fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Como um software de monitoramento de computadores pode ser útil em todos os setores da sua empresa?

Os softwares de monitoramento de computadores são utilizados para, não só registrar todas as atividades dos colaboradores, mas também, para analisar esses dados e gerar insights individuais e coletivos que podem ajudar a sua empresa.

Nesse sentido, para não assustar os colaboradores, é necessário que a corporação seja transparente e apresente quais são as regras de monitoramento e como o sistema funciona. Pois, esses programas só são liberados se não ferirem a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Pensando nisso, para te ajudar a entender como essas ferramentas funcionam, abaixo preparamos um conteúdo que mostra como um software de monitoramento de computadores, como o fSense, pode ser útil em todos os setores da sua empresa. Confira!

Quais setores da minha empresa podem utilizar software de monitoramento?

Os softwares de monitoramento podem ser utilizados por diversos setores do mercado, sem exceção, porém setores como de saúde, manutenção e atendimento presencial ao público podem não ver tanta utilidade para essas ferramentas.

Agora, empresas de setores como telemarketing, contabilidade, tecnologia, atendimento digital e escritórios em geral, podem e devem utilizar essas ferramentas.

Pois, como explicamos acima, esses programas ajudam a coletar dados importantes para o crescimento das empresas. Assim, fica mais fácil resolver gargalos, dar feedbacks e até mesmo, diminuir o excesso de horas extras.

Nesse sentido, abaixo separamos quais setores, dentro das empresas, podem utilizar esses softwares de monitoramento.

Atendimento ao cliente (telemarketing): como esse setor funciona por demanda e na maioria das vezes tem filas, um software de monitoramento de computadores irá trazer dados de tempo real e inativo, tempo de ligação, capturas de tela aleatória e encerramento da jornada de trabalho através do bloqueio da máquina. Com esses dados, o gestor consegue analisar os atendimentos, aumentar a produtividade, diminuir as horas extras, dar feedbacks assertivos e identificar skills que podem virar promoções.
Financeiro: como esse setor mexe com dados sensíveis, utilizar esses softwares é uma forma de garantir segurança aos dados. Além disso, essas ferramentas proíbem o uso de sites indevidos e assim, bloqueiam as ameaças que existem nesses sites.
Contábil: parecido com o caso do setor de atendimento ao cliente, utilizar esses programas no setor contábil também é uma forma de conhecer a equipe, reduzir problemas e gargalos (como a opção de automatizar demandas repetitivas) e aumentar a performance da equipe. Além disso, é uma forma de evitar vazamento de dados, já que esse setor utiliza dados sensíveis de clientes.
Jurídico: aqui a questão também é a segurança de dados e controle de jornada de trabalho que pode se estender, além do permitido pela lei CLT.
Marketing: aqui também a ideia é identificar problemas e tentar solucioná-los de forma mais rápida. Além disso, com os dados individuais e coletivos é possível dar feedbacks mais realistas e assim, aumentar a produtividade do time, como também implantar metas mais tangíveis.
Compliance: outro setor que a atuação desses sistemas é essencial são nas medidas de compliance. Pois, como a ferramenta monitora o computador, o colaborador fica limitado a acessar apenas o que a empresa permite e isso evita com que casos de compliance aconteçam. Além disso, caso haja vazamento de dados, esses softwares fazem capturas aleatórias de telas que podem ajudar a desvendar como o vazamento aconteceu.
RH: no setor de RH não é diferente! Pois, um sistema de monitoramento irá ajudar na diminuição do tempo ocioso, aumento da produtividade, rendimento e performance da equipe e redução das horas extras, quando não necessário.
Operações de cobrança: Operações que mexem com dados e com equipes que fazem atendimento ao cliente devem sempre se preocupar com a proteção desses dados e também com a produtividade dos seus colaboradores. Por isso, sistemas de monitoramento de computadores são importantes para a operação. Pois, com eles é possível acompanhar as atividades dos colaboradores, fazer a gestão eficiente do rendimento das equipes, identificar falhas que estão impedindo sua empresa de estar em conformidade com as normas e outros benefícios. Além disso, o gestor consegue acompanhar a equipe em tempo real e ter acesso imediato a insights valiosos que podem auxiliar na gestão da operação.

O que é o fSense e como ele pode ajudar no monitoramento dos setores?

O fSense é um software de monitoramento de computadores em nuvem que registra as ações executadas nas estações de trabalho em que é instalado, coletando informações que servem para que o gestor otimize e monitore o desempenho da sua equipe de trabalho.

Dessa forma, o fSense funciona através da instalação de um agente desktop coletor na máquina. E, instalado ele já começa a coletar informações sobre quais sites, aplicativos e sistemas estão sendo utilizados pela sua equipe durante sua rotina de trabalho.

Além disso, o fSense oferece:

Monitoramento do seu time a distância com uma gestão eficiente: O fSense faz registros contínuos das atividades das estações de trabalho monitoradas e organiza as informações em um dashboard prático;
Aumento da produtividade da equipe: Com o fSense é possível gerar um aumento de até 40% na produtividade da sua equipe. Tudo isso de maneira precisa e de acordo com as metas da sua empresa;
Gestão de compliance de forma segura: O fSense monitora o uso de computadores e registra o acesso a sites e aplicações não aprovado pela empresa;
Monitoramento dos comportamentos dos colaboradores: O fSense te ajuda a identificar hábitos, comportamentos e necessidades individuais e coletivas da sua equipe possibilitando traçar estratégias para diminuição de hora extra.

