fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Qual é a importância do compliance para a segurança da informação?

A informação é um dos maiores patrimônios de qualquer empresa. Já imaginou o tamanho do problema ao perder informações dos seus clientes ou da sua estratégia de vendas? E pior: se essas informações fossem usadas pelos seus concorrentes? É por isso que a segurança da informação precisa ser uma preocupação na sua empresa.

Quando falamos em informação, estamos nos referindo a qualquer ativo, conteúdo ou dado que tenha sido gerenciado ou desenvolvido pela organização. A segurança da informação interfere diretamente na credibilidade da empresa perante o mercado e pode significar maiores lucros ou perdas, dependendo de como for aplicada. Ou seja, perder ou ter danificadas essas informações pode ser motivo de uma grande dor de cabeça para a empresa.

Mas como o compliance pode ajudar nessa tarefa? Neste artigo, trouxemos o que você precisa saber para que, não apenas a área de TI, mas também a área de compliance cuide da segurança da informação da sua empresa.

O que é compliance?

O conceito de compliance vem do termo inglês “comply”, que significa “agir dentro das regras”. Ou seja, são práticas da empresa para estar alinhada com normas, controles externos e internos, além de políticas e diretrizes.

O compliance tem como objetivo assegurar que a empresa e seus colaboradores cumpram à risca todas as normas dos órgãos de regulamentação externas e da própria organização. Isso é válido para todas as esferas: trabalhista, fiscal, contábil e, também, para a segurança da informação.

Por que o compliance é importante para a segurança da informação?

A segurança da informação é uma preocupação constante para gestores de TI, mesmo que sejam realizadas auditorias internas e externas regularmente para checar a conformidade dos processos na empresa.

Sendo assim, o compliance é uma maneira de garantir que a política de segurança está sendo cumprida. Isso permite mais tranquilidade para o trabalho e para as atividades da empresa como um todo. Afinal, um bom trabalho de compliance deve ter como aliada uma solução de segurança digital que assegure a proteção dos dados corporativos.

É preciso compreender que, quando falamos em solução de segurança digital, não estamos tratando apenas de software ou hardware. É necessário pensar na estratégia para garantir a segurança da informação, sem interferir na realização do trabalho no dia a dia dos colaboradores.

Como implementar uma estratégia de compliance da informação?

1. Identificar os direcionadores

O primeiro passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é identificar quais direcionadores a empresa deve seguir para estar em compliance.

Os direcionadores podem ser:

o regulamento específico do segmento da empresa;
as regras definidas pela empresa, como código de conduta, políticas e outros;
as exigências de mercado;
a legislação dos países onde a empresa atua.

2. Identificar os controles exigidos

Cada um dos direcionadores define uma série de controles que devem ser cumpridos pela empresa. Portanto, o segundo passo para implementar uma estratégia de compliance da informação é deixar claro para toda a empresa o que significam esses controles e quais são as consequências de não atendê-los.

3. Definir a arquitetura de segurança da informação

A arquitetura de segurança da informação são as diretrizes que definem, dimensionam e organizam os dispositivos tecnológicos da empresa, de acordo com as necessidades dela. Essas diretrizes são essenciais para estabelecer a segurança como um processo corporativo contínuo.

Há várias arquiteturas disponíveis, cada uma com características próprias. A escolha depende das necessidades do setor de TI da empresa e dos controles que devem ser cumpridos. O importante é deixar claro para os colaboradores qual arquitetura precisa ser seguida.

4. Divulgar o nível de compliance e planejar ações de melhoria

O próximo passo é a diretoria divulgar o nível de compliance da informação da empresa.

Mas o compliance não é uma atividade única. Ele deve sempre estar presente na gestão, com o objetivo de gerar melhores resultados para o negócio. Portanto, avalie o nível de compliance e observe se ele está satisfatório e de acordo com as necessidades da empresa.

A partir dessa análise, elabore um planejamento de ações que garantam que o nível de compliance seja mantido ou melhorado, quando for o caso.

Conclusão

O compliance é uma forma eficiente de garantir o cumprimento das diretrizes de segurança da informação na empresa.

Portanto, se você quer assegurar a proteção dos dados da sua organização, é indispensável contar com ações de compliance.

Desperte o senso de urgência na sua equipe com essas 5 dicas

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Você percebe que a sua equipe fica sempre deixando as atividades para depois e que poderia aproveitar melhor o tempo de trabalho? Esse é um problema comum para gestores. O motivo disso é que a sua equipe pode estar precisando de motivação para despertar o chamado senso de urgência.

A princípio, o termo “senso de urgência” pode parecer exagerado, com a ideia de que os colaboradores tenham que trabalhar freneticamente, como robôs.

Mas o que ele quer dizer, na verdade, é que é preciso encontrar o ponto de equilíbrio, aquele nível ideal de produtividade que seja, ao mesmo tempo, interessante para a empresa e que não prejudique a qualidade de vida do colaborador.

Neste artigo, preparamos 5 dicas que vão te ajudar a despertar esse senso de urgência na sua equipe de maneira adequada. Confira e comece a aplicar hoje mesmo! ?

5 dicas para despertar o senso de urgência na sua equipe

1. Conheça (e corrija) as insatisfações da equipe

Um dos primeiros passos para despertar o senso de urgência na sua equipe de trabalho é entender o que leva os seus colaboradores a não terem o desempenho que a empresa espera deles.

Por exemplo, pode ser que os seus colaboradores estejam insatisfeitos com algum processo que atrasa o trabalho deles. Já parou para pensar nisso?

