Esta reunião poderia ser um e-mail. Em um momento que as reuniões no home office se tornaram mais comuns, essa frase se popularizou.
A verdade é que isso acontece mesmo. Afinal, muitas reuniões podem causar cansaço. E mais ainda se não forem realmente necessárias.
Outro problema comum é o de reuniões onde nada importante foi dito. E isso gera o sentimento da primeira frase do texto.
Porém, há algumas dicas que podem te ajudar a resolver esses desafios. E mais: deixar a sua reunião muito mais proveitosa!
Porque fazer uma reunião de home office?
De modo geral, por ter um motivo forte. Alguns deles são:
- Exercer poder de influência sobre um tema;
- Tomar decisões;
- Resolver problemas;
- Estreitar relações.
Quais razões fazem reuniões no home office serem menos produtivas?
Primordialmente, a coisa que mais faz uma reunião ser improdutiva é a falta de um objetivo claro, além de alguns desafios que podemos encontrar ao se relacionar com colaboradores, a comunicação pode ficar travada, o que interfere na execução de uma reunião produtiva.
Além desse grande motivo, outros são:
- Participantes que demoram para entrar na sala;
- Falta de planejamento de pauta;
- Discussões fora do tema;
- Participantes que não são necessários naquele momento.
Como fazer para as reuniões no home office serem mais produtivas.
Existem várias maneiras de se fazer isso. Afinal, cada empresa tem seu DNA e forma de atuação.
Porém, unimos aqui algumas dicas gerais que podem ajudar em qualquer reunião.
1. Tenha objetivos e prioridades claros
Em primeiro lugar, defina o objetivo. Objetivo definido, separe em vários assuntos. Após isso, faça uma lista de prioridades. Sugerimos que faça isso porque nem sempre em uma só reunião dá tempo de abordar tudo. Então, o que não for definido nessa, fica para uma próxima.
Você pode separar os assuntos por prioridade:
Urgente
Aqui você irá falar do tema principal da sua reunião de home office. Em outras palavras, é o que não pode deixar de ser dito de forma alguma.
Importante
Esses são os assuntos que sã proveitosos para a maioria das pessoas que estão presentes. Ou um tema que pode ser solucionado mais rápido.
Pertinente
Já aqui, entram tópicos que não são relevantes para toda equipe. Nesse caso, é melhor marcar outra reunião só com as pessoas necessárias.
2. Se prepare bem
Primeiro, ao enviar um convite para uma reunião de home office, já inclua os assuntos que serão tratados. Assim as pessoas poderão se preparar e a reunião será mais proveitosa.
Em segundo lugar, junte todas as informações que precisa, como: imagens, gráficos, textos, vídeos, etc. Se possível, monte uma apresentação.
Também é importante listar tudo que irá falar. Mas cuidado para não escrever demais, para não se perder no meio de muitas informações.
3. Saiba como conduzir uma reunião de home office
Quando estamos em casa, o número de distrações que temos é maior. Obras, familiares, sons do condomínio ou da rua… A lista é infinita.
Por isso, é muito importante que cative seu público no primeiro minuto da reunião. A dica é já começar com a informação mais impactante da apresentação.
Assim, as chances de você manter a atenção deles até o final é maior.
As reuniões no home office facilitam muito a vida. E são extremamente importantes para trazer resultados e estreitar laços.
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