Saiba como evitar problemas de compliance no home office

Estar alinhado às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores é fundamental para se obter sucesso atualmente.

Como colocar em prática o compliance?

Elabore com a sua equipe um código de conduta com linguagem acessível e dissemine aos colaboradores a importância dos padrões estabelecidos e como seguir com o código.

Para minimizar riscos, identifique comportamentos que podem comprometer a saúde da empresa e padronize táticas para reduzir esses riscos, até mesmo aumentar resultados diários da equipe.

Para monitorar o andamento dos processos no time e melhorar a produtividade, mesmo em home office, acompanhar em tempo real o desenvolvimento da equipe é uma estratégia para melhorar os resultados da empresa. 

Com compliance você pode fazer isso de forma correta em conformidade com as regras e legislações. 

Compliance x Home office

O compliance envolve códigos, políticas, procedimentos, formulários ou relatórios.

Para evitar problemas de compliance no home office, é necessário que processos internos sejam revisados, para garantir estabilidade e controle dos atos internos da organização. Para isso, você pode monitorar a equipe com o fSense e ter um registro completo das ações de cada colaborador.

Com procedimentos objetivos, você consegue monitorar de forma prática e acessível à atuação de todas as áreas da empresa.

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Microgerenciamento: o que é e por que você deve evitá-lo na sua empresa

O microgerenciamento é um modelo desatualizado de gerenciar, feito por gestores que monitoram o trabalho de suas equipes. Esse modelo tem como característica um controle abusivo e sem criatividade, já que é um processo burocrático e pode até deixar o gestor exausto, por ser um método feito de forma individual.

 

Mas o que é microgerenciamento?

Microgerenciamento é uma gestão feita por gestores de uma determinada empresa e que pode trazer péssimos resultados aos negócios.

Por se tratar de um método com cultura de cobranças em cima dos gestores, isso acaba afetando a forma de lidar com as equipes que não estão tendo um desempenho como deveria. 

O que acaba acarretando em ameaças sobre metas não batidas e outras que afetam resultados, o que gera desmotivação dos colaboradores.

Esse aborrecimento dos integrantes da equipe é um dos fatores que causam o aumento de rotatividade nas empresas, baixa frequência criativa e produtividade.

 

Como evitar o microgerenciamento em sua empresa?

Com a evolução da tecnologia, trabalhar com métodos como o microgerenciamento é um ponto importantíssimo a ser revisto na estratégia de seu negócio.

Hoje, já é possível ter acesso a cada máquina usada na empresa para gerenciar e monitorar a produtividade da equipe e a forma de trabalho de cada colaborador. Você pode acompanhar as atividades dos trabalhadores até mesmo em home office, por exemplo, identificar falhas de compliance e pode acompanhar tudo em tempo real.

Mesmo que você não esteja presente no escritório, ainda sim é possível acompanhar as atividades pelo seu smartphone.

Você já pode se livrar do método de microgerenciamento e começar a aumentar a produtividade da sua equipe e diminuir rotatividades e estresses diários. Acompanhe, monitore e gerencie o trabalho de forma ágil e criativa.

Comece agora mesmo um monitoramento gratuito no fsense. Você possui 15 dias  de free trial em até 10 máquinas de trabalho. 

 

Monitoramento transparente: como informar aos funcionários sobre o sistema de monitoramento das estações de trabalho?

Se você está sempre procurando maneiras de otimizar o gerenciamento da sua equipe e impulsionar a produtividade, com certeza já conhece as vantagens  do monitoramento das estações de trabalho, não é mesmo?

Mas já vimos muitas equipes de RH perderem o sono na hora de informar aos colaboradores que eles serão monitorados. 

Apesar de ser uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade e também reconhecer o trabalho de cada colaborador, muita gente ainda fica com um pé atrás com essa tecnologia.   

Por não termos uma lei específica sobre o que pode ou não no horário de trabalho, cada empresa tem que encontrar uma forma de lidar com essas normas e restrições. E é aí que muitos gestores acabam se perdendo.  

Por isso, neste artigo vamos te dar dicas essenciais para sua empresa ser super transparente na hora de dar essa notícia aos colaboradores. 

4 dicas para te ajudar na hora de informar a sua equipe sobre o monitoramento das estações de trabalho

1 – Tenha todas as informações no contrato de trabalho

Você já ouviu aquele ditado “o que é combinado não sai caro”? 

Quando falamos em monitoramento das estações de trabalho, seguir essa regra pode te livrar de muitas dores de cabeça. 

Para que colaboradores e empresas estejam em comum acordo, é essencial que o contrato de trabalho, não só informe sobre o monitoramento, mas também deixe claro para os colaboradores o que pode ou não ser acessado de sua máquina durante o horário de trabalho. Afinal, para que o funcionário siga as normas, ele precisa ser avisado sobre todas elas.  