Outro ponto que pode ser observado nesse sentido é a falta de estímulos para a equipe. Será que não é hora de investir em treinamentos? Promover uma campanha motivacional?

Vale a pena fazer essa análise, identificar os motivos de insatisfação da sua equipe e, claro, corrigi-los.

2. Crie um ambiente de trabalho agradável

Esse é um aspecto fundamental para despertar o senso de urgência nos colaboradores. Para garantir a plena produtividade da sua equipe, contar com um local de trabalho agradável e estimulante é essencial.

Ambientes de trabalho que não transmitem segurança tanto para a integridade física quanto mental proporcionam colaboradores descomprometidos, que desempenham as atividades com desleixo, assim como o aspecto que a empresa apresenta.

O local de trabalho deve ser:

limpo e organizado;
com ergonomia;
com o mínimo de exposição a riscos;
com processos que garantam saúde e segurança;
livre de grandes ruídos;
livre de assédio.

Parece óbvio, mas, na prática, muitas empresas não se preocupam com essas questões. Quando o colaborador sente que a organização se preocupa com o bem-estar dele, tende a se dedicar com mais afinco e, consequentemente, internalizar o senso de urgência esperado pela empresa.

3. Estabeleça o prazo exato que cada atividade demanda

Para que os colaboradores tenham senso de urgência e as tarefas sejam sempre entregues na data estabelecida, o prazo deve ser estipulado pensando exatamente no tempo de que a equipe precisa para entregar aquela atividade. Nem mais nem menos.

Sabe o porquê disso? Você lembra quando tínhamos uma prova na escola e, mesmo ela tendo sido marcada com bastante antecedência, só estudávamos no dia anterior? O raciocínio aqui é o mesmo. Quando o colaborador percebe que terá tempo demais para fazer determinada atividade, a tendência é que ele deixe para os últimos dias.

Já quando o prazo é curto demais, o colaborador tende a ficar estressado e, por acreditar que não conseguirá entregar a atividade, possivelmente nem tente começar.

Seguindo essa lógica, você já deve imaginar como funciona quando o prazo sequer é determinado, não é? Dificilmente, o objetivo será cumprido. Afinal, o colaborador vai dar prioridade para aquilo que tem data definida para entregar.

OK, mas, então, quantos dias eu dou para a equipe entregar? Está aí a importância de o gestor conhecer a fundo as atividades de cada colaborador e entender o tempo necessário para cada uma.

Só assim é possível determinar o prazo ideal. Afinal, dentro de uma mesma empresa podem existir demandas diferentes. Então, não adianta estipular um prazo padrão para todas elas. Cada atividade deve ter o prazo que merece.

E tão importante quanto determinar o prazo é lembrá-lo. O colaborador precisa ter alguma ferramenta que o lembre diariamente de quanto tempo ele tem para curmprir aquela tarefa.

Além disso, no dia que termina o prazo, é essencial encerrar, de verdade, a entrega. Caso o colaborador não cumpra o deadline, ele só vai aprender a executar as tarefas no prazo se você não aceitar atraso.

4. Observe quais têm sido as reais funções de cada colaborador

Já falamos sobre isso na dica anterior: a importância de conhecer a fundo as atividades de cada colaborador. Mas o que isso quer dizer?

Você sabe se o seu colaborador está desempenhando mesmo as funções para as quais ele foi contratado? Será que ele não está assumindo tarefas além das que estão na sua alçada?

É comum colaboradores com espírito de liderança assumirem atividades extras. Essa é uma forma que eles têm de mostrar que estão interessados em fazer mais pela empresa. Mas nem sempre essa é uma atitude louvável.

Para que o colaborador tenha senso de urgência, é essencial que ele se atenha às atividades que são do seu domínio. Muitas vezes, ele pode estar perdendo tempo ao desempenhar atividades extras que são de responsabilidade de outro colaborador ou mesmo que podem ser automatizadas por um sistema, por exemplo.

Portanto, faça essa análise e converse com os seus colaboradores para que eles otimizem o tempo de trabalho.

5. Monitore as estações de trabalho

Para despertar o senso de urgência na sua equipe, é preciso ainda contar com uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho. A intenção é acompanhar de perto o que os seus colaboradores estão fazendo durante o horário de trabalho.

Com o fSense, plataforma de monitoramento online, é possível registrar as atividades dos colaboradores em toda a jornada de trabalho. Por meio de funcionalidades como screenshots, timeline e categorização de sites e aplicações, a gestão de pessoas se torna muito mais simples, uma vez que é possível identificar tudo o que toma o tempo produtivo dos colaboradores e, assim, tomar providências para otimizar o trabalho.

Conclusão

Despertar o senso de urgência na sua equipe é uma tarefa que exige certo esforço, mas é possível tornar essa tarefa mais simples com ferramentas como o fSense, que permitem a identificação das atividades que roubam o tempo produtivo dos colaboradores.

Esperamos que essas dicas possam te ajudar a tornar a sua equipe mais produtiva. Leia também o e-book “Passo a passo para alavancar a produtividade de sua equipe para o próximo nível”.

A gestão de pessoas está mudando: conheça 4 tendências globais

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O comportamento das pessoas tem mudado muito rapidamente. Com o avanço da tecnologia e a transformação digital alterando a maneira tradicional de fazer tudo, mudam também os alicerces das estruturas organizacionais. Dessa forma, as empresas passam a enfrentar novos desafios quanto à gestão de pessoas.

Por muito tempo, os gestores lutaram para que os colaboradores fossem engajados, para reter bons profissionais, para melhorar a liderança e para construir uma cultura organizacional forte. Agora, estão enfrentando a necessidade de redesenhar o modelo de organização.