Já as funcionalidades são:

Dashboard com gráficos descomplicados;
Resumo das atividades monitoradas, ociosidade e máquina bloqueada;
Linha do tempo de ações de usuários mostrando início e fim da jornada de trabalho;
Captura de tela a cada 30 segundos para análise de processo;
Relatórios que podem ser baixados para o excel;
Crie jornadas de trabalho e diminua hora extra dos colaboradores;
TOP10 websites e aplicações;
Garanta a visão hierárquica das equipes conforme sua estrutura organizacional.

Portanto, o fSense é útil para monitoramento remoto ou presencial, para qualquer tipo e tamanho de empresa e para negócios que têm necessidade de controlar tempo de trabalho, precisam identificar acessos indevidos, melhorar os processos e compliance, reduzir hora extra e reduzir custos.

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Mitos e verdades sobre um software de monitoramento de computadores

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Os softwares de monitoramento de computadores viram tendência com o home office, pois assim, as empresas conseguem monitorar as atividades dos colaboradores, além de levantar dados que possam ajudar no aumento da produtividade e reconhecimento de skills.

Entretanto, a adoção dessas ferramentas levanta uma série de questões sobre privacidade e segurança no ambiente de trabalho. Isso porque, para supervisionar o desempenho do trabalhador, esses programas monitoram o tempo de uso, a jornada de trabalho e tiram capturas da tela, práticas, essas que podem ferir a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Por isso, para tirar suas dúvidas sobre o uso desses softwares, abaixo separamos o que é mito e o que é verdade. Confira!

Esses softwares funcionam como espião?

Mito. Os softwares de monitoramento de computadores cumprem com as regras da LGPD e eles não são utilizados para espionar os funcionários, mas sim, para medir a produtividade deles durante as horas de trabalho.

Assim, esses programas registram e analisam todas as atividades dos colaboradores e geram dados individuais e coletivos que só os gestores têm acesso.

Os colaboradores devem saber da utilização do software de monitoramento de computadores?

Verdade. Pela lei, as empresas devem deixar claro como eles funcionam e qual o objetivo. Além disso, a empresa deve avisar da utilização desses software no recrutamento e seleção de novos colaboradores.

Esses softwares bloqueiam sites que não se pode acessar no computador?

Verdade. O gestor, de acordo com a política da empresa, pode bloquear o acesso de sites indevidos a carga de trabalho impossibilitando o acesso a eles.

A utilização desses softwares é feita apenas em home office?

Mito. Várias empresas utilizam software de monitoramento de computadores no modelo de trabalho presencial também.

Isso porque, essas ferramentas servem para registrar e analisar todas as atividades dos colaboradores, e assim, gerar dados e insights individuais e coletivos para que os gestores possam reverter a baixa produtividade, tempo ocioso e horas extras, por exemplo.

Essas ferramentas monitoram a câmera, o microfone e tiram screenshots da tela do computador?

Sim e não, depende do modelo da ferramenta. O fSense, por exemplo, não acessa a câmera e nem o microfone, apenas tira capturas de telas aleatórias para acesso do gestor.

Agora, existem ferramentas que podem gravar vídeos para analisar o desempenho dos funcionários, ativando a webcam e o microfone do computador. Em casos mais específicos, existem ferramentas que podem usar a webcam da máquina para checar se há outra pessoa no ambiente usando o computador, as empresas alegam essa necessidade se o funcionário trabalha com dados sensíveis, por exemplo.

O colaborador pode pedir para não ser monitorado?

Não, pois se essa for uma regra da empresa, todos os dispositivos serão monitorados. Mas, tudo dentro da lei.

Por isso, é importante que o setor de RH informe do uso dessa ferramenta já no recrutamento e seleção.

A lei proíbe usar esse tipo de software de monitoramento?

Mito. Segundo o Art. 6º da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), é permitido ao empregador o uso de meios de supervisão do trabalho.

“Os meios telemáticos e informatizados de comando, controle e supervisão se equiparam, para fins de subordinação jurídica, aos meios pessoais e diretos de comando, controle e supervisão do trabalho alheio”, afirma a lei.

Softwares de monitoramento de computadores são perigosos?

Mito. Como eles são ferramentas corporativas, todos os dados coletados são de responsabilidade das empresas e não podem ser vazados. Desse modo, não há perigo.

Além disso, se você tem dúvidas, procure seu gestor e veja com ele como a ferramenta funciona. É obrigação das empresas serem transparentes nesse quesito.

Esses softwares ajudam mesmo a aumentar a produtividade da equipe?

Verdade. Com os dados coletados, o fSense, por exemplo, disponibiliza dashboards inteligentes que mostram vários insights e gargalos da operação.

Assim, o gestor sabe identificar o problema e tem ferramentas para solucioná-lo. Desse modo, se os gráficos indicarem baixa produtividade, o gestor pode dar feedbacks e tentar entender, de forma individual, como ajudar a melhorar o desempenho desse colaborador.

Essas ferramentas ajudam a diminuir o excesso de horas extras?

Verdade. Uma das funcionalidades desses softwares é o controle do horário de trabalho. No fSense, o gestor pode travar a máquina no horário de saída para que o colaborador não faça horas extras.

Em casos específicos, o gestor pode desbloquear, mas só ele tem esse acesso.

Portanto, o uso de software de monitoramento de computadores é legal, mas cabe a empresa ser transparente perante ao uso da ferramenta.

O fSense se destaca nesse mercado e é utilizado por grandes empresas. Clique aqui e veja o que nossos clientes dizem da eficácia da nossa ferramenta.

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Trabalho Híbrido: saiba tudo sobre essa nova tendência

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O trabalho híbrido veio com tudo depois do isolamento social e da flexibilização da pandemia. Pois, esse um modelo de trabalho consiste em trabalhar alguns dias em home office e outros dias presencial.

Assim, não se fica por fora do que vem acontecendo na empresa, existe o contato com os colegas de trabalho e alguns dias da semana, o trabalhador fica em casa, trabalhando de forma remota.

