Os recursos humanos estão entre os elementos mais importantes de uma empresa. Em um pequeno grupo de profissionais, é possível reunir habilidades que são básicas para o desenvolvimento e manutenção de cada processo interno.
Além do preparo e da capacidade para lidar com desafios, as pessoas também carregam defeitos que devem ser considerados na execução dos trabalhos. Quem é gestor sabe disso e procura driblar pontos negativos antes mesmo de delegar tarefas e definir metas.
Se esse também é o seu objetivo, aproveite o nosso post com 14 segredos para fortalecer equipes e alcançar a eficiência operacional!
1. Pense na escalabilidade do trabalho
Escalabilidade significa ter mais desempenho com menos ferramentas, recursos ou equipamentos. Para chegar a esse ponto, o gestor deve contar com colaboradores que consigam transitar dentro de suas funções a qualquer momento e que estejam prontos para colocar a mão na massa em diferentes circunstâncias.
A escalabilidade traz eficiência operacional porque atende a demanda de um novo cliente sem precisar aumentar o tamanho da equipe. O processo exige que o baixo desempenho de funcionários seja combatido e que cada profissional conheça bem o funcionamento da empresa.
Ao buscar a escalabilidade, o gestor deve ser, antes de tudo, flexível. Essa habilidade vai garantir decisões mais acertadas nas mais diferentes situações. Frente a uma demanda que ultrapassa a capacidade de trabalho de uma equipe, vale a reflexão: “é possível abraçar essa tarefa e entregá-la sem perder a qualidade?”.
Agarrar oportunidades sem uma equipe totalmente preparada pode ser perigoso, já que a situação tende a gerar erros amadores que prejudicam a experiência do cliente. E você não vai querer que um atendimento ruim se torne marca da empresa, certo? Portanto, pense com cuidado na questão e não perca lugar para a concorrência.
2. Tenha uma visão sistêmica da empresa
A visão sistêmica acontece quando um profissional vai além da sua lista de responsabilidades e passa a enxergar o negócio como um todo.
Ela deve estar presente em todas as pessoas comprometidas com os resultados da companhia — incluindo gestores, colaboradores e funcionários.
A visão sistêmica exige conhecimentos e entendimentos sobre os principais processos existentes na organização. Essa compreensão permite que cada profissional saiba de onde vêm e para onde vão os produtos ou serviços desenvolvidos.
Para os clientes, o benefício aparece na forma de mais qualidade e agilidade na entrega.
Um bom líder deve desenvolver a visão sistêmica em conjunto com seus superiores e equipe para que os processos — internos e externos — avancem com mais facilidade e atendam às exigências do mercado. Esse cuidado com o todo reduz erros, diminui os custos da empresa e amplia a rentabilização dos resultados.
Mais do que garantir eficiência operacional, a visão sistêmica também contribui para o engajamento da equipe envolvida nos projetos. Isso ocorre porque é muito mais fácil envolver pessoas quando elas compreendem a importância de suas funções dentro de um grande grupo.
3. Conheça o modelo de gestão por competências
A gestão por competências é um modelo utilizado para extrair o melhor proveito das aptidões dos colaboradores. Para colocá-lo em prática, é preciso reconhecer as habilidades existentes no grupo e, então, selecionar o melhor profissional para cada atividade a ser realizada.
A competência de um indivíduo representa a capacidade de opinar sobre um assunto ou de desenvolver determinada atividade. Logo, é esperado que pessoas diferentes tenham níveis distintos de preparo para cada tipo de tarefa ou processo desenvolvido na empresa.
Cabe ao gestor visualizar quais funcionários estão mais aptos para exercer funções específicas. Antes de partir para a prática, é importante lembrar que a gestão por competências se desdobra em 3 classes:
- competências organizacionais: todas as atividades e processos executados por diferentes setores para atingir os objetivos da empresa;
- competências funcionais: todas as habilidades, conhecimentos e atitudes exigidas do colaborador e que visam alcançar os objetivos da empresa;
- competências individuais: englobam o conhecimento, comportamento, habilidade e atitude de cada colaborador.
Com o tempo, cada profissional poderá desenvolver novas competências ou aprimorar as habilidades existentes. É fundamental que o gestor contribua com esse processo oferecendo treinamentos e capacitações adequados à sua equipe.
4. Mapeie e desenhe novos processos
Muitas empresas realizam o mapeamento de processos para entender como estão suas operações. Esse exercício é útil para gestores que desejam identificar problemas ou realizar melhorias em departamentos específicos.
