Como o processo de tomada de decisão pode ser otimizado?

Como o processo de tomada de decisão pode ser otimizado?

Gerir uma equipe e um setor não é uma tarefa simples. Um gestor precisa acumular inúmeras habilidades — entre elas, a capacidade de adotar um processo de tomada de decisão eficiente e produtivo.

Fazer escolhas certas é um fator essencial para os bons resultados da empresa, e em áreas mais estratégicas, como a de compliance, é preciso ter ainda mais cuidado e dedicação. Afinal, passos em falso podem representar prejuízos expressivos ao negócio — que vão desde perdas de capital a impactos em sua reputação.

Mas você sabe como otimizar esse processo? Caso esteja enfrentando dificuldades para tomar decisões ou simplesmente quer reduzir os riscos de sua empresa, impedindo prejuízos por meio de decisões inteligentes, este post foi feito para você!

Produzimos um conteúdo completo sobre o tema, repleto de dicas e informações que, com certeza, farão a diferença em seu dia a dia. Portanto, concentre-se e faça uma boa leitura!

1. O que é o processo de tomada de decisão?

Antes de qualquer coisa, é preciso deixar claro o conceito do processo de tomada de decisão, pois isso facilitará que você entenda todo o conteúdo e absorva o máximo de informações possíveis.

Sempre que ouvimos o termo decisão, ele nos remete a algo sério e importante. Isso acontece em todos os aspectos de nossas vidas, mas, no universo corporativo, merece um destaque especial, por ter a capacidade de mudar os rumos de um negócio.

Como você sabe, uma das responsabilidades dos gestores é conduzir e definir as estratégias, projetos e ações que a equipe desempenhará. Mas, o que exatamente é um processo decisório?

Em geral é o caminho, as etapas e todos os cuidados que um gestor toma para fazer as melhores escolhas para a empresa. Em outras palavras: por meio de uma análise de dados, informações, impressões pessoais e diversos outros critérios e objetivos, ele toma decisões relevantes para o empreendimento.

2. Como um plano de negócios pode auxiliar na tomada de decisão?

Você tem um plano de negócios? Sabia que ele pode auxiliá-lo bastante a tomar decisões de qualidade? Pois bem, muitos gestores não dão o devido valor a essa ferramenta e acabam fazendo escolhas erradas ou pouco produtivas para a empresa.

Ora, fazer com que uma empresa opere sem um planejamento é o mesmo que andar sem direção e, em ambas as situações, as chances de não se chegar a lugar nenhum são grandes. Por isso, o plano de negócios é um documento imprescindível para o sucesso de sua empresa.

Mas, qual a sua relação com a tomada de decisões? Muito simples! Esse documento delimita e elenca os objetivos e o modelo de negócio adotado pela empresa. Assim, ele é um norteador das decisões.

Explicando melhor, quando o empreendimento possui um plano de negócios completo, o gestor consegue avaliar melhor os problemas e as possíveis soluções, tomando decisões mais focadas e certeiras em relação aos seus objetivos.

3. Gestão de riscos e tomada de decisão: quais os cuidados necessários?

Você, certamente, já deve ter ouvido falar em gestão de riscos. Na verdade, todo gestor de compliance entende o quanto é importante gerir e monitorar os riscos a que a empresa está exposta.

É importante destacar que cada organização sofre com um tipo de risco. Assim, empresas que atuam no mercado financeiro, companhias que prestam serviços de transporte e empresas que lidam com o atendimento ao cliente terão de estar preparadas para riscos distintos.

Nesse cenário, além de um bom programa de compliance, é importante adotar outros cuidados. Isso porque você pode ainda não ter percebido, mas há uma forte ligação entre a gestão de riscos e a tomada de decisões.

Na verdade, em qualquer processo decisório, é preciso avaliar os riscos de suas escolhas. Assim, na elaboração do planejamento estratégico, do projeto de compliance e da própria gestão de qualidade, é importante mensurar os prós e os contras e monitorar de perto as ameaças prováveis.

Conforme dissemos, toda decisão tem o poder de impactar o andamento do negócio — e nem sempre esses impactos são positivos. Isso quer dizer que o gestor deve estar consciente das possíveis consequências de cada passo dado e ter um plano de ação para neutralizar falhas e problemas que possam surgir ao longo do processo.

4. Quais as etapas para uma tomada de decisão eficiente?

Caminhando um pouco mais com o nosso material, podemos, agora, falar sobre as etapas necessárias para que uma decisão seja tomada de maneira eficiente e segura dentro de sua empresa.

