Descubra as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Conheça as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Não é tarefa fácil cumprir as normas legais e as regras estabelecidas para o segmento de mercado. O chamado compliance exige uma série de medidas para que seja aplicado com rigor, qualquer que seja o porte da empresa.

A sua estratégia de compliance está falhando? Você já se perguntou se conhece as reais causas por trás disso? Algumas delas podem ser desconhecidas e, dessa forma, não adianta você agir em determinados fatores se são outros os causadores do problema.

Por isso, listamos neste artigo as principais falhas de compliance cometidas pelas organizações e como elas põem em risco a sobrevivência das empresas. Confira se alguma delas está atingindo o seu negócio.

5 falhas de compliance que podem estar arruinando sua estratégia

Falha 1: tomar decisões com pressa

Na maioria dos casos, os requisitos exigidos às empresas para que atuem dentro dos direcionamentos estabelecidos pelo setor de compliance têm prazo muito curto para serem cumpridos. Dessa forma, as organizações se precipitam em muitas decisões, no ímpeto de cumprirem todas as normas no período estabelecido. Por isso, cometem falhas que podem comprometer seriamente as políticas corporativas.

Sendo assim, a pressa é uma das principais causas que levam as empresas a terem prejudicadas as suas estratégias de compliance. O aconselhável é que os gestores façam um planejamento com antecedência, que garanta que as normas exigidas sejam cumpridas levando em consideração todos os fatores de segurança.

Falha 2: assumir uma postura passiva

As empresas que optam por manter uma postura passiva, apenas reagindo e remediando os problemas, têm não apenas a estratégia de compliance em risco, mas também sua sobrevivência.

Ao se preocupar em tomar decisões que respeitem normas e regras do negócio, a empresa gera economia e diminui a ocorrência de erros. Além disso, quando os gestores se antecipam aos problemas, é possível se programarem com antecedência. Ou seja, para eles, não existem novidades na condução dos negócios, uma vez que os cenários já estão previstos.

Por exemplo, a demissão de um colaborador ou a troca de um fornecedor demanda estudos do impacto financeiro ou ainda dos suprimentos para girar o negócio. A medida adequada deve ser a de manter uma atitude de antecipação, que toma as rédeas do negócio e conduz a empresa sempre aos melhores resultados.

Falha 3: não identificar as próprias necessidades

Empresas pressionadas por prazos de compliance tornam-se tão ansiosas pelo cumprimento dos requisitos que buscam fornecedores de tecnologia sem entender realmente quais são as necessidades do negócio.

É comum que grandes companhias adquiram ferramentas e passem ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras. No entanto, essa é uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança, que deve já chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É claro que o fornecedor deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, a empresa deve fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para corroborar a medida.

Falha 4: aplicar medidas extremas

A apreensão de não atingir o nível de segurança e não estar de acordo com os regimentos e as leis do setor, leva muitos gestores a tomarem medidas radicais demais, sem avaliar o impacto dessas iniciativas no dia a dia dos usuários.

Um exemplo é quando, na tentativa de evitar desvio de dados por meio de dispositivos USB, as companhias bloqueiam todas as portas nas máquinas dos funcionários. Além de não funcionar, porque o colaborador com má intenção pode simplesmente imprimir ou enviar por e-mail os dados que quiser roubar, essas práticas atrapalham a rotina de pessoas que realmente precisam dessa tecnologia para terem melhor produtividade.

Falha 5: não avaliar a segurança dos dados

De nada adianta aplicar inúmeras medidas de compliance se a empresa não avaliar a segurança dos dados. Para isso, antes de tudo, é preciso contar com uma ferramenta que identifique os possíveis riscos de dados do negócio, se há ameaças vindas de acessos externos etc.

O fSense é um sistema que auxilia nesse controle porque, ao ser instalado nas estações de trabalho dos colaboradores, monitora se os softwares definidos nas normas da empresa estão sendo usados. Além disso, o sistema faz prints de tela dessas estações, possibilitando acompanhar em tempo real se os colaboradores estão acessando aplicações consideradas perigosas para a segurança dos dados da empresa.

