ajudar sua empresa a aumentar sua produtividade, ser vista de forma melhor no mercado e ainda reter bons profissionais em sua equipe.

Mas é claro que para o home office funcionar bem e ser bem gerido, você precisa de saber como controlar a produtividade dos colaboradores e, assim, melhorar os seus resultados. Neste artigo, ensinamos como resolver possíveis problemas com a produtividade da sua mão-de-obra remota.

Ir para artigo agora

comprove a produtividade da sua equipe home office com o fSense

fSense: a ferramenta que comprova a produtividade de equipes home office

Apesar do home office ter se tornado um modelo popular entre as empresas, aferir a sua eficiência ainda é um problema encontrado por alguns gestores. Mas não pode ser assim. Afinal, para manter viável uma estrutura de serviços home office, ter certeza de sua produtividade é fundamental.

Para isso, é imprescindível contar com um sistema de monitoramento como o fSense.

Sistemas de monitoramento são softwares instalados nos computadores de colaboradores que coletam informações sobre as suas atividades. No caso de home office, é uma maneira de realizar o microgerenciamento de colaboradores mesmo remotamente.

O que é o fSense?

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que registra as ações executadas nas estações de trabalho em que é instalado, coletando informações que servem para que você otimize e monitore o desempenho da sua equipe de trabalho.
Como o fSense funciona?

O fSense funciona através da instalação de um agente desktop coletor. Esse agente coleta informações sobre quais sites, aplicativos e sistemas estão sendo utilizados pela sua equipe durante sua rotina de trabalho.

Categorizações de uso

Os sites, aplicativos e programas acessados pelo seu colaborador podem, dentro do fSense, subdividir-se em quatro categorias, que são: 1) “Uso de Trabalho”; 2) “Uso de Trabalho Não-Aprovado”; 3) “Uso Pessoal” e; 4) “Uso Pessoal Não-Aprovado”. Assim, você tem facilidade em reconhecer se o seu colaborador está de fato ou trabalhando.

As informações obtidas em cada estação de trabalho através do agente desktop vão para um dashboard central, controlado pelo gerente dessa conta. Assim, você passa a ter condições de conhecer o perfil do seu colaborador, sua rotina de trabalho e aferir se o tempo utilizado por ele para a realização de atividades está realmente sendo destinado a esse fim.

Relatórios gráficos

Todas as informações obtidas pelo fSense são disponibilizadas em relatórios diversos que podem ser acessados no dashboard central. Com gráficos de pizza, gráficos de coluna e de linhas do tempo, você consegue interpretar os dados com facilidade e utilizá-los ao seu favor.

Os gráficos do fSense são fornecidos tanto para toda a equipe, quanto para cada colaborador. Você também pode filtrar os gráficos por aplicações e sites e aferir, assim, o tempo de uso de cada um deles. Com isso, você pode saber, por exemplo, o tempo que seu colaborador se dedicou ao trabalho e às redes sociais, por exemplo.

Os relatórios do fSense ainda podem ser exportados em vários formatos, facilitando seu envio via e-mail e seu uso em apresentações.

Como o fSense pode te ajudar a aferir a produtividade da sua equipe home office?

Em contratos de home office, é comum acordar o envio de relatórios semanais de produtividade e atividades realizadas. Isso acontece porque a forma de entrega de modelos de trabalho home office é um acordo entre contratado e contratante, em que se define se o serviço do colaborador será mensurado por jornada fixa de trabalho ou tarefas entregues.

Para os dois casos, contar com o fSense é uma maneira de mensurar de maneira fidedigna as atividades do colaborador. Com a ferramenta, os relatórios são fornecidos automaticamente, com dados realmente concretos e confiáveis sobre as tarefas do funcionário durante o período estipulado.

Desse modo, independente da forma de contrato, fica mais fácil mensurar a produtividade do colaborador.

Mais do que te ajudar a mensurar a produtividade, o fSense te auxilia a aumentá-la

Com os dados fornecidos pelo fSense, você tem poder para aumentar a produtividade do seu time. Afinal, com informações concretas sobre a atividade de cada membro do seu time, você possui uma base sólida para fornecer feedbacks, buscando melhorar o desempenho da equipe.

Outra maneira de aumentar a produtividade do seu time utilizando o fSense está na possibilidade de analisar o perfil individual de cada colaborador. Assim, você pode observar a rotina de trabalho do seu colaborador mais produtivo, por exemplo, verificar seus padrões de trabalho e repassá-los para o restante da equipe, se achar adequado.

Além disso, o próprio fato de os colaboradores saberem que estão sendo monitorados, faz com que eles passem mais tempo dedicando-se realmente às suas atividades e evitando distrações.

Experimente o fSense para melhorar a gestão de home office

Com todas suas facilidades e funcionalidades, o fSense é um sistema de monitoramento que te permite realizar o gerenciamento da equipe remota, fornecer feedbacks e otimizar seus resultados. Por isso, ele é fundamental para se obter bons resultados com equipes home office.

Quer ver na prática como o fSense pode te ajudar a gerir a produtividade da equipe home office?

blank