fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Saiba por que é importante categorizar sites e aplicações para controle de acesso

Controle de acesso: por que categorizar sites e aplicações?

Encontrar o equilíbrio entre apenas orientar e proibir o acesso a determinados sites e aplicações no ambiente de trabalho é uma tarefa complicada. Afinal, o clima organizacional também deve ser uma preocupação da empresa e tomar decisões como o controle de acesso à internet pode ser negativo em algumas atividades.

O colaborador deve entender que, mesmo havendo a possibilidade de acessar a internet para uso pessoal, ele não deve fazer isso o tempo todo. Ao gestor, cabe a tarefa de encontrar a melhor forma de fazer com que o colaborador entenda e respeite essa regra. Pensando assim, qual deve ser o limite do controle de acesso?

Neste artigo, trouxemos alguns pontos que a sua empresa deve considerar para criar uma política de controle de acesso à internet.

O que considerar para determinar o controle de acesso à internet na empresa?

Tenha bom senso

Antes de tudo, é preciso avaliar qual é a real necessidade do acesso livre à internet para os colaboradores.

É claro que o bom senso deve ser o primeiro recurso a ser usado antes de tomar qualquer decisão, não apenas por parte dos gestores, mas também por parte dos colaboradores.

O bom senso deve prevalecer entre os empregados para saberem que, durante o expediente, não devem realizar atividades pessoais na internet.

Mas, se o colaborador precisa checar algum e-mail ou rede social, por exemplo, é importante que saiba ter equilíbrio. Já o hábito de utilizar serviços de e-mail pessoal e comunicadores instantâneos, acessar redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo em que realiza ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao trabalho, precisa ser monitorado.

Crie uma cartilha de diretrizes

Definidas as reais necessidades de acesso à internet por parte dos colaboradores, o ideal é criar uma cartilha de diretrizes com as boas práticas de acesso à internet na empresa.

Dessa forma, fica claro ao colaborador o quê, quando e de que forma ele pode usar a internet para fins pessoais. Além disso, o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar, caso os limites sejam excedidos.

Assim, evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é especialmente importante em empresas com grande número de colaboradores.

Use uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho

Outra importante decisão que a empresa precisa tomar quanto ao controle de acesso à internet é o monitoramento. Antes de restringir o acesso, é necessário conhecer o comportamento dos colaboradores, entender qual é a frequência de acessos a sites e aplicações que não condizem com as atividades e avaliar a relevância de bloquear esses acessos.

Por isso, é indispensável o uso de uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho, que facilitem essa análise. O fSense é uma plataforma que permite ao gestor acompanhar todas as atividades realizadas pelos colaboradores em seus computadores.

Para facilitar o acompanhamento, o fSense tem como funcionalidade a categorização de sites e aplicações. Dessa forma, o gestor tem a possibilidade de determinar quais sites e quais aplicações são de:

uso pessoal;
uso pessoal não aprovado;
uso de trabalho;
uso de trabalho não aprovado.

Além disso, a ferramenta identifica o tempo em que o colaborador ficou ocioso.

A plataforma apresenta essas informações referentes a cada um dos colaboradores e ainda cruza os dados para que o gestor tome as decisões mais acertadas para o perfil da empresa.

Por exemplo, se a maioria dos colaboradores usa tempo demais em sites e aplicações categorizados como de “uso pessoal”, talvez seja o momento de a empresa estabelecer um intervalo específico para esses acessos.

Ou, se os colaboradores praticamente não usam sites e aplicações categorizados como “uso pessoal não aprovado”, tomar a decisão de bloqueá-los pode ser considerada radical e prejudicar o clima organizacional.

Por outro lado, se o gestor identifica que o acesso a sites e aplicações categorizados como “uso pessoal” e “uso pessoal não aprovado” é abusivo, então pode enxergar a necessidade de aplicar penalidades disciplinares e advertências e até mesmo de demitir por justa causa. Isso desde que tudo esteja estabelecido no contrato e que a empresa tenha como comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas.

Dessa forma, o fSense funciona como um auxílio para que o controle de acesso à internet na empresa seja feito de forma a tornar o ambiente de trabalho mais agradável para os colaboradores e também mais produtivo para a empresa.

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Por que dados de monitoramento são importantes para um plano de ação?

Os dados são muito importantes para que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de mercado, desenvolva um plano de ação. Afinal, eles fornecem informações que permitem aos gestores tomarem nota sobre fatores desconhecidos, além de nortear o alcance de resultados.

Quando a empresa tem conhecimento sobre determinados dados, ela é capaz de obter informações confiáveis e com embasamento para desenvolver estratégias e tomar decisões assertivas.

A coleta de dados permite à empresa realizar planejamentos, análises, experimentações, direcionamentos e estudos de melhor qualidade, que influenciem positivamente os seus resultados. Sendo assim, a coleta de dados torna-se um importante passo para um plano de ação da empresa.

Por que a sua empresa precisa de um plano de ação?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia para definir metas e objetivos para a empresa. Dessa forma, ele deve estipular as atividades que devem ser realizadas e apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e por acompanhar o andamento do projeto, garantindo que a empresa alcance os melhores resultados.

