Relatórios qualitativos e quantitativos: você sabe fazê-los de maneira correta?

Relatórios qualitativos e quantitativos: você sabe fazê-los de maneira correta?

Para uma gestão eficiente, é inegável que os dados são fundamentais. Eles é que vão nortear as melhores decisões da empresa. E, para isso, é claro que os relatórios também são essenciais. Afinal, eles são os responsáveis por apresentar, da melhor maneira, esses dados.

Portanto, os relatórios são indispensáveis para o acompanhamento dos resultados da empresa, para entender a gestão de maneira abrangente e, sobretudo, para servirem como referência para planos de ação que levem a empresa a alcançar novas metas.

Para esses objetivos, existem dois tipos básicos de relatórios: quantitativos e qualitativos. Ambos são importantes para qualquer que seja o segmento da empresa, mas atendem a necessidades diferentes. Neste artigo, trouxemos as principais diferenças entre eles para te ajudar a fazê-los de maneira correta na sua empresa.

Relatórios qualitativos x relatórios quantitativos: quais são as diferenças?

De maneira geral, os relatórios qualitativos abordam aspectos mais amplos, enquanto os relatórios quantitativos ficam restritos a uma análise de números.

Por exemplo, um relatório qualitativo de vendas aponta qual é a preferência dos clientes em relação a modelos ou cores, qual o estado ou região do país com maior volume de compras, quais itens foram comprados juntos e assim por diante. Enquanto isso, um relatório quantitativo de vendas aponta a quantidade de itens vendidos e o faturamento total.

Mais uma vez, é extremamente importante ter em mente que não há relatórios mais ou menos importantes. Cada um atende a uma finalidade.

Para que servem os relatórios qualitativos?

O relatório qualitativo tem perfil mais analítico e proporciona uma visão ampla da situação. A elaboração dele é mais complexa, exige mais tempo e, por isso, não é ideal para ser feita diariamente. Ao mesmo tempo, porém, é o recurso mais interessante para entender os detalhes do desempenho da empresa.

Voltando ao nosso exemplo de um relatório de vendas, imagine que o faturamento permanece estável de um mês para o outro. À primeira vista, tudo está bem, mas, por meio de um relatório qualitativo, é possível identificar que determinado grupo de clientes parou de comprar, enquanto outro triplicou o ticket médio. Essa modificação no comportamento do consumidor, embora não seja visível à superfície, exige uma mudança na estratégia de marketing e vendas da empresa.

Para que servem os relatórios quantitativos?

O relatório quantitativo é ideal para quando o gestor precisa de uma visão rápida sobre a situação do negócio. Ele não exige muito esforço de interpretação. Traz, de maneira clara e objetiva, os números que interessam para a área da empresa que se deseja analisar.

No exemplo do relatório de vendas, se o faturamento de determinado mês é R$ 500 mil e o mês seguinte é R$ 100 mil, é fácil dizer que alguma coisa está errada.

Esse não é um exemplo muito realista, porque, normalmente, os relatórios quantitativos são usados para um acompanhamento minucioso do desempenho do negócio, com intervalo de tempo bem menor.

Por exemplo, muitas empresas fazem um levantamento diário das vendas, justamente para identificar quedas de um dia para o outro. Isso permite que os gestores tomem uma atitude de imediato, em vez de esperarem um relatório do final do mês para tomar uma providência.

Por que os relatórios qualitativos e quantitativos são importantes?

Para elaborar relatórios estratégicos, o gestor deve, antes, estabelecer os indicadores tanto qualitativos quanto quantitativos. Indicadores são os dados numéricos que medem entradas e saídas, desempenho dos processos, fluxos de informações, entre outros. A partir desses indicadores é que é possível construir relatórios para avaliar e orientar as equipes.

Os indicadores são formas de demonstrar o estágio de eficiência (uso dos recursos para atender as necessidades) e eficácia (execução correta das tarefas para atingir metas) alcançado.

Podem ser usados indicadores para medir o desempenho da equipe quanto a comportamentos, percepções, reações, evolução, nível de satisfação, índice de absenteísmo (faltas ao trabalho), rotatividade (turn over), horas de treinamento, entre outros. Há também indicadores para avaliar os clientes: as reações, o comportamento, as reclamações e o nível de satisfação. E há ainda os relacionados ao mercado e à organização.

Conheça alguns indicadores que podem ser utilizados nos seus relatórios:

Indicadores qualitativos

• Número de oportunidades de melhorias identificadas/ligações;
• Quantidade de aspectos que necessitam de aperfeiçoamento;
• Horas necessárias de treinamento por profissional;
• Número de metas que alcançaram sucesso/número de metas planejadas (durante um determinado período de tempo).

Indicadores quantitativos

• Volume de vendas;
• Produtividade dos colaboradores;
• Quantidade de tarefas diárias;
• Número de contatos realizados e recebidos.

Para escolher os indicadores a serem analisados, a empresa precisa observar quais dados são importantes para o negócio. No caso de colaboradores que trabalham no modelo home office, por exemplo, o indicador de produtividade é importantíssimo. Isso poque é mais difícil medir o desempenho deles por não estarem no espaço físico da empresa.

Já para uma operação de cobrança, o volume de recuperação de crédito é um indicador indispensável. Afinal, esse é o principal objetivo que ela precisa cumprir.

O relatório também é importante para a análise das exigências de compliance estabelecidas pela empresa. É por meio do relatório que o negócio é capaz de saber se os colaboradores estão cumprindo as regras para manter a empresa em conformidade com as normas do setor.

Como elaborar os relatórios qualitativos e os relatórios quantitativos?

Siga essas 5 dicas para elaborar relatórios qualitativos e quantitativos de maneira correta.

1. Use dados de qualidade

Você não pode confiar em um relatório elaborado a partir de dados sem precisão. Se as informações não são relevantes, o relatório também não é útil para a sua tomada de decisão.

Além disso, se os dados não são claros e bem organizados, tentar usá-los vai consumir muito tempo e prejudicar a sua produtividade. Resumindo, dados de qualidade são essenciais para elaborar relatórios de maneira correta.

2. Comece pela visão macro

Macro e micro são dois termos muito usados no meio corporativo. O primeiro refere-se a uma análise geral, enquanto o segundo refere-se à análise detalhada.

Cuidado para não cair na armadilha de desenvolver todos os seus relatórios a partir de uma visão micro, ou seja, colocando tudo no microscópio. Isso não é viável a longo e médio prazos. Afinal, sua equipe desenvolve muitas atividades. Você precisaria de colaboradores dedicados somente para desenvolver relatórios e conseguir manter esse ritmo.

Em vez disso, comece seu relatório a partir de uma visão geral. Depois, faça a análise micro apenas nos pontos mais relevantes para a atividade gerencial.

3. Use recursos visuais

Relatórios com muito texto e números são cansativos. Se você, eventualmente, tiver que apresentá-los a outras pessoas – como o restante do quadro de gestão ou os acionistas da empresa e possíveis investidores –, esse tipo de relatório não vai causar um bom impacto.

Então, é importante dosar os elementos. Sempre que possível, procure usar recursos com maior apelo visual. Isso inclui gráficos, tabelas e mapas, por exemplo, que facilitam a compreensão. Quanto ao texto, tente ser o mais objetivo e conciso.

Vale a pena lembrar, ainda, que o relatório gerencial deve ter uma estrutura bem organizada. Divida o texto em seções para facilitar a leitura.

Você pode criar uma introdução, também conhecida como sumário executivo, apresentando os dados que serão analisados, e uma conclusão, demonstrando o que foi percebido em relação ao desempenho da empresa.

4. Recorra a relatórios anteriores

Nunca descarte um relatório elaborado. Esse mesmo documento será muito útil, quando, algum tempo depois, for preciso analisar novamente o desempenho da empresa em relação aos mesmos fatores.

Imagine que você quer avaliar a evolução do BackOffice na empresa. Comparar o tempo médio de atendimento hoje com aquele de um ano atrás permite identificar as decisões e as práticas que deram certo ou não, os problemas que já foram resolvidos, os novos problemas que surgiram, entre outros fatores.

Também é um forte argumento para mostrar aos stakeholders do negócio que você tem promovido ações concretas de melhoria ao longo do tempo.

De qualquer maneira, é muito mais fácil realizar essa comparação quando você tem o relatório completo do ano anterior, em vez de resgatar dados antigos e analisá-los novamente.

Portanto, salve cada relatório elaborado em uma pasta e guarde esses arquivos. Com o tempo, eles serão úteis.

5. Conte com ferramentas tecnológicas

No passado, coletar dados era um processo manual. Hoje, é possível contar com ferramentas tecnológicas capazes de coletar informações sobre qualquer atividade dentro da empresa: vendas, marketing, finanças, produção, backoffice.

Dessa forma, cabe ao gestor somente o papel estratégico da análise, que conta com todos os dados necessário já organizados pela ferramenta. É o caso do fSense, que coleta dados de todas as atividades que o colaborador realiza em sua estação de trabalho. Assim, o gestor tem acesso a informações que o permitem identificar quanto tempo o colaborador dedica ao trabalho e quanto tempo ele deixa para atividades pessoais, quais sites ele acessa, se cumpre ou não as regras de segurança da informação estabelecidas pela empresa, entre outros dados relevantes para a elaboração do relatório.

Para conhecer todas as funcionalidades do fSense e entender como ele pode fornecer dados relevantes para os relatórios da sua empresa, leia o artigo “fSense: como usar e quais os principais benefícios”.

Descubra as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Conheça as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Não é tarefa fácil cumprir as normas legais e as regras estabelecidas para o segmento de mercado. O chamado compliance exige uma série de medidas para que seja aplicado com rigor, qualquer que seja o porte da empresa.

