Departamento de compliance: entenda como formar a equipe perfeita

O desempenho de uma equipe está diretamente relacionado à maneira como você, o gestor, a compõe. Em outras palavras, se você quer excelentes resultados, precisa formar a equipe perfeita. Essa recomendação é válida para os departamentos comercial, financeiro, de atendimento, de logística e qualquer outro. Contudo, o nosso foco é na questão do departamento de compliance.

Neste post, você vai conferir como é o processo de implementação desse grupo de trabalho, visando formar um time coeso e eficiente. Vamos ao conteúdo?

O que é compliance?

Se você ainda não tem um departamento de compliance na sua empresa, precisamos começar pelo mais básico: o próprio conceito.

Em resumo, compliance é o trabalho de assegurar o cumprimento de regras, normas, diretrizes, procedimentos padronizados e assim por diante. E não se trata apenas da conformidade interna, mas também externa — isto é, em relação às leis da cidade, estado e país em que a empresa exerce suas atividades.

No ambiente corporativo, fala-se muito em compliance como uma ferramenta para prevenir e detectar infrações. Dessa forma, é possível preservar a empresa contra diversos problemas — incluindo processos e multas referentes a contravenções tipificadas na lei. Alguns exemplos são: desperdício, abuso, fraude, discriminação e assédio.

Mesmo quando o departamento de compliance não consegue evitar a quebra de alguma norma e isso acarreta em um processo legal, por exemplo, o setor atua no controle de danos. Se uma empresa é levada ao tribunal por uma infração, o fato de ter uma equipe de compliance ativa pode garantir uma penalização menos rigorosa do que a que seria aplicada a uma companhia que não se preocupa com o assunto.

O departamento de compliance exerce atividades com foco em treinamento e educação, monitoramento, controle e fiscalização. A sua atuação atinge todos os outros departamentos da organização.

Como formar um departamento de compliance?

Já ficou claro que a sua empresa não pode ficar sem um departamento de compliance. A questão agora é: como implementá-lo da maneira ideal? Nesse processo, você deve focar a formação da equipe. Confira algumas dicas:

Comece pela liderança

O departamento de compliance precisa de uma liderança forte. O CCO (Chief Compliance Officer) tem que tomar decisões difíceis que, muitas vezes, não vão colaborar para a sua popularidade dentro da empresa. Mesmo assim, ele não pode hesitar ou cair na tentação de ser excessivamente flexível. Do contrário, vai abrir espaço para violações recorrentes no ambiente de trabalho.

Pense na estrutura de cargos

Além do CCO, quais outros cargos farão parte da estrutura do departamento de compliance? Você precisará de assistentes e analistas. Em grandes organizações, é interessante dividir a equipe em alguns cargos menores de liderança, como coordenadores ou gestores — principalmente quando o departamento se divide em grupos para tratar de diferentes tipos de compliance. É o caso, por exemplo, da divisão entre compliance interna e externa.

Invista em treinamentos

Uma equipe de compliance só pode realizar seu trabalho com máxima qualidade quando tem uma preparação adequada. Pense bem: como um colaborador poderá observar de maneira crítica o respeito aos regulamentos da empresa se ele mesmo não conhece muito bem todos esses regulamentos?

Por isso, o pessoal do seu departamento de compliance precisa de uma preparação rigorosa. Invista em treinamentos e faça disso não apenas uma ação para a implementação do setor, mas algo contínuo.

Quais as melhores práticas para montar o departamento de compliance?

A equipe é um elemento importantíssimo para o sucesso do seu novo departamento de compliance, mas não é o único. Então, aqui vão algumas recomendações adicionais para implementar o departamento em sua empresa.

Faça uma análise de riscos

Em cada empresa, há um perfil diferente de riscos no que se refere ao compliance. Em outras palavras, dependendo do empreendimento, pode haver maior probabilidade de que certas regras — normas, regulamentos, leis — sejam quebradas, acarretando alguma consequência negativa para a organização.

Diante desse cenário, é preciso fazer uma análise de riscos, para identificar os pontos em que a equipe de compliance deve manter-se mais concentrada. Essa é uma forma de otimizar os esforços, já que a maioria das empresas está sujeita a um grande número de regras internas e externas, e pode ser inviável manter o controle da conformidade a todas elas com a mesma atenção.

Melhore a comunicação interna

Com a implementação de um departamento de compliance, o próximo passo será cobrar de todos os colaboradores um comprometimento maior com as regras. Para isso, é preciso que você tenha meios para divulgar essas regras. Se a sua empresa não tem canais de comunicação eficientes e confiáveis, isso pode ser um problema para a divulgação das normas e demais avisos.

Atualmente, toda empresa conta, no mínimo, com e-mails institucionais para a maioria dos colaboradores. Mas isso não é o suficiente! Outras alternativas envolvem murais, jornais internos, área de recados e notificações na intranet, TV corporativa e, claro, a boa e velha comunicação cara a cara.

Outra dica importante é reforçar o uso de registros formais de que os seus colaboradores foram informados sobre cada nova regra à qual terão que se adequar. Isso evita que alguém possa alegar desconhecimento, quando o departamento de compliance entrar em ação para observar se a regra está sendo seguida.

Conte com uma empresa especializada no ramo

Implementar um departamento de compliance não é uma tarefa simples. Ela demanda tempo, algo que você, com todas as suas atribuições, talvez não tenha nesse momento. Por outro lado, esse departamento é essencial para preservar a empresa.

Como resolver esse dilema? Uma boa alternativa é buscar a ajuda de uma empresa especializada, para garantir que o seu investimento vai se refletir em políticas e práticas de compliance realmente eficazes. Com isso, você poderá descansar no final do dia sabendo que há pessoas capacitadas e uma estrutura consistente para manter a companhia fiel a todas as regras envolvidas em sua operação.