Na verdade, todos os gestores, em algum momento, precisam se dedicar na criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe.

O maior desafio de fazer um plano de ação está em conseguir mostrar a importância dele para os colaboradores e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

É principalmente por esse motivo que é tão necessário contar com dados que justifiquem aos colaboradores a necessidade do plano de ação e indiquem como eles podem contribuir para a conquista de resultados que a empresa espera.

Qual é a importância dos dados para o sucesso de um plano de ação?

Com a coleta de dados, a empresa tem a possibilidade de desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos.

O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas ferramentas capazes de, mais do que coletar dados, estruturá-los, analisá-los e fornecer resultados pertinentes à empresa. Dessa forma, a organização tem a possibilidade de realizar um plano de ação fundamentado para fornecer oportunidades, resoluções e uma melhor tomada de decisões.

Dados sobre desempenho, qualidade e agilidade de entregas, satisfação dos colaboradores, eficiência dos departamentos, clima organizacional, atendimento ao cliente, nível de produtividade, entre outros, podem ser facilmente obtidos por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Identificação de hábitos e comportamentos nocivos aos objetivos da empresa

A partir desses dados de monitoramento, o gestor consegue identificar comportamentos de determinados colaboradores que possam ser adotados por toda a equipe, hábitos que podem estar sendo prejudiciais à segurança da empresa e que precisam ser repreendidos e até mesmo a necessidade de treinamentos específicos, que abordem exatamente as atividades corriqueiras dos colaboradores. Ou seja, são detalhes que os gestores só poderiam saber por meio da coleta de dados de monitoramento das estações de trabalho.

Melhoria da alocação de recursos financeiros

Além disso, os dados de monitoramento fornecem informações para que a empresa utilize da melhor forma seus recursos financeiros. Muitas vezes, há atividades que podem ser automatizadas, por exemplo. Com o monitoramento, os gestores têm condições de identificar essas atividades e, consequentemente, reduzir custos da empresa. Ao evitar gastos desnecessários, a empresa também minimiza os riscos de falência.

Quais outros dados de monitoramento a empresa pode obter para um plano de ação?

Produtividade por trabalho entregue

O monitoramento de estações de trabalho permite que os gestores conheçam a produtividade pela entrega de trabalhos, o que dá uma visão muito mais assertiva do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente.

Em operações de vendas, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas para os colaboradores. A partir dos dados extraídos do monitoramento de cada colaborador, é possível até mesmo criar metas individuais, de acordo com os números que cada membro da equipe é capaz de atingir.

Além disso, o monitoramento também possibilita acompanhar dia a dia após a meta ser estabelecida. É possível analisar a produtividade diária de cada colaborador, saber se ele se empenha diariamente ou se deixa para buscar resultados só quando o prazo está perto de vencer, entre outras informações.

Assim, o gestor pode fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo isso com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo.

Horas produtivas

Em trabalhos que não são operacionais, embora exista um processo e certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega. Afinal, um pode exigir mais tempo que o outro. Nesses casos, é possível utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período.

Pela legislação brasileira, um colaborador registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar até 8 horas por dia e 44 horas por semana. A empresa pode estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que dariam 37 horas semanais, aproximadamente. Dessa forma, esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas.

Para mensurar as horas produtivas, basta contar com um sistema de monitoramento que registre as atividades dos colaboradores, possibilitando ao gestor acompanhar o atingimento das metas.

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fSense: conheça os resultados que a sua empresa pode alcançar

Produtividade é o foco quando se pensa em fSense. O sistema de monitoramento em nuvem foi desenvolvido para coletar informações sobre as atividades dos colaboradores da empresa em suas estações de trabalho e, assim, fornecer dados sobre o comportamentos deles centralizados em um dashboard.

Mas a produtividade não é o único resultado que a sua empresa pode alcançar com o uso do fSense. Neste artigo, conheça os principais benefícios que o seu negócio pode ter com a instalação da ferramenta.

5 resultados que a sua empresa pode alcançar com o fSense

1. Segurança de dados da empresa

Além de mensurar a produtividade do time, o fSense é capaz de verificar se as regras de segurança definidas pela empresa estão ou não sendo sumpridas.

Por meio do dashboard do fSense, o gestor pode categorizar sites e aplicativos em quatro categorias: “Uso de Trabalho”, “Uso de Trabalho Não Aprovado”, “Uso Pessoal” e “Uso Pessoal Não Aprovado”.

Com essa classificação, é possível, por exemplo, categorizar o acesso ao domínio “www.facebook.com” e ao aplicativo WhatsApp como “Uso Pessoal Não Autorizado”. Já o Excel e o Word podem ser categorizados como “Uso de Trabalho”.

Dessa forma, em poucos cliques, o gestor acompanha se o seu colaborador home office está utilizando ferramentas relacionadas ao trabalho ou se está se distraindo com conteúdos pessoais que não são pertinentes à realização das suas tarefas.