Para os colaboradores que assinaram o contrato de trabalho antes mesmo da empresa implantar uma ferramenta de monitoramento, vale também completar com um documento informando as novas normas. Assim, os colaboradores podem  assinar o documento declarando concordância com as condições. 

2 – Crie um manual de conduta da empresa 

É permitido entrar nas redes sociais? Ler uma notícia na internet? Tirar uns minutinhos para estudar? E ler aquela mensagem urgente que chegou da família? 

Todos esses pontos podem ser explicados detalhadamente em um manual de conduta para os colaboradores da sua empresa. 

Sabemos que às vezes entender todas aquelas cláusulas dos contratos de trabalho pode ser um pouco complicado. Já no manual é possível explicar cada uma das situações com uma linguagem que aproxime o RH aos colaboradores. 

Lembre-se de informar que o monitoramento existe, explicar como e quando ele é feito e também as consequências caso as normas não sejam seguidas. Assim não vai sobrar nenhuma dúvida! 

3 – Deixe claro que a privacidade do colaborador não será violada 

Esse com certeza é um dos principais receios dos colaboradores quando descobrem que suas máquinas serão monitoradas. 

Na teoria, é bem simples: se não é permitido realizar atividades pessoais nas máquinas de trabalho, não há como as empresas terem acesso à informações pessoais durante o monitoramento das estações de trabalho. Isso porque qualquer atividade monitorada é de total interesse da empresa! 

Mas na prática sabemos bem que, pela força do hábito, alguns colaboradores podem dar aquela espiadinha nas redes sociais, né? E nesse caso, ele também está infligindo o combinado em contrato. 

Por isso, o bom senso é sempre bem vindo! 

Nesse sentido, a empresa precisa garantir que usará o monitoramento apenas para se certificar de que o contrato de trabalho é cumprido, sem ferir os direitos dos funcionários,  causar problemas éticos, constrangimento à equipe ou desgaste no relacionamento com os colaboradores.

4 – Escolha uma ferramenta que está em em conformidade com as exigências da LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece que qualquer dado pessoal ou sensível, que for registrado, precisa ser avisado ao usuário. Os dados são classificados de duas formas:

  • Pessoais: aqueles como número de CPF, RG, e-mail, e que são relativos a pessoa jurídica.
  • Pessoais sensíveis: que são dados relacionados a opinião política, religião, saúde, dados genéticos, biométricos, etc.

Apesar de falar sobre a coleta dos dados, a LGPD não trata sobre o monitoramento das estações de trabalho, mas é sempre bom se resguardar para não ter problemas futuros. Por isso, na hora de escolher a melhor ferramenta para realizar o monitoramento das estações de trabalho da sua empresa, escolha uma plataforma que esteja em conformidade com as exigências da LGPD, assim como o fSense. 

Tenha a tecnologia como aliada para gerenciar a sua equipe 

Para tornar alguns processos ainda mais fáceis e rápidos, a plataforma do fSense é sua melhor escolha para apoiar na gestão!

Com a plataforma, você mensura a produtividade do seu time em home office, faz acompanhamento em tempo real, tudo em um dashboard prático e dinâmico. Além disso, conta com muito mais informações e dados para embasar os feedbacks para o seu time.

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Hora extra no home office: entenda como funciona e saiba controlar

Desde o início da pandemia, muitas questões envolvendo jornadas de trabalho e o home office começaram a surgir entre empregadores e colaboradores. Uma delas, refere-se ao funcionamento da hora extra e sobre como controlá-la em meio a esse regime de trabalho remoto. 

Você já se perguntou como funciona a hora extra no home office? Saberia dizer como ou se é possível controlá-la? Essa pode ser a dúvida de muitos empresários e gestores, ainda mais diante de um cenário de dúvidas sobre onde podem se apoiar para regulamentar o funcionamento da hora extra. 

Neste artigo, vamos ampliar alguns conhecimentos sobre hora extra no trabalho remoto e apresentar sugestões de como regulamentá-la junto aos seus colaboradores. 

LEIA TAMBÉM: Metodologias ágeis: 5 práticas para apoiar a gestão de equipes remotas

Tele trabalho e home office: por que você precisa saber a diferença entre os dois?

Por não existir uma lei específica que propõe algo sobre jornadas de trabalho, cada empresa precisa chegar a um acordo com seus funcionários para definir algumas normas e restrições. Por isso, é importante que você, como gestor, consiga diferenciar o trabalho em domicílio (ou home office) do teletrabalho, uma vez que essa diferenciação vai pautar as discussões sobre como regular as horas extras.

O home office é definido como o trabalho que pode ser realizado na casa do colaborador ou em outro lugar de sua escolha. O teletrabalho, além disso, exige que o trabalho seja realizado com a ajuda de tecnologias de informação e comunicação. 

De qualquer forma, segundo a CLT, o empregado que trabalha presencialmente poderá migrar para o teletrabalho ou home office apenas se houver acordo com o empregador. 

