fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Como as ferramentas de compliance podem ajudar a sua empresa

O setor de compliance tem crescido continuamente nas empresas, que buscam estar em dia com o cumprimento das inúmeras normas legais e regulamentares da área de atuação. Para ajudar nesse processo, as ferramentas de compliance são fundamentais.

Mas, diante de inúmeras maneiras de garantir o compliance, é comum a dúvida de quais técnicas escolher. É por isso que preparamos este guia para que você conheça as principais ferramentas de compliance para adotar na sua empresa.

Quais tipos de ferramentas de compliance são mais usadas?

Neste artigo, separamos 5 tipos de ferramentas de compliance que podem ajudar a sua empresa a se organizar e se manter dentro das normas estipuladas pelos órgãos regulamentadores.

1. Ferramentas de compliance para riscos operacionais

As ferramentas de compliance devem considerar os riscos operacionais, que são aqueles que levam a perdas ou que causam impactos em consequência de fatores externos e de falhas humanas.

Os riscos operacionais podem ser divididos em três:

Risco organizacional: quando se tem uma administração inconsistente e objetivos não tão bem definidos, a empresa abre espaço para o risco operacional. Há legislações com o objetivo de evitar esses problemas de governança empresarial, mas, independentemente delas, as empresas devem sempre estar atentas a essas atividades.
Risco de operação: esse tipo de risco está relacionado a falhas do sistema da empresa, ou seja, quando ele não é gerenciado adequadamente. Nesses casos, geralmente, não há a documentação necessária e as áreas envolvidas não têm homologação nem definição de necessidades em situações normativas e contingentes. Portanto, para garantir a segurança de dados, é necessária uma abordagem profissional e estruturada.
Risco pessoal: o risco pessoal está ligado à gestão de recursos humanos da empresa. A motivação e a qualificação adequada dos colaboradores é o elo entre a organização e a satisfação dos clientes. Portanto, esse relacionamento deve ser tratado com respeito e ética por parte da empresa.

2. Ferramentas de compliance para controles internos

Ao gerir os riscos operacionais e aplicar os controles internos, a empresa realiza o que o mercado chama de governança corporativa.

Para alcançar o compliance em controles internos, o caminho é buscar por maneiras possíveis de minimizar potenciais perdas relacionadas a falhas humanas, erros, fraudes e negligências operacionais.

3. Ferramentas de compliance para prevenção de fraudes

A fraude corporativa tem ligação com o comportamento das pessoas que trabalham na empresa, mas, devido à sutileza desse tipo de percepção, muitas vezes, ela se torna algo despercebido pela organização.

Não são incomuns casos de desvio de ativos, subornos, conflitos de interesses etc., mas geralmente eles são encobertos e ninguém sabe quem são os responsáveis.

É por isso que a empresa deve contar com ferramentas de compliance até mesmo na contratação dos colaboradores. É preciso tomar certos cuidados, como verificar referências profissionais e as qualificações exigidas pela organização. Erros nesse momento podem significar fraudes no futuro.

Hoje, com o avanço tecnológico, o mercado está cheio de ferramentas que auxiliam os gestores na verificação de fraudes. É muito importante descobrir se alguém na sua organização está ou já esteve envolvido em problemas como esses.

4. Ferramentas de compliance para adequação de normas técnicas

O setor de compliance está sempre em busca de processos inovadores para que a organização se enquadre nos requisitos da lei.

Normas de governança corporativa, princípios contábeis, controladoria e normativas do setor são alguns exemplos a serem aplicados dentro de uma gestão de compliance nas organizações.

Com a adequação de normas, a empresa passa a ter mais segurança de que suas aplicações e orientações serão seguidas de forma bem detalhada, de acordo com as diretrizes e com as políticas estabelecidas por ela.

5. Ferramentas de compliance para monitoramento

A prática de monitoramento é indispensável para verificar se o setor de compliance da empresa está aplicando as normas estabelecidas pela gestão.

As ferramentas de monitoramento servem para que a empresa acompanhe se todas as técnicas estão sendo aplicadas pelo compliance, como processos, controles, procedimentos, normas, políticas, governança, estrutura, pessoas e código de conduta.

É necessário que todas essas aplicações estejam diretamente ligadas aos objetivos, às estratégias, à missão e às metas da empresa. Após realizar esse alinhamento, a aplicação de métricas é fundamental para analisar o desempenho de cada etapa.