Ou seja, o trabalho híbrido junta o melhor do home office junto com o melhor do presencial. Pois isso, sua adesão é tão boa e a adaptação é tão rápida.

Pensando nisso, abaixo preparamos um conteúdo completo sobre o trabalho híbrido para você se informar e quem sabe adotar esse modelo na sua empresa! Boa leitura!

O que é o trabalho híbrido?

Como falamos acima, o trabalho híbrido é o modelo de trabalho que combina o formato presencial e o home office. Isso quer dizer que, por exemplo, o colaborador passa, durante a semana, 3 dias em casa (ou em coworkings, restaurantes e afins) e 2 dias no escritório.

E pelo fato de misturar outros dois modelos de trabalho, o híbrido é bem-visto pelos trabalhadores. Segundo uma pesquisa da Microsoft, 58% dos trabalhadores brasileiros desejam atuar nesse modelo ou de forma remota. Já no mundo, o índice é parecido: 57% querem migrar para o modelo híbrido de trabalho.

Assim, diante desses dados podemos concluir que o trabalho híbrido é uma forma de adquirir bem-estar, manter a saúde mental e, ainda, se sentir parte da empresa. Por isso, muitas corporações já começaram a adotar esse formato de trabalho, que já mostra bons resultados de produtividade e desempenho.

Quais são as vantagens do trabalho híbrido?

Abaixo separamos os principais benefícios desse modelo para o colaborador e para sua empresa. Confira!

1 – Flexibilidade

A flexibilidade é uma das vantagens do modelo de trabalho híbrido, pois, os colaboradores podem decidir onde e como executar suas tarefas diárias. E, isso permite que ele administre sua produtividade e exercite sua autonomia, principalmente quando não há a possibilidade de um gerente monitorar suas atividades diariamente.

Assim, os trabalhadores não precisam ficar presos a nenhum local específico para desempenhar suas funções. O que gera maior produtividade, bem-estar e até mesmo satisfação.

2 – Comunicação mais eficiente

No modelo home office, a comunicação pode ser um desafio, no presencial também, mas os ruídos são menores. Agora, no híbrido, decisões importantes podem começar a ser planejadas no remoto e bater o martelo no presencial.

Entretanto, para que isso funcione, sua empresa deve elencar uma ferramenta oficial de comunicação, para que tanto no presencial quanto a distância, todos terão acesso às comunicações e decisões.

Muitas empresas usam as plataformas do Google, Slack e até mesmo WhatsApp. Desse modo, pesquise a melhor ferramenta para sua empresa e elimine os ruídos de comunicação para cada dia ela ser mais eficiente.

3 – Menores custos

Como nem todos os funcionários precisam trabalhar no escritório o tempo todo, o modelo de trabalho híbrido é uma maneira da empresa economizar nos custos de manutenção dos colaboradores no prédio.

Além disso, há uma certa economia para os trabalhadores também, pois eles não precisam se deslocar para o trabalho e nem almoçar em restaurantes todos os dias.

4 – Maior produtividade

Empresas que já adotaram o trabalho híbrido já começaram a ver os resultados na produtividade. Pois, como o colaborador tem a liberdade de trabalhar onde quiser, ele tende a se tornar mais produtivo.

Assim, ele se organiza melhor e consegue entregar suas demandas a tempo, o que pode não ocorrer no presencial ou no home office.

5 – Qualidade de vida

Depois das fases críticas da pandemia, os trabalhadores começaram a buscar bem-estar e qualidade de vida. Por isso, o modelo híbrido funciona tanto, pois eles têm a opção de trabalhar de casa e vice-versa.

E isso torna a rotina mais fácil, não tem que enfrentar o trânsito todos os dias, é possível almoçar com a família no meio da semana e os picos de estresse são menos frequentes.

Ou seja, essa flexibilidade de trabalho proporciona mais qualidade de vida e, como falamos acima, mais produtividade nas tarefas desenvolvidas.

Quais as desvantagens do trabalho híbrido?

Por mais que o modelo híbrido apresenta vários benefícios e adesão dos colaboradores, existem algumas desvantagens de adotar esse modelo. Abaixo elencamos os principais. Confira!

Não se adequa a todos os setores da empresa: Existem certos segmentos das empresas, como manutenção, almoxarifado, saúde e atendimento que o modelo híbrido não será efetivo ou adequado. Pois, essas áreas dependem do contato com o público, na maioria das vezes, e não tem como as empresas oferecerem essa flexibilidade.
Segurança: Algumas empresas têm receio de permitir que os colaboradores que trabalham em casa crie riscos de segurança. Isso ocorre porque as corporações alegam que essa flexibilidade de local pode dificultar o monitoramento das atividades, o que pode representar riscos e ameaças aos dados do negócio, que são minimizados ao trabalhar no escritório. Mas, em tese, isso nem é uma desvantagem, pois é só a empresa investir em uma política de cibersegurança, contratar soluções de blindagem de dados e contar com softwares, como o fSense, que faz o monitoramento de computadores em home office e presencial.
Esgotamento dos colaboradores: uma desvantagem dessa flexibilidade de local e do trabalho remoto é o esgotamento do trabalhador. Pois, eles podem se sentir estressados com os desafios de encontrar maneiras funcionais de acompanhar o trabalho e se manterem organizados. Assim, cabe à empresa analisar esses casos e avaliar se compensa voltar esses colaboradores para o escritório ou fornecer as ferramentas necessárias para que cada pessoa possa se desenvolver de forma produtiva e livre de riscos.

Portanto, o trabalho híbrido veio para ficar e para sua empresa motivar e reter talentos é preciso saber a opinião dos colaboradores e oferecer esses modelos de trabalho que, podem parecer diferentes, mas já mostram bons resultados.

