Autor: Rhulian Marcus

O código de conduta empresarial é baseado na ética — palavra relacionada ao caráter e ao comportamento dos indivíduos. Assim, a ética profissional se refere a uma série de regras que dirigem a conduta dos colaboradores no exercício da sua função.

Os princípios que vão nortear as ações dos funcionários vão depender bastante de cada segmento, grupo profissional e modelo de negócios. Por isso, nem sempre é tão fácil construir um código de conduta e ética.

Pensando nisso, preparamos este post para ajudá-lo nessa tarefa, mostrando um passo a passo para você criar esse documento tão importante para o compliance empresarial. Confira!

Por que criar um código de conduta empresarial?

Primeiro, é importante que você esteja ciente do valor que um código de conduta tem para o seu negócio e para a carreira dos seus colaboradores.

Ajuda no compliance empresarial

O compliance tem sido tema constante na esfera corporativa. Afinal, agir em conformidade com a legislação vigente não só protege a companhia contra problemas com a Justiça, mas também fortalece a marca e garante vantagem competitiva no mercado.

Nesse cenário, um código de conduta empresarial bem construído e difundido entre os colaboradores certamente vai contribuir para que todos ajam em harmonia com as leis e que medidas punitivas sejam tomadas em casos de desvios de conduta.

Melhora o clima organizacional

Sem dúvidas, trabalhar em um local onde há a certeza de que todos estão comprometidos com o respeito mútuo, com a honestidade e com o cumprimento das leis é fundamental para estimular a harmonia no ambiente de trabalho. Isso gera um clima organizacional de maior tranquilidade e confiança entre as equipes e a liderança.

Contribui para o desenvolvimento pessoal e profissional

O código de conduta empresarial impacta mais do que o comportamento dos colaboradores, pois afeta também a consciência. Afinal, os funcionários passam a maior parte do dia no local de trabalho. Com isso, são treinados a agir de acordo com as regras e princípios éticos — um saber que levam para a vida pessoal e profissional.

Fortalece a imagem da empresa

Uma empresa que cumpre a lei e preza pelas boas práticas sai na frente no mercado, pois protege o nome contra escândalos e problemas do gênero. Quanto mais forte for o setor de compliance na companhia, mais vantagem competitiva ela tem no segmento, pois se torna confiável no seu relacionamento com parceiros, fornecedores e órgãos do governo.

Mas como colocar seu código de conduta empresarial em vigor? Confira o seguinte passo a passo!

Como criar um código de conduta?

A implementação de um código de ética e conduta deve partir da alta gestão, pois a ética engloba aspectos que vão além do que consta nos registros legais.

Assim, o próprio pensamento ético já deve preceder a elaboração de um documento escrito. Dessa forma, o código de conduta é fruto de um longo processo de reflexão e estudo que permeia questões internas e externas à organização.

1. Analise a legislação vigente para seu setor

As leis já definem boa parte do que é permitido ou não em termos de procedimentos e comportamentos em cada ramo de atividade. Além da Constituição, do Código Civil e do Código de Defesa do Consumidor, busque normas regulamentadoras, portarias normativas, diretrizes e outros dispositivos legais específicos da sua área de atuação.

Obviamente, sua empresa já segue essas normas, mas agora é o momento de oficializar as diretrizes internas da companhia em conformidade com as leis, definindo as condutas pertinentes a cada cargo, função e setor.

Isso está diretamente ligado ao compliance e não se restringe ao relacionamento da empresa com agentes do governo ou com parceiros e clientes. Também engloba leis que dão base aos direitos e deveres dos trabalhadores, que regem o relacionamento entre os profissionais e que expressam o comprometimento da empresa com sua responsabilidade socioambiental.

2. Faça um brainstorming com a empresa

Agora é a hora de fazer um brainstorming, ou seja, explorar todas as possibilidades e identificar valores éticos mais importantes para o seu segmento e modelo de negócio. Esses valores estão intimamente ligados a comportamentos, atitudes e sentimentos que permeiam o relacionamento entre as pessoas e entidades. Veja alguns exemplos:

• respeito: dignidade, privacidade, tolerância, educação, cortesia, reconhecimento, respeito às diferenças;
• cidadania: cumprimento das leis, senso de pertencimento e de comunidade, proteção aos recursos naturais;
• credibilidade: lealdade, confiança, honestidade, integridade, idoneidade.

Enquanto a primeira etapa engloba questões mais técnicas, note que aqui são elencados fatores humanos, pois estão relacionados à ética. Você poderá enriquecer esse brainstorming ao entrevistar colaboradores e gestores de diferentes áreas da empresa, para detectar desvios de conduta e questões éticas mais comuns — esses problemas deverão ser registados no documento final. Feito esse levantamento, ficará mais fácil passar para a próxima etapa.

3. Organize as informações e documente as regras

Agora é hora de elaborar o documento em si. Para cada lei e valores elencados, defina de dois a quatro comportamentos esperados, indesejados ou que ofereçam riscos para o compliance empresarial. A ideia é associar essas condutas a situações concretas da rotina de trabalho na empresa. É importante que o texto seja de fácil compreensão, sem ambiguidades e que reflita os valores éticos e a missão da companhia.

Antes de passar para o próximo passo, é recomendável fazer uma revisão e coletar feedbacks com os colaboradores, a fim de ter certeza de que o código de conduta está adequado à realidade da empresa.

4. Divulgue e mantenha a comunicação

Dissemine o código de conduta por toda a empresa e certifique-se de que todos têm conhecimento do conteúdo. Isso inclui não somente os colaboradores, mas também parceiros, fornecedores, investidores, clientes etc.

O material pode ser publicado em forma de brochura. Mas também faça bom uso de outras ferramentas de comunicação interna, como e-mail, site corporativo, redes sociais etc. Tomando ciência do código, todos os colaboradores deverão assinar o protocolo de recebimento, comprometendo-se em aplicar as normas ali elencadas.

5. Monitore os efeitos do código

Ainda não terminou. É preciso acompanhar a infiltração do código na empresa. Para isso, muitas companhias implementam um comitê de ética, de modo a garantir que as diretrizes são cumpridas. A função desse comitê é:

• difundir os princípios éticos e as diretrizes do código de conduta empresarial;
• esclarecer dúvidas;
• coletar, dar feedbacks e analisar sugestões de aperfeiçoamento do documento;
• monitorar canais de denúncias;
• investigar denúncias de desvios de conduta e violações;
• aplicar punições;
• mediar conflitos.

O código de conduta empresarial deve ser um instrumento em constante construção, uma vez que a sociedade e a legislação estão sempre evoluindo — o que exige de colaboradores e gestores novas posturas diante de situações antes desconhecidas. No entanto, é uma estratégia necessária para toda empresa que deseja crescer de forma sustentável.

Como vimos, o código de conduta empresarial e o compliance andam de mãos dadas. Então, que tal conferir nosso post sobre as melhores práticas de programa de compliance?

Independentemente do porte, toda empresa precisa gerenciar um grande volume de registros — desde contratos até boletos de pagamento. Por isso, é necessário elaborar um método e utilizar ferramentas adequadas para realizar o controle de todo esse material — e é exatamente essa a função da gestão de documentos. Trata-se de um conjunto de procedimentos de organização que visam a coleta, o armazenamento e o monitoramento seguro e inteligente de toda a documentação da empresa.

Mas quais os benefícios da gestão de documentos e como ela pode ser implementada de forma eficiente? Você terá essas respostas ao longo deste artigo. Continue a leitura!

Quais os benefícios da gestão de documentos?

O gerenciamento inteligente dos registros corporativos traz vantagens tanto operacionais como estratégicas. Confira!

Reduz custos

Controlar a diversidade de documentos que circulam na empresa é um trabalho que demanda muitos recursos. Esses gastos estão relacionados ao armazenamento, à emissão, à impressão e ao envio de arquivos. Quando não há um controle eficiente, o resultado são custos adicionais em virtude de perdas, falhas e retrabalhos.

Com o planejamento adequado, a empresa consegue prever o número de cópias exatas para impressão, armazenar seus documentos de modo organizado e otimizado e contribuir para que os registros estejam sempre disponíveis para seus colaboradores — o que também economiza tempo.

Aprimora a qualidade e a eficiência operacional

Certamente, possuir registros prontamente acessíveis e organizados de modo inteligente garante que os profissionais tenham acesso ao material de que precisam para cumprir suas tarefas com mais agilidade, ou seja, maior eficiência operacional para a sua equipe.

Além disso, documentos danificados pela má conservação ou manipulação inadequada podem trazer prejuízos ao negócio e até comprometer seu relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores.

Diminui o volume de registros

Quanto maior a empresa, maior será o volume de dados com os quais ela terá de lidar — e isso também eleva os custos de armazenamento e controle. A gestão de documentos, por sua vez, ajuda a eliminar arquivos duplicados, redundantes e obsoletos. Esse filtro reduz significativamente a quantidade de material a ser gerenciado, economizando tempo e espaço de armazenamento.

Ajuda no compliance empresarial

Os documentos precisam ser indexados e armazenados, pois têm um alto valor jurídico — são garantias. Eles têm a função de validar acordos e atender a exigências legais. Por esse motivo, a gestão de documentos contribui para o compliance empresarial.

Até mesmo os arquivos digitais precisam seguir normas definidas pelo poder público para manter a segurança jurídica. Assim, o gerenciamento inteligente e eficiente de registros se torna uma importante ferramenta de compliance.

Como fazer a gestão de documentos?

Diante de todos esses benefícios, é preciso entender como funciona a prática da gestão de documentos. Vamos dar um passo a passo de como você pode implementar essa estratégia na sua empresa.

Separe um espaço dedicado aos documentos

A primeira etapa é separar um local específico e adequado para armazenar os documentos. Muitas companhias distribuem os registros em salas, armários e pastas — localizados em diferentes setores da empresa. Essa descentralização física reduz drasticamente a capacidade de gerenciamento. Por isso, estruture um setor específico para arquivar os documentos. A fim de aprimorar o controle, o espaço pode ser divido em corredores e prateleiras.