O fSense também possibilita ver quanto tempo cada colaborador passou em determinado site ou aplicativo. Dessa forma, fica muito mais fácil aferir a produtividade individual dos colaboradores e identificar possíveis gaps nos processos de trabalho.

2. Tomadas de decisões melhores com o fSense

Um dos grandes benefícios do fSense é poder tomar decisões mais assertivas e, não, baseadas em “achismos”. As informações fornecidas pelo sistema dão ao gestor uma visão mais clara sobre a produtividade dos colaboradores.

Assim, qualquer alteração que seja necessária para garantir melhores resultados passa a ter base fundamentada em dados, o que também aumenta a chance de alcançar as metas definidas e, inclusive, tornar a empresa mais lucrativa.

3. Mais produtividade de colaboradores home office

O home office, modelo de trabalho em que o colaborador exerce suas funções em casa, está cada dia mais popular entre as empresas, principalmente pela economia em infraestrutura que é gerada com a adoção desse formato.

No entanto, manter colaboradores trabalhando a distância, fora do ambiente físico da empresa, é um desafio do ponto de vista da produtividade. Algumas organizações ainda têm receio de adotar esse modelo de trabalho justamente pela dificuldade de medir a performance do colaborador home office.

Mas, com o fSense, essa tarefa deixa de ser um problema. Como o sistema registra todas as ações do computador do colaborador, fica mais fácil analisar o seu aproveitamento, identificar comportamentos que não estejam de acordo com as políticas da empresa e fornecer dados concretos que sirvam como base para o gestor cobrar melhores resultados desse colaborador.

4. Adequação da empresa às políticas de compliance

O compliance é muito relevante para o contexto empresarial. Para alguns setores, é fundamental estar em conformidade com determinadas normas, seguindo à risca as orientações para se manter no mercado. Por isso, é importante contar com uma ferramenta que garanta que os colaboradores sigam as regras determinadas.

Para que um programa de compliance seja seguido com rigor, a empresa precisa ter métricas de desempenho bem definidas. Afinal, é preciso acompanhar os progressos e repensar aquelas estratégias que não tiveram bons resultados. Nesse ponto, o fSense auxilia na mensuração dessas métricas e na interpretação delas. O sistema, de fácil compreensão com dashboard intuitivo, ajuda o gestor a identificar falhas, reduzir riscos e aplicar as correções necessárias.

5. Acompanhamento do desempenho em tempo real

Ao instalar o fSense no computador de trabalho do colaborador, as informações sobre todas as atividades que ele realiza passam a ser registradas e enviadas para a conta online do gestor. No dashboard, é possível acompanhar esses dados em tempo real, seja no desktop ou no smartphone, bastando ter conexão à internet.

Nos cards, a ferramenta mostra informações de consumo rápido, como quantos computadores e aplicativos estão sendo monitorados, além de gráficos de atividades categorizadas, atividades por usuário, utilização de aplicações, acesso a websites, entre outros.

Dessa forma, com dados sempre disponíveis, o gestor pode mensurar em tempo real a produtividade da equipe, levantando quais são os colaboradores que ficam mais tempo ociosos e aqueles que realmente se empenham nas atividades.

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Contratação de home office: as melhores práticas

Se você chegou até este artigo, provavelmente está pensando em começar a trabalhar com mão-de-obra remota ou aumentar a sua equipe remota, certo? Para isso, você tem que conhecer as melhores práticas para contratação de home office. Afinal, esse tipo de contratação deve ser realizada com tanta seriedade quanto a de cargos presenciais.

O que é home office?

Antes de começar a falar sobre as melhores práticas de contratação de mão-de-obra alocada, é preciso entender qual é a definição de teletrabalho – termo utilizado pela lei brasileira que abrange o modelo de home office.

Segundo a SOBRATT (Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades), teletrabalho é todo trabalho intelectual realizado a distância e mediado por tecnologias da informação e comunicação (TIC). Ou seja, teletrabalho é todo trabalho realizado fora das dependências da empresa com o auxílio de computadores, tablets, smartphones, etc.

Já o home office, especificamente, é todo tipo de teletrabalho realizado em domicílio com o apoio dessas tecnologias (também conhecidas como TIC).

Quais os benefícios do home office?

O teletrabalho, especialmente na modalidade home office, tem sido cada vez mais utilizado pelas empresas. Isso acontece porque o teletrabalho oferece diversos benefícios tanto às corporações quanto aos colaboradores.

Para a empresa

Redução de custos com aluguel e manutenção do espaço físico
Redução de índices de falta/atrasos de colaboradores
Maior produtividade por parte dos colaboradores
Reforça imagem da empresa associada à modernidade
Facilita a contratação e retenção de PCD (Pessoas com deficiência)
Melhora o clima organizacional
Melhora a retenção de bons funcionários
O controle do trabalho pode ser feito por entrega tarefas e não por tempo

Para o colaborador

Reduz os estresses provenientes do deslocamento até a empresa
Dinamiza a rotina de trabalho
Oferece mais flexibilidade na organização do tempo
Permite que o colaborador dedique-se mais a atividades de aperfeiçoamento e capacitação

Quais são as melhores práticas para contratação de home office?