Considerando a crise que a Covid-19 gerou e o atraso no calendário de vacinação pelo Ministério da Saúde, a Medida Provisória nº 927 passou a permitir que, enquanto o estado de calamidade pública durar, a migração do trabalho presencial para o teletrabalho possa acontecer por vontade unilateral do empregador, não sendo necessário o comum acordo.

LEIA TAMBÉM: 7 desafios de um gestor de equipes remotas e dicas para vencê-los

Sobre a jornada no teletrabalho e home office

Ao contrário do que acontece no trabalho presencial, no teletrabalho não existe a exigência do controle da jornada de trabalho. Dessa forma, o teletrabalhador fica sujeito a uma maior flexibilidade de horário. Nesse caso, ele não tem direito a receber horas extras. 

No entanto, se a empresa exercer controle sobre os horários de teletrabalho, em caso de ultrapassagem da jornada contratada, o trabalhador tem direito às horas extras. 

Durante o período em que o estado de calamidade pública continua em vigência, a MP 927 não só mantém esse cenário, como também define que o tempo de uso de aplicativos ou outros programas de comunicação, fora da jornada, não se configura como tempo à disposição do empregador, regime de prontidão ou de sobreaviso, se assim não for indicado em acordo individual ou coletivo.

Cabe ressaltar que os trabalhadores em regime de teletrabalho também podem ser inseridos na redução de trabalho e consequente diminuição de salário que está prevista na MP 936.

Mais recentemente, o Ministério Público do Trabalho (MPT) divulgou ainda a norma orientativa nº 17, a qual permite que os funcionários em home office recebam o direito ao controle de jornada e horas extras.

Como regulamentar a hora extra 

Na função de gestor de uma empresa, você deve estar atento às determinações do MPT e as Medidas Provisórias para seguir as medidas e recomendações a serem adotadas em sua empresa. Na Nota Técnica nº 17, o órgão sugere aos empregadores a adoção de um termo aditivo ao contrato de trabalho por escrito, tratando as deliberações sobre a duração do contrato, a responsabilidade e a infraestrutura para o trabalho remoto, assim como o reembolso, pelo empregador, das despesas atribuídas ao trabalho em casa.

Outra sugestão que é feita no documento, fala sobre a adoção de “etiquetas digitais”, com a especificação de horários para atendimento de demandas, assegurando repousos legais e o direito à desconexão, o qual permite que o seu colaborador se desligue das atividades laborais e não esteja sempre disponível para a empresa.

Uma ótima alternativa para você, gestor, que deseja otimizar esses processos que são um pouco mais burocráticos, e facilitar o controle e a manutenção das jornadas de trabalho dos seus colaboradores, é utilizar a plataforma fSense

Com ela você consegue definir, junto aos seus funcionários, como será o regime de trabalho remoto e ainda recebe dados em tempo real sobre a produtividade do seu time e o rendimento da sua empresa. Faça o teste da plataforma grátis por 14 dias, em até 10 computadores e comprove os benefícios.

Qual o nível de produtividade da sua empresa?

Qual o nível de produtividade da sua empresa?

Se você tem um negócio, provavelmente você está atento ao nível de produtividade, aos resultados e à lucratividade da sua empresa. Para que tudo isso (e muito mais) seja avaliado e mensurado é necessário recorrer aos indicadores de desempenho.

O que são indicadores de desempenho?

Indicadores de desempenho (KPIs) são ferramentas que medem, de forma concreta, o desempenho de uma empresa podendo contribuir para a criação de insights, análise de resultados, planejamento de estratégias, definição de objetivos, entre outros. Ou seja, como diz Peter Drucker, professor e escritor conhecido pela sua ampla experiência em gestão, “o que pode ser medido pode ser melhorado”.

Existem vários tipos de indicadores de desempenho, e cada um deles são destinados a finalidades e circunstâncias diferentes. Além disso, os KPIs podem apresentar tanto valores  quantitativos como qualitativos, dependendo da intenção e de quais dados devem ser avaliados.

Por isso, geralmente os indicadores de desempenho podem ser divididos em dois grandes grupos:

  • Indicadores de desempenho estratégico

Eles vão analisar e avaliar as metas da sua empresa, podendo ainda, comparar com períodos anteriores e até projetar situações futuras.

  • Indicadores de desempenho de qualidade

São indicadores que analisam possíveis gaps de produtividade, fazem o diagnóstico financeiro, controlam dados de faturamento e ticket médio, analisam a produtividade, grau de satisfação, taxa de turnover, etc.

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Qual a importância dos indicadores de desempenho para sua empresa?

Os indicadores de desempenho servem para auxiliar a gestão de um negócio. Com eles você tem acesso a dados e informações relevantes para fazer uma análise mais profunda sobre a empresa, além de auxiliar na hora de definir metas concretas e planos estratégicos para alcançar tais objetivos.