Basicamente, a aplicação do mapeamento é feita a partir da análise de dados representados em gráficos e tabelas. Veja como:
- defina quais processos serão mapeados: determine os limites de cada processo a ser mapeado — onde começam e onde terminam — e registre todos esses dados em uma planilha;
- escolha a melhor ferramenta: transfira os dados da planilha para uma ferramenta específica de mapeamento. É importante escolher um modelo com o qual a equipe saiba trabalhar;
- determine os detalhes do mapa: evite excesso de dados e faça com que a equipe foque nos detalhes mais relevantes. Esse cuidado vai padronizar a coleta de informações e facilitar a análise posterior;
- verifique e valide o mapa: fique atento ao lançamento de cada informação durante a construção do mapa. A verificação e a validação devem ser contínuas para evitar erros na elaboração das ilustrações.
Com um mapa completo, a equipe poderá identificar se há necessidade de fazer novos investimentos ou de criar processos diferenciados na empresa.
5. Saiba como delegar tarefas de forma inteligente
Um dos grandes desafios de um gestor é designar tarefas para os membros de sua equipe. Além da escolha dos melhores profissionais, esse processo também exige acompanhamento adequado para que cada atividade seja entregue com qualidade e possa ser cumprida dentro do prazo definido no cronograma.
Veja abaixo algumas dicas para delegar de forma inteligente:
Aperfeiçoamento de métodos e processos
Sempre que necessário, modifique a metodologia aplicada, os sistemas utilizados e os processos desenvolvidos. Inovações e aperfeiçoamentos são importantes em qualquer área de atuação e podem ajudar sua equipe a manter um bom desempenho;
Planejamento das atividades
Defina quais ações serão necessárias para atingir seus objetivos. Tenha uma lista detalhada de cada tarefa e atividade a ser executada — isso vai facilitar a indicação correta de cada profissional.
Levantamento das prioridades
Certifique-se de anotar tudo o que é prioridade antes de chamar a equipe para a ação. Assim, você garante que as tarefas mais importantes fiquem sob responsabilidade dos melhores profissionais.
Uso da tecnologia
Sistemas de gestão podem ser ótimos aliados na hora de delegar tarefas. Se possível, escolha um software que ajude a organizar a equipe e também a controlar o andamento de cada fase dos projetos.
6. Crie um ambiente de trabalho agradável
A qualidade do ambiente corporativo tem influência direta na produtividade das equipes. Se o espaço físico é agradável e bem planejado, serão maiores as chances de reter talentos e manter as pessoas sempre motivadas.
Pensando nisso, diversas empresas se preocuparam em garantir espaços de trabalho confortáveis e inspiradores. Uma das estratégias mais usadas para garantir áreas internas acolhedoras é investir em sistemas de climatização.
Ventiladores e aparelhos de ar-condicionado devem estar presentes para controlar a temperatura em diferentes épocas do ano. A iluminação de qualidade é outro item indispensável nas empresas — e isso pode ser feito com grandes aberturas (para a entrada da luz natural) e um bom projeto lumínico (luz artificial).
Além dos recursos citados, vale atentar também para a qualidade do mobiliário e para a organização do layout das salas. Peças com design ergonômico são ideais, pois permitem regulagens que proporcionam maior conforto aos usuários. Já a disposição dos móveis deve respeitar distâncias mínimas para a livre circulação dos funcionários e visitantes.
Com esses detalhes ajustados, é necessária a contribuição de todos para manter as áreas de uso comum sempre limpas e organizadas. Tais práticas de conservação — aliadas a uma higiene adequada — ajudam no controle de absenteísmo e aumentam a produtividade das equipes no dia a dia de trabalho.
7. Elimine distrações para atingir a eficiência operacional
São muitas as fontes de distrações presentes nas empresas. E em tempos em que a tecnologia se tornou recurso básico na rotina profissional, a tendência é que cada vez mais pessoas percam minutos preciosos com atividades online.
Assim, cabe ao gestor a missão de dialogar com as equipes para prevenir a ociosidade. O primeiro passo é identificar a frequência com que os falsos trabalhos ocorrem no ambiente corporativo.
São considerados falsos todos aqueles trabalhos que não têm conexão direta com a estratégia ou com o objetivo da companhia. Um bom exemplo está no uso indiscriminado das redes sociais ou de aplicativos de mensagens.
A interação com colegas de trabalho também está na lista das principais distrações ocorridas durante o expediente. Mas o que fazer para controlar tudo isso? Claro que não existe uma receita específica; no entanto, é fato que equipes com metas bem claras e definidas tendem a se concentrar melhor nas atividades delegadas.
O gestor que deseja alcançar a eficiência operacional deve incentivar o trabalho conjunto e estar presente na rotina dos colaboradores. Antes disso, é importante estabelecer relações de confiança e cooperação. Manter um bom relacionamento com seus subordinados beneficiará todo o grupo.