Agora que você já sabe o que é home office e quais são seus benefícios, é hora de conhecer as melhores práticas para contratação desse tipo de mão-de-obra.

Seguir os termos legais para realizar a contratação

A primeira coisa a fazer antes de contratar colaboradores home office é compreender os termos legais envolvidos nisso. Com a Reforma Trabalhista, que está em vigor desde 11 de novembro de 2017, o teletrabalho foi regulamentado.

Isso quer dizer que agora existem leis a serem seguidas pela empresa e novas regras para a criação do contrato de teletrabalho. Portanto, horas extras, equipamentos e gastos com energia e internet e outros itens são considerados na nova lei trabalhista.

Para saber mais sobre isso, leia o artigo “Regularização do home office: o que muda com as novas regras trabalhistas“.

Avaliar o perfil dos colaboradores home office

Assim como acontece com contratações de modelos presenciais de trabalho, é preciso avaliar o perfil dos colaboradores que trabalharão no formato de home office. Avalie o seu comprometimento, histórico e perfil profissional através de uma entrevista que pode ser feita via Skype, por exemplo.

Alinhe responsabilidades tanto com os gestores quanto candidatos às vagas de home office

Antes de efetuar a contratação, deixe claro como funcionará o trabalho. Se a sua empresa irá monitorar o tempo de trabalho do colaborador de alguma maneira, deixe isso claro desde o momento da entrevista.

Alinhe tanto com os gestores de equipes quanto com quem poderá fazer parte dela a maneira como eles serão cobrados. Alinhe também o número de reuniões, se elas serão presenciais ou via Skype, se a presença do colaborador será cobrada na empresa em alguma situação, quais são os indicadores que definem a produtividade do colaborador e metas que ele deve atingir.

Enfim, o importante é estabelecer critérios e regras para que o trabalho funcione da melhor maneira e todos os envolvidos estejam cientes de suas responsabilidades.

Possuir infraestrutura para gerir o trabalho home office

Para gerir o trabalho home office e garantir a proteção dos dados da sua empresa, você deve possuir infraestrutura tecnológica. Assim, como a mediação do trabalho se dá através das TIC, é mais do que importante possuir ferramentas que permitam comunicação de qualidade entre empresa e colaborador.

É importante também investir na segurança dos seus dados. Para isso, existem várias opções de armazenamento de dados em nuvem que permitem acesso remoto por parte dos seus colaboradores e garantem mais proteção às suas informações.

Um processo de help desk e apoio aos colaboradores home office é fundamental. Afinal, podem surgir problemas com ferramentas e instrumentos utilizados pelos colaboradores e resolvê-los com agilidade deve ser uma prioridade para sua empresa.

Para aumentar a produtividade, também pode ser interessante investir em softwares de monitoramento para avaliar o desempenho de cada colaborador e assim mensurar seu nível de envolvimento com o trabalho.

Feedbacks constantes por parte dos gestores e acompanhamento detalhado das tarefas realizadas pelo colaborador home office também são aliados importantes para melhorar a entrega de resultados.

E as melhores práticas para aumentar a produtividade dessa equipe?

Nesse artigo, falamos sobre como você deve guiar a contratação de home office na sua empresa. Mas, se quer saber mais sobre aumento da produtividade desse time, recomendamos que leia o mapa visual: “Aumente em 100% a produtividade da sua equipe home office” e saiba tudo que precisa para ter uma equipe super produtiva!

Regularização do home office: o que muda com as novas regras trabalhistas

Em dúvida sobre as mudanças que a reforma trabalhista trouxe para o home office? Esse modelo de trabalho, em que o colaborador pode trabalhar remotamente, vinha sendo praticado há anos na informalidade e agora empresas como a sua têm respaldo na lei para aplicá-lo. Em vigor desde 11 de novembro de 2017, as novas regras trabalhistas trouxeram a regularização do home office.

Neste artigo, reunimos as principais alterações e quais são as consequências dela para as empresas. Entenda como cada uma delas contribui para a regularização do home office.

6 mudanças no home office após a reforma trabalhista

1. Infraestrutura

Com as novas regras trabalhistas, ficam a cargo da empresa os gastos necessários à realização dos serviços em home office caso o contratado não possua equipamento necessário ou não queira disponibilizá-lo.

Isso quer dizer que deve estar em contrato escrito a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária e adequada à prestação do trabalho remoto, bem como ao reembolso de despesas arcadas pelo empregado.

Continua sendo um consenso que o trabalhador é responsável pelos custos não mensuráveis de maneira direta, como água, luz e espaços utilizados da residência do próprio trabalhador.

2. Horários e produtividade

O controle do trabalho em home office deve ser feito por tarefas e, não, por hora trabalhada. A lei passou a reconhecer que controlar o horário do trabalhador em home office não é necessário. O que a empresa precisa observar é a produtividade desses colaboradores. Além disso, o home office possibilita mais flexibilidade ao colaborador, que pode trabalhar a qualquer hora, sem perder tempo com deslocamento, por exemplo.

