certo que o gestor que se decidir por usar um bom sistema de BackOffice ganhará uma espécie de supercolaborador na empresa, que fará seu negócio se destacar. Este colaborador exemplar é um software de BackOffice, responsável por administrar e agilizar suas operações.
Geralmente, esse sistema inclui funções como contabilidade, faturamento, agendamento de serviços e instalações, controle de inventário, relatórios de gerência e até administração de vendas. Com o software certo, todos os seus setores operacionais irão funcionar de forma integrada e ajustada, dando à sua empresa a vantagem competitiva almejada.
Descubra agora 8 benefícios do uso de um sistema de BackOffice!
1. Acompanhamento de equipes
Esta é uma das funções básicas que um sistema de BackOffice pode oferecer, mas ainda sim um dos mais valiosos. Trazer o seu quadro de pessoal (tanto do BackOffice quanto do Front Office) para dentro de seu banco de dados oferece informações detalhadas sobre o perfil do colaborador, suas competências e suas características.
Com isso, fica mais fácil alocar os times mais efetivos para fazer atendimentos, entregar serviços e produtos melhores para o público-alvo. Além disso, o sistema lhe oferece um único lugar para armazenar informações sobre sua equipe, tornando mais simples o acompanhamento e eventuais consultas.
2. Métricas eficazes de análise
É realmente difícil ter a noção correta do que está funcionando ou não na empresa se você não tem dados disponíveis para análise. Com o sistema de BackOffice é possível identificar quais equipes ou colaboradores são os mais produtivos e compreender quais processos estão funcionando corretamente e quais devem ser revistos.
Além disso, é possível examinar quais setores estão se destacando e quais devem ser acompanhados mais de perto. Estabeleça suas metas de desempenho e seu sistema de BackOffice o informará o quanto falta para alcançá-las.
3. Grande poder de armazenamento e acesso de dados importantes
Sistemas de BackOffice tornam o rastreamento de informações sobre vendas, performance e estoque, por exemplo, muito mais simples e acessível. Alguns softwares incluem, ainda, registros de auditoria entre suas funcionalidades para gravar toda e qualquer atividade realizada na estação de trabalho.
Os registros podem ser facilmente acessados e visualizados a qualquer hora, com o objetivo de gerenciar melhor seu quadro de colaboradores e monitorar as atividades. Todos os tipos de relatórios são arquivados no seu sistema, colaborando para a identificação de tendências de comportamento e performance.
4. Mais conexões entre os setores
Integração significa conectar todos os setores da empresa em um único local: o seu sistema de BackOffice. É muito importante para qualquer negócio que todas as equipes conversem entre si, como a gerência de relacionamento com o cliente, administração de inventário, contabilidade, RH, suporte, comunicação etc.
Integrar o BackOffice com sistemas online aumenta a eficiência e geralmente contribui com uma maior satisfação da equipe e dos clientes. A ideia é que o front e o BackOffice funcionem integrados e relacionados por meio de uma única fonte de informação. O sistema de BackOffice online recebe os dados e registra todas as transações, ajusta os níveis do inventário, gera faturas e fecha os processos.
5. Maior eficiência com sistemas de BackOffice
Automatizar e integrar todos os seus sistemas permite que seu negócio funcione em tempo real. As vantagens são muitas, entre as quais se destacam:
- empreendedores e gestores obtêm informações e insights mais cedo e podem tomar melhores decisões;
- funcionários podem trabalhar mais rápido e com mais dinanismo;
- consumidores ganham serviços e produtos com mais qualidade;
- pedidos e ordens de serviço podem ser preenchidas e rastreadas mais rapidamente;
- atualizações das informações são feitas em tempo real, facilitando o trabalho dos representantes de vendas, da contabilidade e de tantos outros setores envolvidos direta e indiretamente nas operações.
Um sistema aberto e integrado permite que você tenha acesso e gerenciamento de informações na ponta dos dedos, agilizando processos em todos os níveis da empresa.
6. Dados disponíveis em tempo real
A maioria dos sistemas de BackOffice usa coleta de dados em tempo real. Isso significa que informações sobre clientes, colaboradores e vendas são rastreadas e levantadas a todo o momento, e o acesso ao sistema pode ser feito em qualquer hora e local.
Se um colaborador tiver uma emergência e entrar em contato na última hora solicitando uma mudança em sua agenda, você tem tudo em mãos para resolver o problema rapidamente e sem atrapalhar outras tarefas.
Gerenciar seu negócio com um sistema de BackOffice inteligente possibilita:
- examinar rapidamente sua folha de pagamento;
- criar agendas mais eficientes e interativas;
- ajustar seus compromissos quando necessário;
- rastrear tudo em tempo real.
7. Integração de negócio para negócio
Companhias não só se integram internamente com seus sistemas de BackOffice, mas também com os sistemas de parceiros de negócios.
Por exemplo, um ponto de venda de um varejista pode estar vinculado ao sistema de transações online de seu fornecedor. Com isso, a quantidade do estoque cai até certo nível, o sistema automaticamente gera uma ordem digital que vai direto para o sistema do fornecedor.
Muitas empresas e corporações dão preferência para parceiros que tenham sistemas de encomenda que possam integrar e gerar ordens de serviço automaticamente. Especialmente em um cenário de economia globalizada, as empresas querem pedir por suprimentos e produtos para venda de maneira rápida e efetiva.
8. Privacidade para levantar relatórios
Naturalmente, faturas de cartão de crédito, reembolsos e relatórios de trabalho, incluindo horas trabalhadas, cartões de ponto, entre outros dados, são estritamente confidenciais.
Um sistema de BackOffice assegura que você tenha a privacidade necessária para gerenciar e movimentar relatórios sobre as mais diversas atividades dentro da empresa sem precisar de preocupar com vazamentos ou perdas de dados.
Um sistema de BackOffice tornará seu dia a dia como gestor muito mais organizado, produtivo e assertivo. Você pode confiar que todas as suas informações confidenciais estão seguras, mostrando a seus colaboradores que a empresa está se modernizando e introduzindo ferramentas que irão facilitar a vida de todos.
Em um mundo de transformações tão aceleradas, lançar mão de um sistema de BackOffice para automatizar e integrar soluções passa a ser imprescindível para fazer negócios.
Se você também concorda que automatizar e integrar as diversas áreas de um BackOffice é importante para o sucesso do negócio, gostaríamos de sugerir a leitura do post sobre os 5 indicadores de produtividade de BackOffice. Você já mede estes indicadores? Deixe sua resposta no campo Comentário abaixo.