A sua estratégia de compliance está falhando? Você já se perguntou se conhece as reais causas por trás disso? Algumas delas podem ser desconhecidas e, dessa forma, não adianta você agir em determinados fatores se são outros os causadores do problema.

Por isso, listamos neste artigo as principais falhas de compliance cometidas pelas organizações e como elas põem em risco a sobrevivência das empresas. Confira se alguma delas está atingindo o seu negócio.

5 falhas de compliance que podem estar arruinando sua estratégia

Falha 1: tomar decisões com pressa

Na maioria dos casos, os requisitos exigidos às empresas para que atuem dentro dos direcionamentos estabelecidos pelo setor de compliance têm prazo muito curto para serem cumpridos. Dessa forma, as organizações se precipitam em muitas decisões, no ímpeto de cumprirem todas as normas no período estabelecido. Por isso, cometem falhas que podem comprometer seriamente as políticas corporativas.

Sendo assim, a pressa é uma das principais causas que levam as empresas a terem prejudicadas as suas estratégias de compliance. O aconselhável é que os gestores façam um planejamento com antecedência, que garanta que as normas exigidas sejam cumpridas levando em consideração todos os fatores de segurança.

Falha 2: assumir uma postura passiva

As empresas que optam por manter uma postura passiva, apenas reagindo e remediando os problemas, têm não apenas a estratégia de compliance em risco, mas também sua sobrevivência.

Ao se preocupar em tomar decisões que respeitem normas e regras do negócio, a empresa gera economia e diminui a ocorrência de erros. Além disso, quando os gestores se antecipam aos problemas, é possível se programarem com antecedência. Ou seja, para eles, não existem novidades na condução dos negócios, uma vez que os cenários já estão previstos.

Por exemplo, a demissão de um colaborador ou a troca de um fornecedor demanda estudos do impacto financeiro ou ainda dos suprimentos para girar o negócio. A medida adequada deve ser a de manter uma atitude de antecipação, que toma as rédeas do negócio e conduz a empresa sempre aos melhores resultados.

Falha 3: não identificar as próprias necessidades

Empresas pressionadas por prazos de compliance tornam-se tão ansiosas pelo cumprimento dos requisitos que buscam fornecedores de tecnologia sem entender realmente quais são as necessidades do negócio.

É comum que grandes companhias adquiram ferramentas e passem ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras. No entanto, essa é uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança, que deve já chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É claro que o fornecedor deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, a empresa deve fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para corroborar a medida.

Falha 4: aplicar medidas extremas

A apreensão de não atingir o nível de segurança e não estar de acordo com os regimentos e as leis do setor, leva muitos gestores a tomarem medidas radicais demais, sem avaliar o impacto dessas iniciativas no dia a dia dos usuários.

Um exemplo é quando, na tentativa de evitar desvio de dados por meio de dispositivos USB, as companhias bloqueiam todas as portas nas máquinas dos funcionários. Além de não funcionar, porque o colaborador com má intenção pode simplesmente imprimir ou enviar por e-mail os dados que quiser roubar, essas práticas atrapalham a rotina de pessoas que realmente precisam dessa tecnologia para terem melhor produtividade.

Falha 5: não avaliar a segurança dos dados

De nada adianta aplicar inúmeras medidas de compliance se a empresa não avaliar a segurança dos dados. Para isso, antes de tudo, é preciso contar com uma ferramenta que identifique os possíveis riscos de dados do negócio, se há ameaças vindas de acessos externos etc.

O fSense é um sistema que auxilia nesse controle porque, ao ser instalado nas estações de trabalho dos colaboradores, monitora se os softwares definidos nas normas da empresa estão sendo usados. Além disso, o sistema faz prints de tela dessas estações, possibilitando acompanhar em tempo real se os colaboradores estão acessando aplicações consideradas perigosas para a segurança dos dados da empresa.

Sendo assim, sem um sistema inteligente, como o fSense, é impossível alcançar o cumprimento das regras. Os gestores devem ter muito bem articulados e mapeados os dados da organização. Assim, torna-se necessário apenas reforçar as políticas de segurança, de acordo com os requisitos legais e regulatórios.

Como o fSense pode ser útil na sua estratégia de compliance

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que coleta informações sobre as atividades dos usuários em suas estações de trabalho. A partir da instalação, os dados sobre o comportamento de cada um de seus colaboradores são centralizados em um dashboard. Assim, você consegue identificar as causas das principais falhas de segurança da sua empresa e criar políticas para freá-las.

Quer saber tudo sobre como estruturar com sucesso a área de Compliance? Neste whitepaper, você encontra as principais informações.

Gestão transparente: o que você precisa saber

Gestão transparente: o que você precisa saber

Você sabe o que é gestão transparente? Trata-se de um modelo de gestão cada vez mais popular entre empresas de todos os portes e que tem como intuito aumentar a produtividade através do engajamento de colaboradores.

Neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é gestão transparente, quais são os seus benefícios e quais atitudes devem ser tomadas pela empresa para adotar esse modelo.

O que é gestão transparente?

Como o próprio nome diz, o modelo de gestão transparente é uma maneira de administrar que preza a transparência. Isso quer dizer que as informações pertinentes ao negócio são divididas com toda a equipe e, não, restritas às pessoas que ocupam cargos mais altos.

Por conta dessa característica desse modelo de gerência, as hierarquias passam a ser menos relevantes no cotidiano da empresa, o que contribui para a existência de relações horizontalizadas, em que o gestor participa diretamente da sua equipe.

Por que adotar a gestão transparente?

Democracia na distribuição de informações

Entre os principais benefícios da gestão transparente, está a democratização da distribuição da informação. Uma vez que as informações não ficam restritas apenas a diretores, os demais colaboradores conseguem entender melhor o reflexo das suas tarefas na execução de um projeto maior. Isso aumenta o senso de responsabilidade de cada um deles e, consequentemente, melhora sua produtividade.

Melhoria da capacidade de retenção de talentos

A gestão transparente pode ajudar até mesmo na retenção de talentos em sua empresa. Isso porque dividir informações com os profissionais qualificados melhora a relação de confiança entre eles e a empresa. Com isso, eles se sentem mais seguros e menos propensos a procurar outras oportunidades de emprego.

Aumento do engajamento dos colaboradores

Já falamos aqui sobre como a gestão transparente pode aumentar o senso de responsabilidade da equipe. Mas, como essa é uma das principais vantagens desse modelo, é sempre bom reforçá-la. Quando você divide o panorama da sua empresa com os colaboradores, eles conseguem apreender a importância do seu trabalho nesse contexto.

Além disso, com vitórias e fracassos sendo compartilhados, os colaboradores se sentem mais motivados a entregar o melhor resultado. Nesse contexto, todas as funções têm uma grande importância dentro de cada projeto, o que impacta positivamente o trabalho individual de cada colaborador.

Diminuição de conflitos internos

Muitos dos conflitos que surgem entre colaboradores são frutos de informações erradas. Com a gestão transparente, a circulação informal de informações deixa de acontecer, abrindo espaço para um modelo de compartilhamento que contribui para a melhoria da harmonia nas relações internas.

O que fazer para implantar a gestão transparente em sua empresa?

Agora que você já conhece os principais benefícios de gerir priorizando a transparência, veja o que fazer para implementá-la em sua empresa:

Melhorar o fluxo de comunicação

A primeira atitude a ser tomada quando se decide fazer gestão transparente é diminuir a burocracia envolvida nos fluxos de comunicação da empresa. Para isso, é importante tomar algumas ações:

  • eliminar a agenda de atendimento de gestores a colaboradores, permitindo que qualquer membro da equipe possa, a qualquer momento, falar com um gestor;
  • integrar os gestores ao cotidiano de trabalho da equipe, deixando de utilizar salas privativas ou paredes divisórias;
  • deixar de utilizar espaços exclusivos para gestores, unindo lideranças e colaboradores e aumentando o tempo que passam juntos.

Seguindo essas orientações, há também uma melhoria no fluxo reverso da comunicação, isso é, o que vem dos colaboradores para os gestores. Isso também é positivo para a empresa por embasar melhor a tomada de decisões.

Utilizar de maneira efetiva os meios de comunicação internos

Se a sua empresa já possui murais de aviso, intranet e newsletter interna, é hora de utilizar esses meios em todo o seu potencial. Para isso, veicule nesses canais informações que são realmente relevantes e completas para os colaboradores.

Formar equipes confiáveis

Talvez você tenha chegado até aqui um pouco desconfortável com a possibilidade de que todos os colaboradores estejam informados sobre a realidade da empresa. Acontece que, caso você esteja pensando assim, o problema está na confiança que você tem em seus colaboradores e não no modelo de gestão. Por isso, talvez seja o momento certo de rever seus critérios de seleção e recrutamento.

A confiança no seu colaborador deve começar desde o processo de contratação, porque isso motiva o colaborador e o ajuda a alcançar as expectativas da empresa. Para isso, é importante investir em um sistema de seleção que avalie não só as competências do possível contratado, mas também se os valores desse futuro colaborador dialogam com os da empresa.

Utilizar sistemas para apoiar a transparência da gestão

Considerando a revolução empresarial ocasionada pela transformação digital, é muito provável que sua empresa utilize automação de processos e sistemas no seu cotidiano, certo? Você pode aproveitar esses mesmos softwares para repassar informações para os seus colaboradores.

Por exemplo, os ERPs disponibilizam os pedidos realizados e faturados pelo negócio, o número de item em estoques etc. Esses dados podem ser encontrados por qualquer pessoa que tenha permissão de acessar o sistema e, por serem automáticos, são confiáveis. Assim, informações podem ser repassadas aos colaboradores sem necessariamente envolver o gestor.

