Saiba como evitar problemas de compliance no home office

Estar alinhado às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores é fundamental para se obter sucesso atualmente.

Como colocar em prática o compliance?

Elabore com a sua equipe um código de conduta com linguagem acessível e dissemine aos colaboradores a importância dos padrões estabelecidos e como seguir com o código.

Para minimizar riscos, identifique comportamentos que podem comprometer a saúde da empresa e padronize táticas para reduzir esses riscos, até mesmo aumentar resultados diários da equipe.

Para monitorar o andamento dos processos no time e melhorar a produtividade, mesmo em home office, acompanhar em tempo real o desenvolvimento da equipe é uma estratégia para melhorar os resultados da empresa. 

Com compliance você pode fazer isso de forma correta em conformidade com as regras e legislações. 

Compliance x Home office

O compliance envolve códigos, políticas, procedimentos, formulários ou relatórios.

Para evitar problemas de compliance no home office, é necessário que processos internos sejam revisados, para garantir estabilidade e controle dos atos internos da organização. Para isso, você pode monitorar a equipe com o fSense e ter um registro completo das ações de cada colaborador.

Com procedimentos objetivos, você consegue monitorar de forma prática e acessível à atuação de todas as áreas da empresa.

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Hora extra no home office: entenda como funciona e saiba controlar

Desde o início da pandemia, muitas questões envolvendo jornadas de trabalho e o home office começaram a surgir entre empregadores e colaboradores. Uma delas, refere-se ao funcionamento da hora extra e sobre como controlá-la em meio a esse regime de trabalho remoto. 

Você já se perguntou como funciona a hora extra no home office? Saberia dizer como ou se é possível controlá-la? Essa pode ser a dúvida de muitos empresários e gestores, ainda mais diante de um cenário de dúvidas sobre onde podem se apoiar para regulamentar o funcionamento da hora extra. 

Neste artigo, vamos ampliar alguns conhecimentos sobre hora extra no trabalho remoto e apresentar sugestões de como regulamentá-la junto aos seus colaboradores. 

LEIA TAMBÉM: Metodologias ágeis: 5 práticas para apoiar a gestão de equipes remotas

Tele trabalho e home office: por que você precisa saber a diferença entre os dois?

Por não existir uma lei específica que propõe algo sobre jornadas de trabalho, cada empresa precisa chegar a um acordo com seus funcionários para definir algumas normas e restrições. Por isso, é importante que você, como gestor, consiga diferenciar o trabalho em domicílio (ou home office) do teletrabalho, uma vez que essa diferenciação vai pautar as discussões sobre como regular as horas extras.

O home office é definido como o trabalho que pode ser realizado na casa do colaborador ou em outro lugar de sua escolha. O teletrabalho, além disso, exige que o trabalho seja realizado com a ajuda de tecnologias de informação e comunicação. 

De qualquer forma, segundo a CLT, o empregado que trabalha presencialmente poderá migrar para o teletrabalho ou home office apenas se houver acordo com o empregador. 

Considerando a crise que a Covid-19 gerou e o atraso no calendário de vacinação pelo Ministério da Saúde, a Medida Provisória nº 927 passou a permitir que, enquanto o estado de calamidade pública durar, a migração do trabalho presencial para o teletrabalho possa acontecer por vontade unilateral do empregador, não sendo necessário o comum acordo.

LEIA TAMBÉM: 7 desafios de um gestor de equipes remotas e dicas para vencê-los

Sobre a jornada no teletrabalho e home office

Ao contrário do que acontece no trabalho presencial, no teletrabalho não existe a exigência do controle da jornada de trabalho. Dessa forma, o teletrabalhador fica sujeito a uma maior flexibilidade de horário. Nesse caso, ele não tem direito a receber horas extras. 

No entanto, se a empresa exercer controle sobre os horários de teletrabalho, em caso de ultrapassagem da jornada contratada, o trabalhador tem direito às horas extras. 

Durante o período em que o estado de calamidade pública continua em vigência, a MP 927 não só mantém esse cenário, como também define que o tempo de uso de aplicativos ou outros programas de comunicação, fora da jornada, não se configura como tempo à disposição do empregador, regime de prontidão ou de sobreaviso, se assim não for indicado em acordo individual ou coletivo.

Cabe ressaltar que os trabalhadores em regime de teletrabalho também podem ser inseridos na redução de trabalho e consequente diminuição de salário que está prevista na MP 936.

Mais recentemente, o Ministério Público do Trabalho (MPT) divulgou ainda a norma orientativa nº 17, a qual permite que os funcionários em home office recebam o direito ao controle de jornada e horas extras.

Como regulamentar a hora extra 

Na função de gestor de uma empresa, você deve estar atento às determinações do MPT e as Medidas Provisórias para seguir as medidas e recomendações a serem adotadas em sua empresa. Na Nota Técnica nº 17, o órgão sugere aos empregadores a adoção de um termo aditivo ao contrato de trabalho por escrito, tratando as deliberações sobre a duração do contrato, a responsabilidade e a infraestrutura para o trabalho remoto, assim como o reembolso, pelo empregador, das despesas atribuídas ao trabalho em casa.

Outra sugestão que é feita no documento, fala sobre a adoção de “etiquetas digitais”, com a especificação de horários para atendimento de demandas, assegurando repousos legais e o direito à desconexão, o qual permite que o seu colaborador se desligue das atividades laborais e não esteja sempre disponível para a empresa.

Uma ótima alternativa para você, gestor, que deseja otimizar esses processos que são um pouco mais burocráticos, e facilitar o controle e a manutenção das jornadas de trabalho dos seus colaboradores, é utilizar a plataforma fSense

Com ela você consegue definir, junto aos seus funcionários, como será o regime de trabalho remoto e ainda recebe dados em tempo real sobre a produtividade do seu time e o rendimento da sua empresa. Faça o teste da plataforma grátis por 14 dias, em até 10 computadores e comprove os benefícios.