Dessa forma, a empresa não tem a necessidade de pagar horas extras, a não ser que o monitoramento da atividade seja exigido. Algumas atividades demandam o monitoramento em tempo real do trabalho do colaborador. Nesses casos, as empresas optam por instalar um software de monitoramento no equipamento usado pelo colaborador para acompanhar sua produtividade e avaliar a necessidade do pagamento de horas extras.

3. Segurança da informação

Para trabalhar em home office, o colaborador precisa ter cuidado redobrado quanto às informações sigilosas da empresa. Mas é responsabilidade da empresa a instalação e a atualização de softwares nos dispositivos usados pelo colaborador.

É preciso criar políticas de acesso individualizadas, com várias ferramentas de controle de acesso e identificação. Para que não haja vulnerabilidades em relação aos dados da empresa, o ideal é focar na segurança dos dados e, não, no dispositivo, já que o colaborador pode estar com software de segurança desatualizado ou o dispositivo pode ser roubado, por exemplo.

4. Tecnologias móveis e de monitoramento

As tecnologias móveis e de monitoramento são essenciais para viabilizar o trabalho em home office. Os dispositivos móveis é que possibilitam que o colaborador trabalhe fora das dependências da empresa, podendo levar sua ferramenta de trabalho para qualquer lugar.

Da mesma forma, as empresas devem contar com tecnologias de monitoramento, que permitem acompanhar o desempenho do colaborador a distância, observando a produtividade e cuidando da segurança dos dados. É por isso que, para que a empresa fique mais tranquila quanto ao trabalho sendo realizado remotamente, é importante investir em tecnologias que possibilitem esse controle.

5. Segurança do trabalho

A nova legislação passa a exigir que a empresa instrua os empregados, de maneira expressa e ostensiva, quanto às precauções a tomar a fim de evitar doenças e acidentes de trabalho.

Sendo assim, continua sendo responsabilidade da empresa zelar pela segurança do colaborador, ele trabalhando de casa ou nas dependências da empresa.

6. Vale alimentação e vale transporte

Nos casos em que o trabalhador, mesmo home office, tiver que se deslocar para a empresa, o vale transporte continua sendo devido.

Quanto ao vale alimentação, se essa for uma obrigação prevista em norma sindical, não poderá ser subtraída ou reduzida, a não ser que haja previsão na própria norma. Do contrário, o benefício deve ser mantido.

Caso o benefício seja uma decisão espontânea da empresa, a eliminação ou a redução desta poderá trazer uma diferenciação injusta para quem trabalha em home office. Por isso, é recomendado que a empresa avalie bem essa alteração.

As novas regras trabalhistas realmente trouxeram muitas alterações quanto ao home office, em especial o respaldo em lei para a sua aplicação. Esperamos que este artigo tenha te ajudado a compreendê-las mais facilmente.

Regularização do home office

Sugerimos que você leia também o artigo que trata sobre como o trabalho em home office pode ser interessante para a sua empresa. Muitas atividades podem ser desenvolvidas remotamente, não havendo a necessidade de o trabalhador se deslocar para a empresa. Descubra como você pode aproveitar essa possibilidade e trazer melhores resultados para o seu negócio.

Home office: benefícios e vantagens para sua empresa

Cada vez mais empresas têm optado por trabalhar com modelos de contratação de teletrabalho, especialmente home office. O motivo? O home office oferece grandes benefícios tanto para a empresa quanto para o colaborador.

Mesmo assim, muitas corporações ainda têm receio de começar a trabalhar com home office ou aumentar suas equipes remotas. Se esse é o seu caso, você está no lugar certo. Neste artigo trataremos sobre como equipes home office podem ser o caminho para o sucesso na sua empresa.

O que é home office?

Home office é um modelo de teletrabalho, isso é, de trabalhado realizado fora das dependências da empresa, em que as atividades laborais são realizadas em domicílio. Segundo a Citrix, até 2020, cerca de 90% das empresas no mundo irão oferecer aos seus colaboradores algum modelo de teletrabalho. No Brasil, o modelo já é muito popular e, segundo pesquisa realizada pela Spaces em 2017, é utilizado por funcionários corporativos pelo menos uma vez por semana.

Existem colaboradores também que trabalham em modelo 100% home office, participando de reuniões, inclusive, de maneira remota. O modelo de contratação de mão-de-obra remota pode variar conforme cada empresa e suas necessidades. Porém, independente da modalidade escolhida, o home office traz muitos benefícios para a empresa.

Como o home office pode ajudar sua empresa a crescer?

1. Redução de custos

Optar por oferecer modelos de home office para seus funcionários pode reduzir drasticamente os custos da sua empresa. Afinal, com seus funcionários trabalhando fora das dependências da empresa, a alocação de pessoal no espaço físico deixa de ser um problema.

Com a regularização do home office prevista nas novas leis trabalhistas, a empresa passa a também poder ser responsável pelos gastos necessários para a realização da atividade home office para situações em que o contratado não os possua ou não os disponibilize.

