Uma das principais metas de qualquer gestor é assegurar que sua equipe esteja apresentando a melhor performance possível. Isso inclui, entre outras coisas, uma alta produtividade — o que só é possível se a gestão do tempo for realizada adequadamente.
A boa notícia é que existem maneiras de melhorar a gestão do tempo e a produtividade dos seus colaboradores, e você pode começar a colocá-las em prática hoje mesmo.
Que tal conferir algumas delas? Boa leitura!
1. Identifique os ladrões de tempo
O primeiro passo para melhorar a forma como sua equipe aproveita o tempo é, justamente, descobrir porque o aproveitamento atual ainda não é satisfatório. Em outras palavras, identificar aqueles hábitos e atividades que estão roubando o tempo de trabalho sem trazer qualquer retorno.
Para isso, é preciso criar um registro detalhado do que os colaboradores fazem durante cada momento da jornada de trabalho. Ao final desse período, recolha e analise os dados resultantes. Você certamente vai notar que minutos gastos ao longo do dia com pequenas coisas, como fazer a impressora do escritório funcionar ou enviar malotes para outros setores, podem facilmente se converter em horas de baixa produtividade.
Quando você identifica os principais ladrões de tempo, pode encontrar maneiras de eliminá-los. Uma alternativa é, simplesmente, eliminar aquela atividade — ou, então, delegá-la ou terceirizá-la.
2. Tenha uma lista de tarefas diárias
Essas são as famosas “to do lists” e se você buscar por esse termo, vai encontrar uma infinidade de materiais na internet ensinando a fazer listas de tarefas mais eficientes. Nós também temos algumas dicas.
Em primeiro lugar, organize a lista de tarefas da sua equipe de acordo com um critério de prioridade. Um erro comum é listar atividades misturando o que é importante, o que é urgente, com o que pode ser agendado para depois. Quando você faz isso, corre o risco de ver apenas os itens sem tanta prioridade sendo riscados da lista.
Nesse cenário, sua equipe é ocupada, mas não é realmente produtiva. Tenha em mente que produtividade não significa apenas fazer mais, mas também fazer certo, com qualidade e com inteligência. Lembre-se dos dois componentes da produtividade: eficácia e eficiência.
Ao dividir a lista segundo a prioridade de cada item — o que pode ser feito por meio da Matriz de Eisenhower —, sua equipe conseguirá organizar o fluxo de trabalho para atacar primeiro aquelas tarefas mais importantes e urgentes.
Em segundo lugar, evite colocar itens muito amplos na lista de tarefas. O ideal é que grandes projetos sejam divididos em subtarefas — itens que sejam mais simples de executar. Isso reduz a tendência à procrastinação, que surge quando uma atividade parece complexa, cansativa, e demorada demais. Além disso, seja claro e firme quanto aos prazos de entrega, para que a sua equipe crie um senso de urgência das demandas.
3. Otimize a tomada de decisões
Você pode ser o gestor, mas saiba que não é o único a tomar decisões. O tempo todo os seus funcionários estão realizando pequenas decisões a respeito das atividades sob suas responsabilidades. O problema é que isso gera uma pressão que, de certa forma, drena a energia do colaborador e prejudica a produtividade.
Aliás, você sabia que Steve Jobs usava sempre as mesmas roupas para reduzir a quantidade de decisões que ele precisava tomar durante o dia? Assim, ele podia se concentrar naquilo que exigia sua plena capacidade de análise.
Essa é uma maneira diferente de alavancar a produtividade dos colaboradores. Ao eliminar a necessidade de tomar pequenas decisões o tempo todo, você abre espaço para que eles direcionem o foco ao que realmente importa.
Para isso, uma dica prática é padronizar processos. Desta forma, os colaboradores vão saber o que é necessário fazer diante das situações mais comuns na rotina de trabalho. Eles não precisarão tomar nenhuma decisão, bastando seguir o protocolo.
E, para completar, essa política de padronização ainda tem a vantagem de aumentar a qualidade do trabalho executado.
4. Defina metas claras
Em alguns casos, a baixa produtividade está relacionada ao fato de que a sua equipe não sabe para onde deveria caminhar. Afinal de contas, metas diferentes implicam em diferentes modos de trabalho, prioridades, prazos, divisão de tarefas etc.
Aliás, se você quer garantir não só a produtividade, como também a motivação, dê um passo a mais. Além de definir metas claras, explique à sua equipe por que elas foram escolhidas e como elas poderão beneficiar a empresa e os próprios colaboradores.
Dessa maneira, você gera maior engajamento, garantindo que todos vão se empenhar ao máximo na concretização dos objetivos determinados.
5. Implemente ferramentas estratégicas
Uma boa parte do que é necessário para melhorar a gestão do tempo e produtividade é, simplesmente, realizar uma mudança de perspectiva. Foi isso que apresentamos nos itens anteriores: maneiras diferentes de lidar com a equipe e gerenciar o trabalho.
Mas, se você deseja alcançar os melhores resultados, é possível acrescentar também algumas ferramentas estratégicas. Existem diversas soluções no mercado, portanto, sua escolha precisa estar bem alinhada com a realidade da empresa.
Leve em consideração o que você já sabe: quais são os principais pontos que prejudicam a produtividade da sua equipe. Então, busque uma ferramenta que resolva esse problema. Assim, você obtém o máximo de retorno sobre o investimento.
Entre as ferramentas que você pode encontrar, estão:
- bloqueadores de internet, que impedem que seu colaborador fique distraído navegando em sites não relacionados ao trabalho;
- agendas e calendários, que permitem organizar as tarefas levando em consideração as datas e prazos de entrega;
- listas de tarefas, que possibilitam incluir o critério de prioridade e agrupar as atividades em categorias ou projetos;
- monitoramento das estações de trabalho, que permite coletar e analisar dados precisos e completos sobre a maneira como seus colaboradores utilizam o tempo disponível. A partir dessa informação, você pode desenvolver alternativas de otimização e tomar decisões gerenciais.
Agora que você já conhece 5 formas práticas de melhorar a gestão do tempo e a produtividade da sua equipe, o que acha de aprender mais sobre o assunto? Você tem alguma dúvida ou curiosidade? A fSense pode ajudar! Entre em contato com a nossa empresa e teremos prazer em responder às suas perguntas!
