Aos poucos, o país vai se recuperando da crise e a economia começa a ver sinais de aquecimento. Segundo o Índice Antecedente de Vendas, do Instituto para Desenvolvimento do Varejo (IAV-IDV), a perspectiva é que haja um crescimento real nas vendas em abril deste ano de 2,3% em relação ao mesmo período do ano anterior. A Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs) estima que as transações com cartões podem ter uma alta superior a 7,5%.
Para atender a esse crescimento, é fundamental implementar uma metodologia de previsão de demandas no BackOffice. O objetivo dessa estratégia é oferecer ao consumidor um atendimento de qualidade, aumentar a produtividade e auxiliar os gestores na tomada de decisões mais acertadas.
No entanto, nem sempre é fácil metrificar as atividades e os processos relacionados ao BackOffice, de modo a adaptá-lo rapidamente às necessidades do mercado e aos possíveis riscos. Por isso, daremos algumas dicas que certamente o ajudarão nessa tarefa. Confira!
Escolha o método de previsão a ser implementado
Esse talvez seja uma das maiores dificuldades enfrentadas pelas empresas, pois os métodos podem variar de acordo com o tipo de produto e serviços, o modelo de negócios, as características e oscilações do mercado, etc.
Assim, uma organização pode utilizar diferentes métodos de previsão de demandas que atendam às suas necessidades atuais. Entre os principais métodos, encontramos:
- previsão qualitativa: uma metodologia muito subjetiva, pois se baseia nas opiniões de funcionários e gestores que usam sua experiência com o mercado e com produtos, além do uso de pesquisas com os clientes para avaliar o comportamento de compras;
- previsão quantitativa no modelo de séries temporais: utiliza a demanda histórica para fazer a previsão, valendo-se, por exemplo, do número de vendas no passado para projetar a demanda futura;
- previsão quantitativa no modelo causal: faz uma análise com base em dados relacionados aos fatores do ambiente, como a sazonalidade e as informações do mercado.
A empresa poderá lançar mão dessas diversas técnicas de modo individual ou em conjunto a fim de realizar previsões de demandas no BackOffice de modo mais preciso. Um modelo de previsão geralmente segue o seguinte esquema:
- definição do objetivo da previsão;
- coleta e análise dos dados;
- seleção da técnica de previsão de demandas no BackOffice;
- obtenção das previsões;
- monitoramento do desempenho e de erros da previsão.
Definido o método mais adequado, vamos aos dados.
Colete dados relevantes
No geral, quanto mais dados estiverem disponíveis, melhores e mais completos serão os resultados da previsão de demandas. Precisam ser informações confiáveis e exatas, que podem ser categorizadas por:
- tipo de produto ou serviço;
- grupo de clientes;
- região de atendimento;
- tipo de informações sobre as estações de trabalho do BackOffice, relacionadas ao tempo gasto nas operações, ao uso de aplicações, ao acesso a sites, às taxas de absenteísmo, à avaliação de produtividade (casos tratados por hora), etc.
Esses dados exatos coletados com base em um prazo específico serão a matéria-prima para as previsões.
Por isso, é indispensável criar e manter uma base de dados que armazene o histórico de vendas, pois será um instrumento valioso para analisar as oscilações e, com isso, entender as variáveis que influenciam o comportamento da demanda. Esses dados podem ser coletados em fontes internas e externas.
Reuniões regulares com os responsáveis pelas diversas áreas, como finanças, atendimento ao consumidor, compras e produção podem gerar informações importantes.
Incluem-se ainda dados de fornecedores e clientes por meio de conversas e feedback de serviços e produtos. Todas essas fontes produzem dados indispensáveis à previsão de demandas no BackOffice.
Mantenha os dados e setores integrados
Para eficiência desse processo, é importante que ele seja colaborativo, ou seja, que todos os setores compartilhem e integrem seus dados.
As informações relacionadas ao BackOffice por si só não serão suficientes para desenvolver uma previsão mais próxima à realidade. É necessário, portanto, que o os dados gerados pelo setor sejam analisados em conjunto com as demais áreas da organização, como o comercial e o financeiro, por exemplo.
Quanto mais colaborativo e coordenado for o planejamento, mais precisas serão as previsões de demandas no BackOffice.
Escolha o período de previsão
Essa escolha é muito importante para a escolha do método a ser implementado. Previsões de curto prazo costumam ser mais exatas, ao passo que aquelas de longo prazo tendem a ser mais incertas. Qual a diferença entre elas? Observe:
- projeções de curto prazo (1 a 3 meses): planejamento de estoque e compras de matéria-prima;
- projeções de médio prazo (12 a 18 meses): planejamento relacionado à capacidade de produção, influenciando a organização financeira da empresa;
- projeções de longo prazo (5 a 10 anos): decisões mais estratégicas relativas ao lançamento de novos produtos e serviços, e maiores investimentos.
Como observado, a escolha do prazo de previsão vai afetar tanto objetivo desse planejamento quanto o tipo de metodologia utilizada. Além disso, os períodos elencados podem ser adaptados às características de cada empresa.
Utilize ferramentas adequadas para a previsão de demandas
As planilhas eletrônicas (do Excel, por exemplo) são um dos recursos mais básicos para o gerenciamento de previsões. No entanto, o grande volume e a complexidade das informações têm exigido ferramentas mais eficazes para a coleta e análise dos dados.
Por isso que o uso de softwares e plataformas web tem se tornado cada vez mais comuns. Esses programas são capazes de coletar e monitorar dados das estações de trabalho, dando aos gestores informações importantes sobre produtividade, falhas nas operações e outros fatores que devem ser levados em conta na previsão de demandas.
Além disso, esses modelos de software podem emitir relatórios com indicadores precisos, indispensáveis para o cálculo das previsões, integrando informações que serão a matéria-prima para análise preditiva.
Mas lembre-se de que a aplicabilidade dessas ferramentas vai além de apenas servir de base para prever cenários. Por meio dos dados gerados, os gestores poderão identificar erros nos processos e definir ações para corrigi-los a fim de alavancar os resultados.
Não há dúvidas de que a previsão de demandas no BackOffice é fundamental para as decisões estratégicas do negócio. No entanto, é necessário implementar metodologias adequadas e usar ferramentas eficazes para que os resultados sejam mais próximos possíveis do planejado.
Ainda tem dúvidas sobre como realizar previsões de demanda ou quais as ferramentas mais eficazes a utilizar? Leia também o post sobre os 6 segredos da gestão de demandas em BackOffice. Certamente estes conteúdos agregarão valor e conhecimento a sua gestão. Confira e deixe seu comentário, ao final.Deixe seu comentário e conte para nós!
