Você percebe que a sua equipe fica sempre deixando as atividades para depois e que poderia aproveitar melhor o tempo de trabalho? Esse é um problema comum para gestores. O motivo disso é que a sua equipe pode estar precisando de motivação para despertar o chamado senso de urgência.
A princípio, o termo “senso de urgência” pode parecer exagerado, com a ideia de que os colaboradores tenham que trabalhar freneticamente, como robôs.
Mas o que ele quer dizer, na verdade, é que é preciso encontrar o ponto de equilíbrio, aquele nível ideal de produtividade que seja, ao mesmo tempo, interessante para a empresa e que não prejudique a qualidade de vida do colaborador.
Neste artigo, preparamos 5 dicas que vão te ajudar a despertar esse senso de urgência na sua equipe de maneira adequada. Confira e comece a aplicar hoje mesmo! ?
5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe
1. Conheça (e corrija) as insatisfações da equipe
Um dos primeiros passos para despertar o senso de urgência na sua equipe de trabalho é entender o que leva os seus colaboradores a não terem o desempenho que a empresa espera deles.
Por exemplo, pode ser que os seus colaboradores estejam insatisfeitos com algum processo que atrasa o trabalho deles. Já parou para pensar nisso?
Outro ponto que pode ser observado nesse sentido é a falta de estímulos para a equipe. Será que não é hora de investir em treinamentos? Promover uma campanha motivacional?
Vale a pena fazer essa análise, identificar os motivos de insatisfação da sua equipe e, claro, corrigi-los.
2. Crie um ambiente de trabalho agradável
Esse é um aspecto fundamental para despertar o senso de urgência nos colaboradores. Para garantir a plena produtividade da sua equipe, contar com um local de trabalho agradável e estimulante é essencial.
Ambientes de trabalho que não transmitem segurança tanto para a integridade física quanto mental proporcionam colaboradores descomprometidos, que desempenham as atividades com desleixo, assim como o aspecto que a empresa apresenta.
O local de trabalho deve ser:
- limpo e organizado;
- com ergonomia;
- com o mínimo de exposição a riscos;
- com processos que garantam saúde e segurança;
- livre de grandes ruídos;
- livre de assédio.
Parece óbvio, mas, na prática, muitas empresas não se preocupam com essas questões. Quando o colaborador sente que a organização se preocupa com o bem-estar dele, tende a se dedicar com mais afinco e, consequentemente, internalizar o senso de urgência esperado pela empresa.
3. Estabeleça o prazo exato que cada atividade demanda
Para que os colaboradores tenham senso de urgência e as tarefas sejam sempre entregues na data estabelecida, o prazo deve ser estipulado pensando exatamente no tempo de que a equipe precisa para entregar aquela atividade. Nem mais nem menos.
Sabe o porquê disso? Você lembra quando tínhamos uma prova na escola e, mesmo ela tendo sido marcada com bastante antecedência, só estudávamos no dia anterior? O raciocínio aqui é o mesmo. Quando o colaborador percebe que terá tempo demais para fazer determinada atividade, a tendência é que ele deixe para os últimos dias.
Já quando o prazo é curto demais, o colaborador tende a ficar estressado e, por acreditar que não conseguirá entregar a atividade, possivelmente nem tente começar.
Seguindo essa lógica, você já deve imaginar como funciona quando o prazo sequer é determinado, não é? Dificilmente, o objetivo será cumprido. Afinal, o colaborador vai dar prioridade para aquilo que tem data definida para entregar.
OK, mas, então, quantos dias eu dou para a equipe entregar? Está aí a importância de o gestor conhecer a fundo as atividades de cada colaborador e entender o tempo necessário para cada uma.
Só assim é possível determinar o prazo ideal. Afinal, dentro de uma mesma empresa podem existir demandas diferentes. Então, não adianta estipular um prazo padrão para todas elas. Cada atividade deve ter o prazo que merece.
E tão importante quanto determinar o prazo é lembrá-lo. O colaborador precisa ter alguma ferramenta que o lembre diariamente de quanto tempo ele tem para curmprir aquela tarefa.
Além disso, no dia que termina o prazo, é essencial encerrar, de verdade, a entrega. Caso o colaborador não cumpra o deadline, ele só vai aprender a executar as tarefas no prazo se você não aceitar atraso.
4. Observe quais têm sido as reais funções de cada colaborador
Já falamos sobre isso na dica anterior: a importância de conhecer a fundo as atividades de cada colaborador. Mas o que isso quer dizer?
Você sabe se o seu colaborador está desempenhando mesmo as funções para as quais ele foi contratado? Será que ele não está assumindo tarefas além das que estão na sua alçada?
É comum colaboradores com espírito de liderança assumirem atividades extras. Essa é uma forma que eles têm de mostrar que estão interessados em fazer mais pela empresa. Mas nem sempre essa é uma atitude louvável.
Para que o colaborador tenha senso de urgência, é essencial que ele se atenha às atividades que são do seu domínio. Muitas vezes, ele pode estar perdendo tempo ao desempenhar atividades extras que são de responsabilidade de outro colaborador ou mesmo que podem ser automatizadas por um sistema, por exemplo.
Portanto, faça essa análise e converse com os seus colaboradores para que eles otimizem o tempo de trabalho.
5. Monitore as estações de trabalho
Para despertar o senso de urgência na sua equipe, é preciso ainda contar com uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho. A intenção é acompanhar de perto o que os seus colaboradores estão fazendo durante o horário de trabalho.
Com o fSense, plataforma de monitoramento online, é possível registrar as atividades dos colaboradores em toda a jornada de trabalho. Por meio de funcionalidades como screenshots, timeline e categorização de sites e aplicações, a gestão de pessoas se torna muito mais simples, uma vez que é possível identificar tudo o que toma o tempo produtivo dos colaboradores e, assim, tomar providências para otimizar o trabalho.
Conclusão
Despertar o senso de urgência na sua equipe é uma tarefa que exige certo esforço, mas é possível tornar essa tarefa mais simples com ferramentas como o fSense, que permitem a identificação das atividades que roubam o tempo produtivo dos colaboradores.
Esperamos que essas dicas possam te ajudar a tornar a sua equipe mais produtiva. Leia também o e-book “Passo a passo para alavancar a produtividade de sua equipe para o próximo nível”.