Como o compliance pode auxiliar a transparência da gestão

O que é compliance?

Entende-se por compliance as ações que se dedicam a garantir o cumprimento das normas empresariais.

Antes, o compliance era utilizado apenas por empresas cujo segmento de atuação possuía alto padrão de regulamentação. Agora, negócios de outros ramos têm percebido o quanto essas ações podem ser vantajosas, principalmente no que tange à confiança dos interessados no sucesso de negócio – os stakeholders.

Chamamos as práticas que visam aumentar a confiança dos stakeholders no negócio de governança corporativa. A transparência é uma dessas práticas, afinal, ao dividir as informações com investidores e colaboradores, eles se sentem mais seguros em relação à empresa.

A função do compliance na gestão transparente

No contexto da gestão transparente, o compliance é justamente a maneira de garantir que as normas de transparência sejam seguidas por todas as pessoas da empresa.

Uma prerrogativa à aplicação do compliance é a definição das normas de conduta. Depois de definidas, o compliance passa a verificar se elas estão ou não sendo seguidas com o objetivo de proteger a organização.

É importante ressaltar que tanto gestores quanto colaboradores devem adotar as normas empresariais e, caso faltem com elas, devem ser sancionados da mesma maneira. Essas sanções devem ser conhecidas por todos, seguindo o modelo de gestão transparente. Isso garante equilíbrio no clima organizacional.

O compliance deve fiscalizar o que realmente é importante para a empresa. Caso contrário, ele será visto como uma maneira “chata” de controlar os colaboradores e, ainda, sobrecarregar o setor.

Como aplicar a governança corporativa

Para aumentar a confiança existente entre stakeholders e administradores, é importante garantir que os gestores tomem decisões que beneficiem a todos e que elas sejam pautadas em parâmetros preestabelecidos e conhecidos por todos.

Para isso, é importante formar comitês com representantes dos stakeholders, tanto internos (como funcionários) quanto externos (como fornecedores e acionistas). Esses comitês devem participar da tomada de decisão, não necessariamente com a palavra final, mas com a finalidade de representarem os interesses de todos os envolvidos na empresa e, assim, validar as decisões.

Outra maneira de credibilizar as decisões e apoiar a governança é estabelecer princípios que guiem as tomadas de decisão da empresa. Esses princípios devem ser conhecidos por toda a equipe e alinhados à missão, à visão e aos valores do negócio.

Seguindo essas orientações, toda a equipe vai saber como as decisões da empresa são tomadas, o que também contribui para a segurança do time em relação ao que está acontecendo.

Quer continuar aprendendo sobre compliance? Leia mais no nosso blog.

Segurança da informação e monitoring software: o que você precisa saber

Segurança da informação e monitoring software: o que você precisa saber

A transformação digital trouxe tanto novos benefícios quanto novos problemas ao cotidiano empresarial. O armazenamento em nuvem e o uso de servidores, por exemplo, fizeram com que, paralelamente, surgissem novas maneiras de se atentar contra o patrimônio das empresas, que agora também pode ser atacado por hackers e outros cibercriminosos. Nesse contexto, garantir a segurança da informação através da gestão de riscos deve ser uma prioridade no que tange à governança dos negócios.

A Kroll, empresa referência no mercado de fornecimento de soluções de risco, em seu Relatório Global sobre Fraudes e Riscos, afirma que 89% das empresas entrevistadas informaram que foram vítimas de crimes cibernéticos apenas no último ano. A vulnerabilidade de softwares é uma das principais causas desse número. No entanto, outros problemas da empresa podem torná-la um alvo fácil para crimes desse tipo.

Ainda segundo o relatório da Kroll, 51% dos motivos que podem levar a empresa a ser uma vítima de cibercrimes relacionam-se aos seus colaboradores. Desse número, 20% corresponde a erros ou incidentes gerados pelos funcionários, 17% ao fato de funcionários terem acesso aos controles da empresa e 14% a condutas ilegais do empregado.

Neste artigo, te mostraremos como o monitoring software pode te ajudar a defender-se dessa ameaça.

Monitoring software, segurança da informação e gestão de riscos

Considerando que a proteção de dados é uma prioridade para as empresas, é necessário investir em realizar a gestão de riscos. Isso significa encontrar meios de lidar com possíveis problemas e, principalmente, impedir que eles aconteçam.

Uma dessas práticas é o monitoring software, isto é, o monitoramento dos softwares e das aplicações utilizadas por seus colaboradores, que visa assegurar que sua equipe siga as melhores práticas de segurança e garanta completa rastreabilidade de informações.

Para monitorar softwares e aplicações, é preciso investir em um sistema de monitoramento. Sistemas de monitoramento consistem em programas que coletam informações sobre o que está sendo feito nas estações de trabalho e podem ser usados tanto em equipes alocadas quanto em remotas.

Normalmente, esses sistemas contêm funcionalidades que permitem acompanhar em tempo real o que a equipe está fazendo. Alguns desses software até mesmo tiram prints da tela do usuário.

Benefícios do monitoring software

Verificação de que as melhores práticas estão sendo seguidas

O principal benefício do monitoring software é, sem dúvidas, o fato de ser possível verificar se as melhores práticas definidas pela empresa estão sendo seguidas por seus funcionários. Assim, fica fácil identificar se os colaboradores estão utilizando, por exemplo, softwares não-autorizados e trazendo risco à empresa.

No caso de falha, também torna-se simples rastrear a origem do erro e trabalhar para que novos vazamentos não ocorram.

Aumento da produtividade dos colaboradores

A partir do momento em que os colaboradores seguem as melhores práticas e investem todo o seu expediente no trabalho, a sua produtividade tende a aumentar.

Além disso, como trata-se de um sistema de monitoramento, também é fácil encontrar gaps de produtividade e observar quais funcionários são realmente produtivos e quais utilizam sistemas e aplicações não-autorizadas durante o expediente, que podem prejudicar os resultados das equipes.

Identificação de padrões de comportamento

Os sistemas de monitoramento também ajudam a encontrar atividades que são feitas repetidamente e que podem ser automatizadas. Isso contribui para melhorar a qualidade de trabalho do colaborador e a produtividade do time.

Acompanhamento remoto dos funcionários

Utilizando esses sistemas, as empresas também conseguem acompanhar o funcionário mesmo a distância, o que auxilia, por exemplo, a otimizar a gestão de equipes que trabalham em modelo de home office.

Dados concretos para decisões assertivas

Tomar decisões fica muito mais fácil quando se tem dados concretos para ampará-las. Os relatórios dos sistemas de monitoramento oferecem essas informações e empoderam o gestor para tomar as melhores decisões para o negócio a qualquer momento.

Otimize a gestão de riscos da sua empresa

Para continuar aprendendo sobre sistemas de monitoramento e gestão de riscos, indicamos que você leia nosso whitepaper sobre Compliance. Afinal, a gestão de riscos e a segurança da informação estão totalmente relacionadas às atividades de governança realizadas no setor de compliance.

Como criar um código de conduta empresarial?

O código de conduta empresarial é baseado na ética — palavra relacionada ao caráter e ao comportamento dos indivíduos. Assim, a ética profissional se refere a uma série de regras que dirigem a conduta dos colaboradores no exercício da sua função.

Os princípios que vão nortear as ações dos funcionários vão depender bastante de cada segmento, grupo profissional e modelo de negócios. Por isso, nem sempre é tão fácil construir um código de conduta e ética.

Pensando nisso, preparamos este post para ajudá-lo nessa tarefa, mostrando um passo a passo para você criar esse documento tão importante para o compliance empresarial. Confira!

Por que criar um código de conduta empresarial?

Primeiro, é importante que você esteja ciente do valor que um código de conduta tem para o seu negócio e para a carreira dos seus colaboradores.

Ajuda no compliance empresarial

O compliance tem sido tema constante na esfera corporativa. Afinal, agir em conformidade com a legislação vigente não só protege a companhia contra problemas com a Justiça, mas também fortalece a marca e garante vantagem competitiva no mercado.

Nesse cenário, um código de conduta empresarial bem construído e difundido entre os colaboradores certamente vai contribuir para que todos ajam em harmonia com as leis e que medidas punitivas sejam tomadas em casos de desvios de conduta.

Melhora o clima organizacional

Sem dúvidas, trabalhar em um local onde há a certeza de que todos estão comprometidos com o respeito mútuo, com a honestidade e com o cumprimento das leis é fundamental para estimular a harmonia no ambiente de trabalho. Isso gera um clima organizacional de maior tranquilidade e confiança entre as equipes e a liderança.

Contribui para o desenvolvimento pessoal e profissional

O código de conduta empresarial impacta mais do que o comportamento dos colaboradores, pois afeta também a consciência. Afinal, os funcionários passam a maior parte do dia no local de trabalho. Com isso, são treinados a agir de acordo com as regras e princípios éticos — um saber que levam para a vida pessoal e profissional.

Fortalece a imagem da empresa

Uma empresa que cumpre a lei e preza pelas boas práticas sai na frente no mercado, pois protege o nome contra escândalos e problemas do gênero. Quanto mais forte for o setor de compliance na companhia, mais vantagem competitiva ela tem no segmento, pois se torna confiável no seu relacionamento com parceiros, fornecedores e órgãos do governo.

Mas como colocar seu código de conduta empresarial em vigor? Confira o seguinte passo a passo!

Como criar um código de conduta?

A implementação de um código de ética e conduta deve partir da alta gestão, pois a ética engloba aspectos que vão além do que consta nos registros legais.

Assim, o próprio pensamento ético já deve preceder a elaboração de um documento escrito. Dessa forma, o código de conduta é fruto de um longo processo de reflexão e estudo que permeia questões internas e externas à organização.