Se você é da área de gestão de pessoas, certamente conhece a Deloitte e a McKinsey, grandes consultorias especializadas em gestão de pessoas e capital humano. Para ajudar os líderes das empresas contemporâneas a entenderem essas mudanças, elas se dedicaram a pesquisar profundamente o assunto.

O resultado foi a percepção de que esse novo modelo de trabalho está nos forçando a mudar as descrições das funções, repensar as carreiras e a mobilidade interna, enfatizar habilidades e redesenhar a forma como definir metas e recompensar pessoas.

A pesquisa da Deloitte, denominada “Tendências Globais de Capital Humano 2018”, revelou que 92% das empresas entrevistadas enxergam como um dos seus principais desafios “redesenhar a estrutura organizacional e a forma como trabalham” para se adequarem ao clima de trabalho e aos negócios de hoje.

Isso quer dizer que o papel dos líderes de gestão de pessoas mudou completamente.

Será que a área de gestão de pessoas da sua empresa está pronta para essas mudanças? Neste artigo, relacionamos as principais tendências apontadas por essa pesquisa para que você analise a necessidade de alterações na sua empresa.

Conheça 4 tendências globais de gestão de pessoas

1. Foco em toda a equipe, não apenas nos líderes

De acordo com a pesquisa, o foco em equipes (e não apenas nos líderes) é chave para o sucesso no desempenho de um negócio. A Deloitte identificou as seguintes formas de alcançar o sucesso nesse novo modelo de organização:

Cultura compartilhada: 86% das empresas indicaram compreensão, medição e alinhamento de cultura como tendências mais importantes nos negócios de hoje. Dessa forma, é possível identificar que os colaboradores precisam de diretrizes e sistemas de valores para ajudá-los a decidir o que fazer e como tomar decisões, até mesmo devido ao fato de que é comum equipes trabalharem geograficamente dispersas.
Metas e projetos transparentes: para que pessoas trabalhem com outras equipes e saibam em quê as outras estão trabalhando, é fundamental que os objetivos da empresa sejam claros, globais e bem comunicados.
Feedbacks e fluxo livre de informações: embora a gestão deva assumir a responsabilidade imediata sobre eventuais falhas, outras áreas da empresa precisam conhecer os problemas que estão acontecendo para que possam dar suporte às necessidades da equipe. Feedbacks abertos e transparentes, além da construção de uma cultura aberta e inclusiva, são passos adiante nesse quesito.
Recompensas por competências e contribuição: esse novo modelo de gestão deve recompensar os colaboradores pela sua contribuição, não pela posição que elas ocupam em uma equipe. As recompensas deverão ser com base em habilidades, alinhamento com valores e contribuição para a empresa como um todo.

2. Abandono das estruturas funcionais

A pesquisa mostrou que apenas 26% das grandes empresas são organizadas por funções (vendas, marketing, finanças, engenharia, serviços etc). Além disso, 82% estão em fase de reorganização, tem um plano para reorganizar ou recentemente foram reorganizadas para serem mais sensíveis às necessidades dos clientes.

A maioria das empresas entrevistadas reconheceram que suas estruturas funcionais eram obsoletas e que esse novo modelo usa o potencial dos “millennials” para dirigir a inovação a serviço do cliente.

No entanto, o problema que a gestão de pessoas enfrenta é como coordenar e alinhar essas equipes. Como incentivar os colaboradores a compartilharem informações e a trabalharem em conjunto? Como recompensar as pessoas de uma empresa que já não promove a recompensa pela posição?

Diferente de organizações da década de 1980, em que o colaborador permanecia no mesmo posto até o fim da sua carreira, hoje as empresas tendem a aproveitar o colaborador por suas habilidades e suas competências. É o que chamamos de capital humano: quando todas as pessoas trazem conhecimentos, competências e atributos de personalidade para realizar um trabalho com fim de valor econômico.

3. Visão da empresa como organismo vivo

O relatório “State of Human Capital”, da McKinsey, aborda a necessidade de enxergar a empresa como um organismo vivo. Como na biologia, os mais bem sucedidos não são os mais fortes, mas aqueles com maior capacidade de adaptação.

Sendo assim, as empresas que querem resistir precisam mostrar que são capazes de se adaptar às demandas de um cenário que tem se tornado cada vez mais dinâmico e competitivo. Para isso, devem implementar alterações estruturais, estratégicas, operacionais e táticas.

No entanto, o maior desafio é engajar os colaboradores a cooperarem na execução dos novos processos, o que é possível mostrando que o treinamento é capaz de aumentar os resultados da empresa.

O estudo mostra ainda que é imprescindível avaliar a base de dados do RH. Ela pode ser uma fonte infindável para a empresa. Quanto mais a organização consegue medir seu impacto, mais efetiva ela é nesse novo cenário. Essa é a tendência conhecida como People Analytics.

A McKinsey aponta também como tendência na gestão de pessoas a inclusão de todos os colaboradores para o planejamento estratégico das organizações. As empresas tendem a diminuir e a flexibilizar a hierarquia, além de priorizar relações de troca orientadas por propósito compartilhado.

Embora ainda existam altos cargos nas empresas, os líderes devem inspirar e alinhar os times, mas também ser bons em se conectar com outras equipes. Além disso, devem fazer o melhor uso das pessoas e das suas habilidades.

As empresas devem investir ainda mais no desenvolvimento de lideranças e automatizar funções transacionais e repetitivas, permitindo que os líderes se dediquem completamente a cuidar da evolução da cultura e das pessoas.