Vale também reconhecer o desempenho de funcionários que exercem funções com excelência para que suas condutas sirvam de exemplo aos demais.
8. Melhore a comunicação interna
Uma equipe precisa de muita energia e trabalho conjunto para pensar em soluções criativas todos os dias. Sabendo disso, muitos gestores procuram manter a união de seus profissionais por meio de melhorias na comunicação interna da empresa.
Veja como você também pode valorizar essa questão em alguns passos:
- adote uma ferramenta atrativa: existem diversos tipos de ferramentas de comunicação interna. Por isso, é fundamental escolher um veículo relevante e acessível a todos;
- mantenha o foco: informações importantes devem ser atualizadas com frequência para chegar a todos os membros da equipe. Se a empresa possui publicações mensais, o ideal é destiná-las apenas para abordar assuntos pouco urgentes e de caráter educativo;
- permita a colaboração: levar informação fresca até a equipe nem sempre é suficiente para obter engajamento e maior participação nos projetos. Se possível, permita que os funcionários também utilizem a comunicação interna como meio para expor opiniões ou sugerir ideias;
- pense em segurança de dados: informações internas não devem ser de conhecimento de qualquer pessoa. Para evitar vazamentos, escolha uma ferramenta segura e sempre dialogue com as equipes para prevenir atitudes que prejudiquem a comunicação;
- prepare a equipe: certifique-se de que a equipe responsável por reunir as informações terá capacidade de filtrar os melhores dados para transformá-los em mensagens claras e objetivas.
9. Defina metas de produtividade
Manter o foco da equipe durante 100% do tempo é uma ótima estratégia para alcançar a eficiência operacional. Para facilitar esse processo, o gestor deve definir boa metas de produtividade e orientar seus colaboradores para que sigam na direção certa.
As metas são valiosas porque traduzem os objetivos da empresa em informações de fácil compreensão. Além disso, elas servem como ponto de partida para a execução de cada tarefa e, consequentemente, para o alcance de resultados.
A definição de metas deve levar em conta o que foi definido no planejamento estratégico da empresa. Nesse processo, é importante criar metas específicas para cada um dos colaboradores — e também para uma equipe inteira.
O gestor deve se preocupar em definir metas alcançáveis e, ao mesmo tempo, desafiadoras. O motivo é simples: com a possibilidade de atingir o objetivo traçado, o funcionário se mantém motivado na busca por novas conquistas e resultados.
Por outro lado, evitar metas muito fáceis ou simples é uma boa maneira de tirar a equipe da zona de conforto.
Saiba também que é possível obter mais efetividade no trabalho com metas quando os colaboradores passam a ser recompensados pelas conquistas. Ainda que simbólica, essa premiação tem grande valor para um profissional e, por isso, deve ser aproveitada.
10. Invista no monitoramento de produtividade
Definir metas e adotar boas ferramentas são duas práticas que contribuem para o aumento da produtividade. Ainda assim, vale lembrar que o nível de eficiência dificilmente se mantém sem controle e acompanhamento adequados.
E é justamente para verificar o rendimento de cada um dos funcionários que o gestor deve investir no monitoramento de produtividade. O processo pode ser melhor aplicado com a ajuda da tecnologia — já que ela permite avaliar detalhadamente o uso do tempo do colaborador durante o expediente.
A prática do monitoramento não deve ser confundida com o microgerenciamento. Apoiado em tecnologia, o gestor consegue obter os dados necessários sem gerar o sentimento de invasão de privacidade. Desse modo, é mais fácil controlar o desempenho dos trabalhadores sem causar constrangimentos.
A escolha da melhor ferramenta para monitoramento vai depender do contexto em que a empresa está inserida e também dos objetivos do gestor. Independentemente de preferências, é importante contar com um software que tenha recursos personalizáveis e capaz de armazenar os dados na nuvem.
11. Realize reuniões regulares
Um bom líder se preocupa em dividir conhecimentos com seus colaboradores — e sabe que isso pode ser colocado em prática durante as reuniões da equipe.
Esse momento é importante para que todos possam conversar e trazer críticas e sugestões sobre os processos e tarefas.
Quando estimula a participação de todos, o gestor contribui para a manutenção de um bom clima organizacional e para o aumento do nível de satisfação dos funcionários. Essa aproximação entre profissionais também fornece dados valiosos sobre as dores e as necessidades de quem lida diariamente com os clientes da empresa.
Mas como fazer com que as reuniões se tornem mais produtivas e objetivas? Uma boa estratégia é definir datas específicas para o encontro — além de estabelecer um horário limite para a duração. Com o controle do tempo e o agendamento prévio, a participação ativa dos funcionários é facilitada.