A seguir, apresentamos 7 passos — e cada um deles pode influenciar os demais. Desse modo, é imprescindível que o gestor não pule nenhuma das etapas e se esforce para executá-las da melhor maneira possível. Confira!

4.1. Percepção da situação

Em um primeiro momento, o gestor sai de uma situação comum e começa a observar situações que geram ou que podem gerar falhas. Isso faz parte da gestão de riscos e é fundamental para que o negócio consiga operar longe de problemas legais, éticos e operacionais.

4.2. Identificação e exposição do problema

Após essa primeira fase, ficará mais fácil identificar o problema real enfrentado pela empresa. Ressalta-se que ele pode ter diversas causas e estar relacionado a inúmeros setores, como uma falha no regimento interno da empresa ou um comportamento inadequado de algum funcionário.

Esses gargalos podem ser a causa de uma ineficiência dentro da companhia ou um fator desencadeador de um processo que prejudica o funcionamento e a imagem do negócio.

4.3. Delimitação dos objetivos

Após todo esse processo de monitoramento de riscos e exposição do problema encontrado, o gestor deve definir quais os objetivos pretende atingir com o processo de tomada de decisão que está iniciando.

Isso deve ser feito de acordo com os objetivos e metas da empresa e, claro, precisa estar alinhado com condutas éticas e responsáveis, contribuindo para o fortalecimento empresarial.

4.4. Formulação das possíveis soluções

Definido o problema e os objetivos, chega o momento de colocar no papel todas as possíveis soluções. Aqui, é preciso registrar todas as ações que podem contribuir para a redução e eliminação do risco, pois existem inúmeros aspectos que precisam ser levados em consideração na próxima etapa.

Portanto, anote essas hipóteses de intervenção e, se possível, os prós e os contras de cada uma delas.

4.5. Escolha da solução mais adequada ao problema e ao negócio

Ainda que você tenha anotado várias possibilidades na etapa anterior, a partir de agora, deverá fazer uma análise mais aprofundada para conseguir obter o melhor resultado para o problema.

Para isso, é importante realizar uma boa análise dos dados que tem em mãos — e que podem conduzir a uma decisão mais eficiente. Não deixe passar nenhum detalhe e só siga para a etapa seguinte quando estiver seguro de sua escolha.

4.6. Implementação da alternativa escolhida

Enfim, você poderá colocar em prática a solução escolhida. Mas, antes disso, elabore um plano de ação e defina um cronograma de tudo o que será executado, detalhando os responsáveis e as métricas utilizadas para avaliar os resultados.

4.7. Monitoramento e avaliação dos resultados

Por último, mas não menos importante, é necessário monitorar e avaliar os resultados alcançados com a estratégia. Isso é extremamente importante, pois, mesmo seguindo todos os passos corretamente, é possível que algo dê errado. Dessa maneira, por meio de um acompanhamento preciso de suas ações, você consegue identificar falhas e trabalhar rapidamente para neutralizá-las, reformulando o projeto ou toda a estratégia traçada.

Observando cada uma dessas etapas, é possível concluir que elas são fundamentais para uma tomada de decisão de sucesso. Quando você segue cada uma delas com atenção, reduz as chances de falhas e se sente mais seguro.

5. Big Data e a tomada de decisão: como os dados podem ajudar sua empresa?

No tópico anterior, falamos que, para tomar decisões acertadas, é necessário analisar com atenção todos os dados e informações disponíveis. Não tomar esse tipo de cuidado é um erro sério e que pode comprometer todo o processo. É nesse aspecto que o Big Data — grande volume de dados que interferem e impactam o negócio — possui uma grande relevância. Mas, de nada adianta ter uma boa base de informações, se você não souber usá-la a seu favor.

Em geral, os dados são o fundamento de uma decisão eficiente. Frutos de uma gestão transparente, eles podem indicar as causas de um problema, bem como demonstrar as oportunidades e possibilidades para resolvê-lo da melhor maneira. Em outras palavras, tomar uma decisão ou implementar uma nova estratégia sem observar o volume de informações disponíveis é uma ineficiência e pode comprometer todo o resultado final.

Portanto, não há dúvidas de como o Big Data pode ajudar sua empresa a crescer. Empreendimentos modernos e inovadores estão sempre atentos a essas informações que são diariamente geradas na empresa e, mais do que isso, sabem lidar e aproveitar todo o seu conteúdo.

6. Os 6 pilares do processo decisório

Conforme visto, a empresa é um local em que inúmeras decisões são tomadas. Algumas são mais complexas e outras mais simples. No entanto, todas têm o poder de impactar os resultados e a produtividade do negócio de alguma maneira.