Home office ganhou impulso devido à pandemia e deve mudar muitos contratos de trabalho | fSense

Home office ganhou impulso devido à pandemia e deve mudar muitos contratos de trabalho

Já falamos várias vezes que o home office veio para ficar. Diversas companhias adotaram o trabalho a distância para manter suas operações em pleno funcionamento, diminuindo o impacto financeiro da pandemia.

Mesmo a flexibilização já começando em diversos estados do Brasil, muitas empresas continuam com o modelo home office. Outras, pretendem manter uma parte significativa das suas equipes no teletrabalho, mesmo quando a situação se normalizar.

No entanto, ainda existem muitas dúvidas sobre os contratos de trabalho. O que é preciso mudar? Veja como as pesquisas mostram esse cenário no Brasil e no que as empresas precisam se atentar para atualizar o vínculo trabalhista. É só continuar a leitura com a gente!

O home office na pandemia

Grandes empresas anunciaram  desde o início do isolamento que iriam manter seus times atuando de home office pelo menos até o início de 2021. É o caso do Google, Twitter e Facebook, por exemplo. Empresas do mercado financeiro também devem aumentar o foco no trabalho remoto, de acordo com pesquisa da consultoria Gartner.

No Brasil, o cenário também não é diferente. O IBGE fez um levantamento, a PNAD-Covid-19, sobre o impacto da pandemia no mercado de trabalho brasileiro.

Tabela: O teletrabalho na pandemia - Fonte: IBGE/Pnad. Contratos de trabalho | fSense

O IBGE também destacou que esse modelo de trabalho pode ser adotado por 22,7% das profissões no Brasil. Isso significa um alcance de mais de 20,8 milhões de profissionais.

Quer ver mais dados? Baixe nosso infográfico Home Office em números!

Como adaptar contratos de trabalho para o trabalho remoto?

Para adotar o home office em função da pandemia do novo coronavírus, muitas empresas utilizaram como base a Medida Provisória (MP) 927 – que flexibilizou algumas regras trabalhistas durante a pandemia. Sua vigência se perdeu em 19 de julho, já que não foi transformada em lei (com votação no Congresso Nacional). No entanto, todas as alterações contratuais feitas entre 22 de março e 19 de julho continuam válidas.

Além dessa especificação criada pelo governo federal para o momento de pandemia, é importante ressaltar que a nova lei trabalhista, promulgada em 2017, passou a regulamentar também o trabalho remoto. Até então, somente o trabalho presencial era previsto nas leis e não havia definições claras e específicas sobre o teletrabalho.

A nova legislação trabalhista, nº 13.467/2017, define o teletrabalho como a prestação de serviços realizada fora das dependências do empregador, possibilitado a partir da utilização de tecnologias. É isso que configura trabalho a distância, realizado geralmente no ambiente doméstico.

As principais mudanças estabelecidas pela legislação em relação ao modelo tradicional são:

  • A jornada de trabalho pode ser controlada por atividades ou tarefas, ao invés da marcação por horário;
  • A garantia de recursos como equipamentos, custos de energia elétrica e de internet, por exemplo, para execução das atividades – com a formalização em contrato.

Além disso, a nova lei trabalhista permite, na prática, a realização de negociação direta entre trabalhadores e empregadores que prevalecem sobre acordos coletivos e sobre a lei. Para tanto, é importante validar todas as informações com o setor jurídico e descrever todas as variáveis no contrato – ou no aditivo contratual.

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Como podemos ver neste artigo, o home office está se tornando mais comum e as empresas ainda têm dúvidas sobre como aplicar essas mudanças aos contratos de trabalho.

Para ajudar você nessa tarefa, criamos um modelo de Aditivo Contratual, explicando todos os detalhes e informações mais importantes. Assim, sua empresa conseguirá atualizar a documentação mais facilmente e ficar em dia com as exigências legais.

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Entenda as diferenças dos modelos de trabalho e o impacto nas leis trabalhistas

Entenda as diferenças dos modelos de trabalho e o impacto nas leis trabalhistas

O trabalho remoto ficou em maior evidência durante 2020. Com muitas empresas experimentando esse novo formato, várias dúvidas acabam surgindo sobre os modelos de trabalho e como é possível atuar.

Neste artigo, vamos explicar um pouco mais sobre as diferenças entre os principais modelos de trabalho e os impactos nas leis trabalhistas. Aproveite e continue a leitura!

Diferentes tipos de modelo de trabalho

O nosso conceito de “trabalhar” se tornou bem mais diversificado. Muito disso se deve às potencialidades das novas tecnologias e à inovação constante de ferramentas, rotinas e serviços, além de produtos sendo desenvolvidos todos os dias.

Para direcionar essa abordagem, vamos separar os modelos de trabalho em: trabalho presencial, trabalho remoto e modalidade mista.

Trabalho presencial

O trabalho presencial é o modelo mais tradicional. É aquele em que o profissional frequenta diariamente as dependências da empresa e realiza as suas atividades.

Essa classificação também contempla o trabalho externo de prestadores de serviços, entregadores ou representantes comerciais, por exemplo, que se ausentam do local físico do trabalho ao longo da sua jornada para fazer suas atividades.

Conheça também: Metodologias ágeis – 5 práticas para apoiar a gestão de equipes remotas! 

Trabalho remoto

Trabalho remoto é o trabalho a distância. Na legislação, também é chamado de teletrabalho. Nas empresas, o nome home office é mais popular. Com o avanço da tecnologia e das ferramentas de informação e comunicação, ficou mais fácil trabalhar neste modelo.

Normalmente, o trabalho remoto é mais utilizado por profissionais freelancers, autônomos ou que atuam em empresas que permitem este modelo.