1. Analise a legislação vigente para seu setor

As leis já definem boa parte do que é permitido ou não em termos de procedimentos e comportamentos em cada ramo de atividade. Além da Constituição, do Código Civil e do Código de Defesa do Consumidor, busque normas regulamentadoras, portarias normativas, diretrizes e outros dispositivos legais específicos da sua área de atuação.

Obviamente, sua empresa já segue essas normas, mas agora é o momento de oficializar as diretrizes internas da companhia em conformidade com as leis, definindo as condutas pertinentes a cada cargo, função e setor.

Isso está diretamente ligado ao compliance e não se restringe ao relacionamento da empresa com agentes do governo ou com parceiros e clientes. Também engloba leis que dão base aos direitos e deveres dos trabalhadores, que regem o relacionamento entre os profissionais e que expressam o comprometimento da empresa com sua responsabilidade socioambiental.

2. Faça um brainstorming com a empresa

Agora é a hora de fazer um brainstorming, ou seja, explorar todas as possibilidades e identificar valores éticos mais importantes para o seu segmento e modelo de negócio. Esses valores estão intimamente ligados a comportamentos, atitudes e sentimentos que permeiam o relacionamento entre as pessoas e entidades. Veja alguns exemplos:

  • respeito: dignidade, privacidade, tolerância, educação, cortesia, reconhecimento, respeito às diferenças;
  • cidadania: cumprimento das leis, senso de pertencimento e de comunidade, proteção aos recursos naturais;
  • credibilidade: lealdade, confiança, honestidade, integridade, idoneidade.

Enquanto a primeira etapa engloba questões mais técnicas, note que aqui são elencados fatores humanos, pois estão relacionados à ética. Você poderá enriquecer esse brainstorming ao entrevistar colaboradores e gestores de diferentes áreas da empresa, para detectar desvios de conduta e questões éticas mais comuns — esses problemas deverão ser registados no documento final. Feito esse levantamento, ficará mais fácil passar para a próxima etapa.

3. Organize as informações e documente as regras

Agora é hora de elaborar o documento em si. Para cada lei e valores elencados, defina de dois a quatro comportamentos esperados, indesejados ou que ofereçam riscos para o compliance empresarial. A ideia é associar essas condutas a situações concretas da rotina de trabalho na empresa. É importante que o texto seja de fácil compreensão, sem ambiguidades e que reflita os valores éticos e a missão da companhia.

Antes de passar para o próximo passo, é recomendável fazer uma revisão e coletar feedbacks com os colaboradores, a fim de ter certeza de que o código de conduta está adequado à realidade da empresa.

4. Divulgue e mantenha a comunicação

Dissemine o código de conduta por toda a empresa e certifique-se de que todos têm conhecimento do conteúdo. Isso inclui não somente os colaboradores, mas também parceiros, fornecedores, investidores, clientes etc.

O material pode ser publicado em forma de brochura. Mas também faça bom uso de outras ferramentas de comunicação interna, como e-mail, site corporativo, redes sociais etc. Tomando ciência do código, todos os colaboradores deverão assinar o protocolo de recebimento, comprometendo-se em aplicar as normas ali elencadas.

5. Monitore os efeitos do código

Ainda não terminou. É preciso acompanhar a infiltração do código na empresa. Para isso, muitas companhias implementam um comitê de ética, de modo a garantir que as diretrizes são cumpridas. A função desse comitê é:

  • difundir os princípios éticos e as diretrizes do código de conduta empresarial;
  • esclarecer dúvidas;
  • coletar, dar feedbacks e analisar sugestões de aperfeiçoamento do documento;
  • monitorar canais de denúncias;
  • investigar denúncias de desvios de conduta e violações;
  • aplicar punições;
  • mediar conflitos.

O código de conduta empresarial deve ser um instrumento em constante construção, uma vez que a sociedade e a legislação estão sempre evoluindo — o que exige de colaboradores e gestores novas posturas diante de situações antes desconhecidas. No entanto, é uma estratégia necessária para toda empresa que deseja crescer de forma sustentável.

Como vimos, o código de conduta empresarial e o compliance andam de mãos dadas. Então, que tal conferir nosso post sobre as melhores práticas de programa de compliance?

Entenda aqui como fazer a gestão de documentos da empresa

Independentemente do porte, toda empresa precisa gerenciar um grande volume de registros — desde contratos até boletos de pagamento. Por isso, é necessário elaborar um método e utilizar ferramentas adequadas para realizar o controle de todo esse material — e é exatamente essa a função da gestão de documentos. Trata-se de um conjunto de procedimentos de organização que visam a coleta, o armazenamento e o monitoramento seguro e inteligente de toda a documentação da empresa.

Mas quais os benefícios da gestão de documentos e como ela pode ser implementada de forma eficiente? Você terá essas respostas ao longo deste artigo. Continue a leitura!

Quais os benefícios da gestão de documentos?

O gerenciamento inteligente dos registros corporativos traz vantagens tanto operacionais como estratégicas. Confira!

Reduz custos

Controlar a diversidade de documentos que circulam na empresa é um trabalho que demanda muitos recursos. Esses gastos estão relacionados ao armazenamento, à emissão, à impressão e ao envio de arquivos. Quando não há um controle eficiente, o resultado são custos adicionais em virtude de perdas, falhas e retrabalhos.

Com o planejamento adequado, a empresa consegue prever o número de cópias exatas para impressão, armazenar seus documentos de modo organizado e otimizado e contribuir para que os registros estejam sempre disponíveis para seus colaboradores — o que também economiza tempo.

Aprimora a qualidade e a eficiência operacional

Certamente, possuir registros prontamente acessíveis e organizados de modo inteligente garante que os profissionais tenham acesso ao material de que precisam para cumprir suas tarefas com mais agilidade, ou seja, maior eficiência operacional para a sua equipe.

Além disso, documentos danificados pela má conservação ou manipulação inadequada podem trazer prejuízos ao negócio e até comprometer seu relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores.

Diminui o volume de registros

Quanto maior a empresa, maior será o volume de dados com os quais ela terá de lidar — e isso também eleva os custos de armazenamento e controle. A gestão de documentos, por sua vez, ajuda a eliminar arquivos duplicados, redundantes e obsoletos. Esse filtro reduz significativamente a quantidade de material a ser gerenciado, economizando tempo e espaço de armazenamento.

Ajuda no compliance empresarial

Os documentos precisam ser indexados e armazenados, pois têm um alto valor jurídico — são garantias. Eles têm a função de validar acordos e atender a exigências legais. Por esse motivo, a gestão de documentos contribui para o compliance empresarial.

Até mesmo os arquivos digitais precisam seguir normas definidas pelo poder público para manter a segurança jurídica. Assim, o gerenciamento inteligente e eficiente de registros se torna uma importante ferramenta de compliance.

Como fazer a gestão de documentos?

Diante de todos esses benefícios, é preciso entender como funciona a prática da gestão de documentos. Vamos dar um passo a passo de como você pode implementar essa estratégia na sua empresa.

Separe um espaço dedicado aos documentos

A primeira etapa é separar um local específico e adequado para armazenar os documentos. Muitas companhias distribuem os registros em salas, armários e pastas — localizados em diferentes setores da empresa. Essa descentralização física reduz drasticamente a capacidade de gerenciamento. Por isso, estruture um setor específico para arquivar os documentos. A fim de aprimorar o controle, o espaço pode ser divido em corredores e prateleiras.

Categorize os documentos

Com um ambiente dedicado para isso, agrupe os documentos de acordo com regras predefinidas. Eles podem ser segmentados por clientes, assuntos, períodos, tipos ou qualquer outra classificação que facilite o armazenamento e a busca. É possível também utilizar um sistema de código de barras e etiquetas que ajudem na identificação e organização dos papéis.

Se os arquivos forem digitalizados, o mesmo princípio se aplica. Eles podem ser separados em pastas e subpastas, como forma de categorização. É importante padronizar a nomenclatura e aplicar tags nos documentos, para facilitar a busca. Lembre-se também de manter um backup dos arquivo — prática essencial para evitar prejuízos.

Defina os responsáveis pelo controle

Não se esqueça de selecionar um profissional para responsabilizar-se pela gestão dos documentos. Isso vai garantir que a tarefa siga um padrão mais bem definido e evitará extravios e perdas.

Digitalize documentos

Tendo em vista a facilidade, o baixo custo e a agilidade, inerentes ao formato eletrônico, o poder público cada vez mais tem lançado mão de arquivos digitais para se relacionar com pessoas físicas e jurídicas. Um grande exemplo é o projeto SPED, que utiliza registros eletrônicos para as empresas enviarem dados fiscais e contábeis à Receita Federal.

Da mesma forma, as organizações também podem tirar proveito desse recurso e digitalizar documentos que permitam uma certificação digital, assegurando validade jurídica aos registros eletrônicos. Eles economizam espaço físico, são facilmente indexáveis e possuem um gerenciamento mais prático.

Dê atenção à temporalidade

Embora sejam registros muito importantes, os documentos não serão guardados para sempre — ou seja, eles têm seu valor dentro de um limite de tempo. Manter um arquivo armazenado desnecessariamente pode aumentar de modo considerável o volume de documentos e dificultar ainda mais o gerenciamento.

Essa temporalidade pode variar segundo o tipo e a validade do documento. Para garantir uma gestão eficiente, a empresa pode definir uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Esse registro é um controle que estipula o prazo de permanência para cada arquivo. As empresas devem avaliar a importância e a relevância de todo documento, para especificar sua vida útil.

