A distração dos colaboradores é um problema enfrentado, diariamente, por gestores. Infelizmente, por vários motivos que vão desde noites mal dormidas até rotinas atribuladas, manter a concentração durante as atividades torna-se uma tarefa muito difícil. Por causa disso tarefas que poderiam ser finalizadas em poucas horas, muitas vezes tomam o dia todo do colaborador.
Para evitar atrasos em entregas e otimizar o tempo da sua equipe, listamos cinco erros na rotina de trabalho dos seus colaboradores que podem comprometer a produtividade:
1. Executar várias atividades de uma vez.
A verdade é que nós não somos capazes de realizar tarefas diferentes, simultaneamente. Por exemplo, navegar em redes sociais ao mesmo tempo que se preenche um relatório é, na verdade, uma alternância entre as atividades e, cada vez que se passa de uma para outra, existe uma perda de atenção, prejudicando o andamento da tarefa principal.
Além disso, as redes sociais oferecem uma gama de entretenimento capaz de prender seus usuários por horas a fio, distraindo os colaboradores do trabalho. Para evitar esse tipo de comportamento, oriente sua equipe a desligar as notificações de seus smartphones e manter-se distante das redes sociais não relacionadas ao trabalho, durante o expediente.
2. Atualizar a caixa de entrada continuamente.
Trabalhar com o e-mail aberto é também uma maneira de executar duas tarefas ao mesmo tempo e, como foi dito no item 1, essa alternância entre atividades causa perda de foco e atenção no trabalho.
Receber e-mails com novas tarefas enquanto se trabalha em outra atividade também pode ser prejudicial. A sensação de que há muitas coisas pra fazer, mesmo que exista tempo para fazê-las, deixará o colaborador ansioso e preocupado com as próximas demandas, fazendo-o desconcentrar-se da atividade principal que está realizando.
É um hábito comum entre pessoas produtivas checar o e-mail em apenas alguns períodos específicos do dia: de manhã, durante a hora do almoço e no fim de tarde, por exemplo. Oriente seus colaboradores (e adote você também essa prática) a usar o telefone, caso tenham algum assunto urgente para tratar.
3. Realizar pesquisas na internet.
Uma das maneiras mais fáceis de se distrair é começar alguma pesquisa rápida no Google. Devido à quantidade de informações e hiperlinks disponibilizados no ambiente virtual, é muito fácil perder-se em meio a tanto conteúdo. Por isso, recomende em reuniões com a equipe que os colaboradores anotem os temas que desejam pesquisar, para fazerem isso em outra oportunidade. Assim, a curiosidade que é natural do ser humano não atrapalha a produtividade do membro da equipe.
4. Não estabelecer uma hierarquia de atividades.
Para otimizar o tempo disponível para a execução das atividades, é importante definir quais objetivos são prioridades. Como é fundamental diversificar as tarefas realizadas, a fim de que não se tornem maçantes, categorizá-las em relação ao seu nível de urgência impede que o colaborador se perca no meio do trabalho. Por isso, sempre oriente a sua equipe a realizar essa categorização.
5. Executar as principais tarefas no fim do dia.
Começar o dia pelas tarefas mais fáceis pode ser tentador, no entanto essa prática não é aconselhável, tendo em vista que, ao longo do dia, a energia e a motivação vão diminuindo. Portanto, é necessário começar pelas tarefas mais importantes e complicadas – conforme definido na hierarquia citada no item 4. Assim, as chances dessas tarefas não serem finalizadas e acarretarem atrasos no cronograma são mínimas. Portanto, para aumentar a produtividade da equipe, passe aos seus colaboradores essa dica de organização do expediente de trabalho.
Conforme mencionado, pequenas mudanças em hábitos comuns no cotidiano de seus colaboradores podem modificar a rotina de trabalho de sua equipe e contribuir, positivamente, no aumento da produtividade.
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