Sendo assim, sem um sistema inteligente, como o fSense, é impossível alcançar o cumprimento das regras. Os gestores devem ter muito bem articulados e mapeados os dados da organização. Assim, torna-se necessário apenas reforçar as políticas de segurança, de acordo com os requisitos legais e regulatórios.

Como o fSense pode ser útil na sua estratégia de compliance

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que coleta informações sobre as atividades dos usuários em suas estações de trabalho. A partir da instalação, os dados sobre o comportamento de cada um de seus colaboradores são centralizados em um dashboard. Assim, você consegue identificar as causas das principais falhas de segurança da sua empresa e criar políticas para freá-las.

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Gestão transparente: o que você precisa saber

Gestão transparente: o que você precisa saber

Você sabe o que é gestão transparente? Trata-se de um modelo de gestão cada vez mais popular entre empresas de todos os portes e que tem como intuito aumentar a produtividade através do engajamento de colaboradores.

Neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é gestão transparente, quais são os seus benefícios e quais atitudes devem ser tomadas pela empresa para adotar esse modelo.

O que é gestão transparente?

Como o próprio nome diz, o modelo de gestão transparente é uma maneira de administrar que preza a transparência. Isso quer dizer que as informações pertinentes ao negócio são divididas com toda a equipe e, não, restritas às pessoas que ocupam cargos mais altos.

Por conta dessa característica desse modelo de gerência, as hierarquias passam a ser menos relevantes no cotidiano da empresa, o que contribui para a existência de relações horizontalizadas, em que o gestor participa diretamente da sua equipe.

Por que adotar a gestão transparente?

Democracia na distribuição de informações

Entre os principais benefícios da gestão transparente, está a democratização da distribuição da informação. Uma vez que as informações não ficam restritas apenas a diretores, os demais colaboradores conseguem entender melhor o reflexo das suas tarefas na execução de um projeto maior. Isso aumenta o senso de responsabilidade de cada um deles e, consequentemente, melhora sua produtividade.

Melhoria da capacidade de retenção de talentos

A gestão transparente pode ajudar até mesmo na retenção de talentos em sua empresa. Isso porque dividir informações com os profissionais qualificados melhora a relação de confiança entre eles e a empresa. Com isso, eles se sentem mais seguros e menos propensos a procurar outras oportunidades de emprego.

Aumento do engajamento dos colaboradores

Já falamos aqui sobre como a gestão transparente pode aumentar o senso de responsabilidade da equipe. Mas, como essa é uma das principais vantagens desse modelo, é sempre bom reforçá-la. Quando você divide o panorama da sua empresa com os colaboradores, eles conseguem apreender a importância do seu trabalho nesse contexto.

Além disso, com vitórias e fracassos sendo compartilhados, os colaboradores se sentem mais motivados a entregar o melhor resultado. Nesse contexto, todas as funções têm uma grande importância dentro de cada projeto, o que impacta positivamente o trabalho individual de cada colaborador.

Diminuição de conflitos internos

Muitos dos conflitos que surgem entre colaboradores são frutos de informações erradas. Com a gestão transparente, a circulação informal de informações deixa de acontecer, abrindo espaço para um modelo de compartilhamento que contribui para a melhoria da harmonia nas relações internas.

O que fazer para implantar a gestão transparente em sua empresa?

Agora que você já conhece os principais benefícios de gerir priorizando a transparência, veja o que fazer para implementá-la em sua empresa:

Melhorar o fluxo de comunicação

A primeira atitude a ser tomada quando se decide fazer gestão transparente é diminuir a burocracia envolvida nos fluxos de comunicação da empresa. Para isso, é importante tomar algumas ações:

  • eliminar a agenda de atendimento de gestores a colaboradores, permitindo que qualquer membro da equipe possa, a qualquer momento, falar com um gestor;
  • integrar os gestores ao cotidiano de trabalho da equipe, deixando de utilizar salas privativas ou paredes divisórias;
  • deixar de utilizar espaços exclusivos para gestores, unindo lideranças e colaboradores e aumentando o tempo que passam juntos.

Seguindo essas orientações, há também uma melhoria no fluxo reverso da comunicação, isso é, o que vem dos colaboradores para os gestores. Isso também é positivo para a empresa por embasar melhor a tomada de decisões.

