Acompanhar de perto a rotina de trabalho dos colaboradores é um dos papéis mais importantes desempenhados pelos gestores. Afinal, a supervisão contínua das atividades da equipe colabora para o cumprimento perfeito do cronograma estipulado, bem como para a identificação de falhas e pontos fortes existentes no grupo. No entanto, qual a melhor maneira de acompanhar o que seus colaboradores estão produzindo sem atrapalhá-los?
a) Circular pelas áreas de trabalho?
Um hábito tomado por alguns gestores é passar todo o dia circulando entre as estações de trabalho de seus colaboradores, o que permite que eles observem o que a equipe está fazendo em seus computadores e possa questionar pessoalmente qual tarefa cada membro do grupo está realizando.
Mas essa é uma opção eficiente?
Na verdade, circular pela área de trabalho enquanto os colaboradores estão trabalhando pode acabar por atrapalhar o rendimento da equipe, que será o tempo todo interrompida pela presença do gestor, seja por se sentirem pressionados ou por terem que parar o que estão fazendo para responder às questões do gestor.
Obviamente, é importante que, durante curtos períodos do dia, o gestor circule pelas estações de trabalho e se mostre aberto a ouvir as dúvidas dos seus colaboradores e auxiliar a equipe com o que for necessário.
b) Fazer reuniões durante todos os períodos do dia para saber o que cada colaborador está fazendo?
Reuniões que definam cronogramas de tarefas são fundamentais para criar uma rotina de trabalho eficiente e produtiva. As reuniões de acompanhamento de cronograma também são relevantes no cotidiano de uma equipe, afinal o gestor deve estar sempre ciente do que está acontecendo em sua equipe e se o prazo por ele estipulado está sendo seguido.
Mas é preciso ficar atento. Assim como a constante presença do gestor nas estações de trabalho acaba por prejudicar a produtividade da equipe, reuniões excessivas também podem fazer isso. O número alto de reuniões pode tornar aquela atividade maçante para os colaboradores, além de interromper frequentemente sua rotina de trabalho.
Para evitar interrupções excessivas, busque marcar reuniões no início do dia para se inteirar acerca do que está acontecendo, assim a rotina de trabalho da sua equipe de trabalho seguirá normalmente durante o dia.
No entanto, ainda resta a questão: como supervisionar seus colaboradores durante o dia sem atrapalhar sua rotina produtiva? A resposta está no próximo item.
c) fSense
O fSense é a solução para acompanhar real time o que sua equipe está fazendo sem que isso atrapalhe a rotina de trabalho. O fSense é um sistema de monitoramento em nuvem que, assim que instalado nas estações de trabalho de seus colaboradores, começa a coletar informações acerca de quais aplicações e sites eles estão utilizando, o que te permite ver, seja através de seu desktop ou smaprthone, o que seus colaboradores estão fazendo durante o expediente.
O fSense ainda cria automaticamente gráficos com os insights coletados por ele. De fácil análise esses gráficos contribuem para identificação de colaboradores realmente dedicados às suas atividades bem como os membros ociosos da equipe, que passam o dia todo procrastinando o trabalho, navegando em redes sociais ou sites de entretenimento.
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