No entanto, com a pandemia do novo coronavírus, muitas empresas recorreram a essa alternativa às pressas. Então, ainda é um desafio se organizar com suas equipes atuando de home office e manter o fluxo de trabalho e a produtividade da mesma maneira que acontece no trabalho presencial.

É algo novo para muitos profissionais e também um desafio para gestores que sempre atuaram de perto com sua equipe.

O entendimento da nova legislação trabalhista é que a ida a empresa é pontual e em condições específicas, mas não parte da rotina.

Leia mais: 7 desafios de um gestor de equipes remotas e dicas para vencê-los!

Modalidade híbrida

Esse formato é o que muitas empresas estão experimentando (ou pretendem adotar após a pandemia). A ideia é trabalhar com esse modelo misto ou híbrido, com os trabalhadores alternando entre o trabalho presencial e o home office.

Alguns dias da semana são no escritório, outros podem ser de casa. Normalmente, o modelo misto é adotado nas empresas como um acordo interno ou até liberado como uma forma de premiação.

Como a legislação entende os modelos de trabalho

A legislação trabalhista brasileira já regulamenta o trabalho presencial desde a sua concepção. Até porque, essa modalidade era tida como o único modelo até então.

Para abarcar muitas das mudanças nas relações de trabalho, a nova lei trabalhista, de nº 13.467/2017 passou a definir as regras também para o teletrabalho.

Na lei, teletrabalho é definido como uma prestação de serviços realizada fora das dependências do empregador, que deve ser executado com a utilização de tecnologias. É isso que configura trabalho a distância, realizado geralmente no ambiente doméstico.

É importante frisar também que o teletrabalho não configura trabalho externo. O colaborador não precisa ir regularmente ao estabelecimento do empregador para, em seguida, sair para efetuar algum trabalho externo. No entanto, esse comparecimento pontual para atividades que exijam a presença do empregado não interfere na configuração do teletrabalho.

Dessa forma, podemos entender, portanto, que todo teletrabalho é home office, mas nem todo home office é teletrabalho.

A legislação permite agora que acordos entre trabalhadores e empregadores possam prevalecer. Por isso, o modelo misto, utilizando home office algumas vezes durante o mês ou na semana, pode ser negociado e ser um benefício da empresa.

Para tanto, é importante validar todas as informações com o setor jurídico e descrever todas as variáveis no contrato – ou no aditivo contratual.

Aproveite e baixe: Modelo de Aditivo Contratual para Home Office!

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7 desafios de um gestor de equipes remotas e dicas para vencê-los

7 desafios de um gestor de equipes remotas e dicas para vencê-los

O trabalho de um gestor de equipes remotas é muito desafiador. Mesmo com uma posição privilegiada na hierarquia do time e poder de exercer sua influência para melhorar resultados, ainda existem muitas questões sensíveis para esta posição.

Além das demandas diretamente ligadas à rotina de trabalho e ao core da equipe, há várias exigências no âmbito do relacionamento interpessoal.

Para discutir estes temas, listamos 7 desafios que o gestor de equipes possui e dicas para vencê-los. Continue a leitura!p

Desafios de um gestor de equipes remotas

1. Fazer contratações

Novas contratações são sempre muito desafiadoras, pois inserir outras pessoas na equipe muda sua dinâmica de trabalho e relacionamento. Além disso, as expectativas para a função precisam ser alinhadas com os potenciais contratados.

É importante manter uma comunicação constante com o time de RH, alinhando as habilidades e os conhecimentos técnicos necessários para o novo profissional e as soft skills importantes para a sua equipe.

2. Motivar o seu time

A motivação é um fator muito importante para a produtividade. Engajar o seu time depende de entender a dinâmica dos seus colaboradores, sua rotina de trabalho e também as exigências e metas traçadas.

Um fator que pode ser trabalhado e que contribui bastante para motivar o time é incentivar o relacionamento pessoal entre os profissionais.

Que tal promover um happy hour? Mesmo online, esses horários de descontração aproximam as pessoas e facilitam a convivência. Afinal, é muito mais fácil trabalhar com pessoas que você gosta.

A própria motivação do gestor também é importante. Concentre-se nas coisas boas ao seu redor e não se prenda aos problemas e obstáculos do trabalho. Assim, se algo não está funcionando e você não pode consertar, não perca seu tempo e energia nisso. Busque compartilhar o seu entusiasmo e mostrar-se sempre à disposição para ajudar sua equipe. Dessa forma, seu time se sentirá mais motivado por você.

3. Manter uma comunicação eficaz

Para que a comunicação do seu time seja assertiva, é importante entender sua dinâmica, principalmente quando se está atuando em home office. A maneira como você, enquanto gestor, fala com seu time influencia bastante na colaboração dos seus profissionais.

Pela própria hierarquia, a percepção de como o gestor passa suas demandas ou questiona um membro do seu time pode influenciar nos níveis de confiança e na sensação de vulnerabilidade.

Portanto, busque manter uma comunicação positiva e próxima, mostrando o seu suporte, e cuide para que ela não tenha um tom inquisitivo.

Uma comunicação remota também precisa entender a urgência de determinados temas. Quando for algo que precisa ser tratado simultaneamente naquele momento, utilize uma comunicação síncrona por telefone ou videochamada, por exemplo. Se é algo não tão urgente, que pode entrar na fila de atividades do colaborador, a comunicação assíncrona funciona bem. Nestes casos, envie por email ou por mensagem de texto.

4. Sempre aprender algo novo

Sair da zona de conforto exige muito de qualquer profissional. Afinal, para quem está começando a atuar como gestor de equipes, é perceptível a complexidade dessa função. Além de conhecimento técnico, a função de líder de um time exige muitas habilidades interpessoais.

É necessário também ressaltar que dentro de uma equipe existem muitas funções e habilidades diferentes. O gestor precisa ter experiência e conhecimento sobre a atuação do seu time, mas isso não significa que ele sabe realizar todas as atividades.