A partir daí os profissionais responsáveis poderão cuidar da integridade e do descarte das informações, conforme sua utilidade para a companhia. Note que essa deve ser uma gestão muito bem refinada. Afinal, desfazer-se de um registro que será necessário futuramente pode trazer um grande prejuízo ao negócio.

Faça bom uso da tecnologia

A tecnologia facilita as atividades de profissionais dos mais diversos ramos de atuação — e não seria diferente na gestão de documentos. O uso de aplicativos e sistemas de gestão, por exemplo, permite a automatização e a padronização de alguns processos relacionados ao controle dos registros, como:

  • armazenamento e busca de arquivos digitais;
  • rastreabilidade;
  • indexação de documentos;
  • restrição e controle de acesso;
  • backups;
  • compartilhamento de arquivos;
  • emissão de relatórios gerenciais com base em indicadores de desempenho.

Isso torna sua empresa mais produtiva, pois é possível realizar mais tarefas em menor tempo — e com custos mais baixos.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você aprimorar a gestão de documentos na sua empresa. Gerenciar um negócio com sucesso sem manter a organização dos arquivos é praticamente impossível. Então, não negligencie as boas práticas e sempre busque ferramentas que possam otimizar as suas atividades.

Quer avançar ainda mais nos seus processos de gerenciamento? Então confira também nosso post sobre a importância da gestão transparente!

Passo a passo completo para fazer o mapeamento de processos da empresa

O mapeamento de processos é essencial para a gestão estratégica de uma empresa, pois permite entender como eles funcionam e se cumprem seus objetivos. Apenas conhecendo a fundo os procedimentos envolvidos na produção é que os gestores podem pensar em formas de otimizá-los.

Esse mapeamento é essencial para implementar novos projetos, bem como para melhorar aqueles já em andamento, pois a análise de cada atividade pode trazer insights valiosos para buscar aprimoramento. Essas informações ajudam, inclusive, na criação de produtos, serviços ou mesmo metodologias.

Neste post, vamos falar mais sobre o assunto, trazendo alguns dos principais benefícios e um passo a passo de como realizar o mapeamento de processos da empresa. Continue a leitura para saber mais!

Quais são os benefícios do mapeamento de processos?

Antes de saber como fazer o mapeamento de processos, cabe entender as vantagens da implementação na sua empresa. Afinal, um trabalho que vai envolver tantos colaboradores e mexer com a rotina da produção deve ser bem justificado. Veja, então, quais são os maiores benefícios proporcionados pela elaboração desse mapa:

Estruturação e otimização

Processos mapeados permitem entender e controlar melhor a produção. Assim, todas as etapas se tornam mais visíveis. É possível verificar quais fases são bem-sucedidas e quais precisam de melhorias, além de analisar a necessidade de se estender os processos ou a possibilidade de reduzi-los, tornando a cadeia produtiva mais ágil.

Formalização e padronização

Os mapas de processos não ficam acessíveis apenas para os gestores, mas para todos os envolvidos na produção. Desse modo, novos colaboradores podem se inteirar dos procedimentos de forma mais eficaz, pelo simples estudo do material. Além disso, a formalização dos processos em documentos traz mais segurança para o dia a dia, uma vez que, seguindo os passos à risca, dificilmente ocorrerão erros.

Essa padronização dos processos só é possível porque todos foram conhecidos a fundo, melhorados e formalizados.

Inovação

Novas possibilidades podem surgir de um mapeamento de processos, pois os gestores conhecem melhor o potencial da sua equipe e de sua linha produtiva. Dessa forma, além das inovações sobre o processo, com formas diferentes e mais eficientes de produzir algo, é possível que um insight traga um produto revolucionário para o segmento de mercado da sua empresa.

Como fazer o mapeamento de processos?

Mapear processos é um trabalho minucioso, que demanda um grande esforço, mas não é tarefa difícil. A empresa precisa definir um líder para esse projeto e uma equipe que o auxilie na tarefa. Em geral, as lideranças dos setores cumprem bem esse papel, pois conhecem bem as atividades nas quais estão envolvidos. Feito isso, é estabelecido um cronograma para o mapeamento, com prazos determinados para cada etapa.

A equipe constituída vai a campo para entender como são as rotinas da empresa. Para tanto, além da observação, são realizadas entrevistas e reuniões, aplicados questionários, coletadas evidências e analisados documentos e relatórios relacionados aos processos. Toda essa informação é trabalhada para que o mapa seja produzido.

Aqui, vamos explicar as etapas que, normalmente, compõem esse trabalho tão importante para toda companhia, pois visa o crescimento e a inovacão. Confira:

Defina os objetivos

Normalmente, a primeira reação a essa etapa é a de pensar que todo processo tem um objetivo. No entanto, existem atividades que são feitas há tanto tempo dentro de uma corporação que o objetivo se perdeu com o passar dos anos — ou não é muito claro. Caso não haja uma finalidade para determinado procedimento, ele deve ser descartado. Da mesma forma, se houver mais de um processo com o mesmo objetivo, elimine um deles — apenas o mais eficaz deve ser mantido.

Identifique as entradas

Entradas são todos os elementos modificados por um processo — e podem ser matérias-primas, dados, mercadorias prontas que serão alteradas, entre outros. Também chamadas de inputs, marcam o início do processo.

Determine as saídas

Denominadas no meio corporativo de outputs, as saídas são as entregas feitas no final do processo. Estão incluídos nessa categoria os produtos ou dados — os quais podem vir como relatórios, gráficos, contratos, etc. Assim como as entradas, todas as saídas precisam ser identificadas.

Aponte os componentes

Componente é tudo aquilo que interfere nas entradas para transformá-las em saídas. Assim, temos máquinas, metodologias, recursos humanos, ferramentas, etc. Todos precisam ser determinados para elaborar um mapeamento completo.

Especifique os clientes e fornecedores

Os clientes são todos aqueles que se beneficiam de um processo bem-sucedido, podendo ser internos ou externos. Além de identificá-los, é preciso especificar de que forma ocorre a interação com eles. Da mesma forma, os fornecedores podem ser internos e externos — são eles que provisionam as entradas para dar início ao processo.

Desenhe e formalize

O mapeamento do processo se materializa na forma de um fluxograma, que mostra todas as etapas com todos os detalhes relevantes — iniciando com as entradas e finalizando com as saídas. Esse documento permite a visualização global de como o negócio funciona e é extremamente útil para os tomadores de decisão. Um detalhamento maior deve ser dado em um documento chamado “Instruções de trabalho”. Assim, com essas duas peças, seu processo pode se dizer formalizado.

Gerencie

Por fim, há o gerenciamento. Quando todo o procedimento estiver desenhado, os gestores devem acompanhá-lo a fim de identificar falhas e gargalos, chances de otimização dos processos e de diminuição de etapas. Nesse sentido, é importante se manter próximo à equipe para analisar o cumprimento das diretrizes estabelecidas e, caso não ocorra, verificar o porquê de determinadas orientações não serem seguidas. De fato, pode ser algum ponto de melhoria.

O mapeamento de processos é importantíssimo para todas as empresas, pois traz muitos benefícios, otimizando a linha produtiva. Apesar de trabalhosa, a implantação é bastante simples e você sempre pode contar com seus gestores e lideranças para encabeçar a tarefa. O importante é não deixar para depois!

E na sua empresa atualmente? Existem processos mapeados? Os fluxogramas são conhecidos e seguidos por todos os colaboradores? Existe uma padronização nos processos ou você conta com o conhecimento de cada funcionário? Use os comentários deste post para compartilhar suas experiências e tirar suas dúvidas sobre o assunto!

8 problemas trabalhistas mais comuns e como evitá-los na empresa

Um dos maiores desafios relacionados à compliance é, sem dúvidas, cumprir com as leis trabalhistas. Por esse motivo, é comum encontrarmos corporações com problemas na Justiça do Trabalho.

Diante de uma vasta e complexa legislação nesse tema, é preciso tomar certos cuidados e primar pelo cumprimento de direitos básicos do trabalhador. Afinal, estamos lidando com um dos maiores patrimônios de uma empresa.

Para ajudá-lo a se manter em dia com a Justiça e com seus colaboradores, reunimos os 8 principais problemas trabalhistas. Continue com a leitura, informe-se e não cometa estes erros!

1. Cálculo incorreto das horas extras

Quase todo empreendimento precisa contar com o seu funcionário por um período além da jornada normal de trabalho. No entanto, é necessário que as horas extras sejam cumpridas de acordo com as determinações legais.

A CLT e a própria Constituição Federal possuem regras muito claras em relação a isso e, claro, elas precisam ser seguidas à risca. Com a Reforma Trabalhista aprovada em 2017, alguns aspectos foram alterados e, de modo geral, as empresas devem observar o seguinte:

  • jornada de trabalho de 44 horas semanais e 8 horas diárias;
  • possibilidade de realizar 2 horas extras por dia;
  • o valor da hora extra trabalhada deve ser, no mínimo, 50% superior à hora normal;
  • no caso de horas extras aos finais de semana, o valor é de 100% da hora normal;
  • há a possibilidade de realizar acordo para banco de horas;

2. Danos morais

Apesar de haver uma relação de hierarquia entre empregador e empregado, esse relacionamento não pode se distanciar de regras básicas de respeito ao próximo. Esse é um problema comum e que, muitas vezes, se encerra no Tribunal.

Casos de revista pessoal vexatória, ameaças constantes de demissão, limitação do uso de pausas para banheiro e exposição indevida do funcionário são apenas alguns exemplos de situações que podem ensejar o direito de receber uma compensação por danos morais.

Por isso, é importante que a cultura organizacional seja pautada na ética e na dignidade do ser humano. Conscientize a sua equipe sobre isso, principalmente os líderes e figuras com posição de comando.

