Quando se fala em metas e objetivos estratégicos, logo pensamos em setores mais ligados ao negócio, como produtos, vendas ou marketing. Mas o BackOffice, como uma área vital para o funcionamento da organização, também deve realizar um minucioso trabalho de definição e, principalmente, acompanhamento de metas.
Nem todas as empresas cultivam o hábito de trabalhar com objetivos e metas para o BackOffice, o que faz com que esses setores altamente estratégicos acabem funcionando abaixo da sua capacidade.
Essa falta de hábito acaba afetando também os gestores. Muitos sentem dificuldades em definir objetivos que sejam aderentes às suas atividades e à visão da empresa, quando é necessário. Se este é o seu caso, não se preocupe: neste post, você vai ver como traçar metas eficazes para o seu BackOffice e também como acompanhar o cumprimento e a evolução desses objetivos. Vamos lá?
Como definir metas para o Backoffice?
Metas e objetivos são vitais para o funcionamento de qualquer área, mesmo as de BackOffice. Quando você tem uma meta, sua área passa a ter um horizonte a perseguir, os funcionários trabalham mais focados e o seu setor colabora muito mais para que a organização alcance os seus objetivos estratégicos.
O primeiro passo para a definição de metas é conhecer o planejamento estratégico da empresa. Isso porque suas metas devem acompanhar as diretrizes definidas pela diretoria. Lembre-se que todos os setores da empresa precisam caminhar juntos, em busca do mesmo objetivo.
Depois você deve analisar de que forma o BackOffice pode oferecer o suporte adequado para que a empresa cumpra os seus objetivos. Se a sua área for responsável pelo funcionamento de processos importantes para a área de negócio, você pode definir metas ligadas a disponibilidade, tempo de resposta, agilidade etc.
Quer um exemplo? Estipule uma meta de tempo de resposta para um pedido da área comercial, ligado à análise de crédito, se for o caso da instituição em que você trabalha.
Metas factíveis e desafiadoras
A definição de metas não deve ser feita de forma aleatória, com base apenas no que você acha que é melhor para a área. O conjunto de objetivos do seu setor deverá estar explícito no seu planejamento anual, o qual deve seguir o plano estratégico global da organização.
As metas para a sua área devem ser factíveis e desafiadoras na mesma medida. Uma meta factível é aquela que, com muito trabalho e uma boa estratégia, pode ser cumprida. Não adianta estipular metas muito altas, pois isso acaba causando o efeito contrário, desmotivando a equipe rapidamente.
Por outro lado, você não deve abrir mão do desafio. Uma meta muito fácil, que é cumprida logo no início do planejamento sem muito esforço, banaliza o trabalho da sua área e faz com que o time se acomode rapidamente.
Qual a melhor maneira de fazer o acompanhamento de metas?
Agora que você já sabe como definir metas de BackOffice, chegamos ao ponto central deste artigo: como fazer o acompanhamento delas. Você viu que as metas devem ser factíveis e desafiadoras na mesma medida. Mas não adianta caprichar no desenvolvimento de objetivos se você não fizer o acompanhamento durante a execução do planejamento.
Infelizmente, essa prática não é incomum nas organizações. A rotina do dia a dia pode sufocar os gestores e fazer com que eles abandonem metas estratégicas e aderentes aos objetivos da organização, trocando este acompanhamento pelo hábito de apagar incêndios constantemente.
O problema é que se as metas não forem acompanhadas, elas se tornam um problema, em vez de solução. Além de não serem cumpridas, você ainda perde todo o trabalho de definição, que toma tempo e exige cuidado e atenção.
Acompanhar metas significa seguir de perto o trabalho dos funcionários em busca do cumprimento delas, agindo preventivamente quando houver sinais de que os objetivos podem não ser cumpridos ao final do ano.
Se você tem uma meta de prazo, por exemplo, e vem verificando um constante atraso em suas entregas, é hora de agir para garantir o cumprimento do objetivo. As ações corretivas devem ser realizadas a tempo de produzirem algum efeito prático.
Mas existe alguma ferramenta que auxilie no acompanhamento das metas?
BSC (Balanced Scorecard)
Pergunte a algum profissional da área comercial se ele já ouviu falar em Balanced Scorecard. A resposta, provavelmente, será positiva. Trata-se de uma ferramenta desenvolvida no início da década de 1990, com o objetivo de possibilitar o acompanhamento de metas e medir o desempenho do setor e da empresa.
O BSC organiza os objetivos estratégicos da empresa em quatro perspectivas: financeira, de clientes, de processos e de aprendizado e crescimento. Dentro de cada categoria são alocadas as metas que farão com que a empresa alcance os seus objetivos.
A partir disso, o BSC é distribuído para todos os setores, que devem estipular suas metas de forma a evidenciar como podem contribuir para que a organização chegue ao resultado desejado.
Por meio de uma série de indicadores, você pode acompanhar a evolução das suas metas e verificar quais são as atividades que precisam de maior ou menor atenção. O quadro é bastante visual e simples de ser acompanhado por toda a equipe, o que faz do BSC uma das ferramentas mais indicadas para o acompanhamento de metas.
De que forma posso evoluir os objetivos?
Além do acompanhamento sistemático do cumprimento de metas, é muito importante que haja uma avaliação final do trabalho realizado durante o ano. É o momento de verificar quais metas foram cumpridas e quais não chegaram ao percentual desejado. Também é importante fazer uma análise qualitativa, tentando entender o que levou a área a não cumprir determinado objetivo.
A partir disso, você deverá traçar o seu planejamento para o próximo ano. Novas metas poderão ser definidas, mas é fundamental que você promova uma evolução dos objetivos atuais para que tenha uma noção clara da curva de desempenho do seu setor.
A definição numérica da evolução fica por conta da sua percepção da capacidade da área. Mas jamais deixe uma meta estagnada. Todas elas precisam passar por ajustes. Algumas deverão ser aumentadas e outras diminuídas, caso tenham sido traçadas com excesso de otimismo.
Como você viu, o acompanhamento de metas é fundamental, inclusive em um setor de BackOffice. Não deixe de traçar objetivos para a sua área! Além de acompanhar suas metas, deseja também saber como gerir outras demandas do BackOffice? Leia o post sobre os 6 segredos da gestão de demanda em BackOffice que farão a diferença no seu negócio. Não se esqueça de deixar seu comentário ao final do post!