4. Investimento em inteligência

Para impulsionar o sucesso dos negócios, a gestão de pessoas precisa investir em inteligência para liderar melhor, entender como o tempo da equipe é utilizado, analisar a produtividade e ter melhor controle do trabalho.

Para isso, existem softwares como o fSense, ferramenta inteligente de monitoramento e braço direito na gestão de pessoas. Ele gera relatórios com as atividades dos colaboradores, mostrando o uso das estações de trabalho de cada um e ajudando os gestores na identificação de problemas com produtividade.

Saiba mais sobre como usar o fSense e os benefícios que ele pode trazer para a gestão de pessoas na sua empresa. Leia este artigo.

Melhore o trabalho home office com esses 10 aplicativos

Empresas que optam por manter equipes trabalhando remotamente, no modelo home office, geralmente enfrentam problemas com a gestão. Afinal, não é tarefa simples manter a produtividade sempre alta, colaboradores focados e trabalhos entregues pontualmente quando a gestão é feita a distância.

Se você tem esses problemas com a sua equipe home office, está no lugar certo. Pensando em te auxiliar nas tarefas cotidianas, levantamos 10 aplicativos super úteis para seus colaboradores adotarem e te deixarem mais tranquilo em relação à produtividade.

Conheça 10 aplicativos para auxiliar o trabalho home office

1. Evernote

O Evernote é um dos melhores gerenciadores de informações disponíveis no mercado. Além de ser muito versátil, ele pode ser aproveitado de maneiras diferentes dependendo do que você precisa.

Com ele, é possível fazer anotações, criar lembretes, montar listas e ainda sincronizar vários dispositivos. O aplicativo também permite salvar documentos de texto, imagens, PDFs, gravar arquivos de áudio e acessá-los em tempo real, de onde você estiver, o que é ótimo para colaboradores home office que trabalhem de diversos locais.

Saiba mais sobre o Evernote aqui.

2. TickTick

O TickTick é um excelente aplicativo para colaboradores home office. Permite organizar tarefas, fazer listas e também estabelecer objetivos em projetos de trabalho. Mesmo apresentando muitas funcionalidades, é um aplicativo bastante intuitivo, o que é ótimo para equipes com profissionais de diversas áreas e com diferentes níveis de conhecimento em relação a tecnologia.

Ele ainda conta com calendário, widgets, tarefas customizáveis e também pode ser integrado com outros dispositivos.

Saiba mais sobre o TickTick aqui.

3. Basecamp

O Basecamp é bastante útil para integrar equipes de trabalho. Ele ajuda colaboradores com diferentes responsabilidades a chegar a um mesmo objetivo: finalizar juntos um projeto. Isso porque ele permite compartilhar arquivos, definir prazos, atribuir tarefas e centralizar feedbacks.

Torne a sua equipe home office mais eficiente ao deixar de perder tarefas e prazos. Com o Basecamp, fica mais fácil ter uma visão geral de tudo o que precisa ser feito e quando.

Saiba mais sobre o Basecamp aqui.

4. FocusList

Sua equipe home office tem problemas para manter a concentração? O FocusList é perfeito para auxiliar nisso. Ele registra as atividades que precisam ser realizadas e marca o tempo dedicado a cada uma, ajudando o colaborador a se concentrar.

Você faz uma lista com todos os objetivos do dia e vai marcando quando inicia e quando finaliza. Assim, consegue ter um controle de quanto tempo tem gastado em cada atividade.

Saiba mais sobre o FocusList aqui.

5. Momentum

O Momentum também ajuda a focar em uma tarefa por vez e evitar a distração. Ele funciona como um gerenciador de hábitos que pode ser usado tanto para pequenos objetivos quanto para projetos maiores.

Ele registra cada etapa conquistada, o que mantém a motivação para que a equipe home office chegue ao objetivo final.

Saiba mais sobre o Momentum aqui.

6. Slack

São inúmeros os aplicativos para troca de mensagens instantâneas, mas as mais conhecidas são usadas com objetivo casual, para conversas com amigos e familiares.

O Slack é um aplicativo desenvolvido especificamente para conversar com colegas de trabalho, especialmente sobre projetos profissionais. Dessa forma, facilita a interação de colaboradores home office com outros que trabalhem alocados na empresa.

Ele oferece chat de texto e de voz e também conta com integração com o Google Drive e outros serviços similares.

Saiba mais sobre o Slack aqui.

7. Pocket

Precisa que a equipe home office se mantenha focada em um trabalho, mas ela não pode abrir mão da atualização com notícias, por exemplo?

O Pocket é um aplicativo que permite salvar artigos, notícias e vídeos ao longo do dia para ver ou ler depois. Assim, fica mais fácil evitar a distração e ainda deixar separado tudo o que interessa em uma lista simples de usar e navegar.

Saiba mais sobre o Pocket aqui.

8. Noisli

Sua equipe home office pode ser do tipo que se concentra com mais facilidade se estiver ouvindo sons que induzam o foco. O Noisli apresenta vários sons com esse objetivo: sons de floresta, de ondas do mar, de fogueira queimando e até mesmo de ambientes como uma cafeteria cheia.

Com esse tipo de som, o colaborador pode trabalhar sem se distrair com as letras de uma música ou com os barulhos do ambiente, o que ajuda na produtividade.

Saiba mais sobre o Noisli aqui.

9. MindMeister

O MindMeister é um aplicativo que ajuda muito a organizar ideias. Isso porque a sua principal função é criar mapas mentais, ou seja, ideias representadas graficamente. Dessa forma, fica muito mais fácil compartilhar um projeto, por exemplo.

