fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Desafios do home office: como se relacionar com os colaboradores?

Trabalhar em home office não é tão simples e descolado como parece. Igualmente, gerir equipes de trabalho a distância têm diversos desafios que acabam exigindo atenção do gestor.

A princípio, todo relacionamento precisa de cuidados, principalmente no ambiente de trabalho. Do mesmo modo, ter uma boa comunicação a distância é complicado devido aos inúmeros ruídos de comunicação que podem surgir.

Mas, com as estratégias certas é possível sim manter um bom relacionamento com os colaboradores no home office.

Veja algumas dicas que separamos para te ajudar com este desafio:

Por que ter um bom relacionamento com os colaboradores é importante?

O trabalho home office foi adotado por diversas empresas devido a pandemia e grande parte delas decidiu continuar neste modelo.

Contudo, além dos prós, como a maior flexibilidade de horários, redução de custos operacionais e modernização de processos; há também os contras, como problemas como distrações fáceis e, consequentemente, maior demora na entrega ou conclusão de atividades ocorrem constantemente.

Logo, a dica é: mantenha um bom relacionamento home office com seus colaboradores. Isso é importante porque as atividades e a comunicação precisam fluir fácilmente. Assim, todos os processos se tornam mais simples quando o relacionamento entre os membros da equipe e os gestores é bom.

Como manter um bom relacionamento no home office:

Para manter uma comunicação agradável com seus colaboradores que estão trabalhando a distância, siga e aplique os seguintes passos:

1 – Use uma plataforma de comunicação eficaz:

Primeiramente, é preciso que você busque a utilização de um sistema ou aplicativo de troca de mensagens ou áudio. O objetivo dessa escolha é facilitar a comunicação e a execução do trabalho entre a equipe.

Ter esse cuidado é importante para qualquer área, uma vez que dúvidas podem surgir e os serviços prestados pelos colaboradores seja complementar. Ou seja, é preciso que haja comunicação entre a equipe.

2 – Determine regras para o Home Office

A liberdade do home office é muito agradável, porém, toda a independência pode ocasionar problemas de produtividade se não houver regras. Sendo assim, estipule metas, prioridades e regras para a jornada de trabalho a distância.

Você pode colocar como regra:

Seguir horários estipulados para entregas e usar ferramentas de gerenciamento de tempo;
Ter atenção aos e-mails, mensagens, ligações e sistemas que são utilizados para que a comunicação flua devidamente;
Seguir um checklist da função;
Cumprir metas de entregas para o dia/semana.

3 – Implemente sistemas de monitoramento de computadores

Como você já percebeu, a comunicação é a chave para um bom relacionamento com os colaboradores. Entretanto, o microgerenciamento, que é ter que chamar a pessoa constantemente pode acabar afetando a produtividade e consequentemente a motivação da equipe.

Portanto, uma boa saída para acompanhar o que o time está fazendo sem gerar incômodos na comunicação é usar soluções como o software de monitoramento de computadores fSense.

O fSense é ideal para viabilizar operações home office, pois mensura a produtividade de cada membro da equipe. Igualmente, ele também fornece acesso em tempo real e relatórios personalizados para te ajudar a melhorar a performance e minimizar riscos de compliance na operação.

Pronto para vencer os desafios de relacionamento com os colaboradores em home office? Use as dicas acima e teste grátis por 14 dias o fSense para otimizar a comunicação e o controle da sua equipe.

Comunicação no home office: entenda como melhorar o contato com equipes remotas | fSense

Mitos e verdades sobre monitoramento de trabalho remoto

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Com a adaptação do home office, muitas empresas perderam a autonomia que tinham sobre seus colaboradores quando trabalhavam presencialmente.

Mas agora com o trabalho remoto, como saber de que forma os colaboradores têm passado o tempo, seus desempenhos e os horários de maior produtividade?

A Inteligência Artificial já permite hoje desenvolvimento de software para que seja possível monitorar o desempenho e produtividade de colaboradores em home office e ainda analisar insights para garantir cada vez mais melhores resultados no time. E tudo isso com privacidade e compliance.

Quais os mitos sobre o trabalho remoto?

O microgerenciamento existente hoje em muitas empresas é mais uma forma insuficiente de poder analisar a conduta da sua equipe e a produtividade de cada colaborador, sem dado algum que seja capaz de poder evoluir com o time.

Em cima disso, existem mitos sobre o trabalho remoto e a forma de monitorá-lo. Veja alguns:

Softwares de monitoramento de trabalho remoto são caros e complicados

Esse mito surge da forma de relutar que algumas empresas possuem diante uma tentativa de algum colaborador como, supervisores e coordenadores de uma operação call center sugerem para tentar melhorar a gestão.

Mas o que talvez não sabem é que hoje existe software de monitoramento com base em nuvem, o que além de fácil implementação também sai muito mais barato em relação aos sistemas tradicionais que precisam de hardware.

Um sistema em nuvem pode ser acessado com facilidade de qualquer dispositivo e de qualquer lugar. Uma forma de flexibilizar perfeitamente o gerenciamento das operações.