Categorize os documentos

Com um ambiente dedicado para isso, agrupe os documentos de acordo com regras predefinidas. Eles podem ser segmentados por clientes, assuntos, períodos, tipos ou qualquer outra classificação que facilite o armazenamento e a busca. É possível também utilizar um sistema de código de barras e etiquetas que ajudem na identificação e organização dos papéis.

Se os arquivos forem digitalizados, o mesmo princípio se aplica. Eles podem ser separados em pastas e subpastas, como forma de categorização. É importante padronizar a nomenclatura e aplicar tags nos documentos, para facilitar a busca. Lembre-se também de manter um backup dos arquivo — prática essencial para evitar prejuízos.

Defina os responsáveis pelo controle

Não se esqueça de selecionar um profissional para responsabilizar-se pela gestão dos documentos. Isso vai garantir que a tarefa siga um padrão mais bem definido e evitará extravios e perdas.

Digitalize documentos

Tendo em vista a facilidade, o baixo custo e a agilidade, inerentes ao formato eletrônico, o poder público cada vez mais tem lançado mão de arquivos digitais para se relacionar com pessoas físicas e jurídicas. Um grande exemplo é o projeto SPED, que utiliza registros eletrônicos para as empresas enviarem dados fiscais e contábeis à Receita Federal.

Da mesma forma, as organizações também podem tirar proveito desse recurso e digitalizar documentos que permitam uma certificação digital, assegurando validade jurídica aos registros eletrônicos. Eles economizam espaço físico, são facilmente indexáveis e possuem um gerenciamento mais prático.

Dê atenção à temporalidade

Embora sejam registros muito importantes, os documentos não serão guardados para sempre — ou seja, eles têm seu valor dentro de um limite de tempo. Manter um arquivo armazenado desnecessariamente pode aumentar de modo considerável o volume de documentos e dificultar ainda mais o gerenciamento.

Essa temporalidade pode variar segundo o tipo e a validade do documento. Para garantir uma gestão eficiente, a empresa pode definir uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Esse registro é um controle que estipula o prazo de permanência para cada arquivo. As empresas devem avaliar a importância e a relevância de todo documento, para especificar sua vida útil.

A partir daí os profissionais responsáveis poderão cuidar da integridade e do descarte das informações, conforme sua utilidade para a companhia. Note que essa deve ser uma gestão muito bem refinada. Afinal, desfazer-se de um registro que será necessário futuramente pode trazer um grande prejuízo ao negócio.

Faça bom uso da tecnologia

A tecnologia facilita as atividades de profissionais dos mais diversos ramos de atuação — e não seria diferente na gestão de documentos. O uso de aplicativos e sistemas de gestão, por exemplo, permite a automatização e a padronização de alguns processos relacionados ao controle dos registros, como:

• armazenamento e busca de arquivos digitais;
• rastreabilidade;
• indexação de documentos;
• restrição e controle de acesso;
• backups;
• compartilhamento de arquivos;
• emissão de relatórios gerenciais com base em indicadores de desempenho.

Isso torna sua empresa mais produtiva, pois é possível realizar mais tarefas em menor tempo — e com custos mais baixos.

Esperamos que essas dicas sejam úteis para você aprimorar a gestão de documentos na sua empresa. Gerenciar um negócio com sucesso sem manter a organização dos arquivos é praticamente impossível. Então, não negligencie as boas práticas e sempre busque ferramentas que possam otimizar as suas atividades.

Quer avançar ainda mais nos seus processos de gerenciamento? Então confira também nosso post sobre a importância da gestão transparente!

O mapeamento de processos é essencial para a gestão estratégica de uma empresa, pois permite entender como eles funcionam e se cumprem seus objetivos. Apenas conhecendo a fundo os procedimentos envolvidos na produção é que os gestores podem pensar em formas de otimizá-los.

Esse mapeamento é essencial para implementar novos projetos, bem como para melhorar aqueles já em andamento, pois a análise de cada atividade pode trazer insights valiosos para buscar aprimoramento. Essas informações ajudam, inclusive, na criação de produtos, serviços ou mesmo metodologias.

Neste post, vamos falar mais sobre o assunto, trazendo alguns dos principais benefícios e um passo a passo de como realizar o mapeamento de processos da empresa. Continue a leitura para saber mais!

Quais são os benefícios do mapeamento de processos?

Antes de saber como fazer o mapeamento de processos, cabe entender as vantagens da implementação na sua empresa. Afinal, um trabalho que vai envolver tantos colaboradores e mexer com a rotina da produção deve ser bem justificado. Veja, então, quais são os maiores benefícios proporcionados pela elaboração desse mapa:

Estruturação e otimização

Processos mapeados permitem entender e controlar melhor a produção. Assim, todas as etapas se tornam mais visíveis. É possível verificar quais fases são bem-sucedidas e quais precisam de melhorias, além de analisar a necessidade de se estender os processos ou a possibilidade de reduzi-los, tornando a cadeia produtiva mais ágil.

Formalização e padronização

Os mapas de processos não ficam acessíveis apenas para os gestores, mas para todos os envolvidos na produção. Desse modo, novos colaboradores podem se inteirar dos procedimentos de forma mais eficaz, pelo simples estudo do material. Além disso, a formalização dos processos em documentos traz mais segurança para o dia a dia, uma vez que, seguindo os passos à risca, dificilmente ocorrerão erros.

Essa padronização dos processos só é possível porque todos foram conhecidos a fundo, melhorados e formalizados.

Inovação

Novas possibilidades podem surgir de um mapeamento de processos, pois os gestores conhecem melhor o potencial da sua equipe e de sua linha produtiva. Dessa forma, além das inovações sobre o processo, com formas diferentes e mais eficientes de produzir algo, é possível que um insight traga um produto revolucionário para o segmento de mercado da sua empresa.

Como fazer o mapeamento de processos?

Mapear processos é um trabalho minucioso, que demanda um grande esforço, mas não é tarefa difícil. A empresa precisa definir um líder para esse projeto e uma equipe que o auxilie na tarefa. Em geral, as lideranças dos setores cumprem bem esse papel, pois conhecem bem as atividades nas quais estão envolvidos. Feito isso, é estabelecido um cronograma para o mapeamento, com prazos determinados para cada etapa.

A equipe constituída vai a campo para entender como são as rotinas da empresa. Para tanto, além da observação, são realizadas entrevistas e reuniões, aplicados questionários, coletadas evidências e analisados documentos e relatórios relacionados aos processos. Toda essa informação é trabalhada para que o mapa seja produzido.

Aqui, vamos explicar as etapas que, normalmente, compõem esse trabalho tão importante para toda companhia, pois visa o crescimento e a inovacão. Confira:

Defina os objetivos

Normalmente, a primeira reação a essa etapa é a de pensar que todo processo tem um objetivo. No entanto, existem atividades que são feitas há tanto tempo dentro de uma corporação que o objetivo se perdeu com o passar dos anos — ou não é muito claro. Caso não haja uma finalidade para determinado procedimento, ele deve ser descartado. Da mesma forma, se houver mais de um processo com o mesmo objetivo, elimine um deles — apenas o mais eficaz deve ser mantido.

Identifique as entradas

Entradas são todos os elementos modificados por um processo — e podem ser matérias-primas, dados, mercadorias prontas que serão alteradas, entre outros. Também chamadas de inputs, marcam o início do processo.

Determine as saídas

Denominadas no meio corporativo de outputs, as saídas são as entregas feitas no final do processo. Estão incluídos nessa categoria os produtos ou dados — os quais podem vir como relatórios, gráficos, contratos, etc. Assim como as entradas, todas as saídas precisam ser identificadas.

Aponte os componentes

Componente é tudo aquilo que interfere nas entradas para transformá-las em saídas. Assim, temos máquinas, metodologias, recursos humanos, ferramentas, etc. Todos precisam ser determinados para elaborar um mapeamento completo.

Especifique os clientes e fornecedores

Os clientes são todos aqueles que se beneficiam de um processo bem-sucedido, podendo ser internos ou externos. Além de identificá-los, é preciso especificar de que forma ocorre a interação com eles. Da mesma forma, os fornecedores podem ser internos e externos — são eles que provisionam as entradas para dar início ao processo.

Desenhe e formalize

O mapeamento do processo se materializa na forma de um fluxograma, que mostra todas as etapas com todos os detalhes relevantes — iniciando com as entradas e finalizando com as saídas. Esse documento permite a visualização global de como o negócio funciona e é extremamente útil para os tomadores de decisão. Um detalhamento maior deve ser dado em um documento chamado “Instruções de trabalho”. Assim, com essas duas peças, seu processo pode se dizer formalizado.

Gerencie

Por fim, há o gerenciamento. Quando todo o procedimento estiver desenhado, os gestores devem acompanhá-lo a fim de identificar falhas e gargalos, chances de otimização dos processos e de diminuição de etapas. Nesse sentido, é importante se manter próximo à equipe para analisar o cumprimento das diretrizes estabelecidas e, caso não ocorra, verificar o porquê de determinadas orientações não serem seguidas. De fato, pode ser algum ponto de melhoria.

O mapeamento de processos é importantíssimo para todas as empresas, pois traz muitos benefícios, otimizando a linha produtiva. Apesar de trabalhosa, a implantação é bastante simples e você sempre pode contar com seus gestores e lideranças para encabeçar a tarefa. O importante é não deixar para depois!

E na sua empresa atualmente? Existem processos mapeados? Os fluxogramas são conhecidos e seguidos por todos os colaboradores? Existe uma padronização nos processos ou você conta com o conhecimento de cada funcionário? Use os comentários deste post para compartilhar suas experiências e tirar suas dúvidas sobre o assunto!

Um dos maiores desafios relacionados à compliance é, sem dúvidas, cumprir com as leis trabalhistas. Por esse motivo, é comum encontrarmos corporações com problemas na Justiça do Trabalho.

Diante de uma vasta e complexa legislação nesse tema, é preciso tomar certos cuidados e primar pelo cumprimento de direitos básicos do trabalhador. Afinal, estamos lidando com um dos maiores patrimônios de uma empresa.

Para ajudá-lo a se manter em dia com a Justiça e com seus colaboradores, reunimos os 8 principais problemas trabalhistas. Continue com a leitura, informe-se e não cometa estes erros!

