Para o bom andamento dos negócios, existem centenas de processos que funcionam em background — e por isso não são percebidos pelos clientes —, mas são fundamentais para o funcionamento da empresa.
Esses processos quase sempre incluem atividades relacionadas ao gerenciamento — da logística, do relacionamento com o consumidor, do setor financeiro, das vendas e outros — e todas essas tarefas precisam funcionar de modo integrado.
Isso seria praticamente impossível sem a automação de processos. As ferramentas de autosserviço do BackOffice permitem maior produtividade e flexibilidade na administração do negócio, trazendo diversas vantagens.
Entenda um pouco mais sobre como funciona a automatização de tarefas e os benefícios desse sistema para a empresa!
Como funciona a automação de processos?
Quando falamos em automação de processos, estamos nos referindo a técnicas de BMP (Business Process Management) — ou Gestão de Processos Empresariais, em tradução livre —, em que a tecnologia é utilizada para integrar os sistemas de dados, otimizar o gerenciamento e o andamento do fluxo de trabalho.
Em outras palavras, substituem-se as tarefas manuais por tarefas automatizadas por meio de softwares.
Digamos que uma empresa possua uma plataforma de e-commerce. Diversos setores precisam estar integrados para que o processo de compra ocorra com tranquilidade, como o estoque, a logística e o setor financeiro.
Assim que o produto chega ao estoque, ele precisa ser cadastrado para estar disponível para venda. Após a compra realizada pelo cliente, o item deve ser reservado no sistema e o setor de logística precisa obter os dados do usuário para o produto ser separado e enviado.
Todas essas informações, como o andamento da compra e o rastreamento do produto, precisam estar disponíveis ao cliente. Se esses cadastros e trocas de dados fossem realizados manualmente, todo o processo seria demorado e mais sujeito a erros.
Além disso, com o processo automatizado, a empresa garante que tudo seja realizado automaticamente e poderá monitorar as informações em tempo real. Caso o cliente entre em contato com a companhia, os atendentes terão ao seu alcance todas as informações sobre as compras e os produtos.
Quais os benefícios da automação?
Como os processos ocorridos na retaguarda são interligados, ao automatizá-los, a companhia obtém uma série de vantagens para todos os setores. Confira:
1. Redução e controle de custos
Todas as tarefas realizadas no BackOffice geram despesas, direta ou indiretamente, quer seja pelo uso de mão de obra qualificada, seja pelo próprio uso de recursos. Esses gastos podem variar conforme a eficiência do controle de custos.
Além do mais, a lentidão no processamento dos pedidos e das chamadas pode fazer com que a companhia reduza a qualidade no atendimento e, com isso, perca vantagem competitiva no mercado — causando a diminuição da margem de lucro.
Leve em conta, por exemplo, uma empresa de transporte e logística. Entre os diversos fatores que devem ser considerados ao oferecer os seus serviços estão a disponibilidade da frota e de motoristas, cálculo do preço com base na distância a ser percorrida, taxas a pagar, simulações de modelos de frete etc.
Isso sem falar nas diversas tarefas diárias, como gerenciamento de prazos para a manutenção e renovação da frota, rastreamento e legalização dos veículos. O cálculo errado, baseado em informações equivocadas, dificultaria o controle dos custos. Esses erros poderiam trazer grandes prejuízos ao negócio.
Por outro lado, ao implantar um sistema de automação de tarefas, é possível fazer cálculos logísticos exatos de modo automático. Assim, a empresa é capaz de controlar adequadamente todos os custos relacionados a cada operação.
Além disso, reduzem-se os custos no treinamento das equipes, uma vez que tarefas antes realizadas manualmente passam a ser realizadas de modo automático pelo sistema.
2. Diminuição da burocracia
Em qualquer negócio, as atividades de BackOffice abrangem a produção e o processamento de diversos documentos, como notas fiscais, formulários de pedidos e protocolos de atendimento. Muitos desses registros possuem valor jurídico e exigem um controle confiável.
Por exemplo, digamos que um tipo de compra com fornecedores necessite de um respaldo do departamento jurídico da empresa. Toda vez que esse pedido é realizado, o funcionário responsável precisa enviar toda a documentação necessária para o setor competente para que o processo prossiga.
Caso o funcionário esqueça de enviar todos as informações necessárias, ou perca o prazo, a compra seria atrasada e isso traria problemas para os outros setores.
A automação de processos impede esses contratempos, pois o recolhimento e envio das informações ao setor jurídico pode ocorrer automaticamente toda vez que esse tipo de pedido for introduzido no sistema.
Dessa forma, atividades burocráticas podem ser simplificadas, reduzindo ou até eliminando a impressão, a circulação e o acúmulo de papéis no ambiente corporativo — o que também reduz custos!
3. Integração da equipe
Como vimos, as tarefas no BackOffice englobam diversos funcionários de vários setores, como financeiro, jurídico, estoque etc.
Se a empresa utiliza bancos de dados independentes, que não conversam entre si, os processos vão se tornar redundantes, ou seja, haverá colaboradores realizando as mesmas tarefas desnecessariamente. Isso diminuirá consideravelmente a eficiência da equipe de trabalho.
Ao automatizar processos, os gestores permitem o compartilhamento de informações e a distribuição de tarefas de maneira dinâmica. Assim, um funcionário do setor financeiro pode realizar projeções de compra com base nas informações do estoque, por exemplo.
4. Melhoria nos dados
Quando o assunto é informação, existem três preocupações principais:
- disponibilidade;
- segurança;
- autenticidade.
Isso significa que os dados precisam estar sempre acessíveis — de modo seguro e confiável.
Gerenciar as informações por meio de um sistema de BackOffice traz esses benefícios, garantindo que os dados exatos estejam sempre disponíveis em graus de acesso estabelecidos pela firma.
5. Ganho na produtividade
Fazer mais com menos — isso é produtividade. Realizando tarefas em menor tempo, com custos reduzidos e com uma equipe mais enxuta, os sistemas de automação permitem entregar aos usuários e gestores exatamente o que foi planejado e no tempo certo.
Com os dados coletados por meio do acompanhamento constante dos terminais utilizados pelos funcionários, é possível monitorar o desempenho dos colaboradores. Isso auxiliará os gestores na implantação de estratégias para otimizar o trabalho.
Resultado: aprimoramento do padrão de qualidade
As marcas têm focado seus esforços em garantir uma boa experiência aos usuários. Afinal, isso é determinante na hora de o consumidor decidir se vai adquirir, ou não, um produto ou serviço.
Essa experiência está intimamente ligada ao padrão de qualidade do atendimento que a empresa oferece ao seu público. As ferramentas de automação de processos trazem benefícios no BackOffice que são refletidos também na melhora do atendimento ao cliente.
Atendimento ágil, informações claras, redução de erros e preços competitivos são apenas algumas das vantagens que chamam a atenção do público e fortalecem a companhia no mercado.
Quer saber a relação entre automação de processos e produtividade no BackOffice? Acesse nosso post sobre os 5 indicadores de produtividade de BackOffice e comece agora mesmo a gerir sua equipe de forma mais efetiva, com foco em produtividade. Confira nosso post e não se esqueça de deixar seu comentário ao final.
