A má gestão de contratos pode ser um problema para qualquer empresa e pode trazer consequências negativas para o BackOffice, ou seja, para os processos internos do seu negócio.
O ideal é manter os contratos organizados para ter acesso às informações mais rapidamente. Quando isso é realizado, conquista-se um ganho de vantagem competitiva, além da adequação às exigências da lei, fornecendo mais transparência para todo o processo.
O gerenciamento correto desses documentos impacta também na produtividade da firma, fazendo com que o seu departamento conquiste mais resultados positivos. A dúvida é: como fazer isso?
No post de hoje vamos mostrar as melhores práticas para otimizar a gestão dos contratos no BackOffice para que você possa garantir o sucesso de seu negócio. Confira:
Como otimizar a gestão de contratos?
O gerenciamento de contratos é uma habilidade exigida para qualquer empresa. Quanto mais o negócio cresce, mais necessário se torna aprimorar a capacidade de gerenciar os acordos.
Isso porque a quantidade de documentos é muito grande e existem diferentes tipos de contrato. Portanto, é preciso muita organização para garantir que os processos internos sejam realizados adequadamente.
A boa prática de gestão dos contratos permite assegurar uma melhor documentação, evitar multas, reduzir dúvidas, minimizar o desgaste do gestor em situações de demanda judicial, entre outras vantagens.
Quais ações devem ser realizadas para garantir a otimização da gestão de contratos no BackOffice? Confira as dicas que preparamos para você:
Organize os documentos
Uma situação bastante comum nas empresas é ter contratos firmados, mas arquivados incorretamente. Assim, nem sempre é possível localizar os documentos com rapidez e verificar a informação necessária em determinado momento.
Por isso, ter um arquivo bem organizado é o primeiro passo para aumentar a produtividade, diminuir o retrabalho e dar mais visibilidade aos processos do BackOffice. Isso pode ser feito por meio de locais físicos ou virtuais.
Se a sua empresa conta com poucos contratos, um armário ou escrivaninha pode servir para o armazenamento dos documentos. Essa não é uma prática recomendada, porque os arquivos em papel estão sujeitos a perdas e danos.
O melhor é contar com uma ferramenta que permita guardar os documentos em formato eletrônico. Pode ser em uma pasta do computador (desde que você tenha o hábito de fazer o backup), em um servidor da própria empresa ou na nuvem (um servidor externo).
Monitore os contratos
Os contratos devem ser constantemente monitorados, porque eles podem trazer a previsão de determinadas mudanças, como o aumento de tarifas após certo período de tempo, renovações automáticas, aplicação de multas de acordo com atrasos etc.
É preciso saber quando as condições e valores vão mudar para saber de que forma a empresa reagirá a elas. Afinal de contas, pode haver um impacto financeiro, por exemplo, nos casos em que um serviço tem valor X durante os 3 primeiros meses e depois passa a custar 2X.
Mesmo que seja uma mudança acordada, sua empresa deve estudá-la para conseguir honrar os compromissos. É nesse momento que a gestão dos contratos mostra a sua importância.
Essa prática ainda assegura que as cláusulas contratuais e os eventos negociados realmente sejam cumpridos e utilizados por diferentes departamentos da sua empresa.
O controle pode ser feito de forma manual ou otimizada, por meio de um software voltado para essa finalidade.
Conheça bons sistemas de arquivamento
A organização e o gerenciamento dos contratos são mais eficientes se a sua empresa puder contar com um bom sistema de arquivamento. Ele deve possibilitar, sempre que necessário, o acesso simplificado às informações contratuais.
Assim, é possível verificar os dados em situações de conflitos judiciais, confirmar informações solicitadas por algum cliente e melhorar o andamento dos processos internos.
Identifique a necessidade de aditivos contratuais
Os projetos nem sempre acontecem como previstos. Nesses casos, é possível fazer aditivos contratuais. Isso deve ser identificado utilizando o controle de indicadores da gestão de vida desses documentos.
Essa medida evita a perda de recursos financeiros, o retrabalho e a cobrança errônea dos projetos. Tudo isso pode ser aprimorado com a boa gestão dos contratos, já que o controle efetivo dos documentos permite verificar os pontos em que os adicionais são necessários.
Aumente a comunicação relativa aos contratos
Um gerenciamento de contratos eficiente permite melhorar a comunicação entre as partes envolvidas. Uma maneira de fazer isso é emitir alertas com e-mails personalizados.
Essa ação resulta em maior segurança para você e para o cliente do projeto, além de uma transparência maior nas ações internas do BackOffice, trazendo impactos positivos para a produtividade. Ou seja, os colaboradores conseguem se comunicar com agilidade e os gestores podem tomar decisões com precisão.
Automatize o que for possível
A gestão dos contratos também pode ser automatizada. Verifique quais são as tarefas relacionadas ao assunto e que tendem a demorar mais e, então, identifique aquelas que podem ser feitas por meio de software especializado.
Tomar essa decisão é uma forma de tirar os obstáculos do caminho e simplificar ainda mais os processos, resultando, é claro, em um BackOffice mais eficiente. Além disso, você ainda tem a vantagem de minimizar os erros e reduzir o retrabalho.
Lembre-se de contar com a tecnologia nesse momento. Ela deve servir para melhorar os resultados do seu negócio e possibilitar uma visão mais ampla e, ao mesmo tempo, detalhada sobre a maneira pelas quais as atividades internas são executadas.
A tecnologia também permite fazer o monitoramento do desempenho dos colaboradores para aumentar a eficiência no BackOffice.
Portanto, fica claro que a otimização do gerenciamento dos contratos é uma atitude indispensável se você quer ter sucesso no BackOffice da sua empresa. Essa é uma tarefa difícil de ser executada, mas é preciso um esforço extra para tornar o seu negócio mais competitivo.
Seguindo essas dicas, você conseguirá melhorar os resultados dos processos internos e, como gestor, poderá ter uma visão inovadora e abrangente dos efeitos positivos da boa gestão em seu negócio.
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