Quando o gestor não conhece bem o trabalho de um colaborador, por exemplo, é preciso que ele estude um pouco mais, até mesmo para entender a dimensão e o esforço necessário para realizar cada atividade. Isso mostra empatia e facilita o relacionamento com o profissional.

Quando um novo papel é assumido ou o time abraça uma demanda nova, é importante fazer um plano de aprendizado para desenvolver seu conhecimento e garantir o sucesso. Neste sentido, procure livros, vídeos e acompanhe perfis nas redes sociais voltados para o novo tema sobre o qual você precisa desenvolver habilidades.

5. Mediar conflitos

A mediação de conflitos é uma função muito importante para o gestor e igualmente desafiadora. Seja internamente, seja com outras equipes ou com outras posições hierárquicas dentro da empresa, conflitos sempre surgem para líderes de equipe.

Arbitrar uma disputa é uma tarefa complexa e pode gerar mais conflitos, independentemente da resolução. Se os conflitos acontecem por questões pessoais, seja franco e converse com as partes envolvidas, indicando soluções para resolver o problema. Caso seja necessária uma intervenção maior, procure apoio com o seu próprio líder ou com o RH, por exemplo.

Já se os conflitos envolvem outros times, converse com esses gestores e busquem uma solução em conjunto, que gere o melhor resultado para a empresa.

6. Realizar feedbacks e conversas difíceis

Ter conversas difíceis é uma necessidade para o papel do gestor, mesmo que ele prefira evitar. Como manter esses diálogos para gerar resultados positivos?

Os feedbacks, por exemplo, são ferramentas importantes para alinhar o desempenho do time e, individualmente, de cada colaborador. Eles devem ser periódicos e, mais importante, não devem ser feitos apenas para apontar problemas.

Se o desempenho do funcionário foi excelente no período, o feedback não deve ser deixado de lado. É importante que ele ouça esse reconhecimento e, portanto, entenda que está no caminho certo com suas realizações e entregas.

Se a situação exigir uma conversa mais difícil, para apresentar problemas no desempenho e necessidade de mudança, o gestor precisa apresentar a questão e mostrar que está ali para apoiar e ajudar nesse processo de melhoria. Portanto, é importante que o líder seja propositivo.

7. Dispensar colaboradores

Dispensar colaboradores sempre é um tópico delicado. Existem muitos fatores envolvidos e, mesmo que o gestor tenha buscado antes outras maneiras de resolver o problema, essa pode ser a alternativa final.

Não importa o que você tenha feito para evitar esta situação, este sempre será um momento difícil, afinal é uma responsabilidade nada confortável.

Procure o apoio do RH para conduzir esse processo da maneira mais respeitosa possível, para amenizar o impacto do desligamento tanto para o colaborador em si, como para o seu time.

O gestor de equipes remotas vivencia transformações constantes

Como podemos notar, o trabalho do gestor de equipes remotas possui muitas nuances e está sempre se transformando, vencendo desafios e precisando lidar com novos.

A produtividade do time é cobrada do gestor e, com o time trabalhando de maneira remota, é mais difícil acompanhar de perto. Quer saber como ter mais informações e incentivar a produtividade do seu time mais acertadamente? Conheça o fSense!

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Mais home office: 74% das financeiras pretendem aumentar o foco no trabalho remoto | fSense

Mais home office: 74% das financeiras pretendem aumentar o foco no trabalho remoto

Mesmo antes da pandemia de Covid-19, o home office estava numa crescente. A médio prazo, isso já exigia que as empresas dos mais diversos setores se organizassem para a transição do presencial para o modelo remoto e descentralizado.

No entanto, a nova situação enfrentada pelo mundo devido ao novo coronavírus exigiu uma atitude muito mais rápida, de um dia para o outro, praticamente.

Com a aplicação às pressas, muitas empresas perceberam que o modelo remoto também é muito interessante para os negócios.

Saiba mais: Por que o home office veio para ficar?

No mercado financeiro, por exemplo, um dos setores que tem se destacado na transformação digital em todo o mundo, 74% das empresas pretendem colocar parte dos seus colaboradores atuando de home office de maneira permanente. É o que indica uma pesquisa da consultoria Gartner.

A Gartner é uma empresa de consultoria e pesquisa focada em tecnologia e uma das principais referências em inovação e tendências do mercado.

A porcentagem da força de trabalho atuando home office pode variar. Veja só os resultados da pesquisa:

Porcentagem da força de trabalho que continuará atuando de home office após a pandemia | fSense

Quer ver mais dados? Baixe o infográfico “Home Office em números”.

Com o home office se consolidando e se tornando um modelo tão usual quanto o presencial, a questão agora é ressignificar o que entendemos como trabalho remoto.

Como repensar o home office?

Reimaginar o trabalho remoto envolve repensar as interações cotidianas no trabalho. Seja com clientes, fornecedores ou colegas de trabalho, a relação muda. Por isso, é preciso estar aberto para mudar a sua rotina de trabalho como um todo.

Muitas vezes, isso pode significar o ajuste no fluxo de trabalho e na comunicação. Outras vezes, significa reorganizar completamente a maneira de trabalhar.

Portanto, para nos adaptarmos a uma nova realidade de trabalho, é preciso considerar que as coisas não vão voltar a ser como eram. Com o home office como “novo normal” definitivo para muitos profissionais, é preciso inovar e encarar com uma perspectiva positiva.

O apoio que você precisa para acompanhar a produtividade do seu time

É necessário se adaptar à nova rotina! E para tornar alguns processos ainda mais fáceis e rápidos, a plataforma do fSense é sua melhor escolha para apoiar na gestão!