1. Cálculo incorreto das horas extras

Quase todo empreendimento precisa contar com o seu funcionário por um período além da jornada normal de trabalho. No entanto, é necessário que as horas extras sejam cumpridas de acordo com as determinações legais.

A CLT e a própria Constituição Federal possuem regras muito claras em relação a isso e, claro, elas precisam ser seguidas à risca. Com a Reforma Trabalhista aprovada em 2017, alguns aspectos foram alterados e, de modo geral, as empresas devem observar o seguinte:

• jornada de trabalho de 44 horas semanais e 8 horas diárias;
• possibilidade de realizar 2 horas extras por dia;
• o valor da hora extra trabalhada deve ser, no mínimo, 50% superior à hora normal;
• no caso de horas extras aos finais de semana, o valor é de 100% da hora normal;
• há a possibilidade de realizar acordo para banco de horas;

2. Danos morais

Apesar de haver uma relação de hierarquia entre empregador e empregado, esse relacionamento não pode se distanciar de regras básicas de respeito ao próximo. Esse é um problema comum e que, muitas vezes, se encerra no Tribunal.

Casos de revista pessoal vexatória, ameaças constantes de demissão, limitação do uso de pausas para banheiro e exposição indevida do funcionário são apenas alguns exemplos de situações que podem ensejar o direito de receber uma compensação por danos morais.

Por isso, é importante que a cultura organizacional seja pautada na ética e na dignidade do ser humano. Conscientize a sua equipe sobre isso, principalmente os líderes e figuras com posição de comando.

3. Erros na rescisão contratual

O terceiro problema trabalhista mais comum nas empresas brasileiras está relacionado à rescisão do contrato de trabalho. É preciso observar uma série de verbas e direitos que devem ser pagos com o fim da relação de emprego — mas muitos empresários os ignoram.

Seja por um erro de cálculo ou mesmo por má fé, esse tipo de desvio pode gerar uma discussão processual, causando à empresa o dever de pagar as verbas acrescidas de juros, multas e até danos morais.

Frisa-se, por exemplo, que a multa pelo pagamento incorreto é de 50% do valor total da rescisão. Ou seja, isso pode representar um grande prejuízo ao caixa do negócio.

4. Trabalhador sem registro

A informalidade é um dos problemas que o Governo mais se esforça para combater. Além de causar prejuízos aos cofres públicos, isso coloca o trabalhador em desvantagem, pois ele perde grande parte dos direitos conquistados ao longo dos anos.

Por isso, ter um funcionário sem registro é um erro grave e que deve ser evitado, visto que, cedo ou tarde, trará problemas ao negócio. O problema, considerado uma infração, pode gerar o pagamento retroativo de todos os direitos e autuação perante o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

5. Fraudes do cartão de ponto

Já ouviu falar em ponto preenchido com “horário britânico”? Esse é um problema ainda comum no universo corporativo e que desencadeia uma situação complicada durante os processos judiciais.

Em geral, quando o cartão de ponto do empregado é preenchido com horários exatos, como entrada às 12h e saída às 18h de maneira consecutiva, há uma presunção de que os dados não são verdadeiros.

A consequência prática disso é que esse cartão não servirá como prova para a empresa demostrar o cumprimento normal da jornada. Assim, no caso de discussão sobre horas extras, esse documento é considerado inválido.

6. Atrasos no pagamento do salário

A lei determina que o salário do trabalhador seja pago até o 5º dia útil do mês subsequente. Ocorre que essa regra nem sempre é seguida — e muitos gestores têm o hábito de retardar o pagamento para organizar melhor seu caixa.

Caso o seu negócio tenha esse costume, tome cuidado! O Ministério do Trabalho está sempre fiscalizando e você pode sofrer sérias sanções por descumprir a lei.

Mantenha suas finanças sempre em dia e evite atrasar o pagamento dos seus colaboradores. Lembre-se de que isso, além de evitar problemas com a Justiça, é uma demonstração de que a empresa valoriza o seu capital humano.

7. Registro do salário incorreto na carteira de trabalho

Outro erro, infelizmente, ainda comum nas empresas brasileiras é o registro incorreto do salário na carteira de trabalho.

Em resumo, alguns patrões possuem o hábito de registrar um valor inferior e, assim, recolher menos tributos do que o devido. No entanto, isso prejudica o funcionário, já que ele contribui abaixo do que deveria para o INSS e, portanto, terá direito a benefícios menores.

Quando esse tipo de fraude é descoberto, a Justiça costuma obrigar a retificação na carteira, o recolhimento de todos os tributos em atraso e, ainda, o pagamento das verbas devidas durante o período.

8. Não pagamento dos adicionais de insalubridade e periculosidade

Algumas empresas atuam em atividades que geram risco ao trabalhador. Nesse caso, a lei determina que o colaborador seja recompensado com o recebimento de um adicional ao seu salário.

Apesar de ser uma regra bem rígida, alguns empregadores a descumprem, alegando não existir qualquer risco no trabalho desempenhado. Muitas vezes, esses funcionários ficam anos sem desfrutar do direito e só acionam o Judiciário com o fim do contrato de trabalho, momento em que as empresas são obrigadas a pagar os valores em atraso.

Por isso, faça uma análise criteriosa dos riscos a que seus funcionários estão expostos, ofereça os equipamentos de segurança adequados e não deixe de cumprir com a lei.

Conseguiu anotar os principais problemas trabalhistas que a sua empresa precisa evitar? Além de manter uma boa relação com os seus empregados, assegurar uma boa imagem no mercado e evitar multas e ações judiciais, atuar em conformidade com a lei é uma decisão inteligente que permite um crescimento empresarial duradouro e consistente. Portanto, fique atento e não cometa esses deslizes!

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Diante da necessidade de aumentar a qualidade dos produtos e a eficiência empresarial, é comum que os gestores se perguntem como medir a produtividade de suas equipes. Afinal, “o que não é medido não é gerenciado”.

Não é exagero dizer que uma empresa só evolui quando consegue gerir adequadamente seus bens, incluindo o capital humano. Assegurar que seus funcionários estão atuando em sua máxima performance é o primeiro passo para um serviço rápido, eficiente e de qualidade.

Pensando nisso, preparamos um conteúdo com algumas dicas infalíveis para acompanhar e avaliar a produtividade de seus colaboradores. Continue com a leitura e veja como potencializar os resultados de seu negócio!

Conheça os desafios da gestão de produtividade

Antes das dicas, é importante compreender os desafios que um gestor tem para mensurar e estimular a produtividade na empresa. Conforme mencionamos, conquistar uma atuação consistente é uma necessidade real para sobreviver no mercado. Somente as empresas com um bom nível de produtividade conseguem se destacar e atender a todas as demandas.

No entanto, existem alguns desafios a serem superados e eles merecem sua atenção, como:

• falta de ferramentas e recursos adequados;
• problemas na escolha das métricas;
• dúvidas sobre os limites no monitoramento de funcionários.

Aprenda como medir a produtividade na empresa

Medir a produtividade é uma estratégia essencial para o sucesso de sua empresa — e alguns truques podem simplificar essa tarefa. Por isso, selecionamos as melhores práticas para se aplicar no cotidiano empresarial.

Se você tem interesse em aumentar seus resultados e conseguir uma equipe de excelência, não deixe de acompanhar os tópicos seguintes!

Conheça bem a sua equipe de trabalho

O primeiro passo para conquistar uma equipe produtiva é identificar o perfil de seus colaboradores. Cada indivíduo é único e possui habilidades e dificuldades a serem superadas.

Um bom gestor conhece todas as limitações e potenciais do seu grupo e deve aprender a lidar com esse tipo de situação. O ideal é que você participe do recrutamento e procure atrair talentos para a empresa e, claro, distribua as tarefas de acordo com as características de cada um deles.

Caso perceba alguma deficiência, é interessante investir em treinamentos e capacitações. Em geral, esse tipo de aperfeiçoamento pode minimizar erros e revelar grandes qualidades em sua equipe de trabalho.

Trace metas inteligentes

Pode até ser que você consiga algum resultado, mas é certo que sem metas bem definidas esse caminho será mais longo e complexo. Uma equipe que trabalha focada em objetivos é mais eficiente e motivada e, por isso, atende às demandas do mercado.

Assim, seja qual for o porte ou o segmento de atuação de sua empresa, é imprescindível definir boas metas de produtividade. Elas podem ser de curto prazo — como as metas diárias e semanais —, de médio prazo — como as metas mensais — e de longo prazo — metas trimestrais, semestrais e anuais.

A ideia é traçar objetivos que desafiem os funcionários, isto é, definir critérios que os faça sair da zona de conforto, mas que também sejam plausíveis. Metas impossíveis possuem um efeito contrário e podem minar a motivação dos colaboradores.

Defina os indicadores ideais para o seu negócio

Uma das premissas básicas de uma boa gestão de pessoas é o gerenciamento dos resultados por meio de métricas de desempenho. Como dito, é preciso medir e observar as ações para conseguir aperfeiçoá-las.

Para tanto, escolha indicadores que sejam coerentes com a área da empresa e consigam medir o alcance dos objetivos traçados. Em relação à produtividade, podemos citar alguns, como:

• número de leads gerados;
• número de vendas efetivadas;
• taxa de êxito por colaborador;
• quantidade de acidentes de trabalho;
• prazo mínimo para entrega do serviço.

Utilize boas ferramentas de produtividade

A tecnologia é sempre apontada como uma aliada no universo corporativo e um gestor inteligente deve estar por dentro dos recursos mais inovadores para implementá-los em seu cotidiano.

Existem ferramentas que simplificam o monitoramento dos funcionários e podem fornecer importantes dados sobre gargalos de produtividade e, principalmente, as razões para queda no nível do trabalho.

O fSense, por exemplo, apresenta um excelente retorno. Fácil de ser instalado e manuseado, ele atua nos computadores da empresa, colhendo informações sobre como o funcionário utiliza seu tempo durante o horário de trabalho. Lembrando que a metodologia da plataforma não fere direitos básicos do trabalhador. A ideia não é invadir a privacidade, mas sim estimular a produtividade por meio da transparência.

