Um problema comum entre as empresas é a falta de objetividade nos procedimentos realizados. Isso pode impactar negativamente a produtividade e a vantagem competitiva da organização. Para solucionar essa questão, é preciso desenhar os processos da sua empresa, novamente.
A ideia é mapear o fluxo das atividades para compreender como as ações são executadas no dia a dia — e o que pode ser melhorado. Em outras palavras, o redesenho de processos parte de uma visão mais ampla, que se traduz em melhores resultados.
A dúvida é: como aplicar essa prática na sua empresa? Neste post, vamos responder a essa pergunta trazendo dicas para começar o mapeamento no seu negócio. Confira!
Em que consiste desenhar os processos?
Os fluxos de atividades realizados por uma empresa são compostos por comportamentos e ações que podem ser desempenhados por colaboradores ou equipamentos a fim de alcançar os resultados esperados.
Os princípios do desenho são o mapeamento dos processos e o conhecimento dos setores envolvidos para compreender como cada atividade é executada. Nesse cenário, é possível entender quais são os impactos em áreas funcionais e quais são os ajustes necessários para ter mais agilidade.
É importante lembrar que os processos são interfuncionais e agregam trabalho para a produção do serviço ou produto. Na atividade de redesenho, há a priorização das atividades, consideradas juntamente às ferramentas de tecnologia da produção, suporte e sistemas de informática.
Dessa forma, pode-se organizar e controlar os processos-chave da organização — e ter ideias para aprimorar o negócio. O resultado é o aumento da produtividade e o sucesso da empresa perante concorrentes e clientes.
Para aplicar essa estratégia na sua empresa, é preciso levar em conta alguns fatores — e tomar alguns cuidados. Confira as dicas:
1. Determine seus objetivos
Os processos possuem uma finalidade determinada que varia conforme a empresa e sua cadeia de valor. Cada um deles colabora de forma direta para o alcance dos objetivos.
Por isso, a primeira pergunta a ser feita é: por que esse processo existe?
Nesse momento, considere o estado atual da empresa e a rede que está relacionada a ela — como fornecedores, clientes, executores, parceiros e outros.
Outro fator que interfere é a cultura organizacional, abrangendo aspectos históricos, motivacionais, formas de execução do trabalho etc. Ou seja, considere como esse fator será conduzido durante as mudanças aplicadas.
2. Identifique as saídas do processo
Essas são as entregas realizadas ao término dos processos, também chamadas de outputs. Elas agregam valor com o passar da cadeia produtiva e finalizam no produto ou serviço.
Portanto, as saídas não se limitam aos aspectos tangíveis, como a entrega de um produto ou de uma peça.
Elas abrangem, também, outras perspectivas, como dados, gráficos, aprovações, tomadas de decisão e mais.
3. Encontre os clientes do processo
Os clientes — e suas jornadas — precisam ser identificados, bem como a interação observada. Aproveite esses momentos, pois eles auxiliam a gerar insights de valor.
Para isso, pergunte-se se o cliente pagaria pela execução dessa ação. A finalidade é compreender se o consumidor enxerga valor na entrega ou se ela pode ser melhorada.
4. Identifique as entradas
Os chamados inputs são elementos que sofrem modificações durante o processo para agregar valor à cadeia produtiva, como dados, feedbacks e demais informações.
5. Analise os componentes do processo
Esses itens ajudam a transformar as entradas em saídas. Podem ser constituídos de elementos materiais, maquinário, energia, recursos humanos, tecnologias, metodologias etc.
Aqui, você também pode pensar nas regras do negócio que permeiam as operações e processos. Essas diretrizes facilitam a execução das atividades e as tomadas de decisão.
Exemplos disso são os avisos em parques, especificando que “crianças com menos de 1,20 m não podem usar este brinquedo”.
Assim, fica claro o que deve ser seguido e evita perguntas desnecessárias, que tomariam tempo e poderiam prejudicar o andamento da operação.
6. Avalie os fornecedores
As entradas são encaminhadas por esses parceiros, que são responsáveis por iniciar o processo. Há 2 tipos de fornecedores:
- internos: compostos por pessoas ou grupos que entregam entradas ou componentes;
- externos: constituídos por empresas que proveemm insumos, matérias-primas e serviços.
7. Compreenda os limites do processo
Esses são os pontos extremos, ou seja, o momento em que o processo começa e termina. É no momento das entradas que os envolvidos conseguem ter controle sobre a atividade, deixando de ter acesso a ela após a saída.
É nessa etapa que surgem os handoffs, que são atividades sujeitas a falhas, erros, que são delicadas ou que correm risco de apresentar problemas durante o processo.
A finalidade, então, é diminuir essas ações com o desenho dos processos e também com a implantação da tecnologia, automatizando a operação e reduzindo erros e falhas.
A padronização de processos é outra atitude fundamental, nesse caso, porque se todos executarem a atividade de forma igual, a chance de erros é significativamente menor. Além disso, a padronização também aumenta a agilidade do trabalho.
8. Documente o processo atual
O fluxograma é a ferramenta mais adequada nesse momento. Assim, é possível apresentar uma visão rápida e fácil da estrutura do processo.
Lembre-se de observar a existência de melhores práticas (compliance) no segmento de mercado em que sua empresa atua. Elas são boas indicações do caminho que deve ser seguido.
Por fim, aproveite para esboçar o desenho que ajuda a delimitar a natureza da mudança a ser implementada. Nesse caso, podem surgir 2 cenários:
- o desenho pode ser interfuncional e abranger todo o processo, o que significa que a mudança terá caráter estratégico e exigirá um compromisso de longo prazo;
- a mudança pode solucionar um problema específico ou atender a um objetivo, o que significa que o escopo é reduzido e fica centralizado em determinado fluxo de trabalho.
9. Identifique as melhorias necessárias
As inconformidades, os atrasos e os gargalos precisam ser assinalados para possibilitar a implantação das melhorias.
Já as atividades críticas e aquelas de maior valor — principalmente quando há contato com o cliente — devem ser priorizadas para garantir que a experiência do consumidor seja positiva.
Existem diferentes ferramentas de aprimoramento que podem ser adotadas nesse momento. Algumas delas são:
- ciclo PDCA: melhora os processos por meio de 4 ações — planejar, fazer, checar e agir;
- 5W2H: registra de forma organizada como as ações serão executadas, especificando como, quando, onde, por que, quem e quanto custará para a organização;
- diagrama de Ishikawa: tem o foco maior na qualidade e busca identificar os motivos que geram um problema específico;
- matriz GUT: ajuda a priorizar problemas e tratá-los conforme urgências, gravidades e tendências.
Depois disso, é preciso documentar os novos procedimentos e aproveitar as melhorias proporcionadas. Gostou de entender mais sobre o desenho de processos? Continue acompanhando nossos posts e fique por dentro das novidades que estão por vir.
