Não é novidade que trabalhar com modelo de contratação home office pode trazer muitos benefícios para a empresa. O aumento da produtividade é, sem dúvidas, o principal deles e o atrativo que faz com que muitas corporações adotem esse regime de trabalho. No entanto, é preciso ficar atento: sem as práticas e ferramentas adequadas para gestão de home office, grandes problemas podem surgir.
O principal problema enfrentado por empresas que adotam o home office está no aferimento da produtividade das equipes remotas. Com a impossibilidade de gerir de perto o trabalho de cada funcionário, surgem problemas com produtividade e entregas, que prejudicam o faturamento do negócio.
Mas não se preocupe. Mesmo que esse seja um problema pelo qual sua empresa está passando atualmente, é perfeitamente possível corrigi-lo e obter resultados ainda melhores do que os esperados de equipes remotas.
Com essas 5 práticas, você consegue controlar de maneira mais assertiva as tarefas de seus colaboradores e garantir bons resultados:
1. Estabeleça metas para a equipe home office
Muito da gestão de produtividade de equipes home office se parece com a gestão de produtividade de times alocados. Assim como funcionários que trabalham no modelo presencial precisam ter metas claras para definir prioridades, entregas e maneiras de se organizar, os colaboradores remotos também precisam.
Por isso, é fundamental definir metas para a equipe home office. Essas metas podem ser de curto e/ou longo prazo, de acordo com os objetivos da sua empresa. Possuindo metas claras, o funcionário consegue se organizar melhor para realizar as entregas com mais eficiência e pontualidade.
Também é mais fácil cobrar seus colaboradores a partir do momento em que metas são estabelecidas. Assim, expectativas são alinhadas e desencontros entre o que era esperado e o que foi feito deixam de acontecer.
2. Use ferramentas de gerenciamento de tarefas
Utilizar sites, aplicativos ou softwares como o Trello, por exemplo, que auxiliam no gerenciamento das tarefas da equipe home office é importantíssimo para garantir organização das rotinas de trabalho. Por isso, invista nessas ferramentas e capacite toda sua equipe para utilizá-las.
Com essas ferramentas, os gestores e membros da equipe conseguem ver com clareza a qual atividade os demais membros estão se dedicando. Assim, os fluxos ficam mais organizados e todos passam a possuir uma noção geral do que sua equipe está produzindo e prazos de entrega.
3. Realize reuniões periódicas
Se reuniões periódicas são importantes até para organizar e alinhar rotinas de trabalho em regimes presenciais, elas se tornam ainda mais necessárias quando se trata de projetos executados com mão-de-obra remota.
Por isso, realize reuniões periódicas com sua equipe. As reuniões podem ser presenciais ou via Skype e sua periodicidade pode variar conforme a necessidade do projeto. O importante é mostrar que você está acompanhando seus colaboradores, ciente de suas atividades e aberto para auxiliá-los no que eles precisarem.
Se for possível, realizar reuniões mensais presenciais com toda a equipe também pode ser importante para que o time fique mais unido. Reuniões com todos são importantes para que cada um perceba a sua importância dentro do conjunto.
4. Garanta comunicação eficiente
Possuir canais de comunicação eficientes entre gestores e colaboradores é, talvez, um dos pilares da gestão de produtividade de equipes home office. Afinal, como o trabalho é remoto e gestores e colaboradores não estão juntos no mesmo lugar, é fundamental ter um canal de comunicação aberto e que funcione de maneira eficiente.
O Skype e o Slack (um aplicativo de mensagens para times profissionais) são excelentes opções. Com esses aplicativos, as conversas ficam dinâmicas e ágeis, sem perder o profissionalismo.
Assim, sempre que dúvidas surgirem, a equipe tem outra maneiras de alcançar seus gestores além do uso de e-mail, por exemplo.
5. Invista em softwares de monitoramento
No home office, a mensuração da produtividade pode ser feita de duas maneiras: tempo trabalhado ou tarefa entregue. Tudo isso é acordado entre contratado e contratante no momento de contratação. Independente da opção feita pela sua empresa, é importante saber que existem ferramentas que podem auxiliar na aferição desses resultados.
Sistemas de monitoramento, como o fSense, por exemplo, podem ser instalados nos computadores da equipe remota para coletarem informações sobre sites, aplicativos e softwares acessados. Com esses insights, você consegue saber, mesmo remotamente, o que cada membro de sua equipe está fazendo e como está utilizando o seu tempo na realização de tarefas.
Os dados obtidos por softwares de monitoramento podem te auxiliar a dar feedbacks, encontrar colaboradores que não estão se dedicando ao serviço ou, até mesmo, entender os padrões de comportamento dos colaboradores mais produtivos para replicá-los para o resto da equipe.
Por isso, esses softwares são indispensáveis para a gestão da produtividade de equipes home office e não contar com um deles pode ser extremamente prejudicial para seus resultados.
Quer acabar de vez com os problemas de produtividade da sua equipe home office?
Entre todas essas dicas para reduzir problemas com produtividade da sua equipe home office, a mais importante é investir em sistemas de monitoramento. Afinal, eles te dão dados concretos sobre o trabalho de cada membro do equipe e só com essas informações você consegue fornecer feedbacks e construir melhorias verdadeiras no seu time.
Se o seu anseio é aumentar a produtividade do time home office e deixar de ter problemas com isso, leia este whitepaper e conheça o fSense: a resposta para seus problemas.