Gostou do conteúdo? Clique aqui e saiba mais sobre o modelo de trabalho remoto!

5 tendências para o gestores de RH em 2023

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Com a transformação digital constante e a mudança de gerações, é preciso que, a cada ano, o setor de RH da sua empresa fique atento às tendências do mercado para se atualizar e saber o que está acontecendo no mercado. Além de encontrar novas alternativas para atração e retenção de talentos.

Pensando nisso, abaixo separamos 5 tendências para os gestores de RH em 2023, para você se informar e adaptar as informações abaixo para a realidade da sua empresa. Boa leitura!

1 – Uso de dados e People Analytics

Vivemos na era dos dados e isso afeta todos os setores do mercado, desde um produto, serviço a contratação de colaboradores. Desse modo, é necessário que o RH comece a utilizar os dados de forma estratégica para trazer insights, como também conhecer melhor sua equipe de colaboradores.

Desse modo, a tendência para 2023 é investir na metodologia de People Analytics, que se baseia na coleta, organização e análise de dados aplicada à gestão de pessoas.

Ou seja, a ideia é coletar dados para oferecer uma gestão mais próxima dos colaboradores e também saber como atrair novas pessoas para o time, tudo através de dados.

2 – IA no Recrutamento e Seleção

IA ou melhor, Inteligência Artificial é uma tecnologia que vem revolucionando o mercado. Pois, com o uso de softwares que têm IA na sua configuração, é possível oferecer mais agilidade e precisão na contratação de pessoas.

Isso quer dizer que investir em ferramentas de automatização e inteligência artificial, é uma das tendências para aprimorar e otimizar os processos seletivos. Pois, contratando esse tipo de solução é possível ser mais assertivo na triagem de currículos, fazer cruzamento de dados na hora de analisar os candidatos e melhorar a comunicação com os selecionados para as próximas etapas do processo.

Ou seja, todo aquele trabalho manual de analisar currículo e procurar informações é automatizado e o time de RH consegue ser mais estratégico e eficiente em todo o processo de seleção.

3 – Desenvolvimento em T.I. e capacitação profissional

Atualmente não tem como não saber operar ferramentas tecnológicas, como a que citamos acima, que utiliza Inteligência Artificial no processo de recrutamento e seleção. Dessa forma, é preciso investir em desenvolvimento de T.I. e capacitação profissional para dar autonomia ao seu time de RH usar essas novas ferramentas.

Até porque, de nada adianta ter a solução mais atual e inteligente se seu time não sabe operá-la. Nesse sentido, aposte em treinamentos de operação/processos e de análise de dados também.

Pois, essas tecnologias utilizam dados e dão os resultados em dados. Ou seja, sua equipe deve ser capacitada para lê-los e conseguir tirar insights estratégicos, com o objetivo de ser mais assertivo, empático e humano nos processos de admissão e retenção de colaboradores.

Por exemplo, se os dados mostram que 70% dos colaboradores são mães e pais, porque não oferecer uma vale escola ou um vale creche? Por que não oferecer uma vale farmácia?

Viu! Esse tipo de análise deve ser feita pela sua equipe, mas para isso é preciso que eles saibam operar as ferramentas contratadas e analisar estrategicamente os resultados.

4 – Programas de diversidade e inclusão

De acordo com dados da pesquisa “A falta de inclusão e os riscos para organizações”, do Instituto Locomotiva, 74% dos brasileiros acreditam que as empresas e marcas devem se posicionar com relação a assuntos como diversidade e inclusão.

Isso quer dizer que, criar programas de diversidade e inclusão é um pilar importante que não pode ser deixado de lado pelas organizações.

Desse modo, para 2023, aposte na construção de uma cultura mais inclusiva, ofereça investimento e apoio ao time de RH para o desenvolvimento de programas de D&I e a criação de comitês de diversidade.

Fazendo isso, seus colaboradores se sentem mais próximos à empresa, veem que eles têm valor dentro da organização e assim, viram embaixadores do negócio.

Nesse sentido, aposte em comitês de diversidade e inclusão de pretos, LGBTQIA+, pessoas acima de 60 anos, mulheres e pessoas com deficiência.

5 – Softwares de monitoramento de computadores

Com a consolidação do home office e do trabalho híbrido, para manter a segurança e a produtividade das equipes, uma das tendências para 2023 é a adoção de softwares de monitoramento de computadores.

Pois, com esses programas é possível acompanhar a rotina da equipe, visualizar gargalos nas operações, tirar insights estratégicos sobre os colaboradores, como descobertas de skills e promoções, aumentar a produtividade da equipe e traçar o perfil individual e coletivo do time.

Ou seja, esses softwares, como o fSense são vários em um que facilitam a gestão do RH e dos líderes.

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Portanto, para começar 2023 no nível do mercado, comece a implantar as dicas acima e vá adaptando-as de acordo com o perfil da sua empresa e dos seus colaboradores.

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Vulnerabilidade digital: 4 dicas de como proteger sua empresa

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Para evitar a vulnerabilidade digital, as empresas precisam estar com os requisitos de segurança em dia, além de realizar treinamentos constantes com a equipe.

A sua empresa tem alguma vulnerabilidade digital? Segundo a empresa brasileira de segurança cibernética, Apura, são registrados na plataforma cerca de 7 milhões de eventos ligados a ciberataques todos os dias. Nos últimos três anos, já são mais de 2,2 bilhões de ocorrências.

Ou seja, cada vez mais é fundamental que as empresas resguardem seus sistemas operacionais para evitar possíveis cibercrimes. Seja por falha humana ou falha tecnológica, os ataques podem impactar no vazamento de dados da empresa e seus clientes, gerando graves problemas.