Mantenha o equilíbrio entre qualidade e quantidade

Sempre que o assunto é produtividade, logo nos vem à mente uma dúvida comum: afinal, devo investir em qualidade ou quantidade? Na verdade, uma empresa produtiva é aquela que alcança o exato equilíbrio entre esses dois fatores. Um negócio não conquista o sucesso sem aplicar métodos eficientes para se tornar mais ágil e, ao mesmo tempo, mais qualificado.

Portanto, não perca esses dois objetivos! Seja rápido nas entregas com processos eficientes e aposte na qualidade do seu serviço e produto. Esse é um dos principais desafios dos gestores e é, com certeza, o maior diferencial de um negócio.

Saiba dar bons feedbacks

Monitorar a produtividade de um funcionário é apenas uma maneira de assegurar o controle sobre as ações e resultados alcançados. Porém, é preciso aprender a dar retornos para o grupo.

Como você acompanha o trabalho de cada um deles de perto, é importante dar feedbacks eficientes. Informar o colaborador sobre o seu desempenho, avanços e pontos a serem melhorados faz parte do processo de crescimento profissional e empresarial e, por isso, deve ser feito com atenção. Para tanto, siga essas dicas:

• seja claro e objetivo;
• elogie publicamente, sempre que o colaborador merecer;
• não seja rude;
• evite atitudes que possam constranger seu funcionário;
• apresente as alternativas para que ele melhore;
• informe que é sempre possível evoluir e corrigir falhas.

Ao longo deste post, você aprendeu como medir a produtividade de seus funcionários de maneira rápida e simples. É possível concluir que essa não é uma missão impossível e está relacionada a pequenas atitudes e estratégias que podem ser implementadas ao cotidiano corporativo.

Por isso, aproveite as dicas apresentadas, estude a realidade de sua empresa e aposte em uma boa ferramenta de monitoramento de produtividade. Aplicando essas boas práticas, os resultados positivos logo serão percebidos.

Para ajudá-lo ainda mais nessa missão, sugerimos que você confira gratuitamente o nosso e-book com 10 hábitos que farão sua equipe produzir mais!

Nos últimos anos, a mídia nacional foi palco de inúmeros casos de irregularidades envolvendo empresas privadas e o governo e que resultaram na prisão de empresários e agentes públicos. Esse cenário fomentou a criação e a aprovação de leis que tornam ainda mais rígida a responsabilidade de companhias e dirigentes em casos de corrupção.

Nesse sentido, os diversos modelos de compliance são temas constantes no mundo corporativo, uma vez que eles se apresentam com uma das ferramentas mais eficazes para garantir o cumprimento das normas e das leis definidas pelo poder público.

Por isso, preparamos este post para ajudá-lo a entender como funcionam os principais tipos de compliance e como essa estratégia pode ser implementada na sua empresa. Saiba como garantir a conformidade com a lei em seu negócio!

O que é compliance?

Antes de implementar o programa na empresa, é importante compreender plenamente o que é compliance. Essa palavra inglesa vem do verbo to comply, e significa “agir conforme uma regra”. Assim, a companhia que segue um programa de compliance busca atuar de acordo com as leis vigentes no país e com o regulamento interno.

O objetivo é que todos na empresa — funcionários, gestores, parceiros ou fornecedores — ajam conforme as regras direcionadas ao seu segmento de atuação, nos mais diversos setores e atividades da companhia, como:

• segurança do trabalho;
• atividades operacionais;
• departamento contábil e fiscal;
• processos trabalhistas;
• responsabilidade ambiental.

Assim, para garantir que os processos estejam em harmonia com as leis, é preciso construir um regulamento interno — ou um código de conduta — que paute questões éticas e procedimentais. Esse é apenas um dos aspectos do programa, que é muito mais amplo, como veremos adiante.

Um breve histórico

O compliance não é uma estratégia recente, mas foi com a Lei Anticorrupção, de 2013, que o assunto ficou em pauta e chamou a atenção do empresariado brasileiro. O texto legal entrou em vigor em 2014 e definiu uma série de sanções — nas esferas civil e criminal — a empresas e gestores por infrações contra a Administração Pública.

Essas irregularidades se referem basicamente a atos de corrupção e fraudes em licitações ou em contratos com órgãos do governo. Uma das grandes novidades da lei é que, antes, a responsabilidade recaía sobre os que estavam diretamente ligados ao ato lesivo, seja o auto ou o mandante. Agora, os dirigentes e a empresa também podem ser responsabilizados, mesmo que não tenham autorizado ou não estejam cientes do ocorrido.

Porém, a lei também trouxe recursos de proteção para dirigentes e empresas que tenham funcionários envolvidos em irregularidades — e é aí que entra o compliance. Segundo o artigo 7, inciso VIII, a “existência de mecanismos e procedimentos internos de integridade, auditoria e incentivo à denúncia de irregularidades e a aplicação efetiva de códigos de conduta” na empresa serão levadas em conta na aplicação das punições, de modo que as penas podem ser abrandadas.

Os profissionais responsáveis pelo compliance

Com a difícil tarefa de construir, aplicar e monitorar todos os mecanismos de controle interno que garantem a conformidade com as leis, entra em cena o profissional de compliance. Antes, essa atividade era realizada pelo time jurídico, composto basicamente por advogados. No entanto, como a atuação desse profissional é bem ampla, o trabalho passou a ser feito também por pessoas formadas em outras áreas, como administração de empresas, engenharia e ciências contábeis — dependendo do segmento da companhia.

Para que serve o programa de compliance?

O compliance serve, basicamente, para criar mecanismos de controle e monitoramento, observando a aplicação de leis e regulamentos internos. Para isso, é necessário difundir uma cultura de ética na organização e treinar os funcionários, para que eles sigam as regras. Os principais objetivos e responsabilidades desse programa são:

• fazer um levantamento detalhado dos riscos a que o negócio está sujeito — especialmente em relação às leis, como questões ambientais, trabalhistas, licitatórios etc.;
• administrar controles internos, como normas e procedimentos alistados no regulamento da empresa;
• implementar estratégias de aprimoramento, principalmente nas normas já definidas;
• avaliar o potencial de fraudes e preveni-las;
• realizar auditorias de compliance;
• elaborar programas para divulgar uma cultura de ética e respeito às leis;
• conhecer e aplicar as normas à realidade da empresa.

Para alcançar esses objetivos, o programa de compliance utiliza uma série de ferramentas que garantem a transparência e a legalidade dos processos, a apuração das irregularidades e a punição dos envolvidos em escândalos e problemas com a justiça. Entre esses instrumentos, estão incluídos:

• canal de denúncias;
• treinamento dos funcionários;
• códigos de conduta.

Essas medidas trazem diversos benefícios à empresa, como veremos a seguir!

Quais as vantagens do compliance?

Redução de custos

O compliance previne problemas que poderiam ser muito onerosos para a empresa. Multas, processos judiciais e até o fechamento do negócio são apenas alguns dos prejuízos que os diretores podem ter caso não estejam em conformidade com as leis vigentes.

Essas complicações podem surgir de coisas simples, como erros na declaração de tributos, não pagamento de taxas ou problemas com repasses obrigatórios para o governo. Assim, investir na implementação de modelos eficazes de compliance protegerá a empresa contra essas punições.

Vantagem competitiva

Empresas comprometidas com a lei certamente buscam parceiros que seguem um programa de compliance. Sobretudo em propostas de licitação, esse aspecto é indispensável. Além disso, negócios que possuem essa estratégia bem estruturada têm facilidade para obter crédito — inclusive, com juros menores.

Dessa forma, uma companhia idônea — e que zela por sua imagem — é uma boa referência para o mercado, atraindo clientes, investidores e fornecedores.

Qualidade operacional

Quando a empresa tem um programa de compliance, ela consegue eliminar falhas e gargalos que reduzem a qualidade do produto ou serviço. Afinal, as normas regulamentadoras e as leis visam manter determinado padrão. Ao seguir as regras, a companhia mantém ou até ultrapassa esse nível de qualidade exigido.

Quais são os modelos de compliance?

Os tipos de compliance variam conforme o segmento da empresa. Vamos, então, considerar os 6 principais:

Compliance ambiental

Algumas companhias realizam atividades que podem causar impactos no meio ambiente. Em vista disso, existem normas legais que regem essas práticas a fim de reduzir ou eliminar quaisquer riscos ambientais — como danos à atmosfera, aos recursos hídricos e ao solo.

Por isso, o compliance ambiental tem por objetivo adequar as operações corporativas conforme as leis vigentes, a fim de que o empreendimento não seja responsabilizado na esfera civil ou criminal por prejuízos ao meio ambiente. Portanto, essa é a principal medida de prevenção, pois entra em vigor antes mesmo de o negócio abrir suas portas.

Dessa forma, as ações estratégicas desse modelo buscam formas de evitar multas ambientais, processos administrativos e outros tipos de infrações. As atividades do compliance ambiental podem ser resumidas em, pelo menos, 3 ações:

• identificar os riscos ambientais;
• implementar estratégias para prevenir ou mitigar os impactos no meio ambiente, resultantes das atividades do negócio;
• apurar e atribuir responsabilidades por irregularidades.

Compliance na área de saúde e segurança do trabalho

Para reduzir ou evitar reclamações e processos trabalhistas, muitas empresas investem nesse modelo de compliance, direcionado, especificamente, ao setor de RH.

Trata-se de uma ferramenta que fornece condições mais seguras e éticas aos funcionários. Para isso, os responsáveis pela área devem planejar e avaliar o ambiente de trabalho com o intuito de evitar acidentes, diminuir a ocorrência de doenças laborais, solucionar conflitos e minimizar riscos que possam ferir o direito do trabalhador e, com isso, resultar em processos.

Esse é um dos modelos de compliance mais importantes para uma organização. Segundo dados da Previdência Social, foram mais de 612 mil casos de acidentes de trabalho entre 2013 e 2015. De acordo com o Observatório Digital de Saúde e Segurança do Trabalho, desde 2012 até hoje, foram gastos mais de R$ 25 bilhões apenas com benefícios a acidentados.

Isso revela a importância de ações preventivas e, sem dúvidas, o compliance para a saúde e segurança do trabalho é um dos principais instrumentos. Suas atividades têm como objetivo:

• realizar uma análise de risco de todas as atividades laborais;
• analisar as leis de segurança relativas às atividades da organização;
• atuar em conjunto com os profissionais de segurança do trabalho, para garantir que os trabalhos sejam realizados conforme as normas regulamentadoras, dentro dos limites estipulados pela lei e com o uso de EPIs adequados a cada função;
• investigar denúncias e irregularidades a fim de identificar e punir os responsáveis.