Com a plataforma, você mensura a produtividade do seu time home office, faz acompanhamento em tempo real, tudo em um dashboard prático e dinâmico. Além disso, conta com muito mais informações e dados para embasar os feedbacks para o seu time.

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Metodologias ágeis: 5 práticas para apoiar a gestão de equipes remotas

Metodologias ágeis: 5 práticas para apoiar a gestão de equipes remotas

Existem diversas maneiras de organizar a rotina de trabalho de um time. Já ouviu falar em metodologias ágeis?

Cada empresa ou equipe irá adequar sua rotina de acordo com as necessidades, a experiência de seus colaboradores e a área de atuação da empresa e da equipe. Seja presencial ou remoto, todo time pode agregar outras experiências para melhorar sua rotina de trabalho e produtividade.

É aí que entra a tendência das metodologias ágeis. Mais conhecida pelas equipes de desenvolvimento de software e de TI, já está sendo estudada e implementada também em outras áreas como RH, Marketing, Vendas e Financeiro.

Entenda melhor o que são as metodologias ágeis e cinco práticas que você pode aplicar no seu time. Continue a leitura!

LEIA MAIS: Home office após a pandemia: entenda porque essa modalidade veio para ficar

O que são as metodologias ágeis?

As metodologias ágeis são um conjunto de práticas utilizadas na gestão de projetos, principalmente na área de desenvolvimento de software, para garantir entregas contínuas e se adaptar melhor às mudanças que ocorrem pelo caminho.

Essas metodologias estruturam ciclos de trabalhos para garantir a entrega de funcionalidades e recursos novos. A ideia é focar em entregas rápidas e frequentes, sempre com uma restrição de tempo e um acompanhamento das entregas.

Trabalhando com equipes pequenas e com autogestão, o objetivo é controlar as demandas, dimensionar o esforço necessário dentro de cada ciclo de trabalho e garantir as entregas.

LEIA MAIS: Novo coronavírus – como evitar o burnout da sua equipe remota

No entanto, isso não significa que as metodologias ágeis geram ausência de disciplina, de documentação e planejamento. Todo o trabalho é acompanhado de perto e qualquer mudança no percurso pode ser adaptada. 

Alguns dos exemplos mais conhecidos são Extreme Programming XP, SCRUM, Kanban, Design Sprint e Lean Inception.

Essas metodologias podem ser utilizadas por times com atuação presencial na empresa, times alocados ou que trabalham no modelo home office.

5 dicas para colocar metodologias em prática na sua equipe

As metodologias ágeis possuem diferentes práticas para manter a sua rotina de trabalho com entregas contínuas. Aqui, separamos alguns conceitos bacanas para que qualquer time possa mudar a sua rotina de trabalho.

1. Sprint

As sprints são os ciclos de trabalho. Com uma restrição de tempo, as equipes que trabalham com as metodologias ágeis dimensionam todo o trabalho que será feito no período.

A partir do planejamento inicial e das demandas que surgem no processo, o time faz uma reunião para definir todas as atividades que serão realizadas e entregues na sprint.

O ciclo pode variar de período. Tradicionalmente, equipes de desenvolvimento fazem sprints de duas semanas de duração. Mas isso pode ser alterado de acordo com as necessidades do seu time. Se seus projetos possuem entregas mais robustas, aumente a duração da sprint. Se consiste em várias atividades menores, utilize um ciclo menor.

2. Daily

Uma daily é, resumidamente, uma reunião diária. Muitas equipes já trabalham começando o dia reunindo todos os colaboradores do projeto ou setor.

No entanto, nas metodologias ágeis, o foco é ter uma reunião breve e produtiva. Com sugestão de duração de 15 minutos, o time passa as atividades do dia anterior, o que será feito neste novo dia e se existe algum impedimento para a realização de alguma atividade.

A ideia é agilizar o trabalho, ter uma visão geral das ações do time no dia e buscar a resolução de qualquer empecilho.

3. Quadro Kanban

Um quadro Kanban é uma ferramenta para ajudar a visualizar e a controlar as tarefas realizadas. Pode existir um grande quadro para todo o time ou um para cada colaborador com suas demandas individuais. Pode ser tanto virtual, com plataformas onlines específicas ou planilhas, ou física, com quadros de parede ou lâminas impressas.

Dividido em colunas, normalmente é composto da seguinte forma:

  • A fazer: atividades que estão na fila para serem executadas pelo time;
  • Fazendo: tarefas que estão em andamento;
  • Impedimento: demandas que estão com algum empecilho para serem executadas ou finalizadas;
  • Finalizado: atividades que foram concluídas.

4. Review ou revisão

Review (ou revisão) é a reunião para encerrar o ciclo da sprint. É o momento para confirmar as entregas realizadas, verificar se ainda há tarefas em impedimento e o que é preciso para resolvê-las.

Tudo isso para finalizar o ciclo da sprint e, assim, iniciar o próximo.

5. Backlog

O backlog é a lista de trabalhos a fazer. É como se fosse uma lista de serviços acumulados.

Sempre que uma nova demanda chega, entra primeiro para o backlog primeiro. 

A partir das demandas existentes no backlog, é que serão definidas as prioridades da sprint. Essa lista é o que define todas as ações para garantir as entregas do seu time e a priorização deve ser feita pelo gestor.

Continue acompanhando o fSense!

Gostou das nossas dicas? As práticas das metodologias ágeis podem trazer grandes insights para o trabalho do seu time e melhorar a produtividade!

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LEIA MAIS: Legislação home office – como preparar a sua empresa para esse modelo de trabalho

Cultura de feedback: home office também pode se beneficiar dessa mindset!

Cultura de feedback: home office também pode se beneficiar dessa mindset!