O que é a vulnerabilidade digital?

O termo vulnerabilidade digital vem crescendo nos últimos anos e se refere à fraqueza nos sistemas computacionais, que permite que hackers e pessoas mal intencionadas tenham acesso ao sistema ou computador de uma empresa, colocando em riscos as informações e dados armazenados naquele ambiente.

Entre os tipos de ataque estão a vulnerabilidade em redes, que permite que uma rede seja invadida, concedendo o acesso dos sistemas. Já a vulnerabilidade dos sistemas operacionais são falhas nos sistemas físicos, como celulares, computadores ou tablets que são exploradas pelos hackers.

As vulnerabilidades em softwares e aplicativos são sites ou apps abertos dentro dos sistemas que podem conter vírus ou outros arquivos maliciosos, por isso, baixar programas e usar sites que não sejam legítimos, aumenta o risco dessas invasões.

O crescimento da vulnerabilidade digital é explicado pela expansão no uso da tecnologia nos últimos anos e a falta de conhecimento e treinamento dos usuários para prevenção de todos os riscos.

Como proteger a empresa da vulnerabilidade digital?

Diante deste contexto, é fundamental que os gestores criem um ambiente digital seguro, tracem metas e estratégias para diminuir os riscos. Confira algumas dicas para proteger a sua empresa.

1 – Treine os colaboradores

Em vazamento de dados ou falhas de segurança, o usuário é o maior responsável. Mesmo que de forma indireta, hábitos e ações podem colocar em risco toda a empresa. Por isso, embora seja responsabilidade do time de TI cuidar da parte de segurança, se os colaboradores não forem treinados com boas práticas, certamente algum erro vai acontecer.

O primeiro passo a seguir é criar uma política de segurança, divulgar para todos os integrantes e realizar treinamentos periódicos sobre o assunto. Dar exemplos práticos e fazer um questionário é importante para entender o grau de conhecimento da equipe que usa os sistemas e computadores da empresa.

2 – Dê equipamentos para o trabalho

Um dos motivos de vazamentos e erros ocorre quando o usuário acessa algum site ou aplicativo malicioso durante o uso pessoal. Por isso, é fundamental que a empresa ofereça computador e celular para uso corporativo e faça todo o treinamento sobre o melhor uso dos sistemas, explicando, inclusive, que caso a falha ocorra por motivo de mal uso, o colaborador também poderá ser implicado na ação.

3 – Exija que os colaboradores utilizem a autenticação de 2 fatores

Essa é uma dica importante, principalmente para empresas que mantêm informações financeiras de clientes em seu banco de dados ou dados sigilosos. Por vezes, vemos aplicativos e sites sendo hackeados por causa de senhas fracas ou vulneráveis.

Para evitar isso, a autenticação de dois fatores cria uma camada extra de validação. Ou seja, é preciso que o usuário receba um código em seu celular ou um link no e-mail para validar o acesso ao sistema. Dessa forma, mesmo que o hacker consiga o primeiro acesso, ele não conseguirá validar o segundo item.

4 – Use sistemas de monitoramento

Por fim, para garantir o compliance e que todas as boas práticas estão sendo seguidas é importante que o gestor consiga monitorar os acessos dos colaboradores. Dessa forma, é possível identificar acessos estranhos ou perigosos e acionar o time de TI antes que o sistema seja invadido.

O fSense é um sistema de monitoramento que ajuda nessa ação. Basta instalar o sistema na máquina a ser monitorada e pronto, o gestor já tem acesso aos sites navegados, prints de tela e tempo ocioso.

Portanto, para evitar a vulnerabilidade digital o gestor precisa estar sempre atualizado quanto às possíveis fraquezas do sistema, bem como os colaboradores precisam estar cientes dos riscos e ter acesso a meios de proteção. Para acompanhar mais novidades, siga-nos nas redes sociais.

5 problemas causados pela falta de comunicação interna na sua empresa

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Qual a relação entre a comunicação interna e o sucesso de uma empresa? Conheça 5 problemas e veja como evitar.

Segundo o 4ª edição do Relatório de Tendências de Gestão de Pessoas do Great Place To Work (GPTW), a comunicação interna é um dos principais tópicos para ser trabalhado no ano de 2022. Ou seja, ela é uma estratégia organizacional que busca estabelecer canais entre seus colaboradores para trocar informações relevantes na empresa.

De acordo com os profissionais entrevistados, a implementação de novos formatos de trabalho, por conta da pandemia, obrigou as empresas a buscarem novas tecnologias para não comprometer o fluxo de informação.

Além de facilitar o direcionamento de tarefas e difundir as ideias da empresa, a comunicação interna promove o relacionamento entre os funcionários, colaborando, assim, com maior engajamento, produtividade e resultados.

Veja os principais problemas causados pela falta de comunicação interna na empresa.

5 problemas causados pela falta de comunicação interna

A comunicação interna ineficiente pode trazer grandes transtornos. Segundo a pesquisa do The Economist, 44% dos funcionários de empresas americanas disseram que essa falha causou atrasos ou falhas na entrega de projetos e 52% acreditam que ela é responsável pelo aumento de estresse.

Confira os impactos que a falta da comunicação interna pode provocar.

1 – Pouco feedback

O comportamento dentro de uma organização é ajustado de acordo com o feedback recebido da liderança. Assim, a partir disso, o funcionário consegue perceber se suas atitudes estão alinhadas ao modelo definido pela empresa.

Desta forma, a ausência de retorno dos gestores pode colaborar com a desmotivação e com a piora dos resultados. Além de possibilitar corrigir eventuais erros, o feedback também permite que o colaborador mantenha os processos que estejam corretos.