Utilizar de maneira efetiva os meios de comunicação internos

Se a sua empresa já possui murais de aviso, intranet e newsletter interna, é hora de utilizar esses meios em todo o seu potencial. Para isso, veicule nesses canais informações que são realmente relevantes e completas para os colaboradores.

Formar equipes confiáveis

Talvez você tenha chegado até aqui um pouco desconfortável com a possibilidade de que todos os colaboradores estejam informados sobre a realidade da empresa. Acontece que, caso você esteja pensando assim, o problema está na confiança que você tem em seus colaboradores e não no modelo de gestão. Por isso, talvez seja o momento certo de rever seus critérios de seleção e recrutamento.

A confiança no seu colaborador deve começar desde o processo de contratação, porque isso motiva o colaborador e o ajuda a alcançar as expectativas da empresa. Para isso, é importante investir em um sistema de seleção que avalie não só as competências do possível contratado, mas também se os valores desse futuro colaborador dialogam com os da empresa.

Utilizar sistemas para apoiar a transparência da gestão

Considerando a revolução empresarial ocasionada pela transformação digital, é muito provável que sua empresa utilize automação de processos e sistemas no seu cotidiano, certo? Você pode aproveitar esses mesmos softwares para repassar informações para os seus colaboradores.

Por exemplo, os ERPs disponibilizam os pedidos realizados e faturados pelo negócio, o número de item em estoques etc. Esses dados podem ser encontrados por qualquer pessoa que tenha permissão de acessar o sistema e, por serem automáticos, são confiáveis. Assim, informações podem ser repassadas aos colaboradores sem necessariamente envolver o gestor.

Como o compliance pode auxiliar a transparência da gestão

O que é compliance?

Entende-se por compliance as ações que se dedicam a garantir o cumprimento das normas empresariais.

Antes, o compliance era utilizado apenas por empresas cujo segmento de atuação possuía alto padrão de regulamentação. Agora, negócios de outros ramos têm percebido o quanto essas ações podem ser vantajosas, principalmente no que tange à confiança dos interessados no sucesso de negócio – os stakeholders.

Chamamos as práticas que visam aumentar a confiança dos stakeholders no negócio de governança corporativa. A transparência é uma dessas práticas, afinal, ao dividir as informações com investidores e colaboradores, eles se sentem mais seguros em relação à empresa.

A função do compliance na gestão transparente

No contexto da gestão transparente, o compliance é justamente a maneira de garantir que as normas de transparência sejam seguidas por todas as pessoas da empresa.

Uma prerrogativa à aplicação do compliance é a definição das normas de conduta. Depois de definidas, o compliance passa a verificar se elas estão ou não sendo seguidas com o objetivo de proteger a organização.

É importante ressaltar que tanto gestores quanto colaboradores devem adotar as normas empresariais e, caso faltem com elas, devem ser sancionados da mesma maneira. Essas sanções devem ser conhecidas por todos, seguindo o modelo de gestão transparente. Isso garante equilíbrio no clima organizacional.

O compliance deve fiscalizar o que realmente é importante para a empresa. Caso contrário, ele será visto como uma maneira “chata” de controlar os colaboradores e, ainda, sobrecarregar o setor.

Como aplicar a governança corporativa

Para aumentar a confiança existente entre stakeholders e administradores, é importante garantir que os gestores tomem decisões que beneficiem a todos e que elas sejam pautadas em parâmetros preestabelecidos e conhecidos por todos.

Para isso, é importante formar comitês com representantes dos stakeholders, tanto internos (como funcionários) quanto externos (como fornecedores e acionistas). Esses comitês devem participar da tomada de decisão, não necessariamente com a palavra final, mas com a finalidade de representarem os interesses de todos os envolvidos na empresa e, assim, validar as decisões.

Outra maneira de credibilizar as decisões e apoiar a governança é estabelecer princípios que guiem as tomadas de decisão da empresa. Esses princípios devem ser conhecidos por toda a equipe e alinhados à missão, à visão e aos valores do negócio.

Seguindo essas orientações, toda a equipe vai saber como as decisões da empresa são tomadas, o que também contribui para a segurança do time em relação ao que está acontecendo.

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