fSense: Sistema de Monitoramento Prático e Preciso para Estações de Trabalho

Por que dados de monitoramento são importantes para um plano de ação?

Os dados são muito importantes para que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de mercado, desenvolva um plano de ação. Afinal, eles fornecem informações que permitem aos gestores tomarem nota sobre fatores desconhecidos, além de nortear o alcance de resultados.

Quando a empresa tem conhecimento sobre determinados dados, ela é capaz de obter informações confiáveis e com embasamento para desenvolver estratégias e tomar decisões assertivas.

A coleta de dados permite à empresa realizar planejamentos, análises, experimentações, direcionamentos e estudos de melhor qualidade, que influenciem positivamente os seus resultados. Sendo assim, a coleta de dados torna-se um importante passo para um plano de ação da empresa.

Por que a sua empresa precisa de um plano de ação?

Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia para definir metas e objetivos para a empresa. Dessa forma, ele deve estipular as atividades que devem ser realizadas e apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e por acompanhar o andamento do projeto, garantindo que a empresa alcance os melhores resultados.

Na verdade, todos os gestores, em algum momento, precisam se dedicar na criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe.

O maior desafio de fazer um plano de ação está em conseguir mostrar a importância dele para os colaboradores e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.

É principalmente por esse motivo que é tão necessário contar com dados que justifiquem aos colaboradores a necessidade do plano de ação e indiquem como eles podem contribuir para a conquista de resultados que a empresa espera.

Qual é a importância dos dados para o sucesso de um plano de ação?

Com a coleta de dados, a empresa tem a possibilidade de desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos.

O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas ferramentas capazes de, mais do que coletar dados, estruturá-los, analisá-los e fornecer resultados pertinentes à empresa. Dessa forma, a organização tem a possibilidade de realizar um plano de ação fundamentado para fornecer oportunidades, resoluções e uma melhor tomada de decisões.

Dados sobre desempenho, qualidade e agilidade de entregas, satisfação dos colaboradores, eficiência dos departamentos, clima organizacional, atendimento ao cliente, nível de produtividade, entre outros, podem ser facilmente obtidos por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.

Identificação de hábitos e comportamentos nocivos aos objetivos da empresa

A partir desses dados de monitoramento, o gestor consegue identificar comportamentos de determinados colaboradores que possam ser adotados por toda a equipe, hábitos que podem estar sendo prejudiciais à segurança da empresa e que precisam ser repreendidos e até mesmo a necessidade de treinamentos específicos, que abordem exatamente as atividades corriqueiras dos colaboradores. Ou seja, são detalhes que os gestores só poderiam saber por meio da coleta de dados de monitoramento das estações de trabalho.

Melhoria da alocação de recursos financeiros

Além disso, os dados de monitoramento fornecem informações para que a empresa utilize da melhor forma seus recursos financeiros. Muitas vezes, há atividades que podem ser automatizadas, por exemplo. Com o monitoramento, os gestores têm condições de identificar essas atividades e, consequentemente, reduzir custos da empresa. Ao evitar gastos desnecessários, a empresa também minimiza os riscos de falência.

Quais outros dados de monitoramento a empresa pode obter para um plano de ação?

Produtividade por trabalho entregue

O monitoramento de estações de trabalho permite que os gestores conheçam a produtividade pela entrega de trabalhos, o que dá uma visão muito mais assertiva do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente.

Em operações de vendas, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas para os colaboradores. A partir dos dados extraídos do monitoramento de cada colaborador, é possível até mesmo criar metas individuais, de acordo com os números que cada membro da equipe é capaz de atingir.

Além disso, o monitoramento também possibilita acompanhar dia a dia após a meta ser estabelecida. É possível analisar a produtividade diária de cada colaborador, saber se ele se empenha diariamente ou se deixa para buscar resultados só quando o prazo está perto de vencer, entre outras informações.

Assim, o gestor pode fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo isso com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo.

Horas produtivas

Em trabalhos que não são operacionais, embora exista um processo e certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega. Afinal, um pode exigir mais tempo que o outro. Nesses casos, é possível utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período.

Pela legislação brasileira, um colaborador registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar até 8 horas por dia e 44 horas por semana. A empresa pode estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que dariam 37 horas semanais, aproximadamente. Dessa forma, esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas.

Para mensurar as horas produtivas, basta contar com um sistema de monitoramento que registre as atividades dos colaboradores, possibilitando ao gestor acompanhar o atingimento das metas.