A equipe não aprende em conjunto

Você acha mesmo que só pelo fato de uma equipe não estar junta em um mesmo ambiente isso impede ou dificulta o aprendizado?

Esse é mais um mito sobre o trabalho remoto. Aprender em conjunto faz parte do crescimento profissional.

As equipes ainda podem se alinhar entre si, com reuniões em aplicativos de comunicação por áudio e vídeo.

Dependendo do nível de realidade da sua empresa, existem canais de bate-papo para que a equipe se mantenha em contato e todos saibam de tudo que está acontecendo.

Preciso ficar cobrando o colaborador o tempo todo

Esse é o maior mito de todos em um home office e que você precisa abandonar. Microgerenciamento não é eficaz e muito menos traz resultados.

Isso é o principal motivo para deixar a equipe desmotivada e seus rendimentos serem cada vez mais baixos.

Você não precisa ficar cobrando atualizações do que está sendo feito. Através do fSense, você pode monitorar em tempo real a tela dos computadores de sua operação.

Além disso, é possível mensurar a produtividade da equipe para correções de metas a serem atingidas, ele também te ajuda a identificar comportamentos e necessidades da equipe no geral.

E quais as vantagens de um monitoramento remoto?

Com o monitoramento da sua equipe em home office, você ainda pode garantir uma gestão eficiente, com registros de atividades contínuas de cada trabalhador e ainda organizar as informações em um dashboard.

E para proteger as máquinas da empresa de hackers e dados extraviados, é possível permitir o acesso apenas de sites que são aprovados pela sua empresa.

Não caia mais em mitos sobre monitoramento de equipes durante o home office. O fSense foi desenvolvido para solucionar as diversas tarefas que você como gestor possui no dia a dia, essa é uma forma mais prática, rápida e eficaz de trazer resultados mesmo durante o home office com as equipes à distância.

Se você deseja acertar no aumento da produtividade do call center da sua empresa, entre em contato e tenha insights estratégicos para garantir os melhores resultados.

Entenda como o fSense ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa

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Muitos comportamentos que desenvolvemos na pandemia vieram para ficar. Um deles é o home office e se você tem notado que a produtividade dos seus colaboradores caiu, eles estão desmotivados e as metas estão abaixo do esperado, o fSense pode te ajudar.

Com a nossa ferramenta é possível acompanhar as atividades dos colaboradores em home office, fazer a gestão eficiente da produtividade das equipes, identificar falhas que estão impedindo sua empresa de estar em conformidade com as normas e outros benefícios.

Quer saber mais sobre a nossa solução e como ela pode te ajudar e ajudar sua empresa a lucrar mais? Continue lendo este artigo!

Gestão eficiente

Uma gestão eficiente é o passo para lucrar mais. Isso porque, se as demandas chegam para quem tem as skills necessárias, as metas são cumpridas e a produtividade da equipe está alta, é tudo consequência de uma boa gestão.

Mas com o trabalho remoto ficou mais difícil monitorar e alcançar alguns resultados, por isso o fSense faz registros contínuos das atividades das estações de trabalho monitoradas e organiza as informações em um dashboard prático.

Desse modo, seu gestor tem todo o controle da operação, consegue identificar gargalos e remanejar a demanda para que o sucesso da operação seja concluído.

Produtividade em foco

Manter a equipe produtiva não é uma tarefa fácil, mas é possível. E, quanto mais produtivo seu colaborador for, quanto mais ele vestir a camisa da empresa e dar o seu melhor, o seu desempenho trará lucros e excelentes resultados para a empresa.

Por isso, o fSense mensura a produtividade das suas equipes de maneira precisa e te ajuda em ações corretivas para as metas da empresa.

Dessa forma, dá para saber quando sua equipe está desmotivada, conversar e dar feedbacks para entender o que está acontecendo. E assim, planejar quais medidas tomar para reverter a situação com a ajuda do nosso software.

Proteção de dados

O fSense monitora o uso da rede e registra o acesso a sites e aplicações não aprovadas pela empresa. Ou seja, o nosso software monitora de forma prática e precisa as estações de trabalho por questões de compliance e segurança, por exemplo.

Além disso, o gestor se faz mais próximo ao colaborador e consegue, através dos dados disponíveis na plataforma solucionar problemas e manter a produtividade da equipe.

Análise da equipe

Analisar a sua equipe e entender o processo de cada um e como eles trabalham individualmente e coletivamente também é importante para que eles desempenham funções as quais eles são bons e dominam.

Desse modo, o fSense te ajuda a identificar hábitos, comportamentos e necessidades individuais e coletivas da sua equipe para que você consiga traçar esse perfil e manter seu colaborador motivado, produtivo e engajado!

Portanto, se você quer ter sucesso no home office e ainda lucrar mais, mesmo com a sua equipe remota, não perca a oportunidade de testar o fSense por 14 dias grátis!

Isso mesmo! Comprove que a nossa ferramenta funciona na prática! Clique aqui e comece agora seu teste.

Quer saber mais dicas de gestão eficiente e produtividade das equipes de trabalho? Siga a gente no Instagram!