O aplicativo funciona em cloud computing, o que permite que ele seja acessado de qualquer lugar. Também possibilita diversos usuários online, o que é perfeito para trabalhos em equipe.

Saiba mais sobre o MindMeister aqui.

10. fSense

Você precisa acompanhar em tempo real as atividades de todos os colaboradores home office? O fSense é ideal para a gestão de equipes porque permite uma visão ampla de tudo o que se passa nas telas dos computadores de cada colaborador por meio de relatórios, linha do tempo e até mesmo screenshots.

Com o fSense, o gestor tem a possibilidade de categorizar sites e aplicações como de uso para o trabalho e de uso pessoal. Assim, consegue contabilizar as horas trabalhadas efetivamente e analisar as atividades que “roubam” o tempo produtivo dos colaboradores.

O fSense também permite monitorar as possíveis falhas de segurança de informações da empresa, já que garante o controle de tudo o que foi acessado e compartilhado pelos colaboradores.

Saiba mais sobre o fSense aqui.

Quer mais produtividade na sua equipe home office? Leia este whitepaper e descubra a resposta para seus problemas.

Por que dados de monitoramento são importantes para um plano de ação?

Os dados são muito importantes para que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de mercado, desenvolva um plano de ação. Afinal, eles fornecem informações que permitem aos gestores tomarem nota sobre fatores desconhecidos, além de nortear o alcance de resultados.

Quando a empresa tem conhecimento sobre determinados dados, ela é capaz de obter informações confiáveis e com embasamento para desenvolver estratégias e tomar decisões assertivas.

A coleta de dados permite à empresa realizar planejamentos, análises, experimentações, direcionamentos e estudos de melhor qualidade, que influenciem positivamente os seus resultados. Sendo assim, a coleta de dados torna-se um importante passo para um plano de ação da empresa.

Por que a sua empresa precisa de um plano de ação?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia para definir metas e objetivos para a empresa. Dessa forma, ele deve estipular as atividades que devem ser realizadas e apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e por acompanhar o andamento do projeto, garantindo que a empresa alcance os melhores resultados.

Na verdade, todos os gestores, em algum momento, precisam se dedicar na criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe.

O maior desafio de fazer um plano de ação está em conseguir mostrar a importância dele para os colaboradores e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

É principalmente por esse motivo que é tão necessário contar com dados que justifiquem aos colaboradores a necessidade do plano de ação e indiquem como eles podem contribuir para a conquista de resultados que a empresa espera.

Qual é a importância dos dados para o sucesso de um plano de ação?

Com a coleta de dados, a empresa tem a possibilidade de desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos.

O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas ferramentas capazes de, mais do que coletar dados, estruturá-los, analisá-los e fornecer resultados pertinentes à empresa. Dessa forma, a organização tem a possibilidade de realizar um plano de ação fundamentado para fornecer oportunidades, resoluções e uma melhor tomada de decisões.

Dados sobre desempenho, qualidade e agilidade de entregas, satisfação dos colaboradores, eficiência dos departamentos, clima organizacional, atendimento ao cliente, nível de produtividade, entre outros, podem ser facilmente obtidos por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Identificação de hábitos e comportamentos nocivos aos objetivos da empresa

A partir desses dados de monitoramento, o gestor consegue identificar comportamentos de determinados colaboradores que possam ser adotados por toda a equipe, hábitos que podem estar sendo prejudiciais à segurança da empresa e que precisam ser repreendidos e até mesmo a necessidade de treinamentos específicos, que abordem exatamente as atividades corriqueiras dos colaboradores. Ou seja, são detalhes que os gestores só poderiam saber por meio da coleta de dados de monitoramento das estações de trabalho.

Melhoria da alocação de recursos financeiros

Além disso, os dados de monitoramento fornecem informações para que a empresa utilize da melhor forma seus recursos financeiros. Muitas vezes, há atividades que podem ser automatizadas, por exemplo. Com o monitoramento, os gestores têm condições de identificar essas atividades e, consequentemente, reduzir custos da empresa. Ao evitar gastos desnecessários, a empresa também minimiza os riscos de falência.

Quais outros dados de monitoramento a empresa pode obter para um plano de ação?

Produtividade por trabalho entregue

O monitoramento de estações de trabalho permite que os gestores conheçam a produtividade pela entrega de trabalhos, o que dá uma visão muito mais assertiva do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente.

Em operações de vendas, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas para os colaboradores. A partir dos dados extraídos do monitoramento de cada colaborador, é possível até mesmo criar metas individuais, de acordo com os números que cada membro da equipe é capaz de atingir.

Além disso, o monitoramento também possibilita acompanhar dia a dia após a meta ser estabelecida. É possível analisar a produtividade diária de cada colaborador, saber se ele se empenha diariamente ou se deixa para buscar resultados só quando o prazo está perto de vencer, entre outras informações.

Assim, o gestor pode fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo isso com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo.

Horas produtivas

Em trabalhos que não são operacionais, embora exista um processo e certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega. Afinal, um pode exigir mais tempo que o outro. Nesses casos, é possível utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período.

Pela legislação brasileira, um colaborador registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar até 8 horas por dia e 44 horas por semana. A empresa pode estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que dariam 37 horas semanais, aproximadamente. Dessa forma, esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas.

Para mensurar as horas produtivas, basta contar com um sistema de monitoramento que registre as atividades dos colaboradores, possibilitando ao gestor acompanhar o atingimento das metas.