Para conduzir encontros com eficiência, procure ser pontual e cobre a mesma atitude de seus colaboradores. Isso vai evitar momentos maçantes e diálogos infrutíferos que tomam tempo valioso na empresa. Aproveite também o momento da reunião para identificar atividades atrasadas e, se possível, definir ações para o correto andamento dessas tarefas.
12. Desenvolva o senso de urgência da equipe
Já se pegou monitorando a produtividade e viu que a equipe não apresentou o nível de desempenho esperado? Isso talvez seja reflexo da falta de senso de urgência. O problema acontece quando os funcionários sabem o que deve ser feito e, mesmo assim, levam muito tempo para finalizar cada processo.
Melhorar o senso de urgência da equipe é um passo crucial para alcançar a eficiência operacional. Afinal de contas, de nada adianta o funcionário executar um trabalho de qualidade se a entrega não é feita dentro do prazo estabelecido pelo gestor.
É claro que em alguns momentos existe mais trabalho do que tempo disponível para executá-los. Nesses casos, é interessante filtrar as atividades para que os processos mais importantes sejam priorizados.
Outro ponto importante para desenvolver o senso de urgência está na atitude do gestor: é preciso ser firme e chamar a atenção quando necessário. Muitas vezes, os funcionários só se acomodam porque percebem que seu superior apresenta um alto nível de tolerância com atrasos e erros.
Sempre que possível, reforce a ideia de que as consequências para o baixo desempenho são reais e devem ser motivo de preocupação. Esse aviso vai manter a equipe em estado de alerta e comprometida com os trabalhos — mesmo nos períodos de maior ociosidade.
13. Participe dos treinamentos
O treinamento de profissionais sempre foi valorizado dentro das empresas. Seja para a implementação de uma nova ferramenta ou para o ensino de um novo método, é fato que esse processo traz inúmeros benefícios — que incluem a tão desejada eficiência operacional.
O gestor preocupado com o constante desenvolvimento de talentos não deve ter somente o papel de preparador. Em vez disso, deve aproveitar o momento em grupo para obter novos conhecimentos e trocar experiências com seus colaboradores.
Participar de um processo de capacitação é muito mais enriquecedor do que simplesmente garantir esse diferencial para as equipes. Ao longo do tempo, é bem provável que o gestor se aproxime ainda mais dos funcionários e consiga colher bons frutos dessa parceria.
Se por acaso perceber que o treinamento não está trazendo muitos resultados, o melhor a fazer é conversar com os profissionais para saber o que pode ser mudado. Simples alterações podem fazer grandes diferenças no preparo da equipe e ainda permitem que cada membro explore ao máximo suas potencialidades.
Por fim, cabe destacar que todo líder ou empresa que incentiva o desenvolvimento individual está provando que confia e acredita no sucesso de cada um de seus funcionários.
14. Motive!
Fazer com que os colaboradores estejam motivados e comprometidos com os trabalhos é crucial para manter a produtividade em alta. Apesar do benefício dessa prática, são muitas as empresas que ainda não conseguem atingir um bom nível de engajamento.
Para esses casos, a solução pode estar nas campanhas motivacionais, que nada mais são do que um conjunto de ações tomadas para valorizar o capital humano de uma empresa. A aplicação correta de uma campanha motivacional faz com que uma equipe de trabalho se transforme em um verdadeiro diferencial competitivo.
Veja como você pode incluir a ideia nos negócios e obter melhor desempenho nos projetos:
Identifique as características individuais e coletivas
Reconheça as diferentes personalidades e necessidades dos membros que compõem as equipes da empresa. Considerar as peculiaridades de cada grupo é a melhor forma de criar campanhas personalizadas para públicos específicos.
Personalize as ações
Procure adequar as estratégias à demanda de cada grupo. Profissionais tendem a responder melhor quando percebem que suas necessidades foram consideradas no planejamento dos projetos.
Envolva a equipe nos projetos
Faça com que todos os colaboradores se sintam responsáveis pelo sucesso dos trabalhos. Isso garante melhor proveito de cada habilidade ou conhecimento presente no grupo.
Aproveite os recursos tecnológicos
Não deixe de investir em sistemas de gestão e outras ferramentas que facilitam o trabalho da equipe. Apoiados na tecnologia, os colaboradores poderão focar nas atividades prioritárias.
Cuide do clima organizacional
Desencoraje comportamentos competitivos e outras atitudes que prejudicam o desempenho da equipe.
Acompanhe os resultados
Campanhas motivacionais devem ser avaliadas com frequência para que estejam cada vez mais adequadas ao público que pretendem atingir.
Perceba que a eficiência operacional só pode ser alcançada quando há colaboração e envolvimento de todos os agentes envolvidos com a empresa. Para tanto, nunca é demais garantir que as equipes de diferentes setores se identifiquem com cada projeto.
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