Saiba como evitar problemas de compliance no home office

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Estar alinhado às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores é fundamental para se obter sucesso atualmente e não ter problemas de compliance na sua empresa.

Por isso, separamos algumas dicas para você colocar em prática as regras de compliance na sua empresa e fugir de problemas como: fraudes, vazamento de dados e afins.

Confira!

Como evitar os problemas de compliance e colocá-lo em prática?

Para evitar problemas é necessário elaborar com a sua equipe um código de conduta com linguagem acessível e disseminar para os colaboradores a importância dos padrões estabelecidos e como eles devem seguir com o código.

Desse modo, identifique comportamentos que podem comprometer a saúde da empresa e padronize táticas para reduzir esses riscos e até mesmo aumentar resultados diários da equipe.

Assim, para monitorar o andamento dos processos no time e melhorar a produtividade, mesmo em home office, acompanhar em tempo real o desenvolvimento da equipe é uma estratégia para melhorar os resultados da empresa.

Ou seja, com compliance você pode fazer isso de forma correta em conformidade com as regras e legislações.

Compliance x Home office

O compliance envolve códigos, políticas, procedimentos, formulários ou relatórios.

Para evitar problemas de compliance no home office, é necessário que processos internos sejam revisados, para garantir estabilidade e controle dos atos internos da organização. Para isso, você pode monitorar a equipe com o fSense e ter um registro completo das ações de cada colaborador.

O fSense é um software de monitoramento de computadores para empresas que é seu aliado na gestão eficente da produtividade das equipes trabalho. Além disso, a ferramenta monitora o uso da rede e registra o acesso a sites e aplicações não aprovado pela empresa.

Portanto, com procedimentos objetivos, você consegue monitorar de forma prática e acessível à atuação de todas as áreas da empresa.

Clique aqui e faça já um teste de 14 dias gratuito para monitorar até 10 máquinas na sua empresa e veja como o resultado será surpreendente, mesmo em home office.

Monitoramento transparente: como informar aos funcionários sobre o sistema de monitoramento das estações de trabalho?

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Se você está sempre procurando maneiras de otimizar o gerenciamento da sua equipe e impulsionar a produtividade, com certeza já conhece as vantagens do monitoramento das estações de trabalho, não é mesmo?

Mas já vimos muitas equipes de RH perderem o sono na hora de informar aos colaboradores que eles serão monitorados.

Apesar de ser uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade e também reconhecer o trabalho de cada colaborador, muita gente ainda fica com um pé atrás com essa tecnologia.

Por não termos uma lei específica sobre o que pode ou não no horário de trabalho, cada empresa tem que encontrar uma forma de lidar com essas normas e restrições. E é aí que muitos gestores acabam se perdendo.

Por isso, neste artigo vamos te dar dicas essenciais para sua empresa ser super transparente na hora de dar essa notícia aos colaboradores.

4 dicas para te ajudar na hora de informar a sua equipe sobre o monitoramento das estações de trabalho

1 – Tenha todas as informações de monitoramento no contrato de trabalho

Você já ouviu aquele ditado “o que é combinado não sai caro”?

Quando falamos em monitoramento das estações de trabalho, seguir essa regra pode te livrar de muitas dores de cabeça.

Para que colaboradores e empresas estejam em comum acordo, é essencial que o contrato de trabalho, não só informe sobre o monitoramento, mas também deixe claro para os colaboradores o que pode ou não ser acessado de sua máquina durante o horário de trabalho. Afinal, para que o funcionário siga as normas, ele precisa ser avisado sobre todas elas.

Para os colaboradores que assinaram o contrato de trabalho antes mesmo da empresa implantar uma ferramenta de monitoramento, vale também completar com um documento informando as novas normas. Assim, os colaboradores podem assinar o documento declarando concordância com as condições.

2 – Crie um manual de conduta da empresa

É permitido entrar nas redes sociais? Ler uma notícia na internet? Tirar uns minutinhos para estudar? E ler aquela mensagem urgente que chegou da família?

Todos esses pontos podem ser explicados detalhadamente em um manual de conduta para os colaboradores da sua empresa.

Sabemos que às vezes entender todas aquelas cláusulas dos contratos de trabalho pode ser um pouco complicado. Já no manual é possível explicar cada uma das situações com uma linguagem que aproxime o RH aos colaboradores.

Lembre-se de informar que o monitoramento existe, explicar como e quando ele é feito e também as consequências caso as normas não sejam seguidas. Assim não vai sobrar nenhuma dúvida!

3 – Deixe claro que a privacidade do colaborador não será violada

Esse com certeza é um dos principais receios dos colaboradores quando descobrem que suas máquinas serão monitoradas.

Na teoria, é bem simples: se não é permitido realizar atividades pessoais nas máquinas de trabalho, não há como as empresas terem acesso à informações pessoais durante o monitoramento das estações de trabalho. Isso porque qualquer atividade monitorada é de total interesse da empresa!

Mas na prática sabemos bem que, pela força do hábito, alguns colaboradores podem dar aquela espiadinha nas redes sociais, né? E nesse caso, ele também está infligindo o combinado em contrato.

Por isso, o bom senso é sempre bem vindo!