Um exemplo de ferramenta de monitoramento é o fSense, uma plataforma online que registra tudo o que se passa nas estações de trabalho dos colaboradores da empresa. Dessa forma, fica mais fácil identificar falhas e ainda acompanhar a produtividade de cada membro da equipe.

Estruture a área de compliance da sua empresa

É preciso manter a sua empresa alinhada às diretrizes fiscais, de legislação, TI e outros setores. Ter uma área de compliance bem estruturada é um verdadeiro diferencial para crescer no mercado.

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6 termos de compliance que você precisa conhecer

O compliance é uma das áreas que tem ganhado notoriedade dentro das empresas. Sendo assim, cresce também a demanda das organizações por profissionais que dominem a aplicação dessas normas.

Como são muitas as informações que esses profissionais precisam absorver e considerando também que, com frequência, surge a necessidade de atualização, facilitamos e trouxemos neste artigo os 6 principais termos da área de compliance que você precisa conhecer.

Conheça esses 6 termos mais comuns na área de compliance

1. Background check

O background check é o processo de organizar informações de cunho criminal, financeiro e comercial de uma pessoa ou uma organização.

Um bom background check é uma ferramenta efetiva para mitigar o risco de imagem da empresa de se relacionar com terceiros (clientes, parceiros ou fornecedores) com um histórico de participação em atos ilícitos.

2. Due diligence

O due diligence também é uma pesquisa para checar todas as informações sobre uma empresa – situação de ativos e passivos, dossiê de sócios e possibilidade de existência futura da organização – antes de uma negociação de aquisição, uma fusão ou qualquer outra relação comercial.

Uma investigação de due diligence é mais do que um background check e menos do que um dossiê completo sobre uma pessoa ou grupo de pessoas, de acordo com a SearchFirst.

Embora qualquer forma de background check seja melhor que nada, nunca é demais avaliar as opções. Embora a maioria das investigações sejam concluídas sem o consentimento da parte inspecionada, o due diligence se apresenta como uma alternativa mais diplomática.

3. Know Your Customer (KYC)

O processo de KYC (“Conheça seu cliente”) é um dos mais importantes em compliance e tem como objetivo conhecer os clientes e os prospects, ou seja, ter informações financeiras, jurídicas e outras, para gerar transparência nas relações.

O KYC orienta que áreas de compliance de empresas, especialmente entidades financeiras, submetam dados de clientes e prospects a pesquisas junto a Receita Federal, justiça e até mesmo órgãos internacionais, além de pesquisas e análises mais básicas dos dados encontrados em buscadores da internet, como Google e Bing.

4. Know Your Employee (KYE)

O processo de KYE (“Conheça seu funcionário”) é basicamente o processo de investigação que assegura a relação da empresa com seus funcionários.

Muitos podem enxergar nas normas de compliance um empecilho que dificulta os processos de contratação de funcionários. Mas a tecnologia possibilita que muitas das análises de KYE sejam realizadas de maneira rápida e completamente eletrônica e automática, ao cruzar dados por meio de APIs, bancos digitais, listas atualizadas em tempo real e outros recursos.

5. Know Your Partners (KYP)

O processo de KYP (“Conheça seu parceiro”) é o processo de investigação que assegura a relação da empresa com parceiros de transação.

Os processos de KYE e KYP vêm ganhando adesão como maneira de evitar fraudes, uma vez que a maioria dos registros em empresas têm participação ativa de funcionários, parceiros e fornecedores ou pelo menos algum grau de facilitação por essas partes.

É por isso que normas internas de compliance em empresas já incluem políticas de admissão, contratação e cadastro, além de qualificação de fornecedores, entre outros.

Mas é preciso destacar que fraudes não são registradas apenas em grandes companhias. Políticas de KYE e KYP tornam-se cada dia mais comuns e acessíveis também em pequenos negócios.

6. Know Your Supplier (KYS)

O processo de KYS (“Conheça seu fornecedor”) é o processo de investigação que assegura a relação com todas as entidades que a organização se relaciona, organizando toda a sua cadeia de suprimentos.

Em outras palavras, KYP e KYS nada mais são que due diligences de terceiros. O processo tem como objetivo conhecer os parceiros e os fornecedores para prevenir os possíveis riscos do relacionamento com empresas cujo histórico é negativo e que possa comprometer a reputação do negócio.