3. Erros na rescisão contratual

O terceiro problema trabalhista mais comum nas empresas brasileiras está relacionado à rescisão do contrato de trabalho. É preciso observar uma série de verbas e direitos que devem ser pagos com o fim da relação de emprego — mas muitos empresários os ignoram.

Seja por um erro de cálculo ou mesmo por má fé, esse tipo de desvio pode gerar uma discussão processual, causando à empresa o dever de pagar as verbas acrescidas de juros, multas e até danos morais.

Frisa-se, por exemplo, que a multa pelo pagamento incorreto é de 50% do valor total da rescisão. Ou seja, isso pode representar um grande prejuízo ao caixa do negócio.

4. Trabalhador sem registro

A informalidade é um dos problemas que o Governo mais se esforça para combater. Além de causar prejuízos aos cofres públicos, isso coloca o trabalhador em desvantagem, pois ele perde grande parte dos direitos conquistados ao longo dos anos.

Por isso, ter um funcionário sem registro é um erro grave e que deve ser evitado, visto que, cedo ou tarde, trará problemas ao negócio. O problema, considerado uma infração, pode gerar o pagamento retroativo de todos os direitos e autuação perante o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

5. Fraudes do cartão de ponto

Já ouviu falar em ponto preenchido com “horário britânico”? Esse é um problema ainda comum no universo corporativo e que desencadeia uma situação complicada durante os processos judiciais.

Em geral, quando o cartão de ponto do empregado é preenchido com horários exatos, como entrada às 12h e saída às 18h de maneira consecutiva, há uma presunção de que os dados não são verdadeiros.

A consequência prática disso é que esse cartão não servirá como prova para a empresa demostrar o cumprimento normal da jornada. Assim, no caso de discussão sobre horas extras, esse documento é considerado inválido.

6. Atrasos no pagamento do salário

A lei determina que o salário do trabalhador seja pago até o 5º dia útil do mês subsequente. Ocorre que essa regra nem sempre é seguida — e muitos gestores têm o hábito de retardar o pagamento para organizar melhor seu caixa.

Caso o seu negócio tenha esse costume, tome cuidado! O Ministério do Trabalho está sempre fiscalizando e você pode sofrer sérias sanções por descumprir a lei.

Mantenha suas finanças sempre em dia e evite atrasar o pagamento dos seus colaboradores. Lembre-se de que isso, além de evitar problemas com a Justiça, é uma demonstração de que a empresa valoriza o seu capital humano.

7. Registro do salário incorreto na carteira de trabalho

Outro erro, infelizmente, ainda comum nas empresas brasileiras é o registro incorreto do salário na carteira de trabalho.

Em resumo, alguns patrões possuem o hábito de registrar um valor inferior e, assim, recolher menos tributos do que o devido. No entanto, isso prejudica o funcionário, já que ele contribui abaixo do que deveria para o INSS e, portanto, terá direito a benefícios menores.

Quando esse tipo de fraude é descoberto, a Justiça costuma obrigar a retificação na carteira, o recolhimento de todos os tributos em atraso e, ainda, o pagamento das verbas devidas durante o período.

8. Não pagamento dos adicionais de insalubridade e periculosidade

Algumas empresas atuam em atividades que geram risco ao trabalhador. Nesse caso, a lei determina que o colaborador seja recompensado com o recebimento de um adicional ao seu salário.

Apesar de ser uma regra bem rígida, alguns empregadores a descumprem, alegando não existir qualquer risco no trabalho desempenhado. Muitas vezes, esses funcionários ficam anos sem desfrutar do direito e só acionam o Judiciário com o fim do contrato de trabalho, momento em que as empresas são obrigadas a pagar os valores em atraso.

Por isso, faça uma análise criteriosa dos riscos a que seus funcionários estão expostos, ofereça os equipamentos de segurança adequados e não deixe de cumprir com a lei.

Conseguiu anotar os principais problemas trabalhistas que a sua empresa precisa evitar? Além de manter uma boa relação com os seus empregados, assegurar uma boa imagem no mercado e evitar multas e ações judiciais, atuar em conformidade com a lei é uma decisão inteligente que permite um crescimento empresarial duradouro e consistente. Portanto, fique atento e não cometa esses deslizes!

Achou essas informações relevantes? Compartilhe este post em suas redes sociais e mantenha seus amigos informados!

Veja como medir produtividade na empresa de forma simples e prática

Diante da necessidade de aumentar a qualidade dos produtos e a eficiência empresarial, é comum que os gestores se perguntem como medir a produtividade de suas equipes. Afinal, “o que não é medido não é gerenciado”.

Não é exagero dizer que uma empresa só evolui quando consegue gerir adequadamente seus bens, incluindo o capital humano. Assegurar que seus funcionários estão atuando em sua máxima performance é o primeiro passo para um serviço rápido, eficiente e de qualidade.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo com algumas dicas infalíveis para acompanhar e avaliar a produtividade de seus colaboradores. Continue com a leitura e veja como potencializar os resultados de seu negócio!

Conheça os desafios da gestão de produtividade

Antes das dicas, é importante compreender os desafios que um gestor tem para mensurar e estimular a produtividade na empresa. Conforme mencionamos, conquistar uma atuação consistente é uma necessidade real para sobreviver no mercado. Somente as empresas com um bom nível de produtividade conseguem se destacar e atender a todas as demandas.

No entanto, existem alguns desafios a serem superados e eles merecem sua atenção, como:

Aprenda como medir a produtividade na empresa

Medir a produtividade é uma estratégia essencial para o sucesso de sua empresa — e alguns truques podem simplificar essa tarefa. Por isso, selecionamos as melhores práticas para se aplicar no cotidiano empresarial.

Se você tem interesse em aumentar seus resultados e conseguir uma equipe de excelência, não deixe de acompanhar os tópicos seguintes!

Conheça bem a sua equipe de trabalho

O primeiro passo para conquistar uma equipe produtiva é identificar o perfil de seus colaboradores. Cada indivíduo é único e possui habilidades e dificuldades a serem superadas.

Um bom gestor conhece todas as limitações e potenciais do seu grupo e deve aprender a lidar com esse tipo de situação. O ideal é que você participe do recrutamento e procure atrair talentos para a empresa e, claro, distribua as tarefas de acordo com as características de cada um deles.

Caso perceba alguma deficiência, é interessante investir em treinamentos e capacitações. Em geral, esse tipo de aperfeiçoamento pode minimizar erros e revelar grandes qualidades em sua equipe de trabalho.

Trace metas inteligentes

Pode até ser que você consiga algum resultado, mas é certo que sem metas bem definidas esse caminho será mais longo e complexo. Uma equipe que trabalha focada em objetivos é mais eficiente e motivada e, por isso, atende às demandas do mercado.

Assim, seja qual for o porte ou o segmento de atuação de sua empresa, é imprescindível definir boas metas de produtividade. Elas podem ser de curto prazo — como as metas diárias e semanais —, de médio prazo — como as metas mensais — e de longo prazo — metas trimestrais, semestrais e anuais.

A ideia é traçar objetivos que desafiem os funcionários, isto é, definir critérios que os faça sair da zona de conforto, mas que também sejam plausíveis. Metas impossíveis possuem um efeito contrário e podem minar a motivação dos colaboradores.

Defina os indicadores ideais para o seu negócio

Uma das premissas básicas de uma boa gestão de pessoas é o gerenciamento dos resultados por meio de métricas de desempenho. Como dito, é preciso medir e observar as ações para conseguir aperfeiçoá-las.

Para tanto, escolha indicadores que sejam coerentes com a área da empresa e consigam medir o alcance dos objetivos traçados. Em relação à produtividade, podemos citar alguns, como:

  • número de leads gerados;
  • número de vendas efetivadas;
  • taxa de êxito por colaborador;
  • quantidade de acidentes de trabalho;
  • prazo mínimo para entrega do serviço.

Utilize boas ferramentas de produtividade

A tecnologia é sempre apontada como uma aliada no universo corporativo e um gestor inteligente deve estar por dentro dos recursos mais inovadores para implementá-los em seu cotidiano.

Existem ferramentas que simplificam o monitoramento dos funcionários e podem fornecer importantes dados sobre gargalos de produtividade e, principalmente, as razões para queda no nível do trabalho.

O fSense, por exemplo, apresenta um excelente retorno. Fácil de ser instalado e manuseado, ele atua nos computadores da empresa, colhendo informações sobre como o funcionário utiliza seu tempo durante o horário de trabalho. Lembrando que a metodologia da plataforma não fere direitos básicos do trabalhador. A ideia não é invadir a privacidade, mas sim estimular a produtividade por meio da transparência.

Mantenha o equilíbrio entre qualidade e quantidade

Sempre que o assunto é produtividade, logo nos vem à mente uma dúvida comum: afinal, devo investir em qualidade ou quantidade? Na verdade, uma empresa produtiva é aquela que alcança o exato equilíbrio entre esses dois fatores. Um negócio não conquista o sucesso sem aplicar métodos eficientes para se tornar mais ágil e, ao mesmo tempo, mais qualificado.

Portanto, não perca esses dois objetivos! Seja rápido nas entregas com processos eficientes e aposte na qualidade do seu serviço e produto. Esse é um dos principais desafios dos gestores e é, com certeza, o maior diferencial de um negócio.

Saiba dar bons feedbacks

Monitorar a produtividade de um funcionário é apenas uma maneira de assegurar o controle sobre as ações e resultados alcançados. Porém, é preciso aprender a dar retornos para o grupo.