Instale um sistema de monitoramento gratuitamente

Para ter acesso a todas essas vantagens a partir da coleta de dados, conte com o fSense, um sistema de monitoramento de estações de trabalho que registra tudo o que se passa nos computadores da sua equipe. Experimente o fSense por 15 dias grátis em até 10 estações de trabalho.

Conheça dicas para uma melhor gestão de colaboradores home office

A gestão de colaboradores home office nem sempre é simples. Dependendo da maturidade da empresa, é difícil lidar com os problemas que surgem, já que esse modelo de trabalho é relativamente novo em grande parte das organizações. Muito se sabe sobre a gestão de colaboradores presenciais, mas a gestão eficiente de profissionais home office ainda é uma novidade para as empresas.

Mas as muitas vantagens que o trabalho home office oferece levam as empresas a adotarem cada vez mais esse modelo. Para isso, é imprescindível contar com práticas que permitam uma melhor gestão dos colaboradores remotos, garantindo a produtividade e os resultados esperados pela empresa.

Neste artigo, trazemos as principais dicas que a sua empresa precisa seguir para ter uma melhor gestão dos colaboradores home office.

Como garantir uma melhor gestão de colaboradores home office

1. Programe reuniões e avaliações regulares

Um dos principais desafios enfrentados por empresas que adotam o modelo de home office é a falha de não realizar reuniões e avaliações regulares.

Por mais confiáveis e competentes que sejam os profissionais que trabalham remotamente, é muito importante estabelecer uma rotina de reuniões para garantir que as tarefas estão sendo realizadas e também para mostrar aos colaboradores que o trabalho está sendo acompanhado.

O ideal é que essas reuniões sejam presenciais, mas, se não for possível, videoconferências ou teleconferências são opções a se considerar.

É fundamental acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador. Assim, ficará mais fácil fazer orientações e correções quando forem necessárias, além de identificar a necessidade de treinamentos adicionais ou outros recursos.

Essas reuniões também são importantes para que o gestor tenha informações suficientes para dar feedbacks e avaliar com mais rigor os colaboradores home office, uma vez que a distância dificulta o contato mais próximo e a análise do desempenho.

2. Estabeleça metas claras

As metas estabelecidas com os colaboradores home office devem ser ainda mais claras do que as estabelecidas com colaboradores presenciais. Isso porque, como o gestor não está todo o tempo acompanhando a rotina, não tem como reforçar alguma meta que não tenha ficado bem definida ou que não tenha sido entendida com clareza.

Portanto, estabeleça metas concretas, defina números, levante porcentagens que a empresa deseja alcançar em determinado período. Ou seja, facilite o entendimento dos colaboradores home office para que haja uma maneira mensurável de avaliar o progresso deles em relação aos objetivos e também para evitar os desgastes causados por uma comunicação ineficaz.

Além disso, é importante estabelecer metas de longo prazo e metas de curto prazo, definindo claramente o que é esperado pelos colaboradores home office e em quanto tempo.

3. Conte com uma ferramenta de monitoramento

Se a sua empresa tem dificuldade de medir a produtividade dos colaboradores home office ou ainda não consegue manter o desempenho dessa equipe, a adoção de uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho é fundamental. Sistemas como esse registram todas as atividades do usuário, o que permite ao gestor o acesso às principais informações de que precisa para avaliá-lo.

O fSense é uma dessas plataformas de monitoramento. Seu diferencial está no foco em resultado. Por isso, traz funcionalidades como a categorização de sites e aplicações, que permite ao gestor determinar quais são de uso autorizado para o trabalho e quais são de uso pessoal. Assim, o gestor tem acesso a um registro de linha do tempo, que mostra como o usuário tem usado o tempo de trabalho.

Outra funcionalidade interessante é a possibilidade de printar a tela do usuário para verificar a sua atividade em determinado momento da jornada de trabalho. Dessa forma, o gestor tem pleno acesso ao que o colaborador home office produz, sem a necessidade de questioná-lo ou pedir relatórios constantes, por exemplo.

Com o fSense, sua empresa pode alcançar melhores resultados, uma vez que é possível identificar exatamente onde estão as falhas por parte dos colaboradores e tomar decisões que possibilitem mais produtividade.

Conheça as principais falhas de compliance que sua empresa pode cometer

Não é tarefa fácil cumprir as normas legais e as regras estabelecidas para o segmento de mercado. O chamado compliance exige uma série de medidas para que seja aplicado com rigor, qualquer que seja o porte da empresa.

A sua estratégia de compliance está falhando? Você já se perguntou se conhece as reais causas por trás disso? Algumas delas podem ser desconhecidas e, dessa forma, não adianta você agir em determinados fatores se são outros os causadores do problema.

Por isso, listamos neste artigo as principais falhas de compliance cometidas pelas organizações e como elas põem em risco a sobrevivência das empresas. Confira se alguma delas está atingindo o seu negócio.

5 falhas de compliance que podem estar arruinando sua estratégia

Falha 1: tomar decisões com pressa

Na maioria dos casos, os requisitos exigidos às empresas para que atuem dentro dos direcionamentos estabelecidos pelo setor de compliance têm prazo muito curto para serem cumpridos. Dessa forma, as organizações se precipitam em muitas decisões, no ímpeto de cumprirem todas as normas no período estabelecido. Por isso, cometem falhas que podem comprometer seriamente as políticas corporativas.

Sendo assim, a pressa é uma das principais causas que levam as empresas a terem prejudicadas as suas estratégias de compliance. O aconselhável é que os gestores façam um planejamento com antecedência, que garanta que as normas exigidas sejam cumpridas levando em consideração todos os fatores de segurança.

