Gerenciar eficientemente os processos, estabelecer um bom relacionamento com o cliente e com os fornecedores, integrar os sistemas e as operações são elementos fundamentais para garantir o sucesso de uma empresa. Sendo assim, muitos empresários têm apostado em ferramentas de gerenciamento, entre as quais se destaca a gestão de cadastros.
A modalidade é cada vez mais utilizada como estratégia de vendas e marketing, a fim de atingir o objetivo de aumentar as vendas e tornar o negócio cada vez mais rentável.
Afinal, com uma política sólida de gestão de cadastros, é possível integrar a sua equipe, os sistemas, os processos de vendas e as operações — facilitando a rotina da equipe de atendimento ao cliente.
Ao longo deste artigo, abordamos como a gestão de cadastros influencia os diversos processos de um BackOffice, sendo essencial para garantir o êxito da gestão. Para isso, apresentamos uma lista com 6 passos que podem ajudá-lo a melhorar a organização e a administração de cadastros. Boa leitura!
Importância da gestão de cadastros
Nos últimos anos, a partir dos avanços da tecnologia, diversas mudanças ocorreram no comportamento do consumidor — que se tornou mais exigente em relação ao atendimento e à oferta de produtos e serviços.
As empresas devem se adaptar a essa nova configuração e, por isso, lidar com clientes passou a exigir muito preparo das equipes de atendimento.
Neste contexto, a gestão de cadastros ocupa um papel de destaque, pois, além de pautar as estratégias e ações, permite aumentar a produtividade, melhorar os processos de backoffice, sincronizar as informações e integrar os dados de cada área.
Ou seja, a boa gestão do banco de dados garante que todas as equipes conheçam as preferências, o perfil e as necessidades de cada um dos clientes — personalizando o atendimento, otimizando a experiência e estabelecendo uma relação próxima, tanto no pré quanto no pós-venda.
Passo a passo para uma gestão eficiente
Organizar os dados e fazer a gestão dos cadastros não é uma tarefa simples, pois exige um esforço contínuo de diversas áreas da empresa.
Para auxiliar a sua organização a fazer um gerenciamento cada vez mais eficiente, impulsionar o sucesso, e ajudar o backoffice a trabalhar de forma mais produtiva, separamos algumas excelentes dicas. Confira:
1. Utilize um sistema simples
O cadastro de clientes e fornecedores deve ser realizado em uma plataforma de fácil acesso e, principalmente, de simples e rápida atualização.
É importante que a estrutura do cadastro permita incluir e excluir informações com a mesma facilidade, garantindo que todos os envolvidos tenham acesso ao sistema.
2. Consolide todas as informações em um único sistema
Além de informações básicas — como nome, e-mail e telefone —, o cadastro deve conter histórico de conversas e compras, feedback e outras funcionalidades.
É recomendável, ainda, que a equipe registre as vendas em andamento, os valores e o estágio da negociação, para melhorar o gerenciamento das ações e do funil de vendas.
Com tudo isso em mãos, aliás, é possível traçar estratégias eficazes de vendas e de marketing, incluindo o envio de e-mails personalizados, o atendimento via WhatsApp, a criação de newsletters, entre outros métodos para alavancar o negócio.
3. Atualize sempre
É importante que o cadastro seja constantemente atualizado. Para garantir isso, sempre pergunte aos clientes se os dados foram alterados. Outra dica é conscientizar as equipes — atendimento, comercial e vendas — sobre a necessidade de confirmar os dados inseridos sempre que houver alguma interação com o cliente.
O ideal é que cada vendedor e cada área seja responsável por enriquecer a base de dados e complementar as informações sobre os consumidores.
4. Automatize os processos
Atualmente, é possível mapear e automatizar os processos, informações e dados de cadastro. Dessa forma, você assegura a integração entre as áreas, a empresa e o cliente, bem como otimiza os fluxos de trabalho, tornando o gerenciamento mais eficiente.
O CRM (Customer Relationship Management) é uma das ferramentas mais utilizadas pelas empresas para armazenar as informações de seus clientes. O banco de dados permite organizar informações relevantes disponibilizadas por compradores e vendedores.
A integração dos dados, portanto, permite a análise e classificação precisas, gerando um relatório completo e detalhado que pode ajudar em diferentes operações.
5. Padronize as informações
Todos os dados devem estar em um formato pré-definido e padronizado. Por exemplo, se o formato do telefone incluir o DDD entre parênteses, é importante que todas as linhas estejam da mesma forma. O mesmo acontece para CPF/CNPJ, nome, sobrenome, endereço etc.
Isso facilita a organização e, principalmente, a busca pelos clientes, economizando tempo e dinheiro.
6. Segmente os cadastros
Segmentar os clientes e fornecedores por setor, indústria, região, faturamento e número de funcionários, ajuda a criar filtros de vendas e a desenvolver um plano de marketing mais eficaz, além de aumentar a qualidade da personalização durante o atendimento.
Você também pode classificá-los por frequência de compra, ticket médio e outros detalhes.
Benefícios para a empresa e para os clientes
Fazer a gestão eficiente dos cadastros traz diversos benefícios, tanto para a empresa quanto para os clientes.
Além de um atendimento voltado ao oferecimento de soluções específicas, a ação permite que os consumidores recebam informações e avisos de novidades, bem como assegura a oferta de produtos e serviços complementares.
No que se refere à empresa, muito mais do que manter uma agenda atualizada, o controle de cadastro, informações e atendimentos permite acompanhar as equipes de vendas que operam remotamente, o aumento da produtividade e a eficiência de vendas, graças à simplificação e automação de processos.
Além disso, a gestão dos cadastros fundamenta a tomada de decisões, possibilitando uma análise segura sobre a eficiência dos procedimentos.
Por meio da integração de informações, a empresa estabelece uma relação duradoura com o cliente, gerando uma atuação focada nas pessoas e não apenas no lucro.
Sendo assim, a gestão de cadastros é útil para engajar e fidelizar os consumidores, item fundamental para pautar as estratégias de marketing e de vendas.
Agora que você acompanhou a importância, os benefícios e o passo a passo para fazer uma gestão de cadastros integrada e inteligente, é hora de colocar a mão na massa. Em caso de dúvida, fique à vontade para entrar em contato conosco. Até o próximo post.