Nesse sentido, a empresa precisa garantir que usará o monitoramento apenas para se certificar de que o contrato de trabalho é cumprido, sem ferir os direitos dos funcionários, causar problemas éticos, constrangimento à equipe ou desgaste no relacionamento com os colaboradores.

4 – Escolha uma ferramenta que está em em conformidade com as exigências da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece que qualquer dado pessoal ou sensível, que for registrado, precisa ser avisado ao usuário. Os dados são classificados de duas formas:

Pessoais: aqueles como número de CPF, RG, e-mail, e que são relativos a pessoa jurídica.
Pessoais sensíveis: que são dados relacionados a opinião política, religião, saúde, dados genéticos, biométricos, etc.

Apesar de falar sobre a coleta dos dados, a LGPD não trata sobre o monitoramento das estações de trabalho, mas é sempre bom se resguardar para não ter problemas futuros. Por isso, na hora de escolher a melhor ferramenta para realizar o monitoramento das estações de trabalho da sua empresa, escolha uma plataforma que esteja em conformidade com as exigências da LGPD, assim como o fSense.

Tenha a tecnologia como aliada para gerenciar a sua equipe

Para tornar alguns processos ainda mais fáceis e rápidos, a plataforma do fSense é sua melhor escolha para apoiar na gestão!

Com a plataforma, você mensura a produtividade do seu time em home office, faz acompanhamento em tempo real, tudo em um dashboard prático e dinâmico. Além disso, conta com muito mais informações e dados para embasar os feedbacks para o seu time.

Quer ver todas essas vantagens na prática sem gastar nada? Clique aqui e faça o teste da plataforma grátis por 14 dias, em até 10 computadores e comprove os benefícios para sua empresa.

Hora extra no home office: entenda como funciona e saiba controlar

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Desde o início da pandemia, muitas questões envolvendo jornadas de trabalho e o home office começaram a surgir entre empregadores e colaboradores. Uma delas, refere-se ao funcionamento da hora extra e sobre como controlá-la em meio a esse regime de trabalho remoto.

Desse modo, você já se perguntou como funciona a hora extra no home office? Saberia dizer como ou se é possível controlá-la? Essa pode ser a dúvida de muitos empresários e gestores, ainda mais diante de um cenário de dúvidas sobre onde podem se apoiar para regulamentar o funcionamento da hora extra.

Por isso, neste artigo, vamos ampliar alguns conhecimentos sobre hora extra no trabalho remoto e apresentar sugestões de como regulamentá-la junto aos seus colaboradores.

Tele trabalho e home office: por que você precisa saber a diferença entre os dois?

Por não existir uma lei específica que propõe algo sobre jornadas de trabalho, cada empresa precisa chegar a um acordo com seus funcionários para definir algumas normas e restrições. Por isso, é importante que você, como gestor, consiga diferenciar o trabalho em domicílio (ou home office) do teletrabalho, uma vez que essa diferenciação vai pautar as discussões sobre como regular as horas extras.

O home office é definido como o trabalho que pode ser realizado na casa do colaborador ou em outro lugar de sua escolha. O teletrabalho, além disso, exige que o trabalho seja realizado com a ajuda de tecnologias de informação e comunicação.

De qualquer forma, segundo a CLT, o empregado que trabalha presencialmente poderá migrar para o teletrabalho ou home office apenas se houver acordo com o empregador.

Considerando a crise que a Covid-19 gerou e o atraso no calendário de vacinação pelo Ministério da Saúde, a Medida Provisória nº 927 passou a permitir que, enquanto o estado de calamidade pública durar, a migração do trabalho presencial para o teletrabalho possa acontecer por vontade unilateral do empregador, não sendo necessário o comum acordo.

Sobre a jornada no teletrabalho e home office

Ao contrário do que acontece no trabalho presencial, no teletrabalho não existe a exigência do controle da jornada de trabalho. Dessa forma, o teletrabalhador fica sujeito a uma maior flexibilidade de horário. Nesse caso, ele não tem direito a receber horas extras.

No entanto, se a empresa exercer controle sobre os horários de teletrabalho, em caso de ultrapassagem da jornada contratada, o trabalhador tem direito às horas extras.

Durante o período em que o estado de calamidade pública continua em vigência, a MP 927 não só mantém esse cenário, como também define que o tempo de uso de aplicativos ou outros programas de comunicação, fora da jornada, não se configura como tempo à disposição do empregador, regime de prontidão ou de sobreaviso, se assim não for indicado em acordo individual ou coletivo.

Cabe ressaltar que os trabalhadores em regime de teletrabalho também podem ser inseridos na redução de trabalho e consequente diminuição de salário que está prevista na MP 936.

Mais recentemente, o Ministério Público do Trabalho (MPT) divulgou ainda a norma orientativa nº 17, a qual permite que os funcionários em home office recebam o direito ao controle de jornada e horas extras.

Como regulamentar a hora extra

Na função de gestor de uma empresa, você deve estar atento às determinações do MPT e as Medidas Provisórias para seguir as medidas e recomendações a serem adotadas em sua empresa.