No caso de profissionais que prefiram trabalhar com o próprio equipamento, pode ser definido em contrato que a empresa é responsável pelos custos de manutenção, caso necessário – o que também diminui os gastos da empresa. Todos esses detalhes devem ser observados e definidos em contrato.

Mesmo com essa regulamentação, o contratado no modelo home office continua sendo responsável por arcar com os custos que não podem ser mensuráveis diretamente. Entre esses custos estão os gastos com o aluguel, água e luz.

Sendo assim, você economiza através da redução de custos de aluguel e também dos gastos decorrentes da manutenção de um grande espaço físico, que vão desde os gastos com limpeza até contas de água, luz e energia.

Além disso, o vale transporte pode ser subtraído do pagamento do colaborador nos dias em que ele não precisar se deslocar até a empresa.

2. Aumento de produtividade

O principal benefício encontrado por empresas que optam por modelos de contratação home office está no aumento da produtividade do pessoal.

Trabalhando em modelo de home office, os índices de falta e atrasos de colaboradores diminuem muito. Isso acontece porque muitas das faltas e atrasos de funcionários se dá devido a problemas que ocorrem durante o deslocamento para o trabalho.

Além disso, o controle de produtividade no modelo home office também pode ser feito por entrega de tarefas e não por tempo trabalhado. Existem no mercado ferramentas que ajudam a aferir a produtividade de cada colaborador e, assim, garantir que esse controle seja feito de maneira eficiente e assertiva.

Além disso, retirando do colaborador o estresse com o deslocamento, – que envolve trânsito, uso do carro próprio ou transporte público, escolha de roupa, maquiagem, etc. – sua produtividade naturalmente aumenta, pois ele têm mais prazer em realizar o seu trabalho.

Dependendo do modelo de contratação, outro fato que impulsiona a produtividade do colaborador está na dinamização da sua rotina de trabalho. Com o home office, o funcionário pode organizar seu tempo de maneira mais flexível e dinâmica. Além disso, pode ter mais tempo para se dedicar a atividades de lazer e também de capacitação profissional.

Essa maior flexibilidade e redução de estresse, aliado ao fato de trabalhar em casa – muitas vezes perto da família -, deixam o colaborador mais satisfeito com sua rotina e trabalho, aumentando assim sua capacidade de produção.

Todos os benefícios do trabalho home office, também atrai e ajuda a reter bons profissionais, melhorando a qualidade de entrega do serviço da sua empresa.

3. Melhoria da imagem da empresa perante o mercado

Um benefício indireto causado pelo home office está na melhoria da imagem da empresa perante o mercado. Empresas que permitem modelo de trabalho home office são vistas como mais modernas, despojadas e como bons lugares para se trabalhar.

Afinal, para se manter uma estrutura de trabalho home office que funcione, é fundamental investir em tecnologia e estar atento às tendências de armazenamento em nuvem, ferramentas de monitoramento, softwares que permitam trabalho remoto e segurança das informações.

O fato de poder realizar o trabalho de casa também mostra que a empresa tem uma visão menos retrógrada sobre formas de produzir. Sendo assim, é percebida como um lugar mais despojado e moderno – o que também serve para atrair jovens talentos para seu quadro de funcionários.

Quando se mantém o regime de home office, confiar nos funcionários que trabalham na sua empresa ou dispor de ferramentas que comprovem sua produtividade é fundamental. Por isso, empresas que trabalham com esse modelo são vistas como lugares em que os colaboradores são respeitados e possuem a confiança de seus superiores, o que também é bom para a imagem do negócio.

Outro ponto que pode melhorar a imagem da empresa perante o mercado é que é mais fácil contratar e reter pessoas com deficiência (PCD) no modelo de trabalho home office. Afinal, o teletrabalho em domicílio evita que PCD tenham problemas com deslocamento, por exemplo, e facilitam sua rotina no geral.

O home office pode ser o caminho para o sucesso na sua empresa

Com todos esses benefícios, você já sabe como o home office pode ajudar sua empresa a aumentar sua produtividade, ser vista de forma melhor no mercado e ainda reter bons profissionais em sua equipe.

Mas é claro que para o home office funcionar bem e ser bem gerido, você precisa de saber como controlar a produtividade dos colaboradores e, assim, melhorar os seus resultados. Neste artigo, ensinamos como resolver possíveis problemas com a produtividade da sua mão-de-obra remota.

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5 práticas para não ter problemas com a produtividade da equipe home office

Não é novidade que trabalhar com modelo de contratação home office pode trazer muitos benefícios para a empresa. O aumento da produtividade é, sem dúvidas, o principal deles e o atrativo que faz com que muitas corporações adotem esse regime de trabalho. No entanto, é preciso ficar atento: sem as práticas e ferramentas adequadas para gestão de home office, grandes problemas podem surgir.

O principal problema enfrentado por empresas que adotam o home office está no aferimento da produtividade das equipes remotas. Com a impossibilidade de gerir de perto o trabalho de cada funcionário, surgem problemas com produtividade e entregas, que prejudicam o faturamento do negócio.