2 – Baixa produtividade

Se o fluxo de informação está comprometido, além do desperdício de tempo, aumentam as chances de erros durante o processo de criação, como a entrega de informações incompletas, falta de organização dos dados e repetição da mesma tarefa.

Dessa forma, esses ruídos causados pela falta de alinhamento da equipe podem refletir em toda a cadeia, inclusive no atendimento ao cliente. Por isso, a comunicação interna é tratada mais como um investimento do que um custo atualmente, porque impacta diretamente na produtividade.

3 – Burocracia nos processos

Sem uma comunicação interna clara, cada colaborador cria seus processos e métodos. Assim, as ações não são padronizadas, impactando no prazo e na qualidade da entrega.

Portanto, é necessário criar canais de informações claros e objetivos e oferecer ferramentas para que os processos sejam simplificados e otimizados, tornando o fluxo mais dinâmico e eficiente.

4 – Desalinhamento nas metas

Normalmente, as metas são criadas pelas lideranças e repassadas para todos os times. Assim, sem uma comunicação interna e clareza de perspectivas, cada time ou indivíduo pode traçar metas próprias para se guiar. Por isso, reuniões e feedbacks são necessários para estabelecer canais de comunicação e estimular diálogos constantes sobre os ideais, as missões e as metas da empresa.

5 – Pouca visibilidade de desenvolvimento da equipe

A comunicação interna vai além de uma forma de passar informações adiante. Ela propicia um ambiente favorável para produtividade, desempenho, inovação e desenvolvimento. Sem os recursos certos, o gestor não consegue identificar as ações da equipe e fica sem insumos para viabilizar a comunicação interna.

Nesse sentido, o fSense é a ferramenta ideal para dar visibilidade ao desenvolvimento da equipe. Com um dashboard completo e intuitivo, é possível entender o comportamento de trabalho do colaborador e do time, identificando gargalos, falhas e processos que necessitam de melhoria. Com dados em mãos, é mais fácil abrir um canal de conversa e melhorar a comunicação interna.

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Kanban: como utilizar esse método de gestão na sua empresa?

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Com foco no aumento de produtividade e na otimização dos processos, a metodologia Kanban pode transformar sua empresa.

Quem já trabalhou com gestão de projetos ou conhece um pouco sobre a área, já escutou falar sobre o Kanban. Essa metodologia é uma das abordagens existentes para gerenciar projetos e equipes. E, tem o objetivo de simplificar a visualização das ações, deixando o processo mais ativo e construtivo.

De maneira simplista, as pessoas identificam o modelo com a metodologia de um quadro branco pendurado nos escritórios e vários cartões distribuídos em colunas, mas o método ágil vai muito além, impactando positivamente na gestão das empresas, criando fluxos mais eficientes nas tarefas do trabalho.

A história do Kanban

A metodologia foi introduzida por Taiichi Ohno na indústria de manufatura japonesa em 1940, mais especificamente dentro do sistema Toyota de produção. Naquela época, o “kanban”, que significa cartão em japonês, era um cartão que sinalizava a conclusão do processo produtivo, que dava espaço a novas demandas de produção.

O objetivo era simples e visual: facilitar o controle de estoque de materiais, trazendo alinhamento entre almoxarifado e linha de produção. Em 2004, o método Kanban foi registrado e passou a ser uma metodologia ágil dentro da administração.

De acordo com o The State of Agile, de 2018, 55% das empresas que optaram por adotar alguma metodologia ágil o fizeram para melhorar sua produtividade. Assim, o método é um sistema visual de gestão de trabalho, que tem a intenção de conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de colunas.

Por exemplo, em um projeto de várias etapas e ações, cada entrega pode ser colocada em um cartão e dividido em colunas. Como: para fazer, em andamento e feito.

Além disso, é possível criar variações em cores, conforme o responsável da entrega e o quadro pode ser um modelo físico ou a estrutura pode ser montada em um software e a equipe ter acesso ao quadro.

Como usar a metodologia Kanban na gestão da empresa?

Seja para gestão de pessoas, processos ou projetos, o Kanban pode ser aplicado, ajudando na otimização das ações. A metodologia possui quatro pilares que podem ser implementados na gestão.

Comece com o que você já tem

Um dos benefícios do método é que ele permite que você comece com os processos e fluxos que já tem. A metodologia propõe que é melhor uma evolução do que uma disrupção. Afinal, mudar todo processo de uma só vez pode gerar confusão e desengajar a equipe.

Por isso, o gestor deve analisar os processos atuais e começar a destacar o que pode ser melhorado, identificando prioridades e partindo do que é mais tranquilo. Outra vantagem do Kanban é que ele pode ser incluído aos poucos na organização. Assim, não é gerado um choque na cultura ou uma grande necessidade de treinamento por toda a equipe.

Faça mudanças incrementais e evolutivas

O método foi criado para simplificar ações e gerar menos resistência ou dificuldades. Por isso, a metodologia é baseada em mudanças incrementais e evolutivas. O Kanban pode começar a ser testado em um projeto menor ou com uma equipe reduzida, depois, conforme os processos forem se estabilizando, ele pode ser passado para outros setores e projetos mais complexos.

Respeite os processos e as responsabilidades existentes

Mudar processos e readequar a equipe é uma forma de ter a metodologia rejeitada. Portanto, as mudanças devem ocorrer de forma natural, em grande parte, sugerida pela equipe. Uma mudança organizacional pode gerar insegurança e medo, por isso, preserve os cargos e deixe que o fluxo de ações indique os caminhos de novos processos e funções dentro da equipe.

Encoraje ações de liderança

Como a metodologia não sugere alterações de cargo, as ações de liderança são realizadas por todos os envolvidos. Embora sempre haja um gestor responsável pela equipe ou projeto, as ações de liderança ocorrem diariamente conforme as pessoas vão realizando suas tarefas e as contextualizando no Kanban. Além disso, o Kanban também incentiva uma ideia de melhoria contínua, já que toda evolução é dividida e estimulada entre os pares.

