Conheça 3 fórmulas mágicas para otimização do trabalho em equipe

Gerenciar bem uma equipe de trabalho é uma habilidade fundamental para qualquer gestor. No entanto, existem alguns problemas que podem prejudicar o andamento de atividades realizadas por um grupo.
Um desses problemas é a falta de clareza por parte dos colaboradores a respeito das atividades de determinada área ou setor da organização pelos integrantes de uma equipe. Por isso, deixar claro o papel de cada colaborador na realização de uma tarefa é uma forma efetiva de organizar o trabalho em equipe, além de contribuir para motivação pessoal de cada membro do grupo, que conseguirá entender o valor da sua atividade.

Essa prática combate a ociosidade e, consequentemente, contribui para a melhoria contínua dos processos de trabalho. Outro problema que você pode enfrentar é o fato da equipe considerar a rotina de trabalho maçante, o que acontece quando as atividades realizadas pelos colaboradores se repete com frequência.
Como modo de escapar da rotina, os colaboradores podem buscar maneiras de se distrair: como acessar sites de entretenimento, aplicativos, portais de notícias, entre outros meios para redução do tédio, resultando em atrasos na entrega de atividades e redução da produtividade.

Mas o que fazer ao perceber que a sua equipe está dispersa e com baixa produtividade?

Listamos aqui, três fórmulas mágicas para transformar a rotina de trabalho de sua equipe e auxiliar a manutenção do foco no trabalho:

1 – Encontre maneiras de mensurar o tempo gasto em tarefas repetitivas e rotineiras e sugira formas para diminuição do tempo gasto com elas. Verifique se os colaboradores estão acessando apenas sites pertinentes ao trabalho, como sites de pesquisa, por exemplo, cheque também se a velocidade da sua internet permite acesso rápido a informações e pesquisas necessárias que forem realizadas para o cumprimento das atividades no trabalho. Como consequência dessas atitudes, não haverá dispersão de atenção nem fuga para sites que não se relacionam à atividade do colaborador.

2 – A organização do ambiente de trabalho é uma tarefa do colaborador que precisa ser realizada em sua estação de trabalho e também em seu desktop. A área de trabalho virtual, ou desktop, deve ser organizada, para que o acesso a arquivos e diretórios seja facilitado, o que ocasiona mais agilidade na localização de arquivos e pastas de trabalho.
Além disso, certifique-se de que seus colaboradores tenham acesso a softwares e sistemas destinados à realização correta de suas tarefas. Também é importante que você tenha o controle sobre a instalação de outros aplicativos e programas que podem contribuir para a fuga da atenção da sua equipe.

3 – Estimule atividades de produção criativa para os seus colaboradores quando existirem gaps entre tarefas no trabalho. Fazer o que se gosta é ótimo para a saúde mental, a autoestima e para a motivação pessoal, dessa maneira, estimular o aprendizado, a leitura e estudo de colaboradores em intervalos de trabalho é uma forma eficiente de combater-se o descontentamento causado por inatividade no trabalho.
Uma dica adicional é orientar a sua equipe ou estipular um horário fixo durante o dia, além do intervalo, para que seja possível tirar um tempo para se espreguiçar ou simplesmente ter uma “folguinha”. Não é necessário sentar-se o dia todo em frente a um computador para ser produtivo. Se achar necessário, oriente sua equipe a sair do escritório e dar uma voltinha para tomar ar fresco. Quando regressarem, lembre-os do que precisa ser feito e mantenha as distrações distantes.

Agora que você conhece essas três fórmulas, já é possível transformar o trabalho em sua equipe, contribuindo para que ela se torne melhor e mais produtiva a cada dia. Tenha sempre em mente que é necessário administrar o tempo gasto nas atividades de trabalho da sua equipe, até mesmo com possíveis distrações, restringindo tudo aquilo que possa minar a produtividade dos seus colaboradores.