Outro fator importante, é a possibilidade de identificação de pontos que podem ser melhorados para maximizar a qualidade, a produtividade e os resultados. Dessa forma, a velocidade e a assertividade na tomada de decisões são cruciais para garantir um bom resultado.

Independente de qual seja o tamanho de sua empresa, o uso de indicadores de desempenho é extremamente importante para avaliar a saúde e viabilidade do negócio. Mas não pense que para isso é necessário fazer um alto investimento para adquirir ou contratar um sistema que pode ajudar você nesse serviço.

LEIA TAMBÉM: Problemas de gestão podem trazer gaps de produtividade

Descubra o nível de produtividade com fSense

O fSense é um sistema de monitoramento que coleta informações e dados para medir o nível de produtividade, o desempenho e os resultados de cada colaborador individual e da equipe. Com essa ferramenta é possível ter acesso a informações em tempo real, através de um dashboard completo e uma timeline com histórico de atividades de cada estação de trabalho.

Dessa forma é possível visualizar e acompanhar todas as equipes, monitorar as atividades de cada colaborador, controlar acessos a sites e aplicações, identificar momentos de maior e menor produtividade, e muito mais.

E o melhor? Além de ser uma ferramenta fácil de usar, você ainda pode experimentar todas as funcionalidades do fSense por 14 dias grátis em até 10 estações de trabalho. Crie sua conta gratuitamente agora e acompanhe os indicadores de desempenho da sua equipe.

7 erros mais comuns dos gestores, segundo os colaboradores

7 erros mais comuns dos gestores, segundo os colaboradores

Qualquer tipo de relação é feita de troca, e no mercado de trabalho isso não poderia ser diferente. Para alcançar bons resultados, tanto para empresa, quanto para os colaboradores, é fundamental que os gestores e funcionários estejam alinhados e com uma comunicação assertiva.

É claro que a vida profissional não é feita apenas de acertos, os desafios do cotidiano são muitos, mas cabe aos gestores estarem atentos ao que pode ser melhorado na cultura organizacional. Para isso, é importante ouvir o que os colaboradores têm a dizer.

Neste artigo vamos conversar sobre os erros mais comuns dos gestores. Tem interesse no tema? Continue a leitura!

Listamos alguns dos erros mais comuns dos gestores

1. Não fornecer feedback

Não começamos pelo feedback à toa, talvez ele seja a maior fonte de informação e oportunidade para o colaborador melhorar o seu desempenho. Quando feito de forma correta, ajuda o funcionário a entender se ele está cumprindo com as expectativas da empresa e o que pode ser melhorado nas entregas do dia a dia. O feedback pode ser visto como uma ferramenta de melhoria contínua, por isso, é tão importante e valorizado.

2. Colocar metas irreais

A gente sabe que trabalhar com metas é fundamental para o sucesso de empresas e times, mas essas metas devem ser colocadas de acordo com a capacidade de entrega da equipe. Um dos erros mais comuns dos gestores é ser individualista e pensar apenas nos benefícios que a meta atingida terá para si ou para a empresa. Ouvir os colaboradores e entender se as metas estipuladas estão dentro do escopo que o time pode desenvolver é fundamental.

3. Não reter os talentos

Enxergar os colaboradores como peças que podem ser facilmente substituídas é um dos erros mais comuns dos gestores, isso acaba prejudicando a empresa, que provavelmente irá perder o funcionário que não se sente valorizado. Por isso, é importante reconhecer o trabalho, elogiar, fornecer feedbacks positivos, benefícios como bônus, cursos de capacitação e promoções internas. Na maioria das vezes os colaboradores acabam desistindo do cargo por falta de oportunidades dentro da empresa.

4. Não promover o desenvolvimento da equipe

Outro erro muito comum na gestão dos colaboradores é não desenvolver e estimular o aprendizado do time. Grande parte dos funcionários está pensando em como evoluir profissionalmente e busca empresas que incentivam o conhecimento e a especialização. Como falamos no item anterior, é um grande erro não reter os colaboradores que estão em busca de crescimento.

5. Não ser aberto a sugestões e críticas

Este é um item delicado e que merece atenção. Uma das principais características de um bom líder é saber ouvir, por isso, é primordial que ele esteja aberto a conversar com os colaboradores e também a ouvir. Sabemos que receber críticas não é agradável, mas através delas é possível enxergar pontos a que podem ser melhorados, provocando uma autorreflexão.

6. Não ter uma comunicação clara e objetiva

Começamos este artigo falando sobre a comunicação porque entendemos que ela é a base da relação entre gestores e colaboradores. Dessa forma, falar com clareza sobre os objetivos da empresa, quais tarefas precisam ser executadas, estabelecer prazos para as entregas e comunicá-los com transparência é um grande trunfo para o sucesso de qualquer empresa.