Compliance hospitalar

Se a segurança e a saúde do trabalhador são importantes em qualquer empresa, independentemente do segmento, imagine em instituições que lidam diretamente com essa atividade. É o que ocorre em organizações hospitalares. Esse é um dos modelos de compliance mais relevantes e complexos, uma vez que está ligado a questões jurídicas, médicas e éticas, envolvendo profissionais da saúde, pacientes e gestores.

Por ser um assunto delicado, esse tema vem sendo discutido há muito tempo no setor hospitalar. A ética e a conformidade com as leis referentes à segurança do paciente e do trabalhador e ao descarte adequado de Resíduos de Serviços de Saúde (RSS) são objetivos que fazem parte da rotina de hospitais, clínicas, consultórios, necrotérios e ambulatórios.

No entanto, muitos negligenciam questões ligadas aos tratos dessas instituições com o governo. E, aqui, podemos elencar a emissão de licenças e alvarás para a operação, questões tributárias e trabalhistas, profissionais da saúde que também atuam em instituições públicas, importação de equipamentos, compras de remédios, entre outros.

O compliance hospitalar garante que, em todas as relações dessas instituições com o poder público, tudo seja feito conforme as normas éticas e legais. Esse programa tem como objetivo:

• mapear os riscos;
• elaborar o código de ética;
• treinar os profissionais;
• definir mecanismos de controle e investigação de fraudes.

Compliance voltado para a responsabilidade social

Todas as empresas devem reconhecer que suas atividades causam impactos nas comunidades em que estão inseridas. Por isso, as ações não devem ser direcionadas apenas para a geração de lucro, mas também para trazer melhorias à sociedade e elevar a qualidade de vida das pessoas envolvidas nas suas operações, como colaboradores, clientes e parceiros.

Assim, o compliance também está relacionado à responsabilidade social, e analisa todos os aspectos e ações da companhia que impactam na vida das pessoas — dentro e fora dos muros da empresa.

Compliance no atendimento ao consumidor

O perfil do consumidor mudou completamente. Hoje, ele é mais crítico e consciente dos seus direitos. Além disso, o cliente atual deseja preços menores e maior qualidade nos produtos e na prestação de serviços. Para que a empresa atenda a essas expectativas, além de estar em conformidade com as normas técnicas de segurança exigidas por lei, é necessário aprimorar os processos de relacionamento com o consumidor e conhecer profundamente o seu público.

Isso também está relacionado ao atendimento durante toda a jornada de compra — principalmente no pós-venda. A Lei de Defesa do Consumidor elenca um conjunto de normas que regem as transações comerciais. Caso a empresa deixe de seguir alguma dessas regras, ela fica sujeita a multas e processos — além de manchar sua reputação no mercado.

Por isso, é fundamental implementar um programa de compliance nessa área, para garantir que as necessidades e os direitos dos consumidores serão atendidos.

Compliance anticorrupção

Após tantos escândalos de corrupção divulgados na mídia, é natural que as empresas se preocupem com o relacionamento mantido com o governo. Uma companhia associada a esse tipo de problema pode sofrer graves consequências que afetam o lucro e a imagem da marca. Por isso, é indispensável investir em estratégias de prevenção, para evitar desvios de conduta de colaboradores, parceiros ou fornecedores.

Empresas que participam de processos licitatórios devem estar especialmente interessadas nisso. Como vimos, a Lei Anticorrupção responsabiliza não só os funcionários diretamente ligados com a infração, mas também a companhia e seus diretores — mesmo que eles não estejam envolvidos no caso ou não tenham conhecimento sobre as irregularidades.

Como implementar um modelo de compliance?

Mesmo que os modelos de compliance atuem em áreas distintas, a implementação de um programa de integridade e ética, geralmente, ocorre seguindo alguns padrões. Veja, então, como são as etapas que levam a essa estruturação.

Mapeando os processos

Para mapear os processos, é necessário ter um bom conhecimento sobre o negócio — como a organização atua, como funciona o ciclo produtivo e qual a sua relação com o mercado. Por isso, já nessa primeira etapa, é importante que os gestores contem com a participação de funcionários de diversas áreas.

Esse planejamento ajuda a empresa a entender como ocorre o fluxo das atividades e atribuir responsabilidades a cada uma delas. Dessa forma, você estará apto para o próximo passo.

Analisando a legislação e os riscos envolvidos

Esse é o momento de identificar os riscos que cada processo pode trazer ao negócio. Para tanto, é necessário consultar alguns materiais do setor, como as leis e as normas regulamentadoras. A empresa poderá categorizar esses riscos conforme o potencial de danos que podem causar.

Por exemplo, há regras específicas para rotulação, divulgação e venda de algum produto? Alguma atividade exige a utilização de Equipamentos de Proteção Individual (EPI)? E os procedimentos ligados ao gerenciamento de contratos?

É necessário dar uma atenção especial àqueles processos que estão diretamente relacionados aos órgãos públicos e seus representantes, como licitações, alvarás e outros tipos de licenças.

A ideia, aqui, é prever possíveis problemas para buscar formas de preveni-los ou, pelo menos, reduzir os impactos.

Definindo um código de conduta

O código de conduta, ou regulamento interno, é um conjunto de regras que explicitam questões éticas e comportamentais de funcionários e gestores. Além disso, esse documento expõe, de modo detalhado, quais são as recomendações práticas para garantir o compliance em cada tipo de operação da companhia.

Por fim, o regulamento deve informar quais são as penalidades aplicadas em caso de descumprimento das normas. É importante que esse conjunto de normas seja divulgado e esteja acessível, a qualquer momento, para todos os funcionários.

Treinando os colaboradores

O treinamento é um dos modos mais eficazes para conscientizar e ajudar os colaboradores a agirem conforme as diretrizes internas e externas. Afinal, não é possível cobrar algo dos funcionários, se eles desconhecem as normas.

Essa capacitação deve ser realizada de modo contínuo. O objetivo não é só informar, mas também criar uma cultura organizacional que preza pelas boas práticas do mercado, pela ética e pelo respeito às leis.

Estabelecendo a comunicação

Além do treinamento, manter uma comunicação interna constante é essencial para fortalecer a cultura do compliance e relembrar as boas práticas e as regras. Existem modelos mais tradicionais para transmitir informações, como murais, panfletos ou jornais. No entanto, novas tecnologias tornam essa tarefa mais rápida, barata e eficiente.

As empresas podem fazer bom uso de e-mails, redes sociais corporativas, mensagens SMS e outras ferramentas, para alcançar seus colaboradores e engajá-los.

Criando canais de denúncia

Os canais de denúncia são essenciais para ajudar a alta gestão na identificação de irregularidades. Esse registro poderá ser um dos pontos de partida para o processo investigativo.

Apesar de não haver consenso sobre isso, o anonimato tem se mostrado uma característica fundamental para garantir informações relevantes. Embora registros anônimos possam aumentar o número de falsas denúncias, percebe-se um aumento proporcional na identificação de desvios de conduta que poderiam trazer graves prejuízos à empresa.

Para que esse canal seja utilizado de modo adequado e sério, as empresas devem continuar investindo na capacitação e na conscientização das equipes.

Gerando mecanismos de controle e avaliação

A última parte na implementação dos modelos de compliance na empresa é a definição de controles internos — ferramentas que possibilitam a apuração das irregularidades e punição dos culpados. Esse processo deve se basear em uma metodologia investigativa eficaz. Além de garantir o sigilo das informações, isso agiliza a resolução dos problemas identificados.

As ferramentas de compliance também devem permitir a mensuração dos resultados. O programa de conformidade não deve ter apenas um papel fiscalizador e punitivo. É importante avaliar o desenvolvimento da implementação e buscar formas de otimizar os processos em cada etapa, a fim de torná-los ainda mais seguros e eficientes.

Para garantir que os modelos de compliance funcionem com sucesso após a implementação, considere algumas das melhores práticas do setor.

Que boas práticas a empresa deve manter para otimizar o compliance?

Seja proativo

A organização precisa estar disponível e disposta para lidar com a questão da conformidade, pois isso impacta diretamente a reputação e os lucros do negócio. Por isso, os gestores devem ser proativos, gerenciando os mecanismos de controle de modo centralizado e definindo responsabilidades.

Em vez de estabelecer diretrizes e deixar as coisas acontecerem, é necessário acompanhar o programa de perto e adotar uma visão sistêmica do negócio, a fim de garantir que cada processo ocorra em conformidade com as leis.

Crie políticas e procedimentos claros e específicos

O regulamento deve ser simples e completo, de modo que seja facilmente traduzido para a prática no ambiente de trabalho. Não pode haver lacunas ou questões ambíguas. Essas diretrizes precisam ser amplamente divulgadas, até que fiquem impregnadas na rotina das equipes.

Adote uma abordagem de compliance baseada em riscos

Como vimos, a fase inicial da implementação dos diversos tipos de compliance consiste no mapeamento de riscos. Essas áreas devem ser prioridade e as ameaças podem ser classificadas de acordo com a força de impacto no negócio, a probabilidade de se concretizar ou o tipo de risco. Isso ajuda a focar e investir no que é mais importante.

Lembre-se sempre de que qualquer programa de compliance deve ter:

• uma estrutura bem construída a partir do mapeamento dos riscos;
• um código de conduta e ética bem definido;
• um time bem treinado;
• uma alta gestão comprometida com o compliance;
• avaliações constantes com base em métricas bem definidas;
• ajustes contínuos para a otimização dos processos;
• um canal de denúncias;
• um processo investigativo bem definido.

Não há dúvidas de que os modelos de compliance são fundamentais para qualquer organização. Ao implementar esses programas, a empresa ganha em vantagem competitiva e no aprimoramento da qualidade dos serviços e produtos entregues ao consumidor. Esperamos que a adoção dessas práticas na sua empresa ocorra com sucesso!