Na Nota Técnica nº 17, o órgão sugere aos empregadores a adoção de um termo aditivo ao contrato de trabalho por escrito, tratando as deliberações sobre a duração do contrato, a responsabilidade e a infraestrutura para o trabalho remoto, assim como o reembolso, pelo empregador, das despesas atribuídas ao trabalho em casa.

Outra sugestão que é feita no documento, fala sobre a adoção de “etiquetas digitais”, com a especificação de horários para atendimento de demandas, assegurando repousos legais e o direito à desconexão, o qual permite que o seu colaborador se desligue das atividades laborais e não esteja sempre disponível para a empresa.

Uma ótima alternativa para você, gestor, que deseja otimizar esses processos que são um pouco mais burocráticos, e facilitar o controle e a manutenção das jornadas de trabalho dos seus colaboradores, é utilizar a plataforma fSense.

Com ela você consegue definir, junto aos seus funcionários, como será o regime de trabalho remoto e ainda recebe dados em tempo real sobre a produtividade do seu time e o rendimento da sua empresa.

Faça o teste da plataforma grátis por 14 dias, em até 10 computadores e comprove os benefícios.

Home office: dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

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Sua equipe também adotou o modelo home office? Neste artigo vamos mostrar algumas dicas de produtividade do trabalho em casa, para você repassar para sua equipe hoje mesmo! Vamos lá?

Home office: o termo do momento

Home office é o termo da vez e muitas empresas estão adotando ou já adotaram este modelo de trabalho em casa. Já faz um tempo que muitas empresas praticam essa modalidade mas, mais do que nunca, vem ganhando espaço no mercado. Isso acontece devido ao avanço da tecnologia e do esforço das empresas em aumentar a digitalização de processos internos e externos. Atualmente, devido à pandemia causada pelo novo coronavírus, este avanço acabou se tornando mais rápido e bastante usual na rotina de muitas empresas.

Algumas empresas ainda não são totalmente abertas a esse estilo de trabalho, mas como já falamos aqui, o home office possui diversos benefícios e pode ser uma opção bastante atrativa para os empresários.

Agora, vamos às dicas!

Dê um upgrade na produtividade da sua equipe

Muitas empresas já adotaram o home office em suas rotinas de trabalho. Mas, para muitas outras, isso ainda é uma novidade. É possível que alguns gestores ainda possam estar com dificuldades na hora de administrar o trabalho de suas equipes e é totalmente normal que todos ainda estejam se adaptando a este novo cenário. Por isso, é importante sempre pesquisar maneiras, dicas e ferramentas que colaborem para a organização do home office.

Vem com a gente e confira algumas dicas simples para você colocar em prática com a sua equipe e melhorar a produtividade no home office.

Seguir a rotina

Um ótimo começo é manter a rotina com a sua equipe. Combinar um horário para entrar e encerrar o expediente, por exemplo, é uma boa maneira de organizar a rotina e, consequentemente, obter disciplina no trabalho. Converse com seu time, faça-os entender que seguir a rotina normalmente é um passo muito importante para a produtividade. Seja tirando o pijama e colocando roupas que eles normalmente usariam na empresa, tomando um café balanceado ou tomando um bom banho antes de começar as atividades.

Organizar o local de trabalho

Oriente sua equipe a manter a mesa de trabalho organizada, se possível, deixando-a vazia. Um ambiente de trabalho arrumado e sem possíveis distrações, auxilia na produtividade. Essa dica vale até mesmo para aquela papelada do trabalho que não está sendo utilizada naquele momento.

Faça uma boa gestão de tarefa no home office

Mais do que horas trabalhadas, é fundamental que a equipe esteja alinhada com as demandas solicitadas no dia. Organize a tarefa de cada um e faça uma boa gestão de tempo, assim você tem controle do fluxo de atividades, prazos e quais entregas estão sendo feitas de acordo com o combinado.

Crie canais de comunicação e faça reuniões diárias

A comunicação no dia a dia com seu time faz toda diferença! Por se tratar de um estilo de trabalho digital, a comunicação entre vocês deverá ser totalmente online também. O lado bom disso tudo é que, hoje em dia, não faltam meios de comunicação e aplicativos de mensagens instantâneas em nossos celulares e computadores, não é mesmo?

Por isso, fica fácil fazer reuniões diárias para colocar as prioridades do dia, quais possíveis impedimentos na hora de uma pessoa executar uma tarefa ou qual meta vocês precisam alcançar. Ao concluírem cada reunião, é importante que o seu time saia bem orientado, sem dúvidas e comprometido com as atividades.

Estipule hora para tudo

Saiba a hora de começar e de encerrar as tarefas. Pode ser o mesmo horário que costumavam fazer na empresa ou então combinar novos horários.

Por estar em casa, não significa que a sua equipe tenha que trabalhar 24 horas por dia. É importante estipular um mesmo horário de jornada para todos. Isso ajuda, e muito, na execução do primeiro tópico acima em que falamos sobre organizar a rotina.

Descansar também faz parte! Então, oriente a sua equipe a fazer um intervalo de descanso no almoço, por exemplo. Fale com todos os colaboradores e aconselhe-os a tentarem não mexer no computador ou celular durante esse período. Se ‘desligar’ por alguns minutos pode fazer toda diferença no rendimento para continuar a jornada de trabalho.