7. Falta de confiança na equipe

Um gestor que não confia na sua equipe certamente não conseguirá obter grandes resultados. Isso acontece porque normalmente ele não consegue delegar tarefas, controla excessivamente o trabalho do time e muitas vezes acaba atrapalhando o desenvolvimento. É preciso orientar, incentivar a assumir riscos e dar autonomia para os colaboradores, isso faz parte de uma boa liderança.

O apoio que você precisa para acompanhar a produtividade do seu time

É necessário se adaptar à nova rotina! E para tornar alguns processos ainda mais fáceis e rápidos, a plataforma do fSense é sua melhor escolha para apoiar na gestão!

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Além disso, como vimos aqui, a plataforma está em conformidade com as exigências da LGPD, o que também é muito importante para sua empresa.

E tem boa notícia! Você pode fazer o teste da plataforma grátis por 14 dias, em até 10 computadores. Faça seu cadastro e comece a usar o fSense também!

Call Center: aumente o engajamento do seu time com a gamificação | fSense

Call Center: aumente o engajamento do seu time com a gamificação

Você sabia que o trabalho em call center é um dos trabalhos mais estressantes da atualidade? Por isso, investir na gamificação pode transformar a rotina de trabalho cansativa e desgastante em algo mais lúdico e divertido, além de deixar o engajamento da equipe e a produtividade lá em cima.

Hoje, empresas de vários segmentos têm adotado práticas pautadas em jogos no ambiente de trabalho para promover a interação, manter a motivação dos times e para  alcançar melhores resultados.

E é exatamente por isso, que o setor de atendimento ao cliente também tem utilizado a gamificação como estratégia para melhorar o engajamento e a produtividade dos colaboradores.

Por que utilizar a gamificação no call center?

Incorporar jogos no ambiente de trabalho é uma excelente forma de  estabelecer bons relacionamentos, estimular o trabalho em equipe e promover a troca de experiências e ideias. Além de aumentar a produtividade, os jogos são uma maneira divertida de incentivar o trabalho em equipe e a competição saudável.

Sem contar que existem várias outras vantagens em utilizar os jogos no ambiente de trabalho. Quer ver?

  • Facilita a cultura de trabalho colaborativa e motivada;
  • Ajuda na solução ágil de problemas e na tomada de decisões;
  • Promove uma comunicação responsiva e significativa;
  • Afasta os colaboradores do trabalho habitual, ajudando-os a usar a criatividade e a pensar fora da caixa;
  • Cria uma atmosfera para aumentar a produtividade;
  • Aumenta a autoestima dos colaboradores, pois eles sentem que a empresa e os colegas estão interessados ​​em conhecê-los e desenvolvê-los;
  • Aumenta a retenção e diminui o turnover;
  • E mais uma longa lista de vantagens.

Viu como a gamificação pode aumentar a produtividade e diminuir os gaps do call center? Que tal acompanhar sua equipe, monitorar atividades e engajar seus colaboradores?

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Novo coronavírus: como evitar o burnout de equipes home office | fSense

Novo coronavírus: como evitar o burnout da sua equipe que trabalha de casa

A pandemia de Covid-19 provocou mudanças drásticas para muitas empresas. Além da crise econômica que foi intensificada, diversas companhias tiveram que adotar às pressas modelos de trabalho como o home office.

Gestores e colaboradores ainda estão se se acostumando com essa nova forma de trabalho. Além de todos os desafios do home office e de atuar numa equipe descentralizada, ainda existe a pressão, a ansiedade e o receio diante do cenário de saúde pública mais preocupante.

Neste artigo, vamos explicar o que é burnout, como essa condição pode afetar o seu time e como você como gestor pode acompanhar seu time para lidar com esse momento de uma maneira mentalmente saudável. Continue a leitura!

Entenda o que é o burnout

Burnout é um termo que está cada dia mais em voga. Inventado ainda na década de 1970, é utilizado para refletir a situação em que trabalhadores se sentem esgotados, apáticos, sobrecarregados… Tudo parece mais difícil e muita energia (e tempo) são gastos com a sobrecarga mental. Em suma, acaba gerando um esgotamento físico e psicológico com grandes prejuízos para o colaborador.

Essa situação pode aparecer por causa de uma rotina de trabalho intensa e desgastante. Mas também pode ser um acúmulo de situações. Não necessariamente tem a ver com o emprego ser ruim ou com gostar do trabalho.

O que isso tem a ver com a pandemia do novo coronavírus?

Tudo a ver! O cotidiano das pessoas mudou muito. Muitos profissionais não estavam habituados ao home office, gerando um certo desgaste para conseguir se adaptar à nova rotina. 

Além disso, com a pandemia e o período de incertezas que veio com ela, a ansiedade pode se tornar um sintoma presente.

