As ações de compliance têm crescido e cada dia mais as empresas se comprometem com as práticas legais e éticas, reduzindo os riscos das não conformidades na condução dos negócios.
As empresas têm valorizado os mecanismos, as práticas e os programas de compliance, que compreendem ainda programas de integridade, governança empresarial e ética corporativa.
As grandes operações de investigação da Polícia Federal, a partir de denúncias a um grande número de políticos, empresários e executivos, contribuíram para as empresas brasileiras se conscientizarem sobre os riscos de fraudes internas, corrupção e não conformidades com leis e regulamentos. Com isso, o compliance passou a exercer um papel fundamental na decisão de negócios.
Dessa forma, as empresas também passaram a se atentar mais quanto aos prejuízos causados pelas não conformidades. Neste artigo, saiba quais são os principais riscos de não tratar compliance com a relevância necessária.
O que são não conformidades?
Quando uma organização está em não conformidade significa dizer que um ou mais processos estão sendo realizados de maneira errada ou diferente da maneira como estabelece determinada norma. Esse erro gera resultados insatisfatórios, ou seja, produtos e serviços não conformes, que não estão alinhados a determinados itens dessa norma.
A padronização do sistema de gestão da empresa permite que os processos se alinhem aos requisitos da norma e impede que produtos e serviços sejam oferecidos fora do padrão de qualidade, aquém das expectativas dos clientes.
Em linhas gerais, não conformidade é não atender a determinado requisito da norma, é a empresa não estar alinhada à norma em questão.
O que causa as não conformidades?
As não conformidades podem ocorrer devido a:
- não atendimento a requisitos de clientes e contratos;
- requisitos de sistema de gestão não atendidos em auditorias internas;
- produto ou serviço que não apresente características especificadas;
- lei ou regulamento não respeitado.
Quais são os riscos das não conformidades para a empresa?
São inúmeros os prejuízos que a empresa pode ter ao não tratar as não conformidades, dependendo do segmento em que ela atua.
As multas referentes às não conformidades costumam ser altíssimas, mas esse é o menor dos prejuízos. O pior é quando a empresa tem a reputação atingida, o que leva à perda de clientes, de fornecedores e até mesmo de executivos.
Quando a empresa está envolvida em fraudes e corrupção, coloca em risco ainda a imagem da Administração Pública, o que pode ampliar o problema a proporções impossíveis de reverter, levando à falência.
Além disso, há os casos em que clientes pedem indenização por sofrerem danos. Por exemplo, o simples fato de uma empresa que vende produtos frágeis não colocar essa informação na caixa de transporte pode levar a danos durante a logística e o cliente pode responsabilizar a empresa por isso.
Como evitar as não conformidades?
Embora seja impossível garantir que uma empresa, seja ela de grande ou pequeno porte, nunca tenha erros no sistema, é aconselhável que se crie medidas para reduzir o número de não conformidades nos processos.
Para isso, há algumas orientações que podem ser úteis a qualquer organização que queira estar alinhada às normas:
Capacite os colaboradores
Treine cada um dos integrantes da equipe com informações relevantes sobre as não conformidades. A intenção é que eles entendam corretamente os conceitos de não conformidade, ação corretiva, correção e ação preventiva para estarem preparados para qualquer atividade desse cunho na empresa.
Promova mensurações
Crie indicadores mensuráveis para acompanhar as não conformidades. Por exemplo, relacione as não conformidades aos custos que elas geram dentro dos processos. Além disso, alinhe esses indicadores às metas estratégicas da organização.
Envolva os colaboradores no processo correção de não conformidades
É fundamental que todos os colaboradores saibam que exercem papel relevante para o cumprimento e para a correção das não conformidades na empresa. Portanto, defina ações para corrigir as não conformidades como responsabilidade de toda a organização e não apenas da área de compliance.
Reforce a importância do sistema de gestão
Crie a cultura de que o sistema de gestão é importante para todas as áreas. Portanto, todos são responsáveis pelo cumprimento da norma em questão.
Como tratar as não conformidades?
Estabeleça metas
A partir de um plano estratégico, é possível analisar, observar e entender o funcionamento da empresa. Ao organizar metas, é possível observar com mais detalhes os processos e, portanto, onde podem ocorrer ou onde já acontecem as não conformidades. Estipule também no planejamento estratégicos itens que constem a análise das não conformidades.
Utilize ferramentas
As ferramentas da qualidade devem atuar nas causas fundamentais, eliminando, revendo, verificando e registrando as não conformidades e conduzindo a sua análise.
Faça ações corretivas
Com a análise de origem e causa das não conformidades, é possível se preparar para evitar problemas sistêmicos. Ou seja, a empresa segue seu curso normal, sem gastar tempo nem recursos em correções.
Conclusão
Qualquer empresa, independentemente do porte ou do segmento, precisa estar atenta às ações de compliance. São elas que preveem e identificam as não conformidades para conduzir a empresa às melhores tratativas.
É por isso que a sua empresa precisa saber como estruturar com sucesso a área de compliance. Leia este whitepaper e conheça os principais passos para te ajudar nessa tarefa.