Portanto, o Kanban é uma metodologia que traz muitos benefícios para a empresa, ajudando na identificação de gargalos, reduzindo custos e otimizando a velocidade das entregas. Se você gostou das dicas, confira nosso blog e leia outros conteúdos.

5 motivos para você fazer o teste grátis do fSense na sua empresa

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Com o teste grátis do fSense, é possível usar a plataforma durante 14 dias, tendo acesso ao dashboard e relatórios. Inscreva-se.

Você já realizou o teste grátis do fSense? O fSense é um sistema de monitoramento que ajuda na gestão de equipes e aumenta a produtividade. Assim, com o teste grátis, o gestor pode utilizar a ferramenta durante 14 dias tendo acesso a todos os recursos, como dashboard com linha de tempo de ações, mostrando do início ao fim da jornada de trabalho.

Além disso, no sistema, é possível identificar o resumo das atividades, tempo de ociosidade e máquina bloqueada, sites acessados e captura de telas, que também podem ser exportados para tabelas de excel.

5 motivos para fazer o teste grátis do fSense

Confira os benefícios de utilizar uma plataforma de monitoramento.

1 – Tenha acesso aos dados em tempo real

Um dos problemas vivenciados pelos gestores é a falta de visibilidade das ações realizadas pelos colaboradores. Assim, com o fSense, o gestor consegue ver exatamente o que os funcionários estão fazendo, quais programas eles estão utilizando e qual a porcentagem de tempo que passam ociosos. Isso traz dados para construir feedbacks mais eficientes.

2 – Monitore seu time a distância

Um gestor eficiente consegue monitorar sua equipe presencialmente ou remotamente. Mesmo com equipes híbridas, é possível entender a rotina de trabalho dos colaboradores. O fSense faz registros contínuos das atividades das estações de trabalho monitoradas e organiza as informações em um dashboard prático que pode ser acessado de qualquer lugar.

3 – Aumente a produtividade da sua equipe

Com o fSense, é possível gerar um aumento de até 40% na produtividade da sua equipe. Com os dados em mãos, os líderes podem identificar gargalos e pontos de melhorias, deixando a equipe mais eficiente.

4 – Invista em segurança das informações

O compliance nas empresas é fundamental para garantir que todas as regras estejam sendo cumpridas, bem como legislações vigentes. Assim, o fSense monitora o uso de computadores e registra o acesso a sites e aplicações não aprovadas pela empresas. Em caso de vazamento ou falhas, o sistema ajuda na identificação.

5 – Monitore os comportamentos dos seus colaboradores

O fSense auxilia o gestor a identificar hábitos, comportamentos e necessidades individuais e coletivas da sua equipe possibilitando traçar estratégias para diminuição de horas extras e menos erros e atrasos nas entregas.

Como criar uma conta de teste grátis do fSense?

O passo a passo para criar sua conta e começar a utilizar o fSense é muito fácil. Primeiramente, é preciso se cadastrar neste link. Em seguida, é preciso baixar o instalador do agente desktop, que deve ser instalado em todas as máquinas e estações que serão monitoradas. A instalação é simples e pode ser feita pelo administrador da conta ou usuário do computador.

Assim que o sistema for instalado, o agente desktop já começa a coletar dados que serão exibidos em tempo real no dashboard do administrador da conta. Ao acessar o sistema fSense, os dados ficam disponíveis em um dashboard personalizado conforme a variável.

Portanto, o fSense é um sistema que ajuda empresas a identificarem melhor pontos de melhoria na gestão de colaboradores. A plataforma auxilia, principalmente, organizações, como contact center, financeiras, empresas de telecom e tecnologia, seguradoras, varejistas e prestadoras de serviço.

Se você se interessou pelo sistema e quer saber mais, conheça nossos planos.

Baixa produtividade dos colaboradores: como lidar?

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Como lidar com a baixa produtividade dos colaboradores? Uma pesquisa realizada pela Towers Watson indicou que a valorização do gestor em relação ao trabalho do seu colaborador pode elevar em 60% sua produtividade.

Metas não sendo batidas, equipe desengajada, baixa produtividade nas entregas. Por mais que todo gestor se dedique, essas situações podem acontecer em qualquer empresa. Quando o assunto é produtividade, o Brasil ocupa a 75º posição no ranking mundial, segundo um estudo do The Conference Board.

A baixa produtividade acontece quando os funcionários realizam o trabalho, mas o resultado obtido não é aquele esperado. Nesse processo, muitos fatores podem impactar para esse baixo rendimento, como processos mal elaborados e implementados, pessoas mal treinadas envolvidas nas ações e a cultura da empresa.

Um estudo da Workfront mostrou que apenas 39% dos expedientes de trabalho são produtivos. Como vilões da produtividade estão as várias e longas reuniões, caixa de e-mails cheia, serviços administrativos e distrações.

Como lidar com a baixa produtividade dos colaboradores?

A improdutividade no trabalho é algo que afeta os resultados da empresa, bem como o desenvolvimento do colaborador. Afinal, muitas vezes o funcionário quer ser mais produtivo, mas há algo no processo que o impede de se desenvolver, gerando um desânimo e baixa qualidade nas entregas.

Um gestor que não se preocupa com a baixa produtividade acaba ignorando um dos principais pontos de crescimento da empresa. Confira as principais dicas para lidar com essa situação.

Identifique o motivo do baixo desempenho

De maneira geral, os problemas de produtividade estão relacionados ao processo, pessoas ou cultura. Por isso, antes de implementar mudanças, é preciso identificar a causa. Um processo mal desenhado pode prender o colaborador em ações inúteis para o resultado final.