Diretamente relacionado a esse momento, pesquisadores também notaram o aumento do consumo de bebidas alcoólicas. Com seu efeito inicial de sedação, muitas pessoas recorrem ao álcool para se sentirem mais relaxadas.

A ansiedade afeta o sono, o equilíbrio emocional, a imunidade do corpo, a produtividade, entre tantos outros aspectos. Por isso, mesmo com a dedicação ao trabalho, os profissionais sentem-se mais sobrecarregados, cansados e desmotivados. Isso pode se transformar em burnout, o esgotamento físico e emocional.

5 dicas para ajudar seu time a lidar melhor com esse período de pandemia e evitar o burnout

Para que sua equipe continue produtiva e seus colaboradores se sintam bem na rotina de trabalho, é importante que você como gestor esteja atento e busque colaborar para deixar esses momentos mais leves. Veja só as nossas dicas:

1. Evite a sobrecarga da rotina de trabalho

Busque distribuir as demandas para o seu time de forma que todos tenham uma rotina saudável e sem sobrecarga de trabalho. Acompanhe a produtividade de cada membro da sua equipe para identificar qualquer mudança no rendimento. Identifique também se as demandas estão extrapolando o horário de trabalho sempre, tornando a realização de horas extras uma regra. 

2. Converse com todos os membros do seu time diariamente

Além de ficar em dia com as atividades, esse é o momento para você entender como cada um está lidando com esse momento. Pergunte como seu colaborador está se sentindo, se está tudo bem com a rotina de trabalho, mostre sua empatia e busque ajuda com o time de RH caso sinta necessário.

3. Busque ter horários de interação com o time, não apenas sobre as demandas de trabalho

Marque happy hours pela internet para que o time possa conversar sobre outros assuntos, jogar online, entre outras atividades. Isso é importante pois é um momento para relaxar, ficando longe da rotina de trabalho e das notícias constantes sobre esse cenário.

4. Incentive ações para cuidar da saúde mental

Saúde mental é fundamental para que o colaborador continue produtivo e participante do seu time. Converse sobre as dificuldades desse período, como a ansiedade, o nervosismo e o receio diante das notícias. Mostre que você está a disposição para conversar e ajudar. Estimule seu time a procurar ajuda profissional de psicólogos, caso sintam necessidade. 

5. Abra espaço para o diálogo

É importante que seu colaborador consiga conversar com você abertamente sobre esse tema, sem que se sinta refém da situação ou com receio de perder o emprego. Mostre empatia, busque ajudar com a rotina de trabalho e coloque-se à disposição para encontrar soluções juntos.

Acompanhe o blog do fSense!

Fique ligado no nosso blog e nas redes sociais do fSense. Sempre estamos postando notícias sobre produtividade, home office e temas relacionados para que seu time continue a ter um bom rendimento.

Home office: dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Home office: dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Sua equipe também adotou o modelo home office? Neste artigo vamos mostrar algumas dicas de produtividade do trabalho em casa, para você repassar para sua equipe hoje mesmo! Vamos lá?

Home office: o termo do momento

Home office é o termo da vez e muitas empresas estão adotando ou já adotaram este modelo de trabalho em casa. Já faz um tempo que muitas empresas praticam essa modalidade mas, mais do que nunca, vem ganhando espaço no mercado. Isso acontece devido ao avanço da tecnologia e do esforço das empresas em aumentar a digitalização de processos internos e externos. Atualmente, devido à pandemia causada pelo novo coronavírus, este avanço acabou se tornando mais rápido e bastante usual na rotina de muitas empresas. 

Algumas empresas ainda não são totalmente abertas a esse estilo de trabalho, mas como já falamos aqui, o home office possui diversos benefícios e pode ser uma opção bastante atrativa para os empresários.

Agora, vamos às dicas!

Dê um upgrade na produtividade da sua equipe

Muitas empresas já adotaram o home office em suas rotinas de trabalho. Mas, para muitas outras, isso ainda é uma novidade. É possível que alguns gestores ainda possam estar com dificuldades na hora de administrar o trabalho de suas equipes e é totalmente normal que todos ainda estejam se adaptando a este novo cenário. Por isso, é importante sempre pesquisar maneiras, dicas e ferramentas que colaborem para a organização do home office. 

Vem com a gente e confira algumas dicas simples para você colocar em prática com a sua equipe e melhorar a produtividade no home office.

Seguir a rotina 

Um ótimo começo é manter a rotina com a sua equipe. Combinar um horário para entrar e encerrar o expediente, por exemplo, é uma boa maneira de organizar a rotina e, consequentemente, obter disciplina no trabalho. Converse com seu time, faça-os entender que seguir a rotina normalmente é um passo muito importante para a produtividade. Seja tirando o pijama e colocando roupas que eles normalmente usariam na empresa, tomando um café balanceado ou tomando um bom banho antes de começar as atividades. 