Mas não se preocupe. Mesmo que esse seja um problema pelo qual sua empresa está passando atualmente, é perfeitamente possível corrigi-lo e obter resultados ainda melhores do que os esperados de equipes remotas.

Com essas 5 práticas, você consegue controlar de maneira mais assertiva as tarefas de seus colaboradores e garantir bons resultados:

1. Estabeleça metas para a equipe home office

Muito da gestão de produtividade de equipes home office se parece com a gestão de produtividade de times alocados. Assim como funcionários que trabalham no modelo presencial precisam ter metas claras para definir prioridades, entregas e maneiras de se organizar, os colaboradores remotos também precisam.

Por isso, é fundamental definir metas para a equipe home office. Essas metas podem ser de curto e/ou longo prazo, de acordo com os objetivos da sua empresa. Possuindo metas claras, o funcionário consegue se organizar melhor para realizar as entregas com mais eficiência e pontualidade.

Também é mais fácil cobrar seus colaboradores a partir do momento em que metas são estabelecidas. Assim, expectativas são alinhadas e desencontros entre o que era esperado e o que foi feito deixam de acontecer.

2. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas

Utilizar sites, aplicativos ou softwares como o Trello, por exemplo, que auxiliam no gerenciamento das tarefas da equipe home office é importantíssimo para garantir organização das rotinas de trabalho. Por isso, invista nessas ferramentas e capacite toda sua equipe para utilizá-las.

Com essas ferramentas, os gestores e membros da equipe conseguem ver com clareza a qual atividade os demais membros estão se dedicando. Assim, os fluxos ficam mais organizados e todos passam a possuir uma noção geral do que sua equipe está produzindo e prazos de entrega.

3. Realize reuniões periódicas

Se reuniões periódicas são importantes até para organizar e alinhar rotinas de trabalho em regimes presenciais, elas se tornam ainda mais necessárias quando se trata de projetos executados com mão-de-obra remota.

Por isso, realize reuniões periódicas com sua equipe. As reuniões podem ser presenciais ou via Skype e sua periodicidade pode variar conforme a necessidade do projeto. O importante é mostrar que você está acompanhando seus colaboradores, ciente de suas atividades e aberto para auxiliá-los no que eles precisarem.

Se for possível, realizar reuniões mensais presenciais com toda a equipe também pode ser importante para que o time fique mais unido. Reuniões com todos são importantes para que cada um perceba a sua importância dentro do conjunto.

4. Garanta comunicação eficiente

Possuir canais de comunicação eficientes entre gestores e colaboradores é, talvez, um dos pilares da gestão de produtividade de equipes home office. Afinal, como o trabalho é remoto e gestores e colaboradores não estão juntos no mesmo lugar, é fundamental ter um canal de comunicação aberto e que funcione de maneira eficiente.

O Skype e o Slack (um aplicativo de mensagens para times profissionais) são excelentes opções. Com esses aplicativos, as conversas ficam dinâmicas e ágeis, sem perder o profissionalismo.

Assim, sempre que dúvidas surgirem, a equipe tem outra maneiras de alcançar seus gestores além do uso de e-mail, por exemplo.

5. Invista em softwares de monitoramento

No home office, a mensuração da produtividade pode ser feita de duas maneiras: tempo trabalhado ou tarefa entregue. Tudo isso é acordado entre contratado e contratante no momento de contratação. Independente da opção feita pela sua empresa, é importante saber que existem ferramentas que podem auxiliar na aferição desses resultados.

Sistemas de monitoramento, como o fSense, por exemplo, podem ser instalados nos computadores da equipe remota para coletarem informações sobre sites, aplicativos e softwares acessados. Com esses insights, você consegue saber, mesmo remotamente, o que cada membro de sua equipe está fazendo e como está utilizando o seu tempo na realização de tarefas.

Os dados obtidos por softwares de monitoramento podem te auxiliar a dar feedbacks, encontrar colaboradores que não estão se dedicando ao serviço ou, até mesmo, entender os padrões de comportamento dos colaboradores mais produtivos para replicá-los para o resto da equipe.

Por isso, esses softwares são indispensáveis para a gestão da produtividade de equipes home office e não contar com um deles pode ser extremamente prejudicial para seus resultados.

Quer acabar de vez com os problemas de produtividade da sua equipe home office?

Entre todas essas dicas para reduzir problemas com produtividade da sua equipe home office, a mais importante é investir em sistemas de monitoramento. Afinal, eles te dão dados concretos sobre o trabalho de cada membro do equipe e só com essas informações você consegue fornecer feedbacks e construir melhorias verdadeiras no seu time.

Se o seu anseio é aumentar a produtividade do time home office e deixar de ter problemas com isso, leia este whitepaper e conheça o fSense: a resposta para seus problemas.

fSense: a ferramenta que comprova a produtividade de equipes home office

Apesar do home office ter se tornado um modelo popular entre as empresas, aferir a sua eficiência ainda é um problema encontrado por alguns gestores. Mas não pode ser assim. Afinal, para manter viável uma estrutura de serviços home office, ter certeza de sua produtividade é fundamental.