Uma boa comunicação é essencial

O trabalho a distância também pode ser estressante. Por mais que exista a comunicação virtual, muitas vezes ela pode se perder ou não ser transparente o suficiente. O ideal nessas horas é fazer sua equipe entender o que você espera de cada um deles e vice-versa. Esclareça possíveis dúvidas de uma demanda, quais objetivos vocês devem alcançar e deixe claro os detalhes para a execução das tarefas.

Uma dica aqui é fazer um planejamento semanal. Com ele você e sua equipe conseguem alinhar as expectativas de entregas e objetivos a serem alcançados.

Aposte em ferramentas para gestão de home office

Hoje em dia existem várias ferramentas que podem auxiliar o processo de gestão no home office. Desde o controle de atividades, até o controle de tempo que cada pessoa leva para realizar as tarefas.

Com essas ferramentas você consegue se organizar e, assim, organizar a rotina de toda a sua equipe, melhorando o fluxo de trabalho de todos os envolvidos nos projetos.

Se você gostou deste artigo, continue acompanhando a gente por aqui! E, para mais dicas de como aumentar a produtividade da sua equipe, confira o mapa visual exclusivo que preparamos para te ajudar nessa tarefa.

7 sinais de que você precisa começar a monitorar seus colaboradores

A sua empresa tem necessidade de avançar no quesito produtividade, mas você tem dúvidas de que realmente precisa começar a monitorar seus colaboradores? O monitoramento de estações de trabalho pode parecer uma atitude radical em um primeiro momento e é compreensível que você tenha certo receio em implantá-lo.

No entanto, ao experimentar os inúmeros benefícios dessa decisão, você terá certeza do quanto é possível melhorar a gestão e, consequentemente, trazer resultados surpreendentes para a empresa.

Mesmo assim, se você ainda tem dúvidas de que o monitoramento de colaboradores é necessário na sua empresa, preparamos este artigo com 7 sinais para você observar.

7 sinais de que a sua empresa precisa de um sistema de monitoramento

1. Você não consegue visualizar a execução dos processos de trabalho

Na sua empresa, você tem dificuldades para acompanhar os processos de trabalho? Os seus problemas com produtividade podem estar relacionados a esses processos. Muitas vezes, o atraso em uma entrega, por exemplo, é causado por mais um de processo realizado equivocadamente.

Dessa forma, se você não tiver uma maneira ampla de visualizar a execução dos processos de trabalho, fica muito mais difícil rastrear a origem das falhas. Afinal, você precisa voltar passo a passo para investigar o problema e saber mais processos estão levando mais tempo do que deveriam, o que seria simples por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

2. A empresa não possui monitoramento de desvios de processos

Certamente, se não há como acompanhar os processos de trabalho na sua empresa, também não existe o monitoramento de desvios de processo. É isso que faz o negócio não conseguir se antecipar para evitar um problema. Ele só vai conseguir identificar que há uma falha na ponta do processo.

Além disso, um mesmo desvio pode ser responsável por inúmeros problemas dentro da empresa, até mesmo relacionados à segurança. Por isso, um sistema de monitoramento de estações de trabalho é ideal, já que permite descobrir quais são esses desvios de processo e facilita a tomada de decisão para eliminá-los.

3. Os colaboradores usam de forma inadequada as ferramentas no ambiente de trabalho

As ferramentas de trabalho dos seus colaboradores estão sempre apresentando defeito? É comum você precisar providenciar a manutenção antes do previsto? Então, considere importante implantar um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Ele será seu aliado para descobrir quais são as atitudes inadequadas dos seus colaboradores que podem estar acarretando esses problemas nas ferramentas de trabalho.

4. Você tem dificuldades de identificar ganhos operacionais

Assim como é difícil identificar os desvios, é difícil também identificar os ganhos operacionais, certo? Se a sua empresa não conta com um sistema de monitoramento de estações de trabalho, a gestão de ganhos operacionais fica limitada.

Você certamente sabe o quanto é importante acompanhar os KPIs do seu negócio. Essa mensuração fica muito fácil com um sistema que possibilite o registro das atividades dos colaboradores, trazendo relatórios prontos sobre a produtividade deles.

5. Você tem dificuldades de mensurar processos

Você tem poucas informações a respeito dos processos da sua empresa que permitam fazer uma análise estratégica? Um sistema de monitoramento de estações de trabalho registra dados imprescindíveis para a gestão de colaboradores, como o tempo efetivamente dedicado ao trabalho.

Com dados como esse em mãos, sua empresa tem a possibilidade de mensurar melhor os resultados de cada um dos processos e também de planejar estratégias que tornem esses resultados ainda melhores.

6. A força de trabalho está subutilizada

Será que você está aproveitando todo o potencial da sua equipe? É comum que colaboradores acabem dedicando muito tempo do dia para atividades que não condizem com o trabalho. Isso até mesmo sem perceberem. Deixam um site de conteúdo pessoal aberto, olham com frequência as redes sociais, entre outras atividades como essas.