Como você acompanha o trabalho de cada um deles de perto, é importante dar feedbacks eficientes. Informar o colaborador sobre o seu desempenho, avanços e pontos a serem melhorados faz parte do processo de crescimento profissional e empresarial e, por isso, deve ser feito com atenção. Para tanto, siga essas dicas:

  • seja claro e objetivo;
  • elogie publicamente, sempre que o colaborador merecer;
  • não seja rude;
  • evite atitudes que possam constranger seu funcionário;
  • apresente as alternativas para que ele melhore;
  • informe que é sempre possível evoluir e corrigir falhas.

Ao longo deste post, você aprendeu como medir a produtividade de seus funcionários de maneira rápida e simples. É possível concluir que essa não é uma missão impossível e está relacionada a pequenas atitudes e estratégias que podem ser implementadas ao cotidiano corporativo.

Por isso, aproveite as dicas apresentadas, estude a realidade de sua empresa e aposte em uma boa ferramenta de monitoramento de produtividade. Aplicando essas boas práticas, os resultados positivos logo serão percebidos.

Para ajudá-lo ainda mais nessa missão, sugerimos que você confira gratuitamente o nosso e-book com 10 hábitos que farão sua equipe produzir mais!

Modelos de compliance: quais são e como implementar na empresa?

Nos últimos anos, a mídia nacional foi palco de inúmeros casos de irregularidades envolvendo empresas privadas e o governo e que resultaram na prisão de empresários e agentes públicos. Esse cenário fomentou a criação e a aprovação de leis que tornam ainda mais rígida a responsabilidade de companhias e dirigentes em casos de corrupção.

Nesse sentido, os diversos modelos de compliance são temas constantes no mundo corporativo, uma vez que eles se apresentam com uma das ferramentas mais eficazes para garantir o cumprimento das normas e das leis definidas pelo poder público.

Por isso, preparamos este post para ajudá-lo a entender como funcionam os principais tipos de compliance e como essa estratégia pode ser implementada na sua empresa. Saiba como garantir a conformidade com a lei em seu negócio!

O que é compliance?

Antes de implementar o programa na empresa, é importante compreender plenamente o que é compliance. Essa palavra inglesa vem do verbo to comply, e significa “agir conforme uma regra”. Assim, a companhia que segue um programa de compliance busca atuar de acordo com as leis vigentes no país e com o regulamento interno.

O objetivo é que todos na empresa — funcionários, gestores, parceiros ou fornecedores — ajam conforme as regras direcionadas ao seu segmento de atuação, nos mais diversos setores e atividades da companhia, como:

  • segurança do trabalho;
  • atividades operacionais;
  • departamento contábil e fiscal;
  • processos trabalhistas;
  • responsabilidade ambiental.

Assim, para garantir que os processos estejam em harmonia com as leis, é preciso construir um regulamento interno — ou um código de conduta — que paute questões éticas e procedimentais. Esse é apenas um dos aspectos do programa, que é muito mais amplo, como veremos adiante.

Um breve histórico

O compliance não é uma estratégia recente, mas foi com a Lei Anticorrupção, de 2013, que o assunto ficou em pauta e chamou a atenção do empresariado brasileiro. O texto legal entrou em vigor em 2014 e definiu uma série de sanções — nas esferas civil e criminal — a empresas e gestores por infrações contra a Administração Pública.

Essas irregularidades se referem basicamente a atos de corrupção e fraudes em licitações ou em contratos com órgãos do governo. Uma das grandes novidades da lei é que, antes, a responsabilidade recaía sobre os que estavam diretamente ligados ao ato lesivo, seja o auto ou o mandante. Agora, os dirigentes e a empresa também podem ser responsabilizados, mesmo que não tenham autorizado ou não estejam cientes do ocorrido.

Porém, a lei também trouxe recursos de proteção para dirigentes e empresas que tenham funcionários envolvidos em irregularidades — e é aí que entra o compliance. Segundo o artigo 7, inciso VIII, a “existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de conduta” na empresa serão levadas em conta na aplicação das punições, de modo que as penas podem ser abrandadas.

Os profissionais responsáveis pelo compliance

Com a difícil tarefa de construir, aplicar e monitorar todos os mecanismos de controle interno que garantem a conformidade com as leis, entra em cena o profissional de compliance. Antes, essa atividade era realizada pelo time jurídico, composto basicamente por advogados. No entanto, como a atuação desse profissional é bem ampla, o trabalho passou a ser feito também por pessoas formadas em outras áreas, como administração de empresas, engenharia e ciências contábeis — dependendo do segmento da companhia.

Para que serve o programa de compliance?

O compliance serve, basicamente, para criar mecanismos de controle e monitoramento, observando a aplicação de leis e regulamentos internos. Para isso, é necessário difundir uma cultura de ética na organização e treinar os funcionários, para que eles sigam as regras. Os principais objetivos e responsabilidades desse programa são:

  • fazer um levantamento detalhado dos riscos a que o negócio está sujeito — especialmente em relação às leis, como questões ambientais, trabalhistas, licitatórios etc.;
  • administrar controles internos, como normas e procedimentos alistados no regulamento da empresa;
  • implementar estratégias de aprimoramento, principalmente nas normas já definidas;
  • avaliar o potencial de fraudes e preveni-las;
  • realizar auditorias de compliance;
  • elaborar programas para divulgar uma cultura de ética e respeito às leis;
  • conhecer e aplicar as normas à realidade da empresa.

Para alcançar esses objetivos, o programa de compliance utiliza uma série de ferramentas que garantem a transparência e a legalidade dos processos, a apuração das irregularidades e a punição dos envolvidos em escândalos e problemas com a justiça. Entre esses instrumentos, estão incluídos:

  • canal de denúncias;
  • treinamento dos funcionários;
  • códigos de conduta.

Essas medidas trazem diversos benefícios à empresa, como veremos a seguir!

Quais as vantagens do compliance?

Redução de custos

O compliance previne problemas que poderiam ser muito onerosos para a empresa. Multas, processos judiciais e até o fechamento do negócio são apenas alguns dos prejuízos que os diretores podem ter caso não estejam em conformidade com as leis vigentes.

Essas complicações podem surgir de coisas simples, como erros na declaração de tributos, não pagamento de taxas ou problemas com repasses obrigatórios para o governo. Assim, investir na implementação de modelos eficazes de compliance protegerá a empresa contra essas punições.

Vantagem competitiva

Empresas comprometidas com a lei certamente buscam parceiros que seguem um programa de compliance. Sobretudo em propostas de licitação, esse aspecto é indispensável. Além disso, negócios que possuem essa estratégia bem estruturada têm facilidade para obter crédito — inclusive, com juros menores.

Dessa forma, uma companhia idônea — e que zela por sua imagem — é uma boa referência para o mercado, atraindo clientes, investidores e fornecedores.

Qualidade operacional

Quando a empresa tem um programa de compliance, ela consegue eliminar falhas e gargalos que reduzem a qualidade do produto ou serviço. Afinal, as normas regulamentadoras e as leis visam manter determinado padrão. Ao seguir as regras, a companhia mantém ou até ultrapassa esse nível de qualidade exigido.

Quais são os modelos de compliance?

Os tipos de compliance variam conforme o segmento da empresa. Vamos, então, considerar os 6 principais:

Compliance ambiental

Algumas companhias realizam atividades que podem causar impactos no meio ambiente. Em vista disso, existem normas legais que regem essas práticas a fim de reduzir ou eliminar quaisquer riscos ambientais — como danos à atmosfera, aos recursos hídricos e ao solo.

Por isso, o compliance ambiental tem por objetivo adequar as operações corporativas conforme as leis vigentes, a fim de que o empreendimento não seja responsabilizado na esfera civil ou criminal por prejuízos ao meio ambiente. Portanto, essa é a principal medida de prevenção, pois entra em vigor antes mesmo de o negócio abrir suas portas.

Dessa forma, as ações estratégicas desse modelo buscam formas de evitar multas ambientais, processos administrativos e outros tipos de infrações. As atividades do compliance ambiental podem ser resumidas em, pelo menos, 3 ações:

  • identificar os riscos ambientais;
  • implementar estratégias para prevenir ou mitigar os impactos no meio ambiente, resultantes das atividades do negócio;
  • apurar e atribuir responsabilidades por irregularidades.

Compliance na área de saúde e segurança do trabalho

Para reduzir ou evitar reclamações e processos trabalhistas, muitas empresas investem nesse modelo de compliance, direcionado, especificamente, ao setor de RH.

Trata-se de uma ferramenta que fornece condições mais seguras e éticas aos funcionários. Para isso, os responsáveis pela área devem planejar e avaliar o ambiente de trabalho com o intuito de evitar acidentes, diminuir a ocorrência de doenças laborais, solucionar conflitos e minimizar riscos que possam ferir o direito do trabalhador e, com isso, resultar em processos.

Esse é um dos modelos de compliance mais importantes para uma organização. Segundo dados da Previdência Social, foram mais de 612 mil casos de acidentes de trabalho entre 2013 e 2015. De acordo com o Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho, desde 2012 até hoje, foram gastos mais de R$ 25 bilhões apenas com benefícios a acidentados.

Isso revela a importância de ações preventivas e, sem dúvidas, o compliance para a saúde e segurança do trabalho é um dos principais instrumentos. Suas atividades têm como objetivo:

  • realizar uma análise de risco de todas as atividades laborais;
  • analisar as leis de segurança relativas às atividades da organização;
  • atuar em conjunto com os profissionais de segurança do trabalho, para garantir que os trabalhos sejam realizados conforme as normas regulamentadoras, dentro dos limites estipulados pela lei e com o uso de EPIs adequados a cada função;
  • investigar denúncias e irregularidades a fim de identificar e punir os responsáveis.

