Comunicação no home office: entenda como melhorar o contato com equipes remotas

Trabalhar de maneira remota gera diversos novos desafios no contato com o time. O papel do gestor, neste cenário, é encontrar maneiras de amenizar as distâncias e fomentar a interação. Mas o que fazer na prática para melhorar a comunicação no home office?

Neste artigo, vamos explicar sobre quais as abordagens de comunicação seu time precisa ter, quais ferramentas são mais adequadas para cada momento e como acompanhar a produtividade dos seus colaboradores. Continue a leitura!

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Como melhorar a comunicação no home office?

Mesmo com a tecnologia facilitando nosso dia a dia, com diversas ferramentas para troca de mensagens e plataformas para realizar videoconferências, é preciso trabalhar muito bem o tom, o momento e o fator humano na comunicação com o seu time home office.

Com uma cultura de trabalho remoto, o papel do gestor também muda. O contato presencial facilita a comunicação rápida e facilita a resolução de tarefas. O home office torna esse processo descentralizado, o que pode ser bastante desafiador. 

De forma geral, é preciso entender que a comunicação não precisa acontecer com o contato constante. Cada colaborador possui demandas diferentes e faz a gestão do seu próprio trabalho no home office. Como gestor, é preciso dosar e saber como atuar com a comunicação síncrona e a comunicação assíncrona para que a produtividade do time seja boa.

Comunicação síncrona

Basicamente, a comunicação síncrona é quando duas ou mais pessoas estão conversando ao mesmo tempo, simultaneamente. No home office, isso acontece durante uma ligação por telefone, videochamada e até alguns momentos durante a troca de mensagens.

E qual é o momento para usar a comunicação síncrona? Quando o assunto é mais urgente e precisa de uma resposta rápida. Ou, ainda, quando são assuntos mais complexos e detalhados. A conversa em tempo real agiliza as definições, distribuições de tarefas e/ou tomada de decisões.

Nestes casos, agende reuniões por videoconferência, ligações por telefone ou por apps que possuem essas funcionalidades. Para isso, você pode recorrer a uma comunicação assíncrona para avisar do horário. 

Comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona, portanto, é oposto: quando as pessoas participantes não se falam simultaneamente, a conversa não acontece no mesmo espaço-tempo. Você envia uma mensagem e é preciso esperar uma resposta.

E quando é ideal utilizar a comunicação assíncrona? Esse recurso é ideal para quando você precisa fazer uma solicitação, questionar uma informação, fazer um informe ou alinhar um posicionamento que não seja tão urgente.

Para isso, as principais ferramentas de comunicação assíncrona são o email e os aplicativos de mensagem (como WhatsApp, Telegram, Skype, Slack, entre outros).

Normalmente, as respostas por aplicativos de mensagem são mais rápidas, considerando que as pessoas checam mais vezes durante o dia e têm um caráter mais informal. Já o email costuma demorar um pouco mais para receber respostas, já que é como um ambiente de comunicação mais formal. As pessoas pensam mais na construção do texto do email.

Bons hábitos para a comunicação no home office

Mesmo que a comunicação assíncrona não seja tão dependente do tempo, é preciso agilizar o processo. Por exemplo: ao enviar uma mensagem de texto, não envie somente uma saudação e não fique aguardando uma resposta para continuar a conversa.

“Bom dia, Eduardo. Tudo bem?”

Dessa forma, a conversa poderia demorar horas para ser concluída. Pode ser que a outra pessoa esteja disponível no mesmo momento e responda rapidamente. Ainda assim, é preferível ser ágil e direto!

“Bom dia, Eduardo. Tudo bem?
Podemos marcar a reunião para o kick-off do novo projeto para amanhã, quarta-feira, às 9h? Enviei o convite com o link da videoconferência por email.
Todo o pessoal já deu ok. Dê uma olhada e confirma pra mim se você vai conseguir participar, por favor.”

Veja só algumas outras dicas para melhorar a comunicação:

• Procure fazer reuniões por videochamada rápidas no começo do dia para repassar quais atividades devem ser realizadas no dia. Verifique também se existem impedimentos e como você pode ajudar a resolvê-los.
• Crie grupos de mensagem com todos os envolvidos. Assim, evita que uma mesma mensagem importante para o grupo seja repassada para diversas pessoas em conversas individuais.
• Tenha ciência das atividades que cada profissional do seu time está desempenhando. Algumas exigem maior concentração e é importante que não sejam interrompidos. 
• Converse com o seu time e faça feedbacks individuais construtivos. Busque trabalhar a inteligência emocional de todos para que a comunicação seja mais eficaz.
• Marque momentos de descontração, como um café da tarde ou um happy hour, para que seu time também se comunique e fortaleça laços para além de assuntos específicos do trabalho.

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Como acompanhar a produtividade do seu time?

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