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Você já ouviu falar em risco de compliance? Nos últimos anos, as empresas têm se preocupado bastante com a sua reputação e com a manutenção de uma atividade empresarial pautada na ética, na responsabilidade social e na adequação à lei. Como você sabe, as pessoas jurídicas enfrentam inúmeros riscos, e somente os negócios mais conscientes e preparados para lidar com essas situações conseguem sobreviver e se destacar no mercado.

Por isso, preparamos este material com informações essenciais para todo e qualquer empreendimento. Continue com a leitura e entenda melhor o que é o risco de compliance e como geri-lo com eficiência em seu negócio!

O que é compliance?

Apesar de não ser novidade para boa parte dos empreendedores e gestores, é sempre bom relembrar o conceito de compliance. Assim, de maneira resumida, o termo se refere às práticas e estratégias adotadas para que um negócio atue em conformidade com as regras.

Toda empresa deseja se desenvolver de maneira saudável e duradoura, mas isso exige uma gestão pautada na obediência às normas trabalhistas, tributárias, fiscais, ambientais, empresariais e inúmeros regramentos que direcionam o negócio para um funcionamento responsável.

Compliance, portanto, é a atuação correta e dentro dos parâmetros internos e externos preestabelecidos. Em geral, isso permite um desempenho estável e longe de problemas judiciais, que poderiam afetar a imagem e a produtividade da companhia.

O que é risco de compliance?

Entender o risco de compliance se torna muito mais simples quando se compreende a necessidade de manter um negócio atuando de acordo com as regras. Todo empreendimento corre o risco de sofrer sanções legais e regulatórias em razão do descumprimento de alguma norma. Além dos impactos financeiros desse tipo de situação, há o prejuízo à imagem da marca — um dano muitas vezes incalculável.

O interessante é que muitos desses fatores de risco ocorrem em razão do desconhecimento de regras, falhas nos procedimentos e imprudência, ao cumprir e aplicar estratégias de mercado. O risco de compliance — ou risco de conformidade — é exatamente essa exposição a penalidades legais e a perdas financeiras e de reputação que sua empresa pode enfrentar, caso não atue dentro da lei, das regras que delimitam a atuação do seu setor e, claro, dos seus próprios regulamentos internos.

Quais os principais tipos de riscos de compliance?

A maioria das regras aplicáveis às empresas possuem o objetivo de assegurar um mercado competitivo, justo e proveitoso para a sociedade. Como as punições para as corporações que não respeitam esses regramentos costumam ser severas e firmes, os gestores e empresários devem conhecer bem os riscos de conformidade a que seus negócios estão expostos. Saiba mais!

Riscos de segurança no trabalho

Você se preocupa em garantir um ambiente de trabalho seguro e saudável para os seus funcionários? Muitos gerentes focam apenas na produtividade e na rentabilidade do negócio e enfrentam sérios problemas em relação a isso. O ideal é que as normas de segurança do trabalho sejam seguidas à risca — e deve ter um controle rígido dos aspectos que possam comprometer a integridade e a saúde dos colaboradores. Portanto, fique atento!

Riscos de envolvimento com corrupção

A corrupção é um sério problema mundial, e não há como negar que ela existe em todos os setores e sociedades. No entanto, a lei tem evoluído bastante para combater esse tipo de conduta, sendo fundamental que as empresas façam a sua parte. O risco de se envolver com operações fraudulentas, pagamento de propinas e obter vantagens indevidas é sempre grande — e pode surgir de pequenos comportamentos dentro da empresa. Por isso, é importante ter um plano de ação eficiente para enfrentá-los.

Riscos de qualidade do produto

O consumidor contemporâneo é mais exigente e seletivo, ao realizar suas compras. A crise econômica, o acesso à informação e a maior valorização do seu próprio capital faz com que ele exija um produto de maior qualidade e por um preço justo.

Nesse cenário, os riscos com qualidade do produto podem se transformar em grandes problemas para a empresa. Não ter um controle de qualidade rigoroso e falhar no atendimento aos consumidores prejudica as vendas e abala a imagem da companhia, gerando reflexos expressivos nas finanças.

Riscos trabalhistas

Os riscos trabalhistas também podem prejudicar as finanças e a reputação de uma empresa. Não respeitar os limites de horas extras, expor o funcionário a situações constrangedoras, não registrar o contrato de trabalho e não pagar o salário até o quinto dia útil são apenas alguns exemplos de atitudes que contrariam a lei trabalhista.

Seja qual for o porte de seu negócio 1 e a quantidade de funcionários —, é fundamental que todos os direitos da classe sejam respeitados. Além de aumentar a satisfação e a motivação da equipe, você se manterá livre de problemas com a Justiça do Trabalho.

Gestão de risco de compliance: afinal, essa é a solução?

Conforme visto, toda empresa corre riscos durante sua atuação. No entanto, o que diferencia um negócio de sucesso dos demais é a maneira de lidar com essas situações.

A gestão de risco de compliance é uma estratégia importante e muito indicada no contexto atual. Entendida como parte da governança corporativa, gerenciamento de riscos e conformidade (GRC), essa área envolve ações como:

• gerenciamento de incidentes;
• auditoria interna;
• avaliação dos diferentes níveis de riscos operacionais.

O gerenciamento de riscos é, portanto, o processo pelo qual o negócio define a sua tolerância ao risco, identificando seus pontos mais vulneráveis e as formas para lidar com os problemas, caso eles surjam. É importante enfatizar que a conformidade dificilmente é alcançada sem a gestão de riscos. Aliás, os gestores devem entender que o risco de conformidade não se resume em obedecer a regras e se manter distante de problemas. Muito mais do que isso, é uma ferramenta essencial para o aperfeiçoamento da tomada de decisão e planejamento estratégico.

A maneira mais eficaz e inteligente de controlar as inúmeras ameaças a que uma empresa está exposta é por meio da gestão de risco de compliance. Afinal, ter um código de conduta e regras a seguir é apenas o primeiro passo; o desafio é fazer com que todos dentro da empresa respeitem e sigam essas orientações.

Finalizando a leitura deste post, é possível concluir que o risco de compliance é um conceito importante para as empresas contemporâneas. Seja qual for a sua área de atuação, é indispensável manter seu negócio em harmonia com as leis e com os controles internos e externos. Para isso, conforme demonstrado, investir em gestão de risco de compliance é a melhor opção.

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Gerir uma equipe e um setor não é uma tarefa simples. Um gestor precisa acumular inúmeras habilidades — entre elas, a capacidade de adotar um processo de tomada de decisão eficiente e produtivo.

Fazer escolhas certas é um fator essencial para os bons resultados da empresa, e em áreas mais estratégicas, como a de compliance, é preciso ter ainda mais cuidado e dedicação. Afinal, passos em falso podem representar prejuízos expressivos ao negócio — que vão desde perdas de capital a impactos em sua reputação.

Mas você sabe como otimizar esse processo? Caso esteja enfrentando dificuldades para tomar decisões ou simplesmente quer reduzir os riscos de sua empresa, impedindo prejuízos por meio de decisões inteligentes, este post foi feito para você!

Produzimos um conteúdo completo sobre o tema, repleto de dicas e informações que, com certeza, farão a diferença em seu dia a dia. Portanto, concentre-se e faça uma boa leitura!

1. O que é o processo de tomada de decisão?

Antes de qualquer coisa, é preciso deixar claro o conceito do processo de tomada de decisão, pois isso facilitará que você entenda todo o conteúdo e absorva o máximo de informações possíveis.

Sempre que ouvimos o termo decisão, ele nos remete a algo sério e importante. Isso acontece em todos os aspectos de nossas vidas, mas, no universo corporativo, merece um destaque especial, por ter a capacidade de mudar os rumos de um negócio.

Como você sabe, uma das responsabilidades dos gestores é conduzir e definir as estratégias, projetos e ações que a equipe desempenhará. Mas, o que exatamente é um processo decisório?

Em geral é o caminho, as etapas e todos os cuidados que um gestor toma para fazer as melhores escolhas para a empresa. Em outras palavras: por meio de uma análise de dados, informações, impressões pessoais e diversos outros critérios e objetivos, ele toma decisões relevantes para o empreendimento.

2. Como um plano de negócios pode auxiliar na tomada de decisão?

Você tem um plano de negócios? Sabia que ele pode auxiliá-lo bastante a tomar decisões de qualidade? Pois bem, muitos gestores não dão o devido valor a essa ferramenta e acabam fazendo escolhas erradas ou pouco produtivas para a empresa.

Ora, fazer com que uma empresa opere sem um planejamento é o mesmo que andar sem direção e, em ambas as situações, as chances de não se chegar a lugar nenhum são grandes. Por isso, o plano de negócios é um documento imprescindível para o sucesso de sua empresa.

Mas, qual a sua relação com a tomada de decisões? Muito simples! Esse documento delimita e elenca os objetivos e o modelo de negócio adotado pela empresa. Assim, ele é um norteador das decisões.

Explicando melhor, quando o empreendimento possui um plano de negócios completo, o gestor consegue avaliar melhor os problemas e as possíveis soluções, tomando decisões mais focadas e certeiras em relação aos seus objetivos.

3. Gestão de riscos e tomada de decisão: quais os cuidados necessários?

Você, certamente, já deve ter ouvido falar em gestão de riscos. Na verdade, todo gestor de compliance entende o quanto é importante gerir e monitorar os riscos a que a empresa está exposta.

É importante destacar que cada organização sofre com um tipo de risco. Assim, empresas que atuam no mercado financeiro, companhias que prestam serviços de transporte e empresas que lidam com o atendimento ao cliente terão de estar preparadas para riscos distintos.

Nesse cenário, além de um bom programa de compliance, é importante adotar outros cuidados. Isso porque você pode ainda não ter percebido, mas há uma forte ligação entre a gestão de riscos e a tomada de decisões.

Na verdade, em qualquer processo decisório, é preciso avaliar os riscos de suas escolhas. Assim, na elaboração do planejamento estratégico, do projeto de compliance e da própria gestão de qualidade, é importante mensurar os prós e os contras e monitorar de perto as ameaças prováveis.

Conforme dissemos, toda decisão tem o poder de impactar o andamento do negócio — e nem sempre esses impactos são positivos. Isso quer dizer que o gestor deve estar consciente das possíveis consequências de cada passo dado e ter um plano de ação para neutralizar falhas e problemas que possam surgir ao longo do processo.