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Compliance: o que a sua empresa está fazendo errado?

Programas de compliance são cada vez mais comuns entre as empresas. A preocupação em estar em conformidade e seguir boas práticas é constante entre os gestores. Possivelmente, a sua empresa já coloque em prática algumas ações de compliance. Mas será que o programa de compliance da sua empresa não tem erros?

De acordo com a Pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada em 2017, identificar, avaliar e monitorar os aspectos de compliance são considerados os principais desafios por 86% dos entrevistados. Essa pode ser a realidade da sua empresa.

Neste artigo, trouxemos os principais erros que a sua empresa pode estar cometendo no programa de compliance. Faça esse checklist e descubra quanto falta para que a sua empresa alcance as melhores práticas.

Checklist: quantos erros de compliance sua empresa está cometendo?

Erro 1: a sua empresa acredita que um programa de integridade é suficiente

A maioria das ações de compliance adotadas pelas empresas brasileiras se limita a implementar os chamados programas de integridade. Isso induz muitos gestores a, equivocadamente, acreditarem que suas organizações possuem um efetivo programa ou sistema de compliance.

Ao analisar com mais rigor essa crença, é possível perceber que toda a complexidade do compliance não está representada nesses programas, que chegam a ser não apenas insuficientes, mas também inadequados para os objetivos das empresas.

É claro que a prevenção à corrupção dentro das empresas, por exemplo, por meio desses programas de integridade, é de suma importância para que estejam em compliance. Mas, ao mesmo tempo, é extremamente relevante que os gestores tenham ciência de que isso não resolve todo o problema.

Erro 2: as operações da sua empresa estão expostas a riscos que infringem leis e regulamentos

Para que a sua empresa esteja em compliance, o sentido do termo deve ser amplo, relativo a toda a legislação e regulamentação nas quais está inserida, inclusive a normatização interna.

Um programa de integridade pode ser um ponto de partida. Mas não adianta criar e implementar um programa de integridade, se as operações continuarem expostas a uma série de riscos que acarretem a infringência de leis e regulamentos, muitas vezes ocasionadas por ausência de diretrizes internas.

Nesses casos, nenhum programa de integridade, por mais robusto que seja, será capaz de sequer minimizar os riscos da ocorrência de desvios.

Erro 3: a sua empresa não conhece bem as reais necessidades do negócio

A ansiedade por criar um programa de compliance que evite maiores problemas faz a empresa acabar adotando práticas sem analisar suas reais necessidades.

Por exemplo, quais são os maiores riscos aos quais a empresa está exposta? Não adianta implantar um programa de compliance apresentado por um fornecedor, baseado nas necessidades de uma outra empresa, por exemplo.

Seguir à risca as medidas trazidas por alguma norma também não é o melhor caminho, uma vez que a empresa pode precisar cumprir normas e leis diversas.

Isso leva a decisões até mesmo por fornecedores de tecnologia sem apresentar-lhes uma análise do que o negócio precisa. É comum a grandes companhias adquirir ferramentas e entregar ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras.

Mas essa deve ser uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança. Ele precisa chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É óbvio que o fornecedor também deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, é tarefa da empresa fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para confirmar se a medida é adequada.

Erro 4: a sua empresa não conta com ferramentas que auxiliem o cumprimento das normas de compliance

Se a sua empresa ainda não implantou alguma ferramenta que facilite o cumprimento das normas de compliance, pode ser que ela demore demais a alcançar os objetivos propostos. Isso porque é muito mais difícil acompanhar as atividades realizadas sem o auxílio da automatização.

Uma plataforma de monitoramento das máquinas dos usuários é uma aliada nesse processo, já que registra tudo o que os colaboradores fazem. Isso facilita a identificação de riscos, comportamentos prejudiciais à segurança de dados da empresa e ainda o reconhecimento exato daqueles usuários que precisam ser advertidos.

O fSense é um sistema que não apenas monitora as estações de trabalho dos colaboradores, como também possui funcionalidades como a categorização de sites e aplicações, a apresentação das atividades em linha do tempo e os screenshots da tela para verificação de alguma atividade que represente ameaça ao programa de compliance.

Saiba tudo o que você precisa para estruturar com sucesso a área de compliance da sua empresa neste whitepaper.