Com a pandemia do coronavírus, muitas empresas estão oferecendo a possibilidade do trabalho a distância. E, por isso, nesse momento é essencial ter tato e um cuidado maior na hora de manter a comunicação alinhada entre gestores e equipe. Neste post vamos falar todos os benefícios da cultura de feedback nas empresas e como a sua equipe pode ser beneficiada com essa prática, mesmo executando trabalho remoto. Continue a leitura com a gente!

O que é cultura de feedback?

É uma prática devolutiva ou de retorno feita para que o profissional de uma equipe saiba como está sendo seu desempenho de ações, sendo ele positivo ou negativo, relacionado ao seu cargo.

Muitos gestores fazem o feedback para cumprirem protocolo e burocracias da empresa, e acabam não enxergando a prática como uma possibilidade de desenvolvimento da equipe e criação de um ambiente de trabalho mais transparente

Isso pode resultar em um descontentamento dos colaboradores e até uma impressão de que a empresa não valoriza o seu time.

O ideal é que o feedback seja contínuo, para que a experiência seja mais efetiva e para que a cultura se estabeleça na sua empresa. Muitas companhias fazem ciclos anuais e acabam perdendo o timing de questões pontuais que poderiam ter sido destacadas no passado, por exemplo.

LEIA TAMBÉM: Comunicação no home office: entenda como melhorar o contato com equipes remotas

Vantagens do feedback

Antes de entender como você pode aplicar a cultura de feedback na sua empresa, é importante ressaltar as vantagens de aderir à essa prática. Afinal, feito de maneira correta, ele é essencial para o sucesso, pois pode garantir que os seus colaboradores caminhem na mesma direção que a sua empresa.

Veja só porque é importante fomentar uma cultura de feedback:

Transparência

A transparência é um dos fatores mais positivos na aplicação da cultura de feedback com a sua equipe. Ela tem capacidade de eliminar ruídos indiretos entre colaboradores e ainda pode excluir aquele sentimento de perseguição ou exclusão de um dos funcionários em relação ao restante da equipe.

Colaboração

O processo tem como objetivo desenvolver profissionalmente cada colaborador e, assim, o desenvolvimento de toda a empresa. É uma via de mão dupla que leva benefícios para todos os envolvidos.

Expressão

O feedback é uma forma de expressar pensamentos. Nele também se abrem as portas para que o diálogo seja inserido e o trabalho flua de maneira mais leve e sem ressentimentos ou opiniões bloqueadas etc.

Desenvolvimento

O seu colaborador precisa sentir e saber o que acontece ao seu redor. Quando a empresa transmite os sinais para que ele possa crescer e se desenvolver como profissional, ele entende como tudo funciona, o que pode melhorar, mudar, como pode evoluir dali pra frente.

Reconhecimento = Motivação

A desmotivação dos seus funcionários pode ser resultado de um trabalho não reconhecido. Se o profissional entende que seu esforço foi reconhecido dentro da empresa, ele trabalha mais motivado, satisfeito, produtivo e pronto para se esforçar cada vez mais.

Direcionamento

O direcionamento pode ser construído através de um plano de ação e concordado entre gestor e colaborador para superar o que foi apontado como negativo. O processo estimula o aperfeiçoamento do colaborador e para que ele não fique com a impressão de que será desligado ou que sofrerá alguma punição.

Quais os tipos de feedback?

Agora que você já entendeu melhor o que é e como ele é vantajoso para sua empresa, saiba quais os tipos e quais finalidades cada um possui.

De desenvolvimento

Foco no funcionário! Serve para acompanhar o dia a dia e também o desenvolvimento do seu colaborador. O principal foco é fazer com que o funcionário reflita suas atitudes e prepare-se para tomar as ações necessárias, conforme o esperado pela empresa.

De correção

Se algo aconteceu de forma que não deveria, este é o feedback que deve ser aplicado. Ele deve ser feito pelo gestor e tem como objetivo apontar os erros cometidos e apresentar uma sugestão de melhoria logo em seguida.

De reconhecimento

Nesse tipo de feedback, o gestor deve reconhecer quando o colaborador atua de forma adequada ou supera as expectativas da empresa em relação ao seu trabalho.

Como implantar a cultura de feedback no home office

Com o crescimento de casos do novo coronavírus no Brasil, muitas empresas adotaram o modelo de trabalho home office com o objetivo de diminuir a propagação do vírus. 

Segundo pesquisa de 2018 feita pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividade, cerca de 32,5% da população economicamente ativa já trabalhava de forma remota. E os números só aumentam com o atual cenário!

LEIA MAIS: Home office após a pandemia: entenda porque essa modalidade veio para ficar

Além de todos os desafios que o home office traz, os líderes de equipes também podem apresentar dificuldade na hora de executarem o feedback com a sua equipe a distância. 

Veja como amenizar essas barreiras e aplicar o feedback no home office.

Faça uma comunicação clara e alinhada

Apesar de ser uma excelente alternativa para os tempos atuais, o home office exige uma atenção redobrada na comunicação entre gestores e equipe, para que ela não seja prejudicada pela distância.

Afinal, o diálogo é uma ferramenta muito importante para que líderes e liderados mantenham um bom relacionamento, possam trocar ideias e tenham espaço para darem suas opiniões e sugestões e, consequentemente, construírem um ambiente de trabalho mais saudável.

E, para implantar a cultura de feedback no home office, a comunicação clara é fundamental antes, durante e depois desse processo. 

Seja empático e escute seus colaboradores

Tenha bastante atenção na hora de realizar o feedback. Garanta que seu colaborador se sinta confortável e que não tenha receios de ser humilhado ou que veja o feedback como um “puxão de orelha”. Fale de maneira compreensiva, escute o que ele tem a dizer e entenda seu ponto de vista. Isso dará mais confiança para que seu colaborador também escute o que você tem a dizer e para que o feedback continue de maneira mais leve e produtiva.