4. Quais as etapas para uma tomada de decisão eficiente?

Caminhando um pouco mais com o nosso material, podemos, agora, falar sobre as etapas necessárias para que uma decisão seja tomada de maneira eficiente e segura dentro de sua empresa.

A seguir, apresentamos 7 passos — e cada um deles pode influenciar os demais. Desse modo, é imprescindível que o gestor não pule nenhuma das etapas e se esforce para executá-las da melhor maneira possível. Confira!

4.1. Percepção da situação

Em um primeiro momento, o gestor sai de uma situação comum e começa a observar situações que geram ou que podem gerar falhas. Isso faz parte da gestão de riscos e é fundamental para que o negócio consiga operar longe de problemas legais, éticos e operacionais.

4.2. Identificação e exposição do problema

Após essa primeira fase, ficará mais fácil identificar o problema real enfrentado pela empresa. Ressalta-se que ele pode ter diversas causas e estar relacionado a inúmeros setores, como uma falha no regimento interno da empresa ou um comportamento inadequado de algum funcionário.

Esses gargalos podem ser a causa de uma ineficiência dentro da companhia ou um fator desencadeador de um processo que prejudica o funcionamento e a imagem do negócio.

4.3. Delimitação dos objetivos

Após todo esse processo de monitoramento de riscos e exposição do problema encontrado, o gestor deve definir quais os objetivos pretende atingir com o processo de tomada de decisão que está iniciando.

Isso deve ser feito de acordo com os objetivos e metas da empresa e, claro, precisa estar alinhado com condutas éticas e responsáveis, contribuindo para o fortalecimento empresarial.

4.4. Formulação das possíveis soluções

Definido o problema e os objetivos, chega o momento de colocar no papel todas as possíveis soluções. Aqui, é preciso registrar todas as ações que podem contribuir para a redução e eliminação do risco, pois existem inúmeros aspectos que precisam ser levados em consideração na próxima etapa.

Portanto, anote essas hipóteses de intervenção e, se possível, os prós e os contras de cada uma delas.

4.5. Escolha da solução mais adequada ao problema e ao negócio

Ainda que você tenha anotado várias possibilidades na etapa anterior, a partir de agora, deverá fazer uma análise mais aprofundada para conseguir obter o melhor resultado para o problema.

Para isso, é importante realizar uma boa análise dos dados que tem em mãos — e que podem conduzir a uma decisão mais eficiente. Não deixe passar nenhum detalhe e só siga para a etapa seguinte quando estiver seguro de sua escolha.

4.6. Implementação da alternativa escolhida

Enfim, você poderá colocar em prática a solução escolhida. Mas, antes disso, elabore um plano de ação e defina um cronograma de tudo o que será executado, detalhando os responsáveis e as métricas utilizadas para avaliar os resultados.

4.7. Monitoramento e avaliação dos resultados

Por último, mas não menos importante, é necessário monitorar e avaliar os resultados alcançados com a estratégia. Isso é extremamente importante, pois, mesmo seguindo todos os passos corretamente, é possível que algo dê errado. Dessa maneira, por meio de um acompanhamento preciso de suas ações, você consegue identificar falhas e trabalhar rapidamente para neutralizá-las, reformulando o projeto ou toda a estratégia traçada.

Observando cada uma dessas etapas, é possível concluir que elas são fundamentais para uma tomada de decisão de sucesso. Quando você segue cada uma delas com atenção, reduz as chances de falhas e se sente mais seguro.

5. Big Data e a tomada de decisão: como os dados podem ajudar sua empresa?

No tópico anterior, falamos que, para tomar decisões acertadas, é necessário analisar com atenção todos os dados e informações disponíveis. Não tomar esse tipo de cuidado é um erro sério e que pode comprometer todo o processo. É nesse aspecto que o Big Data — grande volume de dados que interferem e impactam o negócio — possui uma grande relevância. Mas, de nada adianta ter uma boa base de informações, se você não souber usá-la a seu favor.

Em geral, os dados são o fundamento de uma decisão eficiente. Frutos de uma gestão transparente, eles podem indicar as causas de um problema, bem como demonstrar as oportunidades e possibilidades para resolvê-lo da melhor maneira. Em outras palavras, tomar uma decisão ou implementar uma nova estratégia sem observar o volume de informações disponíveis é uma ineficiência e pode comprometer todo o resultado final.

Portanto, não há dúvidas de como o Big Data pode ajudar sua empresa a crescer. Empreendimentos modernos e inovadores estão sempre atentos a essas informações que são diariamente geradas na empresa e, mais do que isso, sabem lidar e aproveitar todo o seu conteúdo.

6. Os 6 pilares do processo decisório

Conforme visto, a empresa é um local em que inúmeras decisões são tomadas. Algumas são mais complexas e outras mais simples. No entanto, todas têm o poder de impactar os resultados e a produtividade do negócio de alguma maneira.

Por isso, para que o processo decisório seja realmente produtivo, é importante conhecer os seus pilares. Trata-se de 6 elementos fundamentais que, juntos, conduzem a uma decisão acertada, consciente e vantajosa para a empresa. Confira:

1. o tomador de decisões: indivíduo que tem o poder e a capacidade de fazer as análises e escolher entre as opções disponíveis;
2. os objetivos: a finalidade principal da ação a ser tomada;
3. as preferências: é um critério que possui juízos de valor do próprio tomador de decisões;
4. a estratégia: é a direção sugerida pelo responsável para que os objetivos sejam alcançados — costuma variar de acordo com os recursos disponíveis pela empresa;
5. as situações: são os aspectos que afetam a decisão do gestor e podem, inclusive, estar fora do seu controle ou conhecimento;
6. o resultado: é aquilo que se alcança por meio do processo decisório, podendo ser positivo ou negativo para a empresa.

Portanto, como é possível identificar, os seis elementos são imprescindíveis dentro do processo de tomada de decisão e, por isso, precisam ser dominados e levados em consideração em cada passo dado pela empresa.

7. As 5 melhores dicas para uma tomada de decisões alinhada com os processos da empresa

A função de decisão está ligada àqueles indivíduos que possuem poder gerencial dentro do negócio, ou seja, pode ser relacionada aos processos de desenvolvimento de lideranças.

Partindo da premissa que somente figuras de liderança devem tomar decisões estratégicas na empresa, ainda é necessário assegurar que todas ações implementadas estejam de acordo com os demais processos e objetivos do negócio. Mas, como isso é possível?

Para ajudá-lo com essa tarefa, reunimos 5 dicas infalíveis.

7.1. Tenha um planejamento estratégico

Já falamos, neste post, sobre a importância do plano de negócios. A verdade é que ter um planejamento estratégico facilita bastante a vida de um gestor, especialmente quando ele precisa tomar decisões importantes. Em geral, tendo em mãos esse documento que dita todas as estratégias e pontos essenciais da empresa, fica mais fácil assegurar que suas decisões não afetem ou comprometam o alcance de um outro objetivo.

Assim, na tomada de decisões, deve ser levado em consideração os objetivos do negócio, o perfil dos clientes, os produtos e serviços ofertados, os concorrentes e a atual situação do mercado.

7.2. Conheça os diversos setores da empresa

A noção básica que você precisa ter em mente é que quanto mais variados os dados disponíveis no processo de tomada de decisão, mais chances de sucesso você tem. Desse modo, conhecer todos os setores — financeiro, comercial, logístico, atendimento ao cliente e todos os outros — é fundamental para embasar suas decisões.

É interessante contar um bom sistema de gestão, que seja capaz de integrar todos esses dados em um só lugar — além de boas ferramentas para processamento e análise das informações. Com isso, você perderá menos tempo e conseguirá chegar a um resultado final mais eficiente e seguro.

7.3. Seja um verdadeiro líder para sua equipe

A decisão final, geralmente, cabe ao gestor, mas isso não quer dizer que ele deva decidir tudo sozinho. Pelo contrário, é importante que você aprenda a se tornar um verdadeiro líder e seja humilde para ouvir atentamente as sugestões e críticas da sua equipe.

Uma empresa não funciona sem os colaboradores — e um gestor eficiente sabe que existem muitos talentos em sua equipe que podem ser explorados em prol do negócio. Portanto, aprenda a estimular o diálogo saudável e procure delegar tarefas entre seus funcionários.

Mas, tenha cuidado! É preciso garantir que todos participem, mas entendam que o poder decisório está nas mãos das lideranças e, portanto, eles devem acatar aquilo que ficar definido, ainda que não esteja de acordo — desde que seja legal.

7.4. Não procrastine

Se você já tem em mãos todos os dados de que precisa para tomar a decisão e já realizou todas as análises necessárias, é hora de agir! Procrastinar e deixar essa ação para depois pode representar ainda mais prejuízos para o negócio. Lembre-se de que o momento ideal para agir é exatamente aquele em que já se tem segurança e certeza da decisão a ser tomada. Por isso, não espere muito para eliminar esses problemas da sua lista!

7.5. Tenha sempre um plano B em mãos

Nossa última dica é o famoso “plano B”! Acredite, mesmo seguindo todas as dicas e tomando os cuidados necessários, é possível que algo não saia conforme o planejado. Nesse caso, a melhor maneira de não deixar que o problema tome proporções ainda maiores, é tendo um plano de ação reserva.

Você deve ter um planejamento para situações de emergência, pois isso reduz seus prejuízos e permite que suas decisões estejam sempre alinhadas com os demais processos da empresa. Agir por impulso não é uma estratégia inteligente e acaba gerando impactos negativos em outros setores.

8. Quais as melhores ferramentas e tecnologias para uma boa tomada de decisão?

Já estamos finalizando este material e decidimos trazer algumas ferramentas e tecnologias que podem auxiliá-lo a tomar decisões acertadas.

Há muitos dados, informações e situações a serem observadas durante esse processo e agir sozinho — ou de maneira manual — pode comprometer seus resultados. Em outras palavras, é importante ter o apoio de recursos automatizados para eliminar o desperdício de tempo e diminuir a chance de erros e falhas humanas.

Portanto, confira as nossas últimas dicas e veja quais as melhores ferramentas para transformar a sua tomada de decisões!