Instale um sistema de monitoramento gratuitamente

Para ter acesso a todas essas vantagens a partir da coleta de dados, conte com o fSense, um sistema de monitoramento de estações de trabalho que registra tudo o que se passa nos computadores da sua equipe. Experimente o fSense por 15 dias grátis em até 10 estações de trabalho.

Compliance: o que a sua empresa está fazendo errado?

Programas de compliance são cada vez mais comuns entre as empresas. A preocupação em estar em conformidade e seguir boas práticas é constante entre os gestores. Possivelmente, a sua empresa já coloque em prática algumas ações de compliance. Mas será que o programa de compliance da sua empresa não tem erros?

De acordo com a Pesquisa Maturidade do Compliance no Brasil, realizada em 2017, identificar, avaliar e monitorar os aspectos de compliance são considerados os principais desafios por 86% dos entrevistados. Essa pode ser a realidade da sua empresa.

Neste artigo, trouxemos os principais erros que a sua empresa pode estar cometendo no programa de compliance. Faça esse checklist e descubra quanto falta para que a sua empresa alcance as melhores práticas.

Checklist: quantos erros de compliance sua empresa está cometendo?

Erro 1: a sua empresa acredita que um programa de integridade é suficiente

A maioria das ações de compliance adotadas pelas empresas brasileiras se limita a implementar os chamados programas de integridade. Isso induz muitos gestores a, equivocadamente, acreditarem que suas organizações possuem um efetivo programa ou sistema de compliance.

Ao analisar com mais rigor essa crença, é possível perceber que toda a complexidade do compliance não está representada nesses programas, que chegam a ser não apenas insuficientes, mas também inadequados para os objetivos das empresas.

É claro que a prevenção à corrupção dentro das empresas, por exemplo, por meio desses programas de integridade, é de suma importância para que estejam em compliance. Mas, ao mesmo tempo, é extremamente relevante que os gestores tenham ciência de que isso não resolve todo o problema.

Erro 2: as operações da sua empresa estão expostas a riscos que infringem leis e regulamentos

Para que a sua empresa esteja em compliance, o sentido do termo deve ser amplo, relativo a toda a legislação e regulamentação nas quais está inserida, inclusive a normatização interna.

Um programa de integridade pode ser um ponto de partida. Mas não adianta criar e implementar um programa de integridade, se as operações continuarem expostas a uma série de riscos que acarretem a infringência de leis e regulamentos, muitas vezes ocasionadas por ausência de diretrizes internas.

Nesses casos, nenhum programa de integridade, por mais robusto que seja, será capaz de sequer minimizar os riscos da ocorrência de desvios.

Erro 3: a sua empresa não conhece bem as reais necessidades do negócio

A ansiedade por criar um programa de compliance que evite maiores problemas faz a empresa acabar adotando práticas sem analisar suas reais necessidades.

Por exemplo, quais são os maiores riscos aos quais a empresa está exposta? Não adianta implantar um programa de compliance apresentado por um fornecedor, baseado nas necessidades de uma outra empresa, por exemplo.

Seguir à risca as medidas trazidas por alguma norma também não é o melhor caminho, uma vez que a empresa pode precisar cumprir normas e leis diversas.

Isso leva a decisões até mesmo por fornecedores de tecnologia sem apresentar-lhes uma análise do que o negócio precisa. É comum a grandes companhias adquirir ferramentas e entregar ao fornecedor a responsabilidade de adequar-se às regras.

Mas essa deve ser uma tarefa do gestor interno de tecnologia e segurança. Ele precisa chegar ao parceiro sabendo do que a empresa precisa. É óbvio que o fornecedor também deve ser capaz de orientar sobre a melhor decisão, mas, antes disso, é tarefa da empresa fazer uma autoanálise e contar com o parceiro apenas para confirmar se a medida é adequada.

Erro 4: a sua empresa não conta com ferramentas que auxiliem o cumprimento das normas de compliance

Se a sua empresa ainda não implantou alguma ferramenta que facilite o cumprimento das normas de compliance, pode ser que ela demore demais a alcançar os objetivos propostos. Isso porque é muito mais difícil acompanhar as atividades realizadas sem o auxílio da automatização.

Uma plataforma de monitoramento das máquinas dos usuários é uma aliada nesse processo, já que registra tudo o que os colaboradores fazem. Isso facilita a identificação de riscos, comportamentos prejudiciais à segurança de dados da empresa e ainda o reconhecimento exato daqueles usuários que precisam ser advertidos.