Lembre-se de destacar os pontos positivos 

Para deixar seu colaborador mais à vontade, dê um feedback positivo logo no início. Elogie seu trabalho, se assim merecer, e mostre um pequeno reconhecimento naquele momento, com suas palavras. Também é importante terminar a reunião com um elogio! Demonstre confiança e o quanto você e a empresa acreditam que ele é capaz de melhorar ainda mais.

Haja com clareza

Sempre pergunte se o seu colaborador entendeu os pontos abordados e explique novamente, se for preciso. Seja específico ao dar sugestões de melhoria, assim você evita desentendimento ou ambiguidade na hora de passar essas questões. Então, sempre analise se você está agindo com clareza e sem deixar dúvidas ou interpretações equivocadas.

Fique atento à linguagem

Há mil e uma maneiras de dizer alguma coisa a alguém, não é mesmo? Para o feedback no home office, é fundamental que você tenha tato ao dizer o que você precisa na reunião.

Se for um feedback negativo, por exemplo, é importante ressaltar os pontos que devem ser melhorados e fazer com que o funcionário entenda que ele é capaz de melhorar dali pra frente. Se possível, lembre-se sempre de agradecer algo de bom que o colaborador tenha feito e aponte suas qualidades, somente após isso, mostre os pontos que podem ser melhorados.

Seja propositivo

Com certeza você quer que seu time melhore ainda mais. Por isso, quando estiver realizando um feedback negativo, apresente soluções.

É importante que seu colaborador veja que você está ao seu lado e irá ajudá-lo a melhorar ainda mais o seu rendimento.

Saiba também como receber feedbacks

Tão importante quanto saber passar um feedback adequadamente ao seu colaborador, é saber aceitá-lo. Por isso, caso você receba um retorno que seja negativo, ouça, entenda e mostre que está disposto a melhorar também o seu trabalho de gestão.

É muito importante tomar esse processo positivamente, não tornar uma questão ou problema pessoal e construir juntos um trabalho mais agradável e produtivo.

Novos desafios e produtividade do seu time no home office

O feedback, junto com todos os processos que envolvem o home office, se tornou um novo desafio tanto para colaboradores quanto para gestores e líderes. O ideal é que as empresas repensem a forma de investir em tecnologias que melhorem a comunicação interna e até a produtividade e o engajamento de todo o time. 

É necessário se adaptar à nova rotina! 

E para tornar alguns processos ainda mais fáceis e rápidos, a plataforma do fSense é sua melhor escolha!

Você mensura a produtividade do seu time home office, faz acompanhamento em tempo real, tudo em um dashboard prático e dinâmico. Além disso, conta com muito mais informações e dados para embasar os feedbacks para o seu time.

A boa notícia é que você pode fazer o teste da plataforma grátis por 14 dias, em até 10 computadores.

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Legislação home office: entenda as regras trabalhistas para preparar a sua empresa | fSense

Legislação home office: como preparar a sua empresa para esse modelo de trabalho

Colocar suas equipes para trabalhar no modelo home office foi uma solução às pressas que diversas empresas tiveram que aderir, devido ao cenário de pandemia do novo coronavírus. Isso está provocando grandes mudanças nas organizações: no modelo de gestão, na produtividade, na rotina do dia a dia de trabalho… Mas e a legislação home office? Existem especificidades que a sua empresa precisa se atentar?

Esse novo cenário está trazendo diversas dúvidas. E é preciso se preparar, já que a tendência é a consolidação do home office – vai se tornar tão comum quanto um trabalho presencial. Neste artigo, vamos falar um pouco sobre as principais regras trabalhistas relacionadas ao trabalho remoto e que sua empresa deve fazer. Confira só!

Baixe agora: Infográfico – Home Office Em Números. Entenda como empresas e colaboradores estão vendo este cenário.

Legislação home office: nova lei trabalhista já previa mudanças

Quando a nova legislação trabalhista foi criada – Lei nº 13.467/2017 – o teletrabalho (como também é chamado o home office ou trabalho remoto) foi regulamentado. Com isso, as principais mudanças consideram o controle do trabalho e a formalização dos recursos para exercer as atividades.

Controle por trabalho, não mais pelo horário

Para o trabalhador que está atuando no modelo home office, a legislação prevê que o controle seja feito por tarefas ou atividades. Não é necessário fazer a marcação de ponto.

Mas isso não significa que não pode ser feita a controle de horário. É importante que a forma como o controle será feito esteja previsto em contrato, mostrando o acordo entre as partes.

Muitas empresas também utilizam o registro de ponto para continuar acompanhando a rotina, obedecer os períodos de intervalo do colaborador e fazer o controle de horas extras ou banco de horas. 

Recursos do colaborador para realizar o trabalho

A nova legislação também prevê que todos os recursos de trabalho devem ser formalizados no contrato. É preciso especificar equipamentos, custos de energia elétrica e de internet, por exemplo.

Com a descrição desses recursos no contrato, fica explicitado como o empregador deve atender a essas necessidades para a execução do trabalho. 

Leia mais: 8 problemas trabalhistas mais comuns e como evitá-los na empresa

Como fazer a alteração do trabalho presencial para o home office?

Nesse cenário de pandemia, muitas empresas tiveram que se adaptar e muitos colaboradores começaram a trabalhar no modelo home office, ainda sem previsão de duração ou de retorno. Assim, muitas empresas não formalizaram no contrato essa mudança.

Mas o que é preciso fazer? O primeiro passo é fazer um aditivo contratual.

Nesse documento, é possível alterar as cláusulas existentes no contrato de trabalho e explicitar as mudanças realizadas. É importante pontuar elementos como:

É importante também adicionar orientações para esse novo cenário e também a Política de Home Office estabelecida pela sua empresa.

Leia mais: Qual é a importância do compliance para a segurança da informação?