Organizar o local de trabalho

Oriente sua equipe a manter a mesa de trabalho organizada, se possível, deixando-a vazia. Um ambiente de trabalho arrumado e sem possíveis distrações, auxilia na produtividade. Essa dica vale até mesmo para aquela papelada do trabalho que não está sendo utilizada naquele momento.

Faça uma boa gestão de tarefa no home office 

Mais do que horas trabalhadas, é fundamental que a equipe esteja alinhada com as demandas solicitadas no dia. Organize a tarefa de cada um e faça uma boa gestão de tempo, assim você tem controle do fluxo de atividades, prazos e quais entregas estão sendo feitas de acordo com o combinado. 

Crie canais de comunicação e faça reuniões diárias

A comunicação no dia a dia com seu time faz toda diferença! Por se tratar de um estilo de trabalho digital, a comunicação entre vocês deverá ser totalmente online também. O lado bom disso tudo é que, hoje em dia, não faltam meios de comunicação e aplicativos de mensagens instantâneas em nossos celulares e computadores, não é mesmo? 

Por isso, fica fácil fazer reuniões diárias para colocar as prioridades do dia, quais possíveis impedimentos na hora de uma pessoa executar uma tarefa ou qual meta vocês precisam alcançar. Ao concluírem cada reunião, é importante que o seu time saia bem orientado, sem dúvidas e comprometido com as atividades.

Estipule hora para tudo

Saiba a hora de começar e de encerrar as tarefas. Pode ser o mesmo horário que costumavam fazer na empresa ou então combinar novos horários.

Por estar em casa, não significa que a sua equipe tenha que trabalhar 24 horas por dia. É importante estipular um mesmo horário de jornada para todos. Isso ajuda, e muito, na execução do primeiro tópico acima em que falamos sobre organizar a rotina. 

Descansar também faz parte! Então, oriente a sua equipe a fazer um intervalo de descanso no almoço, por exemplo. Fale com todos os colaboradores e aconselhe-os a tentarem não mexer no computador ou celular durante esse período. Se ‘desligar’ por alguns minutos pode fazer toda diferença no rendimento para continuar a jornada de trabalho.

Uma boa comunicação é essencial

O trabalho a distância também pode ser estressante. Por mais que exista a comunicação virtual, muitas vezes ela pode se perder ou não ser transparente o suficiente. O ideal nessas horas é fazer sua equipe entender o que você espera de cada um deles e vice-versa. Esclareça possíveis dúvidas de uma demanda, quais objetivos vocês devem alcançar e deixe claro os detalhes para a execução das tarefas.

Uma dica aqui é fazer um planejamento semanal. Com ele você e sua equipe conseguem alinhar as expectativas de entregas e objetivos a serem alcançados.

Aposte em ferramentas para gestão de home office

Hoje em dia existem várias ferramentas que podem auxiliar o processo de gestão no home office. Desde o controle de atividades, até o controle de tempo que cada pessoa leva para realizar as tarefas. 

Com essas ferramentas você consegue se organizar e, assim, organizar a rotina de toda a sua equipe, melhorando o fluxo de trabalho de todos os envolvidos nos projetos.

Se você gostou deste artigo, continue acompanhando a gente por aqui! E, para mais dicas de como aumentar a produtividade da sua equipe, confira o mapa visual exclusivo que preparamos para te ajudar nessa tarefa. 

Conheça 5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe

Desperte o senso de urgência na sua equipe com essas 5 dicas

Você percebe que a sua equipe fica sempre deixando as atividades para depois e que poderia aproveitar melhor o tempo de trabalho? Esse é um problema comum para gestores. O motivo disso é que a sua equipe pode estar precisando de motivação para despertar o chamado senso de urgência.

A princípio, o termo “senso de urgência” pode parecer exagerado, com a ideia de que os colaboradores tenham que trabalhar freneticamente, como robôs.

Mas o que ele quer dizer, na verdade, é que é preciso encontrar o ponto de equilíbrio, aquele nível ideal de produtividade que seja, ao mesmo tempo, interessante para a empresa e que não prejudique a qualidade de vida do colaborador.

Neste artigo, preparamos 5 dicas que vão te ajudar a despertar esse senso de urgência na sua equipe de maneira adequada. Confira e comece a aplicar hoje mesmo! ?

5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe

1. Conheça (e corrija) as insatisfações da equipe

Um dos primeiros passos para despertar o senso de urgência na sua equipe de trabalho é entender o que leva os seus colaboradores a não terem o desempenho que a empresa espera deles.

Por exemplo, pode ser que os seus colaboradores estejam insatisfeitos com algum processo que atrasa o trabalho deles. Já parou para pensar nisso?

Outro ponto que pode ser observado nesse sentido é a falta de estímulos para a equipe. Será que não é hora de investir em treinamentos? Promover uma campanha motivacional?

Vale a pena fazer essa análise, identificar os motivos de insatisfação da sua equipe e, claro, corrigi-los.