O fSense é um sistema que não apenas monitora as estações de trabalho dos colaboradores, como também possui funcionalidades como a categorização de sites e aplicações, a apresentação das atividades em linha do tempo e os screenshots da tela para verificação de alguma atividade que represente ameaça ao programa de compliance.

Saiba tudo o que você precisa para estruturar com sucesso a área de compliance da sua empresa neste whitepaper.

Conheça dicas para uma melhor gestão de colaboradores home office

A gestão de colaboradores home office nem sempre é simples. Dependendo da maturidade da empresa, é difícil lidar com os problemas que surgem, já que esse modelo de trabalho é relativamente novo em grande parte das organizações. Muito se sabe sobre a gestão de colaboradores presenciais, mas a gestão eficiente de profissionais home office ainda é uma novidade para as empresas.

Mas as muitas vantagens que o trabalho home office oferece levam as empresas a adotarem cada vez mais esse modelo. Para isso, é imprescindível contar com práticas que permitam uma melhor gestão dos colaboradores remotos, garantindo a produtividade e os resultados esperados pela empresa.

Neste artigo, trazemos as principais dicas que a sua empresa precisa seguir para ter uma melhor gestão dos colaboradores home office.

Como garantir uma melhor gestão de colaboradores home office

1. Programe reuniões e avaliações regulares

Um dos principais desafios enfrentados por empresas que adotam o modelo de home office é a falha de não realizar reuniões e avaliações regulares.

Por mais confiáveis e competentes que sejam os profissionais que trabalham remotamente, é muito importante estabelecer uma rotina de reuniões para garantir que as tarefas estão sendo realizadas e também para mostrar aos colaboradores que o trabalho está sendo acompanhado.

O ideal é que essas reuniões sejam presenciais, mas, se não for possível, videoconferências ou teleconferências são opções a se considerar.

É fundamental acompanhar o desenvolvimento de cada colaborador. Assim, ficará mais fácil fazer orientações e correções quando forem necessárias, além de identificar a necessidade de treinamentos adicionais ou outros recursos.

Essas reuniões também são importantes para que o gestor tenha informações suficientes para dar feedbacks e avaliar com mais rigor os colaboradores home office, uma vez que a distância dificulta o contato mais próximo e a análise do desempenho.

2. Estabeleça metas claras

As metas estabelecidas com os colaboradores home office devem ser ainda mais claras do que as estabelecidas com colaboradores presenciais. Isso porque, como o gestor não está todo o tempo acompanhando a rotina, não tem como reforçar alguma meta que não tenha ficado bem definida ou que não tenha sido entendida com clareza.

Portanto, estabeleça metas concretas, defina números, levante porcentagens que a empresa deseja alcançar em determinado período. Ou seja, facilite o entendimento dos colaboradores home office para que haja uma maneira mensurável de avaliar o progresso deles em relação aos objetivos e também para evitar os desgastes causados por uma comunicação ineficaz.

Além disso, é importante estabelecer metas de longo prazo e metas de curto prazo, definindo claramente o que é esperado pelos colaboradores home office e em quanto tempo.

3. Conte com uma ferramenta de monitoramento

Se a sua empresa tem dificuldade de medir a produtividade dos colaboradores home office ou ainda não consegue manter o desempenho dessa equipe, a adoção de uma ferramenta de monitoramento de estações de trabalho é fundamental. Sistemas como esse registram todas as atividades do usuário, o que permite ao gestor o acesso às principais informações de que precisa para avaliá-lo.

O fSense é uma dessas plataformas de monitoramento. Seu diferencial está no foco em resultado. Por isso, traz funcionalidades como a categorização de sites e aplicações, que permite ao gestor determinar quais são de uso autorizado para o trabalho e quais são de uso pessoal. Assim, o gestor tem acesso a um registro de linha do tempo, que mostra como o usuário tem usado o tempo de trabalho.

Outra funcionalidade interessante é a possibilidade de printar a tela do usuário para verificar a sua atividade em determinado momento da jornada de trabalho. Dessa forma, o gestor tem pleno acesso ao que o colaborador home office produz, sem a necessidade de questioná-lo ou pedir relatórios constantes, por exemplo.

Com o fSense, sua empresa pode alcançar melhores resultados, uma vez que é possível identificar exatamente onde estão as falhas por parte dos colaboradores e tomar decisões que possibilitem mais produtividade.