Seguir os padrões internacionais é uma prática altamente recomendada, pois assegura o cumprimento das obrigações, evita fraudes, diminui as incertezas e riscos e traz diversos outros benefícios à organização. Porém, uma dúvida comum é saber como estruturar uma política de compliance na empresa.
A ideia dessa prática é garantir que o empreendimento cumpra as regras e mantenha um controle — interno e externo — dos processos, seguindo as diretrizes impostas para o negócio. Por isso, o compliance pode ser aplicada em diferentes âmbitos, como o contábil, trabalhista, ambiental, fiscal, jurídico, previdenciário, TI etc.
Nesse contexto, a política alinha o compliance à missão, à visão e aos objetivos estratégicos do seu negócio. Assim, é possível atingir solidez, qualidade empresarial, economia de recursos e fortalecimento da marca. Para ajudá-lo nessa tarefa, apresentaremos algumas dicas práticas de como estruturar essa política na sua empresa. Confira!
Obtenha a confiança do CEO da companhia
O primeiro passo para estruturar o compliance é ter o apoio da alta administração da empresa. Afinal, se o CEO não tiver vontade legítima de adotar essa prática, nada acontecerá. Lembre-se de que o exemplo deve vir de cima. O mais alto grau hierárquico deve estar de acordo com a implementação da política, e não apenas visar uma demanda de mercado. O objetivo é ter um propósito — não uma meta dissimulada e programática.
Perceba que as ações devem ser justas internamente e prezar pela ética no nível externo. Assim, você assegura que a empresa tenha mais espaço no mercado sem deixar de lado seus valores — algo que deve ser reforçado continuamente.
Faça uma análise de riscos
Um dos objetivos e responsabilidades do compliance é avaliar detalhadamente os riscos operacionais, de modo a evitar problemas maiores no futuro. Para isso, é importante mapear os riscos inerentes à organização. Cada um deles deve ser avaliado atentamente para verificar a possibilidade de minimização ou eliminação. Observe que a primeira estratégia deve ser adotada somente quando a segunda for inviável.
Por exemplo: uma empresa que atua com a extração de minério tem diversos riscos devido à natureza da atividade. Nesse caso, eles podem ser diminuídos, mas nunca totalmente extintos. A mesma situação é válida quando a empresa está inserida em um contexto restrito de complexidade regulatória, como o setor bancário, a indústria farmacêutica e as seguradoras. Seguindo um plano de controle das ameaças, a empresa consegue se manter dentro da lei e das normas, perante os órgãos regulamentadores.
Nesse processo de análise de riscos, também é necessário compreender quais são os obstáculos enfrentados pela companhia e os esforços que devem ser concentrados para combatê-los. A partir dessa definição, a política pode ser estabelecida para reduzir os perigos e permitir investimentos em comunicação e treinamento, para que colaboradores e terceiros conheçam as medidas implementadas. Além disso, torna-se possível monitorar e controlar os itens que apresentam problemas mais sérios, identificados por meio de auditorias e due diligence autônomos.
Determine um código de conduta
Esse documento deve ter linguagem objetiva, simples e acessível para todos. O recomendado é elaborá-lo da maneira mais detalhada possível, destacando os valores organizacionais, recomendações de comportamento para os colaboradores e as penalidades às quais estão sujeitos caso algum ponto não seja observado.
O código de conduta pode estar de acordo com as leis vigentes, mas também pode ser mais rigoroso. Ele deve ser amplamente divulgado e ser bastante acessível a todos, para que possíveis dúvidas sejam sanadas, e problemas resolvidos.
Crie uma estrutura
As empresas brasileiras, de modo geral, têm pouca estrutura no aspecto da governança corporativa e, por isso, têm mais dificuldades em adotar programas de compliance. Essa situação deve ser modificada com a criação de uma estrutura para receber e investigar as denúncias internamente.
O ideal é ter um canal sigiloso para a comunicação de possíveis desvios, a fim de que todos se sintam protegidos em relação a represálias. Outra medida é ter recursos humanos, tecnológicos e materiais para que as investigações possam ser realizadas de modo adequado. Perceba que essa questão, muitas vezes, depende do acesso a telefones e e-mails de colaboradores. Por isso, é preciso ter certeza de que os itens estão disponíveis para a investigação.
Recorra a um especialista da área
Programas de compliance devem ser implementados e/ou conduzidos por um especialista na área. Esse profissional deve ter um bom conhecimento de leis e normas regulatórias, e saber quais são os riscos inerentes àquela atividade.
O especialista é chamado de compliance officer — seu trabalho deve ser autônomo e ele deve responder diretamente à direção da companhia. Ao mesmo tempo, o profissional precisa conhecer o ambiente interno para que as boas práticas sejam adequadas ao contexto organizacional.
Duas boas escolhas de profissionais são advogados e diretores jurídicos. Escritórios e empresas de auditoria especializadas são outras opções interessantes.
Capacite os colaboradores para a política de compliance
Essa é outra atitude fundamental, pois os colaboradores são peça-chave para a implantação e efetivação da prática. O treinamento é o que permitirá mudar a cultura de negócios e evitar os problemas. Todas as campanhas devem ser divulgadas e os gestores devem incentivar os colaboradores a se engajarem, a fim de que todos apliquem as boas práticas no dia a dia. Ao mesmo tempo, essa preparação permite adaptar e aprimorar o programa, já que os profissionais indicam situações rotineiras que precisam de mudanças e melhorias.
Tenha em mente que o compliance demanda o engajamento de todos. Para isso, é necessário ter uma mudança de mentalidade. Esse é um processo de evolução que deve ser adotado por todos na organização, desde o menor até o maior nível hierárquico da companhia.
Adote uma ferramenta de monitoramento
Os colaboradores podem ter mais produtividade e agir de acordo com o compliance por meio de um sistema de controle, como o fSense. Esse software possibilita coletar informações, verificar os aplicativos e sites utilizados pela equipe, classificá-los de acordo com as necessidades organizacionais, analisar como o tempo é gasto nas estações de trabalho e ter acesso a um relatório com os insights que devem ser usados para tomadas de decisão.
Perceba que a avaliação dos sites e aplicações ajuda a identificar se os colaboradores agem conforme a política implementada na empresa. Como resultado, há um aumento de produtividade, maior precisão nas atitudes e decisões mais acertadas.
E na sua empresa, já existe uma política de compliance ou você ainda pretende implementá-la? Aproveite as dicas que repassamos e assine a nossa newsletter para receber outras sugestões relevantes para o seu negócio.