Por isso, para que o processo decisório seja realmente produtivo, é importante conhecer os seus pilares. Trata-se de 6 elementos fundamentais que, juntos, conduzem a uma decisão acertada, consciente e vantajosa para a empresa. Confira:

  1. o tomador de decisões: indivíduo que tem o poder e a capacidade de fazer as análises e escolher entre as opções disponíveis;
  2. os objetivos: a finalidade principal da ação a ser tomada;
  3. as preferências: é um critério que possui juízos de valor do próprio tomador de decisões;
  4. a estratégia: é a direção sugerida pelo responsável para que os objetivos sejam alcançados — costuma variar de acordo com os recursos disponíveis pela empresa;
  5. as situações: são os aspectos que afetam a decisão do gestor e podem, inclusive, estar fora do seu controle ou conhecimento;
  6. o resultado: é aquilo que se alcança por meio do processo decisório, podendo ser positivo ou negativo para a empresa.

Portanto, como é possível identificar, os seis elementos são imprescindíveis dentro do processo de tomada de decisão e, por isso, precisam ser dominados e levados em consideração em cada passo dado pela empresa.

7. As 5 melhores dicas para uma tomada de decisões alinhada com os processos da empresa

A função de decisão está ligada àqueles indivíduos que possuem poder gerencial dentro do negócio, ou seja, pode ser relacionada aos processos de desenvolvimento de lideranças.

Partindo da premissa que somente figuras de liderança devem tomar decisões estratégicas na empresa, ainda é necessário assegurar que todas ações implementadas estejam de acordo com os demais processos e objetivos do negócio. Mas, como isso é possível?

Para ajudá-lo com essa tarefa, reunimos 5 dicas infalíveis.

7.1. Tenha um planejamento estratégico

Já falamos, neste post, sobre a importância do plano de negócios. A verdade é que ter um planejamento estratégico facilita bastante a vida de um gestor, especialmente quando ele precisa tomar decisões importantes. Em geral, tendo em mãos esse documento que dita todas as estratégias e pontos essenciais da empresa, fica mais fácil assegurar que suas decisões não afetem ou comprometam o alcance de um outro objetivo.

Assim, na tomada de decisões, deve ser levado em consideração os objetivos do negócio, o perfil dos clientes, os produtos e serviços ofertados, os concorrentes e a atual situação do mercado.

7.2. Conheça os diversos setores da empresa

A noção básica que você precisa ter em mente é que quanto mais variados os dados disponíveis no processo de tomada de decisão, mais chances de sucesso você tem. Desse modo, conhecer todos os setores — financeiro, comercial, logístico, atendimento ao cliente e todos os outros — é fundamental para embasar suas decisões.

É interessante contar um bom sistema de gestão, que seja capaz de integrar todos esses dados em um só lugar — além de boas ferramentas para processamento e análise das informações. Com isso, você perderá menos tempo e conseguirá chegar a um resultado final mais eficiente e seguro.

7.3. Seja um verdadeiro líder para sua equipe

A decisão final, geralmente, cabe ao gestor, mas isso não quer dizer que ele deva decidir tudo sozinho. Pelo contrário, é importante que você aprenda a se tornar um verdadeiro líder e seja humilde para ouvir atentamente as sugestões e críticas da sua equipe.

Uma empresa não funciona sem os colaboradores — e um gestor eficiente sabe que existem muitos talentos em sua equipe que podem ser explorados em prol do negócio. Portanto, aprenda a estimular o diálogo saudável e procure delegar tarefas entre seus funcionários.

Mas, tenha cuidado! É preciso garantir que todos participem, mas entendam que o poder decisório está nas mãos das lideranças e, portanto, eles devem acatar aquilo que ficar definido, ainda que não esteja de acordo — desde que seja legal.

7.4. Não procrastine

Se você já tem em mãos todos os dados de que precisa para tomar a decisão e já realizou todas as análises necessárias, é hora de agir! Procrastinar e deixar essa ação para depois pode representar ainda mais prejuízos para o negócio. Lembre-se de que o momento ideal para agir é exatamente aquele em que já se tem segurança e certeza da decisão a ser tomada. Por isso, não espere muito para eliminar esses problemas da sua lista!

7.5. Tenha sempre um plano B em mãos

Nossa última dica é o famoso “plano B”! Acredite, mesmo seguindo todas as dicas e tomando os cuidados necessários, é possível que algo não saia conforme o planejado. Nesse caso, a melhor maneira de não deixar que o problema tome proporções ainda maiores, é tendo um plano de ação reserva.

Você deve ter um planejamento para situações de emergência, pois isso reduz seus prejuízos e permite que suas decisões estejam sempre alinhadas com os demais processos da empresa. Agir por impulso não é uma estratégia inteligente e acaba gerando impactos negativos em outros setores.