Falha 2: assumir uma postura passiva

As empresas que optam por manter uma postura passiva, apenas reagindo e remediando os problemas, têm não apenas a estratégia de compliance em risco, mas também sua sobrevivência.

Ao se preocupar em tomar decisões que respeitem normas e regras do negócio, a empresa gera economia e diminui a ocorrência de erros. Além disso, quando os gestores se antecipam aos problemas, é possível se programarem com antecedência. Ou seja, para eles, não existem novidades na condução dos negócios, uma vez que os cenários já estão previstos.

Por exemplo, a demissão de um colaborador ou a troca de um fornecedor demanda estudos do impacto financeiro ou ainda dos suprimentos para girar o negócio. A medida adequada deve ser a de manter uma atitude de antecipação, que toma as rédeas do negócio e conduz a empresa sempre aos melhores resultados.

Falha 3: não identificar as próprias necessidades

Empresas pressionadas por prazos de compliance tornam-se tão ansiosas pelo cumprimento dos requisitos que buscam fornecedores de tecnologia sem entender realmente quais são as necessidades do negócio.

É comum que grandes companhias adquiram ferramentas e passem ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras. No entanto, essa é uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança, que deve já chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É claro que o fornecedor deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, a empresa deve fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para corroborar a medida.

Falha 4: aplicar medidas extremas

A apreensão de não atingir o nível de segurança e não estar de acordo com os regimentos e as leis do setor, leva muitos gestores a tomarem medidas radicais demais, sem avaliar o impacto dessas iniciativas no dia a dia dos usuários.

Um exemplo é quando, na tentativa de evitar desvio de dados por meio de dispositivos USB, as companhias bloqueiam todas as portas nas máquinas dos funcionários. Além de não funcionar, porque o colaborador com má intenção pode simplesmente imprimir ou enviar por e-mail os dados que quiser roubar, essas práticas atrapalham a rotina de pessoas que realmente precisam dessa tecnologia para terem melhor produtividade.

Falha 5: não avaliar a segurança dos dados

De nada adianta aplicar inúmeras medidas de compliance se a empresa não avaliar a segurança dos dados. Para isso, antes de tudo, é preciso contar com uma ferramenta que identifique os possíveis riscos de dados do negócio, se há ameaças vindas de acessos externos etc.

O fSense é um sistema que auxilia nesse controle porque, ao ser instalado nas estações de trabalho dos colaboradores, monitora se os softwares definidos nas normas da empresa estão sendo usados. Além disso, o sistema faz prints de tela dessas estações, possibilitando acompanhar em tempo real se os colaboradores estão acessando aplicações consideradas perigosas para a segurança dos dados da empresa.

Sendo assim, sem um sistema inteligente, como o fSense, é impossível alcançar o cumprimento das regras. Os gestores devem ter muito bem articulados e mapeados os dados da organização. Assim, torna-se necessário apenas reforçar as políticas de segurança, de acordo com os requisitos legais e regulatórios.

Como o fSense pode ser útil na sua estratégia de compliance

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que coleta informações sobre as atividades dos usuários em suas estações de trabalho. A partir da instalação, os dados sobre o comportamento de cada um de seus colaboradores são centralizados em um dashboard. Assim, você consegue identificar as causas das principais falhas de segurança da sua empresa e criar políticas para freá-las.

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Gestão transparente: o que você precisa saber

Você sabe o que é gestão transparente? Trata-se de um modelo de gestão cada vez mais popular entre empresas de todos os portes e que tem como intuito aumentar a produtividade através do engajamento de colaboradores.

Neste artigo, vamos explicar detalhadamente o que é gestão transparente, quais são os seus benefícios e quais atitudes devem ser tomadas pela empresa para adotar esse modelo.

O que é gestão transparente?

Como o próprio nome diz, o modelo de gestão transparente é uma maneira de administrar que preza a transparência. Isso quer dizer que as informações pertinentes ao negócio são divididas com toda a equipe e, não, restritas às pessoas que ocupam cargos mais altos.

Por conta dessa característica desse modelo de gerência, as hierarquias passam a ser menos relevantes no cotidiano da empresa, o que contribui para a existência de relações horizontalizadas, em que o gestor participa diretamente da sua equipe.

Por que adotar a gestão transparente?

Democracia na distribuição de informações

Entre os principais benefícios da gestão transparente, está a democratização da distribuição da informação. Uma vez que as informações não ficam restritas apenas a diretores, os demais colaboradores conseguem entender melhor o reflexo das suas tarefas na execução de um projeto maior. Isso aumenta o senso de responsabilidade de cada um deles e, consequentemente, melhora sua produtividade.

Melhoria da capacidade de retenção de talentos

A gestão transparente pode ajudar até mesmo na retenção de talentos em sua empresa. Isso porque dividir informações com os profissionais qualificados melhora a relação de confiança entre eles e a empresa. Com isso, eles se sentem mais seguros e menos propensos a procurar outras oportunidades de emprego.

Aumento do engajamento dos colaboradores

Já falamos aqui sobre como a gestão transparente pode aumentar o senso de responsabilidade da equipe. Mas, como essa é uma das principais vantagens desse modelo, é sempre bom reforçá-la. Quando você divide o panorama da sua empresa com os colaboradores, eles conseguem apreender a importância do seu trabalho nesse contexto.

Além disso, com vitórias e fracassos sendo compartilhados, os colaboradores se sentem mais motivados a entregar o melhor resultado. Nesse contexto, todas as funções têm uma grande importância dentro de cada projeto, o que impacta positivamente o trabalho individual de cada colaborador.

