O setor de compliance tem crescido continuamente nas empresas, que buscam estar em dia com o cumprimento das inúmeras normas legais e regulamentares da área de atuação. Para ajudar nesse processo, as ferramentas de compliance são fundamentais.
Mas, diante de inúmeras maneiras de garantir o compliance, é comum a dúvida de quais técnicas escolher. É por isso que preparamos este guia para que você conheça as principais ferramentas de compliance para adotar na sua empresa.
Quais tipos de ferramentas de compliance são mais usadas?
Neste artigo, separamos 5 tipos de ferramentas de compliance que podem ajudar a sua empresa a se organizar e se manter dentro das normas estipuladas pelos órgãos regulamentadores.
1. Ferramentas de compliance para riscos operacionais
As ferramentas de compliance devem considerar os riscos operacionais, que são aqueles que levam a perdas ou que causam impactos em consequência de fatores externos e de falhas humanas.
Os riscos operacionais podem ser divididos em três:
- Risco organizacional: quando se tem uma administração inconsistente e objetivos não tão bem definidos, a empresa abre espaço para o risco operacional. Há legislações com o objetivo de evitar esses problemas de governança empresarial, mas, independentemente delas, as empresas devem sempre estar atentas a essas atividades.
- Risco de operação: esse tipo de risco está relacionado a falhas do sistema da empresa, ou seja, quando ele não é gerenciado adequadamente. Nesses casos, geralmente, não há a documentação necessária e as áreas envolvidas não têm homologação nem definição de necessidades em situações normativas e contingentes. Portanto, para garantir a segurança de dados, é necessária uma abordagem profissional e estruturada.
- Risco pessoal: o risco pessoal está ligado à gestão de recursos humanos da empresa. A motivação e a qualificação adequada dos colaboradores é o elo entre a organização e a satisfação dos clientes. Portanto, esse relacionamento deve ser tratado com respeito e ética por parte da empresa.
2. Ferramentas de compliance para controles internos
Ao gerir os riscos operacionais e aplicar os controles internos, a empresa realiza o que o mercado chama de governança corporativa.
Para alcançar o compliance em controles internos, o caminho é buscar por maneiras possíveis de minimizar potenciais perdas relacionadas a falhas humanas, erros, fraudes e negligências operacionais.
3. Ferramentas de compliance para prevenção de fraudes
A fraude corporativa tem ligação com o comportamento das pessoas que trabalham na empresa, mas, devido à sutileza desse tipo de percepção, muitas vezes, ela se torna algo despercebido pela organização.
Não são incomuns casos de desvio de ativos, subornos, conflitos de interesses etc., mas geralmente eles são encobertos e ninguém sabe quem são os responsáveis.
É por isso que a empresa deve contar com ferramentas de compliance até mesmo na contratação dos colaboradores. É preciso tomar certos cuidados, como verificar referências profissionais e as qualificações exigidas pela organização. Erros nesse momento podem significar fraudes no futuro.
Hoje, com o avanço tecnológico, o mercado está cheio de ferramentas que auxiliam os gestores na verificação de fraudes. É muito importante descobrir se alguém na sua organização está ou já esteve envolvido em problemas como esses.
4. Ferramentas de compliance para adequação de normas técnicas
O setor de compliance está sempre em busca de processos inovadores para que a organização se enquadre nos requisitos da lei.
Normas de governança corporativa, princípios contábeis, controladoria e normativas do setor são alguns exemplos a serem aplicados dentro de uma gestão de compliance nas organizações.
Com a adequação de normas, a empresa passa a ter mais segurança de que suas aplicações e orientações serão seguidas de forma bem detalhada, de acordo com as diretrizes e com as políticas estabelecidas por ela.
5. Ferramentas de compliance para monitoramento
A prática de monitoramento é indispensável para verificar se o setor de compliance da empresa está aplicando as normas estabelecidas pela gestão.
As ferramentas de monitoramento servem para que a empresa acompanhe se todas as técnicas estão sendo aplicadas pelo compliance, como processos, controles, procedimentos, normas, políticas, governança, estrutura, pessoas e código de conduta.
É necessário que todas essas aplicações estejam diretamente ligadas aos objetivos, às estratégias, à missão e às metas da empresa. Após realizar esse alinhamento, a aplicação de métricas é fundamental para analisar o desempenho de cada etapa.
Um exemplo de ferramenta de monitoramento é o fSense, uma plataforma online que registra tudo o que se passa nas estações de trabalho dos colaboradores da empresa. Dessa forma, fica mais fácil identificar falhas e ainda acompanhar a produtividade de cada membro da equipe.
Estruture a área de compliance da sua empresa
É preciso manter a sua empresa alinhada às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores. Ter uma área de compliance bem estruturada é um verdadeiro diferencial para crescer no mercado.
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