Você sabia que a existência de uma política de acesso pode influenciar positivamente a produtividade da sua equipe? Isso é possível porque a obediência a regras padronizadas faz com que os colaboradores mirem nos objetivos sem as famosas distrações da internet.
Muitas empresas estão com o desempenho abaixo da média porque o tempo gasto com a navegação em sites de entretenimento é grande. Nesse cenário, a entrega dos projetos não ocorre no prazo esperado e o cliente, claro, fica insatisfeito.
Então, como lidar com a situação? Não é interessante tirar a liberdade das pessoas. Ao mesmo tempo, permitir que o tempo de serviço seja utilizado com outros assuntos vai comprometer toda a sua estratégia.
Para encontrar um ponto de equilíbrio, continue a leitura.
Entenda a importância de adotar uma política de acesso
Na prática, estabelecer regras ajuda a diminuir o tempo desperdiçado em redes sociais ou em sites que nada agregam para o trabalho. Outro ganho é na questão de segurança: uma política em ordem minimiza riscos causados por vírus e permite que uploads e downloads sejam feitos apenas por pessoas autorizadas.
Isso contribui para otimizar a produtividade do grupo e dá mais noção de responsabilidade. Entretanto, o documento não deve ser um arquivo recheado de proibições, pois elas poderão ser trapaceadas. É importante que essa ferramenta seja educativa — e não um meio de punição.
Saiba por onde começar uma política de acesso
A elaboração das propostas deve ser de fácil entendimento, pois o documento será usado como um guia. Depois de elaborado, é recomendável apresentá-lo para todos os funcionários, discutir cada ponto e sanar possíveis dúvidas.
Deixe claro que as regras são medidas preventivas para evitar problemas que prejudicam o desempenho individual e coletivo. É claro que isso não é suficiente para garantir o cumprimento das ações. Por isso, promova programas de treinamento para o melhor uso da rede, estimule a boa convivência entre os envolvidos e trabalhe a motivação.
Todo o conteúdo da política de acesso deve ser revisto regularmente com o objetivo de retirar ou acrescentar itens que não fazem mais parte da situação atual da empresa. Muitas organizações fazem essas mudanças a cada 2 anos, mas você decide qual é o tempo ideal.
Confira as etapas de implantação
O desenvolvimento de um guia requer algumas etapas. Acompanhe cada uma:
1. Escolha da equipe responsável
Você pode estimular a participação de todos os envolvidos com o envio de sugestões. No entanto, para a elaboração das regras é preciso escolher um grupo representativo — preferencialmente de cada departamento.
Não esqueça de incluir pessoas do setor de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação, pois são duas áreas diretamente envolvidas.
2. Definição das regras
Os responsáveis pela elaboração do documento devem seguir as orientações do gestor de RH e de TI. Além disso, é importante definir as regras de acesso à internet com clareza:
- Que tipo de conteúdo pode ser consumido?
- Quais sites não podem ser visitados em determinado horário?
- O que será bloqueado?
Algumas instituições estabelecem horários para a consulta de determinadas páginas, como redes sociais e softwares de comunicação instantânea.
Muitas vezes, é necessário criar grupos diferentes de usuários com permissões distintas, pois o departamento de comunicação precisa ter acesso liberado a essas plataformas.
3. Elaboração do manual
O documento deve apresentar os seguintes itens:
- permissão de uso para a internet e o e-mail corporativo;
- atitudes inapropriadas e regras de acesso com detalhes sobre o que não pode ser usado;
- aviso para a possibilidade de monitoramento da navegação do usuário;
- maneiras corretas de mencionar a empresa nas redes sociais e sites;
- direito dos colaboradores no que diz respeito à privacidade;
- sanções e penalidades para quem descumprir as regras estabelecidas;
- dispositivos permitidos no manuseio das tecnologias da empresa, como tablets, smartphones, pen drives e fones de ouvido;
- tipo de material que pode ser guardado nos computadores da organização;
- entre outros.
4. Determinação da ferramenta de controle e monitoramento
Para que os seus objetivos sejam alcançados e as regras sejam cumpridas, é fundamental investir em um serviço que proporciona uma visão abrangente sobre as atividades da equipe. Afinal, você precisa se certificar de que tudo está em pleno funcionamento.
Hoje, há ferramentas para o gerenciamento de acesso à internet, soluções personalizadas para medir o desempenho individual e coletivo e softwares de controle com diversas funções. Inclusive, é possível visualizar o status em tempo real por meio de gráficos e relatórios.
5. Divulgação das políticas de acesso
Uma cópia do manual deve ser entregue para cada colaborador. O ideal é promover uma campanha de conscientização sobre o uso responsável da internet no ambiente corporativo.
Além disso, é interessante expor o material em murais, no setor de RH e disponibilizar também em uma página na internet.
6. Orientação sobre as regras e treinamento
É tarefa do setor de Recursos Humanos destacar a relevância das políticas de acesso estabelecidas. As práticas merecem ser alvo de campanhas permanentes por parte da gestão.
Assuntos como download de material pirateado, compartilhamento de conteúdo pornográfico ou crimes digitais devem fazer parte de cursos e atividades de treinamento.
7. Orientação sobre as sanções e penalidades
Um dos objetivos da implantação de regras sobre o bom uso da rede é criar uma cultura responsável. Por isso, não é aconselhável aplicar as sanções de forma hostil. Afinal, é preciso preservar um ambiente amigável e colaborativo.
Para isso, o ideal é estabelecer um período de adaptação e enviar notificações para os trabalhadores que não cumprem o determinado. Se as práticas forem frequentes, só então a empresa deve aplicar as sanções e penalidades estabelecidas.
Como você viu, adotar uma política de acesso representa uma ótima alternativa para que todos conheçam as normas de utilização da internet na empresa.
É um documento indispensável para a formação da cultura organizacional, pois resume alguns pontos que a companhia considera certo ou errado. Além disso, uma política de acesso ajuda a impulsionar os resultados do seu negócio e beneficia a todos os envolvidos que se tornam mais produtivos e engajados.
Gostou do artigo? Tem algum ponto que deve ser considerado na criação de um documento com regras de acesso e que não foi listado aqui? Como essa questão é tratada em sua empresa? Deixe um comentário!