Especialmente em momentos de crise e redução de custos, cautela nos investimentos e estratégias de dinamização do trabalho se impõem, isto é, deixam de ser apenas alternativas inteligentes para se tornarem necessidades. Ferramentas que atendem a todas essas demandas estão disponíveis no mercado, como os softwares de monitoramento de equipe.
Independentemente do porte e segmento da empresa, uma coisa é certa: todas elas precisam buscar soluções para estimular e conduzir a produtividade de seus colaboradores — o bem mais precioso de uma organização.
Conheça agora 7 dicas para a implementação e o bom funcionamento de um software de monitoramento de equipe!
O que é um software de monitoramento de equipe?
Softwares de monitoramento de equipe são produtos tecnológicos cuja função é acompanhar ou supervisionar as atividades dos funcionários de uma determinada empresa, garantindo, entre outras coisas, um melhor planejamento delas, com vistas a uma rotina mais produtiva.
Além disso, eles permitem que os gestores conheçam melhor os projetos desenvolvidos e o tempo despendido para executá-los, e possam valorizar seus colaboradores de forma mais justa. Nesse sentido, é preciso tornar sua aplicação natural aos olhos da equipe, para que esta não a encare como invasão de privacidade ou desconfiança a respeito da qualidade do trabalho que realiza.
Para justificar a implementação da ferramenta e garantir que a equipe também veja nela uma aliada, os gestores devem apostar em algumas ações simples:
1. Esclareça as regras de acompanhamento
Uma das primeiras dúvidas quando falamos de monitoramento de equipe diz respeito à privacidade. Não se surpreenda se a primeira impressão dos seus colaboradores, ao ouvir o termo, seja a de que passarão a ser participantes de uma espécie de BBB empresarial.
O trabalho de um software de acompanhamento, é claro, está longe de ser um tipo de espionagem, e para que sua implementação não gere polêmica e mal-entendidos, isto é, seja eficaz não só do ponto de vista técnico, mas no que diz respeito à adesão da equipe, é necessário que o gestor deixe as regras de acompanhamento bem claras desde o início.
São alguns exemplos delas:
- listar e temporizar os programas utilizados, o que também vale para os sites autorizados;
- criar classificações para os sites visitados;
- verificar ociosidade;
- monitorar a produtividade do funcionário em tempo real, entre outras.
2. Justifique as razões para a implementação
Seguindo nossa linha de raciocínio, nada melhor para a ampla aceitação de um produto novo do que justificar os motivos da sua implementação, concorda?
Para isso, o gestor deve apresentar, por meio de números e dados concretos (imagens, slides, planilhas etc.), que o software que está sendo implantado pode favorecer a empresa como um todo e que, com sua instalação, a performance dos funcionários poderá ser devidamente acompanhada, com transparência e objetividade, e portanto será mais reconhecida e valorizada. Além disso, ele tornará possível identificar e reduzir o tempo ocioso e estruturar melhor as rotinas de trabalho de todos.
3. Comprove os benefícios
Como você viu, o software de monitoramento de equipe é sinônimo de um ganho expressivo de produtividade e cria as bases para uma relação transparente e saudável entre gestores e colaboradores.
Mas como convencer sua equipe disso? Um administrador sábio deve não apenas enumerar os benefícios da ferramenta, mas também apresentar cases de sucesso com dados concretos e específicos de outras empresas que implantaram o software de monitoramento de gestão, a fim de que a equipe dê a ela a merecida credibilidade.
4. Apresente possíveis adversidades
Como qualquer sistema que esteja conectado a internet, por mais seguro que seja, não está 100% livre de ameaças. Um simples deslize como clicar em um link de Spam ou visitar sites não autorizados pode facilitar um ataque e colocar em risco dados sigilosos da equipe e da empresa, o que pode ter sérias consequências.
Para evitar esse tipo de problema, a empresa deve estabelecer uma Política de Segurança da Informação, e o gestor deve deixar claro para todos os funcionários as responsabilidades e penalidades em caso de violação, além de destacar a importância de manter a ética e o profissionalismo.
5. Permita o feedback dos funcionários
Nas empresas, a prática do feedback tem como principal objetivo promover desenvolvimento pessoal e profissional. Então, em se tratando de uma ferramenta tecnológica e nova para todos, o feedback é um meio essencial de escutar de cada colaborador como tem sido sua experiência individual com o software.
Como cada empresa tem suas particularidades, ajustes poderão ser necessários. Assim, quem melhor do que os usuários da ferramenta para apontá-los?
Mas atenção: ninguém estará apto a fazer uma avaliação precisa e imparcial se é apenas cobrado o tempo todo, e jamais reconhecido pelos seus feitos. Se o funcionário está se adaptando bem à nova ferramenta e obtendo ganhos com seu uso, é preciso que seja valorizado por isso.
O sistema de feedback costuma ser uma via de mão dupla: o funcionário entrega o bom resultado, e o gestor, por sua vez, o justo reconhecimento.
6. Prepare sua empresa para a nova ferramenta
Não adianta alugar uma garagem para carro e comprar um ônibus. A mesma regra vale no mundo empresarial. Não adianta querer dinamizar o trabalho e melhorar o desempenho com um software de monitoramento se a empresa não está preparada para a implementação da ferramenta.
Antes de adquirir o software, é necessário conhecer os requisitos mínimos (trabalhando sempre com os requisitos máximos) para o seu correto funcionamento. É preciso ter a certeza de que a rede de internet da empresa suporta a nova transmissão de dados e que as máquinas são modernas o suficiente para a nova ferramenta.
Além disso, é imprescindível garantir o treinamento e aperfeiçoamento dos funcionários e, se necessário, até mesmo investir em cursos práticos oferecidos na própria empresa por profissionais competentes.
A única forma de garantir a excelência no funcionamento é não ter dúvidas de que empresa e equipe estão devidamente preparados para a nova tecnologia.
7. Escolha o software correto para a sua demanda
Existem vários softwares de monitoramento de equipe no mercado, mas, para cada tipo de empresa ou demanda, existe um software ideal.
Faça uma análise da empresa, construa um planejamento em função do que você espera do sistema e então implemente-o. Lembre-se de que o monitoramento de equipe deve ser com o objetivo de aumentar a produtividade e valorizar o colaborador, dessa forma, você terá uma equipe motivada e melhores resultados!
Gostou do post? Você é um gestor ou colaborador que quer implementar um software de monitoramento de equipe na sua empresa? Entre em contato conosco e nos deixe ajudá-lo!