8. Quais as melhores ferramentas e tecnologias para uma boa tomada de decisão?

Já estamos finalizando este material e decidimos trazer algumas ferramentas e tecnologias que podem auxiliá-lo a tomar decisões acertadas.

Há muitos dados, informações e situações a serem observadas durante esse processo e agir sozinho — ou de maneira manual — pode comprometer seus resultados. Em outras palavras, é importante ter o apoio de recursos automatizados para eliminar o desperdício de tempo e diminuir a chance de erros e falhas humanas.

Portanto, confira as nossas últimas dicas e veja quais as melhores ferramentas para transformar a sua tomada de decisões!

8.1. Software de gestão

Um software de gestão é imprescindível para as empresas contemporâneas. Além de todos os recursos e benefícios proporcionados, ele permite que os dados do negócio sejam reunidos em um só local.

Assim, com poucos cliques, você conseguirá analisar dados de vendas, estoque, finanças e resultados individualizados de cada colaborador. Essas informações são poderosas fontes de consulta e contribuem para uma atuação empresarial mais eficiente.

8.2. Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA (sigla do inglês Plan, Do, Check, Act) é uma ferramenta que tem como objetivo a gestão da qualidade total da empresa. Com ela, o gestor consegue controlar os processos e tomar decisões para melhoria e manutenção de procedimentos.

O objetivo é auxiliar no gerenciamento do negócio por meio de uma avaliação e monitoramento constante dos problemas e riscos, diminuindo os erros e falhas nos processos.

8.3. Análise SWOT

Você já ouviu falar em Análise SWOT? Essa é mais uma ferramenta importante e útil no processo decisório. Sua principal função é identificar e acompanhar os pontos fracos e fortes do negócio, bem como as principais ameaças e oportunidades. O nome também vem da sigla em inglês, formada pelas iniciais de:

  • Strenghts (Forças);
  • Weakness (Fraquezas);
  • Opportunities (Oportunidades) e;
  • Threats (Ameaças).

Não há dúvidas de que esse tipo de visão contribui para uma tomada de decisão mais célere e produtiva. Afinal, o gestor terá em mãos um panorama do negócio e informações que são essenciais para fazer escolhas acertadas.

8.4. Software de monitoramento de equipe

Ter um software de monitoramento de equipe é mais uma estratégia importante para tomar decisões embasadas em dados. De modo geral, esses programas acompanham a produtividade dos colaboradores e demonstram pontos que merecem a atenção dos gestores.

Você conseguirá coletar dados que não teria condições de observar sozinho, como o tempo que o funcionário fica ocioso, a maneira como ele gasta o tempo na empresa e o cumprimento das tarefas dentro do prazo.

Isso permite que você conheça profundamente sua equipe e as raízes de possíveis quedas na produtividade — e até mesmo das melhorias dos resultados —, trabalhando para eliminar ou incentivar comportamentos.

8.5. Matriz GUT

Por último, sugerimos que você utilize a Matriz GUT, uma ferramenta usada para priorizar um problema da empresa com o intuito de superá-lo. Para isso, ela leva em consideração inúmeros aspectos, como a gravidade do problema, a urgência com que ele deve ser solucionado e a tendência ou potencial para que ele cresça — por isso, o nome GUT (Gravidade, Urgência, Tendência).

Apesar de seus expressivos resultados, a montagem dessa matriz é bem simples e rápida. Com ela, o gestor consegue avaliar seus problemas quantitativamente, dando prioridade a ações preventivas e corretivas.

É importante enfatizar que muitos gestores utilizam essa ferramenta como um complemento à Análise SWOT, uma vez que ambas podem ser utilizadas para avaliar riscos internos e externos, mas a Matriz GUT consegue apontar o nível de prioridade de cada um.

Foram inúmeras informações relevantes sobre o processo de tomada de decisão e, com certeza, se você acompanhou tudo com atenção, está um passo à frente na busca por um negócio mais eficiente, planejado e seguro.

Toda empresa é formada por um sistema de decisões e todos os seus membros estão, a todo instante, fazendo escolhas. É certo que algumas são mais estratégicas do que outras, mas é preciso assegurar que o tomador de decisões esteja sempre certo e preparado para as inúmeras escolhas que precisa fazer.

Portanto, otimizar — e, algumas vezes, automatizar — o processo decisório é um objetivo comum de quase todos os gestores e as dicas e informações apresentadas neste post servirão para ajudá-lo a conquistar seus objetivos e manter seu negócio competitivo no mercado.

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