Com um sistema de monitoramento de estações de trabalho, é possível mensurar quanto tempo da jornada é dedicada efetivamente ao trabalho e quanto é usado para tarefas pessoais. Dessa forma, fica mais fácil pensar em maneiras de tornar esses colaboradores mais produtivos, seja com normas que determinem intervalos específicos para uso pessoal ou ainda bloqueando os sites e as aplicações que têm “roubado” o tempo dos colaboradores.

7. Os colaboradores têm desvios de comportamento

Sua empresa tem normas de segurança da informação, mas frequentemente os computadores são infectados por vírus, por exemplo? É preciso identificar quais são os desvios de comportamento dos colaboradores que estão permitindo essa vulnerabilidade dos dados da empresa.

Pode ser que os colaboradores estejam acessando sites suspeitos ou mesmo abrindo e-mails de remetentes desconhecidos. Levante essas informações facilmente com a ajuda de um sistema de monitoramento de estações de trabalho. Ao descobrir quais são esses desvios de comportamento, novas atitudes podem ser tomadas para evitá-los.

Conheça o sistema de monitoramento de estações de trabalho fSense

O fSense é uma plataforma que registra todas as atividades dos computadores dos colaboradores. Dessa forma, é possível obter informações estratégicas que ajudam na gestão da empresa.

A ferramenta possui funcionalidades como a linha do tempo, que apresenta de maneira gráfica a produtividade dos colaboradores, indicando diariamente quanto tempo ele dedicou para atividades do trabalho e quanto tempo ele dedicou para atividades pessoais. Há ainda a possibilidade de registrar screenshots da tela para identificar algum desvio de comportamento, por exemplo.

Saiba mais sobre o fSense. Experimente-o gratuitamente por 15 dias em até 10 estações de trabalho.

Controle de acesso: por que categorizar sites e aplicações?

Encontrar o equilíbrio entre apenas orientar e proibir o acesso a determinados sites e aplicações no ambiente de trabalho é uma tarefa complicada. Afinal, o clima organizacional também deve ser uma preocupação da empresa e tomar decisões como o controle de acesso à internet pode ser negativo em algumas atividades.

O colaborador deve entender que, mesmo havendo a possibilidade de acessar a internet para uso pessoal, ele não deve fazer isso o tempo todo. Ao gestor, cabe a tarefa de encontrar a melhor forma de fazer com que o colaborador entenda e respeite essa regra. Pensando assim, qual deve ser o limite do controle de acesso?

Neste artigo, trouxemos alguns pontos que a sua empresa deve considerar para criar uma política de controle de acesso à internet.

O que considerar para determinar o controle de acesso à internet na empresa?

Tenha bom senso

Antes de tudo, é preciso avaliar qual é a real necessidade do acesso livre à internet para os colaboradores.

É claro que o bom senso deve ser o primeiro recurso a ser usado antes de tomar qualquer decisão, não apenas por parte dos gestores, mas também por parte dos colaboradores.

O bom senso deve prevalecer entre os empregados para saberem que, durante o expediente, não devem realizar atividades pessoais na internet.

Mas, se o colaborador precisa checar algum e-mail ou rede social, por exemplo, é importante que saiba ter equilíbrio. Já o hábito de utilizar serviços de e-mail pessoal e comunicadores instantâneos, acessar redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo em que realiza ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao trabalho, precisa ser monitorado.

Crie uma cartilha de diretrizes

Definidas as reais necessidades de acesso à internet por parte dos colaboradores, o ideal é criar uma cartilha de diretrizes com as boas práticas de acesso à internet na empresa.

Dessa forma, fica claro ao colaborador o quê, quando e de que forma ele pode usar a internet para fins pessoais. Além disso, o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar, caso os limites sejam excedidos.

Assim, evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é especialmente importante em empresas com grande número de colaboradores.

Use uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho

Outra importante decisão que a empresa precisa tomar quanto ao controle de acesso à internet é o monitoramento. Antes de restringir o acesso, é necessário conhecer o comportamento dos colaboradores, entender qual é a frequência de acessos a sites e aplicações que não condizem com as atividades e avaliar a relevância de bloquear esses acessos.

Por isso, é indispensável o uso de uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho, que facilitem essa análise. O fSense é uma plataforma que permite ao gestor acompanhar todas as atividades realizadas pelos colaboradores em seus computadores.

Para facilitar o acompanhamento, o fSense tem como funcionalidade a categorização de sites e aplicações. Dessa forma, o gestor tem a possibilidade de determinar quais sites e quais aplicações são de:

uso pessoal;
uso pessoal não aprovado;
uso de trabalho;
uso de trabalho não aprovado.

Além disso, a ferramenta identifica o tempo em que o colaborador ficou ocioso.

A plataforma apresenta essas informações referentes a cada um dos colaboradores e ainda cruza os dados para que o gestor tome as decisões mais acertadas para o perfil da empresa.

Por exemplo, se a maioria dos colaboradores usa tempo demais em sites e aplicações categorizados como de “uso pessoal”, talvez seja o momento de a empresa estabelecer um intervalo específico para esses acessos.

