A capacidade de os colaboradores renderem durante o horário de trabalho é uma preocupação constante das empresas. Para controlar esse rendimento, foi criado o monitoramento de produtividade.
A ideia é usar a tecnologia para verificar se o colaborador está conciliando o tempo trabalhado ao máximo de sua capacidade produtiva. Para chegar a esse resultado, é preciso analisar a melhor solução e as funcionalidades necessárias ao controle.
É o que vamos mostrar neste post. Assim, você pode aprimorar os índices de produtividade e traçar estratégias para melhorar o desempenho geral do negócio. Então, vamos lá?
O que é o monitoramento de produtividade?
Esse conceito se refere à prática de analisar o que o colaborador faz durante o período de trabalho. É comum que as pessoas percam muito tempo nas redes sociais ou conversando com os colegas.
Essas atitudes podem ser autorizadas, mas é necessário ter bom senso para que não prejudiquem a performance. É aí que entra o monitoramento de produtividade.
Com essa análise, o colaborador sabe que está sendo avaliado e que precisa ter equilíbrio. Por outro lado, deve-se cuidar para não recair no microgerenciamento em vez de realizar o monitoramento de produtividade.
Com a tecnologia, você obtém os dados necessários sem causar uma sensação de invasão (capaz de provocar o efeito contrário) e mantém os limites entre o que é pessoal e aquilo que a empresa tem o direito de cobrar dos funcionários.
Por que o monitoramento é importante?
A companhia só consegue aprimorar aquilo que é possível de ser mensurado. Por isso, existem os indicadores. Um deles é o de produtividade, utilizado para medir a relação entre os esforços aplicados e os produtos e serviços gerados.
Analisar esse indicador é muito relevante, principalmente se ele for aliado à qualidade. Dessa forma, obtém-se a exata performance do colaborador. No entanto, o monitoramento de produtividade é ainda mais eficaz, pois ele permite mapear, visualmente, a forma de trabalho dos colaboradores.
A partir disso, é possível implantar melhorias visando o aumento de produtividade.
O monitoramento ainda tem um papel importante nas operações diárias para a tomada de decisões. Por exemplo: se você perceber que a sua equipe perde muito tempo em determinado site, é possível bloqueá-lo, limitar o uso ou conversar para saber o que está acontecendo.
O resultado ainda apresenta pausas não planejadas devido a problemas no equipamento, se houve gargalos e outros problemas técnicos que podem ser facilmente resolvidos.
Quais são as vantagens dessa prática?
O monitoramento de produtividade permite identificar falhas no processo e solucionar rapidamente os problemas. O gestor também consegue ter uma visão mais ampla sobre o que ocorre na equipe e pode antecipar contratempos para evitar prejuízos.
Ainda, há a possibilidade de analisar os dados coletados com o objetivo de reduzir custos e diminuir o tempo de inatividade dos equipamentos. Tudo isso porque a automatização facilita a avaliação e deixa de lado a subjetividade, que pode prejudicar a análise do gerente responsável.
Com as informações em mãos, é mais fácil atingir e acompanhar as metas. Se elas não são alcançadas, é necessário revisar os processos para identificar quais pontos apresentam falhas de produtividade.
Assim, você consegue estabelecer metas eficientes e possíveis de serem alcançadas — além de um planejamento anual contemplando os aspectos estratégicos, táticos e operacionais.
Como escolher a solução certa?
A escolha pela ferramenta de monitoramento de produtividade mais adequada vai depender do contexto em que sua empresa está inserida. De modo geral, é preciso ter acesso aos seguintes elementos:
- coleta de dados e fatos a respeito dos aplicativos e sites utilizados e acessados pela equipe;
- personalização para classificar os sites e aplicativos conforme as necessidades específicas da organização;
- análise dos aplicativos e sites mais utilizados. Assim, é possível saber quanto tempo sua equipe gasta em cada um deles;
- avaliação de produtividade do time por meio de gráficos customizados e de produtividade individual por meio da linha do tempo, considerando os diferentes sites e aplicativos acessados.
Além disso, a ferramenta deve ser simples e oferecer recursos personalizáveis. Uma vantagem é o uso da tecnologia na nuvem, garantindo que os registros dos dados coletados serão mantidos e disponibilizados para acesso rápido de qualquer local.
Como melhorar a produtividade?
O monitoramento de produtividade pode apontar problemas e gargalos na produção — e, às vezes, o erro vem da gestão. Existem algumas falhas que não podem ocorrer, pois afetam direta e negativamente o seu negócio.
Veja, a seguir, alguns dos principais erros que dificultam o trabalho e diminuem a produtividade da equipe, refletindo em dados negativos para a companhia:
Falhas de comunicação
Problemas na comunicação são comuns nas empresas, mas podem resultar em grandes prejuízos à produtividade.
O colaborador deve receber as informações de que precisa de modo ágil e sem ruídos, seja por e-mail, ferramentas de comunicação interna ou por reuniões.
Lembre-se de que esse é o primeiro passo para ter uma equipe coesa e engajada, motivando a melhoria dos resultados gerais e individuais.
Negligência à capacitação
Uma conversa com os colaboradores pode evidenciar que o problema é a falta de capacitação. Sua empresa deve investir sempre em treinamentos constantes para que todos tenham as habilidades e competências necessárias para prestar um serviço de alta qualidade — e com resultados positivos para o monitoramento de produtividade.
Aposte em uma equipe capacitada, eficiente nas questões técnicas e que entenda as demandas organizacionais. Dessa forma, a produtividade será aprimorada e os funcionários ficarão satisfeitos, reduzindo o índice de turnover na empresa.
Falta de feedbacks
Essa é uma ferramenta essencial para quem deseja melhorar o desempenho da equipe. O objetivo do feedback não é apontar apenas as falhas.
Na verdade, a finalidade é realizar críticas construtivas, parabenizar pelo bom desempenho e esclarecer o que deve ser melhorado — dando condições e orientações para o aprimoramento.
Esse trabalho do gestor também mostra aos colaboradores que eles são importantes e que vale a pena o esforço e o investimento na busca pela qualidade, porque eles poderão ser recompensados no futuro.
Falta de inovação
O mercado muda constantemente e as tecnologias estão sempre em evolução para acompanhar as novas tendências. Por isso, é necessário apostar na inovação para ter sucesso.
Aproveite para usar a tecnologia ao seu favor e deixe claro para os colaboradores que todos têm o direito de fazer sugestões. Isso melhora o clima organizacional e traz novas ideias ao negócio.
Entendeu por que você deve fazer o monitoramento de produtividade na sua empresa? Continue acompanhando nossos posts. Até o próximo.