Vivemos na era da informação, o que significa que a tecnologia nos rodeia em todos os contextos, sejam pessoais ou profissionais. Desde a popularização dos smartphones, a internet tomou um papel ainda mais importante na nossa vida – é quase impossível desligar-se das outras pessoas quando se tem um smartphone. A todo momento recebemos novas notificações: e-mail, Facebook, WhatsApp, LinkedIn, Twitter… E assim se segue.
Apesar da conexão entre pessoas ser algo bom, quando se trata de gestão, a tecnologia pode acabar gerando distrações que atrapalham o andamento de uma equipe de trabalho caso o gestor não saiba utilizá-la a seu favor.
Existem diversas soluções tecnológicas que servem para otimizar o cotidiano de uma equipe ao invés de atrapalhá-lo.
Listamos aqui 5 aplicativos indispensáveis para gestores modernos que têm como desejo alavancar a produtividade de seus colaboradores:
1) Google Agenda
O Google Agenda é um aplicativo do Google destinado a organização de agendas. Ele funciona vinculado ao Gmail e está disponível tanto para sistemas Android quanto iOs. Com o formato de calendário, é possível criar através dele eventos como reuniões e conferências. Adicionando o horário e o dia do evento, o aplicativo te lembra dele com antecedência definida por você tanto por e-mail quanto por uma notificação na tela de seu smartphone.
Outro aspecto interessante sobre o Google Agenda é que é possível compartilhar a agenda com outras pessoas, desse modo, seus colaboradores podem sincronizar com você suas agendas, contribuindo para que você esteja sempre inteirado acerca do que está acontecendo em sua equipe.
2) Trello
O Trello é um quadro virtual que tem como função gerenciar e organizar as tarefas da equipe. O quadro, que se divide em colunas e coloca as atividades dentro dessas colunas, fica virtualmente disponível e notifica todas as pessoas envolvidas acerca de suas alterações.
Cada uma das colunas do Trello corresponde a uma etapa da tarefa realizada. Por exemplo, começa-se com “Para Fazer”, onde existe uma lista de atividades que devem ser feitas. Segue-se para “Fazendo”, onde se encontram as atividades que estão sendo feitas, passa-se para “Revisão”, que são as atividades que estão passando por avaliação e, quando todo o processo estiver finalizado, as tarefas passam para a última coluna, que pode se chamar, por exemplo, “feito”.
É possível marcar colaboradores em cada etapa da tarefa, te auxiliando assim a dividir as atividades entre a equipe. As notificações de marcação também são enviadas por e-mail e notificações no seu smartphone.
3) Evernote
Algumas pessoas precisam fazer anotações constantemente para se organizarem. No entanto, cadernetas e post-its muitas vezes não são suficientes para dar conta de todas as notas e algumas considerações podem acabar se perdendo no meio de tanto papel. Para resolver esse problema, o Evernote é uma excelente solução.
A proposta do aplicativo é ser um local onde você possa guardar notas e encontrá-las com facilidade através de pesquisa. Além de notas, textos e artigos online podem ser sincronizados com o Evernote. O aplicativo ainda funciona offline e também envia notificações por e-mail e tela de notificação.
4) fSense
A distração dos colaboradores pode ser facilmente identificada com esse aplicativo. O fSense é uma plataforma de monitoramento em nuvem e, quando instalado nas estações de trabalho de sua equipe, ele coleta dados sobre quais sites e aplicações estão sendo utilizadas naquele momento por cada um de seus colaboradores.
O fSense ainda apresenta esse resultado através de gráficos intuitivos e fáceis de serem analisados. Além disso, as informações acerca do uso das estações de trabalho podem ser acessadas real time por você através de seu computador ou smartphone.
5) Do.com
O Do.com é um aplicativo muito útil pra gestores que vivem realizando grandes reuniões. Através dele, é possível organizar as pautas da reunião e acompanhar por quanto tempo cada um dos assuntos está sendo debatido, contribuindo para que reuniões sejam realmente produtivas.
O aplicativo também permite que se organize nele um calendário de reuniões e que as decisões tomadas em cada uma delas seja inserida no arquivo do Do.com. O Do ainda pode ser integrado ao Google Agenda e o Evernote, entre outros aplicativos, e também está disponível para smartphones.
Como visto, a utilização correta da tecnologia te auxilia a melhorar os resultados de toda sua equipe e se organizar melhor para possuir uma rotina de trabalho mais produtiva.
Quer saber mais sobre tecnologia e trabalho? Baixe nosso infográfico sobre o uso da tecnologia e sua relação com a queda de produtividade em equipes de trabalho.