8.1. Software de gestão

Um software de gestão é imprescindível para as empresas contemporâneas. Além de todos os recursos e benefícios proporcionados, ele permite que os dados do negócio sejam reunidos em um só local.

Assim, com poucos cliques, você conseguirá analisar dados de vendas, estoque, finanças e resultados individualizados de cada colaborador. Essas informações são poderosas fontes de consulta e contribuem para uma atuação empresarial mais eficiente.

8.2. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA (sigla do inglês Plan, Do, Check, Act) é uma ferramenta que tem como objetivo a gestão da qualidade total da empresa. Com ela, o gestor consegue controlar os processos e tomar decisões para melhoria e manutenção de procedimentos.

O objetivo é auxiliar no gerenciamento do negócio por meio de uma avaliação e monitoramento constante dos problemas e riscos, diminuindo os erros e falhas nos processos.

8.3. Análise SWOT

Você já ouviu falar em Análise SWOT? Essa é mais uma ferramenta importante e útil no processo decisório. Sua principal função é identificar e acompanhar os pontos fracos e fortes do negócio, bem como as principais ameaças e oportunidades. O nome também vem da sigla em inglês, formada pelas iniciais de:

• Strenghts (Forças);
• Weakness (Fraquezas);
• Opportunities (Oportunidades) e;
• Threats (Ameaças).

Não há dúvidas de que esse tipo de visão contribui para uma tomada de decisão mais célere e produtiva. Afinal, o gestor terá em mãos um panorama do negócio e informações que são essenciais para fazer escolhas acertadas.

8.4. Software de monitoramento de equipe

Ter um software de monitoramento de equipe é mais uma estratégia importante para tomar decisões embasadas em dados. De modo geral, esses programas acompanham a produtividade dos colaboradores e demonstram pontos que merecem a atenção dos gestores.

Você conseguirá coletar dados que não teria condições de observar sozinho, como o tempo que o funcionário fica ocioso, a maneira como ele gasta o tempo na empresa e o cumprimento das tarefas dentro do prazo.

Isso permite que você conheça profundamente sua equipe e as raízes de possíveis quedas na produtividade — e até mesmo das melhorias dos resultados —, trabalhando para eliminar ou incentivar comportamentos.

8.5. Matriz GUT

Por último, sugerimos que você utilize a Matriz GUT, uma ferramenta usada para priorizar um problema da empresa com o intuito de superá-lo. Para isso, ela leva em consideração inúmeros aspectos, como a gravidade do problema, a urgência com que ele deve ser solucionado e a tendência ou potencial para que ele cresça — por isso, o nome GUT (Gravidade, Urgência, Tendência).

Apesar de seus expressivos resultados, a montagem dessa matriz é bem simples e rápida. Com ela, o gestor consegue avaliar seus problemas quantitativamente, dando prioridade a ações preventivas e corretivas.

É importante enfatizar que muitos gestores utilizam essa ferramenta como um complemento à Análise SWOT, uma vez que ambas podem ser utilizadas para avaliar riscos internos e externos, mas a Matriz GUT consegue apontar o nível de prioridade de cada um.

Foram inúmeras informações relevantes sobre o processo de tomada de decisão e, com certeza, se você acompanhou tudo com atenção, está um passo à frente na busca por um negócio mais eficiente, planejado e seguro.

Toda empresa é formada por um sistema de decisões e todos os seus membros estão, a todo instante, fazendo escolhas. É certo que algumas são mais estratégicas do que outras, mas é preciso assegurar que o tomador de decisões esteja sempre certo e preparado para as inúmeras escolhas que precisa fazer.

Portanto, otimizar — e, algumas vezes, automatizar — o processo decisório é um objetivo comum de quase todos os gestores e as dicas e informações apresentadas neste post servirão para ajudá-lo a conquistar seus objetivos e manter seu negócio competitivo no mercado.

Gostou deste material e quer aprender mais? Então, confira os 10 hábitos que farão sua equipe produzir mais! Trata-se de mais um conteúdo exclusivo e gratuito, desenvolvido especialmente para você!

Você já ouviu falar em matrizes de risco? Já aplicou essa metodologia em sua empresa? Trata-se de uma técnica muito conhecida e valorizada entre os gestores empresariais, principalmente entre aqueles que buscam uma gestão mais segura e planejada.

No entanto, mesmo com toda a sua relevância, existem muitas pessoas que ainda não dominam o assunto. Por essa razão, preparamos este post com dicas infalíveis para você aprender de uma vez por todas a extrair todo o potencial dessa ferramenta.

Deseja se tornar um gestor mais eficiente? Prossiga com a leitura!

O que é matriz de risco?

Como você sabe, para que a gestão empresarial seja realmente eficiente, é preciso identificar e avaliar os fatores de riscos de seu negócio e a matriz de risco é uma das melhores ferramentas para isso.

Também conhecida como matriz de probabilidade/consequência, as matrizes de riscos podem ser utilizadas em diferentes áreas da empresa e nada mais são que um conjunto de informações referentes aos riscos identificados.

Em geral, ela apresenta, de maneira clara e muito simples de interpretar, todos os dados referentes à identificação, à avaliação e ao controle do risco.

Por meio dela, é possível fazer uma combinação de classificações qualitativas ou semi-quantitativas de consequências e probabilidades, definindo, assim, o nível de risco de determinada situação.

Por que é importante utilizar matrizes de risco?

Atualmente, monitorar os riscos é uma ação fundamental para negócios que buscam um crescimento saudável. Seja qual for o ramo de atuação de sua empresa, é certo que ela está rodeada de riscos capazes de gerar grandes prejuízos.

Entretanto, por não se tratar de uma tarefa simples, é preciso buscar estratégias eficientes e ferramentas que sejam simples de serem aplicadas, mas que tragam resultados expressivos.

Por isso, não há dúvidas de que utilizar as matrizes de risco é uma decisão inteligente. Elas ajudam a identificar, classificar e neutralizar os problemas dentro de uma empresa, reduzindo os custos e evitando inúmeras consequências negativas.

Destaca-se que trabalhar preventivamente é sempre a melhor opção. Esperar que o problema ocorra e prejudique o funcionamento do negócio traz prejuízos consideráveis e, portanto, o ideal é adotar uma postura que o preserve desses possíveis riscos.

Quais as vantagens e limitações dessa ferramenta?

Para que fique claro o quanto essa ferramenta pode ser útil em seu dia a dia, é preciso apresentar as suas principais vantagens:

• é fácil de ser utilizada;
• permite uma classificação rápida dos riscos;
• apresenta os riscos em níveis de significância.

Com isso, percebe-se que qualquer empresa pode recorrer ao método, já que não há grande complexidade em sua implementação e os benefícios são interessantes. No entanto, é importante observar que ela também apresenta alguns pontos negativos. Confira as suas principais limitações:

• ela deve ser projetada para cada fator de risco, sendo difícil um modelo comum a todos os problemas da empresa;
• sua utilização envolve fatores subjetivos e, por isso, há variações a depender do classificador;
• não é possível agregar os riscos;
• a combinação de um nível de risco para diferentes consequências é difícil de ser realizada.

Portanto, o que se pode concluir é que não se trata de um recurso perfeito. A matriz de risco possui suas limitações, o que não quer dizer que ela não mereça ser utilizada. Pelo contrário, seus benefícios demonstram o quanto ela é importante e provam que combiná-la com um bom projeto de gestão de riscos pode ser uma excelente opção.

Como utilizar as matrizes de risco?

Depois de todas as informações apresentadas, finalmente podemos ajudá-lo a implementar a matriz de risco em sua empresa. Conforme mencionamos, essa não é uma ferramenta complexa e pode ser desenvolvida em pouco tempo.

A primeira informação a ser apresentada é que uma matriz de risco apresenta dois eixos principais: o eixo da probabilidade e o eixo do impacto ou da consequência.

Eixo da probabilidade:

• alta: a chance do risco ocorrer é grande;
• média: ocasionalmente pode ocorrer o risco;
• baixa: pouca chance de ocorrer esse risco;
• rara: é improvável que o risco ocorra.

Eixo do impacto ou da consequência:

• grave: o risco compromete o andamento da empresa;
• médio: há uma perda para a empresa, mas isso pode ser corrigido;
• leve: há um desvio mínimo no andamento da empresa;
• sem impacto: não é possível identificar problemas.

Com esses eixos bem definidos, você começará a montar sua matriz. Cada um dos elementos acima recebe uma pontuação — de 0 a 3 — de acordo com a gravidade, do menor para o maior.

Assim, coloque na horizontal o eixo de probabilidade e na vertical o eixo do impacto. A interseção entre eles é que definirá o nível do risco e ele pode variar de elevado a baixo. Para isso, basta multiplicar as pontuações existentes em cada eixo.

A matriz de risco na gestão de um setor

Para que fique claro, preparamos um breve exemplo de como a matriz de risco pode ser utilizada como uma ferramenta de auxílio para o gestor. Nesse caso, vamos levar em consideração o setor de tecnologia da informação.

Assim, suponhamos que, durante o monitoramento de riscos, o gestor identificou uma situação de risco. Ele observou que era possível existir uma falha na rede de internet da empresa e precisa definir o seu impacto.

Para isso, ele classificou a probabilidade do risco ocorrer em média, que recebeu a pontuação 2. Em seguida, definiu que os impactos desse problema seriam graves, merecendo uma pontuação 3, já que todo o funcionamento da empresa seria comprometido, caso ela ficasse sem acesso à internet.

Para definir o nível do risco final, basta multiplicar a probabilidade (2) pelo impacto (3). Assim, a classificação desse risco é 6 e isso significa que estamos diante de um problema que merece atenção, pois possui um alto potencial de prejudicar a empresa.

Conseguiu aprender a utilizar as matrizes de risco? Conforme apresentado ao longo do post, essa ferramenta é muito utilizada no meio empresarial, pois simplifica a análise de riscos e demonstra o quanto um problema pode comprometer o desenvolvimento de um negócio.

Portanto, agora que você já tem domínio sobre o tema e aprendeu a montar a sua matriz de risco, não deixe de utilizá-la. Afinal, de maneira rápida e simples, você conseguirá visualizar a probabilidade e o potencial de cada risco existente em seu setor.

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