Diminuição de conflitos internos

Muitos dos conflitos que surgem entre colaboradores são frutos de informações erradas. Com a gestão transparente, a circulação informal de informações deixa de acontecer, abrindo espaço para um modelo de compartilhamento que contribui para a melhoria da harmonia nas relações internas.

O que fazer para implantar a gestão transparente em sua empresa?

Agora que você já conhece os principais benefícios de gerir priorizando a transparência, veja o que fazer para implementá-la em sua empresa:

Melhorar o fluxo de comunicação

A primeira atitude a ser tomada quando se decide fazer gestão transparente é diminuir a burocracia envolvida nos fluxos de comunicação da empresa. Para isso, é importante tomar algumas ações:

eliminar a agenda de atendimento de gestores a colaboradores, permitindo que qualquer membro da equipe possa, a qualquer momento, falar com um gestor;
integrar os gestores ao cotidiano de trabalho da equipe, deixando de utilizar salas privativas ou paredes divisórias;
deixar de utilizar espaços exclusivos para gestores, unindo lideranças e colaboradores e aumentando o tempo que passam juntos.

Seguindo essas orientações, há também uma melhoria no fluxo reverso da comunicação, isso é, o que vem dos colaboradores para os gestores. Isso também é positivo para a empresa por embasar melhor a tomada de decisões.

Utilizar de maneira efetiva os meios de comunicação internos

Se a sua empresa já possui murais de aviso, intranet e newsletter interna, é hora de utilizar esses meios em todo o seu potencial. Para isso, veicule nesses canais informações que são realmente relevantes e completas para os colaboradores.

Formar equipes confiáveis

Talvez você tenha chegado até aqui um pouco desconfortável com a possibilidade de que todos os colaboradores estejam informados sobre a realidade da empresa. Acontece que, caso você esteja pensando assim, o problema está na confiança que você tem em seus colaboradores e não no modelo de gestão. Por isso, talvez seja o momento certo de rever seus critérios de seleção e recrutamento.

A confiança no seu colaborador deve começar desde o processo de contratação, porque isso motiva o colaborador e o ajuda a alcançar as expectativas da empresa. Para isso, é importante investir em um sistema de seleção que avalie não só as competências do possível contratado, mas também se os valores desse futuro colaborador dialogam com os da empresa.

Utilizar sistemas para apoiar a transparência da gestão

Considerando a revolução empresarial ocasionada pela transformação digital, é muito provável que sua empresa utilize automação de processos e sistemas no seu cotidiano, certo? Você pode aproveitar esses mesmos softwares para repassar informações para os seus colaboradores.

Por exemplo, os ERPs disponibilizam os pedidos realizados e faturados pelo negócio, o número de item em estoques etc. Esses dados podem ser encontrados por qualquer pessoa que tenha permissão de acessar o sistema e, por serem automáticos, são confiáveis. Assim, informações podem ser repassadas aos colaboradores sem necessariamente envolver o gestor.

Como o compliance pode auxiliar a transparência da gestão

O que é compliance?

Entende-se por compliance as ações que se dedicam a garantir o cumprimento das normas empresariais.

Antes, o compliance era utilizado apenas por empresas cujo segmento de atuação possuía alto padrão de regulamentação. Agora, negócios de outros ramos têm percebido o quanto essas ações podem ser vantajosas, principalmente no que tange à confiança dos interessados no sucesso de negócio – os stakeholders.

Chamamos as práticas que visam aumentar a confiança dos stakeholders no negócio de governança corporativa. A transparência é uma dessas práticas, afinal, ao dividir as informações com investidores e colaboradores, eles se sentem mais seguros em relação à empresa.

A função do compliance na gestão transparente

No contexto da gestão transparente, o compliance é justamente a maneira de garantir que as normas de transparência sejam seguidas por todas as pessoas da empresa.

Uma prerrogativa à aplicação do compliance é a definição das normas de conduta. Depois de definidas, o compliance passa a verificar se elas estão ou não sendo seguidas com o objetivo de proteger a organização.

É importante ressaltar que tanto gestores quanto colaboradores devem adotar as normas empresariais e, caso faltem com elas, devem ser sancionados da mesma maneira. Essas sanções devem ser conhecidas por todos, seguindo o modelo de gestão transparente. Isso garante equilíbrio no clima organizacional.

O compliance deve fiscalizar o que realmente é importante para a empresa. Caso contrário, ele será visto como uma maneira “chata” de controlar os colaboradores e, ainda, sobrecarregar o setor.

Como aplicar a governança corporativa

Para aumentar a confiança existente entre stakeholders e administradores, é importante garantir que os gestores tomem decisões que beneficiem a todos e que elas sejam pautadas em parâmetros preestabelecidos e conhecidos por todos.

Para isso, é importante formar comitês com representantes dos stakeholders, tanto internos (como funcionários) quanto externos (como fornecedores e acionistas). Esses comitês devem participar da tomada de decisão, não necessariamente com a palavra final, mas com a finalidade de representarem os interesses de todos os envolvidos na empresa e, assim, validar as decisões.

Outra maneira de credibilizar as decisões e apoiar a governança é estabelecer princípios que guiem as tomadas de decisão da empresa. Esses princípios devem ser conhecidos por toda a equipe e alinhados à missão, à visão e aos valores do negócio.

Seguindo essas orientações, toda a equipe vai saber como as decisões da empresa são tomadas, o que também contribui para a segurança do time em relação ao que está acontecendo.

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