Atualmente, a velocidade da informação e a intensidade das mudanças comportamentais exigem cada vez mais das pessoas e — principalmente — das empresas.
Para se adaptar à rotina agitada do mundo empresarial e garantir a entrega de produtos e serviços aos clientes, muitas organizações apostam em ferramenta de workflow com o objetivo de planejar e definir melhor os processos de trabalho.
O que é uma ferramenta de workflow?
A palavra workflow pode ser traduzida como etapas ou fluxo de trabalho, referindo-se a automação e organização dos processos e das ações que devem ser realizadas por uma equipe.
Em um sistema de workflow, todos os dados, informações e tarefas são encaminhados seguindo uma hierarquia e um conjunto preestabelecido de regras, não importando quantos colaboradores estejam no processo.
Em outras palavras, a ideia é garantir maior eficiência às operações por meio da padronização de procedimentos. Isso garante às empresas maior produtividade, já que é possível agilizar as ações, evitar retrabalho e, principalmente, erros.
O sistema de gerenciamento do workflow deve ser desenvolvido de acordo com o perfil de negócio da empresa, bem como com as características gerais da equipe, atividades diárias, entre outros itens.
É preciso determinar regras como tempo de execução, nome dos profissionais e setores responsáveis por cada etapa.
Quais as vantagens da ferramenta?
A automação de processos é uma maneira eficaz de acompanhar o desenvolvimento de todas as atividades diárias e permite o controle total sobre os mais variados processos.
Além disso, possibilita planejar as atividades, melhorando a comunicação e a delegação de tarefas. Ou seja, garante maior produtividade nas ações.
Com esse acompanhamento das atividades pelos gestores, é possível identificar antecipadamente problemas e erros durante a operação.
Assim, os principais gargalos encontrados nos processos como um todo são eliminados, gerando redução de custos e colocando a empresa em uma posição de destaque em relação aos concorrentes.
Além disso, a solução ajuda a identificar estratégias e auxilia na mensuração e monitoramento dos resultados. Confira outras vantagens:
- alarmes disponíveis para avisar sobre atividades que serão encerradas em breve;
- visualização gráfica do andamento do fluxo disponível para acesso simultâneo dos usuários;
- histórico completo das etapas, tarefas e processos finalizados;
- recursos configuráveis de acordo com as necessidades.
O correto funcionamento da ferramenta de workflow
A utilização da ferramenta de workflow é de extrema importância para impulsionar os resultados, minimizar as perdas e facilitar o dia a dia da empresa como um todo.
No entanto, após a implementação do sistema, é preciso acompanhar de perto para verificar se ele está funcionando corretamente e se, de fato, o método traz os resultados esperados pela sua empresa.
A utilização incorreta do sistema e falhas operacionais fazem com que a empresa siga o caminho inverso ou, pior, podem prejudicar todo o processo, aumentando a ineficiência e trazendo prejuízos ao negócio.
Por isso, é importante estar atento a alguns pontos. Confira algumas dicas:
Análise das ações e etapas
Ao implementar a ferramenta, a empresa realiza uma análise profunda dos processos e atividades desenvolvidas.
No entanto, como dissemos logo no início do artigo, o mundo está em constante mudança e os processos são cada vez mais dinâmicos.
Por isso, é preciso reavaliar frequentemente as rotinas aplicadas, as entregas realizadas e as demandas diárias — para garantir a eficiência do sistema.
Se você insiste em algo que não funciona mais, o mais provável é haver uma perda de produtividade e, consequentemente, de dinheiro.
Vale ressaltar, ainda, que, ao identificar falhas no processo, é preciso reavaliar se aquele sistema ainda funciona para a empresa — ou se está na hora de mudar alguma etapa ou até mesmo a ferramenta como um todo.
Às vezes, é preciso reavaliar os objetivos finais da empresa e, até mesmo, todo o seu planejamento estratégico.
Por isso, desenvolva um plano de metas que possa ser regularmente atualizado, a fim de garantir que as estratégias estejam sempre alinhadas aos objetivos gerais do negócio.
Resultados
Ao padronizar um fluxo de trabalho, é possível identificar em quais etapas estão os erros e gargalos — e melhorar o processo da próxima vez.
Geralmente, uma ferramenta como essa faz isso automaticamente e permite que os esforços duplicados sejam evitados, já que avalia as ações diárias e identifica quais procedimentos podem ser modificados e otimizados.
No entanto, nem sempre é possível mudar o processo, já que algumas etapas são imprescindíveis para chegar ao resultado final.
Por exemplo, ao escrever um texto, você precisa passá-lo para aprovação de outra pessoa, caso contrário, é possível que ele vá com erros gramaticais ou de sentido.
O processo, apesar de sugerir o retrabalho, não deve ser eliminado, já que evita problemas maiores, como feedbacks negativos, entre outros.
Fluxo de trabalho
Ao utilizar esse tipo de ferramenta, é normal que o fluxo de trabalho aumente. Afinal, o ganho de tempo permite, também, o aumento da produção.
No entanto, é preciso tomar muito cuidado ao aceitar novos projetos e considerar todos os riscos.
Há a possibilidade de que alguma etapa atrase e que o colaborador fique sobrecarregado. Isso tem ligação direta com a sua produtividade, mas, principalmente, com a satisfação dos trabalhadores, o que pode aumentar o número de turnover.
Tempo máximo de execução
A ferramenta permite delimitar um tempo máximo para a execução das ações, tornando o processo mais rápido. Porém, isso pode ser ineficiente se o tempo for curto ou se a pessoa não estiver apta a realizá-lo dentro do período determinado.
Por isso, uma boa dica é avaliar, junto com a equipe, cada etapa do processo a fim de garantir tempo suficiente para a realização da tarefa, sem prejudicar a qualidade final.
Além disso, os líderes também devem atuar para garantir que todos os funcionários sejam imediatamente informados sobre novos projetos, atualizações ou mudanças no sistema e no fluxo de trabalho.
Em linhas gerais, a ferramenta de workflow é uma ótima oportunidade para que as empresas aumentem seus lucros e acessem novas oportunidades.
O ideal é que a companhia contrate um especialista para fazer a implementação do sistema e, claro, promova os treinamentos adequados — para garantir o uso correto do software e evitar maiores problemas.
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