Independentemente do porte, toda empresa precisa gerenciar um grande volume de registros — desde contratos até boletos de pagamento. Por isso, é necessário elaborar um método e utilizar ferramentas adequadas para realizar o controle de todo esse material — e é exatamente essa a função da gestão de documentos. Trata-se de um conjunto de procedimentos de organização que visam a coleta, o armazenamento e o monitoramento seguro e inteligente de toda a documentação da empresa.
Mas quais os benefícios da gestão de documentos e como ela pode ser implementada de forma eficiente? Você terá essas respostas ao longo deste artigo. Continue a leitura!
Quais os benefícios da gestão de documentos?
O gerenciamento inteligente dos registros corporativos traz vantagens tanto operacionais como estratégicas. Confira!
Reduz custos
Controlar a diversidade de documentos que circulam na empresa é um trabalho que demanda muitos recursos. Esses gastos estão relacionados ao armazenamento, à emissão, à impressão e ao envio de arquivos. Quando não há um controle eficiente, o resultado são custos adicionais em virtude de perdas, falhas e retrabalhos.
Com o planejamento adequado, a empresa consegue prever o número de cópias exatas para impressão, armazenar seus documentos de modo organizado e otimizado e contribuir para que os registros estejam sempre disponíveis para seus colaboradores — o que também economiza tempo.
Aprimora a qualidade e a eficiência operacional
Certamente, possuir registros prontamente acessíveis e organizados de modo inteligente garante que os profissionais tenham acesso ao material de que precisam para cumprir suas tarefas com mais agilidade, ou seja, maior eficiência operacional para a sua equipe.
Além disso, documentos danificados pela má conservação ou manipulação inadequada podem trazer prejuízos ao negócio e até comprometer seu relacionamento com clientes, parceiros e fornecedores.
Diminui o volume de registros
Quanto maior a empresa, maior será o volume de dados com os quais ela terá de lidar — e isso também eleva os custos de armazenamento e controle. A gestão de documentos, por sua vez, ajuda a eliminar arquivos duplicados, redundantes e obsoletos. Esse filtro reduz significativamente a quantidade de material a ser gerenciado, economizando tempo e espaço de armazenamento.
Ajuda no compliance empresarial
Os documentos precisam ser indexados e armazenados, pois têm um alto valor jurídico — são garantias. Eles têm a função de validar acordos e atender a exigências legais. Por esse motivo, a gestão de documentos contribui para o compliance empresarial.
Até mesmo os arquivos digitais precisam seguir normas definidas pelo poder público para manter a segurança jurídica. Assim, o gerenciamento inteligente e eficiente de registros se torna uma importante ferramenta de compliance.
Como fazer a gestão de documentos?
Diante de todos esses benefícios, é preciso entender como funciona a prática da gestão de documentos. Vamos dar um passo a passo de como você pode implementar essa estratégia na sua empresa.
Separe um espaço dedicado aos documentos
A primeira etapa é separar um local específico e adequado para armazenar os documentos. Muitas companhias distribuem os registros em salas, armários e pastas — localizados em diferentes setores da empresa. Essa descentralização física reduz drasticamente a capacidade de gerenciamento. Por isso, estruture um setor específico para arquivar os documentos. A fim de aprimorar o controle, o espaço pode ser divido em corredores e prateleiras.
Categorize os documentos
Com um ambiente dedicado para isso, agrupe os documentos de acordo com regras predefinidas. Eles podem ser segmentados por clientes, assuntos, períodos, tipos ou qualquer outra classificação que facilite o armazenamento e a busca. É possível também utilizar um sistema de código de barras e etiquetas que ajudem na identificação e organização dos papéis.
Se os arquivos forem digitalizados, o mesmo princípio se aplica. Eles podem ser separados em pastas e subpastas, como forma de categorização. É importante padronizar a nomenclatura e aplicar tags nos documentos, para facilitar a busca. Lembre-se também de manter um backup dos arquivo — prática essencial para evitar prejuízos.
Defina os responsáveis pelo controle
Não se esqueça de selecionar um profissional para responsabilizar-se pela gestão dos documentos. Isso vai garantir que a tarefa siga um padrão mais bem definido e evitará extravios e perdas.
Digitalize documentos
Tendo em vista a facilidade, o baixo custo e a agilidade, inerentes ao formato eletrônico, o poder público cada vez mais tem lançado mão de arquivos digitais para se relacionar com pessoas físicas e jurídicas. Um grande exemplo é o projeto SPED, que utiliza registros eletrônicos para as empresas enviarem dados fiscais e contábeis à Receita Federal.
Da mesma forma, as organizações também podem tirar proveito desse recurso e digitalizar documentos que permitam uma certificação digital, assegurando validade jurídica aos registros eletrônicos. Eles economizam espaço físico, são facilmente indexáveis e possuem um gerenciamento mais prático.
Dê atenção à temporalidade
Embora sejam registros muito importantes, os documentos não serão guardados para sempre — ou seja, eles têm seu valor dentro de um limite de tempo. Manter um arquivo armazenado desnecessariamente pode aumentar de modo considerável o volume de documentos e dificultar ainda mais o gerenciamento.
Essa temporalidade pode variar segundo o tipo e a validade do documento. Para garantir uma gestão eficiente, a empresa pode definir uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD). Esse registro é um controle que estipula o prazo de permanência para cada arquivo. As empresas devem avaliar a importância e a relevância de todo documento, para especificar sua vida útil.
A partir daí os profissionais responsáveis poderão cuidar da integridade e do descarte das informações, conforme sua utilidade para a companhia. Note que essa deve ser uma gestão muito bem refinada. Afinal, desfazer-se de um registro que será necessário futuramente pode trazer um grande prejuízo ao negócio.
Faça bom uso da tecnologia
A tecnologia facilita as atividades de profissionais dos mais diversos ramos de atuação — e não seria diferente na gestão de documentos. O uso de aplicativos e sistemas de gestão, por exemplo, permite a automatização e a padronização de alguns processos relacionados ao controle dos registros, como:
- armazenamento e busca de arquivos digitais;
- rastreabilidade;
- indexação de documentos;
- restrição e controle de acesso;
- backups;
- compartilhamento de arquivos;
- emissão de relatórios gerenciais com base em indicadores de desempenho.
Isso torna sua empresa mais produtiva, pois é possível realizar mais tarefas em menor tempo — e com custos mais baixos.
Esperamos que essas dicas sejam úteis para você aprimorar a gestão de documentos na sua empresa. Gerenciar um negócio com sucesso sem manter a organização dos arquivos é praticamente impossível. Então, não negligencie as boas práticas e sempre busque ferramentas que possam otimizar as suas atividades.
Quer avançar ainda mais nos seus processos de gerenciamento? Então confira também nosso post sobre a importância da gestão transparente!
