Os dados são muito importantes para que qualquer empresa, independentemente do seu tamanho e do seu segmento de mercado, desenvolva um plano de ação. Afinal, eles fornecem informações que permitem aos gestores tomarem nota sobre fatores desconhecidos, além de nortear o alcance de resultados.
Quando a empresa tem conhecimento sobre determinados dados, ela é capaz de obter informações confiáveis e com embasamento para desenvolver estratégias e tomar decisões assertivas.
A coleta de dados permite à empresa realizar planejamentos, análises, experimentações, direcionamentos e estudos de melhor qualidade, que influenciem positivamente os seus resultados. Sendo assim, a coleta de dados torna-se um importante passo para um plano de ação da empresa.
Por que a sua empresa precisa de um plano de ação?
Um plano de ação é uma forma organizada e que segue uma metodologia para definir metas e objetivos para a empresa. Dessa forma, ele deve estipular as atividades que devem ser realizadas e apontar os responsáveis por desenvolver cada uma delas e por acompanhar o andamento do projeto, garantindo que a empresa alcance os melhores resultados.
Na verdade, todos os gestores, em algum momento, precisam se dedicar na criação de um plano de ação para um melhor planejamento de trabalho em equipe.
O maior desafio de fazer um plano de ação está em conseguir mostrar a importância dele para os colaboradores e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o sucesso da operação.
É principalmente por esse motivo que é tão necessário contar com dados que justifiquem aos colaboradores a necessidade do plano de ação e indiquem como eles podem contribuir para a conquista de resultados que a empresa espera.
Qual é a importância dos dados para o sucesso de um plano de ação?
Com a coleta de dados, a empresa tem a possibilidade de desenvolver um plano de ação assertivo e estratégias que melhorem seus processos internos.
O avanço da tecnologia permitiu que fossem criadas ferramentas capazes de, mais do que coletar dados, estruturá-los, analisá-los e fornecer resultados pertinentes à empresa. Dessa forma, a organização tem a possibilidade de realizar um plano de ação fundamentado para fornecer oportunidades, resoluções e uma melhor tomada de decisões.
Dados sobre desempenho, qualidade e agilidade de entregas, satisfação dos colaboradores, eficiência dos departamentos, clima organizacional, atendimento ao cliente, nível de produtividade, entre outros, podem ser facilmente obtidos por meio de um sistema de monitoramento de estações de trabalho.
Identificação de hábitos e comportamentos nocivos aos objetivos da empresa
A partir desses dados de monitoramento, o gestor consegue identificar comportamentos de determinados colaboradores que possam ser adotados por toda a equipe, hábitos que podem estar sendo prejudiciais à segurança da empresa e que precisam ser repreendidos e até mesmo a necessidade de treinamentos específicos, que abordem exatamente as atividades corriqueiras dos colaboradores. Ou seja, são detalhes que os gestores só poderiam saber por meio da coleta de dados de monitoramento das estações de trabalho.
Melhoria da alocação de recursos financeiros
Além disso, os dados de monitoramento fornecem informações para que a empresa utilize da melhor forma seus recursos financeiros. Muitas vezes, há atividades que podem ser automatizadas, por exemplo. Com o monitoramento, os gestores têm condições de identificar essas atividades e, consequentemente, reduzir custos da empresa. Ao evitar gastos desnecessários, a empresa também minimiza os riscos de falência.
Quais outros dados de monitoramento a empresa pode obter para um plano de ação?
Produtividade por trabalho entregue
O monitoramento de estações de trabalho permite que os gestores conheçam a produtividade pela entrega de trabalhos, o que dá uma visão muito mais assertiva do rendimento dos colaboradores e do quanto eles estão produzindo durante o expediente.
Em operações de vendas, por exemplo, é comum as empresas estabelecerem metas para os colaboradores. A partir dos dados extraídos do monitoramento de cada colaborador, é possível até mesmo criar metas individuais, de acordo com os números que cada membro da equipe é capaz de atingir.
Além disso, o monitoramento também possibilita acompanhar dia a dia após a meta ser estabelecida. É possível analisar a produtividade diária de cada colaborador, saber se ele se empenha diariamente ou se deixa para buscar resultados só quando o prazo está perto de vencer, entre outras informações.
Assim, o gestor pode fazer ajustes na estrutura, no processo ou até mesmo na própria meta. Tudo isso com base em dados que realmente mostram o que está acontecendo.
Horas produtivas
Em trabalhos que não são operacionais, embora exista um processo e certa padronização, os produtos resultantes dessas atividades são mais subjetivos e difíceis de serem mensurados por volume de entrega. Afinal, um pode exigir mais tempo que o outro. Nesses casos, é possível utilizar como métrica o número de horas produtivas em determinado período.
Pela legislação brasileira, um colaborador registrado pela Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT) pode trabalhar até 8 horas por dia e 44 horas por semana. A empresa pode estabelecer uma meta de 85% de aproveitamento do expediente, o que dariam 37 horas semanais, aproximadamente. Dessa forma, esse seria o tempo mínimo que cada colaborador teria que preencher com atividades produtivas.
Para mensurar as horas produtivas, basta contar com um sistema de monitoramento que registre as atividades dos colaboradores, possibilitando ao gestor acompanhar o atingimento das metas.
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