2. Crie um ambiente de trabalho agradável

Esse é um aspecto fundamental para despertar o senso de urgência nos colaboradores. Para garantir a plena produtividade da sua equipe, contar com um local de trabalho agradável e estimulante é essencial.

Ambientes de trabalho que não transmitem segurança tanto para a integridade física quanto mental proporcionam colaboradores descomprometidos, que desempenham as atividades com desleixo, assim como o aspecto que a empresa apresenta.

O local de trabalho deve ser:

  • limpo e organizado;
  • com ergonomia;
  • com o mínimo de exposição a riscos;
  • com processos que garantam saúde e segurança;
  • livre de grandes ruídos;
  • livre de assédio.

Parece óbvio, mas, na prática, muitas empresas não se preocupam com essas questões. Quando o colaborador sente que a organização se preocupa com o bem-estar dele, tende a se dedicar com mais afinco e, consequentemente, internalizar o senso de urgência esperado pela empresa.

3. Estabeleça o prazo exato que cada atividade demanda

Para que os colaboradores tenham senso de urgência e as tarefas sejam sempre entregues na data estabelecida, o prazo deve ser estipulado pensando exatamente no tempo de que a equipe precisa para entregar aquela atividade. Nem mais nem menos.

Sabe o porquê disso? Você lembra quando tínhamos uma prova na escola e, mesmo ela tendo sido marcada com bastante antecedência, só estudávamos no dia anterior? O raciocínio aqui é o mesmo. Quando o colaborador percebe que terá tempo demais para fazer determinada atividade, a tendência é que ele deixe para os últimos dias.

Já quando o prazo é curto demais, o colaborador tende a ficar estressado e, por acreditar que não conseguirá entregar a atividade, possivelmente nem tente começar.

Seguindo essa lógica, você já deve imaginar como funciona quando o prazo sequer é determinado, não é? Dificilmente, o objetivo será cumprido. Afinal, o colaborador vai dar prioridade para aquilo que tem data definida para entregar.

OK, mas, então, quantos dias eu dou para a equipe entregar? Está aí a importância de o gestor conhecer a fundo as atividades de cada colaborador e entender o tempo necessário para cada uma.

Só assim é possível determinar o prazo ideal. Afinal, dentro de uma mesma empresa podem existir demandas diferentes. Então, não adianta estipular um prazo padrão para todas elas. Cada atividade deve ter o prazo que merece.

E tão importante quanto determinar o prazo é lembrá-lo. O colaborador precisa ter alguma ferramenta que o lembre diariamente de quanto tempo ele tem para curmprir aquela tarefa.

Além disso, no dia que termina o prazo, é essencial encerrar, de verdade, a entrega. Caso o colaborador não cumpra o deadline, ele só vai aprender a executar as tarefas no prazo se você não aceitar atraso.

4. Observe quais têm sido as reais funções de cada colaborador

Já falamos sobre isso na dica anterior: a importância de conhecer a fundo as atividades de cada colaborador. Mas o que isso quer dizer?

Você sabe se o seu colaborador está desempenhando mesmo as funções para as quais ele foi contratado? Será que ele não está assumindo tarefas além das que estão na sua alçada?

É comum colaboradores com espírito de liderança assumirem atividades extras. Essa é uma forma que eles têm de mostrar que estão interessados em fazer mais pela empresa. Mas nem sempre essa é uma atitude louvável.

Para que o colaborador tenha senso de urgência, é essencial que ele se atenha às atividades que são do seu domínio. Muitas vezes, ele pode estar perdendo tempo ao desempenhar atividades extras que são de responsabilidade de outro colaborador ou mesmo que podem ser automatizadas por um sistema, por exemplo.

Portanto, faça essa análise e converse com os seus colaboradores para que eles otimizem o tempo de trabalho.

5. Monitore as estações de trabalho

Para despertar o senso de urgência na sua equipe, é preciso ainda contar com uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho. A intenção é acompanhar de perto o que os seus colaboradores estão fazendo durante o horário de trabalho.

Com o fSense, plataforma de monitoramento online, é possível registrar as atividades dos colaboradores em toda a jornada de trabalho. Por meio de funcionalidades como screenshots, timeline e categorização de sites e aplicações, a gestão de pessoas se torna muito mais simples, uma vez que é possível identificar tudo o que toma o tempo produtivo dos colaboradores e, assim, tomar providências para otimizar o trabalho.

Conclusão

Despertar o senso de urgência na sua equipe é uma tarefa que exige certo esforço, mas é possível tornar essa tarefa mais simples com ferramentas como o fSense, que permitem a identificação das atividades que roubam o tempo produtivo dos colaboradores.

Esperamos que essas dicas possam te ajudar a tornar a sua equipe mais produtiva. Leia também o e-book “Passo a passo para alavancar a produtividade de sua equipe para o próximo nível”.