A comunicação é a chave para o sucesso em qualquer relacionamento humano. E por que não nos negócios problemas de comunicação nas empresas podem causar prejuízos como clima organizacional ruim, rotatividade e até prejuízos financeiros.
Assim como cada região e país cria sua própria forma de se comunicar, as empresas precisam encontrar o tom e a forma certa de fazê-lo. A comunicação eficaz cria coesão, envolvimento, motivação e maior produtividade.
Por isso a fSense separou aqui alguns dos principais motivos para uma comunicação ruim e como você pode resolvê-los.
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Falta de clareza nos objetivos
O propósito é o que dirija as pessoas em tudo o que fazem. Seus funcionários sabem o que estão fazendo e por quê? Ocorrência contrário, este é um dos grandes problemas de comunicação interna da empresa.
Um bom passo para quebrar isso é aplicar a metodologia OKR em seu negócio.
OKR é o acrónimo para Objetivos e Principais Resultados, em português. Independentemente do setor ou tamanho da sua empresa, você pode orientar os funcionários por meio dela.
Como funciona: A cada trimestre você pode definir metas desafiadoras para sua empresa. (Metas) e delinear diretrizes para alcançá-las. (resultado principal).
Por exemplo:
Objetivo: Ter a melhor plataforma de RH do país
Resultado-chave: Crescer 60% o número de clientes no próximo ano.
A partir daí, você comunica seus objetivos para cada divisão da empresa e deixa a equipe trabalhar em conjunto para alcançar resultados e criar seus próprios OKRs internamente. Qual é o resultado disso? Maior participação, transparência e colaboração entre os colaboradores.
Os OKRs tornam a comunicação interna mais acessível a todos. Isso porque há menos ruído na comunicação porque há clareza e todos conhecem e entendem os objetivos e o impacto de seu trabalho na entrega final.
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Uma Reunião Inútil
Com a transição do trabalho presencial para o trabalho remoto ou híbrido, pode haver qualquer motivo para aglomerações ou videochamadas. Mas, no final, as pessoas saem sem entender o porquê daquele papo.
Esse é outro grande problema de comunicação nas empresas. E este ponto está intimamente relacionado ao tópico anterior sobre metas.
Enquanto o inesperado acontece, evite encher o tempo produtivo da sua equipe com alinhamentos que podem ser feitos com um simples e-mail e de forma assíncrona; ou seja respeitar o tempo do outro. Afinal, gestão de tempo e produtividade estão diretamente relacionadas.
O ideal é que a cada semana, as pessoas já conheçam como funciona cada uma das suas reuniões e cronogramas de produção.
Confira agora estas dicas para realizar uma reunião de alinhamento eficaz:
- Vá a uma reunião com uma agenda predeterminada e peça aos outros participantes que façam o mesmo.
- Defina um horário estimado de início e término para a reunião
- Evite tratar de muitos assuntos diferentes na mesma reunião.
- Mantenha uma comunicação eficaz e responder às perguntas dos presentes
- Atenção aos colegas
- Certifique-se de sair da reunião com todos os seus pontos alinhados e as próximas tarefas bem atribuídas e definidas.
- Excesso de e-mails e mensagens instantâneas
- Se você acha que a comunicação durante apresentações, encontros e reuniões presenciais deve ser sua única consideração, é hora de repensar isso.
- Mandar, ler e receber mensagens fazem parte da rotina da maioria dos funcionários das empresas. Se tecnologia e pessoas não são aliadas Podem ocorrer problemas de comunicação.
Como enviar mensagens de texto inteligentes e objetivas:
- Evite copiar pessoas em e-mails que não estejam diretamente relacionados ao seu trabalho.
- Antes de enviar e-mails ou SMS, pense: “É mesmo necessário enviar esta mensagem? Isso vai ajudar ou atrapalhar?”
- Seja claro ao enviar e-mails e mensagens e fale o que precisa, como e quando precisa.
- Pense: “Se eu receber uma mensagem assim, qual é a melhor palavra? E quais pontos preciso esclarecer”;
- Evite enviar áudios longos com muitos assuntos. Dê prioridade às mensagens diretas.
Finalmente, simpatize e compreenda. Nem tudo precisa ser instantâneo, e nem tudo está no mesmo ritmo.
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Falta de feedback
Este tópico não pode faltar feedback sobre um tema como problemas de comunicação nas empresas. Seus funcionários querem sentir que suas opiniões são ouvidas e levadas em consideração no ambiente de trabalho.
Construir uma cultura de feedback torna a comunicação um elemento-chave do seu negócio. Essas práticas são partes importantes do que se chama de gestão humanizada.
A cultura de feedback pode ser implementada através de métodos como:
- Chefes e gerentes estão abertos para ouvir e dar feedback sempre que necessário
- Efetue reuniões individuais.
- Aplicação de pesquisas de clima e pesquisas periódicas de satisfação.
- O papel de um líder de RH e DP é tomar essas iniciativas de maneiras cada vez mais inovadoras.
Conclusão
Por isso, reflita em quais pontos a sua empresa precisa melhorar e aplique as dicas que mostramos. Outra forma de ajudar na sua gestão é com o monitoramento de computadores fSense.
O fSense te ajuda a identificar hábitos, comportamentos e necessidades individuais e coletivas da sua equipe possibilitando traçar estratégias para diminuição de hora extra. Além de gerar um aumento de até 40% na produtividade da sua equipe. Tudo isso de maneira precisa e de acordo com as metas da sua empresa
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