Ou, se os colaboradores praticamente não usam sites e aplicações categorizados como “uso pessoal não aprovado”, tomar a decisão de bloqueá-los pode ser considerada radical e prejudicar o clima organizacional.

Por outro lado, se o gestor identifica que o acesso a sites e aplicações categorizados como “uso pessoal” e “uso pessoal não aprovado” é abusivo, então pode enxergar a necessidade de aplicar penalidades disciplinares e advertências e até mesmo de demitir por justa causa. Isso desde que tudo esteja estabelecido no contrato e que a empresa tenha como comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas.

Dessa forma, o fSense funciona como um auxílio para que o controle de acesso à internet na empresa seja feito de forma a tornar o ambiente de trabalho mais agradável para os colaboradores e também mais produtivo para a empresa.

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Por que dados de monitoramento são importantes para um plano de ação?

Os dados são muito importantes para que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de mercado, desenvolva um plano de ação. Afinal, eles fornecem informações que permitem aos gestores tomarem nota sobre fatores desconhecidos, além de nortear o alcance de resultados.

Quando a empresa tem conhecimento sobre determinados dados, ela é capaz de obter informações confiáveis e com embasamento para desenvolver estratégias e tomar decisões assertivas.

A coleta de dados permite à empresa realizar planejamentos, análises, experimentações, direcionamentos e estudos de melhor qualidade, que influenciem positivamente os seus resultados. Sendo assim, a coleta de dados torna-se um importante passo para um plano de ação da empresa.

Por que a sua empresa precisa de um plano de ação?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia para definir metas e objetivos para a empresa. Dessa forma, ele deve estipular as atividades que devem ser realizadas e apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e por acompanhar o andamento do projeto, garantindo que a empresa alcance os melhores resultados.

Na verdade, todos os gestores, em algum momento, precisam se dedicar na criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe.

O maior desafio de fazer um plano de ação está em conseguir mostrar a importância dele para os colaboradores e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

É principalmente por esse motivo que é tão necessário contar com dados que justifiquem aos colaboradores a necessidade do plano de ação e indiquem como eles podem contribuir para a conquista de resultados que a empresa espera.

Qual é a importância dos dados para o sucesso de um plano de ação?

Com a coleta de dados, a empresa tem a possibilidade de desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos.

O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas ferramentas capazes de, mais do que coletar dados, estruturá-los, analisá-los e fornecer resultados pertinentes à empresa. Dessa forma, a organização tem a possibilidade de realizar um plano de ação fundamentado para fornecer oportunidades, resoluções e uma melhor tomada de decisões.

Dados sobre desempenho, qualidade e agilidade de entregas, satisfação dos colaboradores, eficiência dos departamentos, clima organizacional, atendimento ao cliente, nível de produtividade, entre outros, podem ser facilmente obtidos por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Identificação de hábitos e comportamentos nocivos aos objetivos da empresa

A partir desses dados de monitoramento, o gestor consegue identificar comportamentos de determinados colaboradores que possam ser adotados por toda a equipe, hábitos que podem estar sendo prejudiciais à segurança da empresa e que precisam ser repreendidos e até mesmo a necessidade de treinamentos específicos, que abordem exatamente as atividades corriqueiras dos colaboradores. Ou seja, são detalhes que os gestores só poderiam saber por meio da coleta de dados de monitoramento das estações de trabalho.

Melhoria da alocação de recursos financeiros

Além disso, os dados de monitoramento fornecem informações para que a empresa utilize da melhor forma seus recursos financeiros. Muitas vezes, há atividades que podem ser automatizadas, por exemplo. Com o monitoramento, os gestores têm condições de identificar essas atividades e, consequentemente, reduzir custos da empresa. Ao evitar gastos desnecessários, a empresa também minimiza os riscos de falência.

Quais outros dados de monitoramento a empresa pode obter para um plano de ação?

Produtividade por trabalho entregue

O monitoramento de estações de trabalho permite que os gestores conheçam a produtividade pela entrega de trabalhos, o que dá uma visão muito mais assertiva do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente.

Em operações de vendas, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas para os colaboradores. A partir dos dados extraídos do monitoramento de cada colaborador, é possível até mesmo criar metas individuais, de acordo com os números que cada membro da equipe é capaz de atingir.

Além disso, o monitoramento também possibilita acompanhar dia a dia após a meta ser estabelecida. É possível analisar a produtividade diária de cada colaborador, saber se ele se empenha diariamente ou se deixa para buscar resultados só quando o prazo está perto de vencer, entre outras informações.

Assim, o gestor pode fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo isso com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo.

Horas produtivas

Em trabalhos que não são operacionais, embora exista um processo e certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega. Afinal, um pode exigir mais tempo que o outro. Nesses casos, é possível utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período.

Pela legislação brasileira, um colaborador registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar até 8 horas por dia e 44 horas por semana. A empresa pode estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que dariam 37 horas semanais, aproximadamente. Dessa forma, esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas.

Para mensurar as horas produtivas, basta contar com um sistema de monitoramento que registre as atividades dos colaboradores, possibilitando ao gestor acompanhar o atingimento das metas.

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