Encontrar o equilíbrio entre apenas orientar e proibir o acesso a determinados sites e aplicações no ambiente de trabalho é uma tarefa complicada. Afinal, o clima organizacional também deve ser uma preocupação da empresa e tomar decisões como o controle de acesso à internet pode ser negativo em algumas atividades.
O colaborador deve entender que, mesmo havendo a possibilidade de acessar a internet para uso pessoal, ele não deve fazer isso o tempo todo. Ao gestor, cabe a tarefa de encontrar a melhor forma de fazer com que o colaborador entenda e respeite essa regra. Pensando assim, qual deve ser o limite do controle de acesso?
Neste artigo, trouxemos alguns pontos que a sua empresa deve considerar para criar uma política de controle de acesso à internet.
O que considerar para determinar o controle de acesso à internet na empresa?
Tenha bom senso
Antes de tudo, é preciso avaliar qual é a real necessidade do acesso livre à internet para os colaboradores.
É claro que o bom senso deve ser o primeiro recurso a ser usado antes de tomar qualquer decisão, não apenas por parte dos gestores, mas também por parte dos colaboradores.
O bom senso deve prevalecer entre os empregados para saberem que, durante o expediente, não devem realizar atividades pessoais na internet.
Mas, se o colaborador precisa checar algum e-mail ou rede social, por exemplo, é importante que saiba ter equilíbrio. Já o hábito de utilizar serviços de e-mail pessoal e comunicadores instantâneos, acessar redes sociais e sites de conteúdo indevido, ao mesmo tempo em que realiza ou deveria estar realizando as atividades relacionadas ao trabalho, precisa ser monitorado.
Crie uma cartilha de diretrizes
Definidas as reais necessidades de acesso à internet por parte dos colaboradores, o ideal é criar uma cartilha de diretrizes com as boas práticas de acesso à internet na empresa.
Dessa forma, fica claro ao colaborador o quê, quando e de que forma ele pode usar a internet para fins pessoais. Além disso, o empregador mantém o direito de monitorar e penalizar, caso os limites sejam excedidos.
Assim, evita-se desentendimentos ou colaboradores desinformados, o que é especialmente importante em empresas com grande número de colaboradores.
Use uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho
Outra importante decisão que a empresa precisa tomar quanto ao controle de acesso à internet é o monitoramento. Antes de restringir o acesso, é necessário conhecer o comportamento dos colaboradores, entender qual é a frequência de acessos a sites e aplicações que não condizem com as atividades e avaliar a relevância de bloquear esses acessos.
Por isso, é indispensável o uso de uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho, que facilitem essa análise. O fSense é uma plataforma que permite ao gestor acompanhar todas as atividades realizadas pelos colaboradores em seus computadores.
Para facilitar o acompanhamento, o fSense tem como funcionalidade a categorização de sites e aplicações. Dessa forma, o gestor tem a possibilidade de determinar quais sites e quais aplicações são de:
- uso pessoal;
- uso pessoal não aprovado;
- uso de trabalho;
- uso de trabalho não aprovado.
Além disso, a ferramenta identifica o tempo em que o colaborador ficou ocioso.
A plataforma apresenta essas informações referentes a cada um dos colaboradores e ainda cruza os dados para que o gestor tome as decisões mais acertadas para o perfil da empresa.
Por exemplo, se a maioria dos colaboradores usa tempo demais em sites e aplicações categorizados como de “uso pessoal”, talvez seja o momento de a empresa estabelecer um intervalo específico para esses acessos.
Ou, se os colaboradores praticamente não usam sites e aplicações categorizados como “uso pessoal não aprovado”, tomar a decisão de bloqueá-los pode ser considerada radical e prejudicar o clima organizacional.
Por outro lado, se o gestor identifica que o acesso a sites e aplicações categorizados como “uso pessoal” e “uso pessoal não aprovado” é abusivo, então pode enxergar a necessidade de aplicar penalidades disciplinares e advertências e até mesmo de demitir por justa causa. Isso desde que tudo esteja estabelecido no contrato e que a empresa tenha como comprovar o desrespeito do colaborador perante as regras estabelecidas.
Dessa forma, o fSense funciona como um auxílio para que o controle de acesso à internet na empresa seja feito de forma a tornar o ambiente de trabalho mais agradável para os colaboradores e também mais produtivo para a empresa.
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