8 passos para garantir a eficiência em sua equipe de trabalho

Eficiência é a relação entre o tempo previsto e o tempo gasto para realizar uma tarefa. Ela depende principalmente do empenho, dedicação e comprometimento dos colaboradores com a atividade em questão. Mas, se a eficiência da equipe depende dos colaboradores, como você, gestor, pode colaborar para otimizá-la e garantir bons resultados?

            Separamos aqui 8 passos que você pode seguir para garantir a eficiência da sua equipe:

 

1 – Defina metas e objetivos a serem atingidos e compartilhe com todos os membros da equipe

Divida as metas em objetivos individuais e atribua responsabilidades e prazos. Quando você determina o tempo para cada colaborador realizar uma atividade, fica mais fácil fazer a cobrança caso ocorra algum atraso.

Mas, antes de definir metas, é importante ter dados acerca do tempo gasto em cada etapa do processo de trabalho. Essas informações podem ser obtidas através da identificação de capacidades e deficiências individuais de seus colaboradores ou de qualquer outro fator que possa interferir na capacidade produtiva de sua equipe.

Saber quanto tempo é realmente necessário para realização de uma tarefa e, até mesmo, contabilizar o tempo gasto por colaboradores na execução de atividades, permite que você organize melhor o cronograma de atividades de sua equipe, o que a torna ainda mais eficiente.

2 – Não agende reuniões desnecessárias

É preciso criar uma rotina de reuniões com sua equipe. Afinal, você precisa passar o feedback acerca da evolução do trabalho e ouvir a opinião dos colaboradores sobre o processo. No entanto, tome cuidado para não fazer um número excessivo de reuniões! Elas tiram tempo de trabalho do colaborador e podem se tornar maçantes se realizadas com frequência.

Avalie sempre se o que você precisa falar não pode ser sintetizado em um e-mail. Assim, você não tira deles o foco nas atividades e não atrapalho o fluxo de execução do trabalho. Também evite reuniões com muitas pessoas, porque elas podem se estender além do tempo necessário. Para ter uma reunião mais dinâmica, reúna-se com suas equipes separadamente, quando possível.

3 – Organize os recursos adequados para execução do trabalho

O colaborador deve ter acesso a recursos que permitam que ele execute seu trabalho de maneira satisfatória e isso inclui a manutenção da organização do ambiente de trabalho.

Segundo uma pesquisa da Sociedade Brasileira de Coaching, realizada em São Paulo em maio de 2016, um dos principais fatores que afetam a produtividade de membros de equipes de trabalho é a organização de seu espaço para realização de tarefas. Isso quer dizer que, além da mesa organizada, o desktop, ou área de trabalho virtual, também deve ser organizado, para que o acesso a arquivos e diretórios seja facilitado e ágil.

Além disso, certifique-se de que seus colaboradores tenham acesso a softwares e sistemas destinados à realização correta de suas tarefas. Também é importante que você tenha o controle necessário sobre a instalação de outros aplicativos e programas que podem contribuir para dispersão da atenção.

4 – Não dê liberdade sem responsabilidade

Para que o medo de ultrapassar limites não se torne um desincentivo para que sua equipe assuma riscos ou tome decisões, é fundamental deixar claro o alcance da autoridade dos seus colaboradores. Em reuniões esporádicas, esclareça sobre a autonomia que todo integrante da equipe tem para sugerir e promover melhorias contínuas para a equipe.

5 – Crie ou incentive a aplicação de um programa de treinamento para os novos funcionários

Quando um novo funcionário é contratado, é absolutamente necessário que ele passe por treinamento adequado para que possa entender todo o escopo de trabalho da empresa, saber suas reais responsabilidades e possibilidades de melhoria. Colaboradores que não recebem orientação de tarefas e treinamento não conseguirão corresponder às expectativas sobre ele e, com certeza, contribuirão para queda na produtividade.

Isso também é válido para empregados antigos. Não assuma que seus colaboradores estão trabalhando em seu nível mais eficiente, portanto, implemente programas de formação. Lembre-se que o treinamento é um processo, e não um evento.

6 – Use e abuse dos canais de comunicação abertos entre todos os membros da empresa

Se um colaborador tem uma sugestão específica sobre qualquer procedimento, certifique-se de que exista um fórum para que ele possa expressar suas opiniões.

A insatisfação de não conseguir expressar ideias e opiniões por parte dos colaboradores impacta diretamente sua produtividade. Um canal oficial de comunicação entre você e seus colaboradores pode ser instituído com a utilização de softwares específicos, grupo de e-mails, ou comunicadores e aplicativos. No entanto, certifique-se de que é possível ter o controle sobre esses itens, para que o foco da comunicação não se perca. Caso não exista um canal específico para que isso aconteça, converse com sua equipe diariamente e deixe claro que você está aberto a escutá-los.

7 – Explore com responsabilidade a questão do horário flexível

Ao se explorar de forma responsável o horário flexível, você permite que seus colaboradores tratem de questões pessoais sem interferir no horário de trabalho.

Mostre a seus colaboradores o resultado de seu trabalho e discuta com eles formas de melhorá-lo. Sugira maneiras de organizar o trabalho que possibilitem flexibilidade, assim é possível perceber melhor a responsabilidade de cada membro de sua equipe e sua real produtividade. Dessa forma, você consegue fazer um mapa de quais colaboradores se destacam em sua equipe e os que precisam receber um feedback para melhorar a produtividade.

8 – Fique atento aos relacionamentos internos em sua equipe

Colaboradores que não realizam suas atividades corretamente e aqueles que não conseguem expressar suas preocupações e contribuições de forma direta por se sentirem reprimidos, contribuem diretamente na redução de produtividade e desmotivação geral do time. Esteja presente em cada etapa do projeto e, com isso, minimize esses problemas. Sempre converse com os colaboradores em relação a tarefa que está sendo realizada.

Através de dados de produtividade individuais, que você pode obter com o auxílio de softwares de monitoramento e gestão, mostre aos seus colaboradores que a participação deles no projeto em execução é fundamental. Isso fará com que os membros da equipe percebam a importância individual do seu trabalho.

Conhecidos, então, esses 8 passos, pode-se concluir que garantir a eficiência em suas equipes de trabalho tem a ver com a sua organização enquanto gestor e também com sua capacidade de acompanhar de perto o trabalho e cotidiano de seu colaborador, sempre buscando melhorar as rotinas de trabalho da equipe e, consequentemente, seus resultados de produtividade.