Para isso, é imprescindível contar com um sistema de monitoramento como o fSense.

Sistemas de monitoramento são softwares instalados nos computadores de colaboradores que coletam informações sobre as suas atividades. No caso de home office, é uma maneira de realizar o microgerenciamento de colaboradores mesmo remotamente.

O que é o fSense?

O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que registra as ações executadas nas estações de trabalho em que é instalado, coletando informações que servem para que você otimize e monitore o desempenho da sua equipe de trabalho.
Como o fSense funciona?

O fSense funciona através da instalação de um agente desktop coletor. Esse agente coleta informações sobre quais sites, aplicativos e sistemas estão sendo utilizados pela sua equipe durante sua rotina de trabalho.

Categorizações de uso

Os sites, aplicativos e programas acessados pelo seu colaborador podem, dentro do fSense, subdividir-se em quatro categorias, que são: 1) “Uso de Trabalho”; 2) “Uso de Trabalho Não-Aprovado”; 3) “Uso Pessoal” e; 4) “Uso Pessoal Não-Aprovado”. Assim, você tem facilidade em reconhecer se o seu colaborador está de fato ou trabalhando.

As informações obtidas em cada estação de trabalho através do agente desktop vão para um dashboard central, controlado pelo gerente dessa conta. Assim, você passa a ter condições de conhecer o perfil do seu colaborador, sua rotina de trabalho e aferir se o tempo utilizado por ele para a realização de atividades está realmente sendo destinado a esse fim.

Relatórios gráficos

Todas as informações obtidas pelo fSense são disponibilizadas em relatórios diversos que podem ser acessados no dashboard central. Com gráficos de pizza, gráficos de coluna e de linhas do tempo, você consegue interpretar os dados com facilidade e utilizá-los ao seu favor.

Os gráficos do fSense são fornecidos tanto para toda a equipe, quanto para cada colaborador. Você também pode filtrar os gráficos por aplicações e sites e aferir, assim, o tempo de uso de cada um deles. Com isso, você pode saber, por exemplo, o tempo que seu colaborador se dedicou ao trabalho e às redes sociais, por exemplo.

Os relatórios do fSense ainda podem ser exportados em vários formatos, facilitando seu envio via e-mail e seu uso em apresentações.

Como o fSense pode te ajudar a aferir a produtividade da sua equipe home office?

Em contratos de home office, é comum acordar o envio de relatórios semanais de produtividade e atividades realizadas. Isso acontece porque a forma de entrega de modelos de trabalho home office é um acordo entre contratado e contratante, em que se define se o serviço do colaborador será mensurado por jornada fixa de trabalho ou tarefas entregues.

Para os dois casos, contar com o fSense é uma maneira de mensurar de maneira fidedigna as atividades do colaborador. Com a ferramenta, os relatórios são fornecidos automaticamente, com dados realmente concretos e confiáveis sobre as tarefas do funcionário durante o período estipulado.

Desse modo, independente da forma de contrato, fica mais fácil mensurar a produtividade do colaborador.

Mais do que te ajudar a mensurar a produtividade, o fSense te auxilia a aumentá-la

Com os dados fornecidos pelo fSense, você tem poder para aumentar a produtividade do seu time. Afinal, com informações concretas sobre a atividade de cada membro do seu time, você possui uma base sólida para fornecer feedbacks, buscando melhorar o desempenho da equipe.

Outra maneira de aumentar a produtividade do seu time utilizando o fSense está na possibilidade de analisar o perfil individual de cada colaborador. Assim, você pode observar a rotina de trabalho do seu colaborador mais produtivo, por exemplo, verificar seus padrões de trabalho e repassá-los para o restante da equipe, se achar adequado.

Além disso, o próprio fato de os colaboradores saberem que estão sendo monitorados, faz com que eles passem mais tempo dedicando-se realmente às suas atividades e evitando distrações.

Experimente o fSense para melhorar a gestão de home office

Com todas suas facilidades e funcionalidades, o fSense é um sistema de monitoramento que te permite realizar o gerenciamento da equipe remota, fornecer feedbacks e otimizar seus resultados. Por isso, ele é fundamental para se obter bons resultados com equipes home office.

Quer ver na prática como o fSense pode te ajudar a gerir a produtividade da equipe home office?

Use o fSense em até 10 estações de trabalho, GRÁTIS!

A tecnologia aplicada como apoio a áreas de gestão de pessoas tem se tornado uma grande aliada na superação dos desafios diários relacionados à manutenção de altos níveis de produtividade, para o alcance de resultados eficientes e ágeis.

Neste contexto, um software de gestão de atividades de colaboradores, como o fSense, se transforma na ferramenta indispensável para gestores que necessitam controlar os processos de trabalho e fluxos de atividades de sua equipe, facilitando a realização de avaliação de desempenho e competências, a gestão de metas individuais, a delegação de atividades, um melhor controle sobre workflow e outras tarefas essenciais para o gerenciamento de seu time. Continue reading →