O mapeamento de processos é essencial para a gestão estratégica de uma empresa, pois permite entender como eles funcionam e se cumprem seus objetivos. Apenas conhecendo a fundo os procedimentos envolvidos na produção é que os gestores podem pensar em formas de otimizá-los.
Esse mapeamento é essencial para implementar novos projetos, bem como para melhorar aqueles já em andamento, pois a análise de cada atividade pode trazer insights valiosos para buscar aprimoramento. Essas informações ajudam, inclusive, na criação de produtos, serviços ou mesmo metodologias.
Neste post, vamos falar mais sobre o assunto, trazendo alguns dos principais benefícios e um passo a passo de como realizar o mapeamento de processos da empresa. Continue a leitura para saber mais!
Quais são os benefícios do mapeamento de processos?
Antes de saber como fazer o mapeamento de processos, cabe entender as vantagens da implementação na sua empresa. Afinal, um trabalho que vai envolver tantos colaboradores e mexer com a rotina da produção deve ser bem justificado. Veja, então, quais são os maiores benefícios proporcionados pela elaboração desse mapa:
Estruturação e otimização
Processos mapeados permitem entender e controlar melhor a produção. Assim, todas as etapas se tornam mais visíveis. É possível verificar quais fases são bem-sucedidas e quais precisam de melhorias, além de analisar a necessidade de se estender os processos ou a possibilidade de reduzi-los, tornando a cadeia produtiva mais ágil.
Formalização e padronização
Os mapas de processos não ficam acessíveis apenas para os gestores, mas para todos os envolvidos na produção. Desse modo, novos colaboradores podem se inteirar dos procedimentos de forma mais eficaz, pelo simples estudo do material. Além disso, a formalização dos processos em documentos traz mais segurança para o dia a dia, uma vez que, seguindo os passos à risca, dificilmente ocorrerão erros.
Essa padronização dos processos só é possível porque todos foram conhecidos a fundo, melhorados e formalizados.
Inovação
Novas possibilidades podem surgir de um mapeamento de processos, pois os gestores conhecem melhor o potencial da sua equipe e de sua linha produtiva. Dessa forma, além das inovações sobre o processo, com formas diferentes e mais eficientes de produzir algo, é possível que um insight traga um produto revolucionário para o segmento de mercado da sua empresa.
Como fazer o mapeamento de processos?
Mapear processos é um trabalho minucioso, que demanda um grande esforço, mas não é tarefa difícil. A empresa precisa definir um líder para esse projeto e uma equipe que o auxilie na tarefa. Em geral, as lideranças dos setores cumprem bem esse papel, pois conhecem bem as atividades nas quais estão envolvidos. Feito isso, é estabelecido um cronograma para o mapeamento, com prazos determinados para cada etapa.
A equipe constituída vai a campo para entender como são as rotinas da empresa. Para tanto, além da observação, são realizadas entrevistas e reuniões, aplicados questionários, coletadas evidências e analisados documentos e relatórios relacionados aos processos. Toda essa informação é trabalhada para que o mapa seja produzido.
Aqui, vamos explicar as etapas que, normalmente, compõem esse trabalho tão importante para toda companhia, pois visa o crescimento e a inovacão. Confira:
Defina os objetivos
Normalmente, a primeira reação a essa etapa é a de pensar que todo processo tem um objetivo. No entanto, existem atividades que são feitas há tanto tempo dentro de uma corporação que o objetivo se perdeu com o passar dos anos — ou não é muito claro. Caso não haja uma finalidade para determinado procedimento, ele deve ser descartado. Da mesma forma, se houver mais de um processo com o mesmo objetivo, elimine um deles — apenas o mais eficaz deve ser mantido.
Identifique as entradas
Entradas são todos os elementos modificados por um processo — e podem ser matérias-primas, dados, mercadorias prontas que serão alteradas, entre outros. Também chamadas de inputs, marcam o início do processo.
Determine as saídas
Denominadas no meio corporativo de outputs, as saídas são as entregas feitas no final do processo. Estão incluídos nessa categoria os produtos ou dados — os quais podem vir como relatórios, gráficos, contratos, etc. Assim como as entradas, todas as saídas precisam ser identificadas.
Aponte os componentes
Componente é tudo aquilo que interfere nas entradas para transformá-las em saídas. Assim, temos máquinas, metodologias, recursos humanos, ferramentas, etc. Todos precisam ser determinados para elaborar um mapeamento completo.
Especifique os clientes e fornecedores
Os clientes são todos aqueles que se beneficiam de um processo bem-sucedido, podendo ser internos ou externos. Além de identificá-los, é preciso especificar de que forma ocorre a interação com eles. Da mesma forma, os fornecedores podem ser internos e externos — são eles que provisionam as entradas para dar início ao processo.
Desenhe e formalize
O mapeamento do processo se materializa na forma de um fluxograma, que mostra todas as etapas com todos os detalhes relevantes — iniciando com as entradas e finalizando com as saídas. Esse documento permite a visualização global de como o negócio funciona e é extremamente útil para os tomadores de decisão. Um detalhamento maior deve ser dado em um documento chamado “Instruções de trabalho”. Assim, com essas duas peças, seu processo pode se dizer formalizado.
Gerencie
Por fim, há o gerenciamento. Quando todo o procedimento estiver desenhado, os gestores devem acompanhá-lo a fim de identificar falhas e gargalos, chances de otimização dos processos e de diminuição de etapas. Nesse sentido, é importante se manter próximo à equipe para analisar o cumprimento das diretrizes estabelecidas e, caso não ocorra, verificar o porquê de determinadas orientações não serem seguidas. De fato, pode ser algum ponto de melhoria.
O mapeamento de processos é importantíssimo para todas as empresas, pois traz muitos benefícios, otimizando a linha produtiva. Apesar de trabalhosa, a implantação é bastante simples e você sempre pode contar com seus gestores e lideranças para encabeçar a tarefa. O importante é não deixar para depois!
E na sua empresa atualmente? Existem processos mapeados? Os fluxogramas são conhecidos e seguidos por todos os colaboradores? Existe uma padronização nos processos ou você conta com o conhecimento de cada funcionário? Use os comentários deste post para compartilhar suas experiências e tirar suas dúvidas sobre o assunto!