O outro ponto é que se as pessoas não estiverem bem treinadas, desde o início do trabalho, o resultado pode sair errado ou demorar mais que o previsto. Por fim, a cultura da empresa precisa estar alinhada e bem forte, caso contrário, conforme novos colaboradores forem entrando, a cultura se perderá.

Use a tecnologia para melhorar os processos

Para identificar corretamente o problema que causa baixa produtividade, os gestores devem contar com ferramentas para isso. Por vezes, durante um feedback, é difícil identificar onde os colaboradores estão falhando. Por isso, com um sistema de monitoramento, é possível analisar o trabalho realizado e identificar em quais atividades os colaboradores demandam mais tempo e quais os processos precisam ser melhorados ou mudados.

O fSense, por exemplo, é uma ferramenta que permite que o gestor identifique os sites mais acessados, tempo gasto em cada tela e jornada de trabalho mapeada do início ao fim. Depois de identificar os gargalos, o gestor também deve tentar eliminar tarefas manuais e repetitivas, automatizando processos e ações que sejam mais básicas.

Documente processos e promova mudanças

Todo processo dentro de uma empresa precisa ser documentado. Afinal, a baixa produtividade também ocorre quando um novo colaborador não entende o processo ou o executa de forma errada. Por isso, se os processos do seu negócio ainda não estão mapeados e documentados, faça isso agora mesmo.

Além disso, ao entender exatamente onde o colaborador está tendo dificuldades, é hora de realizar mudanças e treinamentos e documentar tudo isso. Descreva exatamente o que deve ser feito, se puder anexe imagens, dê exemplos e faça comentários.

Por fim, é importante que os colaboradores trabalhem sempre com metas e prazos claros e que o processo ocorra com transparência e feedbacks. Assim, o time se desenvolve com confiança e tem abertura para sugerir melhorias. Gostou do conteúdo? Siga-nos no LinkedIn e acompanhe nossas novidades.

Gestão de horas: 3 dicas para fazer na sua empresa

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Por que a gestão de horas é importante para a empresa? Entenda como uma boa gestão reduz custos e otimiza processos.

Todo gestor de RH sabe a importância de fazer a gestão de horas dentro da empresa. Essa ação é importante, pois é ela que garante que os colaboradores estejam trabalhando o tempo permitido pela lei e, no caso da empresa, dá previsibilidade nos valores que devem ser pagos a mais ao colaborador.

Com a pandemia, muitas empresas migraram para o home office. Assim, um dos desafios para o setor de RH tornou-se controlar a gestão de horas dos funcionários.

A gestão de horas nada mais é do que controlar a presença dos colaboradores e a jornada de trabalho realizada. Nesse caso, além de analisar as horas trabalhadas dentro da jornada comum, é possível analisar horas extras, atrasos ou faltas.

Gestão de horas: quais as regras para horas extras?

Todo colaborador que trabalha de carteira assinada é regido pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Assim, as regras utilizadas pelo setor de Recursos Humanos e Departamento Pessoal devem seguir essa legislação.

Segundo a CLT, a jornada de trabalho não pode ultrapassar 8 horas por dia ou 44 horas semanais. Dessa forma, o tempo trabalhado após esse valor é contado como hora extra. Ainda conforme a lei, no artigo 59, a jornada excedente tem limite máximo de duas horas por dia, mediante acordo coletivo ou contrato. Além disso, o valor da hora extra deve ser de, pelo menos, 50% a mais do que o valor normal da hora de trabalho.

Portanto, hora extra nada mais é do que toda hora excedente de trabalho conforme jornada habitual descrita por meio de contrato de trabalho.

3 dicas para realizar gestão de horas

Fazer uma boa gestão de horas é uma tarefa que reduz custos para a empresa e facilita a vida do gestor de RH, mas também é uma solução que cria alternativas para o gestor de equipes e dá visibilidade para os colaboradores evoluírem e se tornarem mais produtivos. Entenda.

1 – Tenha uma política de trabalho

Todos os colaboradores devem assinar um contrato quando são admitidos. Nesse documento, é imprescindível que constem todas as informações sobre as funções que o colaborador deve exercer na jornada de trabalho.

Mas, além disso, é interessante que o setor de RH crie uma política interna de trabalho explicitando as normas gerais da empresa. Assim, além de esclarecer informações sobre hora extra, como ela deve ser feita, se é preciso liberação prévia dos gestores e forma de pagamento, também é possível inserir informações sobre segurança dos dados e compliance da empresa.

2 – Contrate um sistema específico

Para fazer a correta gestão de horas, o profissional de RH precisa contar com as ferramentas certas. É possível encontrar no mercado opções como planilha ou software gestores de tempo, em que os funcionários ou gestores da área preenchem as horas. Embora possa ajudar, essas informações não trazem tanta acurácia como um sistema específico que mede o tempo trabalhado.

Com um registro completo das atividades, é possível ter uma visão clara das atividades em cada estação de trabalho. Ou seja, além de medir as horas extras, o gestor consegue identificar gargalos e fluxos de operações com falhas.

3 – Realize treinamentos e ensine os gestores a usarem a plataforma

Além de ser uma ótima alternativa para os líderes de RH, os sistemas de monitoramento e de gestão de tempo ajudam gestores a liderarem melhor suas equipes. Por isso, é importante que o time de RH realize treinamentos e estimule os gestores a utilizarem as plataformas a favor da melhoria organizacional.

Com um bom software, é possível realizar classificações combinatórias de dados no apontamento de horas para permitir relatórios que detalham a performance da equipe em cada tipo de atividade.

Se você se interessou e quer entender melhor como funciona o sistema fSense, leia o nosso conteúdo no blog.