Compliance hospitalar

Se a segurança e a saúde do trabalhador são importantes em qualquer empresa, independentemente do segmento, imagine em instituições que lidam diretamente com essa atividade. É o que ocorre em organizações hospitalares. Esse é um dos modelos de compliance mais relevantes e complexos, uma vez que está ligado a questões jurídicas, médicas e éticas, envolvendo profissionais da saúde, pacientes e gestores.

Por ser um assunto delicado, esse tema vem sendo discutido há muito tempo no setor hospitalar. A ética e a conformidade com as leis referentes à segurança do paciente e do trabalhador e ao descarte adequado de Resíduos de Serviços de Saúde (RSS) são objetivos que fazem parte da rotina de hospitais, clínicas, consultórios, necrotérios e ambulatórios.

No entanto, muitos negligenciam questões ligadas aos tratos dessas instituições com o governo. E, aqui, podemos elencar a emissão de licenças e alvarás para a operação, questões tributárias e trabalhistas, profissionais da saúde que também atuam em instituições públicas, importação de equipamentos, compras de remédios, entre outros.

O compliance hospitalar garante que, em todas as relações dessas instituições com o poder público, tudo seja feito conforme as normas éticas e legais. Esse programa tem como objetivo:

  • mapear os riscos;
  • elaborar o código de ética;
  • treinar os profissionais;
  • definir mecanismos de controle e investigação de fraudes.

Compliance voltado para a responsabilidade social

Todas as empresas devem reconhecer que suas atividades causam impactos nas comunidades em que estão inseridas. Por isso, as ações não devem ser direcionadas apenas para a geração de lucro, mas também para trazer melhorias à sociedade e elevar a qualidade de vida das pessoas envolvidas nas suas operações, como colaboradores, clientes e parceiros.

Assim, o compliance também está relacionado à responsabilidade social, e analisa todos os aspectos e ações da companhia que impactam na vida das pessoas — dentro e fora dos muros da empresa.

Compliance no atendimento ao consumidor

O perfil do consumidor mudou completamente. Hoje, ele é mais crítico e consciente dos seus direitos. Além disso, o cliente atual deseja preços menores e maior qualidade nos produtos e na prestação de serviços. Para que a empresa atenda a essas expectativas, além de estar em conformidade com as normas técnicas de segurança exigidas por lei, é necessário aprimorar os processos de relacionamento com o consumidor e conhecer profundamente o seu público.

Isso também está relacionado ao atendimento durante toda a jornada de compra — principalmente no pós-venda. A Lei de Defesa do Consumidor elenca um conjunto de normas que regem as transações comerciais. Caso a empresa deixe de seguir alguma dessas regras, ela fica sujeita a multas e processos — além de manchar sua reputação no mercado.

Por isso, é fundamental implementar um programa de compliance nessa área, para garantir que as necessidades e os direitos dos consumidores serão atendidos.

Compliance anticorrupção

Após tantos escândalos de corrupção divulgados na mídia, é natural que as empresas se preocupem com o relacionamento mantido com o governo. Uma companhia associada a esse tipo de problema pode sofrer graves consequências que afetam o lucro e a imagem da marca. Por isso, é indispensável investir em estratégias de prevenção, para evitar desvios de conduta de colaboradores, parceiros ou fornecedores.

Empresas que participam de processos licitatórios devem estar especialmente interessadas nisso. Como vimos, a Lei Anticorrupção responsabiliza não só os funcionários diretamente ligados com a infração, mas também a companhia e seus diretores — mesmo que eles não estejam envolvidos no caso ou não tenham conhecimento sobre as irregularidades.

Como implementar um modelo de compliance?

Mesmo que os modelos de compliance atuem em áreas distintas, a implementação de um programa de integridade e ética, geralmente, ocorre seguindo alguns padrões. Veja, então, como são as etapas que levam a essa estruturação.

Mapeando os processos

Para mapear os processos, é necessário ter um bom conhecimento sobre o negócio — como a organização atua, como funciona o ciclo produtivo e qual a sua relação com o mercado. Por isso, já nessa primeira etapa, é importante que os gestores contem com a participação de funcionários de diversas áreas.

Esse planejamento ajuda a empresa a entender como ocorre o fluxo das atividades e atribuir responsabilidades a cada uma delas. Dessa forma, você estará apto para o próximo passo.

Analisando a legislação e os riscos envolvidos

Esse é o momento de identificar os riscos que cada processo pode trazer ao negócio. Para tanto, é necessário consultar alguns materiais do setor, como as leis e as normas regulamentadoras. A empresa poderá categorizar esses riscos conforme o potencial de danos que podem causar.

Por exemplo, há regras específicas para rotulação, divulgação e venda de algum produto? Alguma atividade exige a utilização de Equipamentos de Proteção Individual (EPI)? E os procedimentos ligados ao gerenciamento de contratos?

É necessário dar uma atenção especial àqueles processos que estão diretamente relacionados aos órgãos públicos e seus representantes, como licitações, alvarás e outros tipos de licenças.

A ideia, aqui, é prever possíveis problemas para buscar formas de preveni-los ou, pelo menos, reduzir os impactos.

Definindo um código de conduta

O código de conduta, ou regulamento interno, é um conjunto de regras que explicitam questões éticas e comportamentais de funcionários e gestores. Além disso, esse documento expõe, de modo detalhado, quais são as recomendações práticas para garantir o compliance em cada tipo de operação da companhia.

Por fim, o regulamento deve informar quais são as penalidades aplicadas em caso de descumprimento das normas. É importante que esse conjunto de normas seja divulgado e esteja acessível, a qualquer momento, para todos os funcionários.

Treinando os colaboradores

O treinamento é um dos modos mais eficazes para conscientizar e ajudar os colaboradores a agirem conforme as diretrizes internas e externas. Afinal, não é possível cobrar algo dos funcionários, se eles desconhecem as normas.

Essa capacitação deve ser realizada de modo contínuo. O objetivo não é só informar, mas também criar uma cultura organizacional que preza pelas boas práticas do mercado, pela ética e pelo respeito às leis.

Estabelecendo a comunicação

Além do treinamento, manter uma comunicação interna constante é essencial para fortalecer a cultura do compliance e relembrar as boas práticas e as regras. Existem modelos mais tradicionais para transmitir informações, como murais, panfletos ou jornais. No entanto, novas tecnologias tornam essa tarefa mais rápida, barata e eficiente.

As empresas podem fazer bom uso de e-mails, redes sociais corporativas, mensagens SMS e outras ferramentas, para alcançar seus colaboradores e engajá-los.

Criando canais de denúncia

Os canais de denúncia são essenciais para ajudar a alta gestão na identificação de irregularidades. Esse registro poderá ser um dos pontos de partida para o processo investigativo.

Apesar de não haver consenso sobre isso, o anonimato tem se mostrado uma característica fundamental para garantir informações relevantes. Embora registros anônimos possam aumentar o número de falsas denúncias, percebe-se um aumento proporcional na identificação de desvios de conduta que poderiam trazer graves prejuízos à empresa.

Para que esse canal seja utilizado de modo adequado e sério, as empresas devem continuar investindo na capacitação e na conscientização das equipes.

Gerando mecanismos de controle e avaliação

A última parte na implementação dos modelos de compliance na empresa é a definição de controles internos — ferramentas que possibilitam a apuração das irregularidades e punição dos culpados. Esse processo deve se basear em uma metodologia investigativa eficaz. Além de garantir o sigilo das informações, isso agiliza a resolução dos problemas identificados.

As ferramentas de compliance também devem permitir a mensuração dos resultados. O programa de conformidade não deve ter apenas um papel fiscalizador e punitivo. É importante avaliar o desenvolvimento da implementação e buscar formas de otimizar os processos em cada etapa, a fim de torná-los ainda mais seguros e eficientes.

Para garantir que os modelos de compliance funcionem com sucesso após a implementação, considere algumas das melhores práticas do setor.

Que boas práticas a empresa deve manter para otimizar o compliance?

Seja proativo

A organização precisa estar disponível e disposta para lidar com a questão da conformidade, pois isso impacta diretamente a reputação e os lucros do negócio. Por isso, os gestores devem ser proativos, gerenciando os mecanismos de controle de modo centralizado e definindo responsabilidades.

Em vez de estabelecer diretrizes e deixar as coisas acontecerem, é necessário acompanhar o programa de perto e adotar uma visão sistêmica do negócio, a fim de garantir que cada processo ocorra em conformidade com as leis.

Crie políticas e procedimentos claros e específicos

O regulamento deve ser simples e completo, de modo que seja facilmente traduzido para a prática no ambiente de trabalho. Não pode haver lacunas ou questões ambíguas. Essas diretrizes precisam ser amplamente divulgadas, até que fiquem impregnadas na rotina das equipes.

Adote uma abordagem de compliance baseada em riscos

Como vimos, a fase inicial da implementação dos diversos tipos de compliance consiste no mapeamento de riscos. Essas áreas devem ser prioridade e as ameaças podem ser classificadas de acordo com a força de impacto no negócio, a probabilidade de se concretizar ou o tipo de risco. Isso ajuda a focar e investir no que é mais importante.

Lembre-se sempre de que qualquer programa de compliance deve ter:

  • uma estrutura bem construída a partir do mapeamento dos riscos;
  • um código de conduta e ética bem definido;
  • um time bem treinado;
  • uma alta gestão comprometida com o compliance;
  • avaliações constantes com base em métricas bem definidas;
  • ajustes contínuos para a otimização dos processos;
  • um canal de denúncias;
  • um processo investigativo bem definido.

Não há dúvidas de que os modelos de compliance são fundamentais para qualquer organização. Ao implementar esses programas, a empresa ganha em vantagem competitiva e no aprimoramento da qualidade dos serviços e produtos entregues ao consumidor. Esperamos que a adoção dessas práticas na sua empresa ocorra com sucesso!

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