Kanban: como utilizar esse método de gestão na sua empresa?

Com foco no aumento de produtividade e na otimização dos processos, a metodologia Kanban pode transformar sua empresa. 

Quem já trabalhou com gestão de projetos ou conhece um pouco sobre a área, já escutou falar sobre o Kanban. Essa metodologia é uma das abordagens existentes para gerenciar projetos e equipes. E, tem o objetivo de simplificar a visualização das ações, deixando o processo mais ativo e construtivo. 

De maneira simplista, as pessoas identificam o modelo com a metodologia de um quadro branco pendurado nos escritórios e vários cartões distribuídos em colunas, mas o método ágil vai muito além, impactando positivamente na gestão das empresas, criando fluxos mais eficientes nas tarefas do trabalho.  

A história do Kanban

A metodologia foi introduzida por Taiichi Ohno na indústria de manufatura japonesa em 1940, mais especificamente dentro do sistema Toyota de produção. Naquela época, o “kanban”, que significa cartão em japonês, era um cartão que sinalizava a conclusão do processo produtivo, que dava espaço a novas demandas de produção. 

O objetivo era simples e visual: facilitar o controle de estoque de materiais, trazendo alinhamento entre almoxarifado e linha de produção. Em 2004, o método Kanban foi registrado e passou a ser uma metodologia ágil dentro da administração.

De acordo com o The State of Agile, de 2018, 55% das empresas que optaram por adotar alguma metodologia ágil o fizeram para melhorar sua produtividade. Assim, o método é um sistema visual de gestão de trabalho, que tem a intenção de conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de colunas. 

Por exemplo, em um projeto de várias etapas e ações, cada entrega pode ser colocada em um cartão e dividido em colunas. Como: para fazer, em andamento e feito.

Além disso, é possível criar variações em cores, conforme o responsável da entrega e o quadro pode ser um modelo físico ou a estrutura pode ser montada em um software e a equipe ter acesso ao quadro. 

Como usar a metodologia Kanban na gestão da empresa? 

Seja para gestão de pessoas, processos ou projetos, o Kanban pode ser aplicado, ajudando na otimização das ações. A metodologia possui quatro pilares que podem ser implementados na gestão. 

Comece com o que você já tem 

Um dos benefícios do método é que ele permite que você comece com os processos e fluxos que já tem. A metodologia propõe que é melhor uma evolução do que uma disrupção. Afinal, mudar todo processo de uma só vez pode gerar confusão e desengajar a equipe. 

Por isso, o gestor deve analisar os processos atuais e começar a destacar o que pode ser melhorado, identificando prioridades e partindo do que é mais tranquilo. Outra vantagem do Kanban é que ele pode ser incluído aos poucos na organização. Assim, não é gerado um choque na cultura ou uma grande necessidade de treinamento por toda a equipe. 

Faça mudanças incrementais e evolutivas 

O método foi criado para simplificar ações e gerar menos resistência ou dificuldades. Por isso, a metodologia é baseada em mudanças incrementais e evolutivas. O Kanban pode começar a ser testado em um projeto menor ou com uma equipe reduzida, depois, conforme os processos forem se estabilizando, ele pode ser passado para outros setores e projetos mais complexos. 

Respeite os processos e as responsabilidades existentes 

Mudar processos e readequar a equipe é uma forma de ter a metodologia rejeitada. Portanto, as mudanças devem ocorrer de forma natural, em grande parte, sugerida pela equipe. Uma mudança organizacional pode gerar insegurança e medo, por isso, preserve os cargos e deixe que o fluxo de ações indique os caminhos de novos processos e funções dentro da equipe. 

Encoraje ações de liderança 

Como a metodologia não sugere alterações de cargo, as ações de liderança são realizadas por todos os envolvidos. Embora sempre haja um gestor responsável pela equipe ou projeto, as ações de liderança ocorrem diariamente conforme as pessoas vão realizando suas tarefas e as contextualizando no Kanban. Além disso, o Kanban também incentiva uma ideia de melhoria contínua, já que toda evolução é dividida e estimulada entre os pares. 

Portanto, o Kanban é uma metodologia que traz muitos benefícios para a empresa, ajudando na identificação de gargalos, reduzindo custos e otimizando a velocidade das entregas. Se você gostou das dicas, confira nosso blog e leia outros conteúdos. 

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