Acompanhe a produtividade do seu time home office

Com o modelo home office, o acompanhamento da produtividade de uma equipe fica mais complexo para o gestor. No seu aditivo de contrato, não se esqueça de adicionar uma cláusula sobre o monitoramento das atividades.

O fSense é uma ferramenta muito útil para acompanhar a produtividade do seu time e oferecer informações em tempo real para a tomada de decisões. Assim fica mais fácil identificar os gaps e trabalhar com seu time para alcançar melhores resultados. 

Quer começar a usar o fSense? O teste é gratuito por 14 dias, com instalação em até 10 máquinas. Faça o seu cadastro agora!

Comunicação no home office: entenda como melhorar o contato com equipes remotas | fSense

Comunicação no home office: entenda como melhorar o contato com equipes remotas

Trabalhar de maneira remota gera diversos novos desafios no contato com o time. O papel do gestor, neste cenário, é encontrar maneiras de amenizar as distâncias e fomentar a interação. Mas o que fazer na prática para melhorar a comunicação no home office?

Neste artigo, vamos explicar sobre quais as abordagens de comunicação seu time precisa ter, quais ferramentas são mais adequadas para cada momento e como acompanhar a produtividade dos seus colaboradores. Continue a leitura!

LEIA MAIS: Home office após a pandemia: entenda porque essa modalidade veio para ficar

Como melhorar a comunicação no home office?

Mesmo com a tecnologia facilitando nosso dia a dia, com diversas ferramentas para troca de mensagens e plataformas para realizar videoconferências, é preciso trabalhar muito bem o tom, o momento e o fator humano na comunicação com o seu time home office.

Com uma cultura de trabalho remoto, o papel do gestor também muda. O contato presencial facilita a comunicação rápida e facilita a resolução de tarefas. O home office torna esse processo descentralizado, o que pode ser bastante desafiador. 

De forma geral, é preciso entender que a comunicação não precisa acontecer com o contato constante. Cada colaborador possui demandas diferentes e faz a gestão do seu próprio trabalho no home office. Como gestor, é preciso dosar e saber como atuar com a comunicação síncrona e a comunicação assíncrona para que a produtividade do time seja boa.

Comunicação síncrona

Basicamente, a comunicação síncrona é quando duas ou mais pessoas estão conversando ao mesmo tempo, simultaneamente. No home office, isso acontece durante uma ligação por telefone, videochamada e até alguns momentos durante a troca de mensagens.

E qual é o momento para usar a comunicação síncrona? Quando o assunto é mais urgente e precisa de uma resposta rápida. Ou, ainda, quando são assuntos mais complexos e detalhados. A conversa em tempo real agiliza as definições, distribuições de tarefas e/ou tomada de decisões.

Nestes casos, agende reuniões por videoconferência, ligações por telefone ou por apps que possuem essas funcionalidades. Para isso, você pode recorrer a uma comunicação assíncrona para avisar do horário. 

Comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona, portanto, é oposto: quando as pessoas participantes não se falam simultaneamente, a conversa não acontece no mesmo espaço-tempo. Você envia uma mensagem e é preciso esperar uma resposta.

E quando é ideal utilizar a comunicação assíncrona? Esse recurso é ideal para quando você precisa fazer uma solicitação, questionar uma informação, fazer um informe ou alinhar um posicionamento que não seja tão urgente.

Para isso, as principais ferramentas de comunicação assíncrona são o email e os aplicativos de mensagem (como WhatsApp, Telegram, Skype, Slack, entre outros).

Normalmente, as respostas por aplicativos de mensagem são mais rápidas, considerando que as pessoas checam mais vezes durante o dia e têm um caráter mais informal. Já o email costuma demorar um pouco mais para receber respostas, já que é como um ambiente de comunicação mais formal. As pessoas pensam mais na construção do texto do email.

Bons hábitos para a comunicação no home office

Mesmo que a comunicação assíncrona não seja tão dependente do tempo, é preciso agilizar o processo. Por exemplo: ao enviar uma mensagem de texto, não envie somente uma saudação e não fique aguardando uma resposta para continuar a conversa.

“Bom dia, Eduardo. Tudo bem?”

Dessa forma, a conversa poderia demorar horas para ser concluída. Pode ser que a outra pessoa esteja disponível no mesmo momento e responda rapidamente. Ainda assim, é preferível ser ágil e direto!

“Bom dia, Eduardo. Tudo bem?
Podemos marcar a reunião para o kick-off do novo projeto para amanhã, quarta-feira, às 9h? Enviei o convite com o link da videoconferência por email.
Todo o pessoal já deu ok. Dê uma olhada e confirma pra mim se você vai conseguir participar, por favor.”

Veja só algumas outras dicas para melhorar a comunicação:

  • Procure fazer reuniões por videochamada rápidas no começo do dia para repassar quais atividades devem ser realizadas no dia. Verifique também se existem impedimentos e como você pode ajudar a resolvê-los.
  • Crie grupos de mensagem com todos os envolvidos. Assim, evita que uma mesma mensagem importante para o grupo seja repassada para diversas pessoas em conversas individuais.
  • Tenha ciência das atividades que cada profissional do seu time está desempenhando. Algumas exigem maior concentração e é importante que não sejam interrompidos. 
  • Converse com o seu time e faça feedbacks individuais construtivos. Busque trabalhar a inteligência emocional de todos para que a comunicação seja mais eficaz.
  • Marque momentos de descontração, como um café da tarde ou um happy hour, para que seu time também se comunique e fortaleça laços para além de assuntos específicos do trabalho.

LEIA MAIS: Novo coronavírus – como evitar o burnout da sua equipe remota

Como acompanhar a produtividade do seu time?

Com o trabalho remoto, acompanhar a produtividade do seu time fica mais complexa para o gestor. É por isso que uma ferramenta como o fSense é muito útil!

O fSense oferece diversos recursos para acompanhar o andamento das atividades e avaliar indicadores de produtividade.

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